ClickUp이 작업 자동화를 활용하여 수동 프로젝트 업데이트를 없애는 방법

프로젝트 업데이트를 정확하게 유지하기 위해 자신이나 팀 회원에게만 의존하는 것은 피해야 할 최악의 상황입니다.

일이 진행되는 동안에는 업데이트가 이루어지지 않기 때문입니다. 업데이트는 회의가 끝난 후, 결정이 내려진 후, 누군가가 다시 확인해야 한다는 사실을 떠올린 후에야 이루어집니다.

만약 ClickUp에서도 이를 위해 자동화에 의존하고 있다고 말씀드리면 어떻게 생각하시겠습니까?

작업 자동화는 수동으로 번거로운 작업을 수행할 필요 없이 상태를 업데이트하고, 다음 단계를 할당하며, 알림을 발송하고, 일을 원활하게 진행합니다.

어떻게 하는지 궁금하신가요? 계속 읽어보세요.

수동 프로젝트 업데이트의 문제점

ClickUp의 연구에 따르면, 일반적인 지식 근로자는 일을 완료하기 위해 평균 약 6명과 연결해야 합니다.

다시 말해, 이들은 맥락을 파악하고 우선순위를 조정하며 일이 원활하게 진행되도록 하기 위해 매일 핵심 연결자들과 소통하고 있습니다.

실제 프로젝트 관리에서 수동 프로젝트 업데이트가 문제가 되는 이유는 다음과 같습니다:

프로젝트 관리에서 작업 자동화란 무엇인가요?

프로젝트 관리에서의 작업 자동화는 소프트웨어 도구, 규칙, 트리거, 그리고 때로는 AI를 활용하여 반복적이고 일상적이며 예측 가능한 작업을 자동으로 수행하는 것을 의미합니다. 이러한 작업들은 자동화되지 않았다면 프로젝트 관리자나 팀 구성원의 수작업이 필요했을 것입니다.

ClickUp의 자동화 기능이 수작업 업무를 어떻게 없애는지

ClickUp은 워크플로우를 간소화하고, 업무 인계를 관리하며, 팀의 수작업 노력을 줄여주는 100개 이상의 사전 구축된 자동화 기능을 제공합니다. ClickUp 자동화 기능은 다음과 같은 세 가지 사용자 지정 가능한 구성 요소로 이루어져 있습니다:

매일매일 큰 도움이 되는 ClickUp 자동화 기능들을 소개합니다. 👇

1. 작업 상태 자동 업데이트

ClickUp 작업을 사용하여 업무를 명확한 상위 작업, 하위 작업 및 의존성으로 세분화합니다. 그런 다음 ClickUp 자동화 애드온을 추가하여 완료된 하위 작업이나 삭제된 의존성과 같은 진행 상황 신호에 따라 상태를 변경합니다.

이 기능이 제공하는 다양한 트리거 중 하나는 ‘하위 작업 해결’입니다. 상위 작업의 모든 하위 작업이 해결되면 자동화 기능이 실행되며, ClickUp은 상위 작업 바로 아래에 있는 하위 작업들을 직접 해결합니다.

더욱이, 작업의 차단 상태가 해제되면 누군가가 의존성 변경 사항을 수동으로 확인하지 않아도 자동으로 다음 단계로 진행할 수 있습니다.

그런 다음 트리거에 상태 변경과 같은 작업을 연결합니다(원한다면 선택적 조건을 추가할 수도 있습니다).

🚀 ClickUp의 장점: ClickUp의 작업 관리 소프트웨어를 사용하면 단 한 줄의 댓글이나 채팅 내용을 단 몇 초 만에 실행 가능하고 측정 가능한 작업으로 전환할 수 있습니다!

작업 댓글, 수신함 댓글, 심지어 문서 댓글에서도 바로 작업을 생성할 수 있습니다. 또한 ClickUp AI를 사용하면 전체 작업 공간의 맥락을 반영한 작업을 자동으로 생성해 줍니다.

2. 소유자 자동 할당 또는 재할당

소유권 혼란을 빠르게 해소하는 방법은 워크플로우가 다음 소유자를 자동으로 지정하도록 하는 것입니다.

