チームによっては、問題となるのは実行段階ではなく、計画段階の方が頭を悩ませるものです。タスクを検討し、どれを完了させるかを決めることは、プライベートであれ仕事であれ、どんな取り組みにおいても最も面倒なステップになりがちです。
幸いなことに、計画立案の悩みを解決する最適な方法があります。それは「Getting Things Done（GTD）」テンプレートです！これらを活用すれば、タスク管理が驚くほど簡単になり、最終的に重要なこと、つまり「行動」に集中できるようになります。
あなたに最適なタスク管理ツールを見つけるお手伝いをするため、無料GTDテンプレートTOP10のリストを作成しました。それぞれの機能を紹介し、最大限に活用する方法をお伝えします。
GTDテンプレートとは？
「Getting Things Done（GTD）」は、著名な生産性エキスパートであるデビッド・アレン氏が開発したタスク管理手法です。GTDの目的は、5つのシンプルなステップを通じて、タスクに関する不安を解消し、目標を達成できるよう支援することです：
- タスクを一か所にまとめる
- タスクが実行可能か、あるいは保留にできるかを明確にし、判断する
- カテゴリ別整理
- 振り返り、見直し、更新
- 取り組みと完了
GTDシステムの重要な要素の一つが「収集ツール」、つまり、すべてを結びつけるためのテンプレートです。GTDテンプレートは、タスクを収集・整理し、優先順位をつけ、各ステップの進捗状況を追跡できるあらかじめ用意されたフレームワークです。
GTDテンプレートを使えば、より効率的にプランを立て、業務を進めることができます。明確なロードマップがあれば、重要なタスクや締め切りを見落とすことも少なくなります。やることが明確になれば、個人的な成長であれ、仕事上の成長であれ、最高の結果を出すことに集中できるようになります。
優れたGTDテンプレートの条件とは？
優れたGTDテンプレートには、次のような特徴があります：
- 機能：タスクの記録から進捗追跡まで、GTDプロセス全体をサポートします
- シンプルさ：すっきりとしたレイアウトで、週次レビューにも使いやすい
- 柔軟性：テンプレートを拡張し、さまざまな状況に合わせて適応させることができます
- アクセシビリティ：複数のデバイスからアクセス可能で、外出先でも編集できます
- 連携：普段お使いの他の生産性向上ツールとシームレスに接続します
個人の生産性を高めるGTDテンプレート10選
タスクについて考える時間よりも、実行する時間に費やしましょう。この10種類の素晴らしいGTDテンプレートを活用して、手間を省きましょう！
GTDのベテランでも、この手法を初めて使う方でも、これらのテンプレートは日々のワークフローに明確さと管理感をもたらします。しかも、無料でご利用いただけます！
1. ClickUp「Getting Things Done」テンプレート
テンプレートを建物に例えるなら、このClickUpの「Getting Things Done」テンプレートはまさに超高層ビルのような存在です！多層的な機能とカスタム可能な要素が充実しており、人生で直面するあらゆるプロジェクトやタスクを管理することができます。
最初は少し難しそうに思えるかもしれませんが、このテンプレートには使い方を解説したドキュメントが付属しており、スムーズに使いこなせるようになっています。このリストにある他のテンプレートのほとんどについても同様です！
フォルダレベルのテンプレートとして、多数のリストとビューが含まれています。まずは「受信トレイ」リストにすべてのタスクを書き出し、内容を整理することから始めましょう。その後、GTDメソッドの作成者であるアレンの指示に従い、期間を見積もり、必要な努力レベルに基づいて1から5までの評価をつけ、実行可能かどうかを判断します。
次のステップは、タスクを適切なカテゴリに分類することです。「仕事」「自宅」などのタグや、カスタムカテゴリを使用して、タスクにコンテキストを割り当てることができます。また、以下のような他のリストにタスクを分類することも可能です：
- 予定済み：タイムブロックされたタスク用のカレンダービューが含まれています
- プロジェクトリスト：プロジェクト（つまり、複雑なタスク）を細分化し、優先順位をつけるのに役立ちます
- 参考資料：今後のタスクに役立つ可能性のある資料
このテンプレートには、期日が変更されたタスクを「受信トレイ」から「予定リスト」へ自動的に移動させるなど、時間を節約できる4つの自動化機能が搭載されています。そして何より素晴らしいのは、お好みのGTDワークフローに合わせていつでもカスタマイズできることです！
2. ClickUp「Getting Things Done」ボードテンプレート
