Het is moeilijker om je doelen van projecten wanneer je niet zeker bent van je huidige middelen en wat je team nodig zou kunnen hebben.
Zonder voldoende gegevens is het moeilijk om weloverwogen beslissingen te nemen over de personeelsbezetting, het budget en de reikwijdte van een project. Als het werk niet goed verdeeld is, gaan vaardigheden en ervaring verloren, wat de efficiëntie van het project en de tevredenheid van de werknemers belemmert. En zonder een gestandaardiseerde maatstaf raken de werklast en voortgang in de war.
Full-time Equivalents of FTE in projectmanagement bieden echter een gemeenschappelijke taal voor het bespreken van voortgang, werklast en andere behoeften op het gebied van resource management.
Met FTE krijgt u transparantie, samenwerking en een duidelijkere weergave van werklast capaciteit . Dit leidt tot een efficiënte toewijzing van personeel en voorkomt overbelasting of onderbezetting.
Realistische tijdlijnen voor projecten, gebaseerd op nauwkeurige FTE-berekeningen, verhogen het succespercentage van uw projecten en maken uw voortgang voorspelbaarder. Het juiste gebruik van Full-time Equivalents (FTE) zorgt ervoor dat de juiste vaardigheden en ervaring perfect zijn afgestemd op uw werklast, waardoor de efficiëntie van uw projecten en de betrokkenheid van uw werknemers toenemen.
In dit artikel lees je alles wat je moet weten over het gebruik van Full-time Equivalents of FTE in projectmanagement.
Laten we er meteen mee beginnen!
Wat is voltijds equivalent (FTE)?
Fulltime equivalent (FTE) is een meeteenheid die staat voor het totale aantal fulltime uren dat de werknemers van een bedrijf werken. Het is de werklast van één voltijdse werknemer over een bepaalde periode. Het fungeert als een standaardeenheid en kun je de output vergelijken van deeltijdwerkers, aannemers en mensen met verschillende roosters.
Om FTE te berekenen, deel je de werkuren van elke werknemer door de fulltime werkweekuren van het bedrijf.
Bijvoorbeeld, als een bedrijf 40 uur per week als fulltime beschouwt en een werknemer 40 uur per week werkt, dan is zijn FTE 1,0 uur. Op dezelfde manier, als werknemers 20 uur per week werken bij hetzelfde bedrijf, dan is hun FTE 0,5.
FTE is belangrijk voor de jaarlijkse personeelsplanning en het beheren van de arbeidskosten. Het kan je bedrijf ook helpen inzicht te krijgen in de efficiëntie van deeltijdwerkers.
Belang en voordelen van FTE in projectmanagement
FTE is waardevol omdat het de toewijzing van middelen stroomlijnt, de uitvoering van projecten verbetert en het succespercentage van projecten verhoogt. Hier volgt een overzicht van de voordelen en het belang van FTE in projectmanagement:
- Genormaliseerde meting en grotere transparantie: Met FTE kunt u de inspanningen van fulltime, parttime of ingehuurde resources meten en vergelijken met één enkele eenheid. Dit vereenvoudigt de toewijzing van middelen, het budget en de verdeling van werklast. Het gebruik van FTE in projectmanagement als gemeenschappelijke taal vergemakkelijkt de communicatie en transparantie met betrekking tot uw doelen voor projecten, toewijzing van middelen en werklast onder belanghebbenden
- Verbeterde budgetvoorspelling en ROI: Als je weet hoeveel FTE's er in totaal aan een project zijn toegewezen, kun je nauwkeurige schattingen maken van salarissen, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere uitgaven. Dit zorgt voor een transparant budget en helpt financiële overschrijdingen te voorkomen. Geoptimaliseerde toewijzing van middelen minimaliseert verspilde tijd en maximaliseert de output, wat leidt tot een beter rendement van uw project
