ClickUp의 작업 유형별 사용자 지정 필드: '보물찾기'를 끝내는 클라이언트 전달 hub를 구축한 방법

더 많은 일을 수주하는 것은 설레는 일이어야 합니다. 하지만 꿈에 그리던 클라이언트를 확보하고 프로젝트를 몇 개 더 추가한 직후, 갑자기 속이 쓰리다는 느낌을 받아본 적이 있다면, 그 다음에 무슨 일이 벌어질지 이미 잘 알고 계실 것입니다.

클라이언트 납품 업무는 금방 복잡해지기 마련입니다.

팀원들은 유능하고, 서비스 품질도 뛰어나며, 매출도 꾸준히 증가하고 있습니다. 하지만 이면에서는 일이 생각보다 훨씬 힘들게 느껴집니다. 프로젝트 세부 사항은 텍스트 스레드에 흩어져 있고, 문서는 여러 드라이브와 받은 편지함에 묻혀 있습니다. 누군가는 항상 Slack에서 최신 정보를 확인하느라 분주합니다. 아무도 자신이 보고 있는 도구가 현실을 정확히 반영하고 있다고 확신하지 못합니다.

창업자와 운영 책임자들로부터 항상 비슷한 불만을 듣곤 합니다:

거의 모든 대화는 다음과 같이 시작됩니다:

“저희 ClickUp을 고쳐 주세요.”

하지만 수년간의 구현 일을 통해 제가 깨달은 사실은 이렇습니다. ClickUp 자체가 문제인 경우는 거의 없습니다. 문제는 대개 서비스 제공 방식에 대한 명확한 규칙이 없어, 모두가 즉흥적으로 일을 처리한다는 점입니다.

이 워크플로우(워크플로우)는 바로 이러한 변화를 해결하기 위해 설계되었습니다.

이 글에서는 ClickUp의 작업 유형별 사용자 지정 필드를 활용하여 프로젝트 수준의 맥락과 작업 수준의 실행을 분리하고, 클라이언트 전달물을 체계적으로 관리하며, 제가 진정으로 신뢰할 수 있는 대시보드를 구축하는 방법을 소개하겠습니다.

성장이 가속화될수록 클라이언트 납품 업무가 더 부담스럽게 느껴질 때

성장은 취약한 전달 시스템을 드러냅니다.

최근 한 창업자가 제게 한 말이 있는데, 그 말이 머릿속에서 떠나지 않고 있습니다:

“이 에이전시를 모든 것이 무너져 내리지 않으면서도 30개에서 40개, 혹은 50개 클라이언트사로 책임감 있게 성장할 수 있는 단계로 이끌어야 합니다.”

그것이 진정한 목표입니다.

단순히 더 예쁜 작업 공간이 아닙니다. 더 많은 상태 항목도 아닙니다. 대시보드를 위한 대시보드를 만드는 것도 아닙니다.

목표는 책임감 있는 성장입니다.

하지만 많은 서비스 비즈니스가 같은 벽에 부딪히곤 합니다:

이것은 보물찾기 게임을 만드는 것과 같습니다.

누군가 “계약서는 어디 있나요?”, “이 작업은 범위 내에 포함되나요?”, “이번 주에 어떤 일을 해야 하나요?”라고 물었을 때, 그 답을 찾기 위해 5개의 도구와 3개의 Slack 스레드, 그리고 사소한 존재적 위기를 겪을 필요는 없습니다.

해결의 첫걸음은 명확한 구조에서 시작됩니다.

소개: 운영 아키텍트이자 생산성 전문가

저는 재키 미슬린스키입니다. B2B 비즈니스 기업 창업자들이 클라이언트 서비스 제공이 예상보다 더 어렵게 느껴지는 이유를 파악할 수 있도록 돕는 운영 아키텍트입니다.

4년 동안 ClickUp을 도입하며 일하다 보니 중요한 깨달음을 얻었습니다. ClickUp을 수정해 달라고 요청하는 모든 기업에는 대개 먼저 해결해야 할 더 근본적인 운영상의 문제가 있다는 사실입니다.

그 깨달음은 제 업무 방식을 완전히 바꿔 놓았습니다.

