ClickUp 사용자 지정 필드: 공급업체와 작업 지시를 연결하는 통합 부동산 관리 시스템을 구축한 방법

공급업체 목록은 한 곳에, 작업 지시는 다른 곳에 저장되어 있다면, 팀원들은 상황을 파악하는 데 너무 많은 시간을 낭비하고 있을 확률이 높습니다.

이것이 바로 제가 ClickUp에서 해결하고자 했던 문제입니다.

Project Preservation에서는 복잡한 주택과 부동산을 관리하고 있습니다. 즉, 각 부동산마다 고유한 공급업체, 정기 유지보수, 일회성 작업 지시서, 보험 요건 및 운영 이력이 존재합니다. 이러한 세부 정보가 산재해 있다면, 간단한 질문조차 예상보다 훨씬 더 어려워집니다:

ClickUp 내에서 저는 사용자 지정 필드, 필터링된 보기, 관계 기능을 활용해 상호 연결된 부동산 관리 시스템을 구축했습니다. 이 설정은 공급업체 목록과 작업 지시서 목록이라는 두 가지 간단한 목록으로 시작됩니다.

하지만 이러한 리스트들이 적절한 필드를 공유하고 서로 연결되면, 단순한 리스트 그 이상의 의미를 갖게 됩니다. 이는 실질적인 운영 체제가 되는 것입니다.

이 글에서는 제가 해당 시스템을 구축한 방법과, 공급업체 관리, CRM, 고객 납품, 팀 운영 또는 연락처와 일이 연결되어야 하는 모든 워크플로우에 동일한 구조를 적용하는 방법을 소개해 드리겠습니다.

소개: 프로젝트 Preservation 및 Estatewyze의 설립자

저는 멜리사 심코입니다. 저는 주택 소유주들이 부동산을 지속적으로 관리하고 운영할 수 있도록 지원하는 베이 에어리어 기반 기업인 '프로젝트 프레저베이션(Project Preservation)'의 설립자입니다. 저희 팀은 복잡한 주택과 부동산에 체계성, 일관성, 효율성을 부여하는 시스템과 프로세스를 구축하는 데 특화되어 있습니다.

'프로젝트 프레저베이션(Project Preservation)'은 우리의 실제 현장 테스트 장이 되었습니다. 이곳에서 우리는 홈이 매일 실제로 어떻게 기능하는지, 무엇이 고장 나는지, 어떤 문제가 반복되는지, 그리고 실제 사용 환경에서 어떤 시스템이 견디는지 배웁니다.

또한 저는 주택 소유자와 운영자가 주택 및 워크플로우를 더 효율적으로 관리할 수 있도록 실용적인 프레임워크, 템플릿, 인사이트를 공유하는 콘텐츠 플랫폼인 Estatewyze의 제작자이기도 합니다.

두 비즈니스 모두에서 저는 ClickUp을 운영의 중추로 활용하고 있습니다. 저는 ClickUp을 단순한 작업 관리 도구로 여기기보다는, 클라이언트, 팀, 공급업체, 부동산, 프로젝트와 협업하는 방식을 위한 '단일 정보 소스'이자 '보편적인 운영 지침서'로 생각합니다.

진짜 문제: 단절된 공급업체 데이터가 업무 효율을 저해합니다

공급업체 데이터와 운영 일이 연결되지 않으면, 모든 업데이트 작업에 예상보다 더 많은 시간이 소요됩니다.

많은 팀이 자신도 모르게 작업 공간 내에서 소규모의 '작업 산만화(Work Sprawl )'를 재현하고 있습니다. 공급업체 목록, 작업 지시서 목록, 문서(Doc)에 적힌 노트가 따로 있고, 몇 가지 중요한 세부 사항은 누군가의 머릿속에만 갇혀 있을 수 있습니다.

기술적으로는 정보가 존재합니다. 하지만 서로 연동되지 않습니다.

그러면 금방 문제가 발생합니다:

저는 여러 홈에 걸쳐 신속하고 신뢰할 수 있는 보기를 파악할 수 있으면서도, 실제 일 진행 방식을 반영할 수 있을 만큼 유연성을 갖춘 설정을 원했습니다.

저의 경우, 이는 '공급업체'와 '작업 지시서'라는 두 가지 간단한 목록에서 시작되었습니다.

ClickUp 사용자 지정 필드를 처음 사용하시나요?