ClickUpの「Getting Things Done（GTD）ボードテンプレート」を使えば、日々のやることをシンプルで魅力的な形で可視化できるため、負担に感じることがなくなります。
これは初心者にも使いやすいリスト形式のテンプレートで、2つの表示モード（ビュー）が用意されています。1つ目は、タスクをカードとして表示するカンバンボードです。画像やカラフルなタグを使うことで、単調になりがちなプロセスに新鮮な変化をもたらします。
もう一方のビューには同じ情報が含まれていますが、従来のToDoリストフォーマットで表示されています。
このテンプレートを使えば、ストレスなく生産性を高めることができます。リストビューでもボードビューでも、新しいタスクを追加し、次のような関連情報を入力してください：
- 見積もり時間
- ビジネス、ホーム、フィットネスなど、生活のさまざまな側面に対応したカテゴリータグ
- 「個人」「コンピュータ」「電話」「書類」などのコンテキストタグ
- エネルギー効率評価
- 優先度ラベル
デフォルトでは、タスクはステータスごとにグループ化されています。タスクのステータスを更新するには、指定されたグループフィールドにドラッグ＆ドロップしてください。グループ化や並べ替えの基準、その他のテンプレート要素も自由にカスタマイズできます。
3. ClickUp「Getting Things Done」フレームワークテンプレート
GTDのベテランでも初心者でも、このClickUp用「Getting Things Done」フレームワークテンプレートは、生産性向上への特等席への切符です！
多彩な機能を備えつつも、使い方は簡単で直感的です。これはフォルダレベルのテンプレートで、4つのリストが含まれています：
- アイデア：将来的に取り組む可能性のあるタスクや一旦保留にしたタスクを保存し、後で参照できるようにしておく場所
- やること：緊急度と依存関係が明確に定義されたタスクリスト
- カレンダー：予定されているタスクのリストと、アクティビティをインタラクティブに表示するカレンダービュー
- プロジェクト：今後予定されている多段階タスクのリスト
フォルダレベルには、マスタータスクリストビューがあり、所属するリストに関係なく、前週およびその他のすべてのタスクが表示されます。
このテンプレートには、ホワイトボードビューのGTD フローチャートも含まれています。この便利な図解は、ClickUp上で進行するGTDプロセス全体を理解するのに役立ちます。ここには、自分に降りかかる各タスクをどう処理すべきか判断するために、自問自答できる一連のアクションと質問がまとめられています。ご自身のワークフローに合わせて、自由にカスタマイズしてください。
4. ClickUp シンプルタスク管理テンプレート
最もシンプルな解決策こそが、最も効果的な場合もあります。ClickUpの「シンプルタスク管理テンプレート」は、ミニマルなデザインと充実した機能によって、この哲学を体現しています。
同じ情報を表示する2つのビュー（リストビューとボードビュー）から選択できます。スプレッドシートに慣れている方はリストビューの方が使いやすいと感じるかもしれませんが、視覚的なタイプの方はボードビューを好む傾向があります。
どのような状況であっても、このテンプレートを使ってすべてのタスクと関連情報をまとめてください。タスクを割り当て、タイムラインを設定し、緊急度ラベルを付けて優先順位を付けましょう。
このテンプレートはシンプルだからこそ、自由にカスタマイズできます。新しいリストやビューを追加して、さまざまな状況に合わせてテンプレートを調整しましょう。例えば、マインドマップやホワイトボードビューを使ってブレインストーミングを行ったり、Google ドキュメントのファイルを埋め込んでプラットフォーム上で編集したりすることも可能です。
5. ClickUp やることテンプレート
ClickUpのこの「Work To Do」テンプレートは、GTDの手法に完全に準拠しているわけではありませんが、それでも生産性を向上させることができます。あらゆるチームやビジネスに対応した、柔軟でカスタマイズ可能なタスク管理システムを提供します。
このリストレベルのテンプレートは、3つのビューで構成されています：
- タスクリスト
- 週間カレンダー
- 月間カレンダー
リストビューでは、すべてのタスクの包括的な一覧を確認できます。タスクは、完了までの期間を示す「毎日」「毎週」「毎月」のグループに分類されています。右側のフィールドには、ステータス、期日、優先度などの詳細情報を入力できます。タスクの種類フィールドには、マーケティングやITなど、そのタスクを担当する部署を指定してください。
