Als je een goed presterend Agile-team vraagt naar hun geheim voor succes, zul je waarschijnlijk veel horen over ‘het bord’.
Een Kanban-bord is een hulpmiddel voor werkstroombeheer dat de zichtbaarheid vergroot, knelpunten in kaart brengt en de werklast effectief in evenwicht brengt.
Naarmate projecten complexer worden, is het essentieel om georganiseerd te blijven. Daarom maken zoveel teams gebruik van Kanban-borden om hun werkstroom te stroomlijnen.
Trello, onderdeel van de Atlassian-suite, is een visuele tool voor projectmanagement die zeer geschikt is voor zowel teams op kantoor als teams op afstand. Trello-sjablonen bieden een eenvoudige manier om complexe bedrijfsprocessen en werkstroomen te plannen en fungeren als blauwdruk voor uw projecten.
In dit artikel bespreken we de beste voorbeelden van Trello-borden en bekijken we hoe deze de productiviteit in verschillende scenario's kunnen verhogen.
We vergelijken ook ClickUp en Trello om te bepalen welke het beste bij uw behoeften past.
💡 Op zoek naar een nieuwe tool? Ga niet op goed geluk te werk!
Vertel ons welke tool je aan het evalueren bent, en wij vertellen je of deze geschikt is, op basis van gegevens van meer dan 10.000 teams die deze keuze al hebben gemaakt.
Ontdek wat echt werkt voor een team van de juiste grootte, zodat je met vertrouwen een keuze kunt maken.
15 voorbeelden van Trello-borden om de productiviteit te verhogen
Marketing
Als u uw bedrijf online wilt brengen, is de Website Task Planner-sjabloon van Trello precies wat u nodig hebt om uw targetgroep te bereiken. Deze sjabloon begeleidt u bij elke stap, van het plannen en ontwerpen tot het lanceren en maken van back-ups van uw professioneel ogende blog of website, in 10 eenvoudige stappen.
Elke stap bevat een uitgebreide checklist voor marketingteams, waardoor je de voortgang eenvoudig kunt bijhouden totdat de website live is. Als je al een website hebt, kan dit bord je ook helpen om het ontwerp te vernieuwen en de gebruikerservaring te verbeteren.
💡 Pro-tip: Voor wie in Trello aan websiteprojecten werkt, is de Import Power-Up een echte gamechanger. Hiermee kunnen gebruikers een lijst met pagina's van een bestaande site importeren of pagina's voor een nieuwe site opzetten. Bovendien kun je bij het instellen van de kaarten gegevens uit aangepaste velden, zoals informatie uit Google Analytics, rechtstreeks in Trello importeren.
Verkoop
De CRM- en verkooppijplijnsjabloon van Crmble zet uw werkstroom om in een visueel aantrekkelijke en overzichtelijke pijplijn, waardoor u elke lead eenvoudig van begin tot eind kunt bijhouden.
Met aanpasbare kaarten kunt u leadgegevens, aantekeningen en deadlines toevoegen, perfect afgestemd op uw unieke behoeften. Dankzij de CRM-functies van het sjabloon kunt u klantinteracties rechtstreeks in Trello beheren, zodat al uw informatie op één handige plek staat. Bovendien bieden voortgangsregistratie en visuele overzichten gedetailleerde zichtbaarheid voor alle taken.
Een nieuw toegevoegde functie is een WhatsApp-knop naast het nummer van de contactpersoon, waarmee je vanuit je Trello-borden direct naar een WhatsApp-gesprek kunt gaan.
Human Resources (HR)
Van het sjabloon voor de wervingspijplijn van Trello is je ultieme bondgenoot bij het stroomlijnen van het wervingsproces. Het verandert de chaos rondom werving in een overzichtelijke, visuele pijplijn die je begeleidt vanaf het zoeken naar kandidaten tot aan de uiteindelijke beslissingen over aanstelling.