현재 저는 이미 자리를 잡은 서비스 기반 비즈니스를 가진 기업들이 고객 서비스 제공 과정에서 어떤 문제가 발생하고 있는지 파악하고, 일이 어떻게 진행되어야 하는지에 대한 규칙을 정립하며, 무너지지 않고 성장을 지원할 수 있는 시스템을 설계할 수 있도록 돕고 있습니다.

저 또한 과거의 완벽주의자이자, 프로세스 마니아, 그리고 생산성 덕후입니다. 그렇기 때문에 훌륭한 대시보드를 정말 좋아합니다. 하지만 그 대시보드 밑에 있는 데이터가 실제로 유용해야만 말이죠.

왜 “ClickUp을 고쳐라”는 말이 대개 잘못된 진단인지

클라이언트 납품 과정이 복잡해지기 시작하면, 팀원들은 종종 tools를 탓하곤 합니다.

이해합니다. 작업 내용이 낡아 보이고, 대시보드가 제대로 작동하지 않는 것 같으며, 아무도 작업 공간을 신뢰하지 않는다면, tool이 고장 났다고 말하고 싶은 유혹이 들기 마련입니다.

하지만 대부분의 경우, 이 tool은 진정한 문제점을 드러내고 있습니다. 바로 일이 진행되는 방식이 충분히 명확하게 정의되지 않았다는 점입니다.

서비스 제공 방식에 대한 명확한 규칙이 없다면, 각자 제멋대로 빈틈을 메우게 됩니다. 즉,

이 시점에서 문제는 ClickUp 자체가 아닙니다. ClickUp은 단지 운영 규칙의 부재가 가시되는 곳일 뿐입니다.

그래서 저는 기능을 더 추가하는 것부터 시작하지 않습니다. 저는 프로젝트 수준에 속하는 것과 작업 수준에 속하는 것을 구분하는 것부터 시작합니다.

ClickUp의 '작업 유형별 사용자 지정 필드' 기능을 처음 사용하시나요?

ClickUp 사용자 지정 필드를 사용하면 작업, 목록, 폴더 및 스페이스에 체계적인 정보를 추가할 수 있습니다. 서비스 유형, 클라이언트 연락처, 프로젝트 단계, 기술 스택, 예상 소요 시간, 계약 링크 또는 업무 카테고리와 같은 세부 정보를 추적할 수 있습니다.

ClickUp 작업 유형을 사용하면 작업 공간 내에서 다양한 작업 유형을 정의할 수 있습니다. 모든 작업에 동일한 정보가 필요한 것은 아니기 때문에 이는 매우 중요합니다.

클라이언트 프로젝트에는 전체적인 맥락이 필요합니다. 클라이언트 작업에는 실행 세부 사항이 필요합니다.

사용자 지정 필드와 작업 유형을 함께 사용하면, 작업 단계에 맞춰 적절한 정보를 표시할 수 있습니다. 이를 통해 작업 공간을 더 깔끔하게 유지할 수 있으며, 팀원들이 각 정보가 어디에 속하는지 쉽게 파악할 수 있습니다.

제 클라이언트 전달 워크플로우에는 주로 두 가지 작업 유형을 사용합니다:

바로 이러한 구분이 시스템 전체가 원활하게 작동하게 하는 핵심입니다.

나쁜 예시: 모든 작업에 모든 필드가 포함된 경우

제 워크플로우를 보여드리기 전에, 일반적으로 어떤 문제가 발생하는지 먼저 이야기해 보겠습니다.

상위 작업이 전체 프로젝트를 구성하는 작업 공간을 상상해 보세요. 여기에는 예산, 비용, 차이액, 마감일, 단계, 담당자 등 유용한 필드들이 있습니다. 여기까지는 괜찮습니다.

하지만 “안전 관리 플랜 검토”와 같은 하위 작업을 열면, 그 모든 필드가 여전히 그대로 남아 있습니다.

이제 일을 수행하는 사람은 잠시 멈춰서 생각해야 합니다:

이것이 바로 작업 공간이 복잡해지는 이유입니다.

