전략 수립과 혁신보다는 시스템 간에 데이터를 복사하고 워크시트의 셀 형식을 지정하는 데 너무 많은 시간을 소비하고 있다는 사실을 깨달은 지루한 순간을 경험한 적이 있으신가요? 여러분은 혼자가 아닙니다.
약 60%의 조직이 팀의 업무 효율성이 떨어지고 있다고 보고합니다 일주일에 5시간 수작업과 반복적인 프로세스에 1년에 약 1.5개월을 소비하는 것으로 나타났습니다! 그리고 이들 중 상당수는 작업을 자동화할 수 있는 수단을 갖춘 지식 근로자인데, 다른 팀에서는 이러한 반복적인 작업이 얼마나 큰 낭비일지 상상해 보세요.
좋은 소식은 일상적이고 반복적인 작업을 자동화함으로써 이 귀중한 시간을 되찾을 수 있다는 것입니다. 이렇게 하면 업무의 더 도전적인 측면을 추구하고 효율성을 높일 수 있는 시간을 무료로 확보할 수 있습니다.
이를 위해 반복 작업 자동화에 대한 빠르고 쉬운 5단계 가이드를 소개합니다.
작업 자동화 이해하기
clickUp에서 자동화 레시피를 설정하여 작업 자동화하기
작업 자동화는 기술을 활용하여 사람의 개입을 최소화하거나 전혀 하지 않고 작업을 간소화하고 완료하는 것입니다. 여기에는 소프트웨어, 플랫폼 및 도구를 사용하는 것이 포함됩니다:
- 데이터 복사처럼 간단한 작업부터 조건부 로직에 기반한 작업 수행처럼 복잡한 작업까지 인간의 작업을 복제합니다
- 사전 정의된 단계와 지침에 따라 작업을 실행합니다
- 특정 상황이나 이벤트에 대응하고 후속 조치를 트리거합니다
정확성, 생산성, 효율성을 높이기 위해 적절한 디지털 솔루션에 작업을 위임하는 것이 목표입니다. 다음 섹션에서는 이러한 이점에 대해 자세히 설명합니다.
반복적인 작업을 자동화해야 하는 이유 워크플로우 자동화 는 다음과 같은 방식으로 개인과 비즈니스에 도움이 됩니다:
- 일상적인 프로세스를 처리함으로써 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 이 시간을 더 창의적이고 혁신적이거나 전략적인 일에 활용할 수 있습니다
- 반복적이거나 중복된 작업을 제거하고 워크플로우를 간소화하여 개인의 생산성을 높이고, 작업을 더 빠르게 완료하고, 향상된 결과를 제공할 수 있습니다
- 정확한 비즈니스 프로세스를 위해 사전 정의된 규칙을 준수하여 인적 오류를 최소화합니다
- 자동화된 프로세스가 균일한 결과를 제공하므로 일관성과 신뢰성에 기반한 브랜드 구축
- 개인이 더 이상 일상적이거나 지루한 작업에 종사하지 않으므로 직원 사기 및 직무 만족도 향상
- 수작업과 관련된 인건비를 절감하여 비용을 절감합니다. 또한 운영 비용의 급증을 유발할 수 있는 오류를 줄여 비용 절감 효과도 제공합니다
- 확장성을 유지하여 비즈니스가 인력을 크게 추가하지 않고도 작업량이나 용량을 늘릴 수 있습니다. 이를 통해 비즈니스는 변동하는 수요와 다양한 성장률을 따라잡을 수 있습니다
- 팀이 실시간으로 데이터를 컴파일, 유지, 업데이트하여 정보에 기반한 의사 결정과 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다
- 원활한 고객 경험을 제공하여 고객 만족도 향상 유도
- 고객 관계 구축 및 제품 혁신과 같이 더 까다롭거나 복잡한 작업에 인적 자원을 투입하여 잠금 해제함으로써 진정한 잠재력 발휘
- 데이터 입력 및 처리를 위한 수작업 노력이 필요하지 않으므로 데이터 보안 및 무결성 보장
반복적인 작업을 자동화하는 방법: 5단계 가이드
약속한 대로 반복적인 작업을 자동화하는 방법에 대한 단계별 가이드를 소개합니다:
1단계: 반복적인 작업 파악하기
가장 먼저 시간과 노력을 낭비하는 반복적인 작업을 파악해야 합니다.
