Er is weer een werkdag voorbij en weer heb je het gevoel dat jij - of iemand in je team - iets over het hoofd hebt gezien.
Je hebt geprobeerd om bij te blijven met lijsten met taken, maar het probleem is dat niemand precies weet wie verantwoordelijk is voor welk detail. Dat betekent dat als er iets misgaat, het weer een raadspelletje wordt van verantwoording afleggen in plaats van actie ondernemen om het project op gang te houden.
Gelukkig hoeft dagelijks werkbeheer (DWM) niet als een klus te voelen. Met een paar eenvoudige strategieën kunnen jij en je team een structuur opbouwen die iedereen op dezelfde pagina houdt en ervoor zorgt dat ze gefocust blijven op hun verantwoordelijkheden.
In deze blog laten we je zien hoe je precies dat kunt doen.
TL;DR:
🎯 Stel specifieke, werkbare doelen voor elke dag en prioriteer ze met behulp van kaders zoals de Eisenhower Matrix of MoSCoW-methode om ervoor te zorgen dat je team zich concentreert op taken met een hoge impact
👍🏾 Wijs Taken duidelijk toe zodat iedereen weet wie verantwoordelijk is, waardoor verwarring en vertragingen worden voorkomen
📅 Gebruik snelle vergaderingen voor dagelijks werkbeheer om prioriteiten af te stemmen, wegversperringen op te lossen en overwinningen te vieren
🗄️ Gebruik platforms zoals ClickUp om het beheer van taken te stroomlijnen, repetitieve taken te automatiseren en de teamcommunicatie te verbeteren
👩🏾🤝👩🏽Foster een cultuur waarin teamleden zich op hun gemak voelen om deel te nemen aan updates en uitdagingen, zodat problemen snel worden opgelost
focus op statistieken zoals het voltooien van taken, foutpercentages en teamautonomie om uw processen te verfijnen en productiviteit te ondersteunen
Wat is dagelijks werkbeheer?
Dagelijks Beheer van werk (DWM) is een systematische aanpak voor het garanderen van een consistente, dagelijkse uitvoering van taken, processen en doelen. Het helpt je om de operationele efficiëntie te behouden en tegelijkertijd af te stemmen op zowel je korte-termijn targets als je lange-termijn strategische resultaten.
Als proceseigenaar of bedrijfsleider plan, bewaak en pas je dagelijkse activiteiten aan om continue verbetering te stimuleren, problemen snel op te lossen en de prestaties van je team op lange termijn te ondersteunen.
De rol van dagelijks werkbeheer in de bedrijfsvoering
Zie DWM als je dagelijkse motor, die de gedisciplineerde acties aanstuurt die nodig zijn om strategische abonnementen om te zetten in echte, meetbare voortgang. Dit is de rol die het speelt in de bedrijfsvoering.
1. Grotere wendbaarheid
Met DWM kunt u zich snel aanpassen aan onverwachte veranderingen terwijl u de controle over de kerntaken behoudt. Dit aanpassingsvermogen zorgt ervoor dat verrassingen de voortgang niet doen ontsporen maar efficiënt worden afgehandeld.
2. Verbeterde focus
Een goed gedefinieerd dagelijks werkplan helpt uw team zich te concentreren op specifieke Taken, waardoor afleiding en onzekerheid verdwijnen. Het verduidelijken van prioriteiten vermindert verspilde moeite en verbetert de productiviteit, zodat iedereen zijn energie kan richten op wat echt belangrijk is.
3. Hogere kwaliteit van het werk
Door gestandaardiseerde processen en duidelijke prestatiemaatstaven te implementeren, stelt DWM uw team in staat om bij elke Taak een hoge kwaliteit te handhaven. Dit visuele beheer minimaliseert de variabiliteit en zorgt ervoor dat elk product aan de vastgestelde normen voldoet.