시스템이 본래 포함되어야 할 정보가 아닌 것을 요구하기 때문에 사람들은 시스템을 신뢰하지 않습니다.

이것이 바로 제가 작업 유형별 사용자 지정 필드를 선호하는 이유입니다. 목표는 간단합니다. 필요한 사람들에게, 필요한 때에, 필요한 장소에서 필요한 정보를 보여주는 것입니다.

간결함 속에 효율성이 있습니다.

나의 해결책: 클라이언트 프로젝트와 클라이언트 작업을 분리하기

제 워크플로우에서 가장 큰 개선점은 프로젝트의 맥락과 작업 수준의 실행을 분리하는 것이었습니다.

프로젝트와 작업은 서로 다른 역할을 합니다.

프로젝트는 큰 그림에 대한 질문에 답해야 합니다. 작업은 누군가에게 다음에 무엇을 해야 할지 알려주어야 합니다.

당연한 이야기처럼 들리겠지만, 대부분의 복잡한 작업 공간에서는 이를 간과하곤 합니다.

제 전달 워크플로우에는 두 가지 작업 유형이 사용됩니다:

이 한 가지 차이만으로도 모든 사람의 경험이 달라집니다.

프로젝트는 맥락을 담고, 작업은 실행 내용을 담습니다.

클라이언트 프로젝트에 포함되어야 할 요소

클라이언트 프로젝트는 제가 필요한 정보를 한눈에 확인할 수 있어야 합니다.

제 실제 클라이언트 납품 워크플로우에서 프로젝트 수준 작업에는 다음과 같은 필드가 포함됩니다:

이것이 바로 프로젝트 관리자로서 제가 필요한 정보입니다.

예를 들어, 제가 기업의 ClickUp 도입을 지원할 때, 해당 기업이 ClickUp만을 사용하는 경우는 거의 없습니다. 저는 그들이 Google Workspace, Microsoft 제품, Dropbox, Salesforce, HubSpot, Teams 또는 Outlook을 사용하고 있는지 파악해야 합니다.

예전에는 자꾸 잊어버려서 다시 물어보곤 했어요. 정말 어이없는 일이었죠. 그래서 이제는 프로젝트 수준에서 기술 스택을 관리하고 있습니다.

범위도 마찬가지입니다.

클라이언트가 추가 요청을 했는데, 그게 포함되었는지 기억이 나지 않을 때, 저는 이메일을 일일이 뒤지지 않습니다. 프로젝트를 열고 로드맵이나 계약서 URL을 클릭하면 몇 초 만에 답을 확인할 수 있습니다.

그 필드 하나만으로도 온갖 곳을 뒤져야 하는 수고를 덜 수 있습니다.

클라이언트 작업에는 무엇이 포함되어야 할까요?

작업은 실행에 집중해야 합니다.

클라이언트 작업은 다음 사항을 알려주어야 합니다:

바로 이 부분에서 ClickUp 작업, 사용자 지정 필드, 작업 유형이 시너지를 발휘합니다.

모든 항목에 가능한 모든 필드를 무분별하게 추가하는 대신, 수행 중인 일의 유형에 따라 필드를 맞춤 설정합니다.

이를 통해 팀은 더욱 깔끔한 업무 환경을 경험할 수 있습니다. 또한 클라이언트 수가 늘어남에 따라 작업 공간을 훨씬 더 쉽게 관리할 수 있게 됩니다.

ClickUp이 제 클라이언트 납품 일의 핵심 도구가 된 과정

이 설정의 진정한 가치는 ClickUp이 나머지 일의 인덱스라는 점입니다.

많은 운영상의 혼란은 한 가지 간단한 문제에서 비롯됩니다. 정보는 존재하지만, 너무 많은 tools에 흩어져 있다는 점입니다.

계약서는 제안서 작성 도구에 저장되어 있을 수도 있고, 관련 문서는 Google 드라이브에 있을 수도 있습니다. 거래 세부 정보는 HubSpot에 저장되어 있을 수도 있고, 관련 배경 정보는 아무도 다시 확인하고 싶어 하지 않는 메시지 스레드 속에 묻혀 있을 수도 있습니다.

그런 도구들이 없는 척하기보다는, ClickUp에서 해당 도구들을 프로젝트와 다시 연결합니다.

