Een RASIC grafiek maken en gebruiken voor project succes

The buck stops here.

Het bord op het bureau van president Harry S. Truman

Bij elke groepsonderneming moet iedereen weten waar zij - en anderen - precies verantwoordelijk voor zijn. Bij projectmanagement is duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden essentieel. Begrijpen wie waarvoor verantwoordelijk is, kan het verschil maken tussen succes van een project en complete chaos. Het beroemde bord op het bureau van president Truman herinnert ons eraan dat er over verantwoording niet onderhandeld kan worden.

Als je ooit deel hebt uitgemaakt van een project waar taken niet werden uitgevoerd of deadlines werden overschreden, heb je je misschien afgevraagd: "Wacht, wie heeft de leiding over deze taken?

A dacht dat het de verantwoordelijkheid van B was, terwijl B ervan uitging dat C het Nog te doen had. 🤔

Teams die worstelen met het afbakenen van rollen en verantwoordelijkheden, van starters tot grote bedrijven, kunnen baat hebben bij een RASIC grafiek. Of je nu een projectmanager, teamleider of bedrijfsanalist bent, met deze grafiek kun je de communicatie stroomlijnen en verbeteren projectbeheer .

Laten we eens kijken wat een RASIC grafiek is, hoe je er een maakt en hoe je hem effectief gebruikt. 🚀

Wat is een RASIC grafiek?

Een RASIC Chart is een verantwoordelijkheidsmatrix die projectteams helpt om de verantwoordelijke rol van individuen over verschillende Taken te verduidelijken en te communiceren. Het staat voor Responsible, Accountable, Supportive, Informed en Consulted.

Deze grafiek biedt een gestructureerde manier om deze rollen in kaart te brengen in relatie tot specifieke Taken of beslissingen, zodat er duidelijkheid is en er minder overlap of verwarring is. 🤝

RASIC grafieken bouwen voort op de populaire RACI-abonnement en voegt een nieuwe dimensie toe door 'Ondersteunend' toe te voegen om complexe projecten beter te ondersteunen. Door te definiëren wie wat doet, bevordert een RASIC grafiek efficiëntie, verantwoording en soepele samenwerking - allemaal essentiële ingrediënten voor succes.

Ook lezen: Het Zeigarnik Effect: Neem controle over onafgemaakte taken voor betere productiviteit

RASIC Grafiek Onderdelen

Om volledig te begrijpen hoe een RASIC grafiek werkt voor capaciteitsopbouw laten we de sleutelcomponenten uitsplitsen:

Verantwoordelijk (R)

De verantwoordelijke persoon (of het team) die het werk moet doen, is de primaire uitvoerder van de taak en is verantwoordelijk voor het Nog te doen. In veel gevallen kan meer dan één persoon verantwoordelijk zijn voor verschillende delen van de Taak.

📌 Instance, bij een productlancering is de productmanager waarschijnlijk de persoon die verantwoordelijk is voor het coördineren van de release.

Verantwoordelijk (A)

De persoon die ervoor zorgt dat de Taak Voltooid wordt. Zij hebben het uiteindelijke eigendom en zijn verantwoordelijk voor de resultaten. Om verwarring te voorkomen, is meestal maar één persoon verantwoordelijk voor elke Taak.

het hoofd van het product is verantwoordelijk voor het algemene succes van de lancering en zorgt ervoor dat het product voldoet aan de bedrijfsnormen en deadlines.

Ondersteunend (S)

Personen die actief betrokken zijn bij het voltooien van de Taak. Hoewel ze niet direct eigenaar zijn van de taak of beslissing, is hun rol om te ondersteunen en het succes van de taak te garanderen.

een grafisch ontwerper ondersteunt de campagne van het marketingteam met visuele middelen.

Geïnformeerd (I)

Deze mensen moeten op de hoogte blijven van de voortgang en resultaten van de Taak. Ze hoeven geen actie te ondernemen, maar worden wel op de hoogte gehouden van de status.

het verkoopteam moet op de hoogte zijn van de lancering van het nieuwe product om hun pitch voor te bereiden.

