Een van de grootste uitdagingen voor alle leiders is het vinden van een evenwicht tussen de autonomie van werknemers en de behoefte aan structuur en begeleiding.
Een onderzoek van senior analisten Priyanka Mehrotra en Stacia Grar benadrukt dit spanningsveld 88% van de respondenten geeft de voorkeur aan een aanpak met veel vertrouwen en weinig micromanagement, maar 70% wil toch regelmatig contact met managers.
Dit brengt ons bij de vraag: Hoe kunnen managers deze schijnbaar tegenstrijdige behoeften met elkaar verzoenen en de tevredenheid van hun werknemers garanderen?
Eén manier om dit te doen is door regelmatig check-in vragen te stellen die gericht zijn op de behoeften en doelen van je team. Door de focus te verschuiven van output (het voltooien van taken) naar het afstemmen van doelen, kunnen managers een gevoel van verbinding behouden zonder te micromanagen. Werknemers voelen zich ondersteund, maar behouden ook hun eigendom over hun werk.
In deze blogpost bespreken we hoe je werknemergerichte check-ins kunt houden tijdens vergaderingen, samen met 100 kant-en-klare vragen voor verschillende scenario's.
Wat zijn check-in vragen?
Incheckvragen zijn open of gesloten vragen die worden gebruikt om het emotionele, mentale en fysieke welzijn van mensen te beoordelen, vaak in instellingen zoals teamvergaderingen of 1:1 prestatiebeoordelingen. Leuke check-in vragen zijn ook een geweldige manier om een goede verstandhouding op te bouwen en spanningen te verminderen, vooral in nieuwe teams of tijdens vergaderingen en kickoffs van projecten .
Hier zijn enkele situaties waarin je check-in vragen kunt gebruiken.
Wekelijkse check-ins
Als manager is het cruciaal om regelmatig contact te houden met je teamleden. Een wekelijkse check-in geeft je een goed idee van wat je teamleden meemaken en hoe dit hun werk en productiviteit beïnvloedt. Enkele ideeën die u kunt uitproberen zijn:
- Gemotiveerde maandagen: Intenties en doelen voor de week instellen
- Wellbeing woensdag: Roterende stand-up vragen om het welzijn van teamleden te beoordelen
- Donderdag Dankbaarheid: Vraag teamgenoten waar ze dankbaar voor zijn tijdens stand-up vergaderingen op donderdag
Retrospectieve vergaderingen
Retrospectieve vergaderingen zijn gestructureerde sessies die teams in staat stellen om na te denken over voltooide projecten en verbeterpunten vast te stellen. Tijdens deze vergaderingen kunt u check-in vragen stellen terwijl:
- Openen van de vergadering: Gebruik check-in vragen om een veilige ruimte te creëren voor eerlijke feedback
- De vergadering afsluiten: Reflecteer op leerpunten zodat je ze kunt toepassen in toekomstig werk
Workshops
Wanneer u workshops geeft, kunnen veel deelnemers nieuw zijn voor u en voor elkaar. Door bij hen in te checken, kunnen ze zich op hun gemak voelen en wordt de toon gezet voor de rest van de sessie. U kunt het volgende proberen:
- Pre-workshop check-in:Ijsbrekers om een goede verstandhouding op te bouwen en beoordelen van de mentale capaciteit van deelnemers om nieuwe informatie op te nemen
- Controle na de workshop: Krijg feedback van deelnemers en evalueer de effectiviteit van uw workshop
Door check-in vragen op te nemen in teamvergaderingen kunt u de gevoelens van uw werknemers peilen en een ondersteunende werkomgeving creëren.
Ook lezen:
Hoe zeg je gewoon professioneel inchecken?