그렇게 하면 ClickUp이 제 업무의 출발점이 됩니다.

이를 통해 다음과 같은 잠금 해제를 수행할 수 있습니다:

ClickUp은 모든 일의 hub이자, 일과 관련된 모든 일의 인덱스 역할을 합니다.

이것이 바로 단순한 tools를 사용하는 것과 운영 체계를 갖추는 것의 차이입니다. 링크, 필드, 표준이 의도적으로 구축되면, ClickUp은 기존 시스템과 경쟁하지 않습니다. 오히려 이를 체계적으로 정리해 줍니다.

'역할', '태그', '링크'를 활용해 정보 수집 작업을 줄이는 방법

클라이언트 전달 hub는 구성원들이 주변에 물어보지 않고도 일상적인 질문에 스스로 답할 수 있을 때 가장 효과적으로 작동합니다.

저에게 있어 이는 업무가 진행되는 곳에서 역할, 태그, 링크의 가시성이 보장되어야 한다는 것을 의미합니다.

프로젝트 수준에서 저는 전달 팀을 즉시 확인하고 싶습니다:

이렇게 하면 5개의 하위 작업을 일일이 열지 않고도 누가 해당 프로젝트를 담당하고 있는지 파악할 수 있습니다.

나중에 자동화 및 에이전트 기능도 지원됩니다. 프로젝트 수준의 역할이 명확하다면 업무 유형에 따라 하위 작업을 더 쉽게 할당할 수 있습니다.

태그는 제가 직접 수행하는 일을 체계적으로 정리하는 데 도움이 됩니다.

제 개인적인 워크플로우에는 작업이 본격적으로 시작될 준비가 되면 추가하는 태그가 포함되어 있습니다. 이 태그는 작업의 유형을 분류하는 역할도 합니다.

예를 들어:

구성 빌드가 네 개 있다면, 이를 한데 묶을 수 있습니다. 회의 준비를 하거나 클라이언트의 질문에 답변해야 할 때도, 해당 일을 한꺼번에 처리할 수 있습니다.

이를 통해 작업 전환을 줄일 수 있어, 하루 종일 관련 없는 작업들 사이를 오가며 시간을 낭비하지 않고 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.

내 대시보드가 이번 주에 주의를 기울여야 할 사항을 어떻게 보여주는지

훌륭한 대시보드는 단순히 보기만 좋은 것이 아닙니다. 다음에 어떤 일을 해야 할지 결정하는 데 도움이 되어야 합니다.

구조가 명확해지면, ClickUp 대시보드는 그 기반이 되는 데이터가 일관성을 갖추게 되어 훨씬 더 유용해집니다.

바로 그 지점에서 이 워크플로우가 제게 진정한 효과를 발휘하기 시작합니다.

제가 항상 답을 찾고자 하는 질문은 간단합니다:

이번 주에 실제로 어떤 일을 해야 할까요?

이를 위해 저는 작업 유형 필터, 태그, 시간 기반 보기를 활용하여 실제 업무 방식에 맞춰 진행 중인 일을 분류합니다.

제가 가장 자주 사용하는 대시보드 보기

제가 가장 자주 사용하는 보기는 다음과 같습니다:

이 설정을 통해 제가 답할 수 있는 대시보드 관련 질문들

제 대시보드는 다음과 같은 질문에 답하는 데 도움이 됩니다:

마지막 부분은 사람들이 생각하는 것보다 훨씬 중요합니다.

유용한 대시보드는 단순히 지연된 일만 보여주는 것이 아닙니다. 완료된 일도 함께 표시하여 모든 구성원이 진행 상황을 더 명확하게 파악할 수 있게 해줍니다.

수식 필드를 활용해 일주일의 플랜을 만드는 방법

제가 가장 즐겨찾는 대시보드 카드 중 하나는 클라이언트 작업의 '작업 유형'을 활용한 수식을 사용합니다.

이 대시보드는 클라이언트별로 분류된 미완료 일의 양을 보여줍니다.

이것이 중요한 이유는 제가 기분이나 느낌이 아니라 실제 시간을 기준으로 일주일의 플랜을 만들기 때문입니다.