Door functieomschrijvingen toe te voegen aan de kaart van elke positie, kunt u het traject van elke sollicitant moeiteloos bijhouden en bijwerken. Gebruik Trello-kaarten om gegevens van kandidaten, aantekeningen van sollicitatiegesprekken en volgende stappen op te slaan — allemaal op één plek. Dit betekent dat u niet meer hoeft te zoeken naar informatie of veelbelovende kandidaten uit het oog verliest.
Bovendien biedt de visuele layout van het sjabloon een snel overzicht van uw wervingsproces, waardoor u knelpunten kunt opsporen en deadlines kunt bijhouden.
❗️Lees dit voordat je 5 nieuwe Trello-borden aanmaakt.
Marketingteams die Trello naast een kalender, een communicatietool en een mediabibliotheek gebruiken, betalen een verborgen coördinatiekost. Hier zijn de 5 werkruimte-installaties waarmee je je hele stack kunt samenvoegen tot één geïntegreerde werkruimte. 👇🏼
Productbeheer
Het sjabloon voor een productroadmap voor Trello is uw sleutel tot het vakkundig en met flair beheren van uw product. Het zet uw productvisie om in een dynamische, uitvoerbare roadmap, waardoor complexe planning moeiteloos verloopt.
Gebruik het om prioriteiten te stellen voor functieverzoeken voor aankomende Sprints, en creëer zo een transparant ontwikkelingsproces voor je Agile-team. Organiseer user stories en feedback van klanten rechtstreeks op elke functiekaart, zodat je belangrijke details gemakkelijk kunt terugvinden.
Het eenvoudige projectbord zorgt voor consistentie door hetzelfde raamwerk toe te passen op elk functie-idee, terwijl checklists de ontwikkelings- en ontwerpvereisten uiteenzetten voor een soepele implementatie. Bovendien kan het toevoegen van story points aan kaarten de sprintplanning verbeteren en de werklast van je team beter beheren.
Klantenservice
Van het Trello-sjabloon voor klantenservice kan naar behoefte worden afgeweken om de klantervaring te verbeteren.
Wanneer er een supportaanvraagformulier wordt ingediend of er een e-mail binnenkomt op uw supportadres, wordt er automatisch een kaart aangemaakt in de lijst ‘Inkomende supportaanvragen’, waarin alle details worden vastgelegd. Van daaruit kunt u relevante teamleden toevoegen en de kaart verplaatsen naar de lijst ‘Toegewezen’.
Terwijl uw team aan de aanvraag werkt, werkt het de status van de kaart bij door deze naar de lijst ‘In uitvoering’ te verplaatsen. Als er een beoordeling nodig is, gebruikt u gewoon het label ‘In afwachting van goedkeuring’. Zodra het probleem is opgelost, wordt de kaart naar de lijst ‘Opgelost’ verplaatst, waarmee het proces is voltooid.
Dit sjabloon stroomlijnt de werkstroom van je ondersteuningsteam en zorgt ervoor dat alles overzichtelijk en toegankelijk blijft binnen Trello.
IT
Het Trello Engineering-team heeft de Kanban-sjabloon ontwikkeld om de werkstroom te stroomlijnen. Met zes lijsten: Backlog, Ontwerp, Nog te doen, In uitvoering, Codereview, Testen en Klaar, is dit een ideale keuze voor engineeringteams die hun ontwikkelingsproces duidelijk in kaart willen brengen.
Daarnaast kun je je Trello-bord verbeteren door power-ups voor ontwerptools zoals InVision of Figma in te schakelen, waardoor je deze hulpmiddelen rechtstreeks in je werkstroom kunt integreren.
Financiën
Het bijhouden van uitgaven kan vaak overweldigend aanvoelen, vooral wanneer je met complexe spreadsheets te maken hebt. Het opstellen en bijhouden van een Excel-begroting kan omslachtig en tijdrovend zijn. Gelukkig biedt de begrotingssjabloon van Cedrik Bell een eenvoudige oplossing.
Dankzij het gebruiksvriendelijke en flexibele ontwerp kunt u elke uitgave direct bij het maken ervan vastleggen. Voer gewoon uw uitgaven en eventuele achterstallige rekeningen in de daarvoor bestemde secties in, en de totalen worden onderaan berekend.