- Efficiënte projectplanning en hoger succes: Uw FTE-berekeningen maken realistische tijdlijnen voor projecten mogelijk door rekening te houden met beschikbare projectresources en hun capaciteit. Dit voorkomt onrealistische deadlines en bevordert een efficiënte projectuitvoering. Ervoor zorgen dat u de middelen nauwkeurig inplant is de sleutel tot hogere succespercentages van projecten. Het helpt je team om deadlines te halen en binnen het budget te blijven
- Beter balanceren van werklast en talentbeheer: Het monitoren van FTE's per team lid zorgt voor een eerlijke verdeling van de werklast, voorkomt overwerk en maximaliseert de individuele productiviteit. Dit leidt tot tevredener en efficiëntere leden van projectteams. Met FTE-metingen kunt u ook kritieke rollen, lacunes in vaardigheden en trainingsbehoeften binnen uw team identificeren, waardoor strategisch talentmanagement en -ontwikkeling mogelijk wordt
- Nauwkeurige personeelsplanning en betere besluitvorming: Maak een effectieve schatting van het personeelsbestand dat nodig is voor succesvol voltooien door de behoefte aan FTE's voor projecten te kwantificeren. Dit helpt bij beslissingen over aanname, uitbestedingsbehoeften en het beheren van de werklast van interne teams. Gegevensgestuurde inzichten uit FTE-berekeningen maken een betere personeelsplanning, budgettering en besluitvorming mogelijk projectomvang besluitvorming
Voorbeelden van toepassing en gebruik van FTE in projectmanagement
FTE (Full-Time Equivalent) brengt duidelijkheid en structuur in de verdeling van middelen en werklast in organisaties. Hier volgen voorbeelden van het gebruik van het FTE-model:
1. Een nieuw project bemannen
Stel je voor dat je een nieuwe marketingcampagne lanceert waarvoor je content moet aanmaken, sociale media moet beheren en gegevens moet analyseren.
Door de werklast voor elke taak in te schatten en om te rekenen naar FTE's (bijv. content aanmaken - 0,75 FTE, sociale media - 0,5 FTE, gegevensanalyse - 0,25 FTE), krijg je een duidelijk beeld van de benodigde personele middelen.
Op basis van de totale FTE (1,5 FTE) kun je beslissen of je fulltime werknemers, parttime specialisten of specifieke Taken wilt inhuren.
2. Budgettering en kostenraming
Als je de totale FTE van het project weet, kun je de personeelskosten nauwkeuriger inschatten.
Instance, als het gemiddelde jaarsalaris voor je vereiste vaardigheden $50.000 is en het project heeft 1,5 FTE's nodig voor een jaar, dan zou de schatting van de personeelskosten zijn (1,5 FTE's * $50.000/FTE) = $75.000.
Het gebruik van FTE's in projectmanagement helpt om de juiste financiering veilig te stellen en realistische projectbudgetten vast te stellen.
3. Werklast in de gaten houden en burn-out voorkomen
binnen je team zorgt voor een eerlijke verdeling van de werklast en voorkomt overbelasting.
Als de FTE van een teamlid consequent een gezonde limiet overschrijdt (bijv. 1,2 FTE), duidt dit op mogelijke overbelasting en zijn aanpassingen nodig zoals het delegeren van taken, het inhuren van extra ondersteuning of het herzien van projectdeadlines.
4. De efficiëntie en productiviteit van teams meten
Het analyseren van FTE-gegevens in de loop van de tijd onthult
inzicht in de prestaties van je team
en identificeert gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.
Als je team bijvoorbeeld consequent projecten aflevert met minder FTE's dan aanvankelijk was ingepland, dan duidt dit op een verhoogde efficiëntie en een beter rendement
. Omgekeerd kan het consequent overschrijden van de geplande FTE's wijzen op inefficiëntie of onrealistische tijdlijnen voor projecten.
5. Communiceren van projectvoortgang en resourcegebruik aan belanghebbenden
Het gebruik van FTE als gemeenschappelijke metriek in projectmanagement vereenvoudigt de communicatie met belanghebbenden zoals clients of investeerders.
