Heb je er ooit aan gedacht om van carrière te veranderen? Misschien wilde je een nieuwe passie nastreven, een beter evenwicht tussen werk en privéleven bereiken of gewoon een nieuwe start maken. Misschien heb je de sprong gewaagd en ben je begonnen met solliciteren, maar nu ben je verdwaald in een web van vacatures en sollicitatiedeadlines. Je bent niet alleen.
Volgens een rapport van SHRM is slechts 8% van de sollicitanten voltooit het interviewproces.
Rommelige systemen zijn hier debet aan. Het organiseren, bijhouden en opvolgen van sollicitaties is een baan op zich.
Maar er is een hulpmiddel dat je trouwe bondgenoot kan zijn in dit proces-Microsoft Excel. Het gaat er niet alleen om dat je alles netjes bijhoudt; het gaat erom dat je nooit een kans mist om je droombaan te bemachtigen.
Dit artikel leidt je door de instelling van een eenvoudige, maar effectieve vacaturetracker in Excel. Het bevat tips om georganiseerd te blijven, belangrijke details bij te houden en de recruiter op te volgen.
Het concept van een sollicitatietracker
Een sollicitatietracker helpt je bij het categoriseren en organiseren van je sollicitaties en bij het bijhouden van je zoektocht naar een baan. Het helpt je om bij te houden op welke vacatures je hebt gesolliciteerd, waar je je bevindt in het sollicitatieproces en wat je volgende stappen moeten zijn.
Het doel van deze tracker is simpel: ervoor zorgen dat je nooit een deadline mist, vergeet op te volgen of de voortgang van je zoektocht naar een baan uit het oog verliest.
Traditioneel vertrouwden werkzoekenden op handgeschreven aantekeningen of eenvoudige Google Documenten of MS Word om bij te houden op welke vacatures ze solliciteerden. Deze methode leidt echter vaak tot gemiste kansen, vergeten sollicitatie- of vervolgafspraken en verloren contacten.
Moderne sollicitatietrackers bieden daarentegen een efficiëntere manier om je zoektocht te beheren. Met deze tools kun je sleutelgegevens zoals bedrijfsnamen, contactgegevens, sollicitatiedata en uiterste sollicitatiedatums allemaal op één plek opslaan.
Volgens een onderzoek uitgevoerd door Lincoln College verhogen de meeste werkzoekenden die na een week follow-up doen hun kansen op een reactie met 30% .
Geen wonder dat veel moderne trackers functies bieden zoals automatische herinneringen en statusupdates met kleurcodes, AI-tools om te helpen bij de voorbereiding op sollicitatiegesprekken en naadloze integratie met e-mail, waardoor het proces veel vlotter verloopt.
Excel als sollicitatietracker
Dit alledaagse hulpmiddel verandert in een aanpasbare en eenvoudig bij te werken sollicitatie tracker met slechts een paar aanpassingen.
Laten we eens kijken hoe je Excel effectief kunt gebruiken voor het zoeken naar een baan.
Hoe Excel te gebruiken voor het bijhouden van sollicitaties
Excel gebruiken om je sollicitaties bij te houden is eenvoudiger dan je denkt. Vergeleken met andere software voor Taakbeheer, het biedt flexibiliteit met een minimale installatie
Begin met het maken van een Excel-werkmap. Als Excel nieuw voor je is, dan is een werkmap een bestand dat één of meer spreadsheets bevat. Nog te doen: start Excel, klik op Bestand, selecteer Nieuw en kies Blad werkmap. Aan de hand van de volgende stappen kun je deze werkmap aanpassen aan jouw zoektocht naar een baan.
Een typische vacaturetracker in Excel heeft de volgende kolommen:
- Functietitel en bedrijfsnaam: Dit moeten je primaire kolommen zijn, zodat je snel kunt scannen naar vacatures
- Sollicitatiedatum: Hiermee kunt u bijhouden wanneer u heeft gesolliciteerd en wanneer u moet opvolgen
- URL vacature: Sla de link naar de vacature op zodat je deze gemakkelijk kunt raadplegen wanneer je je voorbereidt op sollicitatiegesprekken
- Status: Houd deze kolom bij met fases als "Gesolliciteerd", "Gesprek gepland", "Aanbod ontvangen" of "Afgewezen"
- Interview data en tijden: Neem deze op zodat je jezelf niet dubbel boekt of geplande vergaderingen vergeet
- Contactgegevens van de aanwervende manager: Als je deze informatie bij de hand hebt, is het gemakkelijker om de zaak op te volgen
- Notities voor follow-up: Houd bij wanneer u follow-up e-mails hebt verzonden of recruiters hebt gebeld om uw communicatie overzichtelijk te houden
Zo ziet een typische Excel-spreadsheet voor het bijhouden van sollicitaties eruit:
💡Pro Tip: Gebruik Excel sjablonen voor spreadsheets om je sollicitaties sneller bij te houden. Deze kant-en-klare lay-outs besparen tijd doordat je de sleutelgegevens kunt organiseren zonder tijd te investeren in de installatie.
