Onze werkplekken en werkmethoden zijn de afgelopen jaren drastisch veranderd. Sommige dingen zijn echter onveranderd gebleven, zoals het beoordelingsproces van werknemers.
Functioneringsgesprekken krijgen meestal een slechte naam op de meeste werkplekken. Uit een onderzoek van Gallup blijkt dat slechts één op de vijf werknemers gelooft dat de beoordelingspraktijken van hun manager hen motiveren
Dus, hoe kun je als manager deze kloof overbruggen en het jaarlijkse beoordelingsproces zinvoller en productiever maken voor je team en je organisatie?
Door de starre praktijken uit het verleden af te leren en technologische interventie te omarmen. 🧑💻
Als je het goed doet, kunnen functioneringsgesprekken of evaluaties helpen bij het beoordelen van de vooruitgang van medewerkers en het maken van strategische groeiplannen.
Hier zijn enkele tips voor functioneringsgesprekken voor managers zoals jij. 💪
**Wat is een functioneringsgesprek?
Een manager voert een functioneringsgesprek om de vooruitgang en het succes van een werknemer in zijn huidige functie te beoordelen. De evaluatie heeft onder andere betrekking op hun recente prestaties, gedrag op de werkplek en interpersoonlijke vaardigheden, en meet hun productiviteit .
Praten over de carrièredoelen en het potentieel van de werknemer is essentieel voor het functioneringsgesprek. Dit is ook een uitstekende gelegenheid om eventuele verbeterpunten te bespreken.
Een functioneringsgesprek kan jaarlijks, driemaandelijks of zelfs maandelijks plaatsvinden, afhankelijk van de organisatie. Het gesprek kan bestaan uit een schriftelijke evaluatie, één-op-één gesprekken of beide. Werknemersgerichte organisaties trainen hun teams voor succesvolle functioneringsgesprekken, inclusief het aanbieden van tips voor managers die nieuw zijn in hun rol.
Inzicht in het belang van functioneringsgesprekken
A Deloitte onderzoek toonde aan dat bedrijven die effectieve functioneringsgesprekken voeren 30% meer kans hebben om hun financiële doelstellingen te halen.
Voor organisaties zijn functioneringsgesprekken kritieke input voor promoties en loonsverhogingen. Daarnaast helpen ze bedrijven om doelen en benchmarks voor prestaties vast te stellen, prestatieproblemen aan te pakken en verantwoordelijkheid te bevorderen, wat uiteindelijk het moreel en de betrokkenheid van werknemers verbetert.
Doelen en doel van functioneringsgesprekken
Ongeacht de vorm of frequentie van functioneringsgesprekken, ze hebben een gemeenschappelijk doel in alle organisaties:
- Feedback van de manager: Voor werknemers zijn functioneringsgesprekken een kans om constructieve feedback over hun werk te krijgen van hun manager en soms van hun overlopende manager. Inzicht in de verwachtingen van de manager helpt bij het afstemmen van hun inspanningen op de bedrijfsdoelen om hun kansen op promotie of loonsverhoging te verbeteren
- Zelfreflectie: Functioneringsgesprekken geven mensen de kans om na te denken over hun prestaties, interpersoonlijke vaardigheden en gedrag. Het helpt hen om waar nodig bij te sturen en een beter inzicht te krijgen in hun eigen ontwikkelingsgebieden en sterke punten
- Identificatie van opleidingsbehoeften: Ze helpen bij het identificeren van de opleidings- en bijscholingsinitiatieven die nodig zijn voor individuele werknemers. Dit heeft uiteindelijk een positief trickle-down effect op de prestaties en inkomsten en draagt bij aan het succes van het bedrijf
- Carrièreplanning: Functioneringsgesprekken helpen werknemers hun carrièredoelen te kristalliseren en hoe ze die kunnen bereiken.
- **Vanuit het oogpunt van de manager maakt een functioneringsgesprek het makkelijker om het werk van een teamlid te beoordelen, omdat het hun prestaties en tekortkomingen kwantificeert. Het helpt de manager om toppresteerders te identificeren en ontwikkelingsplannen op te stellen voor elk teamlid.
De rol van een manager in functioneringsgesprekken
Managers spelen een cruciale rol in dit proces. De meest complexe en essentiële taak van een manager is een omgeving creëren waarin werknemers zich kunnen ontwikkelen. Dit betekent een positieve sfeer creëren waarin opbouwende kritiek en feedback welkom zijn, zorgen vrijelijk gedeeld kunnen worden en werknemers zich gesteund voelen.
