Zakelijke berichten: Voordelen, strategieën & voorbeelden

Onsamenhangende communicatie kan het werk vertragen, een verkeerde afstemming veroorzaken en de relatie met de klant schaden.

Het komt vaak voor dat bedrijven klanten verliezen door trage, inconsistente antwoordpatronen die het resultaat zijn van slechte interne communicatie. Deze storingen kunnen de reputatie van je merk bij klanten aanzienlijk schaden.

Business messaging lost dit op door interne en externe communicatie te verenigen. Intern helpt het je georganiseerd te blijven met duidelijke communicatie tussen afdelingen en teamleden. Extern kun je relaties opbouwen en onderhouden met klanten, leveranciers, media en het grote publiek.

Deze blog onderzoekt alles wat je moet weten over zakelijk berichtenverkeer, inclusief voorbeelden van zakelijke berichten, de stappen om intern en extern zakelijk berichtenverkeer te implementeren en de hulpmiddelen om je daarbij te helpen.

Wat is Business Messaging?

Business messaging verwijst naar de brede verzameling van processen die een bedrijf gebruikt om met zijn klanten te communiceren op verschillende platforms. Het is bedoeld om bedrijven een omnichannelaanwezigheid te geven, zodat ze klanten gemakkelijk van dienst kunnen zijn via de communicatiekanalen van hun voorkeur.

De juiste apps voor zakelijke berichten maken gebruik van verschillende berichtkanalen om klanten te voorzien van promotie-e-mails, updates van productfuncties en notificaties over transacties.

In tegenstelling tot traditionele communicatiemethoden zoals e-mails, vergemakkelijkt zakelijk berichtenverkeer real-time tweerichtingsgesprekken met targets op berichtenplatforms waarmee ze al vertrouwd zijn.

Business messaging lijkt misschien op chatten, maar de twee dienen heel verschillende doelen in een zakelijke context.

Waarin verschilt business messaging van chatten?

Voordelen van zakelijk berichtenverkeer

Snellere klantenservice

In tegenstelling tot traditionele kanalen zoals telefoon of e-mail, stellen protocollen voor zakelijk berichtenverkeer ondersteuningsteams in staat om meerdere gesprekken efficiënt af te handelen, waardoor u efficiënte ondersteuning in realtime kunt bieden. Terwijl AI-gestuurde bots snel routinematige vragen van klanten afhandelen, kunnen servicemedewerkers kritieke problemen oplossen, waardoor de wachttijden korter worden en de klanttevredenheid toeneemt.

Teams op afstand kunnen het volgende gebruiken hulpmiddelen voor asynchrone communicatie om medewerkers van hun klantenservice in staat te stellen om overal ter wereld samen te werken aan lastige problemen en deze snel op te lossen voor klanten.

💡Pro Tip: Implementeer gecentraliseerde communicatiestrategieën om datasilo's te doorbreken en de klantcontext van meerdere berichtkanalen op één plaats samen te brengen met behulp van een uniform beheerplatform voor klantenserviceagenten.

Verhoogde klantbetrokkenheid

Business messaging is gepersonaliseerd op basis van gedrag en voorkeuren van gebruikers. Hierdoor kunt u klanten betrekken bij de sleutelcontactpunten en ze geïnteresseerd houden in producten of diensten, waardoor de levenslange waarde van de klant toeneemt.

Lagere kosten

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is zakelijk berichtenverkeer betaalbaarder dan traditionele telefoongesprekken of persoonlijke ondersteuning, omdat het u in staat stelt om met meerdere klanten tegelijk te communiceren. Zo kunnen bijvoorbeeld routinematige query's worden geautomatiseerd met behulp van bots en selfservice-opties, zodat menselijke medewerkers zich kunnen richten op complexere taken, zoals het voeren van videogesprekken om clients te begeleiden bij het oplossen van problemen. Hierdoor is er geen groot team voor klantenservice meer nodig, waardoor de kosten voor training, inwerken en andere operationele kosten lager uitvallen.

Analyse en rapportage

De ideale software voor zakelijke berichtenuitwisseling biedt geavanceerde functies voor projectmanagement voor effectief gebruik van resources en het bijhouden van mijlpalen. Daarnaast zijn er dashboards voor een uitgebreid overzicht van de gezondheid van projecten en integraties voor een naadloze werkstroom tussen verschillende systemen.

In combinatie helpen deze functies bij het bijhouden van sleutelgegevens en KPI's, waardoor snellere en meer strategische besluitvorming mogelijk wordt.

