생산성 향상을 위한 25가지 Google Workspace 팁

Google Workspace는 많은 이들에게 필수적인 도구 세트입니다!

하지만 여러분은 이 도구를 얼마나 잘 활용하고 계신가요?

대부분의 사용자는 Google Workspace의 기능을 충분히 활용하지 못하고 있습니다. 기본적인 기능만 사용하다가 정말 유용한 Workspace 생산성 향상 팁들을 놓치고 있는 것이죠. 하지만 오늘 소개해 드릴 25가지 Google Workspace 팁을 통해 이제 상황이 달라질 것입니다.

그럼, 생산성을 높여볼까요?

Google Workspace란 무엇인가요?

Google Workspace는 클라우드 기반의 생산성 및 협업 도구 모음입니다. 2020년 Google이 브랜드명을 변경하기 전에는 G Suite(Google Suite)로 알려져 있었습니다.

Google Workspace는 어떤 구성 요소로 이루어져 있나요?

Google Workspace는 다양한 생산성 앱을 한곳에 모아 제공합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:

Google Workspace 사용 방법

Google Workspace 작업 공간 사용 방법:

이제 첫 단계를 내디뎠으니, 다음 단계는 Google Workspace의 잠재력을 최대한 활용하는 것입니다.

바로 이때 G Suite 팁이 도움이 됩니다. Google Docs와 Google 양식 등 모든 Google 앱에 대한 유용한 팁이 준비되어 있으며, 이에 대해 자세히 알려드리겠습니다.

Google Workspace의 모든 tools를 관리하는 데 따르는 어려움

Google Workspace는 개인 사용자에게 매우 유용합니다. 하지만 특히 조직의 경우 몇 가지 한도가 있습니다. 몇 가지를 살펴보겠습니다:

1. 리소스 관리 및 라이선스

많은 조직이 부적절한 라이선스 관리, 자원 낭비, 재정적 비효율성 문제로 어려움을 겪고 있습니다.

2. 보안 및 규정 준수

데이터 보호 규정을 준수하는 것은 어려운 과제입니다. 조직은 사용자 데이터를 효과적으로 관리하는 동시에 GDPR과 같은 법률을 준수해야 하기 때문입니다.

3. 사용자 교육 및 지원

적절한 안내 없이는 사용자들이 플랫폼의 모든 기능을 제대로 활용하기 어려울 수 있습니다.

4. 업데이트 확인하기

Google Workspace는 끊임없이 발전하고 있어, 조직에서는 새로운 기능과 변경 사항을 파악하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.

5. 데이터 관리의 과제

Google Workspace 내의 데이터 수집 및 관리는, 특히 사용자가 생성한 문서의 여러 버전을 다룰 때 복잡할 수 있습니다.

너무 많아서 부담스러우신가요? 걱정하지 마세요. 사용자에게 필요한 것은 바로 이 25가지 Google Workspace 팁뿐입니다. 계속 읽어보세요.

G-Suite의 잠재력을 최대한 활용하는 방법

Google Workspace의 진정한 이점을 누리려면 기본 기능을 넘어 더 깊이 알아보는 것이 중요합니다. 이를 통해 팀 내 소통과 협업, 시간 관리, 워크플로우를 개선할 수 있습니다.

여러분을 위한 25가지 Google Workspace 팁

Google Workspace를 더 효과적으로 활용하는 데 도움이 될 25가지 팁을 소개합니다. 개선이 필요한 특정 영역에 집중할 수 있도록 이 팁들을 네 가지 범주로 정리했습니다:

카테고리 #1: 커뮤니케이션 및 협업

명확한 의사소통 없이는 협업을 할 수 없습니다. 다행히도 Google Workspace가 도움이 될 수 있습니다.

1. ‘일정 찾기’ 기능을 사용하여 더 빠르게 회의 일정을 잡으세요

팀 회의를 설정하는 데 여러 번 이메일을 주고받을 필요가 없습니다. Google 캘린더의 일정 찾기 기능을 사용하면 훨씬 간편하게 회의를 설정할 수 있습니다.

새로운 이벤트를 생성하고, 일정 찾기를 선택한 다음 게스트 추가*를 진행하세요. 모든 사람의 일정이 나란히 표시되어, 언제 시간이 비는지 쉽게 확인할 수 있습니다.