カレンダービューでは、タスクをドラッグしてスケジュールを設定したり、変更したりできます。普段使っているカレンダーアプリがあれば、同期させることでワークフローを効率化できます。
ビジネス向けですが、このテンプレートは個人用途にも簡単に応用できます。タスクのカテゴリを自分のものに変更するだけで、すぐに使い始められます！
📮ClickUpインサイト：アンケート回答者のわずか12%が、 生産性スイートに組み込まれたAI機能を利用しています 。この低い導入率は、現在の実装には、ユーザーが慣れ親しんだスタンドアロンの会話型プラットフォームから移行したくなるような、シームレスで文脈に応じた統合が欠けている可能性を示唆しています。
例えば、AIはユーザーからのプレーンテキストのプロンプトに基づいて自動化ワークフローを実行できるでしょうか？ClickUp Brainなら可能です ！このAIは、チャットスレッドの要約、テキストの下書きや推敲、ワークスペースからの情報抽出、画像生成など、ClickUpのあらゆる機能に深く統合されています！3つ以上のアプリを、仕事のためのオールインワンアプリであるClickUpに置き換えた、ユーザーの40%に加わってみませんか？
6. ClickUp カレンダー To Do リストテンプレート
ClickUpのカレンダーToDoリストテンプレートは、タスクの整理と時間管理をシームレスに融合しています。締め切りに追われ、計画の最適化を目指すすべての人にとって、欠かせないGTDツールです。⏰
「スケジュールリストビュー」からもお分かりいただけるように、このテンプレートはマネージャーが部下の仕事を整理できるように設計されています。とはいえ、名前をタスクに置き換えたり、その他の微調整を行ったりすることで、個人用として活用することも可能です。
従来の「リストビュー」や「カレンダービュー」に加え、このテンプレートには「ミーティング依頼フォーム」ビューも用意されています。これをカスタムして、同僚や友人に送信しましょう。ClickUpは入力された情報をもとに自動的にタスクを作成するため、時間と努力を節約できます。
仕事でこのテンプレートを使用する場合、組み込みの時間追跡機能が搭載されている点が便利です。この機能は、タスクをクリックして「タスクトレイ」を開くことで利用できます。トレイでは、依存関係やサブタスク、コメントの追加も可能です。
7. ClickUp「毎日のやることリスト」テンプレート
日々のタスクを追跡するために使えるもう一つのツールが、「ClickUp Daily やることテンプレート」です。シンプルですが、その役割を非常にうまく果たしてくれます。日々のタスクを確実に把握し、見落としを防ぐのに役立ちます。
これまでタスク管理ツールを使ったことがない方にとって、このテンプレートは最適なスタート地点となるでしょう。
これはタスクレベルのテンプレートで、タスクトレイを開くとすべての機能が利用可能になります。3つのチェックリストカテゴリ（「個人」、「仕事」、「学校」）が用意されています。いつものように、これらやその他のほぼすべての要素をカスタマイズすることも可能です。
テンプレートを使用する際は、各タスクを対応するチェックリストのカテゴリにリストアップしてください。ドロップダウンメニューから難易度を選択してその日の作業負荷を評価したり、ファイルやコメントを追加して詳細情報を記載したりできます。また、時間追跡を行うことで、特定のタスクにどれだけの努力が必要か把握することも可能です。特定のトピックについて考えがある場合は、コメント欄に記録しておきましょう。
タスクを完了したら、それぞれのチェックボックスにチェックを入れてください。進捗バーは、その日に完了したタスクの数に応じて自動的に更新されます。チェックリストの右側にあるログで、すべての変更内容を確認できます。
8. ClickUp 日次アクションプランテンプレート
近々重要なイベントが控えていますか？ClickUpの「デイリーアクションプラン」テンプレートを使って、そのイベントに関連するすべてのタスクを整理・管理しましょう。これは、あらゆる取り組みを俯瞰できる、多機能なプロジェクト管理ツールです。
このリストレベルのテンプレートには、3つのカスタムビューが用意されています：
- アクションステップ：プロジェクトの全ステップと、担当部署、期日、優先度、難易度などの関連情報をリストビューで一覧表示したリスト
- 目標：部署ごとに整理されたタスクとサブタスクのボードビュー
- タイムライン：リストビューの期日や依存関係、その他の情報に基づいて定義された、各部門のアクションの順序を表示する横型のタイムラインビュー
