Je nieuwe teamlid wil graag bewijzen wat hij waard is en komt steeds te laat om zijn taken af te ronden. Maar op betaaldag worden hun overuren niet uitbetaald, wat tot frustratie en verwarring leidt.
Klinkt dit bekend?
Bij het nauwkeurig berekenen van gewerkte uren gaat het niet alleen om het bijhouden van de tijd, maar ook om het kweken van vertrouwen en om ervoor te zorgen dat elke minuut inspanning wordt erkend en beloond.
Of je nu een klein bedrijf leidt of een grote organisatie, het is essentieel om de uren van je werknemers goed te berekenen.
In deze blog onderzoeken we hoe je uren berekent en zorgt voor een nauwkeurige compensatie, waarbij we verschillende methoden en tools voor het berekenen van werkuren behandelen.
Inzicht in werkuren
Als we het hebben over werkuren, bedoelen we de totale tijd dat een werknemer of aannemer werkt - of ingeroosterd staat om te werken - binnen een bepaalde periode, zoals een dag, week of maand.
Volgens de Amerikaanse Fair Labor Standards Act (FLSA) dit omvat de tijd die werknemers daadwerkelijk besteden aan werkgerelateerde activiteiten waarvoor ze betaald moeten worden.
Hoewel niet elke organisatie de uren hoeft bij te houden (vooral niet als ze niet per uur betalen), moeten bedrijven die werken met freelancers, aannemers, bouwvakkers of deeltijdwerknemers zorgvuldig zijn met hun berekeningen.
Nauwkeurige tijdsregistratie is cruciaal om inzicht te krijgen in de productiviteit van je team en de efficiëntie van je bedrijf. Als u een duidelijk beeld hebt van hoe uw tijd wordt besteed, kunt u uw prestaties beter meten, verbeterpunten vaststellen en uw activiteiten stroomlijnen.
Ook lezen: Hoeveel uur moet je per week werken om een burn-out te voorkomen?
Stappen om het aantal gewerkte uren te berekenen
Laten we de stappen doorlopen om de gewerkte uren van werknemers op een eenvoudige en effectieve manier te berekenen, zodat alles precies goed optelt.
Stap 1: Begin- en eindtijden vastleggen
Om de tijd nauwkeurig bij te houden, begin je met het registreren van de exacte begin- en eindtijden van elke werkperiode. U kunt een prikklok, digitale software of zelfs een handmatige prikklok gebruiken - wat voor u het beste werkt.
De sleutel is ervoor te zorgen dat je bijhoudmethode nauwkeurige gegevens levert en rekening houdt met overuren of onbetaalde pauzes op basis van je werkovereenkomst.
Stap 2: Converteer tijdformaten voor meer duidelijkheid
Om berekeningen te vereenvoudigen, converteer je de begin- en eindtijden naar militaire tijd of het 24-uurs format. Dit betekent dat 09:00 uur 's ochtends 09:00 uur wordt en 17:00 uur 's middags 17:00 uur.
Het 24-uurs format voorkomt verwarring tussen AM en PM, waardoor aftrekken eenvoudiger wordt zonder fouten. Het converteren van tijden naar dit format zorgt voor duidelijkheid bij het aftrekken van begintijden van eindtijden.
Stap 3: Trek de begintijd af van de eindtijd
Als de tijden geconverteerd zijn, trek dan de begintijd van de eindtijd af om het totaal aantal gewerkte uren te berekenen.
Als een werknemer van 09:00 tot 17:00 uur werkt, trekt u gewoon 09:00 uur van 17:00 uur af, wat 8 uur oplevert. Deze stap geeft je het totale aantal gewerkte uren in een bepaalde periode.
Stap 4: Account voor pauzetijd
Trek vervolgens onbetaalde pauzes af van het totaal aantal gewerkte uren.
Als een werknemer bijvoorbeeld 30 minuten lunchpauze neemt tijdens een dienst van 8 uur, trek deze 30 minuten dan af van het totaal aantal gewerkte uren.
Dus als het gemiddelde aantal gewerkte uren in de oorspronkelijke berekening 8 uur was, zou het aangepaste totaal na account van de pauze van 30 minuten 7,5 uur zijn.
Stap 5: Zet de uiteindelijke uitvoer om in decimaal format
Om de loonberekeningen te vergemakkelijken, converteer je het totaal aantal gewerkte uren naar decimaal format.
Dus als een werknemer 7 uur en 30 minuten werkt, moet dit worden omgezet naar 7,5 uur.