ClickUp 자동화 기능에는 '담당자 변경' 작업이 포함되어 있습니다.

'다중 담당자' ClickApp이 활성화된 경우, '담당자 변경'을 통해 담당자를 추가할 수 있습니다. 활성화되지 않은 경우, 현재 담당자가 대체됩니다.

이 워크플로우 자동화가 왜 효과적인가요?

또한 특정 담당자를 고정적으로 지정해야 하는 데 제한을 받지 않습니다. ClickUp에서는 새로운 담당자를 작업 제작자, 작업 팔로워 또는 자동화 트리거와 같은 스마트 옵션으로 설정할 수 있습니다. 따라서 팀 구성원이 변경되더라도 운영 규칙에 따라 일을 배정할 수 있습니다.

3. 마감일과 우선순위 자동 설정

ClickUp 자동화에서 이벤트가 발생하는 시점을 기준으로 마감일을 설정하세요.

예를 들어, 작업이 특정 상태에 도달한 후 일정 일수가 지나면 마감일을 자동으로 설정하거나, 트리거 날짜(또는 특정 시간)에 설정하거나, 정확한 날짜를 지정하거나, 더 이상 적용되지 않을 때 마감일을 삭제할 수 있습니다.

이는 마감일이 단계에 따라 달라질 때 유용합니다. 예를 들어, 작업이 검토 단계로 넘어가거나 요청이 승인될 때를 생각해보세요.

우선순위 설정의 경우에도 동일한 방식으로 프로젝트 관리 자동화 기능을 활용할 수 있습니다. 작업이 시의적절하게 처리되어야 하는 단계로 진입하는 즉시, ClickUp은 해당 작업의 우선순위를 자동으로 높여 보기와 대시보드에서 눈에 띄게 표시합니다.

4. 반복 작업 또는 후속 조치 자동 생성

ClickUp 프로젝트 관리 도구가 매우 유용한 이유는 어떤 작업이든 반복 작업으로 전환할 수 있기 때문입니다. 그런 다음 일정을 설정하고 다음 발생 시 어떻게 처리할지 결정하면 됩니다.

더욱 좋은 점은, 달력 주기로 반복할지 아니면 완료 시점에 따라 반복할지 선택할 수 있어 대부분의 후속 워크플로우를 처리할 수 있다는 것입니다.

이는 여러 프로젝트를 관리할 때, 기억력이나 수동 설정에 의존하지 않고도 반복적인 일을 일관되게 유지해야 할 때 특히 유용합니다.

또한 ClickUp의 작업 자동화 기능을 사용하여 다음 실행으로 이월되는 양을 제어할 수 있습니다.

이전 작업의 내역을 그대로 유지하거나 매번 새로운 인스턴스를 생성할 수 있습니다. 또한 담당자, 체크리스트, 첨부 파일, 의존성 등 향후 인스턴스에 포함할 필드를 직접 선택할 수도 있습니다.

반복 작업에 하위 작업이 포함된 경우, 새로운 인스턴스가 생성될 때 하위 작업의 일정을 재설정할 수도 있습니다.

반복 작업을 확인하려면 '반복 작업 개요' 섹션으로 이동하기만 하면 됩니다. 정말 간단하죠!

5. 변경 사항을 이해관계자에게 자동으로 알리기

작업이 완료된 후에는 어떻게 되나요?

대부분의 팀에서는 여전히 누군가가 관련 담당자에게 알리거나, 배경 정보를 공유하거나, 다음 단계를 확인해야 합니다.

ClickUp의 자동화 엔진이 이를 자동으로 처리합니다. 작업의 상태, 소유자, 우선순위 또는 마감일이 변경되면 ClickUp은 관련 이해관계자에게 즉시 알림을 보냅니다.

업데이트를 트리거할 구체적인 변경 사항을 선택하고 전달 방식(이메일, Slack, 댓글, webhook)을 지정하기만 하면 됩니다.

