Als eigenaar van een klein bedrijf vertrouw je waarschijnlijk op blocnotes, plakbriefjes en eenvoudige spreadsheets om je bedrijf te beheren en bij te houden wie wat koopt, hoeveel en wanneer.
Deze hulpmiddelen helpen je bij het verzamelen van belangrijke klantinformatie, het bijhouden van je inventaris en nog veel meer. Maar als uw bedrijf groeit, zijn plakbriefjes en notitieblokjes niet genoeg om belangrijke gegevens op te slaan. Enter, Klantrelatiebeheersoftware.
Een CRM-tool zal uw bedrijfsactiviteiten en communicatie met bestaande klanten en nieuwe prospects transformeren. Het kan sterke klantrelaties bevorderen en de algemene efficiëntie verhogen.
Als u echter nog niet klaar bent voor speciale CRM-software, kunt u een CRM-sjabloon in Excel proberen. Veel startende bedrijven kiezen voor een CRM op basis van Excel omdat het vertrouwd, aanpasbaar en bijna gratis is.
Deze uitgebreide gids laat zien hoe een Excel CRM werkt, hoe je er een kunt bouwen en helpt je op weg met een aantal gratis CRM-sjablonen.
Wat is een Excel CRM?
Een Excel CRM is een klantrelatiebeheersysteem dat gebruik maakt van de functionaliteiten van Microsoft Excel om klantgegevens, interacties en verkoopprocessen te organiseren en te beheren.
Excel CRM is een flexibel en aanpasbaar platform dat kleine bedrijven kunnen gebruiken om klantrelaties te onderhouden en verkooppijplijnen te stroomlijnen.
Met een Excel CRM kunt u uw verkooptraject efficiënt organiseren en uw leadgegevens eenvoudig beheren.
U of uw verkoopteam kan de CRM-gegevens regelmatig bijwerken, aangepaste fasen en leadbronnen toevoegen en gegevens exporteren. Al deze belangrijke informatie is ook gemakkelijk toegankelijk voor uw stakeholders.
Voordelen van het gebruik van Excel als CRM
Vertrouwdheid en toegankelijkheid
Van studenten tot professionals, iedereen weet hoe Excel werkt, waardoor de overstap naar een Excel CRM naadloos verloopt.
Excel is breed toegankelijk en er is geen speciale opleiding voor nodig. Microsoft Excel en alternatieven zijn eenvoudig te leren en hebben verschillende gratis online tutorials.
Kosteneffectiviteit
Kleine bedrijven kunnen vaak niet investeren in softwareoplossingen vanwege de hoge prijzen. De prijs is geen probleem met Microsoft Excel, omdat de webapplicatie gratis te gebruiken is. Zelfs als je de betaalde desktopversie nodig hebt, is het goedkoper dan een gewoon CRM.
De Microsoft Excel desktop app is beschikbaar als een gebundeld abonnement met de Microsoft Office suite. Hierdoor heb je geen extra software nodig en kun je kosten besparen.
Aanpassing
Microsoft Excel staat bekend om zijn praktische functies en stelt u in staat om uw CRM aan te passen aan uw behoeften. Wilt u aangepaste velden definiëren voor specifieke klanten? Ga uw gang en maak ze aan. Wilt u stappen in de verkooppijplijn een andere naam geven naargelang uw manier van werken? Voer de wijziging door en ga verder.
Je kunt ook de vele beschikbare CRM-sjablonen om een CRM-spreadsheet te ontwerpen die perfect aansluit bij uw processen en vereisten.
Integratie met andere Microsoft Office-apps
MS Excel integreert naadloos met andere Microsoft Office-toepassingen zoals MS Word en Outlook. Dit biedt u een holistische aanpak voor het beheren van klantrelaties.
Of u nu een verkoper of een bedrijfseigenaar bent, met Excel-integraties kunt u zonder extra kosten een verbluffende en gepersonaliseerde interface voor uw gegevens maken.
