Hoe effectieve OKR-vergaderingen te leiden (met sjablonen)

Houd je wekelijks vergaderingen over OKR's (doelstellingen en belangrijke resultaten) om je team en hun voortgang te bewaken? Worden de leden van je team aangemoedigd om ondersteuning te zoeken om hun onafhankelijke OKR's te halen wanneer ze tegen wegversperringen aanlopen?

Als het antwoord op beide of een van de bovenstaande vragen 'Nee' is, moet je je OKR's serieuzer nemen.

OKR vergaderingen zorgen ervoor dat uw doelen van je team op schema liggen. Deze vergaderingen bieden een forum om in contact te blijven met elk teamlid en hun voortgang te controleren via wekelijkse OKR vergaderingen. Nog te doen draagt bij aan de algehele groei van je organisatie.

Laten we eens kijken wat OKR catch-ins zijn, waarom ze belangrijk zijn en hoe je effectieve OKR vergaderingen kunt houden met beproefde OKR sjablonen.

Wat is een OKR vergadering?

OKR vergaderingen zijn wekelijkse sessies waarin het team bespreekt hoe ver ze gevorderd zijn in het bereiken van hun doelstellingen en sleutel resultaten.

Tijdens deze sessies maakt de teammanager of teamleider 15 tot 30 minuten lang verbinding met de leden van het team om de doelstellingen en sleutelresultaten bij te houden, prioriteiten in te stellen en een beter overzicht te krijgen van de teamafstemming voor een project.

Op basis van de gedeelde prestaties van de teamleden tijdens de OKR catch-ins, stellen managers nieuwe doelen en agendapunten op voor de komende week en bespreken ze routekaarten om die doelen te bereiken.

Vanuit het standpunt van de manager is het doel van een OKR vergadering om te beoordelen of de leden van het team met succes de toegewezen doelen hebben bereikt binnen een bepaald tijdsbestek. Als ze niet succesvol waren, duik dan dieper om de hoofdoorzaak te vinden en heroverweeg de gestelde doelen om de haalbaarheid ervan te garanderen.

Aan het einde van het project, de OKR cyclus, of elk kwartaal, evalueert de OKR retrospectieve vergadering de voortgang. Er worden succesgebieden, geleerde lessen en verbetermogelijkheden voor toekomstige OKR-cycli geïdentificeerd.

Waarom zijn OKR Check-In vergaderingen belangrijk?

OKR's gaan over het instellen van realistische doelen, het plannen van sleutel resultaten om ze te behalen en het creëren van een solide proces om de voortgang bij te houden. OKR vergaderingen helpen managers om een praktisch overzicht te krijgen van waar het team staat in termen van doelen en doelen.

OKR check-ins houden werknemers verantwoordelijk voor hun acties

Stel dat u het productteam een doel toewijst: Maak vijf explainer video's voor elke functie die u dit kwartaal lanceert. Er waren geen OKR vergaderingen om de voortgang voor het hele kwartaal bij te houden.

Aan het einde van het kwartaal of een paar maanden later, tijdens je OKR vergadering, is het team vergeten om video's te maken omdat ze jongleerden met meerdere taken en nieuwe prioriteiten.

Dit betekent dat jij en het productteam zich moeten haasten om de video's te maken, omdat je marketingteam verwacht dat ze deel uitmaken van de landingspagina van het product.

Wat is hier misgegaan, zelfs toen je de vereisten had overgebracht in de vergadering van het team?

Er was geen standaard raamwerk om de huidige status van OKR's bij te houden of wekelijkse check-ins om OKR's bij te houden.

Het resultaat was dat het productteam de hoogste prioriteit gaf aan andere doelen die aan hen waren toegewezen.

Aan de andere kant houden regelmatige of wekelijkse OKR catch-ins de medewerkers verantwoordelijk en helpen ze hen het belang te beseffen van de doelen die aan hen zijn toegewezen. Het resultaat is dat ze hun doelen prioriteren, ondersteuning zoeken bij managers om ervoor te zorgen dat ze voortgang boeken in de juiste richting en hun doelen behalen binnen de gegeven tijd.

