거의 모든 사람이 한 번쯤은 리더십 역할을 맡게 되지만, 프로젝트 관리자는 독특하고 때로는 예측할 수 없는 책임을 지게 됩니다.
프로젝트 관리자 및 팀 리더는 회사의 승인된 절차와 운영을 준수해야 하지만, 피드백을 수용하고 필요에 따라 워크플로우를 조정할 수 있는 유연성도 갖추어야 합니다.
이 때 프로젝트 관리 템플릿이 유용합니다!
이 게시물에서는 여러분이 직면하는 모든 문제를 해결하는 데 도움이 되는 몇 가지 프로젝트 관리 방법론과 팁을 소개합니다. 또한 이를 수행할 수 있는 ClickUp의 놀라운 프로젝트 관리 템플릿도 제공합니다.
1. 책임 범위 정의
월요일 아침, 신입 사원 면접이 세 건 예정되어 있습니다.
또한 현직 직원들과 13회의 회의가 예정되어 있으며, 받은 편지함의 이메일 번호는 돌이킬 수 없을 정도로 늘어나고 있습니다.
어떻게 모든 것을 제대로 유지할 수 있을까요?
먼저, 관리자로서 집중해야 할 핵심 사항을 시각화하세요. 전반적인 역할을 체계적으로 더 작고 관리하기 쉬운 부분으로 나눕니다.
ClickUp의 계층 구조를 사용하면 이 과정을 간단하게 진행할 수 있습니다. 하나의 중앙 스페이스에서 관리하는 각 그룹에 대한 프로젝트를 만들 수 있습니다. 그런 다음 각 프로젝트 내의 목록을 사용하여 프로젝트의 여러 구성 요소를 세분화할 수 있습니다. 다음은 그 예시입니다.
스페이스: 관리 > 프로젝트: 직원 > 목록: 직원 1, 직원 2 등
이 플랫폼에는 팀에 바로 적용하여 시작할 수 있는 기성 프로젝트 템플릿도 있습니다.
2. 진행 상황을 실시간으로 모니터링
때로는 프로젝트나 작업의 마감일을 설정하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 많은 사람들에게 위임된 여러 작업을 관리해야 할 때, 모든 것이 어떻게 진행되고 있는지 파악하기가 정말 어려울 수 있습니다.
해결책은 무엇일까요? 변경 사항이 발생하면 전체 팀에서 즉시 업데이트를 받을 수 있는 방법을 찾으세요.
ClickUp에서는 사용자 정의 필드를 사용하여 이를 쉽게 설정할 수 있습니다.
고유한 작업 열을 생성하여 연락처 정보, 진행 상태, 중요한 문서 링크 등을 관리할 수 있습니다.
작업 담당자가 이러한 필드 입력을 업데이트하면 모든 사람의 워크플로우를 한 곳에서 높은 수준으로 개요로 확인할 수 있습니다.
각 프로젝트에 맞는 맞춤형 상태 워크플로우를 만들 수도 있습니다. 팀원들은 작업을 한 단계에서 다음 단계로 이동할 수 있으므로, 작업이 제대로 진행되고 있는지 항상 확인할 수 있습니다.
확인해야 할 또 다른 중요한 ClickUp 기능은 보고 기능입니다.
보고서를 사용하면 지정된 기간 동안 다양한 관점에서 팀원의 진행 상황을 쉽게 모니터링할 수 있습니다. 진행 중인 작업, 기한이 지난 작업 항목 등을 확인할 수 있습니다.
마지막으로 ClickUp의 포트폴리오 기능을 꼭 확인해보세요. 포트폴리오를 사용하면 이러한 모든 훌륭한 플랜을 궁극적이고 높은 수준의 개요로 정리할 수 있으므로 팀의 모든 진행 상황과 상태를 쉽게 모니터링할 수 있습니다.
3. 항상 미리 플랜을 세우세요
관리자의 역할 중 하나는 다양한 요청을 처리하는 것입니다. 신입 사원 채용 및 교육, 영업 팀 감독, 대규모 이벤트 기획 등 어떤 업무를 담당하든, 많은 동료들이 귀하의 행동을 지켜보는 위치에 있을 가능성이 높습니다.
그렇다면 팀원들이 필요로 하는 명확성과 결단력을 유지하면서 이러한 모든 요청을 적시에 처리하려면 어떻게 해야 할까요?
일을 완료하기 위해 미리 생각하고 필요한 시간을 확보해야 합니다. 프로젝트의 시작 및 종료 시기와 그 사이에 필요한 모든 것을 결정합니다.
ClickUp의 시간 보기를 사용하면 예약되지 않은 작업을 드래그 앤 드롭하여 달력에 직접 시작 날짜와 마감일을 추가할 수 있습니다.
또한 상태별로 색상으로 구분하거나 담당자별로 달력을 필터링하여 누가 어떤 일을 하고 있는지 확인할 수도 있습니다.
특정 작업을 언제 예약해야 할지 모르겠습니까?
완료에 소요될 것으로 예상되는 시간을 표시하기 위해 시간 추정을 추가해 보세요. 이렇게 하면 준비가 될 때마다 달력에 작업을 더 잘 배치할 수 있습니다.
결론
관리 책임의 범위에 상관없이, 더 많은 작업을 더 빠르게 완료하는 데 도움이 되는 도구를 항상 구현할 수 있습니다. 모든 작업과 회의를 스티커 메모(또는 더 나쁜 경우, 머릿속)로 추적하는 대신, 하나의 통합 플랫폼에서 워크플로우를 동기화하는 것은 어떨까요?