Daarnaast moet je niet vergeten om vooroordelen op afstand te houden en je team de middelen te geven om te werken aan de feedback die ze krijgen.
Gezien wat er op het spel staat, is het duidelijk dat het voeren van een efficiënt en bruikbaar functioneringsgesprek een van de belangrijkste onderdelen is van je werk als manager. Hier zijn een paar tips voor functioneringsgesprekken voor managers om je op weg te helpen. ➡️
10 Tips voor functioneringsgesprekken voor managers
1. Gebruik een gestandaardiseerd systeem voor functioneringsgesprekken
Een gestandaardiseerd evaluatieproces helpt werknemers begrijpen wat hun rol is en hoe ze worden beoordeeld.
Om er zeker van te zijn dat uw werknemers eerlijk worden beoordeeld, moet u een gedocumenteerd evaluatieproces opzetten en dit binnen de hele organisatie delen. Verduidelijk de bron van de beoordelingsgegevens en wanneer en hoe vaak deze worden verzameld.
De gegevens voor evaluatie kunnen bijvoorbeeld het volgende omvatten belangrijke prestatie-indicatoren feedback van klanten, interne beoordelingen, kwalitatieve factoren, enz. Deze gegevens kunnen dan vóór de beoordeling worden verzameld om de prestaties van de werknemers nauwkeurig weer te geven.
Een effectief software voor prestatiebeoordeling zorgt ervoor dat deze eerste stap met succes wordt uitgevoerd. Je kunt het platform gebruiken om:
- Beoordelingsprocessen en tijdlijnen documenteren en delen
- Team en individuele doelen en KPI's publiceren
- Eén-op-één feedback vastleggen
- Het evaluatieproces binnen teams en afdelingen standaardiseren
- Vooroordelen voorkomen
- Zorg voor een transparant verslag van de prestaties van elk teamlid
Managers kunnen de samenwerkingsfuncties van ClickUp Documenten om het evaluatieproces en de criteria te documenteren en te delen.
Een andere manier om standaardisatie te garanderen is het gebruik van templates.
Met ClickUp's sjabloon voor prestatierapporten kunt u snel en met weinig moeite gegevens over functioneringsgesprekken verzamelen. Deze sjabloon biedt u alles, van het verzamelen van gegevens tot het analyseren ervan, het stellen van doelen en het gebruik van visuele hulpmiddelen om rapporten/dashboards te maken voor uw evaluatiebijeenkomsten.
Maak taken, wijs ze toe aan de juiste teamleden en nodig collega's uit om het rapport te bewerken en eraan bij te dragen.
De sjabloon helpt bij het verzamelen van gegevens en het markeren van punten om te bespreken tijdens het jaarlijkse functioneringsgesprek, zodat transparantie voor managers en medewerkers gewaarborgd is.
2. Goed voorbereiden en plannen
Als manager kunt u een effectief functioneringsgesprek voeren als u even de tijd neemt voor het functioneringsgesprek en uw aanpak en toon bepaalt. Idealiter wilt u een balans vinden tussen benaderbaar en streng.
Het is veilig om aan te nemen dat de werknemer gevoelens van nervositeit of angst ervaart in de aanloop naar het gesprek. Laat in dat geval enkele eenvoudige woorden van aanmoediging vallen voor het gesprek door middel van ClickUp Chat kan hun zelfvertrouwen aanzienlijk vergroten.
Gebruik De kalenderweergave van ClickUp om de beoordeling in te plannen en gelijktijdig uitnodigingen naar alle betrokkenen te sturen.
Het is handig als u vóór de vergadering aantekeningen maakt over de punten die u wilt bespreken, inclusief feedback en verbeterpunten. Gebruik ClickUp Kladblok om notities naadloos te integreren met uw prestatierapport.
U kunt ook ClickUp's sjabloon voor functioneringsgesprekken om uw teamevaluaties effectief uit te voeren.
Als het voeren van functioneringsgesprekken nieuw voor u is, kan deze sjabloon helpen. Gebruik het om je team functioneringsgesprekken op een gestructureerde manier te plannen en uit te voeren.
3. Prestatie-indicatoren en metriek gebruiken
Prestatie-indicatoren en metriek helpen bij het kwantificeren van het werk van een werknemer in een bepaalde beoordelingsperiode.