4. Cultuur van eigendom
Met gedefinieerde verantwoordelijkheid komt gedefinieerde verantwoordelijkheid. DWM stelt elk lid van het team in staat om gemotiveerd en gedreven te zijn om hun deel van het project uit te voeren. Dit zorgt voor verantwoordelijkheid en bevordert een cultuur waarin deadlines worden gerespecteerd zonder extra vragen.
5. Nadruk op voortdurende verbetering
Bij DWM gaat het erom de status quo te handhaven en proactief gebieden voor optimalisatie te identificeren. Je verfijnt voortdurend processen en verbetert de algehele functie van je team door inefficiënties in een vroeg stadium op te sporen en te volgen automatisering voorbeelden .
Dagelijks werkbeheer implementeren: Een stap-voor-stap handleiding voor meer productiviteit
Uiteindelijk wil je niet zomaar taken toewijzen. Je wilt een kader creëren dat ieders inspanningen op elkaar afstemt, de productiviteit maximaliseert en voortgang mogelijk maakt - zonder gedoe. Dit is hoe je effectief een slank dagelijks managementsysteem kunt implementeren.
1. Bepaal dagelijkse doelstellingen
Het instellen van doelen is op zich al een ontmoedigende taak, en als je het nog regelmatig moet doen, kun je je de verschrikking wel voorstellen. Niet getreurd- haal diep adem en stel vast wat je als team elke dag wilt bereiken.
Als je bijvoorbeeld werkt aan de lancering van een product, kunnen de prioriteiten voor die dag zijn:
- De e-mail voor de lancering afmaken
- Goedkeuring krijgen voor de PPC-advertentie
- Een laatste controle van de landingspagina uitvoeren om fouten op het laatste moment op te sporen
Zie je hoe duidelijk deze doelen zijn en hoe ze de lancering van je product beïnvloeden? ClickUp Doelen is een uitstekende functie voor het waarborgen van transparantie in dagelijkse prioriteiten.
Hiermee kunt u uw doelen en targets groeperen en categoriseren (zoals numeriek, ja/nee of monetair) door unieke beschrijvingen toe te voegen, zodat u en uw team precies weten waar iedereen naartoe werkt.
U kunt Taken of Lijsten aan een Doel koppelen en ClickUp zal automatisch uw voortgang bijhouden wanneer u ze voltooit.
Blijf op schema om uw doelen te bereiken met ClickUp Goals
2. Geef elk object een prioriteitsrangorde
Niet elke taak op uw bord hoeft meteen Klaar te zijn. Het doel is om de meest dringende taken snel af te handelen en de minder dringende taken in de tijd te spreiden. Het opstellen van een duidelijke hiërarchie toont je hoe u uw werkdag kunt plannen effectief.
Hoewel de Eisenhower Matrix een goed begin is, kun je ook raamwerken zoals de MoSCoW-methode (Must have, Should have, Could have, Won't have) gebruiken om een rangorde aan te brengen.
Voorbeeld:
- Een kritieke bugfix die de klantervaring beïnvloedt? Dat is een 'must-have' vandaag
- Plannen voor een toekomstige marketingstrategie? Belangrijk, maar het kan wachten tot kritieke taken zijn Voltooid De lijstweergave van ClickUp kan hier van pas komen.
Hier kan aan elke taak op het platform een prioriteitsniveau worden toegewezen: Dringend, Hoog, Normaal of Laag. Klik gewoon op het vlagpictogram naast een Taak om de prioriteit in te stellen. Je kunt de functie ook gebruiken om de informatie weer te geven die voor jou het belangrijkst is, zoals een selectievakje, voortgangsbalk of formule.
Geniet van flexibele sorteer-, filter- en groeperingsopties met ClickUp Lijstweergaven
3. Verduidelijk rollen en wijs verantwoordelijkheden toe
Dubbelzinnigheid leidt tot tijdverlies en frustratie. Je team zal niet weten hoe persoonlijke Taken te beheren tenzij ze perfect duidelijk zijn over wie wat moet aanpakken.