Het is een eenvoudige aanpak voor budgetbeheer. Voor nog meer gemak kunt u Google Drive als power-up integreren om het gegevensbeheer te stroomlijnen en tijd te besparen.
Ontwerp
De Design Sprint-sjabloon begeleidt jou en je team door een gestructureerde, in tijdskaders ingedeelde aanpak voor probleemoplossing en innovatie.
Je begint met de ‘Understand’-fase, waarin je het probleem in kaart brengt en je doelen vaststelt. Daarna is het tijd om creatief aan de slag te gaan in de ‘Diverge’-fase, waarin je brainstormt over alle mogelijke oplossingen. Zodra je je ideeën hebt verzameld, ga je verder met ‘Converge’, waarin je de ideeën uitdunt en omzet in concrete actiepunten.
Vervolgens is er ‘Prototyping’, waarbij je je beste ideeën omzet in concrete ontwerpen en deze deelt met de projectmanager en collega’s om waardevolle feedback te verzamelen. Deze Trello-sjabloon maakt je designsprints efficiënter en houdt je team op koers, zodat jullie je samen kunnen richten op het creëren van geweldige oplossingen.
Bedrijfsvoering
De sjabloon voor voorraadbeheer, mogelijk gemaakt door Smart Fields, vereenvoudigt het bijhouden en beheren van uw voorraad doordat u uw voorraaditems kunt ordenen, voorraadniveaus kunt controleren en bestellingen kunt beheren, allemaal op één plek.
De sjabloon bevat intuïtieve lijsten voor categorieën zoals ‘Voorraad’, ‘Laag voorraadniveau’ en ‘Bestellingen’, waardoor u in één oogopslag eenvoudig uw voorraadstatus kunt bijhouden. U kunt belangrijke gegevens zoals hoeveelheden, nabestelniveaus en leveranciersinformatie aanpassen en automatiseren, zodat u altijd op de hoogte blijft zonder handmatige invoer.
Of het nu gaat om het bijhouden van voorraden, het beheren van voorraadniveaus of het voorbereiden van nabestellingen: dit voorbeeld van een Trello-bord biedt een duidelijke weergave van uw voorraad. Het stroomlijnt uw bedrijfsvoering en helpt voorraadtekorten of overbevoorrading te voorkomen, waardoor de toeleveringsketens efficiënt blijven draaien.
Juridisch
De sjabloon voor projectmanagement bij de overheid op Trello is ideaal om silo's te doorbreken en je team soepel te laten samenwerken, of je nu te maken hebt met juridisch onderzoek, clientdossiers of interne projecten.
Zo kun je aan de slag:
- Begin met de lijst ‘Bronnen’ om alle belangrijke documenten, schema’s voor vergaderingen en veelgestelde vragen bij de hand te houden
- Houd het doel en de doelen van je project bij met de lijsten ‘Projectdoelstelling’ en ‘Vereisten’
- Beheer dagelijkse taken met de ‘Nog te doen’-lijst en houd bij wat er nog in de wacht staat met ‘Pending’
- Markeer problemen in ‘Roadblocks’, vier successen in ‘Klaar’ en houd de kosten bij in ‘Project Budget and Costs’
Directie
Als je je voorbereidt op het opstellen van een gedegen businessplan, maakt de Business-sjabloon het opstellen en organiseren van je strategie een stuk eenvoudiger. Alles wordt opgesplitst in overzichtelijke lijsten, zodat je je kunt concentreren op wat echt belangrijk is.
De sjabloon bevat de volgende lijsten:
- Documenten
- Toepassingen
- Samenvatting
- Bedrijfsoverzicht
- Product-/dienstbeschrijving
- Marktanalyse
Onderzoek en ontwikkeling (R&D)
De sjabloon voor onderzoeksprojecten is ontworpen om elke stap van je onderzoeksproces te stroomlijnen, zodat je georganiseerd en gefocust blijft. Bekijk om te beginnen het gedeelte 'Waarvoor dient dit bord?' – dit is je routekaart om te begrijpen hoe je het bord kunt gebruiken en je onderzoeksproject op gang kunt brengen.