Je kunt voortgangsrapportages presenteren in termen van gebruikte FTE's of beschikbare FTE's voor specifieke taken en toekomstige projecten, zodat projectmanagers een duidelijk inzicht krijgen in de bezetting van resources en de voortgang van het project.
Voorbeeld
Een softwareontwikkelingsteam moet een nieuw e-commerceplatform bouwen. Ze schatten dat het project 8.000 uur werk vergt.
Als een fulltime ontwikkelaar 40 uur per week werkt, komt dit neer op 200 FTE-weken (8.000 uur/40 uur/week).
Het team kan vier fulltime ontwikkelaars inhuren voor elk 20 weken (4 ontwikkelaars \ 20 weken/ontwikkelaar = 80 FTE weken) of een combinatie van fulltime en parttime ontwikkelaars om aan de vereiste 80 FTE weken te komen.
FTE vs. Aantal medewerkers: Een vergelijkende analyse
FTE (Full-Time Equivalent) en headcount zijn projectmanagement termen die worden gebruikt om de grootte van een personeelsbestand te meten, maar ze verschillen in omvang en doel. Hier volgt een vergelijkende analyse:
| Focus | Headcount | Telt het totale aantal werknemers, ongeacht de werkuren of posities. Het is een eenvoudige telling van personen die in dienst zijn van de organisatie | |
|---|---|---|---|
| FTE meet de totale werklast capaciteit van het personeelsbestand door alle gewerkte uren om te rekenen naar een gestandaardiseerde eenheid van een voltijdse werknemer (meestal 40 uur/week). Het houdt rekening met deeltijdse, tijdelijke en contractuele werknemers naast de voltijdse werknemers | |||
| Toepassingen | Aantal werknemers | Nuttig voor eenvoudige beoordeling van de grootte van het personeelsbestand, planning van de organisatiestructuur, toewijzing van kantoorruimte en basis HR rapportage | |
| FTE | Waardevol voor resourceplanning, budgetprognoses, projectmanagement van werklast, benchmarking van efficiëntie en het analyseren van productiviteit van teams | ||
| Voordelen: Aantal werknemers Gemakkelijker te berekenen en te begrijpen, geeft een duidelijk beeld van de grootte van het bedrijf | |||
| FTE: nauwkeuriger weerspiegeling van de capaciteit van het personeelsbestand, maakt betere toewijzing van middelen mogelijk, vergemakkelijkt nauwkeurige budgettaire abonnementen en maakt vergelijkingen tussen bedrijven mogelijk | |||
| Nadelen: Aantal werknemers houdt geen rekening met individuele werklasten of parttime werknemers, wat kan leiden tot onnauwkeurige resourceplanning en budgetschattingen | |||
| FTE is complexer om te berekenen, vereist gedetailleerd bijhouden van gewerkte uren en is mogelijk niet relevant voor alle functies binnen de organisatie | |||
| Headcount" is geschikt voor het bijhouden van de grootte van het personeelsbestand en interne rapportages | |||
| FTE | Bij voorkeur voor resourceplanning en projectmanagement, budgettering, efficiëntieanalyse en benchmarking |
Beslissingstips
Overweeg het doel van uw analyse. Als u gewoon het aantal werknemers moet tellen, is het aantal werknemers voldoende. Als u inzicht wilt krijgen in werklast capaciteit, toewijzing van middelen of projectbehoeften, gebruik dan een FTE-berekening. U kunt beide statistieken samen gebruiken voor uitgebreide inzichten.
Stappen voor het berekenen van Full-Time Equivalent in projectmanagement
Stap 1: Bepaal het standaard aantal uren voor een fulltime medewerker
Dit wordt meestal bepaald door uw organisatie of door branchenormen. De meest gebruikelijke standaard is 40 uur per week, wat kan variëren afhankelijk van locatie en sector.
Stap 2: Bereken het totale aantal uren dat alle werknemers werken
Reken zowel voltijdse als deeltijdse werknemers mee. Houd rekening met overuren of extra werkuren. Je kunt deze informatie verzamelen uit urenregistraties, loonlijsten of HR-systemen.