ClickUp 사용자 지정 필드를 사용하면 작업, 리스트, 폴더 및 스페이스에 구조화된 데이터를 추가할 수 있어, 워크플로우에 필요한 정확한 정보를 작업 공간에서 추적할 수 있습니다.

단순히 작업 이름이나 댓글에만 의존하는 대신, 팀이 필터링하고 그룹화하며 보고서를 작성할 수 있는 필드를 통해 위치, 서비스 영역, 비용, 갱신 날짜, 승인 상태, 공급업체 유형, 보험 상태 또는 작업 카테고리와 같은 세부 정보를 추적할 수 있습니다.

이 워크플로우에서는 사용자 지정 필드를 사용하여 공급업체 목록과 작업 지시서 목록을 서로 연결된 운영 시스템으로 만들었습니다.

적절한 필드를 설정하면, ClickUp은 단순히 정보를 저장하는 공간을 넘어 운영상의 의사결정을 더 쉽게 내릴 수 있는 공간으로 거듭납니다.

1단계: ClickUp 맞춤형 필드를 사용하여 체계적인 공급업체 목록 구축하기

공급업체 목록은 단순한 명단 형태가 아닌 체계적인 연락처 데이터베이스처럼 설계될 때 훨씬 더 유용해집니다.

제가 '공급업체 목록'이라고 부르는 것은 CRM, 파트너 디렉토리, 개인 연락처 hub, 심지어 가정용 연락처 시스템으로도 쉽게 활용될 수 있습니다. 핵심 개념은 동일합니다. 정보를 정렬하고 필터링할 수 있으며 일상 업무에 유용하게 활용할 수 있도록 일관된 필드를 만드는 것입니다.

제 부동산 관리 워크플로우에서 공급업체 목록에는 다음과 같이 예상할 수 있는 기본 정보가 포함되어 있습니다:

이곳에서 ClickUp 작업은 단순한 할 일 목록 추적을 넘어 더 많은 기능을 수행하기 시작합니다. 각 공급업체 기록은 체계적인 운영 프로필로 변모합니다.

공급업체 정보를 단순한 참조 데이터로 취급하는 대신, 이를 활용하여 더 나은 의사결정을 내릴 수 있습니다.

위치 필드를 사용하여 여러 부동산에 걸쳐 가시성을 확보하세요

여러 부동산을 관리한다는 것은 동일한 공급업체가 한 지역, 여러 지역, 또는 전체 포트폴리오 전반에서 일을 할 수 있음을 의미합니다.

이 예시에서는 우리가 세 개의 부동산을 관리하고 있다고 가정해 보겠습니다:

위치 설정의 경우, 단일 드롭다운 메뉴 대신 라벨을 선택했습니다. 이를 통해 공급업체를 피닉스, 파크 시티, 오스틴 또는 여러 부동산에 한 번에 할당할 수 있는 유연성을 확보할 수 있었습니다.

실제로 이는 중복 레코드를 생성하지 않고도 목록을 빠르게 필터링하여 특정 시장에서 이용 가능한 공급업체를 정확히 확인할 수 있음을 의미합니다.

하지만 이러한 유연성에는 단점도 따릅니다. 한 공급업체에 여러 개의 라벨이 지정되어 있으면 정렬 결과가 다소 복잡해질 수 있습니다.

예시: Radiant와 같은 공급업체는 HVAC와 배관 작업을 모두 지원할 수 있습니다. 두 라벨을 모두 선택하면 ClickUp은 이러한 중복 관계를 반영합니다. 경우에 따라 단일 드롭다운 메뉴가 더 깔끔할 수도 있습니다. 하지만 이 워크플로우에서는 현실을 더 잘 반영할 수 있는 유연성을 선호했습니다.

바로 이런 디자인 선택이야말로 신중하게 고려할 가치가 있습니다.

자신에게 물어보세요:

부동산 운영에서는 유연성이 중요합니다.

서비스 도메인 및 규정 준수 데이터 표준화

위치 정보만으로는 충분하지 않습니다. 공급업체가 어떤 종류의 일을 수행하는지, 그리고 현장에 투입될 운영 준비가 되어 있는지 여부도 파악해야 합니다.

그래서 서비스 도메인 필드를 추가했습니다.

이를 통해 공급업체를 수행하는 업무 유형별로 분류할 수 있습니다. 예를 들어:

또한 보험 정보도 추적합니다. 부동산에 출입하는 모든 공급업체는 최신 보험 증빙 서류를 제출해야 하기 때문입니다.