Decimale uren vereenvoudigen de berekening van het loon, vooral wanneer je te maken hebt met fracties van een uur.
Ook lezen: Hoe de tijd beheren met de Pomodoro techniek
Stap 6: Tel het totaal aantal uren voor de loonperiode bij elkaar op
Tel het totaal aantal gewerkte uren over de hele betaalperiode bij elkaar op.
Als een werknemer 35 uur heeft gewerkt in de eerste werkweek, 37,5 uur in de tweede week en 40 uur in de derde week, is het totaal voor de maand 112,5 uur.
Het optellen van deze uren geeft een volledig beeld van de totale arbeidsinput en is cruciaal voor nauwkeurige loonberekeningen.
Stap 7: Bereken het totale loon
Voor de laatste stap vermenigvuldigt u gewoon het totaal aantal gewerkte uren met het uurloon om het verschuldigde bedrag te bepalen.
Als je loontarief voor een fulltime werknemer $40 per uur is en hij/zij heeft 37,5 uur gewerkt, dan doe je de rekensom als $40 maal 37,5, wat gelijk is aan $1.500. Dat is het totaalbedrag dat je moet betalen voor hun werk. Dat is het totaal dat je moet betalen voor hun werk.
**Maar hoe zit het met overuren?
Overuren moeten zorgvuldig worden berekend.
Begin met het vaststellen van het standaard aantal uren voor de loonperiode, zoals 40 uur per week. Alle uren die je langer werkt, worden beschouwd als overuren.
Instance, als een werknemer 45 uur per week werkt, zijn 5 uur overuren. Bereken het overwerkloon op basis van het overwerktarief van je bedrijf, dat vaak is ingesteld op anderhalf uur.
Regelmatige controles en een goede tijdregistratie kunnen helpen om overuren effectief te beheren en ervoor te zorgen dat werknemers correct worden betaald.
De juiste tools selecteren om gewerkte uren te berekenen
Het berekenen van gewerkte uren en minuten kan een koud kunstje zijn met de juiste tools tot uw beschikking. Of je nu leiding geeft aan een klein team of aan een grote organisatie, met de juiste tool kun je het proces stroomlijnen en de nauwkeurigheid garanderen.
Laten we eens duiken in de verschillende beschikbare tools, onderzoeken hoe ze werken en ontdekken welke het beste bij jouw organisatie past.
Handmatige berekening
Handmatig rekenen is de ouderwetse manier om werkuren bij te houden.
Om de gewerkte uren bij elkaar op te tellen, heb je pen, papier of een eenvoudige rekenmachine nodig. Noteer de begin- en eindtijden van je telefoon, horloge of wandklok en doe het zelf aan het einde van de dag.
Het is eenvoudig en rechttoe rechtaan, maar het kost wat moeite om het goed te doen.
De voors
- Eenvoudig en vereist geen speciaal gereedschap
- Kosteneffectief, vooral voor kleine bedrijven
**Nadelen
- Tijdrovend en foutgevoelig
- Gemakkelijk om fouten te maken bij het optellen van uren, vooral over lange periodes
- Mogelijk moet je fysiek aanwezig zijn op de werkplek
Spreadsheets
Spreadsheets bieden een stap voorwaarts ten opzichte van handmatige berekeningen, omdat u formules kunt gebruiken om een deel van de wiskunde te automatiseren.
Met tools zoals Microsoft Excel of Google Spreadsheets kunt u uren bijhouden, totalen berekenen en basisrapportages genereren.
De voordelen
- Helpt bij het organiseren en automatiseren van delen van het berekeningsproces
- Vermindert de kans op fouten
- Tools zoals Excel of Sheets kunnen worden aangepast met formules voor snellere berekeningen en betere visualisatie van gegevens
**De nadelen
- Het kan omslachtig zijn om te beheren en moet regelmatig worden bijgewerkt
- Het kan complex worden naarmate de gegevens toenemen
- Het ontbreekt aan real-time bijhouden en integratie met andere systemen
Platformen zoals ClickUp bieden sjablonen om dit proces soepeler te laten verlopen.
/cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-77.png
ClickUp's Services Urenregistratie sjabloon is ontworpen om u te helpen bij het bijhouden en beheren van de uren van uw service team.
https://app.clickup.com/signup?template=t-182245986&department=professional-services&_gl=1\*1jkkx6r*\_gcl\_au*ODEyMzcxNDU1LjE3MjIzMjAyMzY.