Als je een multifunctioneel team hebt dat aan een marketingcampagne werkt, wijs dan bijvoorbeeld het aanmaken van content toe aan de ene persoon, het ontwerpen van advertenties aan een andere en het bijhouden van analytics aan een derde.
Gelukkig voor u geeft ClickUp u een volledig beeld van de werklast van het team, zodat u individuele deadlines kunt instellen en de voortgang kunt controleren met behulp van wekelijkse scorekaarten.
U kunt ClickUp-taak en geven gedetailleerd inzicht in wat ze zijn en hoe ze het project beïnvloeden.
Toevoegen Aangepaste velden op ClickUp zoals koppelingen, drop-downs, e-mailadressen en meer, om elk lid van het team de context te geven die ze nodig hebben om de klus te klaren.
Pas werkstromen specifiek aan uw proces aan met ClickUp-taaken
4. Volg een regelmatige dagelijkse routine
Het instellen van doelen is slechts één kant van de medaille. Je hebt ook een dagelijkse routine nodig om de primaire focus voor de dag te benadrukken.
Je zou bijvoorbeeld 's ochtends een 10-minuten durende vergadering kunnen houden om de prioriteiten af te stemmen, een check-in halverwege de dag over hoe het gaat en een reflectieperiode aan het einde van de dag waarin iedereen deelt wat goed ging en waar ze misschien hulp bij nodig hebben.
Het idee is om als team de behaalde successen te vieren en eventuele problemen ter plekke op te lossen voordat ze zich verergeren.
5. Gebruik de juiste hulpmiddelen voor werkbeheer
Wilt u elke week een dag besparen ?
Rust je team uit met tools die naadloze samenwerking en taakbeheer ondersteunen.
Bijvoorbeeld, Kanban-borden op ClickUp weerspiegelen uw projectfasen, zoals 'Scoping', 'In uitvoering', 'In afwachting van beoordeling' en 'Klaar' U kunt gemakkelijk Taken toevoegen, verbergen of herschikken om ze aan te passen aan veranderende prioriteiten.
Aan de andere kant, Project tijdsregistratie in ClickUp helpt u te zien waar de tijd van uw team naartoe gaat, tijdsinschattingen in te stellen en rapporten weer te geven om inefficiënties te identificeren waaraan u kunt werken. U kunt letterlijk tijd registreren vanaf uw desktop, mobiel of webbrowser met de gratis extensie ClickUp voor Chrome.
Het beheren van teamplanningen kan een uitdaging zijn, maar een duidelijk abonnement kan het veel gemakkelijker maken. De ClickUp sjabloon voor werknemers helpt u om verschuivingen te organiseren, beschikbaarheid bij te houden, de arbeidskosten van afdelingen te beheren en zelfs verlofaanvragen te behandelen - alles op één plek.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/99933f5-1000.png ClickUp sjabloon voor werknemers https://app.clickup.com/signup?template=t-900200017485&department=hr-recruiting Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Om uw rooster in te stellen, hoeft u slechts een paar stappen te volgen:
- Bepaal uw dekkingsbehoeften
- Verzamel de beschikbaarheid van de leden van het team
- Een planning opstellen, een gestructureerd herzieningsmechanisme implementeren en de wijzigingen afronden
6. Regelmatige communicatie inschakelen
De leden van je team moeten altijd bij iedereen terecht kunnen voor hulp of verduidelijking. Zorg daarom voor een cultuur van proactieve communicatie waarin ze zich aangemoedigd voelen om updates te geven, zorgen te delen of gewoon te chatten.
Als een ontwikkelaar bijvoorbeeld een bug tegenkomt die gevolgen kan hebben voor de levertijd, kunnen ze de relevante teamleden snel op de hoogte stellen.