예를 들어, 다음 조건이 충족될 때 이해관계자에게 자동으로 알림을 보낼 수 있습니다:

설정하려면 해당 목록/폴더/스페이스로 이동하여 '자동화'를 연 다음, 다음과 같이 진행하세요:

관계자들이 일 진행 상황을 지속적으로 파악할 수 있도록, 그들을 일 팔로워로 추가하세요. 그러면 해당 일의 활동 및 맥락과 관련된 업데이트를 받아볼 수 있습니다.

팀이 ClickUp의 작업 자동화를 통해 얻는 이점

G2의 한 리뷰어는 다음과 같이 말합니다.

ClickUp은 매우 다재다능하여 사실상 모든 비즈니스 사례나 프로세스에 맞는 솔루션을 만들 수 있습니다. 자동화 기능과 AI 에이전트도 매우 강력합니다. 로직이나 AI 프롬프트를 통해 자동 작업을 설정하여, ClickUp에서 상상할 수 있는 거의 모든 작업을 실행할 수 있습니다.

간단히 말해, 이는 다음과 같은 의미입니다:

✅ 팀은 시스템 관리에 소요되는 시간을 줄입니다: 팀원들에게 수동적인 업무를 기억해 달라고 요청하는 대신, 이러한 관리 업무를 규칙으로 전환합니다. 작업 상태가 변경되면 ClickUp은 담당자, 날짜, 우선순위, 팔로워, 댓글 등을 자동으로 업데이트합니다.

✅ 업무 인계가 명확해집니다: 흔히 발생하는 문제는 작업이 막히는 것이 아니라, 다음 단계 소유자가 명확히 지정되지 않은 경우입니다. 자동화는 작업이 검토 또는 승인 단계에 진입하면 소유자를 재지정하여, 적절한 시점에 올바른 소유자가 표시되도록 함으로써 이 문제를 해결합니다.

✅ 마감일과 긴급도 일관성 확보: 팀은 각 단계에서 합리적인 마감일이 어떻게 설정되어야 하는지 표준화할 수 있습니다. 예를 들어, 작업이 '진행 중' 또는 '승인 필요' 상태로 전환되는 즉시 자동화 기능을 통해 마감일을 설정하고 우선순위를 조정하여, 뷰와 대시보드에 작업이 올바르게 표시되도록 할 수 있습니다.

✅ AI 에이전트를 통해 복잡한 워크플로우를 자율적으로 실행할 수 있습니다: 자동화 기능은 미리 정의된 규칙을 따르는 반면, ClickUp 슈퍼 에이전트는 상황을 파악하고 동적으로 대응할 수 있습니다. 예를 들어, 에이전트는 스페이스 전체의 작업을 모니터링하고, 댓글에 언급된 장애 요인을 식별하며, 문제를 요약한 후 관련 맥락과 함께 적절한 팀 회원에게 알릴 수 있습니다.

✨ 실제 적용 사례를 확인하고 싶으시다면, 이 비디오에서 Super Agents가 저희 콘텐츠 시스템을 어떻게 구동하는지 자세히 알아보실 수 있습니다.

실제 자동화 예시

그럼 저희 팀(그리고 전 세계의 수많은 다른 팀들)이 ClickUp 자동화 기능을 어떻게 활용하는지 살펴보겠습니다:

1. 마케팅 팀

작가, 에디터, 디자이너, 채널 소유자 모두 동일한 작업을 처리하기 때문에, 상태 변경 작업은 수작업이 쌓이기 가장 쉬운 부분 중 하나입니다.

따라서 여러 작업 중에서, 마케팅 분야에서 ClickUp 자동화를 어떻게 활용하는지 간략히 소개해 드리겠습니다:

2. 제품 팀

제품 개발에는 PM, 디자인, 엔지니어링, QA 팀은 물론, 경우에 따라 지원 또는 보안 팀까지 다양한 이해관계자가 참여합니다.

제품 팀이 ClickUp 자동화 기능을 활용하는 방법은 다음과 같습니다:

3. 영업 팀

영업 팀은 신속한 업무 인계에 의존합니다. 잠재 고객이 유입되면 자격 심사를 거쳐 데모 일정을 잡고, 후속 조치를 취하며, 관련 노트는 해당 영업 기회에 지속적으로 연결되어야 합니다. 자동화 기능을 활용하면 영업 담당자와 지역 간에 이러한 업무 흐름을 일관되게 유지할 수 있습니다.