Of het nu gaat om één OKR of een collectief OKRS voor het team, regelmatige één-op-één vergaderingen zorgen ervoor dat iedereen dezelfde voortgang ziet en dat er meer verantwoording wordt afgelegd binnen het team.

OKR vergaderingen zijn de wekelijkse dosis motivatie voor een werknemer

Een OKR-structuur houdt uw werknemers gemotiveerd. Dankzij OKR vergaderingen kunnen teams rechtstreeks verbinding maken met hun managers en bespreken wat hen tegenhoudt om hun doelen te bereiken.

U kunt deze gelegenheid gebruiken om nieuwe ideeën te bespreken, lessen die het team heeft geleerd, eventuele wijzigingen in de prioriteiten en om de voortgang van uitdagende doelen op te volgen.

Luister naar de problemen van je team, creëer mogelijkheden voor erkenning voor degenen die meer dan hun best doen en moedig ze aan om beter te presteren.

Wekelijkse OKR check-ins begeleiden medewerkers om zich te concentreren op taken met een hoge prioriteit

Het is makkelijk om afgeleid te raken als er niemand is om je te begeleiden. Werknemers slagen er vaak niet in om prioriteit te geven aan de sleutel resultaten om hun doelen sneller te bereiken en focussen op onnodige taken die de naald niet verplaatsen of een lage prioriteit hebben.

OKR vergaderingen zorgen voor transparantie in het bijhouden van OKR's en helpen medewerkers zich te concentreren op activiteiten die er het meest toe doen om hun doelen te bereiken.

Wanneer een medewerker afdwaalt van zijn doel of een ingewikkeld doel krijgt toegewezen dat niet haalbaar is, laat de OKR-evaluatie ons hun pijnpunten begrijpen en helpt hen vooruit.

Hoe organiseer je een effectieve OKR vergadering? 4 eenvoudige stappen

Zodra je OKR's gedefinieerd en ingesteld zijn, is de volgende stap om ze aan je hele team te communiceren in een OKR vergadering.

Hier zijn de stappen om effectieve OKR catch-ins te houden binnen het geplande tijdsbestek.

Stap 1: Stel een agenda op voor de OKR check-in

Een succesvolle OKR vergadering heeft een duidelijke agenda.

Zonder een vooraf bepaalde agenda zal de vergadering niet productief zijn, zullen de werknemers niet weten wat ze moeten bespreken en zult u uw driemaandelijkse doelen misschien niet bereiken.

Agenda's voor vergaderingen zorgen voor transparantie en stellen verwachtingen in voor de structuur van de vergadering. Een vooraf gedefinieerd sjabloon voor OKR-vergaderingen helpt iedereen op dezelfde pagina te blijven en vereenvoudigt het delen van updates.

Hier is een voorstel voor een kader voor de instelling van doelen voor uw OKR-bijeenkomsten om uit te proberen:

Eerste 10 minuten: Deel de status actie items van de vorige week, inclusief voltooide abonnementen. Een OKR-software kun je deze statussen personaliseren. Enkele eenvoudige statussen om uit te proberen zijn 'Te doen', 'Nog te doen', 'Beoordelen' en 'Klaar'

Volgende 10 minuten: Maak een abonnement op de sleutel resultaten, to-dos en prioriteiten voor de komende week. Pas doelen aan als dat nodig is en verwijder reeds bereikte of irrelevante doelen uit de pijplijn.

Laatste 5-10 minuten:Gebruik het laatste deel van de vergadering om na te denken over de geleerde lessen. Bijvoorbeeld, waarom is een specifiek doel niet bereikt? Was het agendapunt onduidelijk, of verwachtten je teamleden meer ondersteuning van de manager bij een bepaald agendapunt?

Een goede gewoonte is om de retrospectieve vragen in de volgende vergadering aan te tonen en te beantwoorden.

Een productieve vergadering zou je antwoorden moeten geven op wat er goed ging, wat er verbeterd moet worden en de lessen die je hebt geleerd, samen met het documenteren van goede ideeën.

Stap 2: Nodig de deelnemers uit en deel de agenda van de vergadering op voorhand mee

Zodra u een transparante OKR hebt agenda vergadering en OKR raamwerk, is het tijd om de informatie met de deelnemers van de vergadering te delen vóór de vergadering.