Kant-en-klare sjablonen
Door de populariteit van Excel als CRM zijn er verschillende kant-en-klare CRM Excel-sjablonen beschikbaar die u kunt gebruiken, zoals de boekhoudsjabloon sjabloon voor kansen en andere.
Je hoeft alleen maar de beschikbare sjablonen te klonen, de relevante gegevens in de aangepaste velden in te voeren en je kunt aan de slag. Van sjablonen voor resourceplanning naar sjablonen voor klantbeheer kies de sjablonen die het best voldoen aan de vereisten van uw bedrijf.
Een CRM maken in Excel: Stappen en tips
Het bouwen van een Excel CRM vereist zorgvuldige planning en organisatie. Hier zijn de belangrijkste stappen en tips om je door het proces te leiden.
Stap 1: Bepaal uw doelstellingen
Bepaal duidelijk uw CRM-doelen en wat u met de tool wilt bereiken. Uw doel kan zijn om leadbeheer te verbeteren, klantrelaties te onderhouden of verkoopprocessen te stroomlijnen.
Stap 2: Excel-vellen maken
Zodra u en uw team het eens zijn over uw toekomstige doelen, gebruikt u verschillende Excel-sheets om informatie te categoriseren. Om CRM-sjablonen hebt u de volgende bladen nodig:
- Maak een Contacten lijstblad om contactgegevens gemakkelijk op te slaan en te bekijken
- Maak een Company werkblad voor het beheren van gegevens voor uw B2B verkoopleads en klanten
- Ontwikkel een Pipeline spreadsheet om klantcommunicatie bij te houden, klanten op te volgen en leadstatus bij te werken voor effectieve verkoopmonitoring
- Gebruik een Settings werkblad om details zoals contacttypes, pijplijnstadia, dealstatus en leadbron op te nemen
Stap 3: Gegevenspunten identificeren
Het opslaan en bijhouden van uw contactgegevens op één plaats kan een effectieve tijdsbesparing zijn bij het communiceren met potentiële klanten. Zo voorkomt u ook dat u gegevens kwijtraakt en bespaart u zich een tijdrovend proces van gegevensherstel.
Navigeer naar het blad Contactpersonen in de CRM-sjabloon. Zorg ervoor dat u voor al uw klanten consequent essentiële gegevens bijhoudt, zoals naam, telefoonnummer, adres, e-mail, aankoopgegevens, aankoopgeschiedenis, communicatielogs en andere relevante gegevens B2B CRM gegevens. Dit is ook het moment waarop u aangepaste velden of gegevens moet definiëren die u wilt verzamelen en bijhouden.
Voer alle beschikbare gegevens voor elke klant in de Excel-werkmap in om naadloze communicatie in de toekomst te vergemakkelijken.
Stap 4: Gegevens invoeren
Zodra uw klantendatabase klaar is, voert u informatie over dealkansen en andere gerelateerde gegevens in de vooraf gemaakte verkooppijplijn in. U kunt dit koppelen aan uw verkoopprocessen om de nauwkeurigheid en consistentie te maximaliseren en de integriteit van uw CRM-systeem te behouden.
Verkopers gebruiken aangepaste velden in de verkoop-CRM om kansen te categoriseren en bij te houden, en om het type verkoop of service toe te voegen waar potentiële klanten om vragen.
Identificeer uw voortgang met Dashboard-updates die u waarschuwen over pijplijnbewegingen. Als uw verkoopproces al vooraf is gedefinieerd of als de sjabloon voor de verkooppijplijn niet aan uw behoeften voldoet, kunt u deze eenvoudig aanpassen.
Stap 5: Formules en functies implementeren
Gebruik de formules en functies van Excel om berekeningen te automatiseren, gegevens te analyseren en processen te stroomlijnen. U kunt bijvoorbeeld SUMIFS gebruiken om verkooptotalen bij te houden en COUNTIFS om klantinteracties te analyseren. Maak van uw CRM-sjabloon een aanpasbaar verkoopproces dat kan meegroeien met uw bedrijf.