그 방법은 다음과 같습니다:
- 작업 목록을 만드세요. 모든 작업의 우선순위, 빈도, 목적과 함께 모든 작업의 목록을 작성하세요
- 시간 추적 도구를 배포하여 각 작업을 완료하는 데 필요한 시간을 정량화합니다
- 전문가와 상의하거나 팀과 협업하여 반복 작업과 관련된 모든 세부 정보를 수집합니다
반복 작업이란 자주 발생하고, 시간이 많이 걸리며, 오류가 발생할 수 있는 작업을 말합니다. 하지만 자동화에 적합한 다른 작업을 발견할 수도 있습니다. 다음과 같은 것들이 있을 수 있습니다:
- 잘 정의된 규칙이나 논리를 따르는 규칙 기반 작업. 예를 들어이메일 자동화 수신 이메일에 자동 회신 보내기
- 자동화 기능이 내장된 기존 소프트웨어를 사용하여 자동화할 수 있는 소프트웨어 작업. 예를 들어excel 자동화 계산을 수행하기 위해
- 사람의 감독을 최소화해야 하지만 상당한 시간이 소요되는 시간 소모적 작업. 예시데브옵스 자동화 시스템에서 오류 로그를 모니터링하고 인시던트에 플래그를 지정하는 작업
- 비즈니스 목표를 달성하기 위해 데이터를 수집, 관리, 구성, 업데이트, 활용해야 하는 데이터 입력 및 조작 작업. 예를 들어, 인스턴스가 있는영업 자동화 도구 를 CRM과 함께 사용하여 영업 경험을 개인화할 수 있습니다
다음 단계를 준비할 때 이러한 작업을 체계적으로 파악하여 자동화 효과를 극대화할 수 있는 목표 영역의 우선순위를 정하세요.
2단계: 자동화 잠재력 측정
자동화에 적합한 작업 목록이 길어질 수 있지만 반복적인 작업에 집중해 보세요.
이 단계에서는 반복적인 작업을 자동화할 수 있는 잠재력을 측정합니다. 이를 계산하려면 다음 매개변수를 분석해야 합니다:
자동화를 위한 작업의 적합성을 평가하는 방법 | 매개변수를 기준으로 일반적으로 자동화에 적합한 작업 | | --------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | 작업을 완료하는 데 필요한 시간 | 시간이 오래 걸리는 작업 | | 해당 작업의 발생 주기 | 자주 발생하는 작업 | | 작업 완료와 관련된 복잡성 | 복잡성이 낮은 예측 가능하고 규칙 기반 작업 | | 작업에 투입해야 하는 수작업 노력 | 상당한 수작업이 필요한 작업 | | 특히 수작업을 통한 평균 오류율 | 오류가 발생하기 쉬운 작업 | | 워크플로우에 미치는 영향 | 우선순위가 높고 영향력이 큰 작업 |
이러한 분석은 반복적인 작업을 자동화하면서 전략적인 접근 방식을 따릅니다. 가중치 수식을 사용하여 작업 자동화 노력을 위한 우선순위 기반 리스트를 준비할 수 있습니다.
3단계: 자동화 솔루션 탐색
이제 일상적인 작업 목록을 만들었으니 이제 적합한 작업 자동화 도구를 선택할 차례입니다.
여기에는 워크플로우 자동화 소프트웨어 시장에서 반복적인 작업을 자동화하는 솔루션을 찾아보세요.