2. Google 양식을 사용하여 정보를 빠르게 수집하세요

여러 출처에서 오는 응답을 관리하는 일은 복잡해질 수 있습니다.

Google Forms를 사용하면 이 과정을 간편하게 처리할 수 있습니다. 질문이 포함된 양식을 작성한 후 참가자들에게 양식 링크를 보내세요. 모든 응답은 Google 스프레드시트에 자동으로 수집되므로 데이터를 쉽게 보고 분석할 수 있습니다.

시작하려면 forms.google.com으로 이동하여 더하기 기호(+)를 클릭해 새 양식을 만드세요. 그런 다음 질문을 추가하고, 양식의 디자인을 맞춤형으로 설정하며, 이전 답변에 따라 다른 질문을 표시하도록 논리를 추가하세요.

3. 소그룹 회의실을 활용해 회의 생산성을 높이세요

대규모 비디오 회의는 때때로 정이 덜 느껴질 수 있습니다. 모든 참가자가 회의에 참여하고 의미 있는 기여를 하는 것이 어려울 수 있습니다.

Google Meet의 소그룹 회의실을 활용하면 대규모 회의를 소규모 그룹으로 나누어 더 적극적인 참여를 유도할 수 있습니다.

회의 중에 활동 > 소그룹 회의실을 클릭하세요. 생성할 회의실 수를 선택하고 각 회의실에 참가자를 배정할 수 있습니다. 소그룹 세션이 끝나면 모든 참가자가 본 회의에 다시 합류하여 의견을 공유할 수 있습니다.

4. Google Chat의 '스페이스'를 활용해 팀 협업 향상하기

팀 프로젝트를 관리하려면 메시지 관리에는 Gmail이, 파일 관리에는 드라이브가 필요합니다. 따라서 프로젝트 관련 정보를 추적하는 일이 번거로울 수 있습니다.

Google Chat의 '스페이스(Spaces)'는 팀 회원을 추가하고, 작업을 할당하며, 대화를 나눌 수 있는 협업을 위한 중앙 허브 역할을 합니다.

Google 채팅에서 스페이스를 만들려면 스페이스 만들기 또는 찾기를 클릭하고, 스페이스 이름을 지정한 다음 회원을 추가하세요.

5. Google Meet의 실시간 자막 기능을 활용해 포용적인 회의를 진행하세요

회의 중에는 언어 장벽, 음질 문제, 또는 청각상의 어려움으로 인해 팀원들이 내용을 따라가기 힘들 때가 있습니다.

Google Meet의 실시간 자막 기능은 이러한 문제 해결에 도움이 될 수 있습니다.

회의 중에 화면 하단의 자막 켜기 버튼(CC)을 클릭하세요. 그러면 회의 내용이 실시간으로 텍스트로 표시됩니다.

6. Google Meet의 소음 제거 기능으로 통화 품질 향상하기

영상 통화 시 배경 소음은 항상 큰 방해 요소입니다.

Google Meet의 소음 제거 기능은 소음을 걸러낼 수 있습니다. 회의 중에 점 세 개(⋮)를 클릭한 다음, 설정 > 오디오로 이동하여 소음 제거를 켜세요.

카테고리 #2: 시간 관리 및 생산성

이 섹션에서는 Google Workspace를 활용해 시간을 더 효율적으로 관리하고 일상적인 생산성을 높이는 전략을 소개합니다.

7. Google 드라이브로 오프라인으로 일하기

인터넷이 항상 안정적인 것은 아닙니다. 게다가 와이파이 신호가 잡히지 않을 수도 있습니다. 그럴 때 파일에 접근할 수 없다면 스트레스를 받을 수 있습니다.

Google 드라이브의 오프라인 모드가 도움이 될 수 있습니다.

인터넷에 연결된 상태에서 드라이브 설정으로 이동하여 '오프라인' 옵션을 켭니다. 그런 다음 오프라인에서 액세스할 항목을 선택하세요.

오프라인 액세스를 활성화하면 인터넷 연결 없이도 파일을 볼 수 있고 편집할 수 있습니다. 다시 인터넷에 연결되면 변경 사항이 자동으로 업데이트됩니다.