Lees meer: KPI's vs Metrics: Wat ze zijn & hoe ze bij te houden

Gebruikscases en voorbeelden van Business Messaging

Klantenservicecommunicatie

Use Case: Informatie over bestellingen en producten

Voorbeeld: E-commerce platforms kunnen een live chat functie implementeren naast andere communicatiekanalen waarmee klanten onmiddellijk verbinding kunnen maken met een supportmedewerker. Een kanaal voor instant messaging helpt agenten vragen over bestellingen of productinformatie op te lossen. Deze directe communicatielijn via meerdere kanalen verkort de reactietijden en zorgt ervoor dat eenvoudige query's sneller worden opgelost.

Bevestigings- en verzendnotificaties

Gebruikstype: Orderbevestiging en bijhouden van verzending

Voorbeeld: Online verkopers sturen klanten geautomatiseerde tekstberichten en e-mails voor orderbevestigingen, verwachte leverdatums en het bijhouden van gegevens. Wanneer het product wordt verzonden, ontvangt de klant een bericht met een koppeling om de zending in realtime te volgen.

Marketingpromoties

Use case: Details van speciale aanbiedingen en kortingen

Voorbeeld: Online merken stellen klanten op de hoogte van een uitverkoop op Black Friday. Ze creëren een gevoel van urgentie en schaarste om bestaande en nieuwe klanten aan te trekken en winst te maken tijdens de feestdagen.

Veiligheidswaarschuwingen en -verificaties

Gebruikssituatie: Waarschuwingen voor transacties

Voorbeeld: Banken gebruiken sms- en pushmeldingen om consumenten in realtime te waarschuwen wanneer er verdachte activiteiten op hun account worden gedetecteerd. Wanneer een onbevoegd persoon probeert in te loggen vanaf een niet-herkend apparaat, stuurt het systeem automatisch een verificatiecode naar het geregistreerde telefoonnummer van de klant voor verificatie met twee factoren.

Verbeterde klantervaring

Use case: Gepersonaliseerde diensten

Voorbeeld: Voor aankomst ontvangen de gasten van het hotel een welkomstbericht met informatie over de voorzieningen, incheckprocedures en aanbevelingen voor bezienswaardigheden. Tijdens hun bezoek kunnen gasten het bericht gebruiken om roomservice of huishoudelijke hulp aan te vragen of een afspraak in de spa te boeken. Deze gepersonaliseerde, realtime communicatie zorgt ervoor dat gasten zich gewaardeerd en verzorgd voelen tijdens hun verblijf.

Stappen voor het implementeren van Business Messaging

Voldoe aan de voorwaarden voor Business messaging

Voordat u business messaging implementeert, moet u deze basisstappen volgen om een soepele uitrol te garanderen:

• Onderzoek welke communicatieplatforms uw klanten verkiezen en hoe ze omgaan met bedrijven. Bepaal of ze eerder reageren op sms, e-mail of berichten via sociale media
• Identificeer de juiste kanalen om je publiek te bereiken. Bedenk of je sms nodig hebt voor directe waarschuwingen, WhatsApp voor directe klantenservice of e-mail voor marketing
• Ervoor zorgen dat je berichtenstrategie voldoet aan de GDPR-, CAN-SPAM- of TCPA-regelgeving om gevoelige klantgegevens en privacy te beschermen

Stel doelen en categoriseer het type berichten

Begin met het identificeren van wat u wilt bereiken met uw strategie voor zakelijke berichten. Is uw doel om de klantenservice te ondersteunen, de betrokkenheid te vergroten of de verkoop te stimuleren?

De instelling van specifieke, meetbare doelen geeft een duidelijke richting aan je berichtgeving. Zodra de doelen zijn vastgesteld, kun je berichten in de volgende categorieën indelen

• Operationeel: Dit zijn essentiële zakelijke communicatietaken, zoals welkomstmails, updates van T&C, enz.
• Transactionele transacties: Deze categorie omvat interacties met klanten over bevestigingen van bestellingen, verzendinformatie en waarschuwingen voor vertraagde levering
• Marketingpromoties: Gebruik deze berichten om uw klanten promotionele content te sturen, zoals informatie over kortingen en speciale aanbiedingen

Selecteer het juiste platform

Het selecteren van de juiste software voor zakelijke berichten is een van de beste manieren om uw klanten de juiste berichten te sturen communicatiestrategieën die je effectief kunt implementeren binnen je team en met je klanten.