ClickUpは柔軟性が高いため、あらゆる種類のイベントやプロジェクトに合わせてテンプレートを自由にカスタマイズできます。
9. Vertex42によるExcel用やることリストテンプレート
Excelがお気に入りのツールなら、Vertex42が提供するこのExcel用To Doリストテンプレートがきっと気に入るはずです。スプレッドシート形式で、日々のタスクを収集・評価し、進捗状況を追跡できます！
まず、最初の列にすべてのタスクやプロジェクトをリストアップしましょう。次の列には、期日の設定、ステータスの更新、優先度の指定、メモの追加などが可能です。また、PICKモデルに基づいてタスクを評価することもできます：
- 可能性あり：簡単、価値が低い
- 実践：簡単で、大きな価値がある
- 課題：難易度高、価値大
- 削除：手間がかかるが、価値が低い
[リスト] タブでは、[PICK]、[ステータス]、[優先度] 列のドロップダウンカテゴリをカスタムできます。
このテンプレートの最大の特徴は、あらかじめ設定された条件付き書式ルールです。例えば、タスクのステータスが「完了」に変わると、すべての情報がグレー表示になり、進行中のタスクの中で目立たなくなります。
10. Template.net 提供の Google スプレッドシート用「Getting Things Done」基本テンプレート
その名前とは裏腹に、Template.netが提供するこの「Google スプレッドシート ベーシック・ゲッティング・シングス・ダン・テンプレート」は、決して「ベーシック」なものではありません！GTD戦略を実行し、プロジェクトを完璧にプランするために必要なすべてが詰まっています。
このテンプレートには多くのタブが用意されています。メインの「要約」タブでは、最も重要な情報と全体的な進捗状況を一覧で確認できます。その他のタブは、次のようなさまざまなGTDタスクのカテゴリに使用できます：
- 受信トレイ
- 待機リスト
- プロジェクトリスト
- 「いつか・たぶん」リスト
各タブには、タスクのカテゴリに合わせた独自のレイアウトが用意されています。例えば、「受信トレイ」タブには、初期の選別フェーズにおいて極めて重要なタスクの評価に特化した列が設けられています。
このテンプレートはGoogle スプレッドシート形式のため、進捗状況が自動的にクラウドに保存され、チームメイトや友人とリアルタイムで共同作業を行うことができます。
GTDテンプレートトップ10：概要
以下のテーブルで、各テンプレートのメリットを簡単に紹介します：
| テンプレート | 用途 |
| ClickUp「Getting Things Done」テンプレート | 機能と自動化オプションが満載の定番GTDテンプレート |
| ClickUp「Getting Things Done」ボードテンプレート | タスクを視覚的に魅力的に表示するボードビューを備えた、シンプルなGTDテンプレート |
| ClickUp「Getting Things Done」フレームワークテンプレート | プロセスを解説するフローチャートを含め、必要なGTDの要素がすべて揃ったテンプレート |
| ClickUp シンプルタスク管理テンプレート | 自由にカスタムできる、基本のプランツール |
| ClickUp やることテンプレート | 2つのカレンダービューを備えた、ビジネス向けのプランテンプレート |
| ClickUp カレンダー To Do リストテンプレート | 時間管理に最適なテンプレート。ミーティング依頼フォームも付属しています |
| ClickUp「毎日のやることリスト」テンプレート | 日々の計画立案と進捗追跡のためのチェックリスト型テンプレート |
| ClickUp デイリーアクションプランテンプレート | あらゆるステップの追跡と管理を支援する、汎用性の高いGTDプロジェクトプランテンプレート |
| Vertex42によるExcel用To Doリストテンプレート | PICKモデルに基づいてタスクを定義・評価できるプランテンプレート |
| Template.net 提供の Google スプレッドシート用「Getting Things Done」基本テンプレート | 進捗要約を含む、さまざまなタブを備えた包括的なGTDテンプレート |
GTDテンプレートとClickUpで生産性を向上させましょう
生産性を維持するのは容易なことではありません。特に、気が散りやすい現代社会においてはなおさらです。
GTDテンプレートを活用すれば、タスクをより効果的に整理し、目標への集中力を高めることができます。これにより、目標へのコミットメントを維持し、自己規律を保ち、プライベートでも仕事でも、より大きな成功を収めることができるようになります。