Ook als een verkoopmedewerker op het laatste moment feedback krijgt van een client die aanpassingen vereist van het ontwerpteam, moet hij of zij dit onmiddellijk kunnen delen om vertragingen te voorkomen. Deze realtime communicatie zorgt ervoor dat potentiële problemen snel worden aangepakt, zodat lopende projecten op schema blijven.
Veelvoorkomende uitdagingen bij het implementeren van dagelijks werkmanagement (en hoe ze te overwinnen)
Zelfs als je de beste bedoelingen hebt, is het volgen van de DWM-aanpak geen rechte lijn en vaak bezaaid met obstakels, zoals:
1. Je voelt je micromanaged
Werken volgens dagelijkse sjablonen voor werken en het omgaan met check-ins kan voor sommige leden van het team te beperkend aanvoelen, vooral voor degenen die gedijen op creatieve vrijheid.
Leg daarom bij het bespreken van verantwoording de nadruk op de voordelen, zoals een soepelere samenwerking en meer duidelijkheid voor het team, in plaats van het te formuleren als een vorm van micromanagement.
💡Pro Tip: Je moet ook 'focus blokken' van tijd plannen die je team in staat stellen om diepgaand werk en topprioriteiten in te halen op de manier die past bij hun ritme, terwijl ze nog steeds verantwoordelijk zijn voor de deliverables.
2. Moeite met het bijhouden van voortgang
Regelmatig rapporteren over de voltooiing van taken kan aanvoelen als een inspanning. Leden van het team kunnen hun concentratie verliezen door het wisselen van context, wat leidt tot frustratie en verminderde productiviteit.
In plaats van dat je team steeds contact met je moet opnemen over updates, introduceer je een gebruiksvriendelijk software voor taakbeheer waar ze zonder moeite belangrijke updates kunnen laten vallen. ClickUp chatten is in dit opzicht een robuuste tool. Gebruik het om rechtstreeks berichten te sturen naar teamleden, taken te creëren en beheren vanuit chats, bestanden en documenten te delen en zelfs groepschats te starten voor specifieke projecten of teams.
Het integreert naadloos met andere ClickUp-functies, zodat u taken, documenten en andere relevante informatie kunt koppelen aan uw gesprekken. De kers op de taart? ClickUp Chat maakt gebruik van AI om taken voor te stellen, threads samen te vatten en nuttige antwoorden te geven, waardoor uw communicatie efficiënter en georganiseerder wordt.
Structureer uw gesprekken zoals u werkt met ClickUp Chat
3. Motivatie verliezen
Wanneer het niet meteen zichtbaar is hoe het dagelijkse werkbeheer leidt tot algemene voortgang, kunnen uw teamleden zich ontmoedigd voelen. De oplossing? Organiseer langetermijndoelen in kleine, haalbare mijlpalen die ze kunnen vieren en waardoor ze gemotiveerd blijven. Plug uw langetermijndoelen in ClickUp Goals en breng het proces op gang.
💡Pro Tip: Moedig daarnaast iedereen aan om aan het einde van de dag na te denken over hun voortgang en deel deze inzichten op de groepschat. Dit zal u helpen een mentaliteit van voortdurende verbetering aan te nemen door kleine, tijdige aanpassingen aan de werkstroom te maken in ieders voordeel.
4. Tijd beheren als manager
De kans is groot dat je niet alleen de projectmanager bent - je hebt ook je eigen doelen te bereiken. Het dagelijkse werk managen kan voelen als nog een Taak op een vol bord. Gebruik technologie om repetitieve taken te automatiseren zoals herinneringen sturen, delen van rapporten of vergaderingen plannen.
De Sjabloon voor dagindeling door ClickUp kan bijvoorbeeld helpen bij de instelling van elke gebeurtenis, afspraak, boodschap en taak. U kunt ook sommige verantwoordelijkheden delegeren aan vertrouwde teamleden.
