複数のタスクを同時に管理する場合、頭の中のやることリストに頼ったり、よくわからないノートに書き留めたりするのは、災いのもとだ。
いつの間にか締め切りが過ぎ、タスクは忘れられたまま放置され、重要なプロジェクトの障害となる。
もっと効果的な解決策は？GTD（Getting Things Done）フローチャートだ。これは、完了すべきタスクをプランニングし、追跡するための視覚的なチャートだ。
導入が簡単なGTDフローチャートは、生産性愛好家、専門家、効率性を高める個人によって、ますます職場で使われるようになっている。
GTDの基本を説明し、ClickUpを使ってGTDフローチャートを作る方法をご紹介します。
やること完了（GTD）とは？
Getting Things Done (GTD)メソッドは、タスク、プロジェクト、コミットメントをより効果的に管理するためにDavid Allen氏によって考案されました。GTDの基本原則は、すべてのタスクやアイデアを外部システムに取り込み、実行可能なステップに整理し、体系的に仕事を進めることでストレスを減らし、集中力を高めることです。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-11.jpeg デビッド・アレン著「やること完了」の表紙。 /%img/
経由
/参照 https://books.google.co.in/ グーグルブックス /%href/
生産性のスーパースターになるためのGTDメソッドの鍵を見てみよう。
GTDフローチャートの鍵
キャプチャ
すべてのタスク、アイデア、コミットメントを、頭の中に留めておくのではなく、外部のシステム（ノートやアプリなど）に集める。
例：例：ミーティング中に突然、歯医者の予約を入れる必要があることを思い出したとします。後で思い出そうとするのではなく、すぐにメモ帳に書き留めます。
/にメモする。 https://clickup.com/ja/blog/27617/daily-planner-apps/ 手帳アプリ /%href/
.
明確にする
捕捉した各アイテムの意味と、タスクを完了するために取るべき行動を決める。
例：「プロジェクトレポートを完成させる」というタスクの場合、「データを調査する」「原稿を書く」など、次のステップを明確にする必要があります。使用方法
/を使う。 https://clickup.com/ja/blog/52130/task-management-templates/。 タスク管理テンプレート /%href/
を使って、GTDメソッドの各プロセスのステップを標準化する。
整理する
アイテムをあるべき場所に置く。タスクをカレンダーやタスクリストに追加したり、参照ファイルをプロジェクトリストに追加したりできます。
例:*📚「食料品を買う」は「用事リスト」に、「プロジェクトレポートを書く」は「仕事プロジェクト」リストに入れる。を使います。
/を使う。 https://clickup.com/ja/blog/71483/gtd-templates/ を使う。 無料GTDテンプレート /%href/
を使えば、各ステップの進捗を追跡しながら、タスクの収集、整理、優先順位付けを自動化できる。
反映
定期的にリストを見直して更新し、期限を守りましょう。
例:毎週末に、
/例 https://clickup.com/ja/blog/70076/gtd-apps/ GTDアプリを使って /を使う。
-やることリストを見直し、期限を調整し、完了したタスクにチェックを入れる。こうすることで、GTDのフローチャートがごちゃごちゃになるのを防ぐことができる。
エンゲージ
整理されたシステムを使って行動を起こし、タスクを完了する。
例: タスクの把握と整理ができました、
/例 https://clickup.com/ja/blog/160324/gtd-system/ 効率的なGTDシステムを構築する /を構築する。
やることを完了させる。リストの「次のステップ」に従って、軌道を維持する。
GTDフローチャートを導入するメリット
タスクの優先順位付け
GTDは、タスクを管理しやすい次のステップに分解するのに役立ちます。これにより、プロジェクトの概要がクリアされ、以下のことが可能になります。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/2181/how-to-prioritize-your-work/ タスクに優先順位をつける /%href/
緊急性と重要性に基づいて
より良い時間管理
タスクを、やること、予定、完了などの実行可能なカテゴリーに整理することができます。GTDメソッドは次のようなことに役立ちます。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/57770/how-to-work-faster/ 各タスクをより早く終わらせることができる。 /GTD
次のステップが目の前に用意されているからだ。
目標設定の改善
個々のタスクに焦点を当てるのではなく、より大きなオブジェクトへの貢献度に基づいてタスクを分類する。
例えば、"クライアントに電子メールを書く "というような単純なタスクは、"今期の顧客維持率を10％上げる "といった大きな目標の一部になり得る。