Enkele voorbeelden van prestatiecijfers zijn het aantal ondertekende contracten, factureerbare uren, het aantal leads dat is gegenereerd en de kosten van middelen die zijn gebruikt voor follow-ups. Het verzamelen en vergelijken van deze gegevens voor elke medewerker kan echter zeer vervelend en tijdrovend zijn. ClickUp's AI-tools zijn hier om de dag te redden en deze eentonige taak te automatiseren. Met ClickUp Brain kunt u zelfstandig door gegevens gestuurde en op onderzoek gebaseerde rapporten genereren en uren besparen.
Verder kunt u ClickUp Doelen om de voortgang van de werknemer te volgen en te vergelijken met hun bestaande prestaties. Met behulp van deze functie kunt u uw doelen upgraden en checklists maken en een monetaire waarde aan uw doelen toevoegen.
4. Oefen constructieve feedback en actief luisteren
Het vervangen van negatieve kritiek door constructieve, bruikbare input en specifieke voorbeelden kan een positieve invloed hebben op hoe uw werknemers de feedback in hun werk implementeren.
Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen, "Je rapport was slecht geschreven", zou je kunnen zeggen, "Het rapport zou beter gemaakt kunnen worden met een op gegevens en onderzoek gebaseerde aanpak."
Daarnaast moet je de medewerker de tijd en ruimte geven om voor zichzelf te spreken en misschien de redenen uit te leggen voor hun goede of slechte prestaties. Als ze dat doen, vergeet dan niet om te luisteren om te begrijpen en niet om te reageren.
Het functioneringsgesprek moet een gesprek in twee richtingen zijn.
Beschouw deze functioneringsgesprekken als uw manier om bij te praten met uw team, te horen wat hun ambities en plannen zijn en hen mogelijk op het juiste spoor te helpen.
5. Integreer zelfevaluatie van werknemers
Door zelfbeoordelingsformulieren op te nemen in het beoordelingsproces voelen werknemers zich gehoord. Zelfevaluaties kunnen aspecten van hun werk benadrukken die anderen niet opmerken. Zo kunnen ze delen hoe ze creatieve oplossingen hebben bedacht voor specifieke problemen.
Een eenzijdig functioneringsgesprek is in tegenspraak met de basisprincipes van communicatie en is niet effectief.
Tot slot, zelfevaluaties betrekken werknemers, helpen hun zelfvertrouwen op te bouwen en motiveren hen.
6. Controleer en volg de prestaties regelmatig
Om het meeste uit uw functioneringsgesprekken te halen, blijft u ook na het gesprek op de hoogte van de voortgang van de werknemers. Controleer hun prestaties en hoe ze de tools en adviezen die u hebt gedeeld toepassen. De meest effectieve leiders maken er een gewoonte van om het hele jaar door contact te houden met hun teams en voortdurend feedback te geven.
Een geweldige manier om regelmatige check-ins in te bouwen is door een specifieke ClickUp map voor elke werknemer om zijn/haar voortgang bij te werken en te volgen, nieuwe doelen voor zichzelf te stellen en regelmatig met u te communiceren.
U kunt ook een systematische manier van regelmatige check-ins opbouwen door middel van kwartaalevaluaties. Dit kan helpen bij het bijhouden van de voortgang en het identificeren van gebieden waar een andere aanpak nodig kan zijn.
Gebruik ClickUp's Kwartaaloverzicht Sjabloon om dit efficiënt op te zetten. Deze sjabloon helpt u bij het bekijken van prestatiecijfers en het geven van constructieve feedback aan uw teams voor voortdurende verbetering.
7. Stel duidelijke verwachtingen en prestatienormen
Naast het transparant maken van het beoordelingsproces, moet u er ook naar streven om duidelijke prestatienormen en -verwachtingen vast te stellen en te documenteren. Dit begint met het stellen van overeengekomen doelen en te leveren prestaties.
Gebruik ClickUp Doelen voor het instellen en laten aftekenen van jaarlijkse en driemaandelijkse doelen. Integreer tijdlijnen, KPI's en andere statistieken waarop u de aandacht van uw team wilt vestigen. Deel de doelen met teams, wijs eigenaarschap toe en volg de voortgang via wekelijkse scorekaarten, zodat iedereen weet waar ze naartoe werken.
Volg en visualiseer de voortgang voor teams en individuen en maak geautomatiseerde rapporten zodat je niet voor verrassingen komt te staan tijdens functioneringsgesprekken.
