작업 유형별 ClickUp 사용자 지정 필드: 필드 혼잡 없이 더 깔끔한 영업 워크플로우를 구축하는 방법

모든 리드, 회사, 연락처, 거래에 동일한 사용자 지정 필드가 표시되면 영업 팀 워크플로우가 복잡해집니다.

회사 기록에는 '이름' 필드가 필요하지 않습니다. 연락처 기록에는 모든 계정 수준의 자격 요건 필드가 필요하지 않습니다. 후속 조치 작업에는 전체 영업 점수 모델이 필요하지 않습니다.

필드가 여기저기 흩어져 있으면 사용자들은 시스템을 신뢰하지 않게 됩니다. 필드를 비워 두거나, 어떤 항목이 해당되는지 추측하거나, 구조상의 문제를 ClickUp 탓으로 돌리게 됩니다.

ClickUp의 '작업 유형별 사용자 지정 필드' 기능을 사용하면 회사 수준 데이터는 회사 레코드에, 연락처 수준 데이터는 개인 레코드에 각각 저장하고, 공유 필드는 적절한 위치에 가시성을 유지하도록 하여 이러한 문제를 해결합니다.

이 글에서는 디지털 마케팅 에이전시의 영업 팀 환경에서 '작업 유형별 사용자 지정 필드'를 어떻게 활용하는지, 그리고 이러한 사소한 구조적 변경이 ClickUp에서의 리드 관리를 더 쉽게 확장할 수 있게 해주는 이유를 단계별로 설명해 드리겠습니다.

모든 레코드가 동일한 필드를 사용하면 영업 팀의 데이터가 왜 복잡해지는가

영업 팀은 기업 정보, 연락처 정보, 거래 정보, 후속 조치 등 다양한 종류의 정보를 동시에 관리합니다. 많은 ClickUp 작업 공간에서는 이러한 모든 정보를 하나의 일반적인 작업 구조로 통합합니다.

이는 대개 다음과 같은 문제를 야기합니다:

영업 팀 워크플로우에는 필드 수가 적을수록 좋은 것이 아닙니다. 필요한 곳에만 표시되는 필드가 필요합니다.

소개: Upficient의 창립자 겸 수석 아키텍트

저는 Upficient의 창립자이자 수석 아키텍트인 크리스토퍼 데이입니다.

저는 ClickUp 공인 전문가이자 Upwork에서 최고 평가를 받은 Plus 전문가입니다. Upficient에서는 인원, 기록, 워크플로우가 추가되어도 여전히 체계가 유지되는 ClickUp 시스템을 설계합니다.

저희 업무의 상당 부분은 한 가지 실질적인 질문으로 귀결됩니다. 바로 '팀이 ClickUp을 더 쉽게, 그리고 일관되게 사용할 수 있도록 하려면 어떻게 해야 할까?' 하는 것입니다.

'작업 유형별 사용자 지정 필드'는 불필요한 요소를 근원적으로 제거해 주는 유용한 기능 중 하나입니다. 관련 없는 필드를 무시하도록 직원들을 교육할 필요 없이, 해당 필드가 관련 없는 곳에는 절대 표시되지 않도록 작업 공간을 설계할 수 있습니다.

필드를 추가하기 전에 제가 먼저 구성하는 영업 팀 작업 공간 구조

사용자 지정 필드를 설정하기 전에, 영업 팀 작업 공간 구조가 명확한지 먼저 확인합니다.

일반적인 디지털 마케팅 대행사에서 저는 보통 다음 세 가지 영역부터 시작합니다:

이 워크플로우에서 가장 중요한 것은 리드 목록입니다. 바로 이곳에서 회사와 연락처의 구분이 시작되는데, 모든 레코드가 동일한 필드를 상속받으면 정보가 복잡해질 수 있습니다.

리드 모델링 방법: 기업은 상위 작업, 담당자는 하위 작업으로 관리하기

리드 관리 워크플로우에서는 상위 작업 수준에서 회사를 표시하는 방식을 선호합니다.

그런 다음 개별 담당자나 연락처를 중첩된 하위 작업으로 설정합니다.

이를 통해 영업 팀은 다음과 같은 간단한 구조를 갖게 됩니다:

단순히 무작위 인물을 선별하는 것이 아닙니다. 기업을 선별하고, 의사 결정권자가 누구인지 파악하며, 구매 과정에 참여하는 사람들을 추적하는 것입니다.