8. Google Keep으로 모든 아이디어를 기록하세요

좋은 아이디어는 쉽게 떠오르지 않습니다.

Google Keep이 해결책입니다. 컴퓨터나 휴대폰에서 사용할 수 있는 디지털 노트 앱으로, 노트를 빠르게 기록할 수 있도록 도와줍니다.

'+' 버튼을 누르기만 하면 새 노트를 쉽게 작성할 수 있습니다. 아이디어를 정리할 때 색상이나 라벨을 추가할 수도 있습니다.

9. 템플릿을 사용하여 문서를 빠르게 열기

Google Workspace는 시작에 도움이 되는 다양한 템플릿을 제공합니다.

템플릿을 사용하려면 Google Docs, 스프레드시트 또는 프레젠테이션을 열고 페이지 상단의 템플릿 갤러리를 클릭하세요.

프로젝트 제안서, 예산서, 프레젠테이션 등 다양한 템플릿 옵션을 살펴보세요.

10. 스마트 컴포즈로 이메일을 더 빠르게 작성하세요

Gmail의 스마트 작성 기능은 시간이 지남에 따라 사용자의 글쓰기 스타일을 학습하여 이메일을 빠르게 작성할 수 있도록 돕고, 일관된 어조를 유지해 줍니다.

입력하는 동안 문장을 완료할 수 있는 표현을 제안해 줍니다. 제안된 내용이 작성하려는 내용과 일치하면 탭 키를 눌러 적용할 수 있습니다.

스마트 컴포즈 기능을 사용하려면 Gmail 설정의 일반 탭에서 해당 기능을 활성화하세요. 그러면 이메일을 작성할 때 커서 앞에 회색 텍스트가 나타나는 것을 확인할 수 있는데, 이것이 바로 스마트 컴포즈의 제안 내용입니다.

11. 달력의 '부재중' 기능을 활용해 휴가 관리를 원활하게 하세요

휴가를 준비할 때는 보통 이메일 자동 응답을 설정하고, 회의 참석을 거절하며, 동료들에게 알리는 일이 필요합니다. Google 캘린더의 '부재중' 기능을 사용하면 이 과정을 간편하게 처리할 수 있습니다.

달력에서 '부재 중'을 선택하고 날짜를 설정하세요. 또한 이메일과 회의에 대한 자동 회신 및 자동 거절 트리거를 설정할 수도 있습니다.

또한 달력에는 부재 중 상태가 표시되어, 동료들이 여러분의 부재 기간을 고려하여 일정을 계획할 수 있도록 도와줍니다.

12. Gmail의 '보내기 예약' 기능을 활용해 커뮤니케이션 타이밍을 최적화하세요

이메일이 눈에 띄고 읽히게 하는 것은, 특히 다른 시간대에 있는 동료들과 소통할 때 까다로울 수 있습니다. 상대방이 시간이 날 때 바로 확인하고 읽을 수 있도록 적절한 시간에 이메일을 보내는 것이 중요합니다.

Gmail의 '보내기 예약' 기능을 사용하면 이메일을 원하는 시간에 보낼 수 있습니다. 이메일을 작성한 후, 보내기 버튼 옆에 있는 화살표를 클릭하고 보내기 예약을 선택하세요. 그런 다음 제안된 시간을 선택하거나 직접 시간을 설정하면 됩니다.

13. . new 바로 가기로 한 발 앞서 나가세요

Google 드라이브에서 새 문서, 스프레드시트 또는 프레젠테이션을 시작하려면 여러 번 클릭해야 합니다. new 바로 가기를 사용하면 이 과정을 생략할 수 있습니다. 새 탭을 열고 doc. new, sheet. new 또는 slide. new를 입력하기만 하면 됩니다. 정말 간단하죠.

또한 양식(form.new), 사이트(site.new)는 물론, 새로운 Google Meet 회의를 시작하는 바로 가기(meet.new)도 있습니다.

카테고리 #3: 문서 및 파일 관리

이 팁과 요령은 Google 작업 공간 내에서 문서와 파일을 체계적으로 정리하고, 쉽게 찾고, 효율적으로 관리하는 데 중점을 두고 있습니다.

