Hoe regelkaarten gebruiken in projectmanagement

In de jaren 1900 werden kanaries gebruikt als schildwachten in kolenmijnen. Wanneer koolmonoxide - voor mensen niet detecteerbaar - gevaarlijk hoge niveaus bereikte, stopten de vogels met zingen. Dit diende als een tijdige waarschuwing, zodat de mijnwerkers genoeg tijd hadden om te ontsnappen.

Grafieken zijn net kanaries. Als alles onder controle is, geeft de controlegrafiek, een grafiek waarin kwantitatieve metingen tegen de tijd worden uitgezet, een niet-bedreigend beeld. Onverwachte variaties of buitengewone afwijkingen die je project bedreigen, zullen de alarmbellen doen rinkelen. Voor het eerst ontwikkeld in 1924 door Walter A. Shewhart werden controlediagrammen gebruikt om onderscheid te maken tussen willekeurige variatie - wat normaal is - en verstorende variatie in het productieproces voor telecommunicatieapparatuur bij Bell Labs. Tegenwoordig worden deze grafieken gebruikt in kwaliteitscontrole, gezondheidszorg, R&D en dienstverlenende bedrijven.

Projectmanagement professionals (PMP's) gebruiken ze voor kwaliteitsmanagement en procesbeheersing. Ze helpen bij het bewaken van prestaties, identificeren variaties met speciale oorzaken en zorgen ervoor dat projectmanagers corrigerende maatregelen kunnen nemen om variatie binnen vooraf gedefinieerde limieten te houden. Op de lange termijn dienen ze als hulpmiddel voor continue verbetering en gegevensgestuurde besluitvorming.

In dit artikel wordt het gebruik van controlediagrammen in projectmanagement uitgelegd met voorbeelden uit de praktijk. Laten we eens kijken hoe ze je kunnen helpen om proactieve in plaats van reactieve projectmanagementstrategieën te ontwikkelen en een stap voor te blijven.

Controlegrafieken begrijpen

Een controlediagram, ook wel een statistical process control (SPC)-grafiek of Shewhart-grafiek genoemd, is een krachtig grafisch hulpmiddel dat is ontworpen om de kwaliteit van processen en processen te bewaken en onder controle te houden projectuitvoering . Het zorgt ervoor dat de activiteiten onder stabiele, consistente voorwaarden verlopen, waardoor de efficiëntie wordt gemaximaliseerd en de algehele werkstroom van uw bedrijf behouden blijft.

voorbeeld 1: Stel dat de schoolbus elke ochtend om 7.00 uur voor de deur moet staan. Sommige dagen is hij wat later, andere dagen is hij wat vroeger. Hoe dan ook, hij is op school voordat de bel gaat, dus je maakt je geen zorgen

Grafiek met aankomsttijden van schoolbussen. Er is wat variatie, maar niet te veel

Wat gebeurt er als de bus op een dag 20 minuten te vroeg komt? Of 20 minuten te laat? Dat is een grote variatie ten opzichte van de gebruikelijke routine en een die je eigen ochtendschema ernstig zal verstoren.

Het basisidee achter controlediagrammen is dus dat elk proces variaties met zich meebrengt, maar dat slechts enkele van deze variaties leiden tot catastrofale mislukkingen. Door alle procesvariaties visueel bij te houden, kan een controlediagram helpen om variaties te identificeren en problemen in projecten vroegtijdig aan te pakken. Deze proactieve aanpak ondersteunt een soepelere, betrouwbaardere bedrijfsvoering.

Elke grafiek bevat vijf elementen.

• Datapunten: Dit zijn de individuele metingen of waarden, die elk een momentopname van uw proces op een specifiek moment vertegenwoordigen. In de bovenstaande grafiek zijn de aankomsttijden van de schoolbussen uw datapunten
• Tijdas (x-as): De horizontale as vertegenwoordigt de tijd en laat zien wanneer elk gegevenspunt is verzameld. Zo kunt u zien hoe uw proces in de loop van de tijd verandert
• **De verticale as geeft de variabele weer die u bijhoudt, zoals het aantal defecten, vertragingen bij vertrek, afwijkingen in gewicht of volume, of een andere metriek die relevant is voor uw proces
• **Deze horizontale lijn vertegenwoordigt het gemiddelde van al uw individuele datapunten. Het is uw basislijn voor het begrijpen van normaal procesgedrag
• Bovenste regelgrens en onderste regelgrens: De bovenste regelgrens (UCL) is een lijn boven het gemiddelde en de onderste regelgrens (LCL) is een lijn onder het gemiddelde. Beide limieten worden meestal ingesteld op drie standaarddeviaties. Samen vormen de UCL en LCL een band rond de gemiddelde lijn. Uw proces is onder controle zolang uw datapunten binnen deze band blijven. Als punten buiten de band vallen die door de controlegrenzen wordt gecreëerd, is er een potentieel probleem

Hoe maak je een controlegrafiek?