Geraadpleegd (C)

De mensen die input of advies geven voordat een Taak wordt Voltooid. Ze bieden inzichten of expertise maar zijn niet verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Taak.

het juridische team kan worden geraadpleegd om ervoor te zorgen dat de voorschriften worden nageleefd.

💡Pro Tip: 'Verantwoordelijk' en 'Accountable' klinken misschien vergelijkbaar, maar dat zijn ze niet. Verantwoordelijkheid gaat over het uitvoeren van toegewezen taken; accountability gaat over het eigenaar zijn van de resultaten van die taken. Een individu wordt verantwoordelijk gehouden voor taken die de verantwoordelijkheid zijn van de leden van zijn team.

Deze componenten komen samen om een duidelijk beeld te geven van wie welke rol speelt in een project, zodat er geen hiaten of overlappingen zijn in de verantwoordelijkheid gedurende de levenscyclus van het project.

RASIC vs RACI

Voordat we gaan begrijpen hoe je een RASIC grafiek maakt, gaan we eerst in op een veelgestelde vraag: Wat is het verschil tussen een RASIC grafiek en een RACI-model ? 📝

De RACI grafiek wordt veel gebruikt in projectmanagement . RASIC gaat nog een stap verder door de rol Ondersteunen toe te voegen. Dit extra element is vooral nuttig voor grotere projecten waar de Taken complex zijn en extra hulp nodig kan zijn naast de uitvoerder en beslisser.

Het toevoegen van een 'Ondersteunende' rol kan duidelijk maken wie de helpende hand moet bieden. Dit voorkomt de veel voorkomende valkuil dat mensen dubbel werk doen of noodzakelijke ondersteunende taken ongedaan maken.

In wezen geeft RASIC project teams meer flexibiliteit en duidelijkheid bij de verdeling van verantwoordelijkheden.

Ook lezen: 15 technieken voor timemanagement om de productiviteit van je team te verhogen

Hoe RASIC grafieken maken

Nu we weten wat een RASIC grafiek is, gaan we onderzoeken hoe we er een kunnen maken. 🛠️.

In deze handleiding doorlopen we de instelling van een RASIC-diagram in een projectmanagementprogramma zoals ClickUp . Met deze tool kun je de verantwoordelijkheden van je team visueel organiseren en bijhouden.

Stap 1: Maak een nieuwe ruimte en lijst

via ClickUp Begin met het maken van een nieuwe Ruimte voor je project. Maak vervolgens een Lijst speciaal voor je RASIC Grafiek. Noem het voor de duidelijkheid 'Project RASIC Chart'.

Stap 2: Relevante kolommen toevoegen

Zodra je lijst is aangemaakt, moet je de kolommen voor je RASIC grafiek instellen.

Pas de velden van de kolommen aan:

• Verantwoordelijke: De persoon of het team dat het eigenlijke werk gaat doen
• Verantwoordelijk: De persoon die uiteindelijk verantwoordelijk is voor de Taak
• Ondersteunend: Degenen die hulp of extra middelen aanbieden
• Geïnformeerd: Personen die op de hoogte gehouden moeten worden
• Geraadpleegd: Deskundigen of belanghebbenden wiens inbreng nodig is voor de besluitvorming

Stap 3: Definieer rollen en verantwoordelijkheden

Zodra je kolommen er zijn, is het tijd om specifieke rollen te definiëren voor elke Taak. Begin met het identificeren van de sleutel taken of beslissingen binnen je project. Wijs voor elke Taak personen toe aan de kolommen Verantwoordelijk, Verantwoordelijk, Ondersteunend, Geïnformeerd en Geraadpleegd.

Dit proces zorgt ervoor dat elke Taak een duidelijk eigendom heeft en dat er geen stappen over het hoofd worden gezien.

Voorbeeld: Als uw project het bouwen van een nieuwe bedrijfswebsite is, wijs dan 'Verantwoordelijk' toe aan de webontwikkelaar, 'Verantwoordelijk' aan de projectmanager, 'Ondersteunend' aan de grafisch ontwerper, 'Geraadpleegd' aan de SEO-specialist en 'Geïnformeerd' aan het marketingteam. Zo weet iedereen vanaf het begin wat zijn rol is.