이를 위해 저는 간단한 체크박스 필드를 사용합니다:

그런 다음 날짜 필드와 연결합니다:

이를 통해 규정 준수 가시성을 댓글이나 파일에 묻히지 않고 명확하게 확보할 수 있습니다.

공급업체 상태에 따른 맞춤형 상태 설정

또한 일반적인 프로젝트 진행 상황이 아닌 공급업체의 상태를 반영하도록 상태를 맞춤형으로 설정합니다.

표준 상태 대신, 저는 다음 사항을 알고 싶습니다:

누구도 '사용 금지 목록'을 좋아하지는 않지만, 이는 중요한 사항입니다. 때로는 Jerry’s Plumbing과 같은 공급업체를 기록에 남겨두는 것이 더 나을 때가 있습니다. 그래야 팀원들이 이전에 그들과 일한 적이 있으며 다시는 이용하지 않기로 결정했다는 사실을 알 수 있기 때문입니다.

그 역사는 중요합니다.

체계적인 공급업체 시스템은 단순히 누구에게 연락해야 하는지 알려주는 것뿐만 아니라, 누구에게 연락하지 말아야 하는지도 알려줍니다.

2단계: 작업 유형에 맞는 작업 지시서 필드 생성하기

모든 워크플로우에 동일한 필드가 필요한 것은 아닙니다. 바로 그 때문에 사용자 지정 필드는 사용 사례에 맞게 조정되어야 합니다.

팀이 저지르는 가장 큰 실수 중 하나는 모든 리스트에 동일한 메타데이터를 강제로 적용하려는 것입니다. 이는 대개 불필요한 정보의 과다 축적을 초래합니다.

제 경우에는 공급업체와 작업 주문이 연결되어 있지만, 구조가 반드시 동일할 필요는 없습니다.

공급업체 리스트는 연락처 및 규정 준수와 관련이 있습니다. 작업 지시서 리스트는 실행과 관련이 있습니다.

작업 지시서에서 저는 다음과 같은 세부 사항에 주목합니다:

이를 통해 각 리스트를 깔끔하고 관련성 있게 유지하며 사용하기 쉽게 관리할 수 있습니다.

리스트 간 공유 필드의 일관성 유지

리스트마다 용도는 다르지만, 일부 필드는 일관성을 유지해야 합니다.

예를 들어, 저는 공급업체와 작업 지시서 모두에 동일한 위치 및 서비스 영역 로직을 적용합니다.

이러한 일관성은 서로 다른 유형의 일을 동일한 관점에서 분석할 수 있게 해주기 때문에 중요합니다. 두 목록에서 위치와 서비스 영역이 동일한 의미를 갖는다면, 매번 머릿속으로 범주를 변환할 필요 없이 연락처와 일 간을 자유롭게 이동할 수 있습니다.

이것이 바로 이 시스템이 확장성을 갖추게 하는 비결입니다.

공급업체 목록에서 '피닉스'가 의미하는 바와 작업 지시서 목록에서 의미하는 바가 조금이라도 다르다면, 보고 작업이 복잡해집니다. 배관 작업이 목록마다 다르게 분류되어 있다면, 작업을 일괄 처리하기가 더 어려워집니다.

공유 필드는 공통된 언어를 만들어 줍니다.

권한 설정을 통해 필드 일관성 유지

또한 해당 필드의 편집 권한을 어떻게 설정할지 결정하는 것도 중요합니다.

팀원 누구나 새로운 필드 값을 추가할 수 있도록 할까요? 아니면 구조를 엄격하고 일관되게 유지할까요?

일관성을 원한다면 핵심 가치를 끝없는 해석의 여지가 남도록 방치하지 마십시오.

ClickUp에서는 필드 권한 설정을 통해 팀 회원이 필드 값을 직접 변경하지 않고도 승인된 옵션 중에서 선택할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀 회원들이 새로운 카테고리가 필요할 때마다 실수로 시스템 구조를 변경하는 일 없이 시스템을 활용할 수 있습니다.

3단계: 보기를 활용하여 단순한 데이터가 아닌 의사결정을 도출하세요

필드 구조가 구축되면 ClickUp 보기의 활용도가 훨씬 더 높아집니다.