Voordelen van het gebruik van incheckvragen
Laten we eens kijken naar hoe check-in vragen en
[leuke ijsbrekers](https://clickup.com/nl/blog/34035/10-leuke-ijsbrekers-die-echt-werken/ WERKEN)
kunnen de teamdynamiek, productiviteit en algemene werktevredenheid verbeteren. Dit is wat ze moeten bereiken:
- **Regelmatige check-ins kunnen hiërarchische barrières slechten en samenwerking tussen verschillende functies bevorderen
- Kwetsbaarheid aanmoedigen: Door een veilige ruimte te creëren, kunnen de leden van het team hun angsten, twijfels en uitdagingen delen zonder oordeel
- Empathie bevorderen: Door persoonlijke ervaringen en uitdagingen met elkaar te delen, kunnen teamleden elkaar beter leren begrijpen
- **Door problemen in een vroeg stadium aan te pakken, kunnen teams potentiële knelpunten en vertragingen voorkomen
- Vermindert stress en bezorgdheid: Het delen van zorgen kan stress en bezorgdheid verminderen
- **Versterking van de teamcohesie: regelmatige check-ins kunnen kameraadschap en een gevoel van gedeelde doelen opbouwen, wat de bedrijfscultuur verbetert
100 boeiende check-in vragen
En dan nu het beste deel: hier zijn 100+ check-in vragen voor elk type vergadering van een team. Hieronder vallen vragen voor dagelijkse stand-ups, wekelijkse check-ins, doelen, één-op-één vergaderingen en nog veel meer.
Ijsbrekers en plezier
De gemakkelijkste manier om de onvermijdelijke ongemakkelijkheid van vergaderingen te vermijden? Open ze met leuke ijsbrekers en teambuildingactiviteiten voordat u overgaat op het praten over de winkel. Hier zijn enkele ideeën om u op weg te helpen:
- Als je werkdag als film zou worden opgenomen, wie zou er dan in spelen?
- Als je een dag het leven van iemand anders zou kunnen leven, wiens leven zou je dan kiezen?
- Welke emoji vertegenwoordigt jouw persoonlijkheid het best?
- Geef je de voorkeur aan stilte, muziek of achtergrondgeluiden als je diep werkt?
- Wat is de vreemdste of meest ongewone werkervaring die je hebt gehad?
- Wat is je favoriete GIF die geschikt is voor werk?
- Wat is je leukste gadget of kantoorbenodigdheden voor werk?
- Als je een nieuwe feestdag mocht uitvinden, wat zou dat dan zijn?
- Wat is het stomste dat je ooit op je werk hebt gedaan?
- Heb je een favoriete kantoorplant?
Persoonlijke overwinningen en welzijn
Wie houdt er niet van om overwinningen te vieren en erover te praten? Zelfs kleine overwinningen kunnen als grote motivatoren werken en de juiste toon zetten voor die actiegerichte vergaderingen.
Als je het eenvoudig maar oprecht wilt houden, kun je zelfs mensen vragen naar hun dag en humeur en je team laten zien dat je echt om ze geeft.
- Wat is er deze week voor positiefs gebeurd?
- Wat is een persoonlijk doel waar je naartoe werkt?
- In welk onderwerp of hobby buiten het werk ben je de laatste tijd geïnteresseerd?
- Hoe voel je je vandaag, fysiek en emotioneel?
- Waar heb je de laatste tijd stress van?
- Wat doe je om de balans tussen werk en privé te verbeteren?
- Wanneer heb je voor het laatst een pauze genomen en echt ontspannen?
- Hoe ga je om met negatieve emoties?
- Wat is jouw favoriete trainingsroutine?
- Hoe aanwezig voel je je op dit moment?
- Hoe verbonden voel je je met iets dat groter is dan jezelf?
- Wat is een financiële tip die een groot verschil heeft gemaakt in je leven?
Lopende werkzaamheden en updates
Het kan een uitdaging zijn om te praten over je problemen op het werk. Open, empathische gesprekken over de voortgang en updates van taken kunnen een brugfunctie vervullen en iedereen in staat stellen de ondersteuning te zoeken die ze nodig hebben om hun werk zo goed mogelijk te doen. Hier zijn enkele nuttige vragen:
- Hoe stel je prioriteiten in je werklast?
- Voel je je productiever als je thuis of op kantoor werkt?
- Welke strategieën gebruik je om je tijd te beheren?
- Wat werkt zoals verwacht en wat niet?
- Wat zou je veranderen als je dit project over kon doen?
- Zijn er wegversperringen die je ervan weerhouden om verder te gaan?
- Heb je extra middelen of ondersteuning nodig?
- Wat is voor jou een constante uitdaging geweest op het werk?