14. 데이터 유효성 검사로 데이터 정확성 확보하기

데이터 입력은 정확성이 가장 중요합니다. 사소한 오류나 오타 하나만으로도 계산 결과와 데이터 분석이 틀어질 수 있습니다.

Google 스프레드시트에는 이러한 문제를 해결하기 위한 데이터 유효성 검사 기능이 있습니다. 특정 셀에 입력되는 데이터의 유형에 대한 규칙을 설정할 수 있습니다.

규칙을 적용할 셀을 선택한 다음, 상단 메뉴에서 데이터 > 데이터 유효성 검사로 이동하여 숫자 범위, 텍스트 포함, 맞춤형 수식 등의 유효성 검사 기준을 선택하세요.

또한 사용자가 잘못된 데이터를 입력할 때 안내해 줄 유용한 오류 메시지를 추가할 수도 있습니다.

15. 드라이브의 고급 검색 기능을 사용하여 파일을 빠르게 찾기

Google 드라이브는 금방 용량이 꽉 차기 때문에, 수많은 파일 속에서 원하는 파일을 찾기 어려울 수 있습니다. 하지만 드라이브의 고급 검색 기능을 사용하면 파일을 찾을 수 있습니다(또는 적어도 검색 결과를 좁힐 수 있습니다).

드라이브 검색창으로 이동하여 고급 검색을 클릭하세요. 그러면 파일 유형, 소유자, 수정 날짜 등을 선택할 수 있는 대화 상자가 열립니다.

고급 검색은 결국 필터와 같습니다. 필터를 더 잘 정의할수록 검색 결과도 더 좋아집니다. 굳이 번거롭게 할 필요가 있을까요? 매일 10분만 투자해 드라이브를 정리하세요. 이것이 바로 최고의 Google 드라이브 활용법입니다.

16. 애드온으로 기능 확장하기

Google 앱에는 모든 기능이 내장되어 있지는 않습니다. 따라서 타사 앱을 병행하여 실행해야 할 수도 있는데, 이 경우 계속해서 앱을 전환해야 하므로 번거로울 수 있습니다. 다행히도 여러 Google 앱에는 애드온(Add-ons)을 설치할 수 있으며, 이는 확장 프로그램(extensions)이라고도 불립니다. *

예를 들어, Google Docs에서 확장 프로그램 > 애드온으로 이동하여 전자 서명 확장 프로그램을 추가할 수 있습니다. Google 스프레드시트, 프레젠테이션, 달력과 같은 다른 Google 앱에서도 이 기능을 사용할 수 있습니다.

17. 공유 드라이브를 통해 파일 공유하기

특히 팀 회원이 자주 바뀌는 경우 공유 파일에 접근하는 것이 복잡해질 수 있습니다. Google 드라이브의 공유 드라이브 기능을 사용하면 이 과정을 간소화할 수 있습니다.

'내 드라이브'의 파일이 개인 소유인 것과 달리, 공유 드라이브의 파일은 팀 소유입니다. 즉, 누군가 팀을 떠나더라도 해당 파일은 팀에 그대로 남아 있습니다.

공유 드라이브를 설정하려면 왼쪽 사이드바에서 공유 드라이브를 클릭한 다음 +새로 만들기를 클릭하세요. 팀 회원을 추가하면 모든 팀 회원이 해당 드라이브의 모든 파일에 액세스할 수 있습니다.

카테고리 #4: 고급 기능 및 도구

여기서는 Google Workspace 앱 전반에 걸친 추가 기능들을 살펴보겠습니다.

18. Google Docs에서 음성 입력

키보드로 입력하는 것은 작업 속도를 늦출 수 있습니다. Google Docs의 음성 입력 기능을 활용하면 키보드 입력을 생략할 수 있습니다.

새 문서를 열었나요(doc. new를 기억하시나요)? 그런 다음 상단 메뉴에서 tools > 음성 입력으로 이동하여 마이크 아이콘을 클릭한 뒤 말을 시작하세요. 말하면 화면에 단어가 바로 표시됩니다.

말할 때는 명확하게 전달하고, 작업을 완료한 후에는 최종 초안을 꼼꼼히 검토하여 오타나 문법 오류가 없는지 확인하세요.