Een robuust platform voor zakelijke berichten kan ook communicatie via meerdere kanalen aan, integreert naadloos met bestaande tools, biedt geavanceerde functies zoals automatisering en biedt mogelijkheden voor real-time bijhouden. ClickUp is een geïntegreerd platform voor projectmanagement en bedrijfscommunicatie dat alle formulieren van bedrijfscommunicatie ondersteunt, waardoor het een uitstekende keuze is voor bedrijven van elke grootte.

Door het combineren van ClickUp CRM en ClickUp Klantenservice kunt u een uitgebreid systeem maken voor het beheren van uw zakelijke berichten.

ClickUp CRM kan klanteninformatie opslaan, interacties bijhouden en verkooppijplijnen beheren, terwijl de functies voor klantenservice inkomende vragen kunnen behandelen, problemen kunnen bijhouden en oplossingen kunnen bieden. Samen stellen deze tools u in staat om uw communicatieprocessen te stroomlijnen, de klanttevredenheid te verbeteren en de algemene bedrijfsefficiëntie te verhogen.

Gebruik deze krachtige duo's om gemakkelijk te verwijzen naar de klantgeschiedenis en interacties uit het verleden bij het behandelen van klantenservice tickets, zodat u consistente en persoonlijke antwoorden krijgt. Ze kunnen u helpen bij het identificeren van verbeterpunten in uw klantenservice en verkoopprocessen, wat leidt tot betere bedrijfsresultaten.

En dat is nog niet alles. Laten we eens kijken hoe de robuuste functies van ClickUp kunnen helpen bij de interne afstemming en een soepel proces voor zakelijke berichten.

Krijg een visueel overzicht van uw project met de functie Projectmanagement van ClickUp

Zakelijke berichten integreren in ClickUp

Breng teams samen met ClickUp Chatweergave Weergave ClickUp Chat staat centraal bij het opbouwen van een effectieve externe strategie voor zakelijk berichtenverkeer. Het stelt u in staat lopende projecten te bespreken, bestanden toe te voegen en real-time updates te delen zonder tussen verschillende apps te hoeven schakelen, waardoor het een klantgerichte app wordt

software voor interne bedrijfscommunicatie voor teams.

Het is eenvoudig om groeps- of individuele berichten te sturen en iemand aan het gesprek toe te voegen met behulp van @mentions. In tegenstelling tot standalone messaging apps, houdt de weergave van chatten gesprekken gefocust en zorgt ervoor dat gesprekken direct gekoppeld worden aan uitvoerbare taken.

Je kunt bijvoorbeeld gemakkelijk een potentiële bug bespreken met het ondersteuningsteam, een taak aanmaken vanuit de chat via ClickUp-taak en wijs deze toe aan het productteam. Hierdoor verloopt de interne afstemming soepeler en verbetert de responstijd die klanten van uw bedrijf verwachten.

Zet e-mails om in taken en wijs ze toe aan teamleden vanuit uw inbox met ClickUp Email Project Management Software

Door e-mails rechtstreeks aan relevante taken en projecten te koppelen, kunt u gemakkelijk naar gesprekken verwijzen en iedereen op dezelfde pagina houden. Bovendien kunnen de functies voor ClickUp-taak automatisering routinetaken stroomlijnen en zorgen voor tijdige antwoorden aan klanten.

Dit bespaart tijd en helpt een positief en professioneel imago te behouden.

💡Pro Tip: Voeg individuele e-mailadressen toe aan een lijst om de verdeling te stroomlijnen werkplekcommunicatie te stroomlijnen en ervoor zorgen dat alle belanghebbenden tijdig updates ontvangen.

Deel feedback duidelijk met ClickUp Clips ClickUp's clips bieden een krachtige manier om uw externe bedrijfsberichten te verbeteren door visueel aantrekkelijke en deelbare content te creëren. Deze korte clips kunnen worden gebruikt om complexe concepten uit te leggen, producten of diensten te laten zien en snelle updates te geven aan clients of partners.

Heb je een verwarde klant met een complex probleem op de chat? Neem een clip op en loop stap voor stap door de oplossing.

Afhankelijk van uw gebruik kunt u ClickUp Clips opnemen in e-mails, berichten op sociale media of op uw website. Dankzij de mogelijkheid om openbaar deelbare links voor uw clips te genereren, kunt u ze gemakkelijk verspreiden onder een breder publiek en uw bereik vergroten.

Gebruik schermopnames met ClickUp Clips om feedback te delen en complexe onderwerpen uit te leggen

U kunt Clips ook omzetten in Taken en eigenaars toewijzen voor verdere actie. Dit werkt geweldig om uw teams intern op één lijn te krijgen rond zakelijke berichten.