目標を設定する重要なステップ SMARTなプロフェッショナル目標 によると、未完了のタスクは精神的緊張を生み、思考を占領する。これらのタスクを外部に取り込むことで、この認知的負荷を減らすことができる。
受信トレイは、あなたの人生におけるすべてのインプットの最初の収集ポイントとして機能する。このコンセプトは、デビッド・アレンが提唱した「心を捉える」という原則に基づいている。
受信トレイは、タスク、アイデア、コミットメントなど、あなたの注意を引くものすべてをキャッチするように設計されています。物理的なもの（デスク上のトレイやノートなど）でも、デジタルなもの（アプリや電子メールフォルダなど）でも構いません。目標は、できるだけ摩擦なく取り込めるようにすることだ。受信トレイにアイテムを追加するのが簡単であればあるほど、一貫して使用する可能性が高まります。
次のアクションすぐに実行できるアイテム
次に、プロジェクトを前進させるための「次の行動」を特定する。
次のステップ」を書き出すことで、やることが明確になり、先延ばしや決断麻痺を減らすことにもつながる。
プロからのヒント:*💡 「報告書の仕事をする」のような漠然としたToDoではなく、「四半期報告書の紹介段落を下書きする」のような具体的なアクションをアドオンしましょう。
Waiting For：他の人のアクションを待っているタスク
GTDシステムの "Waiting For "リストは依存関係を管理するのに役立ちます-特に仕事を委任しているときに。
リストには以下が含まれます：
- タスク
- 担当者
- デリゲート済み日付
プロジェクト：プランニングが必要な多段階タスク
GTDシステムでは、"プロジェクト "とは、1つ以上のアクションステップを必要とする成果として定義されています。これは、毎週の個人的なタスクのプランニングから、仕事での新製品の立ち上げまで、様々な範囲に及びます。
それは、ただ次の順番に集中するのではなく、行くべき場所をすべて示した地図を持つようなものだ。
リストの各プロジェクトには、少なくとも1つは明確な次のステップがあるはずだ。そうすることで、大きな目標と今できる小さな行動を接続することができる。
GTDシステムでは、プロジェクトの「自然プランニング」という便利な方法を提案している。とてもシンプルだ：
1.次の行動を決める 2.なぜそのプロジェクトをやるのかを考える 3.成功の形を想像する 4.アイデアを出し合う 5.タスクを整理する
GTDフローチャートの仕事とは？
キャプチャ
タスクをキャプチャし、頭に浮かんだことをすべて書き込む。仕事のこと、個人的な用事、ランダムなアイデア、すべて書き込む。ノート、アプリ、ボイスメモなど、自分に合った使い方ができる。
一日の終わりにポケットを空にするようなものだと思ってください。すべてを吐き出すのだ！
クラリファイ
明確にすることは、山積みになった仕事を整理するようなものだ。関連するタスクをひとつずつピックアップし、自問する：「それは実行可能か？
実行不可能なアイテムはすべて
- 必要なければゴミ箱へ。
- 後で必要になるかもしれないなら、参考のためにファイリングする。
- 将来の可能性があるなら、「いつか／かもしれない」リストに入れる。
実行可能なアイテムの場合：
- 2分以内のことなら、すぐにやること。
- 他の人がやることなら、今後のタスクをデリゲート済みとする
- 後でやることがあれば延期する。
整理する
さて、次は物事をあるべき場所に置く番だ。それぞれのタスクは、次のように適切なBoxに入れる：
- 次の行動ワンステップタスクのやることリスト
- プロジェクトプラン：複数のステップが必要なもの
- 待つこと：他の人がやることを待っているもの
- 予定：特定の日時に実行する必要があるもの
エンゲージ
以下に基づき、関連するタスクを検索します：
- コンテキスト（今いる場所、持っているツール）
- 利用可能な時間
- エネルギーレベル
- 優先度
💡* プロのヒント: 複雑なプロジェクトの場合、
/参照 https://clickup.com/ja/blog/35121/workflow-diagram-examples/ ワークフロー図を作成する /%href/
を作成して、タスクを視覚化し、優先度を一目でわかるようにします。
GTDフローチャート作成ステップガイド
シンプルなメモ帳やメモアプリでも始められますが、GTDフローチャートを作るには、より堅牢な（依存関係のない）システムを選ぶことをお勧めします。
結局のところ、目標はより整理され、生産性を高めることではないでしょうか？
プロジェクト管理ツールである
/プロジェクト管理ツール https://clickup.com/ ClickUp /参照
には
- 目標設定とタスク管理機能でToDoを明確化。
- タスクを整理するための複数のビューとテンプレート。
- より良い結果を得るためにプロジェクトに関与する高度なAIアシスト
ClickUpでGTDフローチャートを作成するためのステップバイステップガイドです。
1.タスクをブレインストーミングする：を使います。
/参照 https://clickup.com/features/docs ClickUp ドキュメント /参照
受信トレイのタスクをリストアップし、目標を設定する。