Je kunt een Calendly-koppeling instellen om de planning automatisch te regelen. Zodra je dat hebt gedaan, kun je het bord zo configureren dat nieuwe geplande gesprekken er direct op worden geplaatst, zodat alles op één plek blijft zonder dat je handmatig updates hoeft door te voeren.
💡 Pro-tip: Begrijp de verschillen tussen een Gantt-grafiek en een Kanban-bord om te bepalen wat het beste bij uw behoeften past. Terwijl Gantt-grafieken perfect zijn voor projecten met duidelijk omschreven tijdlijnen en afhankelijkheden, bieden Kanban-borden de broodnodige flexibiliteit voor projecten die geen lineaire tijdlijn volgen.
Klantensucces
De Trello-sjabloon voor Customer Success Management is een onmisbaar hulpmiddel voor het stroomlijnen van klantrelaties en software-implementaties. Het bord fungeert als een gedeelde ruimte waar Customer Success Managers (CSM's) en klanten effectief kunnen samenwerken.
Bovenaan biedt de lijst ‘Highlights’ continu zichtbaarheid voor belangrijke documentatie en aantekeningen, zodat iedereen op één lijn zit over het gebruik van het bord. De lijst ‘Agenda Items’ is perfect voor het opstellen en verfijnen van agenda’s voor vergaderingen, het bijhouden van aantekeningen en het opvolgen van actiepunten.
De lijsten ‘Projecten/Initiatieven’ en ‘Derden/Integraties’ helpen bij het bijhouden van lopende projecten en integraties, en bieden duidelijkheid over diverse initiatieven en hoe de CSM hierbij kan helpen. De lijsten ‘Functieverzoeken’ en ‘Bugs’ zijn cruciaal voor het beheren en prioriteren van feedback en problemen van klanten.
Ten slotte fungeert de lijst ‘Voltooid’ als een archief voor afgeronde projecten, bugs en functieverzoeken, waardoor je bord gericht blijft op cruciale taken en tegelijkertijd eerdere prestaties in de schijnwerpers zet.
Content
Het plannen van content kan een echte uitdaging zijn: het kost veel tijd en vereist grondige voorbereiding.
De sjabloon voor een blogcontentplanning vereenvoudigt het contentbeheer door een duidelijk schema op te stellen voor al je aankomende blogberichten, zodat je altijd op schema blijft om content op het juiste moment te publiceren.
Je kunt het gebruiken om taken aan de juiste auteurs toe te wijzen, zodat elk stuk de aandacht krijgt die het verdient. Elk stuk content krijgt een eigen kaart, die auteurs kunnen gebruiken om links naar hun voltooide werk toe te voegen.
Administratief
Met het sjabloon voor dagelijks takenbeheer kunt u uw dagelijkse taken eenvoudig in beeld brengen, zodat u georganiseerd blijft en geen enkele professionele of persoonlijke taak over het hoofd ziet.
Om het te gebruiken, voeg je taken toe aan de ‘Backlog’, of ze nu voor vandaag, morgen of later zijn. Sleep elke dag de taken die je van plan bent te voltooien naar de lijst ‘Nog te doen’. Zodra je ze hebt voltooid, verplaats je ze naar ‘Klaar vandaag’.
Deze installatie stroomlijnt het takenbeheer en zorgt ervoor dat je werk overzichtelijk blijft.
Beperkingen van Trello-borden
Trello-sjablonen bieden verschillende voordelen, met name voor kleine bedrijven en start-ups, maar ze hebben ook enkele beperkingen.
In de gratis versie van Trello is de limiet voor het aantal medewerkers per werkruimte 10, wat voor grotere teams een beperking kan zijn. Hoewel Kanban-borden in alle abonnementen beschikbaar zijn, zijn functies zoals het dashboard, Gantt-diagrammen, de tijdlijn en de kalenderweergave alleen toegankelijk in betaalde abonnementen.