ClickUp에서 해당 계층은 다음과 같이 보일 수 있습니다:

리드는 ClickUp 양식, 웹사이트 양식, Email-to-List, 연동 기능, 자동화, webhook 또는 슈퍼 에이전트를 통해 유입될 수 있습니다. 소스가 어디인지는 그 다음 단계가 더 중요합니다. 즉, 리드는 회사/연락처 계층 구조에 체계적으로 정리되어야 하며, 회사 레코드는 상위 작업으로, 개인은 하위 작업으로 분류되어야 합니다.

기존 사용자 정의 필드의 문제: 잘못된 위치에 너무 많은 데이터

'작업 유형별 사용자 지정 필드' 기능이 도입되기 전에는 리스트 수준 필드가 해당 리스트의 모든 작업과 하위 작업에 표시되었습니다. 이는 단순한 워크플로우에서는 문제가 없었지만, 회사, 연락처, 후속 조치, 자격 심사 작업이 혼합된 리스트에서는 적합하지 않았습니다.

기업 기록에는 리드 품질, 산업 분야, 기업 크기, 예산 범위, 프로젝트 실행 가능성, 긴급도, 적합성 등의 필드가 필요합니다.

연락처 기록에는 이름, 성, 이메일, 전화번호, 의사결정권자 역할과 같은 필드가 필요합니다.

회사 기록에는 개인의 이름을 묻지 않아야 합니다. 개인 기록에서는 사용자에게 회사 차원의 범위 타당성을 평가하도록 요청해서는 안 됩니다.

필드가 작업 유형에 속하면 무엇이 달라질까요?

'작업 유형별 사용자 지정 필드'를 사용하면 필드를 어디에 배치할지 직접 결정할 수 있습니다.

회사 작업을 열면 회사 필드가 표시됩니다. 사람 하위 작업을 열면 연락처 필드가 표시됩니다. 공유 필드는 여전히 목록 수준에 그대로 유지될 수 있습니다.

이 작업 공간에서는 다음을 구분할 수 있습니다:

이러한 분리를 통해 데이터를 효과적으로 관리할 수 있습니다.

여전히 필요한 경우 리스트 수준 필드를 사용할 수 있습니다. 하지만 더 이상 모든 필드를 모든 레코드에 강제로 적용할 필요가 없습니다.

회사 필드는 회사 기록에 그대로 유지됩니다

회사 수준 필드는 개인이 아닌 계정을 설명합니다.

다음과 같은 필드에는 회사 작업 유형을 사용하세요:

이 필드들은 팀이 해당 회사를 계속 공략할 가치가 있는지, 그리고 영업 팀이 프로세스를 어떻게 진행해야 할지 결정하는 데 도움을 줍니다.

연락처 필드는 담당자 기록에 그대로 유지됩니다

연락처 수준 필드는 개별 구매자, 옹호자 또는 이해관계자에 대한 정보를 설명합니다.

다음과 같은 필드에는 개인 또는 리드 작업 유형을 사용하세요:

사용자가 특정 인물의 하위 작업을 열면, 해당 인물을 파악하거나 연락하는 데 필요한 필드만 표시되어야 합니다.

공유 필드는 여전히 목록 수준에 존재합니다

모든 필드를 작업 유형으로 옮길 필요는 없습니다.

필드가 회사와 연락처 레코드 모두에 적용되는 경우, 해당 필드를 리스트 수준에 배치하세요. 예시:

이를 통해 역할별 데이터는 '작업 유형' 필드에, 공유 데이터는 '리스트' 필드에 깔끔하게 구분할 수 있습니다.

회사 레코드를 위한 내 리드 자격 평가 설정

리드 자격 평가는 회사 수준에서 이루어져야 합니다.

예시로, 잠재 고객을 추적할 가치가 있는지 평가할 때 다음과 같은 이진 평가 필드를 사용할 수 있습니다:

"예"는 1에 해당할 수 있습니다. "아니요"는 0에 해당할 수 있습니다.

이 필드들은 개인이 아닌 계정을 평가하기 때문에 '회사' 작업 유형에 배치되어야 합니다.

필드를 목록에서 '회사' 작업 유형으로 이동하는 방법

'범위(Scope)'와 같은 필드가 유용하며 현재 리드 목록에 첨부되어 있다고 가정해 봅시다.

즉, 해당 필드는 회사 레코드에만 속하지만, 회사 상위 작업과 담당자 하위 작업 모두에 표시됩니다.

이 문제를 해결하려면 해당 필드를 '회사' 작업 유형으로 이동하면 됩니다.

과정은 간단합니다:

이제 해당 필드는 담당자 하위 작업에서 사라지고, 원래 있어야 할 위치에 정확히 남아 있습니다.