💡Pro Tip: Gebruik ClickUp Brein om je Clips automatisch te transcriberen, highlights te scannen, tijdstempels aan te klikken en fragmenten te kopiëren om te gebruiken waar je maar wilt.

Transcribeer spraak- en video aantekeningen met AI met ClickUp Clips

Stuur geautomatiseerde notificaties met ClickUp Automatiseringen ClickUp Automatisering draait allemaal om het elimineren van die saaie, repetitieve Taken binnen uw zakelijke berichtenproces.

Door geautomatiseerde workflows in te stellen, kunt u specifieke acties triggeren op basis van vooraf gedefinieerde voorwaarden, zoals het verzenden van follow-up e-mails, het toewijzen van taken aan teamleden op basis van e-mails van klanten of het bijwerken van klantrecords.

Deze automatisering bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook het risico op fouten en zorgt ervoor dat alle berichten nauwkeurig en op tijd worden verzonden. Bovendien, ClickUp's integratie met andere tools stelt u in staat om processen op meerdere platforms te automatiseren, waardoor de efficiëntie verder toeneemt en uw merkreputatie extensiever wordt.

Aangepaste automatiseringen maken met ClickUp Automations

Voordelen van het gebruik van ClickUp voor zakelijke berichten

• Centraliseer de communicatie van alle kanalen, zowel intern als met klanten, binnen één platform
• Schaal mee met de groei van uw bedrijf, waarbij ClickUp met u meegroeit en geavanceerde functies biedt zonder afbreuk te doen aan de prestaties
• Zorg ervoor dat iedereen in uw klantgerichte teams op dezelfde pagina zit met duidelijke, traceerbare communicatie

Implementatie en training van uw team

Zorg voor een uitgebreide training om ervoor te zorgen dat uw team vertrouwd is met de berichtkanalen en de juiste toon, stijl en timing van berichten begrijpt.

U kunt proberen sjablonen voor communicatieplannen om ervoor te zorgen dat iedereen goed communiceert. Het sjabloon schetst een communicatieplan voor het delen van projectgegevens, doelstellingen, samenvatting en concurrentieanalyse om effectieve zakelijke communicatiestrategieën te helpen bedenken.

Gebruik de ClickUp sjabloon voor communicatieabonnementen om een inzichtelijk en bruikbaar abonnement op te stellen om de interne en externe communicatie te verbeteren.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-468.png ClickUp's sjabloon voor communicatieplannen https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-4000840&department=marketing Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Het helpt u bij het definiëren van doelen voor uw business messaging en bij het identificeren van de beste kanalen om uw target doelgroep te bereiken. Met functies voor het instellen van doelen en het bijhouden van de voortgang kunt u de resultaten van uw communicatie-inspanningen bijhouden en de voortgang verbeteren. Gebruik deze sjabloon om duidelijke, consistente communicatielijnen op te stellen voor klanten en cross-functionele teams.

Klantenbetrokkenheid stimuleren met zakelijke berichten

Als uw zakelijke berichtensysteem er eenmaal is, richt u dan op het gebruik ervan om de betrokkenheid te verbeteren, de verkoop te stimuleren en zinvollere gesprekken met uw gebruikers te voeren:

• Personalisatie: Zakelijke berichten op maat te maken op basis van klantvoorkeuren en eerdere interacties om een meer persoonlijke ervaring te creëren
• Tweezijdige communicatie: Moedig klanten aan om de dialoog met uw bedrijf aan te gaan via kanalen voor zakelijke berichten. Geef ze bijvoorbeeld de mogelijkheid om vragen te stellen of direct feedback te geven via sms, WhatsApp of live chatten
• Geautomatiseerde follow-ups: Stel geautomatiseerde follow-upberichten in voor achtergelaten winkelwagens of beoordelingen na de aankoop om klanten betrokken te houden

Verbeter uw Business berichten met ClickUp

Een effectief protocol voor zakelijke berichten houdt interne teams op één lijn en klanten betrokken. Door zakelijke berichten in uw activiteiten te integreren, kunt u klanten sneller ondersteunen en meer gepersonaliseerde klantinteracties creëren.

Met functies zoals chatten, e-mailintegratie en clips centraliseert ClickUp alle communicatie en projectmanagement in één gebruiksvriendelijk platform. Hierdoor kan uw team Taken bijhouden, klanten effectief betrekken en de berichtgeving voor al uw zakelijke communicatieplatforms op punt houden.

Klaar om uw zakelijke berichtgeving te verbeteren? Registreer u vandaag nog gratis op ClickUp .