Tips voor het bijhouden van uw sollicitatieoverzicht in Excel
Een verwaarloosde tracker zal je niet helpen om die droombaan te vinden, dus het bijhouden ervan is de sleutel. Hier zijn een paar tips:
- Wekelijks bijwerken: Behandel je tracker als een levend document. Elke keer dat je solliciteert naar een baan, vooruitgang boekt in het sollicitatieproces of een follow-up e-mail stuurt, moet je ervoor zorgen dat je tracker deze updates weergeeft
- Rangschik op prioriteit: Sommige vacatures zullen eruit springen als topkeuzes. Gebruik de sorteer- of filterfuncties van Excel om prioriteit te geven aan vacatures die dichter bij deadlines liggen of aantrekkelijker zijn
- Maak een back-up: Het laatste wat je wilt is al je harde werk kwijtraken. Maak een back-up van je tracker op cloud services zoals Google Drive of OneDrive
- Gebruik filters of voorwaardelijke opmaak: Hiermee kun je de vacatures sorteren op basis van hun prioriteitsniveau. Kleur je sollicitaties bijvoorbeeld op basis van de fase waarin ze zich bevinden, zoals gesolliciteerd - geel gemarkeerd, sollicitatiegesprek gepland - blauw gemarkeerd, aanbod ontvangen - groen gemarkeerd
via Excel
- Herinneringen instellen: Hoewel Excel zelf geen herinneringen biedt, kun je het eenvoudig koppelen aan Google Agenda of andereapps voor plannen om notificaties te krijgen voor belangrijke deadlines
Je kunt ook overwegen om Google Spreadsheets op een vergelijkbare manier te gebruiken om je zoektocht naar een baan te ondersteunen.
Voordelen en nadelen van het gebruik van Excel als een Job Tracker
Excel gebruiken als een tracker voor sollicitaties heeft zijn voordelen, maar het is niet zonder uitdagingen. Laten we het eerst over de voordelen hebben:
Flexibiliteit en aanpassingen
Met Excel kun je een sollicitatietracker maken die past bij jouw unieke behoeften. Je kunt kolommen aanpassen om bij te houden wat voor jou het belangrijkst is, van sollicitatiedeadlines tot de contactgegevens van de aanwervende manager. Deze flexibiliteit maakt het gemakkelijk om je tracker aan te passen op basis van je zoekstrategie.
Kosteneffectiviteit
Als u Microsoft Office al hebt, kost het gebruik van Excel voor het bijhouden van sollicitaties u niets extra. Het is een eenvoudige, budgetvriendelijke oplossing die iedereen kan implementeren.
Vertrouwdheid
De meeste mensen zijn vertrouwd met Excel, waardoor het gemakkelijker is om uw tracker te maken zonder een steile leercurve. U kunt gemakkelijk gegevens invoeren, sorteren en trends in de voortgang van uw zoektocht naar werk analyseren.
Functies voor gegevensanalyse
Met de ingebouwde functies van Excel kunt u uw zoekgegevens effectief analyseren. U kunt grafieken maken om de status van uw sollicitatie te visualiseren of formules gebruiken om statistieken te berekenen, zoals de gemiddelde tijd die nodig is om iets van werkgevers te horen.
Laten we nu eens wat dieper ingaan op de nadelen waardoor je misschien andere opties overweegt Excel alternatieven :
Beperkte samenwerking
Een van de grootste nadelen van Excel zijn de beperkte samenwerkingsmogelijkheden. Hoewel je bestanden kunt delen, is samenwerking in realtime omslachtig in vergelijking met moderne tools voor Taakbeheer. Als je samenwerkt met een carrièrecoach of een vriend, moet je hen handmatig op de hoogte brengen telkens als je wijzigingen aanbrengt in de tracker.
Gebrek aan automatisering
Excel vereist handmatige invoer en updates van gegevens, wat kostbare tijd kan kosten. Zonder automatisering ben je misschien meer tijd kwijt aan spreadsheets dan aan het nodige onderzoek voor je zoektocht naar een baan.
Risico op fouten
Handmatige invoer brengt het risico van menselijke fouten met zich mee. Typefouten, verkeerde datums of misplaatste informatie kunnen uw zoektocht naar een baan op het verkeerde spoor zetten. Niemand wil een sollicitatiegesprek missen omdat hij een datum verkeerd heeft getypt.