Sluit het functioneringsgesprek af met realistische doelen die de medewerker moet bereiken. De beste manier om ervoor te zorgen dat uw doelen redelijk zijn, is het volgen van de SMART-methode (Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant en Tijdgebonden)
Je krijgt meer draagvlak voor de doelen als je het team actief betrekt bij het stellen van de doelen.
De opdracht of het doel dat je je medewerker geeft, moet aan al deze voorwaarden voldoen. Gebruik ClickUp's KPI-dashboards om SMART-doelen te stellen, prestatiegegevens te verzamelen en actiegerichte doelen te stellen.
8. Sterke punten erkennen en verbeterpunten aanpakken
Positieve versterking en waardering spelen een grote rol bij het gemotiveerd houden van werknemers. Door hun sterke punten te erkennen, kunnen ze zich gewaardeerd voelen en hun zelfvertrouwen en prestaties aanzienlijk verbeteren.
Het waarderen van de prestaties van een werknemer is echter niet het uitdagende gedeelte. De echte uitdaging is om op een constructieve manier de aandacht te vestigen op hun ontwikkelingsgebieden. Je moet hen niet alleen aangeven wat er moet verbeteren, maar hen ook helpen manieren te vinden om te verbeteren.
Dit is waar een Prestatieverbeteringsplan (PIP) komt meestal binnen. Een PIP is een formeel document waarin de verbeterpunten van de werknemer staan vermeld en waarin de stappen worden beschreven om de prestaties te verbeteren.
Een PIP vereist enige monitoring door de manager om bij te houden hoe de medewerker aan de feedback werkt.
Bij klantgerichte functies kan een PIP ook feedback bevatten van de klanten die aan de medewerker zijn toegewezen. Dit document kan manieren bevatten waarop de medewerker zijn communicatievaardigheden of zijn gedrag op kantoor kan verbeteren.
9. Vraag feedback aan andere belanghebbenden
In de hedendaagse werkomgeving werken de meeste mensen niet alleen of met slechts één manager. In de verbonden, gematrixte organisatie van tegenwoordig werken mensen vaak met meerdere teams en belanghebbenden.
Dit betekent dat andere mensen in de organisatie ook feedback kunnen geven over de prestaties van een individu, waardoor een halo- of hoorneffect wordt voorkomen
Als dit het geval is, probeer dan deze belanghebbenden bij het functioneringsgesprek te betrekken, omdat hun ervaring kan verschillen van de uwe.
Collaboratieve mappen en sjablonen voor functioneringsgesprekken in ClickUp kan u helpen dit vlot en probleemloos te doen.
Met ClickUp's sjabloon voor prestatiebeoordeling kunt u 360° evaluaties van teamleden organiseren in een kort en helder formaat.
10. Bepaal actieplannen en vraag om feedback
Een functioneringsgesprek is geslaagd als de manager en de teamleden vertrekken met een duidelijk en actieplan voor de toekomst.
Deze sjabloon downloaden
ClickUp's actieplan sjabloon
helpt managers om:
- Projecten te creëren voor elk doel
- Specifieke taken aan teamleden toe te wijzen
- Meldingen inschakelen om op de hoogte te blijven
- Samenwerken met andere teams en collega's aan planning
- De voortgang van taken bijhouden
- Vervolgvergaderingen plannen
Daarnaast kun je feedback van je teamleden verwerken met betrekking tot de doelen met behulp van ClickUp's feedbackformulier . Dit helpt iedereen op dezelfde pagina te blijven, zinvolle gegevens te verzamelen en reacties efficiënt te analyseren.
De 'TL;DR' Recap van tips voor functioneringsgesprekken voor managers:
- Standaardiseer het proces met behulp van een prestatiemanagementtool
- Gebruik sjablonen voor uniformiteit en efficiëntie
- Bereid het gesprek voor; notities en sjablonen kunnen helpen
- Kwantificeer prestaties met statistieken en gegevens
- Bied constructieve feedback
- Luister naar wat de medewerker vertelt
- Neem zelfevaluatie op in het beoordelingsproces
- Check-in met teamleden regelmatig gedurende het jaar
- Stel samen SMART-doelen op en wijs duidelijk eigenaarschap toe
- Bied positieve versterking
- Maak waar nodig plannen voor prestatieverbetering
- Neem 360° feedback op
- Zorg voor een duidelijk actieplan met de volgende stappen
Stel uw functioneringsgesprek op punt met ClickUp
Een bedrijf met ongeveer 10.000 werknemers besteedt gemiddeld 35 miljoen dollar alleen al aan prestatiebeoordelingen.