Stap 4: Taak doelen toevoegen

Gebruik de Aangepaste velden om extra details bij te houden, zoals deadlines, prioriteiten of fasen van projecten. Door deze velden toe te voegen, kunt u de voortgang van elke taak bijhouden en ervoor zorgen dat niets wordt vergeten.

Ook lezen: 11 Gratis sjablonen voor het instellen en bijhouden van doelen voor Excel & ClickUp

Stap 5: Visualiseren met Gantt grafieken en weergaven

Gebruik de ClickUp Gantt grafieken om tijdlijnen, afhankelijkheid en eigendom van taken te visualiseren.

Bovendien is de ClickUp Tabel Weergave en Board View kunnen helpen bij het bijhouden van taken vanuit verschillende perspectieven, zodat iedereen zijn verantwoordelijkheden en leveringsverwachtingen kent.

Tabelweergave biedt ook:

• Een duidelijk overzicht: Presenteer uw taken in tabelvorm, zodat u in één oogopslag de details van elke Taak kunt zien
• Aanpassen: Pas kolommen aan om precies die informatie weer te geven die u nodig hebt voor uw RASIC grafiek.
• Filteren en sorteren: Filter en sorteer taken op basis van verschillende criteria, zoals Verantwoordelijke, Accountable, deadline of status. Dit maakt het gemakkelijk om taken te identificeren die onmiddellijke aandacht nodig hebben of om de werklast van verschillende leden van een team te analyseren
• Taakbeheer:Maak nieuwe taken, wijs ze toe aan teamleden, stel deadlines in en houd de voortgang direct bij in de weergave
• Integratie met andere weergaven: Gebruik de tabelweergave in combinatie met andereClickUp weergavenzoals Board View en Gantt Chart View

Stap 6: Houd de voortgang bij en pas rollen aan

Het bijhouden van de voortgang en het maken van de nodige aanpassingen zijn cruciaal om je RASIC Chart effectief te houden gedurende de hele levenscyclus van het project.

Bewaak de voortgang: Gebruik de optie ClickUp-taak weergave om een gedetailleerde update te krijgen van de status van elke taak, zodat u zeker weet dat verantwoordelijkheden worden nagekomen en deadlines op schema liggen. De balken van het platform voor voortgang en statussen voor voltooiing bieden visuele indicatoren om iedereen op de hoogte te houden. Bovendien kunt u geselecteerde mensen toevoegen als 'volgers' voor een Taak in ClickUp, voor degenen die op de hoogte moeten worden gehouden of moeten worden geraadpleegd

Rollen aanpassen als dat nodig is: Projecten evolueren en teamverantwoordelijkheden kunnen verschuiven. Bekijk de RASIC grafiek regelmatig en pas de rollen aan om ze aan te passen aan veranderingen in de vereisten van het project. Als een taak bijvoorbeeld complexer wordt en extra input vereist, pas dan de rollen Consulted of Supportive aan om duidelijkheid en efficiëntie te behouden.

Gebruik automatisering: Stroomlijn rolaanpassingen door een automatisering in te stellen die de leden van het team op de hoogte stelt wanneer er wijzigingen worden doorgevoerd. Dit vermindert handmatige communicatie en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn blijft.

Stap 7: Effectief samenwerken en communiceren

ClickUp biedt verschillende functies om een naadloze samenwerking en communicatie tussen uw teamleden te bevorderen:

Commentaren en discussies over Taken: Voeg direct commentaar toe aan Taken om real-time updates, feedback of verduidelijkingen te geven. Tag teamleden om ze in discussies te betrekken, zodat u snel kunt reageren en minder externe communicatietools nodig hebt.

Vermeldingen en notificaties: Gebruik @vermeldingen in opmerkingen om individuen of groepen onmiddellijk op de hoogte te brengen van cruciale updates.

Taakbijlagen en koppelingen: Voeg bestanden, documenten of relevante koppelingen direct aan Taken toe om teamleden alle benodigde informatie op één plek te geven, waardoor het heen-en-weergeloop voor bronnen tot een minimum wordt beperkt.

Aangepaste notificaties: Stel op maat gemaakte notificaties in zodat de rollen Geraadpleegd en Geïnformeerd weten wanneer hun inbreng vereist is. Automatiseer meldingen om ervoor te zorgen dat mensen in een Ondersteunende rol betrokken blijven bij de juiste fasen van het project.