저희 영업 팀은 다음과 같은 일상적인 워크플로우에 ClickUp 자동화 기능을 활용하고 있습니다:

4. 운영 팀

운영 업무는 마케팅, 제품, 영업 업무와는 다른 모양을 지닙니다. 업무량이 방대하고 정책이 많으며, 겉보기에는 비슷해 보이는 요청들로 가득 차 있습니다. 하지만 이러한 요청들에는 업무 배정, 시기 조정, 승인 절차가 수반됩니다. 저희 운영 워크플로우에서 자동화 기능은 업무 접수를 체계적으로 관리하고 실행 과정을 일관되게 유지하는 안전장치 역할을 합니다.

운영 부서에서 ClickUp 자동화 기능을 활용하는 몇 가지 방법:

ClickUp에서 자동화된 워크플로우 구축하기 (단계별 안내)

그렇다면 ClickUp에서 AI 워크플로우 자동화는 어떻게 구축할 수 있을까요?

1단계: 자동화할 워크플로우를 지도합니다

설정을 변경하기 전에 다음 세 가지를 먼저 정의해 두세요:

2단계: 자동화 위치 선택

여기서 중요한 질문은 ‘이 자동화를 하나의 워크플로우에만 적용할 것인가, 아니면 동일한 구조를 공유하는 여러 워크플로우에 적용할 것인가?’입니다.

이 답변에 따라 리스트 수준에서 구축할지, 아니면 그 상위 수준에서 구축할지 결정됩니다. 즉, 👇

우리가 결정하는 간단한 방법:

3단계: 자동화 열기

이제 이 프로젝트 관리 소프트웨어의 자동화 빌더를 실제로 살펴보겠습니다. 이 작업은 워크플로우가 관리되는 곳, 즉 목록(리스트), 폴더(폴더), 스페이스(스페이스)(2단계에서 선택한 항목)에서 수행할 수 있습니다.

다시 말해:

4단계: 구축 방법을 선택하세요

이제 '자동화' 화면에 진입하셨다면, ClickUp은 일반적으로 두 가지 방법으로 시작할 수 있도록 안내합니다. 즉, 처음부터 직접 자동화 기능을 추가하거나 미리 정의된 목록에서 찾아볼 수 있습니다.

하지만 어떤 방법을 선택해야 할지 어떻게 알 수 있을까요? 사실 이는 주로 무엇을 자동화하고자 하는지(그리고 그 프로세스가 얼마나 복잡한지)에 따라 달라집니다. 그럼 어떤 해결책이 있는지 살펴보겠습니다:

방법 A: 추천 자동화 기능으로 시작하기 (가장 빠른 방법)

ClickUp은 일반적인 패턴(상태 변경이나 담당자 업데이트 등)을 기반으로 제안 사항을 표시합니다. 필요한 내용과 유사한 항목이 있다면 하나를 선택한 후 세부 사항을 편집하세요.

옵션 B: 맞춤형 자동화 설정 (가장 정밀함)

여기서 수동으로 선택해야 하는 부분은 다음과 같습니다:

워크플로우에 특정 규칙(사용자 지정 필드, 여러 경로, 예외 사항)이 적용되는 경우, 이 방법을 선택하는 것이 좋습니다.

👉 C 옵션도 있지만, 이에 대해서는 나중에 자세히 알아보기 합시다!

5단계: 트리거 설정

ClickUp 자동화는 항상 트리거(결과로 이어지는 기본 요소)로 시작되며, 트리거를 작업, 하위 작업 또는 둘 모두에 적용할 수 있습니다.

설정 방법은 다음과 같습니다:

우리가 주로 사용하는 트리거와 그 용도:

6단계: 관련 조건 설정 및 추가(해당되는 경우)

ClickUp 자동화에서 조건이란 자동화가 진행되기 위해 충족되어야 하는 기준입니다. 트리거가 발생하더라도 조건이 충족되지 않으면 아무 작업도 실행되지 않습니다 🤷.