Andere applicatiesoftware implementeren voor het bijhouden van vacatures
Excel is een handig hulpmiddel voor het bijhouden van sollicitaties, maar de beperkingen ervan kunnen de voortgang van je zoektocht naar een baan belemmeren. De behoefte aan betere samenwerking, automatisering en realtime updates kan effectief worden aangepakt door over te stappen op andere software voor het bijhouden van vacatures, zoals ClickUp. ClickUp is een veelzijdige tool voor projectmanagement die de productiviteit verhoogt via aanpasbare workflows en realtime samenwerking. Functies zoals taakbeheer, automatisering en uitgebreide integraties vereenvoudigen het bijhouden van sollicitaties en zorgen ervoor dat u op de hoogte blijft van uw zoektocht naar een baan.
ClickUp kan u op de volgende manieren helpen een succesvolle carrièreswitch te maken :
1. Sollicitatiegegevens beheren Tabel weergave van ClickUp biedt een weergave met één ruit, waardoor het een ideale keuze is voor mensen die overstappen van Excel. Maak een speciale tabelweergave in ClickUp om uw sollicitatiegegevens te beheren. ClickUp biedt ook
gratis sjablonen voor databases om je een voorsprong te geven.
Maak de perfecte database zonder code met ClickUp Tabel Weergave
Toevoegen ClickUp aangepaste velden om sleutelgegevens zoals functie titel, bedrijfsnaam, sollicitatiedatum en follow-up data vast te leggen. Instellingen Aangepaste Taak Statussen zoals "Gesolliciteerd", "Gesprek gepland" en "Aanbod ontvangen" om de voortgang van elke sollicitatie te volgen, zodat je een duidelijk overzicht hebt van waar je staat.
2. Richt uw inspanningen op de beste kansen
Voeg deadlines toe om jezelf te herinneren aan belangrijke vervolgacties en deadlines. Gebruik ClickUp tijdsregistratie om de tijd te registreren die aan elke sollicitatie is besteed, zodat u uw inspanningen voor het zoeken naar een baan kunt analyseren en u kunt concentreren op uw meest veelbelovende en gewilde kansen.
Houd de tijd bij die aan elke toepassing is besteed door middel van tijdsregistratie in ClickUp Time Tracking
3. Automatiseer uw werkstroom
Profiteer van ClickUp Automatisering om triggers in te stellen om aanvragen automatisch naar de volgende status te verplaatsen, herinneringen voor follow-ups te sturen of taken toe te wijzen wanneer aan specifieke voorwaarden is voldaan, waardoor uw productiviteit toeneemt.
voorbeeld:
Stel dat u een Kanban-bord in ClickUp om uw sollicitaties bij te houden. Met automatiseringen kunt u triggers aanmaken die sollicitaties automatisch van 'Gesolliciteerd' naar 'Gesprek gepland' verplaatsen zodra u een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek ontvangt, zodat u georganiseerd blijft zonder extra moeite. Je kunt zelfs herinneringen instellen voor follow-up e-mails als je een week niets hebt gehoord, zodat je nooit kansen uit het oog verliest.
Bespaar tijd en blijf op schema door uw werkstroom voor het zoeken naar werk te automatiseren met ClickUp Automations
4. Sollicitaties opstellen, opslaan, bewerken en beheren ClickUp Documenten kan u helpen bij het opstellen van sollicitatiebrieven, cv's en
functievoorstellen zo houdt u al uw sollicitatiegerelateerde documenten overzichtelijk op één plek. Je kunt ook verschillende versies van je documenten bijhouden, zodat je altijd toegang hebt tot de laatste updates en wijzigingen.
En het beste deel? Je kunt deze documenten delen met degenen die je ondersteunen bij het zoeken naar een baan en in realtime met hen samenwerken om je sollicitaties te verfijnen.
Begin met naadloos samenwerken met ClickUp Docs om uw sollicitatievoorbereiding te verbeteren
5. Ontdek verschillende weergaven
Gebruik verschillende weergaven zoals de ClickUp Board Weergave of de ClickUp Lijstweergave om uw sollicitaties te visualiseren in formats die aan uw voorkeuren voldoen. Dankzij deze flexibiliteit kunt u uw zoektocht naar een baan beheren en effectief vinden wat het beste werkt.
Visualiseer de voortgang van uw zoektocht naar een baan met ClickUp's Board View
6. Gebruik AI voor voorbereiding op sollicitatiegesprekken
Haal het meeste uit ClickUp Brein clickUp Brain, ClickUp's persoonlijke assistent met AI, om uw sollicitatiegesprek voor te bereiden. Gebruik het om potentiële interviewvragen te genereren, persoonlijke antwoorden te brainstormen en gestructureerde schema's te maken. Het kan u ook helpen bij het bijwerken van uw cv door delen voorbeelden van formats voor cv's .
Wil je scherp blijven en klaar zijn voor je sollicitatiegesprekken? Brain helpt je bij het organiseren van je onderzoek naar bedrijven, het verfijnen van je antwoorden en geeft suggesties om op te vallen bij de aanwervende managers.