💡Pro Tip: Creëer een terugkerende herinnering binnen ClickUp om uw RASIC grafiek wekelijks of tweewekelijks te herzien, zodat iedereen zich bewust blijft van zijn verantwoordelijkheden en mogelijke updates.

Stap 8: Optimaliseer de RASIC grafiek voor efficiëntie

Het optimaliseren van uw RASIC-diagram helpt de duidelijkheid te behouden en de werkstroom tijdens het project te verbeteren.

Afhankelijkheid van taken: Definieer afhankelijkheid tussen taken en breng deze in kaart om aan te geven hoe verschillende rollen (zoals Geraadpleegd of Ondersteund) op elkaar moeten reageren. Deze proactieve aanpak kan knelpunten voorkomen en het project soepel laten verlopen.

Aangepaste dashboards voor KPI's: Ontwerp dashboards die de sleutel prestatie indicatoren (KPI's) weergeven die relevant zijn voor uw RASIC grafiek. Neem widgets op zoals:

Burnup en burndown grafieken: Houd de voortgang bij ten opzichte van de tijdlijn van het project.

Widgets voor tijdsregistratie: Houd bij hoeveel tijd er aan Taken wordt toegewezen en identificeer of er aanpassingen nodig zijn.

Voortgang van taken: Visualiseer welke rollen een effectieve bijdrage leveren en identificeer gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.

Automatiseer herinneringen voor de werkstroom: Implementeer automatisering die de leden van het team op de hoogte stelt van naderende deadlines of wanneer hun inbreng vereist is. Stel bijvoorbeeld waarschuwingen in voor teamleden in de rol Informed om ervoor te zorgen dat ze tijdig updates ontvangen.

Review en verfijn: Bekijk regelmatig de algemene structuur van je RASIC grafiek om inefficiënties te identificeren. Pas kolommen, weergaven van taken of aangepaste velden aan om de grafiek duidelijker en functioneler te maken.

ClickUp RACI Planning Sjabloon

Als u tijd wilt besparen door een kant-en-klaar RASIC-diagram te gebruiken, kunt u gebruik maken van een verscheidenheid aan gratis sjablonen voor RACI grafieken . Bekijk bijvoorbeeld de handige ClickUp RACI planningssjabloon dat gemakkelijk kan worden aangepast aan uw behoeften.

Dit sjabloon voor RACI-grafieken helpt bij het definiëren van projecten rollen en verantwoordelijkheden die ook kan worden aangepast voor RASIC grafieken.

Hiermee kun je aangepaste statussen instellen die de verschillende rollen in een RASIC Grafiek weergeven: Verantwoordelijk, Accountable, Supportive, Informed en Consultted.

Dit maakt het toewijzen en bijhouden van de verantwoordelijkheden van elke persoon voor elke Taak eenvoudiger.

💡Snelle tips:

• Gebruik duidelijke, verschillende statussen voor elke rol om verwarring te voorkomen. Wijs verantwoordelijkheden toe tijdens de abonnementsfase van het project om ervoor te zorgen dat elk teamlid zijn rol bij elke Taak kent
• Maak aangepaste velden zoals 'Geraadpleegd', 'Ondersteunend' of 'Geïnformeerd' om meer granulariteit aan uw grafiek toe te voegen. Werk deze velden regelmatig bij naarmate de taken vorderen om het team op één lijn te houden
• Gebruik de Lijstweergave voor een gedetailleerde uitsplitsing van individuele verantwoordelijkheden en Ganttweergave om knelpunten of overlappingen in het eigendom van taken op te sporen. Dit kan helpen bij het stroomlijnen van uw werkstroom door hiaten of overschrijdingen op te sporen inteam accountability
  • Markeer hoe verschillende rollen (zoals Geraadpleegd of Ondersteund) op elkaar moeten reageren voordat een Taak wordt uitgevoerd met behulp van Taakafhankelijkheden. Breng deze afhankelijkheden vroeg in de levenscyclus van het project in kaart
• Stel automatisering in die leden van 'Geraadpleegde' of 'Geïnformeerde' projectteams op de hoogte stelt wanneer input nodig is om vertragingen te voorkomen. Automatiseer daarnaast herinneringen voor mensen in een ondersteunende rol om ze betrokken te houden bij de juiste fases van het project
• Gebruik commentaren om real-time updates of feedback te geven aan de verantwoordelijke en ondersteunende teamleden. Op deze manier zijn er geen extra vergaderingen of communicaties buiten ClickUp nodig, zodat alle relevante informatie op één plaats blijft
• Pas de dashboards aan om sleutelprestatie-indicatoren (KPI's) bij te houden die gekoppeld zijn aan de rollen en taken in uw RASIC-diagram

