Ooit de titels SDE-1, SDE-2 gezien op functiebeschrijvingen? Of benamingen als 'manager', 'directeur', etc.? In de zakenwereld zijn deze titels indicatief voor de ervaring, verwachtingen en positie van een bepaalde rol in de organisatiestructuur.
Ze geven een positie aan in de organisatiehiërarchie, meestal weergegeven in een grafiek die bekend staat als een organogram. Deze visuele weergave van organisatiestructuren speelt een cruciale rol bij het ontwerp van organisaties, productiviteit, efficiëntie, teamprestaties en cultuur.
In deze blogpost onderzoeken we hoe je organogrammen kunt maken en optimaliseren voor succesvolle bedrijfsresultaten.
Organogrammen begrijpen
Een organogram is een visuele voorstelling van de structuur van een bedrijf. Het bevat meestal het volgende:
- Individuele rollen in de organisatie
- Opsplitsing van afdelingen/teams
- Hiërarchieën binnen elke afdeling/team
- Relaties tussen individuen, teams en afdelingen
voorbeeld van eenvoudig organigram (Bron:) Wikimedia Commons )_
Het organogram, ook wel organigram of organogram genoemd, kan eenvoudig zijn en laat delen van de organisatie zien, zoals regionale kantoren of afdelingen, functies en hoe deze met elkaar verbonden zijn. Het kan ook complex zijn, met gedetailleerde hiërarchieën, afdelingen en subeenheden.
Comprehensive organigram voorbeeld (Bron:) Wikimedia Commons )
Toepassingen van een organogram grafiek
In wezen is een organogram een visuele voorstelling van de verschillende onderdelen van het bedrijf. Het helpt iedereen in het bedrijf het grote geheel te begrijpen. Daarnaast zijn organogrammen ook nuttig bij:
Organisatieontwerp: Een duidelijk beeld van de organisatie helpt leiders ervoor te zorgen dat elke afdeling voldoende personeel heeft. Als je bijvoorbeeld een hoofd engineering mist, zal een leeg blok in de organiek dit duidelijk maken tijdens vergaderingen. Als het hoofd engineering een zijwaartse beweging heeft gemaakt om CTO te worden, dan zie je dat ook duidelijk!
Duidelijkheid verschaffen: Ze verduidelijken de rapportagestructuren binnen de organisatie en helpen medewerkers te bepalen met wie ze contact moeten opnemen voor specifieke problemen of informatie.
Het afbakenen van verantwoordelijkheid: Organogrammen zorgen ervoor dat alle bedrijfsgebieden voldoende aan bod komen zonder overlappingen in verantwoordelijkheden. Ze helpen de werkdruk van werknemers, vooral leiders, in evenwicht te brengen.
Onboarding: Een organogram is een eenvoudig en krachtig hulpmiddel om nieuwe werknemers te helpen de hele organisatie te begrijpen. Het helpt om sneller vertrouwdheid en saamhorigheid te creëren.
Flexibiliteit: Een visuele weergave van de organisatie - met de mogelijkheid om in en uit te zoomen - maakt het mogelijk om middelen toe te wijzen, te delegeren, samen te werken en beslissingen te nemen.
Simulatie en abonnement: Wanneer u een organisatie herstructureert of een fusie doormaakt, kan het nodig zijn om verschillende versies van het nieuwe organisatieontwerp te visualiseren. Organogrammen maken zo'n simulatie mogelijk zonder de dynamiek ter plekke te beïnvloeden.
Organogrammen zijn uiteindelijk communicatiemiddelen. Ze helpen organisaties te communiceren over huidige structuren, toekomstige abonnementen, veranderingen en nog veel meer. Natuurlijk is er meer dan één manier om dit te doen.