Het vooraf delen van de vergaderagenda zorgt ervoor dat het team goed voorbereid is met updates en leerpunten.

Nodig de deelnemers uit via hulpmiddelen voor online vergaderingen zoals Zoom, Google Meet of Microsoft Teams met de OKR-vergaderagenda.

Wees duidelijk over wie er deel moet uitmaken van deze wekelijkse OKR vergaderingen. Bijvoorbeeld, het uitnodigen van senior managers voor de wekelijkse OKR catch-ups kan meer kwaad dan goed doen. De leden van het team kunnen aarzelen om open te zijn over de wegversperringen in aanwezigheid van de stakeholder.

Hoewel het zinvol is om de belanghebbenden of het leiderschap bij de driemaandelijkse OKR vergaderingen te betrekken, moeten de wekelijkse OKR catch-ins tussen managers en hun teams zijn.

Stap 3: Bespreek de OKR's (de status van de huidige week, de voortgang van de OKR van vorige week en het abonnement voor volgende week)

Er bestaan veel misvattingen over OKR's en u moet ervoor zorgen dat uw team zich volledig bewust is van wat OKR's zijn en welke soorten updates ze moeten geven.

Als u begint met het OKR best practice framework, geef uw team dan een aantal OKR voorbeelden . Voor een content marketing team kan een driemaandelijks OKR doel zijn:

Een voorbeeld van driemaandelijkse OKR doelen voor een content marketing team

Splits deze kritieke resultaten op in kleinere en uitvoerbare taken en wijs ze toe aan de leden van het team, zodat ze hun doelen kennen en hun wekelijkse OKR-vergadering Taak-updates dienovereenkomstig kunnen voorbereiden.

Als een lid van het team meer duidelijkheid nodig heeft over zijn sleutel resultaat, moedig hem dan aan om een aparte vergadering te houden in plaats van ieders tijd te verspillen tijdens de teamvergadering.

Gebruik ClickUp's OKR sjabloon om OKR's te beheren, doelen op te splitsen en toe te wijzen aan teamleden en de voortgang van OKR's bij te houden.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/Screenshot-2023-08-10-at-4.06.33-PM-1.png Download deze sjabloon # Deze sjabloon downloaden /cta/

Stap 4: Notuleer de vergadering (MOM)

Maak aantekeningen van alle vergaderingen handmatig of met AI hulpmiddelen voor vergaderingen . Op deze manier communiceer je de vergaderingen effectief met het team en verklein je de kans op verwarring.

Dit betekent ook dat je de MOM's elke week documenteert, zodat de manager de MOM's aan het eind van elke maand opnieuw kan bekijken om de voortgang bij te houden en de prestaties van het team te beoordelen.

Best Practices voor OKR Check-In vergaderingen

Er zijn verschillende soorten vergaderingen en voor elke vergadering zijn een aantal verschillende best practices nodig. En OKR's vormen daarop geen uitzondering.

Om succesvolle OKR vergaderingen te houden, moet u zich richten op de volgende best practices:

Gebruik een speciaal OKR-raamwerk

Een speciaal OKR-raamwerk helpt u realistische doelen te stellen, de voortgang van de OKR te bewaken en de wegversperringen te identificeren om ze sneller te overwinnen. ClickUp's OKR kader sjabloon biedt alle functies die nodig zijn om OKR vergaderingen te beheren.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/OKR-Framework.jpg Dit sjabloon downloaden # Dit sjabloon downloaden /cta/

Dit sjabloon helpt managers en hun teams:

• Biedt ruimte voor samenwerking voor het hele team om samen te brainstormen om gezamenlijk deel te nemen aan de instelling van doelen en de belangrijkste doelen te identificeren
• Identificeer de sleutel resultaten (KR's) van elke taak en zet ze om in ClickUp-taak. Managers wijzen deze taken toe aan relevante teamleden en voegen deadlines toe voor het voltooien van deze taken om gelijke tred te houden met de OKR doelen voor de hele organisatie
• Het sjabloon met kleurcode en persoonlijke status stelt medewerkers in staat om wekelijks updates te geven tijdens de OKR vergaderingen. Het gestructureerde kader helpt managers bij het identificeren van de wegversperringen en helpt medewerkers bij het bepalen van de volgende stappen

Overweeg daarnaast het gebruik van sjablonen voor communicatieplannen om de OKR-strategieën en -doelstellingen voor interne en externe communicatie te documenteren, die regelmatig moeten worden bijgewerkt.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Communication-Plan-Template.png Dit sjabloon downloaden # Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Dit sjabloon specificeert de doelgroep, het type berichten dat moet worden verzonden, de communicatiekanalen en de communicatiefrequentie.