Een manager besteedt 210 uur van zijn jaar aan teambeoordelingen.
Gezien de grote investering van tijd en middelen in functioneringsgesprekken, moeten we ze laten meetellen en gebruiken voor groei en een hogere productiviteit. We hopen dat onze prestatietips voor managers je zullen helpen bij het plannen van effectievere evaluaties met je team.
Software voor prestatiebeheer zoals ClickUp kan u helpen om jaarlijkse functioneringsgesprekken om te vormen van een afvinkoefening tot productieve gesprekken die de groei van werknemers en teams stimuleren. Meld u aan voor een gratis proefversie om te ontdekken hoe ClickUp uw functioneringsgesprekken georganiseerd en productief kan houden. 🚀
FAQs
**Q1. Wat moet ik als manager zeggen in een functioneringsgesprek?
Als manager moet u eerlijk, standvastig en onbevooroordeeld zijn in uw functioneringsgesprekken. Je moet hun prestaties waarderen en probleemgebieden aankaarten. Je moet hen ook de middelen geven om hun prestaties te verbeteren.
Geef werknemers de kans om eventuele problemen aan te kaarten en zichzelf te evalueren. Wees een actieve luisteraar en sluit het gesprek af door te vragen naar hun toekomstige doelen en plannen om die doelen te bereiken.
Q2. Wat zijn drie manieren waarop een manager een functioneringsgesprek kan voorbereiden?
Als manager kun je je op deze drie manieren voorbereiden op een functioneringsgesprek:
a. Het verzamelen van de informatie die u nodig hebt voor het gesprek is belangrijk. Dit kunnen gegevens zijn zoals de prestaties van de werknemer, tekortkomingen en taken die voor het jaar zijn toegewezen. ClickUp's sjabloon voor functioneringsgesprekken kan u helpen om deze parameters duidelijk vast te leggen en er later naar te verwijzen.
b. U moet duidelijke doelen stellen voor het gesprek en ruimte laten voor open discussies terwijl u grote uitweidingen beperkt.
c. Tot slot kunt u voordat het gesprek begint bij andere belanghebbenden nagaan of hun mening over de medewerker overeenkomt met die van u en of zij nog punten hebben om op in te gaan.
Q3. Hoe voer je een functioneringsgesprek uit voor een manager?
Een functioneringsgesprek voor een manager verschilt maar weinig van een gewoon functioneringsgesprek. Het belangrijkste verschil is dat het ook ingaat op de leiderschapsvaardigheden van de manager en hun gedrag met hun team.
Dit houdt in dat het succes van het team onder hun supervisie wordt gemeten en dat er feedback wordt gegeven over het verbeteren van de algemene prestaties en het genereren van betere resultaten.
Om de prestaties van een manager te evalueren, moet je overwegen om hun teams enquêtes te laten invullen over hun leidinggevende vaardigheden en andere kwaliteiten.
**Q4. Hoe vaak moet je als manager prestatiebeoordelingen houden voor je team?
Je kunt je team jaarlijks, halfjaarlijks, driemaandelijks of vaker beoordelen. Sommige projecten of rollen met een hoge impact kunnen baat hebben bij frequentere evaluaties.
Op basis van de behoeften van de organisatie moet je een balans vinden die zorgt voor regelmatige check-ins zonder onnodige stress te creëren. Houd rekening met de werkdruk en de noodzaak van zinvolle feedback.
**Q5. Hoe kunt u het proces van functioneringsgesprekken transparant en eerlijk houden voor uw team?
De beste manier om te zorgen voor transparantie en eerlijkheid tijdens de functioneringsgesprekken met je team is door vooraf duidelijk te communiceren over verwachtingen en prestatiecriteria. Gebruik waar mogelijk meetbare en objectieve maatstaven.
Plan gesprekken na de beoordeling om feedback te bespreken, vragen te beantwoorden en verduidelijkingen te geven. Moedig open communicatie aan en ga in op eventuele zorgen die ze hebben over bepaalde projecten of het algemene management.
Betrek waar mogelijk werknemers bij het stellen van hun doelen. Dit bevordert het eigenaarschap en stimuleert het bereiken van individuele doelen.