Soorten organogrammen
In wezen is een organogram een grafische voorstelling met knooppunten en connectoren. Op basis van de structuur van uw organisatie kan het:
Hiërarchisch
Dit organogram lijkt op een piramide, met de hoogste autoriteit bovenaan, gevolgd door het middenkader en de werknemers.
voorbeeld van hiërarchisch organogram (Bron:) Wikimedia Commons )_
Matrix
Deze grafiek visualiseert een structuur waarin werknemers aan meer dan één manager rapporteren. Het wordt vaak gebruikt in organisaties die flexibiliteit en samenwerking tussen verschillende projecten vereisen.
documenteer uw lessen met ClickUp Docs_
2. Definieer het doel en de reikwijdte
Voor wie en waarom maakt u een organogram? Is het voor interne doeleinden om teamstructuur of als record voor investeerders?
Als het voor interne doeleinden is, kunt u specifieke codes voor rollen toevoegen (zoals SDE-1, manager, enz.), inclusief bereik van het salaris, of zelfs individuele namen, indien nodig.
Als het voor de investeerder is, wil je misschien focussen op leiderschap en sterke vaardigheden. Door het toepassingsgebied te verduidelijken, kunt u beslissen welke informatie u in de grafiek wilt opnemen.
3. Kies de layout van uw organogram
Kies op basis van de structuur en het doel van uw huidige organisatie een organogramstijl, of het nu een hiërarchische, matrix of platte lay-out is. Kies er een die uw organisatie het beste weerspiegelt. Voel je vrij om meerdere lay-outs te gebruiken binnen dezelfde grafiek, indien nodig.
Overweeg deze voorbeelden van matrix organisatiestructuren voor een beter begrip van hoe bedrijven in verschillende sectoren het gebruiken.
4. Kies de juiste organogramontwerptool
Als je eenmaal een structuur hebt gekozen, is het tijd om te tekenen. Nog te doen, kun je een notitieblok, een glazen wand of zelfs een spreadsheet gebruiken. Deze hulpmiddelen bieden echter niet de flexibiliteit en aanpasbaarheid die je nodig zou kunnen hebben.
breng uw organigram in kaart met ClickUp Whiteboards_
De beste software voor organigrammen vooral voor hybride teams is een collaboratieve werkruimte zoals ClickUp Whiteboards . Met ClickUp kunt u grafieken tekenen, knooppunten en connectors toevoegen, afbeeldingen/sticky aantekeningen toevoegen, documenten insluiten, mensen taggen en nog veel meer!
Werken boxen en hoeken niet voor u? Kijk hier ClickUp mindmaps voor uw organogramsoftware. Voeg lijsten, taken en checklists toe en speel met de functies tot u de grafiek kunt bouwen.
5. Ontwerp uw organogram
Werk vanaf het begin: Creëer een duidelijke hiërarchie door te beginnen met het executive niveau, dan het senior management (vicevoorzitters, directeuren). Werk vervolgens per afdeling, team en individueel lid van het team naar beneden.
Plan en organiseer projecten, ideeën of bestaande Taken in ClickUp
Details toevoegen: Voeg de naam, titel, verantwoordelijkheden, social media handles, websites, foto's en andere leuke weetjes van de werknemer toe. Bepaal op basis van de use case welke informatie relevant zal zijn. U kunt werknemersprofielen en gegevens van uw personeelsanalyses of software voor werknemersdatabases .
Format en presentatie: Blijf consistent in het ontwerp van je organogram. Houd de vorm, kleur, opmaak, lettertype grootte, etc. beperkt tot een gemeenschappelijke ontwerptaal; als je het kunt afstemmen op je merktaal, nog beter.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/image-337.png ClickUp organigram sjabloon /$$img/ Sjabloon organigram met ClickUp
Als dit uw eerste organogram is, moet u niet met een schone lei beginnen. Probeer ClickUp's sjabloon voor organigrammen om te beginnen. Dit sjabloon voor gemiddeld niveau helpt u uw bedrijf te visualiseren, rollen toe te voegen/te verwijderen, iedereen op dezelfde pagina te houden en effectief te schalen.