Voor veel geavanceerde functies, zoals rapportage, tijdsregistratie en onkostenregistratie, zijn integraties met externe diensten via Power-ups nodig, wat bovendien extra kosten met zich meebrengt.
Ten slotte beperkt de communicatie binnen het team zich tot opmerkingen op Trello-kaarten, wat wellicht niet voldoende is voor een betere interactie.
Laten we eens kijken naar enkele Trello-alternatieven die naast kant-en-klare, volledig aanpasbare Kanban-sjablonen ook realtime samenwerking en geavanceerde functies voor taakbeheer bieden.
Alternatieven voor Trello-borden
ClickUp is een alles-in-één softwarepakket voor projectmanagement en Kanban, ontworpen om je werkstroom te stroomlijnen en je productiviteit te verhogen.
Wat ClickUp zo bijzonder maakt, is de aanpasbaarheid: of je nu nieuw bent met projectmanagementapps of een echte poweruser bent, de Kanban-bordweergave van ClickUp kan worden aangepast aan elke teamgrootte, zodat je taken kunt beheren in een flexibel Kanban-systeem.
U kunt de Kanban-weergave aangepast maken om uw borden te ordenen op status, toegewezen persoon, prioriteiten en meer. Met de ‘Alles-weergave’ kunt u meerdere werklasten tegelijkertijd afhandelen. Pas statussen rechtstreeks binnen uw bord aan en verplaats taken eenvoudig door werkstroommethoden met behulp van slepen en neerzetten.
📮ClickUp Insight: 83% van de kenniswerkers vertrouwt voornamelijk op e-mail en chat voor teamcommunicatie. Bijna 60% van hun werkdag gaat echter verloren aan het schakelen tussen deze tools en het zoeken naar informatie. Met een alles-in-één-app voor werk zoals ClickUp komen je projectmanagement, berichten, e-mails en chats allemaal op één plek samen! Het is tijd om alles te centraliseren en een boost te geven!
Bovendien kunt u met de ‘werkbalk voor bulkacties’ meerdere taken tegelijk bijwerken, waardoor het een efficiënte software voor projectmanagement is.
De bibliotheek met Kanban-bord-sjablonen van ClickUp biedt kant-en-klare borden die aan verschillende behoeften voldoen en je productiviteit vanaf het begin een boost geven.
De Kanban-sjabloon van ClickUp biedt de perfecte balans tussen flexibiliteit en structuur, waardoor u de voortgang kunt visualiseren en eventuele knelpunten in uw werkstroom eenvoudig kunt signaleren.
De Kanban-sjabloon van ClickUp helpt je bij het volgende:
- Vergroot de zichtbaarheid van taken voor elk teamlid
- Verdeel grotere projecten in kleinere, beter beheersbare delen
- Verbeter de communicatie tussen teams om taken vlot te laten verlopen
Welk type project je ook aanpakt, deze Kanban-sjabloon biedt alles wat je nodig hebt om georganiseerd en met hoge productiviteit te blijven werken.
💡 Pro-tip: Als je snel Kanban-borden wilt genereren, kan ClickUp Brain, de AI-assistent, het proces versnellen door automatisch taken aan te maken en te ordenen op basis van je projectgegevens. Het maakt gebruik van AI om mogelijke problemen te voorspellen en slimme aanbevelingen te doen, waardoor projectmanagement efficiënter en intuïtiever wordt.
Verbeter werkstroom en productiviteit met ClickUp
Trello is een populaire tool voor projectmanagement en de sjablonen ervan kunnen een nuttig uitgangspunt vormen voor projectplanning en -beheer. Ze zijn echter misschien niet de meest uitgebreide oplossing die er is.
ClickUp is een robuust platform voor projectmanagement en productiviteit dat een breed scala aan sjablonen biedt voor alle aspecten van projectmanagement, samen met aangepaste velden en statussen, om categorieën en voortgang effectief bij te houden.
Met verschillende weergaven om je projectplan te visualiseren, biedt ClickUp flexibiliteit en personalisatiemogelijkheden die het onderscheiden van andere tools. Meld je vandaag nog gratis aan bij ClickUp.