Het maken van een controlegrafiek is eenvoudig. Nog te doen:

• Verzamel uw gegevens: Verzamel eerst de gegevens die u wilt controleren. Dit kan van alles zijn, van dagelijkse verkoopcijfers tot de tijd die nodig is om taken te voltooien
• Platteer de gegevens: Zet de gegevenspunten uit op een grafiek langs een tijdlijn. De x-as geeft meestal de tijd weer, terwijl de y-as de variabele weergeeft die je meet. Door datapunten uit te zetten tegen de tijd krijg je een tijdreeksgrafiek - de eerste fase van een controlegrafiek
• Bereken het gemiddelde: Zoek het gemiddelde van je gegevenspunten en trek een horizontale lijn over je grafiek bij deze waarde. Deze lijn vertegenwoordigt de centrale tendens van uw proces
• Stel controlegrenzen in: Bereken de bovenste en onderste controlegrenzen om u te helpen bepalen wanneer een proces ontspoort. Teken lijnen bij deze waarden boven en onder de gemiddelde lijn
• Interpreteer de grafiek: Observeer hoe de grafiek zich gedraagt ten opzichte van de vastgestelde controlegrenzen terwijl u gegevens toevoegt. Uw proces is stabiel als uw datapunten binnen deze limieten blijven. Als ze de limieten overschrijden, onderneem dan actie om het proces te corrigeren voordat het uit de hand loopt

Belangrijkste meetgegevens en gegevens in controlediagrammen

Als u eenmaal een projectbeheer grafiek, dan ben je halverwege. Het is nu tijd om de resultaten te analyseren. Gebruik deze metriek om je prestaties te beoordelen:

• Bereik (R): Het bereik is het verschil tussen de hoogste en laagste gegevenspunten van je steekproef. Je kunt het gebruiken om snel een idee te krijgen van de variabiliteit binnen elke gegevenssubgroep
• Afwijking (x - xˉ): Afwijking verwijst naar het verschil tussen een gegevenspunt en de gemiddelde waarde (gemiddelde). Het vertelt je hoe ver dat specifieke punt van het gemiddelde af ligt
• Standaardafwijking (σ): Deze meet de spreiding van alle gegevenspunten rond het gemiddelde. Het berekent de gemiddelde afwijking van elk gegevenspunt ten opzichte van het gemiddelde en geeft een idee van de totale variabiliteit van de gegevens
• Variantie (σ2): De variantie meet hoeveel de gegevenspunten afwijken van het gemiddelde. De variantie wordt berekend door de verschillen tussen elk punt en het gemiddelde te kwadrateren en het gemiddelde te nemen van deze gekwadrateerde verschillen. Eenvoudiger gezegd, variantie laat zien hoeveel variatie er in je proces zit

Je kunt ook de Regel van Zeven gebruiken in PMP, een eenvoudige maar krachtige maatstaf om patronen van uit de hand gelopen processen te identificeren.

De Regel van Zeven stelt dat als zeven opeenvolgende datapunten aan één kant van de middellijn vallen - allemaal erboven of allemaal eronder - het proces een probleem kan hebben dat onderzocht moet worden.

Variabele grafiek die elk uur metaaldiktegegevens toont. Zijn de laatste drie gegevenspunten van belang?

2. Grafieken met kenmerken

Heb je te maken met pass/fail resultaten of met het tellen van defecten in je proces? Dan is een grafiek met attributen ideaal. In tegenstelling tot variabele grafieken die specifieke waarden meten, richten attribuutgrafieken zich op aanwezige of afwezige kwaliteiten, zoals of een product aan de normen voldoet of hoeveel defecten er in een batch voorkomen.

voorbeeld 3: Uw bedrijf produceert elektronische onderdelen voor Business. U inspecteert elke batch op defecten, zoals foutieve bedrading of ontbrekende onderdelen. Met behulp van een attribuut-controlegrafiek, kunt u bijhouden hoeveel componenten van de controlegrafiek door de inspectie komen en hoeveel er defect zijn

als het aantal defecten binnen een aanvaardbaar bereik blijft, is je proces onder controle. Maar als het aantal defecten toeneemt, zal de grafiek dit aangeven, zodat u het probleem kunt onderzoeken en oplossen voordat het gevolgen heeft voor uw leveringen._

via ResearchGate

voorbeeld 4: Uw bedrijf produceert vaccins voor farmaceutische bedrijven. Zelfs kleine variaties in de concentratie van ingrediënten kunnen leiden tot mislukte producten of problemen met de regelgeving