위치별로 모든 작업 지시를 한눈에 확인하고 다음에서 어떤 일이 진행 중인지 즉시 파악할 수 있습니다:

그러면 한 단계 더 깊이 들어가 일 유형별로 그룹화할 수 있습니다.

이를 통해 요청이 들어올 때마다 개별적으로 대응하는 대신, 관련 작업을 한꺼번에 묶어 처리할 기회를 포착할 수 있습니다.

예를 들어, 점검 목록에 세 가지 작은 배관 항목이 있다면, 배관공을 세 번 따로 불러내고 싶지는 않습니다. 시기가 맞다면 차라리 해당 작업들을 예정된 점검이나 연례 유지보수 방문과 함께 묶어 처리하고 싶습니다.

이를 통해 우리 팀의 업무 효율성이 향상되고, 클라이언트에게는 더 나은 비용 관리가 가능해집니다.

이 부분이 바로 많은 워크플로우에서 간과되는 부분입니다.

목표는 단순히 정보를 정리하는 데 그치지 않습니다. 체계적인 구조를 통해 올바른 패턴이 두드러지게 나타나므로, 더 나은 운영 결정을 내리는 데 도움을 주는 것이 목표입니다.

잘 정리된 보기는 다음과 같은 질문에 답하는 데 도움이 되어야 합니다:

뷰가 읽기 전용으로 데이터를 저장할 뿐 의사결정에 도움이 되지 않는다면, 그 뷰를 재고해 볼 필요가 있습니다.

4단계: ClickUp 관계 기능을 사용하여 공급업체와 작업 지시서를 연결하기

ClickUp의 '관계' 기능은 개별 리스트들을 하나의 진정한 운영 체제로 만들어 줍니다.

지금까지는 공급업체를 잘 관리하고 일을 잘 추적할 수 있었습니다. 하지만 이 두 시스템이 더 이상 서로 분리되어 있지 않게 될 때 진정한 시너지가 발휘됩니다.

ClickUp 관계 기능을 사용하면 작업 지시를 해당 작업에 배정된 공급업체와 직접 연결할 수 있습니다.

이제 작업은 더 이상 리스트에 있는 단순한 항목이 아닙니다. 해당 작업을 담당하는 실제 담당자나 회사와 연결되어 있습니다.

작업 지시서 측면에서는 누가 작업을 수행하고 있는지 확인할 수 있습니다. 공급업체 측면에서는 시간이 지남에 따라 해당 공급업체와 연결된 작업과 프로젝트를 확인할 수 있습니다.

관계 기능이 양방향으로 작동하기 때문에, 여러 곳에서 해당 맥락을 다시 구축할 필요가 없습니다.

관계 필드를 설정하는 방법

작업 주문 리스트 내에서 새 필드를 생성하고 관계를 선택합니다.

그런 다음 필드 이름을 공급업체로 지정합니다.

작업 공간 내의 모든 작업에 연결되도록 두는 대신, 특정 목록인 '공급업체 목록'으로만 연결을 제한합니다.

이를 통해 관계 설정이 명확하게 유지되며, 관련 없는 작업을 실수로 연결하는 것을 방지할 수 있습니다.

필드가 생성되면 특정 작업 주문에 공급업체를 할당할 수 있습니다. 예시:

그런 다음 공급업체 리스트로 돌아가면 해당 공급업체 레코드와 관련된 작업 지시서도 확인할 수 있습니다.

바로 그 지점에서 시스템이 하나로 연결된 듯한 느낌을 주기 시작합니다.

관계 기능을 통해 파악할 수 있는 사항

'관계' 기능을 통해 운영 이력을 훨씬 더 포괄적으로 파악할 수 있습니다.

다음 내용을 확인할 수 있습니다:

이를 통해 공급업체 관리가 단순한 정적 목록에서 실제 작동하는 시스템으로 변모합니다.

실제 시스템 운영 모습

한 단계 물러서서 보면, 우리가 여기서 구축한 것은 단순한 두 개의 목록이 아닙니다.

이는 체계적인 시스템입니다.

세 가지 단계가 있습니다:

이러한 구조 덕분에 모든 것을 거대하고 복잡한 단일 데이터베이스에 억지로 집어넣지 않아도 명확하게 파악할 수 있습니다.

이것을 설명할 때 제가 즐겨찾는 표현 중 하나는 다음과 같습니다:

우리는 이것을 단순한 목록으로 생각하지 않습니다. 우리는 이를 사용자 지정 필드를 통해 구축된 시스템으로 간주합니다.

