하루 일과가 끝나고 나면 또다시 자신 또는 팀원 중 누군가가 무언가를 놓친 것 같은 여운이 남습니다.
할 일 목록을 통해 추적하려고 노력했지만, 문제는 누가 어떤 세부 사항을 담당하고 있는지 정확히 알 수 없다는 것입니다. 즉, 문제가 발생하면 프로젝트를 계속 진행하기 위한 조치를 취하기보다는 책임 소재를 두고 또 다른 추측을 하게 됩니다.
다행히도 DWM(일일 업무 관리)을 번거로운 일처럼 느낄 필요는 없습니다. 몇 가지 간단한 전략을 통해 여러분과 팀은 모두가 같은 페이지를 공유하고 각자의 책임에 집중할 수 있는 구조를 구축할 수 있습니다.
이 블로그에서는 그 방법을 알려드립니다.
TL;DR:
매일 구체적이고 실행 가능한 목표를 설정하고 아이젠하워 매트릭스 또는 MoSCoW 방법과 같은 프레임워크를 사용하여 우선순위를 지정하여 팀이 영향력이 큰 작업에 집중할 수 있도록 하세요
👍🏾 모든 사람이 책임자를 알 수 있도록 작업을 명확하게 할당하여 혼란과 지연을 줄입니다
📅 신속한 스탠드업 일일 업무 관리 회의를 통해 우선순위를 조정하고, 장애물을 해결하고, 성과를 축하합니다
🗄️ ClickUp과 같은 플랫폼을 사용하여 작업 관리를 간소화하고, 반복 작업을 자동화하며, 팀 커뮤니케이션을 강화합니다
👩🏾🤝👩🏽Foster 팀원들이 업데이트와 과제를 편안하게 공유하여 신속한 문제 해결을 보장하는 문화 조성
📈 작업 완료, 오류율, 팀 자율성과 같은 메트릭에 집중하여 프로세스를 개선하고 생산성 유지
일상 업무 관리란 무엇인가요?
매일 일 관리 (DWM)은 작업, 프로세스 및 목표의 일관된 일상적 실행을 보장하기 위한 체계적인 접근 방식입니다. 이를 통해 운영 효율성을 유지하면서 단기적인 목표와 장기적인 전략적 성과를 모두 달성할 수 있습니다.
프로세스 소유자 또는 비즈니스 리더는 일상적인 활동을 계획, 모니터링 및 조정하여 지속적인 개선을 추진하고, 문제를 신속하게 해결하며, 시간이 지나도 팀의 성과를 유지할 수 있습니다.
비즈니스 운영에서 일상 업무 관리의 역할 ## 비즈니스 운영에서 일상 업무 관리의 역할
DWM은 전략적 플랜을 실제적이고 측정 가능한 진행 상황으로 전환하는 데 필요한 체계적인 작업을 추진하는 일상적인 엔진이라고 생각하세요. 비즈니스 운영에서 일상 업무 관리가 하는 역할은 다음과 같습니다.
1. 민첩성 향상
DWM을 사용하면 핵심 작업에 대한 통제력을 유지하면서 예기치 않은 변화에 신속하게 적응할 수 있습니다. 이러한 적응력을 통해 돌발 상황으로 인해 진행이 중단되지 않고 효율적으로 처리할 수 있습니다.
2. 집중력 향상
잘 정의된 일일 작업 플랜은 팀이 특정 작업에 집중할 수 있도록 도와주며, 방해 요소와 불확실성을 제거합니다. 우선순위를 명확히 하면 낭비되는 노력이 줄어들고 생산성이 향상되어 모두가 진정으로 중요한 일에 에너지를 집중할 수 있습니다.
3. 일의 질 향상
표준화된 프로세스와 명확한 성과 메트릭을 구현함으로써 DWM은 팀이 모든 작업에서 높은 품질을 유지할 수 있도록 지원합니다. 이러한 시각적 관리는 변동성을 최소화하여 각 결과물이 정해진 표준을 충족하도록 보장합니다.
4. 소유권의 문화
책임이 정해지면 그에 따른 책임도 정해집니다. DWM은 각 팀원에게 프로젝트 공유에 대한 동기와 추진력을 부여합니다. 이를 통해 책임감을 키우고 별도의 프롬프트 없이도 마감 기한을 준수하는 문화를 조성할 수 있습니다.
