Hoe zeg je op een professionele manier 'ik kom even kijken hoe het gaat'?

Wil je even contact opnemen met een teamlid of een korte update over een project krijgen zonder al te opdringerig of autoritair over te komen? We durven te wedden dat je eerste stap zou zijn om een berichtje op te stellen met de tekst ‘even een berichtje’.

Maar wacht even – druk nog niet op 'verzenden'!

Geloof het of niet, maar de meeste teksten en e-mails waarin je 'even een berichtje stuurt' komen niet zo goed over als je denkt. In sommige gevallen komen ze zelfs opdringerig en ongeïnteresseerd over.

Als je oprechte zorg en interesse wilt uitstralen, moet je nog meer doen dan alleen een standaardberichtje sturen als: ‘Hé, ik wilde even kijken hoe het gaat…’. Maar de vraag is: hoe doe je dat?

In deze blogpost laten we je zien hoe je op een professionele en effectieve manier 'even een berichtje stuur' kunt zeggen – en stellen we een handige tool voor waarmee je het perfecte berichtje kunt opstellen (lees: ClickUp Brain ). Laten we beginnen! 💬

Wanneer moet je contact opnemen met collega’s bij het werk?

Er zijn verschillende situaties waarin je even contact wilt opnemen met een collega. Hier zijn er een paar:

Ontvang updates over projecten

Stel dat jij en je team zijn ingezet voor een klantproject. Nadat je de taken hebt verdeeld, vertrouw je erop dat ze zelfstandig aan het project werken. Maar wat als je een update nodig hebt over hoe het ermee staat? Misschien moet je de klant op de hoogte brengen of de voortgang van het project aan je manager doorgeven.

In dat geval kun je misschien even contact opnemen met je team via chat, telefoon of video-gesprek.

💡 Pro-tip: Wat als je taakbeheertool ook als communicatieplatform zou fungeren? Dat is precies wat ClickUp doet. Gebruik ClickUp om taken aan te maken en toe te wijzen, in realtime met je teamgenoten te chatten (met ClickUp Chat), snel audio- en videogesprekken te voeren (met SyncUps) en ClickUp Clips met gesproken commentaar op te nemen voor asynchrone videosamenwerking!

Stuur herinneringen over deadlines

De deadline van je project nadert en je wilt graag weten of je team het op tijd afkrijgt. In dat geval is het verstandig om een e-mail te sturen met de tekst ‘even een herinnering’ om het team aan de deadline te herinneren. Laat je team weten dat je beschikbaar bent om te praten en te helpen als ze hulp nodig hebben of tegen problemen aanlopen.

Ondersteun je teamgenoten

Stel je voor dat je een relevant artikel uit de branche hebt gevonden dat een collega vast interessant zou vinden. Of stel dat een van je collega’s het erg druk heeft en je denkt dat je de ruimte hebt om een deel van zijn of haar taken over te nemen. Of misschien wil je even peilen hoe het in het algemeen met je team gaat.

Dit zijn allemaal Instances waarin uitdrukkingen als ‘even een berichtje sturen’ vaak worden gebruikt om anderen te ondersteunen.

Geef feedback

Feedback is essentieel om de kwaliteit te waarborgen. Je kunt een team hebben dat bestaat uit doorgewinterde vakspecialisten, maar dat betekent niet dat er geen ruimte is voor verbetering.

De uitdaging zit hem echter in het op de juiste manier overbrengen van de feedback. Als je binnenstormt met een lange lijst van instructies als ‘doe dit, doe dat’, is de kans groot dat je bazig en controlerend overkomt. Daarom kan een eenvoudig berichtje als ‘ik wil even kijken hoe het gaat’, waarin de feedback op een natuurlijke manier is verwerkt, heel nuttig zijn.

⭐ Aanbevolen sjabloon

Wil je even contact opnemen, maar wil je niet te lang nadenken over de juiste bewoordingen? Met het gratis Instant Message-sjabloon van ClickUp stuur je snel een verzorgde aantekening waarmee je de zaken in beweging houdt.

Ontvang een gratis sjabloon

Voordelen van contact houden met collega’s bij het werk

Het versturen van een goed opgestelde e-mail om even te informeren of het plannen van videovergaderingen om te peilen hoe het met je team gaat, doet veel meer dan alleen een boodschap overbrengen. Het biedt ook de volgende voordelen:

⭐️ Houdt je op de hoogte

Door regelmatig contact op te nemen, blijf je voortdurend op de hoogte van de status van een project of taak. Zo kom je te weten of iemand in het team extra ondersteuning nodig heeft bij een taak of suggesties heeft om de werkstroom te optimaliseren. Dit helpt risico's te identificeren voordat ze escaleren en zorgt voor een soepele bedrijfsvoering.