- Wat is één ding dat je leven op het werk gemakkelijker zou maken?
Teamdynamiek en samenwerking
Teamgerichte check-ins zijn een geweldige manier om een sterkere teamdynamiek te creëren en een betere verbinding met je collega's te krijgen. Probeer deze vragen om mee te beginnen:
- Beoordeel het moreel van het team op een schaal van 1 tot 10.
- Deel een GIF om je team te beschrijven.
- Wat kunnen we doen om een positievere en meer inclusieve teamcultuur te creëren?
- Geef een shoutout aan iemand in het team.
- Is er iets wat de leden van je team kunnen doen om je te helpen effectiever te zijn?
- Benutten we de sterke punten van elk lid van het team?
- Wordt ieders stem gehoord?
- Hoe kunnen we samen successen vieren?
- Hoe kunnen we verschillende perspectieven in ons team stimuleren?
- Voel je je gewaardeerd door het team?
- Hoe kunnen we het vertrouwen en respect tussen de leden van het team verbeteren?
- Voel je je ondersteund door je managers en leidinggevenden?
Doelen en prioriteiten
Stem je belangrijkste doelen en prioriteiten af met je team met deze lijst met handige vragen:
- Wat zijn jullie top drie prioriteiten voor deze week?
- Wat is een snelle overwinning die je een goed gevoel gaf?
- Maak je voortgang met je doelen op lange termijn?
- Hoe ga je het succes van je project meten?
- Wat is iets dat je de komende weken prioriteit wilt geven?
- Hoe kunnen we onze voortgang naar de doelen van het team beter bijhouden?
- Wat houdt je tegen om je doelen te bereiken?
- Hoe beloon je jezelf voor het bereiken van je doelen?
- Hoe blijf je verantwoordelijk voor je doelen?
- Hoe zorg je ervoor dat ad-hoc taken je lange-termijn doelen niet doen ontsporen?
Feedback en groei
Wil je dat jezelf en je team elke dag blijven groeien? Zorg voor een regelmatige cyclus van feedback. Check-ins tijdens je dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse stand-ups bieden een uitstekende gelegenheid om dit te doen.
- Wat zijn jouw favoriete methoden voor het geven en ontvangen van feedback?
- Ontvang je genoeg feedback?
- Wat is het meest en minst favoriete onderdeel van uw werk?
- Wat is één gebied waarop je deze week kunt verbeteren?
- Wat is één ding dat je volgende week anders zou willen doen?
- Wat heb je deze week over jezelf geleerd?
- Komt je huidige rol overeen met je loopbaanambities?
- Wat is een vaardigheid die je hebt die je niet gebruikt op het werk, maar die je wel zou willen gebruiken?
- Had je onlangs het gevoel dat je ergens niet in geslaagd was? Hoe kunnen we helpen dat aan te pakken?
Taak- en deadlinebeheer
Deze check-in vragen kunnen een uitkomst zijn bij het voorzien van hindernissen in projecten en het aanpakken van risico's die de tijdige voltooiing ervan beïnvloeden.
- Hoe ziet uw werklast eruit?
- Zijn er taken die je kunt delegeren of uitstellen?
- Lig je op schema om de deadline te halen?
- Motiveren (of demotiveren) je deadlines je?
- Wat is één ding dat je kunt doen om je productiviteit te verbeteren?
- Wat neemt het grootste deel van je tijd in beslag?
- Hoe breng je vergaderingen in balans met diepgaand werk?
- Hoe vermijd je multitasking?
- Wat weerhoudt je ervan om een Taak te beginnen of af te maken?
- Wat is een taak die veel tijd heeft gekost?
- Wat moeten we bewaren, pauzeren of stoppen te doen in het project?
Innovatie en creativiteit
Moe van het zeggen: "Heeft iemand ideeën?"
Stimuleer creatief brainstormen in uw vergaderingen met deze nieuwe vragen.
- Wat is een campagne die je zou voeren of een functie die je zou maken als je onbeperkte middelen had?
- Wat is een manier om een cultuur van innovatie aan te moedigen?
- Wat is een experiment dat je zou willen proberen, zelfs als de kans op mislukking groter is?
- Wat is een brainstormtechniek die je nuttig vindt?