특정 클라이언트에 1시간 30분 분량의 작업이 남아 있는 미완료 작업이 여러 개 있다는 것을 확인하면, 다음 회의 전에 그 시간을 미리 확보해 둘 수 있습니다. 기한이 지난 작업이 있다면, 어디에 우선적으로 집중해야 할지 알 수 있습니다.

이를 통해 대시보드는 단순한 보고 도구가 아닌 계획 수립 도구로 거듭납니다.

대시보드는 단순히 차트를 전시하는 공간이 되어서는 안 됩니다. 행동을 취하는 데 도움이 되어야 합니다.

화려한 설정보다 이 간단한 설정이 더 효과적인 이유

이 워크플로우의 효율성은 불필요한 기능을 추가하는 것이 아니라 단순함에서 비롯됩니다.

저는 체계적인 시스템을 정말 좋아합니다. 때로는 일을 지나치게 복잡하게 만들기도 하죠. 하지만 이 워크플로우를 준비하면서 계속 이런 생각이 들었습니다. “이게 너무 단순한 건 아닐까?”

그러다 저는 단순함이 핵심이라는 것을 깨달았습니다.

필드, 상태, 예외 사항, 특수 규칙을 계속해서 추가하고 싶은 유혹이 있습니다. 하지만 시스템이 복잡해질수록 팀이 일관되게 따라가기 어려워집니다.

이 설정은 중요한 사항에 집중할 수 있게 해줍니다:

팀원들이 무엇이 어디에 속하는지 정확히 알면, 더 이상 추측할 필요가 없습니다.

추측에 의존하지 않게 되면 일이 훨씬 더 원활하게 진행됩니다.

핵심 요점: 이 시스템이 효과적인 이유는 신뢰할 수 있을 만큼 간단하기 때문입니다. 복잡한 작업 공간은 인상적일 수 있지만, 명확한 작업 공간이야말로 실제로 활용됩니다.

ClickUp에서 나만의 클라이언트 전달 hub를 구축하는 방법

팀에서 "필요한 게 있으면 메시지 보내주세요"라는 단계를 넘어섰다면, 가장 먼저 시도해 볼 만한 변화는 다음과 같습니다:

프로젝트 수준에서 관리해야 할 항목을 정의하세요. 작업 수준에서 관리해야 할 항목을 정의하세요. 그런 다음 ClickUp을 전체 워크플로우를 연결하는 hub로 활용하세요.

시작하는 방법은 다음과 같습니다:

더 복잡한 설정이 필요한 게 아닙니다. 더 명확한 설정이 필요합니다.

그리고 일단 '보물찾기' 단계가 끝나면, 확장 작업이 훨씬 수월해집니다.

이제 더 이상 클라이언트 납품 과정을 찾아 헤매는 일은 끝낼 준비가 되셨나요?

깔끔한 클라이언트 전달 시스템은 단순히 작업 공간을 정돈해 주는 것 이상의 가치를 제공합니다. 이는 팀원들이 신뢰할 수 있는 시스템을 구축해 줍니다.

더 이상 업데이트를 쫓아다니거나 링크를 찾아 헤매거나 작업 범위를 추측할 필요 없이, ClickUp을 열기만 하면 무엇이 필요한지, 어디서 필요한지, 언제 필요한지 바로 알 수 있습니다.

이것이 바로 작업 유형별 사용자 지정 필드가 잠금 해제하는 기능입니다.

이를 통해 적절한 정보를 적절한 작업 단계에 배치할 수 있어, 프로젝트의 맥락을 유지하고 작업이 실행에 집중할 수 있게 됩니다.

이 워크플로우에서 한 가지만 기억하신다면, 바로 이것입니다:

문제는 tools가 아닙니다. 가장 먼저 개선해야 할 것은 일하는 방식입니다.

규칙을 정의하면 ClickUp을 훨씬 더 신뢰하고, 사용하고, 확장하기가 쉬워집니다.

팀이 진정으로 신뢰할 수 있는 클라이언트 전달 시스템을 구축할 준비가 되셨다면, 지금 바로 ClickUp을 시작해 보세요.