5. 지속적인 개선 강조
DWM은 현 상태를 유지하고 최적화할 영역을 선제적으로 파악하는 것입니다. 지속적으로 프로세스를 개선하고 비효율적인 부분을 조기에 파악하여 팀의 전반적인 기능을 향상시킵니다 자동화 예시 .
일일 업무 관리 구현하기: 생산성 향상을 위한 단계별 가이드
궁극적으로는 단순히 작업을 할당하는 데 그치지 않기를 원합니다. 모든 사람의 노력을 조정하고, 생산성을 극대화하며, 번거로움 없이 진행할 수 있는 프레임워크를 만들고 싶을 것입니다. 린 일상 관리 시스템을 효과적으로 구현하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 일일 목표 정의하기
목표를 설정하는 것은 그 자체로 벅찬 작업이며, 정기적으로 해야 한다면 그 공포를 상상할 수 있습니다. 걱정하지 마세요. 심호흡을 하고 매일 팀으로서 달성하고자 하는 목표가 무엇인지 파악하세요.
예를 들어, 제품 출시를 위해 일하고 있다면 그날의 우선순위를 정할 수 있습니다:
- 출시 이메일 문구 완성하기
- PPC 광고 개요에 대한 승인 받기
- 마지막 순간 오류를 잡기 위해 랜딩 페이지의 최종 연습을 수행합니다
이러한 목표가 얼마나 명확하고 제품 출시에 어떤 영향을 미치는지 보셨나요? ClickUp 목표 는 일상 우선순위의 투명성을 보장하는 훌륭한 기능입니다
고유한 설명을 추가하여 목표와 목표를 그룹화하고 분류(예: 숫자, 예/아니오 또는 금전적)할 수 있으므로 팀원 모두가 각자가 무엇을 위해 일하고 있는지 정확히 알 수 있습니다.
작업이나 리스트를 목표에 연결할 수 있으며, 이를 완료하면 ClickUp이 자동으로 진행 상황을 추적합니다.
ClickUp Goals로 목표 달성을 위한 일정 유지
2. 각 오브젝트에 우선순위를 부여하세요
모든 작업이 그 자리에서 완료됨은 아닙니다. 목표는 가장 시급한 작업은 프롬프트로 처리하고 덜 시급한 작업은 시간이 지남에 따라 분산시키는 것입니다. 명확한 계층 구조를 설정하면 다음과 같은 이점이 있습니다 업무 플랜을 세우는 방법 효과적으로 계획하는 방법
아이젠하워 매트릭스가 좋은 출발점이지만, MoSCoW 방법(반드시 있어야 함, 있어야 함, 할 수 있음, 없어야 함)과 같은 프레임워크를 사용하여 순위를 매길 수도 있습니다.
예를 들어
- 고객 경험에 영향을 미치는 중요한 버그 수정이 있나요? 현재 '꼭 필요한' 기능입니다
- 향후 마케팅 전략을 계획 중이신가요? 중요하지만 중요한 작업이 완료될 때까지 기다릴 수 있음 ClickUp의 목록 보기 가 유용할 수 있습니다.
여기에서 플랫폼의 각 작업에 긴급, 높음, 보통, 낮음 등 우선순위를 지정할 수 있습니다. 작업 옆에 있는 깃발 아이콘을 클릭하여 우선순위를 설정하기만 하면 됩니다. 이 기능을 사용해 체크박스, 진행 막대, 수식 등 가장 중요한 정보를 표시할 수도 있습니다.
ClickUp 목록 보기로 유연한 정렬, 필터링, 그룹화 옵션 활용하기
3. 역할 명확화 및 책임 할당
모호함은 시간 낭비와 좌절로 이어집니다. 팀은 다음 사항을 알지 못합니다 개인 작업을 관리하는 방법 누가 무엇을 처리해야 하는지 완벽하게 명확하지 않은 경우.
예를 들어 마케팅 캠페인에 대해 여러 기능의 팀이 작업하는 경우 한 사람에게는 콘텐츠 생성을, 다른 사람에게는 광고 디자인을, 세 번째 사람에게는 분석 추적을 할당할 수 있습니다.