이것이 바로 '작업 유형별 사용자 지정 필드'의 핵심 가치입니다. 이를 통해 한 종류의 레코드에 속하는 정보를 추출해 내면서도 다른 레코드를 복잡하게 만들지 않을 수 있습니다.

웨비나에서 말씀드렸듯이, “이제 그 문제는 공식적으로 해결되었습니다.”

필드 정리가 ClickUp 도입률을 높이는 이유

정리된 필드는 도입률을 높입니다.

사용자가 작업을 열었을 때 어떤 필드가 중요한지 파악하면 시스템을 올바르게 사용할 가능성이 높아집니다.

더 이상 다음과 같은 질문을 하지 않게 됩니다:

이를 통해 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라, 작업 관리 체계도 개선됩니다.

대부분의 ClickUp 도입 문제는 문서 부족에서 비롯되는 것이 아닙니다. 직관적이지 않은 워크플로우에서 비롯됩니다.

작업 공간에서 사용자가 모든 작업의 필드 절반을 무시해야 한다면, 그 설계는 오히려 사용자의 발목을 잡고 있는 것입니다.

관련성이 높을수록 시스템을 익히기가 더 쉬워집니다.

확장 가능한 영업 시스템에서 이 기능의 활용처

영업 워크플로우는 신뢰할 수 있는 데이터에 의존합니다.

필드가 복잡하면 데이터도 혼란스러워집니다. 데이터가 혼란스러워지면 보고의 신뢰도가 떨어집니다. 보고의 신뢰도가 떨어지면 리더들은 해당 작업 공간을 신뢰하지 않게 됩니다.

'작업 유형별 사용자 지정 필드'는 이러한 연쇄 반응을 방지하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 영업 팀은 더 체계적인 기록, 더 정확한 잠재 고객 데이터, 명확한 소유권, 그리고 신규 사용자의 원활한 온보딩을 확보할 수 있습니다.

이 같은 논리는 고객 납품, 채용, 공급업체 관리, 파트너 프로그램, 온보딩, 지원 에스컬레이션 분야에서도 동일하게 적용됩니다. 하지만 영업 팀은 기업과 연락처에 필요한 데이터가 본질적으로 다르기 때문에 시작하기에 가장 적합한 분야 중 하나입니다.

온보딩에 관한 노트: 체계적인 시스템에도 공유된 표준은 여전히 필요합니다

명확한 구조라 해도 공유된 표준은 여전히 필요합니다.

필드를 체계적으로 정리하는 것은 도움이 되지만, 교육을 대체할 수는 없습니다. 사용자는 여전히 어떤 작업 유형이 있는지, 각 유형이 무엇을 의미하는지, 그리고 각 필드가 어디에 속하는지 알아야 합니다.

너무 많은 팀이 다음과 같은 방식으로 ClickUp에 사용자를 온보딩합니다:

이러한 접근 방식은 대개 일관성 없는 사용, 엉망인 작업 관리, 중단된 워크플로우를 초래하며, 결국 리더들이 도구를 탓하게 만듭니다.

더 나은 방법은 작업 공간의 표준을 교육하는 것입니다.

즉, 사용자는 다음을 이해하게 됩니다:

팀원들이 ClickUp을 일관성 없이 사용하는 데 어려움을 겪고 있다면, 이 규칙들을 간결한 온보딩 체크리스트나 작업 공간 가이드로 활용해 보세요.

잡다한 영업 목록 하나로 시작하기

작업 공간 전체를 한 번에 다시 구축할 필요는 없습니다.

필드 과다로 인해 업무 효율이 떨어지는 하나의 영업 팀 리스트부터 시작해 보세요.

자신에게 물어보세요:

그런 다음 해당 워크플로우를 정리해 보세요.

팀과 함께 테스트해 보세요. 사람들이 여전히 헷갈려 하는 부분을 확인하세요. 점진적으로 확대해 나가세요.

이것이 바로 기능이 더 나은 워크플로우로 거듭나는 방법입니다.

팀이 진정으로 신뢰할 수 있는 영업 워크플로우 구축하기

모든 작업에 동일한 필드 정보가 중복되어 있다면, 우선 잡다한 정보가 가득한 영업 팀 리스트 하나부터 정리해 보세요.

회사 필드와 연락처 필드를 분리하세요. 공유 필드는 목록(리스트) 수준에 유지하세요. 역할별 필드는 적절한 작업 유형으로 이동시키세요.

그때부터 ClickUp은 더 이상 복잡하게 느껴지지 않고, 팀이 신뢰할 수 있는 영업 팀 시스템처럼 느껴지기 시작합니다.