19. Gmail 필터를 사용하여 받은 편지함을 정리하세요

중요한 메시지와 아젠다가 어수선한 받은 편지함 속에서 묻혀버릴 수 있습니다.

Gmail 필터를 활성화하여 수신 메시지를 자동으로 정리해 보는 건 어떨까요? Gmail 설정에서 필터 및 차단된 주소를 찾아 이메일 규칙을 만들어 보세요.

예시로, 발신자 이메일 ID나 제목의 특정 키워드를 기준으로 규칙을 설정하여 상사의 이메일에 별표를 표시하거나 특정 폴더로 자동 이동시킬 수 있습니다.

20. 슬라이드의 Q&A 기능을 활용해 청중의 참여를 유도하세요

많은 청중을 상대로 발표할 때는 때때로 일방적인 느낌이 들 수 있습니다. Google 프레젠테이션에는 발표를 더욱 흥미롭게 만들어 줄 Q&A 기능이 있습니다.

프레젠테이션을 진행할 때, 프레젠테이션 버튼 옆의 아래쪽 화살표 옆 삼각형을 클릭하고 청중 tools를 켜세요. 이렇게 하면 청중이 실시간으로 질문을 제출할 수 있으며, 발표 도중이나 발표 후에 이에 답변할 수 있습니다.

청중은 질문에 '좋아요'를 누를 수 있어, 가장 인기 있는 주제를 파악하고 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다. 이 기능을 활용하면 프레젠테이션을 더욱 상호작용적으로 만들 수 있으며, 청중이 가장 중요하게 생각하는 부분을 확실히 다룰 수 있습니다.

21. Gmail의 '글쓰기 도움말' 기능을 활용해 전문적인 이메일을 작성하세요

Gmail의 'Help Me Write' 기능은 이름 그대로, 일관된 어조로 글을 작성할 수 있도록 도와줍니다.

이메일을 작성할 때 '작성 도움말' 버튼(마법 지팡이 모양)을 클릭하세요. 그런 다음 전달하고자 하는 내용을 간략하게 설명해 주세요. AI가 입력 내용을 바탕으로 초안을 생성해 주며, 이를 수정하여 완성할 수 있습니다.

이 기능을 이용하려면 Google Workspace Labs에 가입해야 합니다. Google Workspace Labs에 방문하여 가입하고 대기자 명단에 등록하세요. 대기자 명단에 등록되면 해당 기능이 출시될 때 초대장을 받게 됩니다.

22. Google 문서에서 Google 번역으로 언어 장벽을 허물어 보세요

서로 다른 언어를 사용하는 것은 다양하고 이질적인 팀 내 효과적인 의사소통과 국경을 초월한 협업을 방해합니다. Google Docs는 이러한 문제를 해결하기 위해 번역 기능을 기본으로 제공합니다. (사실, Google Docs의 다양한 활용법은 협업 효율을 높여줍니다.)

사용하려면 tools > 문서 번역으로 이동하세요. 그러면 문서 전체를 다른 언어로 번역할 수 있습니다.

이 기능은 자신이 유창하지 않은 언어로 작성된 문서를 빠르게 파악해야 할 때도 유용합니다.

23. Google Sites로 팀 리소스를 간편하게 생성하세요

팀 정보를 위한 중앙 hub를 구축하려면 대개 기술적 전문 지식이나 IT 부서의 도움이 필요합니다. Google Sites를 사용하면 코딩 지식이 없어도 내부 웹사이트를 쉽게 디자인할 수 있습니다.

sites.google.com으로 이동하여 ‘+’를 클릭하세요. 드래그 앤 드롭 인터페이스를 사용하여 텍스트, 이미지, 달력을 추가하고, 다른 Google 작업 공간 요소를 삽입할 수도 있습니다.

이 도구는 팀원들이 쉽게 참조하고 업데이트할 수 있는 프로젝트 활동 대시보드, 팀 핸드북 또는 지식 기반을 만드는 데 매우 유용합니다.

24. 스프레드시트의 피벗 테이블을 사용하여 데이터 분석하기

데이터는 그로부터 통찰력을 도출할 수 있을 때만 유용합니다. 하지만 데이터 세트가 클수록 통찰력을 추출하기는 더 어려워집니다.