Beste gebruikssituaties voor RASIC grafieken

Een RASIC-diagram wordt veel gebruikt voor projectmanagement in verschillende sectoren. Hier zijn enkele voorbeelden:

1. Bouw

Bij bouwprojecten is coördinatie tussen meerdere belanghebbenden (architecten, ingenieurs, aannemers en overheidsfunctionarissen) van cruciaal belang. Stel dat u een commercieel complex gaat bouwen.

De grafiek zou er dan zo uit kunnen zien:

RASIC grafiek voor de bouw

2. Gezondheidszorg

Het implementeren van nieuwe technologieën in de gezondheidszorg vereist zorgvuldige coördinatie om te voldoen aan de normen voor regelgeving, techniek en patiëntenzorg.

Hier is bijvoorbeeld de RASIC grafiek als je een elektronisch patiëntendossiersysteem wilt implementeren:

RASIC grafiek voor de gezondheidszorg

3. IT en softwareontwikkeling

Bij softwareontwikkelingsprojecten moeten teams elke specifieke taak duidelijk en ondubbelzinnig toewijzen om positieve projectresultaten te garanderen.

Neem een voorbeeld project: softwareontwikkeling voor een bank app. Je RASIC grafiek zou er als volgt uit kunnen zien:

RASIC grafiek voor IT

💡Pro Tip: Markeer interacties tussen rollen met Taak-afhankelijkheid in ClickUp om kritische handoffs in kaart te brengen. 🤝

4. Marketing en reclame

Laten we een voorbeeld nemen van hoe je RASIC kunt benaderen voor een marketing project. Stel dat je een nieuwe marketingcampagne lanceert.

Hier is je RASIC grafiek:

RASIC grafiek voor marketing

Voor teams die al bekend zijn met het RACI-model, kan de aanpassing aan een RASIC grafiek nog meer diepte bieden door de ondersteunende rol op te nemen. Hoewel het RACI-model een uitstekend kader is voor het definiëren van rollen, helpt de toegevoegde dimensie van RASIC teams beter door complexe projecten te navigeren en ondersteunende rollen effectief toe te wijzen.

Ook lezen: 10 Gratis sjablonen voor personeelsplanning in Excel & ClickUp

Een blauwdruk maken voor project succes met RASIC grafieken

Dubbelzinnigheid kan teams vertragen, onnodige spanningen veroorzaken of leiden tot kostbare fouten. De RASIC grafiek elimineert deze risico's door een gestructureerde, visuele benadering van rollen en verantwoordelijkheden te bieden.

Door te definiëren wie verantwoordelijk, verantwoordelijk, ondersteunend, geïnformeerd en geraadpleegd is, kan je team nauwkeuriger te werk gaan, zodat de taken op tijd worden voltooid en iedereen zijn plaats in het projectmanagementproces kent. 📋

Het zorgt ook voor een vlottere communicatie en productiviteit abonnementen elk lid van het team weet precies bij wie hij terecht kan voor beslissingen, feedback of updates.

Het gebruik van een tool als ClickUp voor het maken en beheren van uw RASIC grafieken versterkt deze voordelen. De aanpasbare sjablonen, realtime functies voor samenwerking en intuïtieve visualisaties (zoals Gantt grafieken) maken het gemakkelijk om de RASIC-principes aan te passen aan elk project, ongeacht de grootte of complexiteit.

Door ClickUp te gebruiken, zorgt u ervoor dat uw RASIC grafiek met uw project meegroeit, zodat u rollen kunt aanpassen, de voortgang kunt bewaken en workflows kunt optimaliseren.

Probeer ClickUp vandaag nog uit

en werk slimmer! ✨