⭐️ Verhoogt de productiviteit

Goed geformuleerde, professionele berichtjes kunnen hetzelfde effect hebben als motivatieboosters. Wanneer je contact opneemt om je team te informeren over een naderende deadline of om hen aanvullende informatie of de hulp te bieden die ze nodig hebben om een obstakel te overwinnen, motiveert dit teamleden om met een groter gevoel van verantwoordelijkheid en efficiëntie aan de Taak te werken.

⭐️ Versterkt professionele relaties

Het is niet ongebruikelijk dat medewerkers zich geïsoleerd voelen in hybride werkomgevingen. Als je geen vriendelijke sfeer binnen je team creëert, loop je het risico dat teamleden zich buitengesloten en niet betrokken voelen. Voor velen van ons is regelmatig contact opnemen met een zakelijke contactpersoon of klant een manier om hen te laten weten dat ze voor ons belangrijk zijn.

Regelmatige check-ins voorkomen dat door ruimte te bieden voor open dialoog en interactie. Ze helpen bij het opbouwen van sterkere professionele relaties en bevorderen een gevoel van saamhorigheid.

⭐️ Verbetert de interne samenwerking

Het kan nuttig zijn om follow-up-e-mails te sturen waarin je op een informele manier vraagt of iedereen in het team op één lijn zit met de projectdoelen. Zo zorg je ervoor dat elk lid zich bewust is van zijn of haar verantwoordelijkheid en toegang heeft tot de ondersteuning die hij of zij nodig heeft. Dit bevordert ook de interne samenwerking en leidt tot betere projectresultaten.

Best practices voor communicatie op de werkplek

Tenzij het om een één-op-één-gesprek tussen twee personen gaat, kan interne communicatie op de werkplek vaak nogal algemeen en te breed overkomen.

Bij uitdrukkingen als ‘even een berichtje’ komt het vaak voor dat de ontvanger dit als onpersoonlijk en overbodig ervaart.

De reden is heel simpel.

Deze uitdrukkingen worden veel te vaak gebruikt, waardoor ze hun betekenis verliezen. Als je er dus niet op let dat je elke keer een duidelijke context toevoegt, bestaat de kans dat je boodschap verkeerd wordt begrepen. Om dat te voorkomen, volgen hier een paar tips die je kunt volgen:

✅ Voeg waarde toe aan elke interactie

Zorg ervoor dat je bericht context bevat wanneer je een e-mail met de tekst ‘even een berichtje’ naar je team stuurt. Neem je contact op om hulp aan te bieden? Ben je niet op kantoor en wil je een korte update over de huidige status van het project? Heb je specifieke feedback voor de verkoopteams over nieuwe leads?

Wat de situatie ook is: voeg waarde toe en wees duidelijk over je bedoeling.

✅ Wees professioneel

Stel dat je een follow-up-e-mail naar je team hebt gestuurd, maar geen reactie hebt gekregen. Daar kunnen allerlei redenen voor zijn, maar het is belangrijk dat je team je communicatie serieus neemt en reageert wanneer je dat verwacht.

Als je een te vriendelijke of nonchalante toon aanslaat, kan dit er onbedoeld toe leiden dat teamleden je niet serieus nemen. Schrijf die e-mail dus in een professionele stijl. Je wilt natuurlijk vriendelijk zijn tegen je teamleden om een gezonde werkomgeving te creëren, maar als je te informeel bent, kan dat ertoe leiden dat teamleden geen aandacht schenken aan wat je te zeggen hebt.

✅ Wees volhardend, maar blijf respectvol

Als je project grootschalig en cruciaal is, moet je misschien meerdere keren contact opnemen met je teamleden. Zorg er echter voor dat je niet te veel in detail treedt of te opdringerig bent.

Overspoel je team niet met berichten; houd rekening met hun werklast en stel een communicatieplan voor het project op dat hen de ruimte geeft om op je te reageren. Doorzettingsvermogen is goed, maar te veel daarvan kan de indruk wekken dat je hen op de hielen zit.

Hoe zeg je op een professionele manier 'ik kom even kijken' op het werk?