De effectiviteit van dagelijks werkmanagement meten: Beste praktijken voor dagelijks werkbeheer
Ongeacht wat sjablonen voor werk die je implementeert, heb je concreet bewijs nodig dat ze resultaten opleveren.
Maar hoe krijg je dat bewijs?
Door sleutelprestatie-indicatoren (KPI's) met betrekking tot de dagelijkse resultaten van het werk in te stellen en bij te houden.
Natuurlijk zijn er de gebruikelijke indicatoren, zoals 'gemiddelde tijd per taak' of 'gemiddeld aantal voltooide taken per persoon per dag'. Maar voor een echt uitgebreide kijk op je dagelijkse werkbeheer zijn dit de meetgegevens die je niet mag missen.
1. Focusratio
Dit meet het percentage tijd dat wordt besteed aan taken met een hoge prioriteit in vergelijking met taken met een lage prioriteit. Hoe hoger de focusratio, hoe meer je team zich concentreert op belangrijke Taken.
2. Fouten
Een belangrijk onderdeel van het weten hoe tijd te besparen meet hoe vaak Taken revisies of herhalingen vereisen. Als uw foutpercentage hoog is, wilt u uw taken misschien opnieuw evalueren vaardigheden voor taakbeheer in termen van hoe duidelijk je instructies zijn of hoe hoog de verwachtingen per Taak zijn.
3. Achterstallig werk
Dit meet hoeveel werk er op een bepaald moment nog onaf is. Hebt u voortdurend moeite om uw achterstand weg te werken? Dan moet u misschien opnieuw nadenken over de manier waarop u uw dagelijkse taken prioriteert en toewijst.
4. Autonomieniveaus van teams
Dit is een maatstaf voor hoe vaak je teamleden jou of andere teamleiders om advies vragen. Het doel is dat ze zich zo onafhankelijk mogelijk voelen. Als ze u vaak blijven benaderen, overweeg dan om uw werk aan te passen sjablonen om de duidelijkheid en het vertrouwen in de besluitvorming te vergroten.
5. Tevredenheid over eigendom van taken
Voer periodiek onderzoek uit naar de gevoelens van uw team over hun eigendom van taken en verantwoordelijkheden. Als de tevredenheidsscores niet zo hoog zijn, kan het de moeite waard zijn om te overwegen de werklast aan te passen om de verdeling in evenwicht te brengen.
U kunt hulp krijgen van ClickUp's sjabloon voor een eenvoudig werkplan om de activiteiten die gedaan moeten worden beter te visualiseren.
6. Tijd tot oplossing voor problemen
Hoe lang duurt het voor je team om problemen of knelpunten in de dagelijkse Taken op te lossen? Hoe lager dit in de loop van de tijd wordt, hoe efficiënter uw team te werk zal gaan bij het oplossen van problemen.
7. Doorlooptijd bij ad-hoc Taken
Het vermogen om onverwachte Taken snel af te handelen zonder de algemene planning te verstoren, meet sterk hoe flexibel en effectief uw dagelijks werkmanagement is.
8. Energieniveau gedurende de dag
Verwondering hoe sneller te werken als een team? Stem je Taken zoveel mogelijk af op het energieniveau van je team. Doe korte enquêtes over hoe je team zich voelt aan het begin, in het midden en aan het einde van de dag, en pas je taken aan zodat ze zich nooit te overweldigd voelen.
Tools om dagelijks werk beter te beheren
1. ClickUp
Zie ClickUp als een gecentraliseerde hub voor productiviteit.
Stelt u zich eens voor dat u uw dag begint met een aangepast dashboard dat taken, berichten en updates uit al uw tools haalt, zodat u kunt zien wat dringend is zonder van app of tabblad te hoeven wisselen.
Of maak gebruik van ClickUp's kalender weergave om de prioriteiten van uw dag in te plannen. U kunt waarschuwingen en herinneringen voor gebeurtenissen instellen zodat u nooit een belangrijke deadline of vergadering mist.