Dit sjabloon downloaden
/$$cta/
ClickUp's diensten Urenregistratie sjabloon
vereenvoudigt het bijhouden van tijd, kosten en middelen. Het houdt moeiteloos de factureerbare uren en het gebruik van middelen bij voor meerdere projecten.
Je zult dol zijn op de visuele tools zoals grafieken en grafieken die je realtime inzicht geven in de voortgang. Bovendien zorgt de integratie met apps als Stripe en PayPal ervoor dat al je financiële gegevens worden gesynchroniseerd.
Het sjabloon wordt geleverd met ClickUp aangepaste statussen zoals Goedgekeurd en Heeft aandacht nodig en biedt 12 ClickUp Aangepaste velden zoals Uurloon en Betaalde Ziekte-uren, zodat u ze grondig kunt bijhouden.
Het sjabloon maakt het ook mogelijk om automatisch facturen te genereren op basis van uw urenregistratie je tijd bespaart en vermindert fouten.
Bonus: Probeer andere sjablonen voor urenregistratie van ClickUp om het beste uit uw tijdmanagement te halen.
Software voor tijdsregistratie
Deze tools zijn ontworpen om het proces van het registreren en berekenen van werkuren te helpen structureren.
Een tijdsregistratie app registreert automatisch begin- en eindtijden; sommige bieden zelfs functies zoals automatische pauzeaftrek en overwerkberekeningen.
De voordelen
- Zorgt voor het automatisch bijhouden van werkuren om het risico op menselijke fouten te verminderen
- Bevatondersteuning voor automatisering van urenstaten en rapportage
De nadelen
- Het kan duur zijn, vooral voor kleine bedrijven
- Het kan een leercurve met zich meebrengen voor het team
Ook lezen: 10 Gratis sjablonen voor urenregistratie in Excel, Word & ClickUp
Hulpmiddelen voor projectmanagement
Deze tools bieden een uitgebreide manier om werkuren bij te houden en taken, projecten en deadlines op één plek te beheren. ClickUp's oplossing voor tijdbeheer is zo'n hulpmiddel.
gebruik ClickUp's Project Time Tracking om de werkuren van uw werknemers bij te houden met een schone gebruikersinterface_ ClickUp's tijdsregistratie voor projecten is ongelooflijk veelzijdig. U kunt tijd bijhouden vanaf vrijwel elk apparaat, of u nu een Android-telefoon, iPhone, desktop of laptop gebruikt.
Houd de tijd bij voor je hele werkruimte of concentreer je op specifieke taken en je hebt de flexibiliteit om het bijhouden te pauzeren en te hervatten met een globale timer.
Met deze functie kun je:
- Aanpasbare tijdsregistraties ontwikkelen: De tijd bijhouden per dag, week, maand of aangepast bereik. Totalen per datum visualiseren voor een waardevol inzicht in uw invoer van tijd
gebruik ClickUp's Project Time Tracking om tijdsregistraties te genereren die een duidelijk inzicht geven in de werkuren, prestaties en meer van uw werknemers_
- Begrijp bijgehouden tijd: Analyseer hoeveel tijd individuele taken of groepen van taken in beslag nemen voor elk lid van het team
- Bouw aanpasbare rapporten:Maak rapporten van uw invoer, inclusief tijdsinschattingen en het scheiden van factureerbare en niet-factureerbare uren
- Vergelijk tijdsinschattingen: Controleer of uw team op schema ligt door geschatte tijden te vergelijken met de werkelijk bijgehouden tijden, zodat u kunt zien of u uw planning haalt
💡Pro Tip: Urenregistratie herinneringen automatiseren op consistente intervallen-dagelijks, wekelijks of tweewekelijks met behulp van ClickUp Automatiseringen . Dit helpt ervoor te zorgen dat de invoer van uren tijdig gebeurt en vermindert het risico op gemiste invoer.
En hier is nog een voordeel: als u al tools zoals Toggl, Everhour of Clockify gebruikt, integreert ClickUp hier naadloos mee, zodat al uw tijdgegevens naadloos synchroniseren in uw ClickUp-werkruimte. Dit maakt het beheren van uw tijd en projecten nog efficiënter!