- Wat is je favoriete creatieve uitlaatklep?
- Wat is een toekomstige technologie waar je enthousiast over bent?
- Wat is één ding dat we kunnen doen om de markt te verstoren?
- Wat is een mindfulnessoefening die je creativiteit heeft verbeterd?
- Is er een bepaald product of dienst van een concurrent dat wij volgens jou als eerste hadden kunnen introduceren?
- Wat is een manier waarop we ons kunnen onderscheiden van onze concurrenten?
Communicatie en samenwerking
wist je dat?
Werknemers zijn 12 keer meer kans om betrokken te zijn als ze hun teamleiders vertrouwen?
Met deze vragen kun je met je team communiceren met meer empathie en transparantie en vertrouwen opbouwen.
- Zijn er communicatiefouten die we moeten aanpakken?
- Wat is een manier om de brainstormsessies van ons team te verbeteren?
- Geef je de voorkeur aan synchrone of asynchrone gesprekken?
- Gaan we open en eerlijk om met conflicten?
- Welke hulpmiddelen kunnen we gebruiken om in verbinding te blijven?
- Hoe kunnen we actief luisteren?
- Wat is jouw communicatiestijl - schriftelijk, mondeling of visueel?
- Zijn er situaties waarin je aarzelt om je mond open te doen?
- Wat kunnen we doen om afleiding te minimaliseren en productiviteit te maximaliseren tijdens vergaderingen van teams?
- Zijn er specifieke leden van het team met wie je meer verbinding zou willen?
- Hoe kunnen weiedereen aanmoedigen om deel te nemen aan vergaderingen?
Leren en ontwikkelen
Eindelijk,
werknemers echt hunkeren naar een kans om te leren en te groeien
. Investeren in mensen - hun ambities en motivaties - draagt bij tot het opbouwen van een band tussen de leden van het team, managers en de organisatie.
Je moet het dus aan je werknemers vragen:
- Welke nieuwe vaardigheid zou je willen leren?
- Ben je op zoek naar feedback en mentorschap?
- Wat kun je doen om je kennis en expertise te verbeteren?
- Wat is iets dat je altijd al hebt willen proberen, maar nog niet hebt gedaan?
- Waar zie je jezelf over vijf jaar?
- Wat lees of leer je op dit moment?
- Wat heb je onlangs geleerd?
- Hoe blijf je op de hoogte van de nieuwste trends en technologieën?
- Heb je overwogen om een professioneel merk op te bouwen?
- Welke tools gebruik je om je voortgang bij te houden en verantwoording af te leggen?
- Welk online platform of community heeft jou het meest geholpen bij je professionele ontwikkeling?
- Hebt u ooit een beloningssysteem of uitdaging ingesteld om uzelf te motiveren om te leren?
- Wat is jouw mening over ervaringsleren? Wordt het overschat of is het nuttig?
💡Pro Tip: Denk eraan wanneer en waar je check-in vragen stelt. IJsbreker check-ins, vragen over werkupdates en communicatie, enz. kunnen in een groepsinstelling worden gesteld. Vragen over feedback en gezondheid moeten daarentegen in een privé instelling worden gesteld, één op één.
Verbeter check-ins en vergaderingen met hulpmiddelen
Nu werken op afstand (en online vergaderingen) steeds gebruikelijker wordt, kan technologie helpen bij het bestrijden van virtuele vermoeidheid, het verbeteren van de samenwerking tussen teams en het optimaliseren van vergaderingen met tools zoals AI-ondersteunde aantekeningen maken of agenda's aanmaken.
Laten we eens kijken hoe je software voor werkbeheer kunt gebruiken, zoals ClickUp om vergaderingen en check-ins te vereenvoudigen en gesprekken zowel georganiseerd als organisch te laten verlopen.
Verhoog de samenwerking met tools voor digitaal whiteboarden
Als u uw brainstormsessies online organiseert, kunnen whiteboarding tools u helpen ideeën visueel in kaart te brengen, in realtime samen te werken en creatief denken te stimuleren - of u nu uit de vrije hand tekent om een creatief concept uit te leggen of flowcharts maakt om gesystematiseerde werkstromen te ontwerpen. ClickUp Whiteboards kunt u bijvoorbeeld figuren tekenen, vormen toevoegen, plakbriefjes maken en objecten koppelen om uw gedachten te visualiseren. U kunt ook afbeeldingen, koppelingen en documenten van uw ClickUp-werkruimte aan uw Whiteboards toevoegen om al uw informatiebronnen op één plaats te hebben wanneer u aan het brainstormen bent.