Wanneer al uw OKR's worden gecommuniceerd en gedocumenteerd, kent iedereen de exacte details en actiepunten.

Voer uw OKR vergaderingen uit op ClickUp

Uw OKR vergaderingen op ClickUp is gemakkelijker dan u denkt. Dit is waarom.

Leg de sleutelgegevens van vergaderingen vast en houd uw team op koers met ClickUp

Beheer al uw documenten voor vergaderingen in ClickUp Docs met krachtige functies voor bewerking en samenwerking. Voeg tabellen, presentaties en PDF's toe en maak bladwijzers die bij uw werkstijl passen.

Als tool voor projectmanagement kunt u met ClickUp checklists voor OKR-vergaderingen maken die zijn afgestemd op de agenda van de vergadering. Als u de discussiepunten individueel voltooit, kunt u ze van de checklist afstrepen om alle deelnemers aan de vergadering op dezelfde pagina te houden.

Voeg terugkerende taken toe aan ClickUp en werk hun status bij op basis van de voortgang die tijdens de OKR-bijeenkomsten wordt besproken. Dit betekent dat u niet elke keer opnieuw taken hoeft aan te maken en dat u een overzicht hebt van de discussiepunten voor de komende week.

Als ClickUp al uw vergaderbenodigdheden beheert, hoeft u niet te schakelen tussen Google Documenten en Zoom. ClickUp's Weergave kalender synchroniseert uw Google Agenda, zodat u vanuit ClickUp uitnodigingen voor vergaderingen kunt versturen.

Ga een stap verder met de instelling van doelen met ClickUp Goals

Gebruik ClickUp Doelen om uw doelstellingen op te splitsen in kleinere, meetbare doelen en uw targets te halen met duidelijke tijdlijnen en automatisering bijhouden.

Houd de doelen georganiseerd in mappen om OKR's en cycli van Sprint bij te houden en deel ze publiekelijk met uw team.

ClickUp onderscheidt zich van andere OKR-software door OKR's te combineren met projectmanagement en teams aan te moedigen eigenaar te zijn van hun voortgang om gezamenlijke doelen te bereiken.

Gebruik een AI-schrijfassistent om aantekeningen voor OKR vergaderingen automatisch te genereren

Toevoegen ClickUp AI naar uw OKR vergaderingen en aantekeningen maken van MOM's als een pro. Zo werkt het:

• Transcripties van besprekingen van vergaderingen samenvatten en omzetten in uitvoerbare Taken voor uw team
• Vermijd handmatige fouten zoals spelfouten en grammaticale fouten in uw aantekeningen van vergaderingen en verbeter uw schrijfstijl
• ClickUp AI overal vandaan gebruiken en uw teams op afstand helpen om zonder problemen OKR vergaderingen bij te wonen

Vat uw taken en documenten in seconden samen met ClickUp AI

Klaar voor effectieve OKR vergaderingen?

U weet inmiddels hoe OKR's de strategieën van uw bedrijf op één lijn brengen met de doelen en OKR check-ins zijn van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat iedereen op schema ligt met de doelstellingen en belangrijkste resultaten.

OKR-software zoals ClickUp helpt u bij het instellen van ambitieuze doelen, het bewaken van de voortgang en het meten van de resultaten, want OKR's opschrijven op een spreadsheet of papier voltooit de klus niet.

Om u te helpen de beste resultaten te behalen, heeft ClickUp functies in het bereik van doelen instellen en bijhouden tot kant-en-klare sjablonen.

Maak actiegerichte OKR's en verbeter uw doelbeheer.

Voor de beste resultaten, gratis aanmelden bij ClickUp .