Er is een juiste en een verkeerde manier om een berichtje met ‘even een berichtje’ naar je collega’s te sturen.

Allereerst moet je ervoor zorgen dat je bericht echt waardevol is. Neem niet zomaar contact op om de verbinding te onderhouden. Helaas wemelt het in zakelijke communicatie van berichten die vol jargon zitten en weinig duidelijkheid bieden. Als je verbinding wilt houden met je collega’s, zijn er betere manieren om dat te doen.

Laten we daarom eens bekijken hoe je de uitdrukking ‘even een berichtje sturen’ op een professionele en effectieve manier kunt gebruiken in verschillende situaties:

Scenario #1: Om updates over een project te krijgen

Draai er niet omheen als je naar de stand van zaken van een project vraagt. Wees direct en specifiek. Geef duidelijk aan welke informatie je precies zoekt.

Dat kan gaan over meer details over de huidige status van het project, eerdere contacten, aankomende mijlpalen, obstakels waarmee je bedrijf of team te maken zou kunnen krijgen, enzovoort.

Dit neemt de vaagheid weg die zo kenmerkend is voor deze uitdrukking en zorgt ervoor dat je je boodschap overbrengt zonder onprofessioneel over te komen.

Scenario #2: Herinneringen over deadlines versturen

Hoe stuur je je team herinneringen over deadlines zonder opdringerig of gehaast over te komen?

De sleutel is om vriendelijk maar vastberaden te zijn.

Wees zoals altijd duidelijk over je verwachtingen. Geef de deadline aan en vraag om bevestiging. Probeer echter niet te dwingend over te komen. Dat is een van de meest voorkomende fouten die mensen maken wanneer ze bij collega’s informeren naar deadlines. Zorg ervoor dat je toon geruststellend is en niet dwingend.

Scenario #3: Om teamgenoten te ondersteunen

Een berichtje waarin je even contact zoekt en je anderen ondersteunt, mag nooit onpersoonlijk of standaard overkomen.

Om te voorkomen dat je oppervlakkig overkomt, geef je beleefd en respectvol aan dat je bereid bent om de persoon te helpen. Vraag of er iets is waarmee je hem of haar van dienst kunt zijn.

Daarnaast is het belangrijk om waardering te tonen en je betrokken te tonen. Je wilt niet de indruk wekken dat ze de taak niet zonder jou kunnen voltooien.

Scenario #4: Feedback geven

Dit is een lastige.

Het geven van constructieve feedback die goed wordt ontvangen, is een vaardigheid die vaak wordt onderschat. Als je niet verkeerd begrepen wilt worden, moet je heel zorgvuldig zijn in je woordkeuze. Constructieve feedback kan al snel respectloos en onbeleefd overkomen.

Als je dus contact opneemt om suggesties te doen, begin dan met het tonen van waardering en dankbaarheid jegens de persoon in kwestie. Hiermee laat je zien dat je zijn of haar harde werk en bijdrage erkent. Volg dit vervolgens op met een beleefd verzoek. Dit laat de persoon zien dat je niet twijfelt aan zijn of haar capaciteiten, maar alleen een suggestie doet die de kwaliteit van het werk kan verbeteren.

Alternatieven voor een 'Even een berichtje'-e-mail

Bij het versturen van een follow-up-e-mail (zowel intern als extern) hebben we de neiging om de uitdrukking ‘even een berichtje’ te gebruiken alsof het confetti is.

Hier zijn dus 10 alternatieven voor de e-mail 'even een berichtje' waarmee je dezelfde boodschap overbrengt zonder die eeuwige uitdrukking te gebruiken.

Communicatieplatforms om op het werk even te laten weten dat je er bent

Het is belangrijk om goed na te denken over het medium dat je gebruikt om contact op te nemen met je collega’s en teamleden. Hier zijn de drie meest effectieve communicatieplatforms die je kunt gebruiken om op het werk contact op te nemen:

Chatten

Speciale chatplatforms zoals Slack, Microsoft Teams, enz. zijn ideaal als je snelle, realtime updates wilt zonder al te diep op de details in te gaan. Deze tools vergemakkelijken de dagelijkse communicatie tussen teamleden en zijn daarom zeer geschikt om in één keer bij het hele team te informeren hoe het gaat.

Er zit echter een valkuil.