met behulp van een CUSUM grafiek, kunt u continu de cumulatieve som van afwijkingen van een target concentratieniveau controleren. Met deze grafiek kunt u zelfs de kleinste verschuivingen in de vaccinbestanddelen in de loop van de tijd detecteren. Als de grafiek een afwijking van de target laat zien, kunt u onmiddellijk actie ondernemen om het probleem te corrigeren voordat het een hele batch beïnvloedt

voorbeeld 5: U wilt de volatiliteit van aandelenkoersen voorspellen als onderdeel van financieel risicobeheer. Door de dagelijkse rendementen van 100 beursgenoteerde bedrijven over een periode van 5 jaar te verzamelen, kunt u de gegevens gebruiken om een EWMA-model te bouwen en de resultaten weergeven in een EWMA grafiek.**_

je EWMA grafiek kan inzicht geven in de trend van aandelenkoersen en je wijzen op waarschijnlijke periodes van volatiliteit op basis van historische volatiliteit._

Het gebruik van de juiste grafiek kan u helpen bij het bijhouden en analyseren van procesprestaties, het identificeren van verbeteringsgebieden en het nemen van op gegevens gebaseerde beslissingen in uw projectmanagement.

Controlegrafieken gebruiken in projectmanagement

Met controlediagrammen kunt u elk proces automatisch bewaken, zodat u onmiddellijk aandacht hebt voor alarmerende veranderingen buiten de controlepunten. Deze aanpak bevrijdt u van de noodzaak tot micromanagement.

Hier lees je hoe je effectief controlediagrammen kunt gebruiken in projectmanagementprocessen:

• Definieer sleutelgegevens en identificeer welke aspecten van uw project u moet bewaken
• Verzamel consequent gegevens die je in je controlegrafiek kunt invoeren, omdat dit helpt om prestatietrends nauwkeurig te beoordelen en tijdig aanpassingen te maken
• Zoek naar patronen of verschuivingen in je grafiek om potentiële problemen vroegtijdig te identificeren en corrigerende maatregelen te nemen voordat problemen escaleren

Laten we u met praktische voorbeelden begeleiden bij het gebruik van controlediagrammen in projectmanagement:

1. Tijdlijnen van projecten bijhouden: Stel dat je een softwareontwikkelingsproject beheert. U kunt controlediagrammen gebruiken om te controleren hoe lang elke ontwikkelingsfase duurt in vergelijking met de geplande tijdlijn. Als u merkt dat de werkelijke duur consequent de limieten van de controle overschrijdt, geeft dit aan dat er aanpassingen nodig zijn in uw planning of middelen
2. Budgetbewaking: In een bouwproject helpt een controlegrafiek bij het bijhouden van de budgetuitgaven ten opzichte van het geplande budget. Als de uitgaven de limieten van de controle beginnen te overschrijden, kan dit wijzen op te hoge uitgaven of verborgen kosten

Volg de voortgang van de Sprint in één oogopslag met een Cumulatief stroomdiagram op ClickUp

Aantekening: elke grafiek heeft een specifieke functie: het bewaken van processtabiliteit en -variatie voor een enkel proces. Als u de prestaties van een proces wilt onderzoeken aan de hand van historische gegevens en knelpunten wilt identificeren, dan is een Cumulatief werkstroomdiagram dat de werkstroom van uw project visualiseert in termen van opeenstapeling van taken in de tijd zou nuttiger zijn.

Regelkaarten maken met ClickUp

Hoewel controlediagrammen van onschatbare waarde zijn voor projectmanagement, kan het maken ervan vaak vervelend zijn. Dat is waar software voor projectbeheer zoals ClickUp binnenkomt. U kunt ook robuuste AI-tools voor gegevensvisualisatie om controlediagrammen te maken en te visualiseren.

ClickUp Whiteboards ClickUp Whiteboards is een

hulpmiddel voor gegevensvisualisatie waarmee je elke controlediagram vanaf nul kunt ontwerpen en aanpassen. Je kunt grafieken en grafieken tekenen en rangschikken volgens je specifieke projectgegevens en behoeften.

Je kunt Whiteboards ook gebruiken om met je team te brainstormen en samen te werken aan het ontwerp van controlediagrammen en verschillende gegevenspunten te visualiseren, mogelijke problemen te bespreken en je diagrammen in realtime aan te passen.

Bovendien kunt u gegevens uit verschillende databronnen integreren in uw Whiteboards, zodat u uitgebreide controlediagrammen kunt maken die de prestaties van uw project nauwkeurig weergeven.

Werk samen met uw team en maak dynamische controlediagrammen met ClickUp Whiteboards

ClickUp Dashboards

Als u het een uitdaging vindt om verschillende statistieken en controlediagrammen tegelijk te beheren en erdoor te navigeren, ClickUp Dashboards is precies de juiste tool voor u. Het biedt een uitgebreide weergave van geaggregeerde gegevens uit meerdere databronnen en brengt deze samen voor een snellere weergave projectcoördinatie .