Stap 3: Deel het totale aantal gewerkte uren door het standaard aantal uren
Gebruik de formule: FTE = Totaal aantal gewerkte uren / Standaard aantal uren voor voltijdse werknemer.
Stap 4: Rond het resultaat af op het dichtstbijzijnde honderdste (indien nodig)
De meeste organisaties gebruiken FTE's tot twee cijfers achter de komma voor de nauwkeurigheid. Stel dat een bedrijf vijf fulltime werknemers heeft die 40 uur per week werken en drie parttime werknemers die 20 uur per week werken.
Het totaal aantal gewerkte uren per week zou dan zijn: (5*_40) + (3*_20) = 260 uur
Uitgaande van een 40-urige werkweek, zou de FTE zijn: 260/40 = 6,5 FTE
Aanvullende overwegingen voor de berekening van FTE in projectmanagement:
- Jaarlijkse VTE: Om FTE op jaarbasis te berekenen, vermenigvuldigt u de standaardweekuren met het aantal weken in een jaar (52) en gebruikt u dat als noemer in de formule
- Parttime werknemers: Bereken hun VTE door hun werkelijk gewerkte uren te delen door de standaard voltijdse uren. Een voorbeeld: een werknemer die 20 uur per week werkt, is 0,5 FTE
- Verschillende werkroosters: Als werknemers verschillende uren of diensten hebben, bereken dan hun VTE individueel op basis van hun feitelijk gewerkte uren
- Vakantie, ziekteverlof en feestdagen: Deze afwezigheden kunnen worden verdisconteerd door het totaal aantal gewerkte uren dienovereenkomstig aan te passen
Hoe FTE gebruiken in projectmanagement
Hier volgen enkele praktische manieren om FTE in projectmanagement toe te passen:
Middelen schatten voor project abonnementen
Kwantificeer de werklast door de benodigde FTE's te berekenen voor elke Taak of fase van het project. Het geeft een duidelijk inzicht in de totale inspanning die nodig is om het project te voltooien.
Het gebruik van FTE's in projectmanagement helpt ook om uw personeelsbehoeften te bepalen. Bepaal het aantal fulltimers, parttimers of tijdelijke werknemers dat nodig is om aan de FTE-eisen van het project te voldoen. Optimaliseer de toewijzing van middelen en wijs FTE's strategisch toe aan verschillende Taken op basis van vaardigheden, beschikbaarheid en werklast capaciteit.
Projectvoortgang communiceren met belanghebbenden
Gebruik FTE's om de voortgang van projecten transparant te communiceren,
en verdeling van werklast onder belanghebbenden. Bijhouden van de voortgang en rapporteren van gebruikte FTE's en beschikbare FTE's voor specifieke taken om de status van het project aan te geven en mogelijke vertragingen of beperkingen in middelen te identificeren.
Werklast bewaken en burn-out voorkomen
Individuele FTE's bijhouden door FTE's aan elk teamlid toe te wijzen om een eerlijke verdeling van de werklast te garanderen en overbelasting te voorkomen. Identificeer potentiële overbelasting of beoordeel individuele FTE's regelmatig om tekenen van potentiële burn-out of overweldigende werklast op te sporen.
Als FTE's gezonde limieten overschrijden, voer dan aanpassingen door zoals het delegeren van taken, het inhuren van extra ondersteuning of het verlengen van tijdlijnen voor projecten.
Realistische budgetten voor projecten creëren
Vermenigvuldig de vereiste VTE's met het gemiddelde salaris voor de relevante rollen om de personeelskosten nauwkeurig in te schatten.
Houd rekening met secundaire arbeidsvoorwaarden en overhead en neem extra kosten zoals secundaire arbeidsvoorwaarden, belastingen en overhead die bij elke VTE horen mee om een allesomvattend budget op te stellen.