다행히도 ClickUp은 팀 업무량에 대한 완전한 그림을 제공하므로 개별 마감일을 설정하고 주간 스코어카드를 사용하여 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다.
다음을 만들 수 있습니다 ClickUp 작업 를 클릭하고 해당 작업이 무엇이며 프로젝트에 어떤 영향을 미치는지에 대한 자세한 인사이트를 제공합니다.
추가 ClickUp의 사용자 정의 필드 에 링크, 드롭다운, 이메일 주소 등의 사용자 지정 필드를 추가하여 각 팀원에게 작업을 완료하는 데 필요한 컨텍스트를 제공할 수 있습니다.
ClickUp 작업으로 프로세스에 맞는 워크플로우를 맞춤형으로 설정하세요
4. 규칙적인 일일 루틴 따르기
목표 설정은 동전의 한쪽 면일 뿐입니다. 하루의 주요 초점을 강조하기 위해서는 규칙적인 일과도 필요합니다.
예를 들어, 아침에 10분간 스탠드업 회의를 진행하여 우선순위를 조율하고, 정오에는 업무 진행 상황을 점검하며, 하루를 마무리하는 반성 기간을 통해 잘된 점과 도움이 필요한 부분을 모두가 공유하는 시간을 가질 수 있습니다.
이 회의의 목적은 팀으로서 성공을 축하하고 문제가 더 복잡해지기 전에 그 자리에서 해결하도록 돕는 것입니다.
5. 올바른 업무 관리 도구 사용하기
원함 매주 하루 저장 ?
원활한 협업과 작업 관리를 지원하는 도구를 팀에 제공하세요.
예를 들어 ClickUp의 칸반 보드 '범위 설정', '진행 중', '검토 보류 중', '완료됨'과 같은 프로젝트 단계를 반영합니다 변화하는 우선순위에 맞춰 작업을 쉽게 추가, 숨기거나 재배치할 수 있습니다.
반면에 ClickUp의 프로젝트 시간 추적 는 팀의 시간이 어디로 가고 있는지 확인하고, 시간 추정치를 설정하고, 보고서를 보고 비효율적인 작업을 파악하는 데 도움이 됩니다. 데스크톱, 모바일 또는 웹 브라우저에서 말 그대로 시간을 기록할 수 있는 ClickUp의 무료 Chrome 확장 프로그램입니다.
팀 일정 관리는 어려울 수 있지만, 명확한 플랜이 있다면 훨씬 수월해질 수 있습니다. 클릭업의 ClickUp 직원 일정 템플릿 는 교대 근무를 구성하고, 근무 가능 여부를 추적하고, 부서의 인건비를 관리하고, 휴가 요청까지 한 곳에서 처리할 수 있도록 도와줍니다.
ClickUp 직원 스케줄 템플릿
일정을 설정하려면 몇 단계만 거치면 됩니다:
- 커버리지 요구 사항 설정
- 팀원으로부터 가용성 수집하기
- 일정 초안 작성, 구조화된 검토 메커니즘 구현 및 변경 사항 마무리하기
6. 정기적인 커뮤니케이션 활성화
팀원들은 하루 종일 누구에게나 도움이나 설명을 요청할 수 있어야 합니다. 따라서 팀원들이 업데이트를 제공하거나, 우려 사항을 공유하거나, 단순히 채팅을 할 수 있는 적극적인 커뮤니케이션 문화를 조성하세요.
예를 들어, 개발자가 배포 시간에 영향을 미칠 수 있는 버그를 발견하면 관련 팀원에게 신속하게 알릴 수 있습니다.
마찬가지로 영업 팀이 디자인 팀의 조정이 필요한 클라이언트의 피드백을 막판에 받은 경우, 지연을 방지하기 위해 즉시 공유할 수 있어야 합니다. 이러한 실시간 커뮤니케이션을 통해 잠재적인 문제를 신속하게 해결하여 진행 중인 프로젝트를 순조롭게 진행할 수 있습니다.