Documenteer uw vergaderagenda, actiepunten en meer met ClickUp Meetings
Enkele dingen die u kunt doen zijn:
- Organiseer uw teamvergaderingen efficiënt door aparte Lijsten te maken in de map 'Vergaderingen'
- Maak een Taak voor elke Vergaderingen Lijst zodat u direct updates kunt bijhouden en aantekeningen van vergaderingen binnen die Taak
- Gebruik terugkerende taken voor vergaderingen die periodiek plaatsvinden, zoals dagelijkse stand-ups en kwartaalevaluaties
- Gebruik de ClickUp kalender weergave om uw vergaderingen te visualiseren in het traditionele kalender format
- Voeg uw aantekeningen toe aan eenClickUp Blocnote zodat u ze na de vergadering gemakkelijk kunt omzetten in taken of action items
Maar dat is nog niet alles! U kunt de
ClickUp Agenda Sjabloon
voor het instellen van doelen voor vergaderingen, het opstellen van de agenda, het bijhouden van de aanwezigheid en het documenteren van sleutelbeslissingen, allemaal op één plek.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-274.png ClickUp Agendasjabloon https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-5982548&department=pmo Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Het sjabloon ClickUp Agenda bestaat uit drie delen:
- Informatie over de vergadering: Hier schetst u het doel van de vergadering, de logistiek en wie er aanwezig zal zijndeelneemt aan de vergadering *Agenda: Hier maakt u een lijst van uw gespreksonderwerpen, samen met de naam van de deelnemer die dat punt tijdens de vergadering aan de orde zal stellen
- Details na de vergadering: Hier voeg je een opname van de vergadering en aantekeningen van de vergadering toe, samen met details over wanneer de volgende vergadering wordt gehouden
Door dit document te dupliceren en een agenda te maken voor al uw vergaderingen - 1:1 en groepsvergaderingen - kunt u tijd besparen en vergaderingen gefocust houden.
Documenteer uw vergadering notulen
Met het aantal vergaderingen dat u elke week bijwoont, is het onvermijdelijk dat u iets vergeet. Daarom vergadering notulen -een schriftelijk verslag van wat er tijdens de vergadering is gebeurd- zijn een standaard protocol voor vergaderingen geworden.
Begin met een sjabloon als ClickUp sjabloon voor notulen van vergaderingen zodat u een gestandaardiseerd format hebt voor al uw teamvergaderingen. Met dit sjabloon kunt u subpagina's maken voor elke vergadering of al uw notulen in een lopend document opslaan - wat uw voorkeursmethode ook is.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-275.png ClickUp sjabloon voor notulen van vergaderingen https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-15041&department=other Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Dit sjabloon bevat de volgende onderdelen:
- Aanwezigen: De deelnemers die aanwezig waren op de vergadering
- Actiepunten: Taken die werden bevestigd samen met de DRI's en deadlines
- Opslaan voor later: Onderwerpen of ideeën die verder besproken moeten worden
- Algemene updates: Aankondigingen tijdens de vergadering
- Blokkades: Eventuele obstakels of uitdagingen die de voortgang van het project kunnen belemmeren
Door een standaard format te gebruiken voor de notulen van uw vergadering, kunt u ervoor zorgen dat alle essentiële informatie, van actie items tot beslissingen, gemakkelijk toegankelijk is.
Vergaderingen versnellen met AI
Zoals we al zagen, AI hulpmiddelen voor het aantekeningen maken van vergaderingen kunnen actiepunten noteren en automatisch samenvattingen van vergaderingen maken. Het enige wat je hoeft te doen is belangrijke informatie eruit te halen en toe te voegen aan het document met de notulen van je vergadering.