Blijf op schema met de weergave ClickUp kalender
Beste functies
- Gebruik vooraf gebouwdeClickUp Automatisering om AI-gestuurde statusupdates te triggeren
- Snel berichten beantwoorden met steno enClickUp Brein zal op magische wijze uw bericht maken met de perfecte toon
- Evalueer wat werkte (of niet werkte) in uw dagelijkse routine om uw proces voortdurend te verfijnen met behulp van ClickUp's sjablonen voor werkbeheer
- Leid uw Sprints naar een succesvolle voltooiing en zorg ervoor dat uw team wendbaar en resultaatgericht blijft metClickUp Dashboards ### 2. Trello
via Trello Het visuele Kanban-systeem van Trello schittert voor diegenen die hun Taken graag op een duidelijke, overzichtelijke manier zien. De automatisering van Butler, bijvoorbeeld, handelt routinematige updates af zoals het automatisch toewijzen van kaarten aan teamleden of het verschuiven van deadlines wanneer tijdlijnen veranderen.
Beste functies
- Taken die al dagen niet zijn aangeraakt subtiel markeren met Card Aging
- Synchroniseer al je tools zoals Slack, Google Drive en Evernote met Power-Ups (integraties)
- Standaardiseer terugkerende processen moeiteloos met de Checklist sjablonen
3. Microsoft Nog te doen
via Microsoft Nog te doen Als je je dag graag met een schone lei begint, is Mijn dag in Microsoft Nog te doen perfect voor jou. Hiermee kun je elke ochtend een nieuwe lijst met prioriteiten samenstellen, zodat je minder overweldigd raakt door je te concentreren op wat je nu moet doen.
Beste functies
- Zet gemarkeerde e-mails om in items waarop je actie kunt ondernemen met de Outlook-integratie
- Laat slimme suggesties je helpen met taken die je misschien bent vergeten
- Slepen en neerzetten om startdatum en deadline in een oogwenk aan te passen
4. Asana
via Asana Asana is uw go-to als uw dag bestaat uit het beheren van meerdere projecten en teams. Met de functie Regels, bijvoorbeeld, kunt u terugkerende updates afhandelen, zoals het opnieuw toewijzen van taken wanneer iemands beschikbaarheid verandert, zonder voortdurend toezicht.
Beste functies
- Verdeel werk in hapklare brokken met duidelijke eigenaren en deadlines
- Krijg een visuele momentopname van de dagelijkse capaciteit van je team met de functie Werklast
- Aangepaste rapportages maken om direct te zien welke doelen op schema liggen, niet op schema liggen of risico lopen
Dagelijks succes door effectief management
Dagelijks werkmanagement is de beste manier om gezond te blijven en het overzicht te bewaren terwijl de prioriteiten van uw business evolueren en uw projectmanagement complexer wordt.
Door iedereen op dezelfde pagina te krijgen, heb je een gemotiveerd team dat verantwoordelijk is voor elke Taak en de bevoegdheid heeft om hulp te vragen wanneer dat nodig is.
Vergeet echter niet om realistisch te zijn over wat ze aankunnen. Door de juiste KPI's te meten, kun je je richten op aanpassingen die hen helpen om de dagelijkse resultaten te optimaliseren zonder burn-out te raken.
En wees vooral niet bang om je aan te passen - zo blijf je de concurrentie een stap voor.
Dus wat is de volgende stap voor degenen die hun dagelijks werkbeheer willen verbeteren? Maak gebruik van een robuust platform zoals ClickUp!
Het is een perfect controlesysteem dat is gebouwd om moeiteloos de voortgang te bewaken en de tijdsbesteding te optimaliseren, terwijl talloze functies zoals Taken, Gols en Chat naadloze samenwerking tussen teams mogelijk maken op het gebied van projectideeën, aantekeningen van vergaderingen en nog veel meer. ClickUp gratis gebruiken en neem controle over hoe effectief u werkt. Veel succes!