걱정하지 마세요. Google 스프레드시트의 피벗 테이블을 사용하면 이러한 데이터를 요약하고 분석할 수 있습니다. 또한 이와 같은 Google 스프레드시트 활용 팁은 많이 있습니다.

스프레드시트에서 삽입 > 피벗 테이블으로 이동하세요. 데이터 범위를 선택하고 데이터를 요약할 방법을 지정하세요. 필드를 드래그 앤 드롭하여 데이터를 빠르게 재구성하면 다양한 인사이트를 얻을 수 있습니다.

25. 달력의 근무 시간 기능을 사용하여 이용 가능 시간 관리하기

본인이나 동료의 근무 가능 여부가 항상 명확한 것은 아닙니다. 근무 가능 여부에 대한 기대치를 관리하려면 Google 캘린더에 근무 시간을 설정하기만 하면 됩니다.

달력 설정에서 근무 시간 및 위치로 이동하여 평소 근무 일정을 지정하세요. 누군가 이 시간 외에 회의를 예약하려고 하면 알림을 받게 됩니다.

이 기능은 특히 다른 시간대에 있는 사람들과 협업할 때, 일과 삶의 균형을 유지하고 불편한 시간대에 회의가 잡힐 가능성을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.

시간을 절약하는 데 도움이 되는 Google 작업 공간 대안

Google Workspace 도구들을 계속해서 전환해야 하는 것은 여전히 문제입니다. 이로 인해 시간이 낭비되고 집중력이 흐트러지게 됩니다.

그렇다면 대안이 있을까요?

자, 강력한 생산성 및 프로젝트 관리 플랫폼인 ClickUp이 있습니다. 저희가 이 플랫폼을 고려해 보시기를 권하는 이유는 다음과 같습니다.

하지만 ClickUp이 Google Workspace와 차별화되는 점은 ClickUp 내 어디서나 이용할 수 있는 통합 AI 어시스턴트인 'ClickUp Brain'입니다.

AI의 힘을 활용하세요

이미 처리해야 할 일이 산더미인 상황에서, 인공지능 비서를 활용해 생산성을 높이는 것이 현명합니다. ClickUp Brain은 다음과 같은 기능을 제공합니다:

또한, 팀을 위한 획기적인 기능인 Connected AI를 제공합니다. Connected AI는 모든 tools를 한곳에 통합하여, 정보가 어디에 저장되어 있든 상관없이 모든 지식을 쉽게 활용하고 실행에 옮길 수 있도록 해줍니다. 주요 기능은 다음과 같습니다:

비동기 커뮤니케이션 활용하기

ClickUp은 다양한 커뮤니케이션 도구 모음을 통해 협업을 한 차원 더 높여줍니다. 또한 비동기 커뮤니케이션을 통해 시간을 크게 절약할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다:

생산성 향상을 위한 ClickUp 템플릿

이제 ClickUp 도구와 AI 어시스턴트를 갖추셨으니, 여러분의 생산성 향상 플랜은 무엇인가요?

아직 없으신가요?

ClickUp 템플릿이 여러분을 도와드립니다! 바로 시작할 수 있도록 도와줄 완벽한 생산성 템플릿 두 가지를 소개합니다.

먼저, ClickUp 생산성 템플릿은 개인과 비즈니스의 워크플로우를 최적화하는 데 매우 유용합니다.

다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다:

이 템플릿 다운로드

마지막으로, ClickUp 개인 생산성 템플릿은 의욕 넘치는 프리랜서 및 개인 생활을 체계적으로 관리하고자 하는 분들을 위한 것입니다.

이 템플릿 다운로드

ClickUp으로 생산성을 높여보세요

생산성은 균형과 집중력, 그리고 업무 속도를 높여주는 tools를 활용하는 데 있습니다.

Google Workspace가 체계적인 관리를 도와주는 반면, ClickUp은 일정을 차질 없이 진행하고 더 많은 일을 해내야 할 때 그 진가를 발휘합니다.

생산성을 한 단계 더 높일 준비가 되셨나요? ClickUp을 사용해 보시고, 집중력과 효율성을 높여 업무 역량을 강화해 주는 플랫폼을 직접 경험해 보세요. ClickUp을 사용해 보세요.