Maar daar houdt het niet op. Je kunt een GenAI-engine zoals ClickUp Brain gebruiken om de notulen van je vergadering samen te vatten of om er specifieke items uit te halen. Als je bijvoorbeeld veel check-ins doet, kun je ClickUp Brain vragen om een samenvatting van één regel te geven van de laatste vijf check-ins, zodat je een overkoepelend idee hebt van de gevoelens van het team.
Voer async vergaderingen en statusupdates uit met ClickUp Chat
ClickUp Chat scoort echt als het erom gaat u te helpen problemen onmiddellijk aan te pakken. Stel dat u iemand in uw team vraagt hoe zijn dag verloopt en hij vertelt u dat hij een beetje haast heeft omdat er wat persoonlijke dingen tussen zijn gekomen.
Omdat ClickUp Chat verbonden is met hun volledige werkstroom in ClickUp, kunt u de ClickUp AI samenvattingen gebruiken om de werklast van hun dag door te nemen, met andere leden van het team en/of belanghebbenden te overleggen, prioriteiten te herprioriteren, opnieuw in te plannen en/of taken opnieuw toe te wijzen - en dat allemaal vanuit Chat. Er kan niets over het hoofd worden gezien, omdat alles met elkaar in verbinding staat. En het begon allemaal met een eenvoudige check-in.
Het oordeel? Laat intelligente vergadertools het drukke werk van uw check-in vergaderingen overnemen, zodat u zich kunt concentreren op het echte gesprek en het kunt gebruiken om impactvolle resultaten te behalen.
Dos en Don'ts voor effectieve check-ins
Het is nu tijd voor wat check-in etiquette zodat je vragen meer impact hebben tijdens team vergaderingen en niet ongevoelig of opdringerig overkomen.
Laten we beginnen met de do's:
- Omlijst vragen positief om open en eerlijke communicatie aan te moedigen
- Creëer een veilige en ondersteunende omgeving waar teamleden zich op hun gemak voelen om hun gedachten en gevoelens te delen
- Pas uw check-in stijl aan de behoeften en voorkeuren van de persoon aan
- Houd check-ins beknopt en doelgericht om tijdverspilling te voorkomen
- Ga indien nodig dieper in op problemen die tijdens de check-in naar voren zijn gekomen
En nu een paar dingen die je niet moet doen:
- Stel niet te gedetailleerde of opdringerige vragen
- Richt je niet alleen op werk. Zorg ook voor persoonlijke check-ins om sterkere relaties en welzijn te bevorderen
- Zorg ervoor dat niemand het gesprek domineert en dat iedereen zijn gedachten mag delen
- Ga moeilijke gesprekken niet uit de weg. Pak conflicten direct aan en geef constructieve feedback
- Wees niet afwijzend en neem de zorgen en ideeën van teamleden serieus
tip:
Stel vragen die je helpen om in te checken bij teamgenoten, niet om te checken bij hen.
Dit is het verschil:
- Check-ins zijn empathisch, niet-oordelend en teamgericht: "Hoe voel je je over het project? Is er iets specifieks dat je wilt bespreken of uitdagingen waar je tegenaan loopt?"
- Controles zijn direct en resultaatgericht: "Wat is de huidige status van het project? Heb je het afgerond?"
Maak uw teamvergaderingen menselijker met ClickUp
Een goed opgestelde check-in vraag kan teamvergaderingen nieuw leven inblazen en een positieve werkomgeving en sterke teamdynamiek bevorderen. Door doordachte, niet-oordelende vragen te stellen, creëert u ruimte voor open communicatie, empathie en een oprechte verbinding met elk lid van het team.
Door check-in vragen voor teams te combineren met hulpmiddelen zoals whiteboards en apps voor het aantekenen van aantekeningen, kun je de vergadertijd optimaliseren, de samenwerking verbeteren en betere resultaten behalen. Daarom raden we je aan om een alles-in-één tool voor werkbeheer zoals ClickUp te proberen.
Het helpt je om je vergaderingen te organiseren, ze samen te laten werken en vergaderingen te automatiseren, zodat je je kunt richten op het faciliteren van zinvolle discussies en het nemen van beslissingen.
Nieuwsgierig naar meer informatie?
Gratis aanmelden bij ClickUp
en ontdek hoe dit het beheer van vergaderingen vereenvoudigt.