설정 방법은 다음과 같습니다:

7단계: 하나 이상의 작업 추가

'액션(Actions)'은 자동화 프로세스에서 '그 다음 이 작업을 수행'하는 단계입니다. 트리거가 작동하고(조건을 추가한 경우 해당 조건이 충족되면) ClickUp은 액션들을 실행합니다.

자동화 빌더에서:

8단계: 이름 지정, 게시 및 검토

이제 거의 완료되었습니다! 이제 자동화가 활성화되어 있고 의도한 대로 작동하는지 확인하기만 하면 됩니다.

간단히 말하면 👇

기본 기능을 뛰어넘는 고급 자동화 기능

ClickUp이 기본적인 자동화 기능에만 한도 있다고 생각하시나요? 아닙니다! ClickUp은 매일 여러분의 업무를 조금 더 수월하게 만들어 줄 정교하고 고급스러운 자동화 기능을 지원합니다.

간단히 살펴보면 다음과 같습니다:

1. 사람처럼 여러 단계를 거치는 자동화

ClickUp 자동화 기능은 일상적인 작업을 한 번의 클릭으로 처리하는 데 매우 유용합니다. 이 기능은 작업 관리의 핵심을 아우르며, 그렇지 않으면 댓글, 알림, 후속 조치로 남게 될 반복적인 작업을 자동화해 줍니다.

하지만 워크플로우에 판단력이 필요하거나 여러 단계가 필요한 경우—예를 들어 상황을 파악하고, 결과물을 초안 작성하고, 여러 곳을 업데이트한 후 담당자에게 인계하는 과정 등—이럴 때 바로 ClickUp 슈퍼 에이전트가 등장합니다.

슈퍼 에이전트는 AI 기반의 팀원으로, 전체 작업 공간의 맥락을 파악하여 다단계 워크플로우를 안전하게 실행할 수 있으며, 사실상 인간을 위한 자율적인 동료 역할을 수행합니다.

다음과 같이 활용하실 수 있습니다:

또한 이 기능은 매우 유연합니다! DM에서 트리거하거나, 작업/문서/채팅에서 @멘션을 추가하거나, 작업 항목을 직접 할당하거나, 일정대로 또는 자동화를 통해 실행할 수 있습니다.

직접적인 제어가 필요한 경우 수동 트리거를 사용하세요. 예를 들어, 작업이나 채널에서 담당자를 @멘션하거나, 일대일 지원을 위해 DM을 보내거나, 담당자에게 작업을 할당하여 소유권을 부여하고 작업을 시작하게 하는 경우 등이 있습니다.

팀원들은 작업 및 문서의 전체 콘텐츠를 불러오고, 채팅 메시지를 조회하며, 작업 공간(및 연결된 앱)을 검색할 수 있을 뿐만 아니라, 메모리(최근 기록 + 기본 설정 + 인텔리전스) 기능을 활용하여 시간이 지남에 따라 업무 효율을 높일 수 있습니다.

ClickUp에서 에이전트를 트리거하는 방법에 대해 더 자세히 알아보려면 이 비디오를 시청해 보세요 👇

2. 공간 간 자동화 트리거

‘스페이스 간’ 자동화는 원활한 업무 인계가 이루어질 때 가장 유용합니다. 요청은 한 팀의 스페이스에서 시작될 수 있지만, 특정 상태에 도달하면 자동으로 다음 팀의 워크플로우로 이동해야 합니다(재분류 작업은 이제 그만😮‍💨).

이를 위해, 우리는 리스트로 이동 (작업이 대상 팀의 리스트로 이동하도록 설정)과 같은 자동화 작업을 활용하거나, '여러 목록의 작업' 기능을 통해 동일한 작업이 두 팀 모두에게 계속 가시성을 유지하도록 할 때는 리스트에 추가 작업을 사용합니다.

설계 시 고려해야 할 점은 수신 팀이 단순히 작업을 확인하기만 할지, 아니면 작업을 완전히 수행할지 여부입니다. 단순히 작업을 추적하는 경우라면 해당 작업을 리스트에 추가하는 것만으로도 충분합니다. 하지만 작업 실행 및 진행 상황 보고를 담당하는 경우, 해당 작업을 대상 리스트의 워크플로우로 이동시킵니다.