그것이 진정한 변화입니다.

공급업체 리스트와 작업 지시서 리스트는 그 자체로는 단순한 저장 공간에 불과합니다. 적절한 필드를 표준화하고 관계 기능을 통해 서로 연결하면, 이들은 하나의 운영 체제 내에서 서로 연결된 계층 구조가 됩니다.

그리고 그 시스템 덕분에 실제 운영 관련 질문에 더 빠르게 답변할 수 있게 되었습니다.

이 설정이 부동산 관리 분야를 넘어 효과적인 이유

이 시스템은 부동산 운영 분야에서 비롯되었지만, 그 적용 범위는 훨씬 더 광범위합니다.

다음과 같은 경우에도 동일한 방식을 적용할 수 있습니다:

세부 사항은 달라질 수 있지만, 아키텍처는 동일하게 유지됩니다.

이 설정을 내부 운영을 넘어 확장하고 싶다면, 이 비디오에서 동일한 ClickUp 블록을 활용해 투명한 클라이언트 대시보드를 만드는 방법을 확인해 보세요.

중요한 필드를 정의하세요. 리스트 간 보고가 필요한 경우 공유 필드의 일관성을 유지하세요. 나머지 필드는 각 리스트가 수행해야 할 업무에 맞춰 조정하세요. 그런 다음 레코드를 연결하여 작업 공간이 실제 업무 흐름을 반영하도록 하세요.

이것이 바로 이러한 구축 사례가 ClickUp을 단순한 앱 중 하나가 아닌, 완벽한 업무 솔루션으로 활용하는 훌륭한 예시가 되는 이유이기도 합니다.

단순히 정보를 저장하는 것이 아닙니다. 체계적인 구조를 통해 더 빠른 의사 결정, 원활한 업무 인계, 그리고 재작업 감소를 지원하는 환경을 조성하는 것입니다.

ClickUp에서 나만의 연결 시스템을 구축하는 방법

가장 큰 장점은 리스트가 더 깔끔해진다는 것이 아닙니다. 자신감을 가지고 행동할 수 있도록 도와주는 작업 공간을 갖게 된다는 점입니다.

공급업체, 클라이언트, 요청 사항 또는 반복적인 운영 일을 관리하려는 경우, 작은 것부터 시작하세요.

제가 추천하는 프레임워크는 다음과 같습니다:

ClickUp의 강력한 기능을 활용하기 위해 지나치게 복잡한 설정이 필요한 것은 아닙니다. 실제 일의 모양을 반영하는 구조만 있으면 됩니다.

만약 제가 이 시스템을 처음부터 다시 구축한다고 해도, 여전히 같은 방식으로 시작할 것입니다. 즉, 깔끔한 공급업체 리스트, 실용적인 작업 지시서 리스트, 그리고 두 시스템이 서로 소통할 수 있도록 해주는 소수의 공유 필드부터 시작할 것입니다.

이를 통해 모든 것을 더 쉽게 관리하고, 확장하며, 신뢰할 수 있게 됩니다.

ClickUp에서 연결된 운영 체제 구축하기

연동된 시스템은 단순히 일을 정리하는 데 그치지 않습니다. 더 나은 의사결정을 내리는 데 도움을 줍니다.

저에게 있어 이 과정은 깔끔한 공급업체 리스트, 실용적인 작업 지시서 리스트, 그리고 두 시스템이 서로 소통할 수 있도록 해주는 소수의 공유 필드에서 시작됩니다. 이를 바탕으로 ClickUp의 관계 기능을 통해 업무를 수행하는 사람과 업무 자체를 연결함으로써, 작업 공간 전반에 걸쳐 맥락의 가시성을 명확하게 유지할 수 있습니다.

이때 ClickUp은 단순한 작업 관리 도구를 넘어섭니다. 일이 실제로 어떻게 진행되는지에 대한 유일한 신뢰할 수 있는 정보원이 되는 것입니다.

같은 기반을 바탕으로 시스템을 구축하고 싶으시다면, Estatewyze를 방문하여 이 가이드에 소개된 공급업체 목록 템플릿을 다운로드하고, 작업 지시서 템플릿이 출시되면 등록해 두세요.

여러분도 나만의 연결된 작업 공간을 구축할 준비가 되었다면, ClickUp 사용자 지정 필드, 보기, 관계 기능부터 시작해 보세요.