일상적인 업무 관리를 구현할 때 흔히 발생하는 문제와 이를 극복하는 방법
아무리 좋은 의도를 가지고 있더라도 DWM 접근 방식을 따르는 것은 순탄치 않으며 다음과 같은 장애물에 부딪히는 경우가 많습니다:
1. 세세하게 관리된다는 느낌
일일 단위로 운영 일 계획 템플릿 를 사용하고 체크인을 처리하는 것은 일부 팀원, 특히 창의적인 자유를 중시하는 팀원에게 지나치게 제한적으로 느껴질 수 있습니다.
따라서 책임을 논의할 때는 마이크로 관리의 한 양식으로 간주하기보다는 원활한 협업과 팀의 명확성 향상과 같은 이점을 강조하세요.
💡프로 팁: 또한 팀이 자신의 리듬에 맞는 방식으로 깊은 일과 우선순위가 높은 일을 처리하면서도 결과물에 대한 책임을 질 수 있도록 '집중 블록'의 시간을 예약해야 합니다.
2. 진행 상황을 추적하는 데 어려움을 겪음
작업 완료를 정기적으로 보고하는 것이 노력처럼 느껴질 수 있습니다. 팀원들은 상황 전환으로 인해 집중력을 잃을 수 있으며, 이는 좌절감과 생산성 저하로 이어질 수 있습니다.
팀이 업데이트에 대해 계속 연락하도록 하는 대신 사용자 친화적인 작업 관리 소프트웨어 에서 중요한 업데이트를 노력 없이 삭제할 수 있습니다. ClickUp 채팅 은 이와 관련하여 강력한 도구입니다. 이 도구를 사용하여 팀원에게 직접 메시지를 보내고, 채팅 내에서 작업을 생성 및 관리하고, 파일과 문서를 공유하고, 특정 프로젝트나 팀을 위한 그룹 채팅을 시작할 수도 있습니다.
다른 ClickUp 기능과 원활하게 통합되어 작업, 문서 및 기타 관련 정보를 대화에 연결할 수 있습니다. 최고의 기능은? ClickUp 채팅은 AI를 활용하여 작업을 제안하고, 스레드를 요약하고, 유용한 답변을 제공하여 커뮤니케이션을 더욱 효율적이고 체계적으로 만들어줍니다.
ClickUp 채팅으로 업무 방식에 맞게 대화를 구성하세요
3. 동기 부여 상실
일일 업무 관리가 전체 진행 상황으로 어떻게 이어지는지 즉시 가시성이 떨어지면 팀원들은 의욕을 잃을 수 있습니다. 해결책은? 장기적인 목표를 달성 가능한 작은 마일스톤으로 정리하여 팀원들이 축하하고 동기를 유지할 수 있도록 하세요. 장기적인 포부를 ClickUp 목표에 연결하고 프로세스를 시작하세요.
💡프로 팁: 또한, 하루가 끝나면 모두가 진행 상황을 되돌아보고 그룹 채팅을 통해 인사이트를 공유하도록 장려하세요. 이렇게 하면 모두의 이익을 위해 워크플로우를 적시에 조금씩 조정함으로써 지속적인 개선의 사고방식을 채택하는 데 도움이 됩니다.
4. 관리자로서의 시간 관리
여러분은 프로젝트 관리자뿐만 아니라 자신만의 업무 목표도 가지고 있을 가능성이 높습니다. 일상적인 업무 관리는 한가득 쌓여 있는 또 다른 작업처럼 느껴질 수 있습니다. 기술을 사용하여 반복적인 작업을 자동화하세요 알림 보내기, 보고서 공유, 회의 일정 잡기 등 반복적인 작업을 자동화하세요.
그리고 ClickUp의 일일 플래너 템플릿 를 예시로 들면 각 이벤트, 약속, 심부름, 작업을 설정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 신뢰할 수 있는 팀원에게 일부 책임을 위임할 수도 있습니다.
일상 업무 관리의 효과 측정하기: 일일 업무 관리를 위한 최고의 실행 방식
어떤 일이 있어도 작업 일정 템플릿 을 구현하려면 결과를 가져온다는 구체적인 증거가 필요합니다.
하지만 그 증거는 어떻게 얻을 수 있을까요?