이를 진행하는 방법은 다음과 같습니다:
- 요구 사항을 명확히 파악하고 자동화 도구에서 해당 요구 사항을 지도화하세요. 요구 사항을 필요, 요구 사항, 향후 플랜으로 분리하여 우선순위가 높은 반복 작업에 집중하세요
- 자동화 도구의 목표를 정의하세요. SMART 매개변수에 따라 이러한 목표를 명시하여 자동화된 프로세스가 비즈니스 성과에 미치는 영향을 표현하고 정량화하는 것이 이상적입니다
- 기본 아이디어가 정해지면 필요에 맞는 인기 있는 자동화 도구를 온라인에서 검색하세요. 공식 웹사이트, 산업별 포럼, 토론 게시판 등을 방문하여 옵션을 탐색하세요.
- 가능한 솔루션을 숏리스트로 작성하고 해당 도구의 기능을 비교 및 평가합니다. 비용, 확장성, 통합 기능, 사용 편의성, 기존 기술 스택과의 호환성 등과 같은 요소를 고려하세요.
- 이제 선택의 폭이 좁아졌으니 사용자 리뷰, 고객 평가, 사례 연구를 면밀히 검토하여 작업 자동화 도구에서 무엇을 기대할 수 있는지 현실적인 아이디어를 얻으세요. 부족한 점이나 미비점을 노트에 메모하여 작업 자동화 목표에 어떤 영향을 미치는지 파악하세요
- 이쯤 되면 대략 2~3개의 옵션을 사용할 수 있을 것입니다. 공급업체에 연락하여 제품 데모, 무료 체험판, 제품 안내서를 신청하여 각 자동화 도구의 기능을 직접 체험해 보세요
- 체험판 및 테스트 단계가 끝나면 조직의 요구, 예산, 팀 역량에 맞는 선택한 자동화 도구를 선택하세요. 약간의 프리미엄이 붙더라도 장기적인 목표를 달성할 수 있는 확장 가능한 솔루션을 원할 것입니다. 이러한 이유로 다음과 같은 tool을 제공합니다AI 기반 워크플로우 자동화 이 기능이없는 도구보다 성능이 뛰어납니다
4단계: 작업 자동화
이제 작업 자동화 소프트웨어 가 기술 스택의 일부가 되었다면 이제 작업을 자동화할 차례입니다.
작업을 완벽하게 자동화하는 방법은 다음과 같습니다:
- 먼저 실행 플랜의 세부적인 로드맵을 준비하세요. 자동화할 여러 작업을 목록으로 작성하고 이에 대한 적절한 타임라인을 할당하세요. 소규모로 작업 자동화를 시작한 다음 확장할 수도 있습니다
- 다음으로, 작업 자동화에 대한 명확한 목표와 목표를 정의하세요. 자동화된 작업의 성과를 평가하는 데 사용할 KPI와 메트릭을 파악하고 이를 자동화 도구에 입력합니다
- 주목할 만한 이점을 제공하는 간단한 파일럿 워크플로우 자동화 프로젝트를 시작하세요. 이는 더 복잡한 워크플로우로 넘어가기 전에 통제된 환경에서 워크플로우 자동화를 테스트할 수 있는 좋은 방법입니다
- 작업 자동화의 첫 단계의 성과와 영향을 평가합니다. 피드백, 초기 결과 및 성능 메트릭을 기반으로 자동화된 프로세스를 *정의합니다. *워크플로우를 조정하고, 설정을 최적화하고, 버그를 수정하여 원활한 운영을 조율합니다
- 일상적인 작업을 자동화하는 반복 및 개선 단계를 지나면 다른 작업, 워크플로우 및 부서로 점차 확장하여 전면 배포를 진행하세요. 단계적으로 완료됨으로써 비즈니스 연속성을 보장하고 중단을 최소화할 수 있습니다
자동화 구현 단계에서는 지속적인 교육과 지원이 수반되어야 합니다. 또한 작업 자동화의 이점과 최고의 실행 방식에 대해 직원들에게 민감하게 반응해야 합니다.