U kunt ook draaitabellen maken om uw pijplijn snel te sorteren en filteren om uw gegevens te beheren en te analyseren.
Sorteer uw pijplijn op basis van de geschatte waarde van een opportunity of selecteer het vervolgkeuzemenu en sorteer de gegevens van A tot Z.
Stap 6: Visueel aantrekkelijke dashboards ontwerpen
Maak binnen uw Excel-gebaseerde CRM visueel aantrekkelijke dashboards die een snel overzicht geven van de belangrijkste statistieken. Gebruik grafieken en diagrammen om gegevenstrends effectief weer te geven.
Enkele snelle tips om te onthouden bij het gebruik van een Excel CRM-sjabloon zijn:
- Werk uw CRM regelmatig bij om de nauwkeurigheid en relevantie te waarborgen
- Train uw team om Excel CRM efficiënt te gebruiken
- Maak regelmatig back-ups van uw Excel-bestanden om gegevensverlies te voorkomen
5 CRM-sjablonen in Excel: Functies en hun gebruik
1. Excel CRM-sjabloon voor contactlogboeken
Bekijk uw leads die het potentieel hebben om klanten te worden met behulp van de CRM-sjabloon van sluiten.com_ Als verkoopmanager moet je regelmatig opportunities bekijken die potentiële klanten kunnen omzetten in contractuele klanten. Een eenvoudig CRM-sjabloonrapport voor opportunities helpt u op de hoogte te blijven van de prestaties van elke verkoper, verloren deals bij te houden, in te grijpen bij deals in een laat stadium en prioriteit te geven aan uw beste verkoopkansen.
5. Excel CRM-sjabloon voor verkoopprognose
krijg voorspellingen van uw verkoop om uw inkoop- en voorraadbeslissingen beter te plannen met behulp van CRM-sjabloon door *[spreadsheet](https://www.spreadsheet.com/template/simple-crm)* Als bedrijfseigenaar is voorspelbaarheid in verkoop de sleutel tot betere planning en nauwkeurigere verkoopprognoses.
Gebruik een CRM Excel-sjabloon voor verkoopprognoses om de inkomende verkoop te voorspellen. Je kunt bedrijfsopbrengsten voorspellen en filteren op bedrijfstype, verkoper en dealfase.
Beperkingen van een Excel CRM
Hoewel Excel CRM's verschillende voordelen bieden, hebben ze ook enkele beperkingen die het overwegen waard zijn:
Beperkte schaalbaarheid
Excel is niet ontworpen om met uitgebreide databases om te gaan en als uw bedrijf groeit, kan het moeilijk zijn om een grote hoeveelheid klantgegevens te beheren met een CRM-spreadsheet.
Uitdagingen voor samenwerking
Naarmate uw team groeit, kan het samenwerken aan Excel-bestanden lastig worden, wat leidt tot problemen met versiebeheer en mogelijke discrepanties tussen gegevens. Beperkte toegangsrechten tot Excel voor gebruikers maken het bijhouden en identificeren van wijzigingen zeer tijdrovend.
Gebrek aan automatisering
Een CRM Excel-spreadsheet vereist meer handmatige invoer dan speciale CRM-software. Bij het creëren van uw klantendatabases moet u handmatig gegevens invoeren om ervoor te zorgen dat alle klantinformatie correct wordt opgeslagen en geregistreerd. Dit kan bedrijfsprocessen vertragen en u loopt ook het risico op menselijke fouten waardoor gegevens verloren gaan.
Beveiligingsproblemen
Excel-bestanden bieden mogelijk niet hetzelfde beveiligingsniveau als speciale CRM-platforms, waardoor essentiële gegevens kwetsbaar zijn voor ongeoorloofde toegang of verlies. Excel-bestanden kunnen op elk moment crashen en back-ups zijn niet altijd een effectieve oplossing. Iedereen die toegang heeft tot de Excel-werkmap kan de gegevens gemakkelijk kopiëren of, erger nog, wissen.