일상적인 업무 성과와 관련된 핵심 성과 지표(KPI)를 설정하고 추적하는 것입니다.
물론 '작업당 평균 시간'이나 '1인당 하루 평균 완료된 작업 수'와 같이 흔히 의심되는 지표도 있습니다. 하지만 진정으로 종합적인 일일 업무 관리 현황을 파악하려면 이러한 메트릭을 놓치지 마세요.
1. 집중 비율
우선순위가 낮은 작업 대비 우선순위가 높은 작업에 소요된 시간의 비율을 측정합니다. 집중 비율이 높을수록 팀이 중요한 작업에 더 집중하고 있다는 뜻입니다.
2. 오류율
중요한 부분은 시간을 절약하는 방법 는 작업에 수정 또는 재실행이 필요한 빈도를 측정합니다. 오류율이 높은 경우, 오류율이 높은 작업을 다시 평가하는 것이 좋습니다 작업 관리 기술 지침이 얼마나 명확한지 또는 작업별 기대치가 얼마나 높은지 측면에서 평가합니다.
3. 작업 백로그
이것은 주어진 시간에 얼마나 많은 일이 완료되지 않은 채로 남아 있는지를 측정합니다. 백로그를 삭제하는 데 계속 어려움을 겪고 계신가요? 하루의 작업 우선순위를 정하고 할당하는 방법을 다시 생각해봐야 할 수도 있습니다.
4. 팀 자율성 수준
이는 팀원들이 또는 다른 팀 리더에게 얼마나 자주 문의하여 지침을 구하는지를 측정한 수치입니다. 목표는 팀원들이 최대한 독립적이라고 느끼도록 하는 것입니다. 팀원들이 계속해서 자주 문의하는 경우, 업무 조정을 고려해 보세요 일정 템플릿 를 사용하여 의사 결정의 명확성과 자신감을 높일 수 있습니다.
5. 작업 소유권 만족도
팀의 작업 소유권 및 책임에 대한 팀의 느낌에 대해 정기적인 설문조사를 실시하세요. 만족도가 높지 않다면 업무량을 재조정하여 분배의 균형을 맞추는 것도 고려해 볼 수 있습니다.
다음에서 도움을 받을 수 있습니다 ClickUp의 간단한 작업 계획 템플릿 를 사용하면 완료됨 작업을 더 잘 시각화할 수 있습니다.
6. 문제 해결 시간
팀이 일상 작업에서 문제나 병목 현상을 해결하는 데 걸리는 시간은 얼마나 되나요? 시간이 지남에 따라 이 수치가 낮아질수록 팀의 문제 해결 방식이 더 효율적이 될 것입니다.
7. 애드혹 작업의 처리 시간
전체 일정에 지장을 주지 않으면서 예상치 못한 작업을 신속하게 처리하는 능력은 일상적인 업무 관리가 얼마나 유연하고 효과적인지를 강력하게 측정합니다.
8. 하루 종일 에너지 수준
궁금한 점 더 빨리 일하는 방법 팀으로 더 빨리 일하는 방법? 가능한 한 팀의 에너지 수준에 맞춰 작업을 조정하세요. 하루의 시작, 중간, 끝 무렵에 팀이 어떻게 느끼는지 간단한 설문조사를 실시하여 팀이 너무 과중한 부담을 느끼지 않도록 작업 속도를 조절하세요.
일상적인 업무 관리를 개선하는 도구(tools)
1. ClickUp
ClickUp을 중앙 집중식 생산성 허브라고 생각하세요.
모든 도구에서 작업, 메시지, 업데이트를 가져와 앱이나 탭을 전환하지 않고도 긴급한 사항을 확인할 수 있는 맞춤형 대시보드로 하루를 시작한다고 상상해 보세요.
또는 ClickUp의 달력 보기 를 클릭해 하루의 우선순위를 플랜하세요. 중요한 마감일이나 회의를 놓치지 않도록 알림과 이벤트 알림을 설정할 수 있습니다.