5단계: 자동화의 영향 측정
마지막 단계는 자동화 노력의 영향을 측정하는 것입니다. 이를 파악하기 위해 KPI와 메트릭을 정의해야 했던 것을 기억하시나요? KPI는 시간 절약, 생산성 향상, 비용 절감 또는 오류 감소를 측정할 수 있습니다. 어떤 것이든 이러한 지표를 추적하여 전반적인 효과, 성과 및 이점을 평가할 수 있습니다.
이를 위해서는 여러분:
- 자동화 전 단계에서 데이터를 캡처합니다. 작업을 완료하는 데 필요한 시간, 평균 오류율 등과 같은 값을 측정합니다
- 자동화 소프트웨어를 사용하여 프로세스 자동화 후 비즈니스 프로세스 및 운영에 대한 인사이트를 확보하세요. 비교 가능한 데이터 수집
- 개선 효과와 워크플로우에 미치는 영향을 정량화하기 위해 편차를 측정하세요. 향후 측정을 위해 벤치마크로 설정하세요
또한 모든 이해관계자와 상의하고 피드백을 수집하세요. 이들의 인사이트를 통해 사기 증진이나 팀 협업과 같이 데이터에서 놓칠 수 있는 작업 자동화의 비실체적인 측면을 파악할 수 있습니다.
지속적인 최적화를 위해 주기적인 검토 일정을 잡고 성과를 모니터링하세요.
반복적인 작업 자동화의 실제 예시
다음은 몇 가지 예입니다 비즈니스 프로세스 자동화 예시 위에서 설명한 5단계를 기반으로 합니다:
마케팅: 소셜 미디어 달력 간소화*: 소셜 미디어 달력 간소화*
- 작업 식별: 여러 플랫폼에 걸쳐 소셜 미디어 게시물을 예약하는 것은 시간이 많이 걸립니다
- 잠재력 평가: 작업이 빈번하고, 미리 정의된 게시 일정과 프로세스를 따라야 하며, 최소한의 감독만 필요합니다
- 솔루션 탐색: Hootsuite 또는 Buffer와 같은 도구는 소셜 미디어 스케줄 자동화에 도움이 될 수 있습니다
- 자동화: 콘텐츠 달력을 준비하고, 마케팅 자료를 디자인하고, 게시물을 작성하고, 도구를 사용하여 일정에 따라 게시를 자동화합니다
- 영향력 측정: 분석을 사용하여 효율성 향상, 게시 일관성 및 참여 증가를 추적합니다
재무: 송장 정확도 향상*: *송장 정확도 향상
- 작업 식별: 인보이스 데이터를 수동으로 입력하려면 시간과 노력이 필요하고 오류가 발생하기 쉽습니다
- 잠재력 평가: 작업이 빈번하고 규칙 기반이며 인적 오류에 취약합니다
- 솔루션 살펴보기: OCR은 송장에서 데이터를 추출하여 회계 시스템을 자동으로 채울 수 있습니다
- 자동화: OCR 소프트웨어를 계정 스택에 통합하고 데이터 추출 및 유효성 검사를 위한 규칙을 설정합니다
- 영향 측정: 처리 시간 단축, 오류 감소, 재무 기록의 정확성 향상 추적
고객 맞춤형 서비스: 동일한 리소스로 더 많은 작업 수행*: 고객 서비스
- 작업 식별: 자주 묻는 질문(FAQ)에 대한 답변이 고객 지원 상담원의 시간을 너무 많이 차지합니다
- 잠재력 평가: FAQ에 대한 응답이 반복적이고 예측 가능한 패턴을 따르며 복잡한 문제 해결을 수반하지 않습니다
- 솔루션 탐색: 챗봇이 FAQ에 답변하고 복잡한 문제를 실제 상담원에게 에스컬레이션하도록 훈련시킬 수 있습니다
- 자동화: 의사 결정 흐름과 답변 트리로 챗봇을 설계하여 일반적인 문의를 처리하고 챗봇을 고객 서비스 플랫폼에 통합할 수 있습니다
- 영향력 측정: NPS(순 추천 고객 점수), CSAT(고객 만족도 점수), FRT(첫 응답 시간), 반복 쿼리 등과 같은 메트릭을 추적합니다.