3. 외부 도구와의 연동

팀이 매일 사용하는 도구와 ClickUp을 동기화하고 싶을 때는 ClickUp 자동화 통합 기능을 활용하면 됩니다. 이 기능을 통해 GitHub 풀 리퀘스트가 병합되면 ClickUp 작업을 업데이트하거나, 작업의 장애 요인이 해결되면 이메일을 발송하는 등 종단 간 자동화 작업을 실행할 수 있습니다.

더 세밀한 맞춤형 설정이 필요한 경우에는 webhook을 사용합니다. ClickUp은 자동화 기능 내의 ‘webhook 호출 ’ 작업을 지원하여, 작업 이벤트가 외부 엔드포인트로 전송되도록 합니다.

webhook을 생성하고, URL을 설정하며, URL에 동적 필드를 삽입하고, 헤더를 추가할 수 있습니다(‘Content-Type’은 기본적으로 ‘application/json’으로 설정됨). 게다가 webhook은 작업 공간 전체에서 재사용할 수 있습니다!

4. AI 기반 자동화

기억하시나요? ‘옵션 C’라고 말씀드렸던 것 말입니다. 바로 이것입니다!

시간이 부족하거나(혹은 기운이 없을 때 😴) ‘상태가 ‘검토 중’으로 변경되면 에디터에게 할당하고 코멘트를 추가해 주세요’와 같이 원하는 내용을 평범한 영어로 입력하기만 하면, ClickUp Brain의 일부인 ClickUp AI Automation Builder가 더 빠르게 작동하는 자동화 기능을 설정할 수 있도록 도와줍니다.

실제로 이는 여러분이 이미 ClickUp에서 사용하고 있는 AI 기능과 동일한 범주에 속합니다. Brain은 ClickUp 전반에서 사용할 수 있으며, 사용자 지정 필드 및 @멘션 등 작업 공간 컨텍스트와 연동됩니다.

더욱 인상적인 점은, ClickUp이 자동화 결과 내에서 AI 기반 로직도 지원한다는 것입니다. 예시로는 추가 자동화 작업의 일환으로 ‘AI 할당’ 및 ‘AI 우선순위 지정’ 기능을 활용할 수 있습니다.

ClickUp이 최고의 자동화 hub인 이유

공식 발표입니다! 🏆 ClickUp은 여러분이 필요로 하는 최고의 자동화 hub입니다.

요약하자면:

ClickUp으로 수동 프로젝트 업데이트에 작별을 고하세요

작업 업데이트가 누군가의 기억에만 의존한다면, 그 시스템은 이미 제대로 작동하지 않는 것입니다. 작업 진행 상황은 서로 연결되지 않은 메시지나, 누군가 시간이 날 때만 이루어지는 수동 데이터 입력에 의존해서는 안 됩니다.

ClickUp은 일 자체를 업데이트로 전환함으로써 이러한 문제를 해결합니다.

ClickUp 작업은 모든 프로젝트에 소유자, 마감일, 의존성 및 중요 작업에 대한 단일 정보 소스를 제공합니다.

ClickUp 자동화 기능은 상태 업데이트, 다음 소유자 지정, 작업 인계 트리거 등 반복적인 업무를 처리합니다.

또한, 순식간에 맥락을 파악해야 할 때면 ClickUp Brain이 진행 중인 일에서 즉각적인 요약, 답변 및 다음 단계를 추출해 제공합니다.

한 걸음 더 나아가, ClickUp 슈퍼 에이전트는 사용자가 설정한 규칙에 따라 위험 요소를 표시하고, 소유자에게 알림을 보내며, 진행을 방해하는 문제를 상위 단계로 보고합니다.

중요한 것은 단순히 '자동화를 더 많이 도입하는 것'이 아닙니다. ClickUp은 집중력을 유지하고, 작업 진행 상황을 실시간으로 파악하며, 중요한 사항이 업데이트를 기다리는 동안 지연되는 일이 없도록 보장하는 뛰어난 자동화 기능을 갖추고 있습니다. 지금 바로 ClickUp에 가입하여 프로젝트가 스스로 운영되도록 해보세요. ✅