ClickUp의 달력 보기로 일정 관리하기
최고의 기능
- 사전 구축된ClickUp 자동화 를 사용하여 AI 기반 상태 업데이트를 트리거합니다
- 속기로 메시지에 빠르게 답장하고ClickUp Brain 완벽한 톤으로 메시지를 마술처럼 만들어줍니다
- 일상에서 효과가 있었던 (또는 없었던) 부분을 검토하여 ClickUp의 작업 관리 템플릿을 지속적으로 사용하여 프로세스를 개선하세요
- 성공적인 완료를 위해 스프린트를 안내하여 팀이 민첩하고 결과 중심적인 상태를 유지하도록 보장합니다ClickUp 대시보드 ### 2. Trello
via Trello Trello의 시각적 칸반 시스템은 작업이 간단하고 이해하기 쉬운 방식으로 배치된 것을 선호하는 사람들에게 빛을 발합니다. 예를 들어, 버틀러 자동화 기능은 팀원에게 카드를 자동 할당하거나 타임라인이 변경될 때 마감일을 변경하는 등의 일상적인 업데이트를 처리합니다.
주요 기능
- 카드 에이징으로 며칠 동안 손대지 않은 작업을 미묘하게 강조하세요
- Power-Ups(통합 기능)으로 Slack, Google Drive, Evernote와 같은 모든 도구를 동기화하세요
- 체크리스트 템플릿으로 반복되는 프로세스를 손쉽게 표준화하세요
3. Microsoft 할 일
via Microsoft 할 일 깨끗한 상태로 하루를 시작하고 싶다면 Microsoft To Do의 My Day가 적합합니다. 매일 아침 새로운 우선순위 목록을 작성할 수 있으므로 지금 완료됨에 필요한 작업에 집중하여 과중한 업무 부담을 줄일 수 있습니다.
주요 기능
- Outlook 통합으로 플래그가 지정된 이메일을 실행 가능한 항목으로 전환하세요
- 스마트 제안이 잊어버렸을 수 있는 작업을 알려줍니다
- 드래그 앤 드롭으로 즉시 시작 날짜 및 마감일 조정
4. Asana
via Asana Asana는 여러 프로젝트와 팀을 관리해야 하는 경우 유용합니다. 예를 들어, 규칙 기능을 사용하면 지속적인 감독 없이도 누군가의 업무 가능 여부가 변경될 때 작업을 재배정하는 등의 반복적인 업데이트를 처리할 수 있습니다.
주요 기능
- 명확한 소유자와 마감일을 정해 일을 한입 크기로 나누세요
- 작업량 기능으로 팀의 일일 용량을 시각적으로 파악하세요
- 맞춤형 보고서를 만들어 어떤 목표가 추적 중인지, 추적에서 벗어났는지, 위험에 처해 있는지 즉시 확인하세요
효과적인 관리 방법을 통해 매일의 성공을 마스터하세요
일일 프로젝트 관리는 비즈니스 우선순위가 바뀌고 업무 프로젝트가 복잡해질 때 정신을 차리고 큰 그림을 주시할 수 있는 가장 좋은 방법입니다.
모든 사람을 같은 페이지에 참여시키면 각 작업에 대해 책임을 지고 필요할 때마다 도움을 요청할 수 있는 동기 부여된 팀을 구성할 수 있습니다.
하지만 팀원들이 감당할 수 있는 업무에 대해 현실적으로 생각해야 한다는 점을 잊지 마세요. 적절한 KPI를 측정하면 팀원들이 지치지 않고 매일의 결과를 최적화할 수 있도록 조정하는 데 집중할 수 있습니다.
그리고 무엇보다도 적응하는 것을 두려워하지 마세요. 그래야 남보다 앞서 나갈 수 있습니다.
그렇다면 일상적인 업무 관리를 향상시키고자 하는 분들을 위한 다음 단계는 무엇일까요? ClickUp과 같은 강력한 플랫폼을 활용하세요!
진행 상황을 손쉽게 모니터링하고 시간 할당을 최적화하도록 구축된 완벽한 제어 시스템이며, 작업, 골, 채팅 등의 다양한 기능을 통해 프로젝트 아이디어, 회의 노트 등에 대한 원활한 팀 협업을 가능하게 합니다. ClickUp 무료 사용 시작하기 를 다운로드하고 효율적으로 일할 수 있는 방법을 알아보세요. 행운을 빕니다!