또 읽기: 자동화 예제
작업 자동화를 위해 ClickUp을 사용하는 이유
작업 자동화를 원하시든, 아니면 본격적인 자동화 된 프로젝트 관리 clickUp은 어느 쪽이든 훌륭한 옵션입니다.
ClickUp을 사용하여 작업을 자동화하는 방법을 제대로 이해하려면 다음 기능을 고려해 보세요:
ClickUp 자동화 기능
clickUp으로 자동화 목록을 생성하고 효과적으로 관리하세요_ ClickUp 자동화 를 사용하면 사용자가 맞춤형 규칙을 만들거나 사전 구축된 자동화 레시피 라이브러리에서 선택하여 반복 작업을 자동화할 수 있습니다. 예를 들어, 작업이 생성되면 자격을 갖춘 팀원에게 자동으로 작업을 할당하도록 자동화를 설정할 수 있습니다.
마찬가지로, 미리 정의된 기준에 따라 작업 우선순위를 업데이트하거나 작업 완료 시 알림을 보내도록 자동화를 설정할 수도 있습니다. 이러한 트리거 기반 자동화는 디지털 비서 역할을 하면서 모든 활동에 대한 최신 정보를 제공합니다.
ClickUp Brain ## 클릭업 브레인
clickUp Brain을 사용하여 프로젝트 관련 문서 생성 등의 작업을 자동화하세요_ ClickUp Brain 은 AI와 같은 기술 활용에 대한 기술적 장벽을 줄여주는 강력한 도구입니다. 이 AI 어시스턴트는 자연어로 명령어를 받아 맞춤형 자동화 규칙으로 변환합니다! 즉, 원하는 워크플로우를 평이하고 간단한 언어로 설명하기만 하면 모든 작업이나 워크플로우를 자동화할 수 있으며, ClickUp Brain이 모든 작업을 대신 수행합니다.
자동화를 설정하는 방법은 "우선순위가 높은 작업은 Jane에게 할당하고 다음 날 마감일을 설정하세요"라고 말하는 것만큼 간단합니다 그러면 ClickUp Brain이 자동화를 설정합니다. 마찬가지로 제품 요구사항 준비, 이메일 초안 작성, 회의 노트 요약 등의 작업을 자동화할 수 있습니다! 이렇게 하면 기술 전문 지식에 관계없이 모든 팀원이 자동화 기능을 이용할 수 있습니다.
ClickUp 양식 ## 양식
clickUp 양식에 조건부 로직을 설정하여 데이터 수집 자동화하기_ ClickUp 양식 보기 를 사용하면 데이터를 수동으로 기록하는 데 시간이 많이 걸리는 작업이 필요 없습니다. 이를 사용하여 데이터를 캡처하고 작업으로 바로 변환하는 상세한 맞춤형 온라인 양식을 만들 수 있습니다. 두 가지 이점이 있습니다.
첫째, 데이터 입력을 위한 전용 리소스를 따로 설정할 필요가 없습니다.
둘째, 드롭오프 지점이나 수동 개입 없이 데이터의 정확성을 보장합니다. 그 결과 사용자 친화적이고 정확하며 실행 가능한 양식이 생성되어 리드 캡처, 클라이언트 온보딩, 서비스 요청과 같은 비즈니스 활동에 특히 유용합니다.