6. Maak het dynamisch
Organogrammen zijn levende documenten die samen met je bedrijf evolueren. Maak bij het maken van een organogram ruimte om het regelmatig bij te werken.
- Stel het canvas in om later afdelingen, teams en werknemers toe te voegen
- Stel herinneringen voor de kalender in en bezoek uw organogram regelmatig om er zeker van te zijn dat het de aard, behoeften en veranderingen in het bedrijf nauwkeurig weergeeft
- Documenteer wijzigingen en de bijbehorende redenen voor auditdoeleinden
- Stel belanghebbenden op de hoogte van wijzigingen, geef context en werk informatie bij in al het trainingsmateriaal ClickUp Automatiseringen kan het bijwerkingsproces stroomlijnen met triggers en acties die u kunt bewerken voordat u op publiceren klikt. Als u ClickUp Mindmaps gebruikt, kan het automatisch bijgewerkt blijven wanneer u de bronnen bijwerkt die ermee verbonden zijn.
7. Beoordelen en valideren
Voordat u het organogram voltooit, moet u het nog een keer doornemen met belangrijke belanghebbenden om de nauwkeurigheid en volledigheid te garanderen. Dit helpt bij het identificeren van ontbrekende informatie of onnauwkeurigheden in de relatiestructuur.
Nu je weet hoe je een organogram maakt, laten we eens kijken hoe je het gebruikt.
Organogrammen en personeelsbetrokkenheid
Een goede organogram kan op verschillende manieren helpen bij het plannen en betrekken van personeel. Hier zijn enkele van de meest voorkomende toepassingen.
Inwerken: Organogrammen vergemakkelijken het inwerken van werknemers door nieuwe werknemers snel inzicht te geven in de rollen en rapportagelijnen.
Ondersteunen van werknemers: Elke werknemer kan een organigram gebruiken om te weten met wie hij of zij contact moet opnemen. Wie is de kop van de commissie ter preventie van seksuele intimidatie? Wie is verantwoordelijk voor het boeken van reizen? Wie is de expert in de programmeertaal Scala? Organogrammen kunnen dit en nog veel meer beantwoorden.
Samenwerking: Zelfs binnen schijnbaar verwarrende structuren kunnen organogrammen duidelijkheid brengen.
In een matrixstructuur kan een organogram bijvoorbeeld duidelijkheid verschaffen over de kruispunten van verschillende cross-functionele teams.
Transparantie: Een organogram laat zien wie aan wie verantwoording schuldig is en dient ook als escalatiematrix. Dit creëert transparantie en openheid.
Successieplanning: Organogrammen staan centraal bij het identificeren van potentiële leiders en kritieke rollen binnen de organisatie. Ze helpen HR Teams het huidige talentlandschap te visualiseren, lacunes in vaardigheden te identificeren en zich voor te bereiden op toekomstige overgangen.
Organiseer, grafiek en navigeer uw bedrijfsstructuur met ClickUp
U hebt misschien wel eens gehoord dat mensen de belangrijkste activa in een organisatie zijn. Dit is slechts gedeeltelijk waar. In feite is het echte bedrijfsmiddel in een organisatie meer dan de som der delen. Het omvat de verbindingen, samenwerkingsverbanden en collectieve sterke punten van elk individu.
Een organogram is vergelijkbaar met een schatkaart die je helpt om verborgen troeven te ontdekken. Of het nu gaat om het afvlakken van een traditioneel hiërarchisch model of het verbreden van de reikwijdte van de matrixstructuur, organogrammen maken het gemakkelijk voor mensen om het grote geheel en de details te begrijpen.
Met een tool voor projectmanagement zoals ClickUp kunt u dit allemaal doen en nog veel meer. U kunt gegevens over projecten, taken en mensen samenbrengen om dynamische organogrammen te maken. Meld u vandaag gratis aan om te beginnen!