Bereid je sollicitatiegesprek voor met ClickUp Brain
Ook lezen: Tips voor sollicitatiegesprekken op afstand om je voor te bereiden op je volgende gesprek
7. Alle sollicitaties op één plaats bijhouden
ClickUp biedt gratis sjablonen om u te helpen elke fase van het sollicitatieproces te beheren. ClickUp's sjabloon voor het zoeken naar een baan is ontworpen om uw sollicitatieproces georganiseerd en efficiënt te houden.
Dit sjabloon downloaden
Met ClickUp's sjabloon voor het zoeken naar een baan kunt u:
- Al uw sollicitaties bijhouden en organiseren op één gemakkelijk toegankelijke locatie
- Belangrijke documenten zoals cv's, sollicitatiebrieven en aantekeningen voor sollicitatiegesprekken bij elkaar bewaren
- Deadlines instellen voor het verzenden van sollicitaties en follow-ups om op schema te blijven met uw zoektocht naar een baan
- De status van elke sollicitatie bijhouden, van 'Gesolliciteerd' tot 'Gesprek gepland' en 'Aanbod ontvangen'
paars Dit sjabloon downloaden
U kunt ook de geavanceerde ClickUp sjabloon voor het zoeken naar een baan om het proces verder aan te passen.
Dit sjabloon downloaden
Met dit sjabloon kunt u:
- Aangepaste statussen toevoegen aan elke vacature, zoals 'In gesprek', 'Aanbod in behandeling' en 'Afgewezen', en deze weergeven in een handig overzicht of in een lijstweergave
- Aangepaste velden zoals 'Bedrijfsnaam', 'Positie', 'Sollicitatiedatum' en 'Deadline voor opvolging' opnemen voor een duidelijke, gedetailleerde weergave van uw voortgang
- Toegang tot 50 kant-en-klare vragen om je sollicitatievoorbereiding te versterken
- Registreer en bijhoud Glassdoor beoordelingen voor de bedrijven waar je solliciteert
paars Dit sjabloon downloaden
leuk weetje
Naast het ondersteunen van kandidaten in hun zoektocht naar een baan, ClickUp ook HR teams ondersteunen waardoor ze zich meer kunnen richten op het vinden, opleiden en behouden van het juiste talent en minder op logistiek.
Centraliseer werknemersgegevens, maak en beheer HR-beleid en optimaliseer HR-workflows met de HR-managementoplossing van ClickUp
Lees hier hoe HR Teams ClickUp gebruiken om productiever te zijn:
- Gecentraliseerde HR-gegevens: Sla informatie, documenten en records over werknemers op één plaats op met ClickUp Docs en beheer ze met meer dan 15 aangepaste documentenClickUp Weergaven *Taakbeheer: Houd werving, indiensttreding, prestatiebeoordelingen en training bij metClickUp-taak *Tijdsregistratie: Bewaak de uren van werknemers en projecttijd voor een efficiënte toewijzing van middelen
- Aanpasbare werkstromen: Maak org-specifieke workflows voor werving, onboarding en andere HR-processen
- Samenwerking: Verbeter teamwerk met gedeelde ruimtes,ClickUp chattenen samenwerking in realtime
- Rapportage en analyse: Genereer rapporten over HR-metriek en visualiseer ze opClickUp Dashboards *Toolintegratie: Integreer met salarisadministratie en systemen voor het bijhouden van sollicitanten voor naadloos HR-beheer
_ClickUp is uitstekend geschikt voor het beheer van projecten die meerdere activiteiten hebben en waarvoor personeelsmonitoring vereist is, aangezien elk lid de voortgang van de activiteiten kan rapporteren, of het nu gaat om projecten op basis van agile- of watervalmethodologieën Marianela Fernandez consultant waterbehandeling bij Eco Supplier Panamá
Succes bij het zoeken naar een baan met ClickUp
Je bent nooit te oud om een nieuw doel te stellen of een nieuwe droom te dromen
Les Brown, motiverend spreker
Onthoud bij het begin van je zoektocht naar een baan dat elke sollicitatie je dichter bij nieuwe kansen brengt. Het maken van een Excel sjabloon om sollicitaties bij te houden kan handig zijn. Naarmate je zoektocht naar een baan vordert, kan Excel echter snel ontoereikend en overweldigend worden, omdat je niet de flexibiliteit hebt om taken of herinneringen te beheren.
ClickUp biedt een robuustere oplossing met functies zoals het bijhouden van taken, automatisering en documentbeheer voor elk aspect van uw zoektocht naar een baan.
Van het bijhouden van sollicitaties tot het voorbereiden van sollicitatiegesprekken, met de krachtige functies van ClickUp blijft u op de hoogte van elke stap in het proces.
Kom een stap dichter bij uw droombaan. Probeer ClickUp vandaag nog!