ClickUp 반복 작업 ## 클릭업 작업
반복 작업 기능으로 반복 작업의 주기 설정하기 반복 작업 기능으로 반복 작업의 주기 설정하기
사용 ClickUp 반복 작업 를 사용하면 반복 작업을 자동화할 수 있습니다. 매일, 매주, 매월 또는 매년 반복되는 작업을 예약하세요. 보고서 생성, 인보이스 발행, 후속 조치 등 어떤 작업이든 '격주마다' 또는 '매월 마지막 날' 등의 옵션으로 반복 패턴을 맞춤형으로 설정하여 워크플로우를 주기적인 작업에 맞춰 조정할 수 있습니다. 이 기능을 ClickUp 자동화와 함께 사용하면 놓치는 것이 없도록 보장하므로 팀원들은 더 높은 수준의 활동에 집중할 수 있습니다.
ClickUp 템플릿 ## 클릭업 템플릿
풍부한 맞춤형 자동화 템플릿 라이브러리를 통해 워크플로우를 최적화하고 생산성을 높이며 시간을 절약할 수 있습니다. 이러한 기성 솔루션은 일반적인 워크플로우를 자동화하기 위한 훌륭한 출발점입니다
다음은 시작하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 예시입니다:
ClickUp의 이메일 자동화 템플릿으로 발신 이메일 자동화하기
이메일 자동화를위한 ClickUp 템플릿 이메일 아웃리치에서 수동 작업을 제거하고 사용자 지정 필드 값 또는 작업 트리거를 기반으로 개인화된 이메일을 보내세요. 새로 등록한 클라이언트에게 환영 이메일을 자동으로 보내거나 신입 직원에게 온보딩 이메일 키트를 전달한다고 상상해 보세요! 이렇게 하면 적시에 적절한 이메일을 보내는 동시에 다른 작업을 위한 팀 시간을 무료로 확보할 수 있습니다. 자동화된 각 이메일에 대한 작업을 생성하고 ClickUp에서 트리거를 정의하는 규칙을 설정할 수 있습니다.
ClickUp의 자동화 프로젝트 제안 템플릿으로 성공적인 프로젝트 제안서 작성하기
프로젝트 제안서 자동화를 위한 ClickUp 템플릿 프로젝트 제안서 작성 프로세스를 간소화하세요. 이 템플릿을 사용하면 팀원에게 제안서 생성 활동 할당, 마감일 알림 및 알림 전송, 제안서 완료 시 이해관계자와의 협의와 같은 작업을 자동화할 수 있습니다. 프로젝트 제안서 보기에서는 모든 제안서에 대한 종합적인 개요를 제공합니다
ClickUp의 자동화 KPI 추적 템플릿으로 모든 자동화 KPI를 주시하세요
ClickUp 자동화 KPI 추적 템플릿 반복적인 작업을 자동화하는 데 그치지 말고 이 작업의 영향을 측정하세요. 이 템플릿을 사용하여 자동화의 효과를 테스트하세요. 이 템플릿은 자동화된 워크플로우가 그 잠재력을 발휘하고 있는지 판단하기 위해 추적할 수 있는 중요한 KPI를 측정하기 위한 프레임워크를 제공합니다. 여기에는 부서, 목표 값, 분산 등과 같은 사용자 정의 필드가 포함됩니다. 타임라인 보기를 통해 자동화 이니셔티브의 타임라인과 마일스톤을 시각화하고 진행률 보기를 통해 개별 작업의 진행 상황을 추적하세요
ClickUp으로 반복하지 말고 자동화하세요 # 반복하지 말고 자동화하세요
지금까지 논의한 모든 것을 통해 자동화는 더 이상 사치품이나 '있으면 좋은' 기능이 아니라는 것이 분명해졌습니다. 효율성, 생산성, 리소스 활용의 새로운 차원에 도달하려면 반복적인 작업을 최대한 자동화해야 합니다. 간단한 5단계 가이드가 자동화를 구현하기 위한 명확한 로드맵을 제시해 드릴 수 있기를 바랍니다.
ClickUp과 같은 AI 기반 프로젝트 관리 솔루션은 지능형 자동화의 힘으로 일상적인 프로세스를 혁신할 수 있습니다. ClickUp에 무료로 가입하세요 에 무료로 가입하여 비즈니스 잠재력을 극대화하세요!