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-Everhour-Integration-1400x886.png ClickUp's Everhour integratie /%img/
elimineer handmatige invoer van gegevens door projecten en taken te synchroniseren met de Everhour integratie van ClickUp_
De voors
- Combineert het bijhouden van werkuren met taakbeheer en rapportage
- Stroomlijnt werkstroom en integreert goed met andere functies voor projectmanagement
- Verbetert productiviteit en helptde tijdsinschatting van voltooien nauwkeurig
De tegens
- Het kan complex zijn om in te stellen en te beheren
- Het kan een steilere leercurve hebben voor onbekende gebruikers
Ook lezen: 11 Beste timemanagement apps in 2024 (beoordelingen & prijzen)
Tijdklokken
Dit is een meer traditionele methode om uren bij te houden, maar wordt nog steeds veel gebruikt. Werknemers slaan in en uit en de klok registreert hun uren.
Deze methode is eenvoudig en kan effectief zijn in omgevingen waar werknemers op locatie werken.
De voordelen
- Eenvoudig en gebruiksvriendelijk
- Geeft een duidelijk overzicht van de gewerkte uren per week
**Nadelen
- Het kan omslachtig zijn in een externe of flexibele werkomgeving
- Er kan onderhoud nodig zijn en er kan fysiek mee geknoeid worden
Biometrische systemen
Dergelijke systemen gebruiken vingerafdrukken, gezichtsherkenning of andere biometrische gegevens om werkuren bij te houden.
Deze systemen zijn zeer veilig en verminderen het risico op buddy punching (waarbij de ene werknemer voor de andere inklokt).
De voordelen
- Zeer nauwkeurig en veilig
- Vermindert de kans op tijddiefstal en "buddy punching
**De nadelen
- Installatie en onderhoud kunnen duur zijn
- Het kan zorgen over privacy oproepen bij werknemers
Loonlijstsystemen
Salarissoftware zoals Paychex, Paycor, Jibble, enz. heeft vaak tijdsregistratie als functie.
Deze systemen integreren de gewerkte uren van werknemers met de salarisverwerking en berekenen automatisch het loon op basis van de gelogde uren en de geldende tarieven.
De voordelen
- Geïntegreerde tijdsregistratie vereenvoudigt de salarisadministratie
- Zorgt voor naleving van de arbeidswetgeving en vermindert de administratieve werklast
Nadelen
- Het kan duur zijn, vooral voor kleine bedrijven
- Het kan training en installatie vereisen om alle functies volledig te kunnen gebruiken
De voordelen van Exacte tijd berekenen voor de werkgelegenheid
Laten we eerlijk zijn: het bijhouden van werktijden is niet alleen een kwestie van nummers kraken. Het gaat erom je team tevreden te houden en hun beste beentje voor te zetten.
Hier volgt een overzicht van alle voordelen van een nauwkeurige tijdberekening voor je werknemers.
Gelukkige werknemers = betere werkresultaten
Wanneer werknemers zien dat hun uren nauwkeurig worden bijgehouden, geeft dit aan dat hun tijd gewaardeerd wordt. Dit verhoogt hun moreel en motivatie.
En gelukkige werknemers zijn ook productiever. Uit onderzoek blijkt zelfs dat gelukkige werknemers 13% productiever zijn .
Tijd en geld besparen
Ouderwetse manieren om tijd bij te houden, zoals papieren tijdsregistraties, zijn langzaam en foutgevoelig. Het herstellen van fouten en het beheren van deze administratie kan veel tijd kosten.
Met digitale tools voor tijdsregistratie kunt u fouten verminderen en uw team zich laten concentreren op het echte werk.
Voorkomt burn-out van werknemers
Goede tijdsregistratie helpt om werklasten beheersbaar te houden.
Als u duidelijk inzicht hebt in hoe uw tijd wordt besteed, kunt u uw middelen beter toewijzen, realistische deadlines stellen en ervoor zorgen dat ieders werklast eerlijk is.
Dit helpt een burn-out te voorkomen en houdt de verwachtingen onder controle, zodat je team productief kan blijven en niet overweldigd raakt.
Idefinieer capaciteiten en wijs efficiënt bronnen toe om over- en onderbezetting van bronnen te voorkomen met de werklastweergave van ClickUp
Ook lezen: Hoe veelvoorkomende problemen met tijdmanagement oplossen
Bewerk Uren Beter Bijhouden met ClickUp
Nauwkeurige tijdsregistratie verhoogt de efficiëntie en tevredenheid in uw organisatie. Er zijn zoveel tools beschikbaar dat het kiezen van de juiste een groot verschil kan maken.
Moderne oplossingen zoals ClickUp kunnen het hele proces stroomlijnen, waardoor het eenvoudig wordt om de werkuren van werknemers nauwkeuriger te registreren en bij te houden. Geef ClickUp een kans en zie hoe het uw leven gemakkelijker kan maken!