Houd uw uitgaven bij door de werkelijke FTE-kosten gedurende het project te vergelijken met het budget om mogelijke afwijkingen te identificeren en corrigerende maatregelen te nemen.
De efficiëntie en productiviteit van teams meten
Analyseer FTE-gegevens door geplande FTE's te vergelijken met werkelijke FTE's om de teamefficiëntie te meten en verbeterpunten te identificeren. Houd uw prestatietrends bij door FTE-gegevens te bewaken om patronen in de productiviteit van teams te identificeren, zodat u in de toekomst beslissingen over projectplanning en toewijzing van middelen kunt nemen.
Vergelijk ook het FTE-gebruik van je team met benchmarks in de sector om de prestaties te beoordelen en potentiële gebieden voor optimalisatie te identificeren.
Je kunt gegevens op basis van FTE's ook gebruiken om beslissingen van belanghebbenden over de reikwijdte van projecten, budgetaanpassingen of het opnieuw toewijzen van middelen te vergemakkelijken.
Vereenvoudig uw FTE-beheer met ClickUp
Nu u klaar bent om Full-Time Equivalent, een hulpmiddel voor projectmanagement aanschaffen om je te helpen bij het effectief plannen en beheren van middelen.
ClickUp is die ideale tool voor projectmanagement: het zal het zware werk doen om u te helpen bij het schatten, bijhouden en verbeteren van de toewijzing van resources.
Registreer nauwkeurig alle uren die uw team aan taken en projecten heeft gewerkt met behulp van het
ClickUp Tijdregistratie
.
gebruik ClickUp's Time Tracker om _tijd bij te houden over verschillende Taken en locaties voor een vereenvoudigd overzicht van de algemene teamvoortgang_
Vergelijk bijvoorbeeld geschatte FTE met werkelijk gelogde uren om afwijkingen in werklast te identificeren en toekomstige schattingen te verfijnen.
Tijd effectief aanpassen en toewijzen met
ClickUp's sjabloon voor tijdsindeling
om te voldoen aan de vereisten van uw specifieke Business om FTE's bij te houden. Vergelijk werkstromen tussen teams en ontdek manieren om uw processen te optimaliseren met
ClickUp's sjabloon voor tijdstudies
.
bekijk werklasten van teams in één oogopslag in ClickUp om taken beter te delegeren of herverdelen en snel te begrijpen wie onder- of overcapaciteit heeft_
Maak
Aangepaste velden
om FTE-gegevens rechtstreeks binnen taken en projecten op te slaan en bij te houden, zodat ze georganiseerd en toegankelijk zijn.
Creëer, bewerk en organiseer aangepaste velden in ClickUp en maak uw zoeklogistiek eenvoudiger
Visualiseer de capaciteit van teams en individuele werklasten via
ClickUp Dashboard
om een eerlijke verdeling te garanderen en een burn-out te voorkomen. Taken toewijzen op basis van beschikbare FTE's, zodat middelen optimaal worden toegewezen en overwerk wordt voorkomen.
krijg een holistische weergave van project statussen en resterende taken in uw team of afdeling met Dashboards in ClickUp 3.0_
Als iemand overwerkt, kunt u ClickUp bovendien gebruiken om overmatige toewijzing te voorkomen door capaciteitslimieten in te stellen voor elk teamlid op basis van hun FTE-beschikbaarheid.
Neem ook aangepaste velden FTE op in de
ClickUp Dashboards voor rapportage
functie om trends in werklast te analyseren, knelpunten te identificeren en voortgang bij te houden.
U kunt ook aanpasbare dashboards maken om FTE-gegevens te visualiseren naast statistieken zoals het percentage voltooide taken en tijdlijnen van projecten. Visualiseer de gegevens zoals u dat wilt en deel ze met alle relevante belanghebbenden.
Om een project succesvol te laten verlopen, moeten projectmanagers hun FTE begrijpen en optimaliseren. De juiste
software voor projectmanagement
kan u helpen dit efficiënt en op schaal te doen.
Ga gratis aan de slag met ClickUp
vandaag.