U kunt uw dashboards aanpassen om controlediagrammen weer te geven op een manier die bij uw voorkeuren past. Kies uit verschillende grafiektypen en lay-outopties om de meest kritieke informatie te markeren.

Bovendien geeft het realtime gegevens weer. Dit betekent dat u in vogelvlucht een weergave hebt van actuele controlediagrammen die de meest recente projectgegevens weerspiegelen, zodat u trends en variaties kunt volgen op het moment dat ze zich voordoen.

Organiseer gegevens, volg KPI's en krijg een uitgebreide weergave van de voortgang van projecten met ClickUp Dashboards

ClickUp Grafiek weergave Weergave van ClickUp's Gantt Grafiek helpt u tijdlijnen en mijlpalen van projecten bijhouden. Het integreren van controlediagrammen met Gantt grafieken helpt bij

projectbewaking van hoe de duur en het voltooiingspercentage van taken zich verhouden tot de geplande schema's.

De centrale rol van Gantt grafieken is om afhankelijkheid van taken te laten zien en hoe vertragingen in één taak andere taken kunnen beïnvloeden. U kunt ze ook gebruiken om dit te vergelijken met gegevens uit controlediagrammen om eventuele verschillen tussen geplande en werkelijke prestaties te zien.

Beoordeel afhankelijkheid van taken en houd mijlpalen van projecten bij met de ClickUp-grafiekweergave

ClickUp gebruiken voor het aanmaken van grafieken kan u helpen:

• Een uitgebreide weergave van de prestaties van uw project krijgen door Whiteboards, Dashboards en Gantt grafieken te combineren
• Trends, afwijkingen en potentiële problemen opsporen voordat ze het hele project in de weg staan
• Uw werkstroom stroomlijnen, waardoor het gemakkelijker wordt om controlediagrammen te maken, bij te houden en te analyseren

Ook lezen: 10 Gratis sjablonen voor checklists kwaliteitscontrole in Excel & ClickUp

De voor- en nadelen van controlediagrammen in projectmanagement

Gebruiken projectmanagement grafieken om verschillende processen te beheersen heeft voor- en nadelen.

Enkele voordelen waar je van kunt profiteren

• Prestatiebewaking: Elke grafiek biedt een duidelijk visueel overzicht dat u helpt te begrijpen hoe een project in de loop van de tijd presteert en trends en afwijkingen te identificeren
• Kwaliteitscontrole: Ze helpen ervoor te zorgen dat de kwaliteit van uw producten aan de vereiste normen voldoet door variaties te markeren die van invloed kunnen zijn op de uiteindelijke output
• Procesverbetering: Door de gegevens van controlegrafieken te analyseren, kunt u gebieden identificeren waar processen kunnen worden geoptimaliseerd. Deze continue feedbacklus bevordert voortdurende verbeteringen
• Gegevensgestuurde beslissingen: Regelkaarten bieden objectieve, op gegevens gebaseerde inzichten, waardoor u minder hoeft te gissen. Dit helpt bij het nemen van weloverwogen beslissingen die worden ondersteund door actuele prestatiegegevens

Naast deze voordelen zijn er ook bepaalde limieten waar u rekening mee moet houden voordat u een controlediagram maakt, zoals:

U kunt tools en technieken zoals Gantt grafieken en dashboards combineren voor een uitgebreide weergave van het project. Blijf bovendien op de hoogte van wijzigingen in de controlegrafieken, zodat u tijdig kunt ingrijpen.

Projectprestaties optimaliseren met controlediagrammen in ClickUp

Regelkaarten helpen u om uw projecten en individuele Taken onder controle te houden. Vandaag de dag behoren ze tot de meest basale kwaliteitstools die elke professional in projectmanagement gebruikt. U kunt gemakkelijk analyseren wanneer een bepaald aspect van projectmanagement uit de hand loopt en onmiddellijk actie ondernemen om ervoor te zorgen dat de deadlines van het project niet worden beïnvloed. Je kunt verschillende grafieken gebruiken voor verschillende doeleinden en ze zelfs combineren waar nodig.

Door gebruik te maken van projectmanagement platforms zoals ClickUp is het maken en integreren van controlegrafieken een fluitje van een cent. Met functies zoals dashboards, whiteboards en gantt grafieken kunt u een uitgebreide en realtime visuele weergave van alle projectprocessen bijhouden.

Deze integratie stelt u in staat om snel proactieve beslissingen te nemen, zodat uw projecten vlot voortgang boeken en op tijd hun beoogde doelen bereiken. Aanmelden voor ClickUp en optimaliseer de prestaties van uw projecten in een mum van tijd.