Geen controlespoor
Het is moeilijk om wijzigingen in een Excel-bestand bij te houden. In de meeste gevallen zijn Excel-bestanden toegankelijk voor meerdere teamleden met de vereiste toegang en machtigingen om wijzigingen aan te brengen. Dit maakt het traceren en controleren tot een uitdagend proces.
Het beste alternatief voor een Excel CRM
ClickUp is een krachtige tool met robuuste CRM-mogelijkheden die naadloos integreren met uw bestaande workflows. ClickUp's CRM-sjabloon helpt u uw klantrelaties te laten groeien met kant-en-klare tools om al uw leads en kansen te volgen. Het biedt een visuele weergave van uw pijplijn en helpt bij efficiënte besluitvorming.
Gebruik de CRM-sjabloon van ClickUp om uw klantrelaties te maximaliseren en leads en kansen te volgen met pijplijnen
De CRM-functies binnen ClickUp helpen u cruciale contactgegevens te centraliseren in een speciale database voor verkoopgegevens. Hierdoor kunt u taken voor uw verkoop prioriteren team op basis van de verkoopfase, waardoor de verkoopsnelheid wordt verhoogd.
Bedrijven die Excel gebruiken voor hun CRM-processen kunnen moeiteloos overstappen op ClickUp door hun bestaande gegevens te importeren
Met ClickUp kunt u taakweergaven aanpassen om uw verkoop- en marketingprocessen te helpen beheren. Naast de standaard lijstweergave kunt u uw gegevens ook bekijken in een Bordweergave gegroepeerd op status, of een Kalenderweergave met vergaderingen en andere geplande evenementen.
Je kunt ook kiezen voor de tabelweergave die al je gegevens in een eenvoudig raster weergeeft.
sleep een taak naar de volgende kolom om de status ervan automatisch bij te werken met de Kanban-achtige bordweergave van ClickUp
Met ClickUp kunt u taken toewijzen aan teamleden en hun voortgang bijhouden. U kunt ook gebruikersrechten instellen op basis van rollen.
Met vermeldingen, opmerkingen en ingebouwde communicatiefuncties biedt ClickUp een samenwerkingsomgeving voor teams om samen te werken Bovendien, Automatiseringen in ClickUp helpen u terugkerende taken te stroomlijnen en tijd en moeite te besparen...
Of u nu een klein bedrijf of een groot conglomeraat bent, ClickUp biedt een allesomvattende oplossing voor uw CRM-behoeften.
Van contactbeheer tot het bijhouden van deals en het weergeven van taken, de intuïtieve functies van ClickUp maken het tot een robuuste CRM-software om uw bedrijf een boost te geven.
Verbeter uw klantrelatiebeheer met ClickUp
Houd bij het plannen van uw CRM-strategie rekening met uw bedrijfsbehoeften en evalueer de schaalbaarheid van de gekozen CRM-oplossing. Dit zal u helpen beslissen of u een CRM maakt in Excel of kiest voor een specifieke oplossing zoals ClickUp.
Hoewel Excel CRM's bedrijfseigenaars een kosteneffectieve en aanpasbare oplossing bieden, kunnen hun nadelen groei in de weg staan.
ClickUp daarentegen komt naar voren als een effectief alternatief dat meegroeit met uw bedrijf.
Robuuste CRM-sjablonen, geavanceerde functies zoals ClickUp AI naadloze integratie met meerdere tools, ClickUp Dashboards en samenwerkingsmogelijkheden maken het een betere CRM-oplossing dan Excel of Google Sheets.
Met ClickUp's CRM kunnen bedrijven van elke omvang klantrelaties beheren, processen stroomlijnen en samenwerken om de klanttevredenheid te verhogen.
Implementeer speciale CRM-software voor uw bedrijf door
u gratis aan te melden bij ClickUp
.