Als je realtime updates over een project wilt, moet je je projectmanagementsoftware verlaten en overschakelen naar het platform om te chatten. Mogelijk moet je ook schermafbeeldingen maken voor het geval je iets specifieks wilt bespreken.

En daar komt ClickUp je te hulp!

Werk beter samen met ClickUp-chats

ClickUp is een alles-in-één platform voor werkbeheer. Met een groot aantal innovatieve functies maakt ClickUp samenwerking en communicatie binnen teams een fluitje van een cent.

Met ClickUp Chat hoef je je projectmanagementplatform niet te verlaten om even bij je team te informeren. Dit platform fungeert ook als communicatiesoftware en stelt je in staat om rechtstreeks vanuit je dashboard berichten naar je teamleden te sturen.

Dat is nog niet alles: om de interne samenwerking te bevorderen, kun je praktisch advies delen, links en waardevolle bronnen doorsturen en elk 'even een tekst sturen'-bericht personaliseren. Je kunt ook een apart chatkanaal aanmaken om elk project te bespreken waaraan je team werkt.

“Vóór ClickUp leidden vergaderingen en heen-en-weer-e-mailverkeer tot een zwart gat waarin items onopgemerkt en onbehandeld bleven. Hierdoor werden taken niet op tijd gecontroleerd en wist niemand hoe het stond met de creatieve ontwikkeling. Nu kan iedereen in het team duidelijk zien wanneer actiepunten moeten worden afgehandeld, en kan er binnen de taken worden gechatted en samengewerkt.”

E-mail

E-mails zijn ideaal om formeel contact op te nemen met een specifiek teamlid over vragen, zorgen, mijlpalen in een project, enzovoort. Je kunt een gedetailleerd bericht sturen, en de e-mail fungeert ook als een schriftelijk verslag van de communicatie.

Als je er echter tegenop ziet om die lange team-e-mails te schrijven, laat ClickUp dat dan voor je doen.

Of je nu gedetailleerde feedback wilt geven of inzicht wilt krijgen in de voortgang van een project: met ClickUp Email kun je met slechts een paar tikken allerlei soorten professionele e-mails opstellen. Voeg gewoon de naam van een teamlid toe, geef het onderwerp van je e-mail aan en meld de belangrijkste punten van gesprek. Voor nog meer personalisatie helpt ClickUp je ook bij de selectie van de toon en het creativiteitsniveau van je bericht. Bovendien kun je automatisch e-mails versturen op basis van ontvangen reacties, toegewezen Taaken of een andere trigger naar keuze.

Tekst

Tekstberichten zijn handig wanneer je dringend antwoord nodig hebt of even contact wilt opnemen met je teamleden om te kijken of alles onder controle is.

Om je e-mails een boost te geven, kun je overwegen om ClickUp Brain te gebruiken.

ClickUp Brain is een multifunctionele AI-tool die standaard is geïntegreerd in de ClickUp-suite voor werkbeheer.

Met behulp van de AI-assistent van ClickUp kun je tekstberichten voor je team zo aanpassen dat ze zo informeel, formeel of semi-formeel zijn als je wilt. Aangezien ClickUp Brain reacties genereert die nauw aansluiten bij de door jou opgegeven prompt, wordt je tekst afgestemd op jouw voorkeur qua taalgebruik, toon en content.

“ClickUp heeft alle communicatie via verschillende kanalen, zoals e-mails, chats en WhatsApp, naar één plek verplaatst. Zo weet je precies waar je de informatie kunt vinden die je nodig hebt.”

Effectief contact houden met ClickUp

De uitdrukking ‘even een berichtje sturen’ is een beetje een cliché geworden in Business- en professionele communicatie. Dat komt omdat het kan overkomen als een onoprechte manier om actie of urgentie af te dwingen, wat de ontvanger niet altijd op prijs stelt.

Om effectief te zijn, moet je leren om contact op te nemen met je teamgenoten op een manier die context biedt en professionaliteit uitstraalt. E-mails en berichten waarin je even contact opneemt, klinken minder alledaags (en betekenisvoller) wanneer ze zorgvuldig zijn opgesteld en je oprechte steun weerspiegelen.

Om de kwaliteit van je communicatie op de werkplek nog verder te verbeteren, kun je eens kijken naar ClickUp. Deze tool biedt een breed bereik aan functies en mogelijkheden waarmee je de contacten met je teamgenoten naar een hoger niveau kunt tillen en de samenwerking kunt stroomlijnen.

Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit. Meld je hier aan!