まず、すべてのアイデアや参考資料を捨てるスペースが必要です。受信トレイ "というタイトルの新しいClickUpドキュメントを作ることから始めましょう。ここにすべてのタスク、プロジェクト、アイデアを追加します。まだ整理する必要はありません。リッチテキストフォーマット、ハイパーリンク、マルチメディアなどをサポートしています。
タスクをリストアップしたら、それを大まかな目標に分類しましょう。
/参考文献 https://clickup.com/features/goals ClickUpの目標 /%href/
機能により、各タスクの包括的なオブジェクトを定義し、各タスクが全体像の中でどのように位置づけられるかを明確にすることができます。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Goals-gif-1.gif ClickUp Goalsを使って、やることフローチャートの各タスクに目標を添付しよう。 /%img/
ClickUp Goalsを使って、GTDフローチャートシステムの各タスクに目標を添付しよう。
2.視覚的に整理する：マインドマップを使ってタスクを分類し、優先順位をつける。
/参照 https://clickup.com/features/mind-maps ClickUpのマインドマップ /%href/
機能は、関連するタスクを視覚的にグループ化し、優先度を設定するための優れたツールです。
クリックアップマインドマップを使ってGTDワークフローをマップする
新しいマインドマップを作成し、主なカテゴリー（仕事、プライベート、プロジェクトなど）からタスクをブランチしていきます。各カテゴリの下に、受信トレイからタスクをドラッグ＆ドロップして、接続を視覚的に表現できます。
例えば、仕事の下に「ジョシュに電子メールを送る」や「次のミーティング用のデッキを作る」を追加できます。
タスクのマップを作りながら、どのタスクが緊急で、どのタスクは延期できるかを見極めましょう。
3.タスクを色分けする：カスタムフィールドを適用して、ステータスを視覚的に示す
ClickUpを使えば、視覚的なGTDフローチャートを作成し、ワークフローの進捗を追跡することができます。
/参照 https://clickup.com/features/custom-fields ClickUpのカスタムフィールド /%href/
を使うと、各タスクにステータス、優先度、努力レベルのような特定の詳細を追加することができます。色分けしてすべてを整理することができます。
タスクビューに移動し、「ステータス」（やること、進行中、完了など）や「優先度」（高、中、低など）などのタスクの詳細を記録するカスタムフィールドを作成します。そして、各タスクにステータスを色分けしてください。
/例 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/05/custom-statuses-in-clickup-1400x874.gif ClickUpのカスタムステータス /%img/
ClickUpでのカスタムステータスの作成
つまり、優先度の高いタスクが完了するたびに緑色で表示され、注意が必要なタスクは赤色で表示されます。こうすることで、GTDフローチャートがまたひとつわかりやすくなります。
4.フローチャートをレイアウトする：ボードビューを使って、様々なフェーズにあるタスクを表しましょう。
/参照 https://clickup.com/features/kanban-board ClickUpのボードビュー /%href/
は、さまざまなフェーズに進捗するタスクを視覚的に整理するための強力なカンバンスタイルツールです。
まず、「受信トレイ」（最初にタスクが入る場所）、「次のアクション」（次に取り組むプラン）、「待機中」（保留中のタスク）、「完了」（完了したタスク）など、GTDの主要なフェーズに合わせた列を作成します。
ClickUpのボードビューでタスクステータスを可視化する
各タスクを処理しながら列から列へドラッグすると、進行中を反映したダイナミックなGTDフローチャートが作成されます。進捗中、待機中、やること完了がリアルタイムで可視化されます。
💡プロヒント：ボードビューをパーソナライズするには、「レビュー」（さらに検討が必要なタスク用）や「いつか」（後で戻りたいアイデアやプロジェクト用）といった追加のフェーズを追加します。タスクが完了したときの達成感を味わうために、「やること」列を追加することもお忘れなく。
5.プロジェクトに接続：タスクを特定のプロジェクトにリンクされ、簡単に追跡できる。
ClickUpでは、個々のタスクを特定のプロジェクトにリンクさせることができ、すべてリンクされているため、関連する詳細に簡単にアクセスできます。
各タスクについて、特定のプロジェクトに関連付けるオプションを選択します。
/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/sections/17043527915799-Workspaces。 ClickUpワークスペース /を選択します。
.これにより、プロジェクトをビューするときに、関連するタスクがすべて一箇所に表示されるようになります。
ClickUp自動化を使って手動で操作することなく追跡を続けましょう。
これらの自動化により、手動による介入を必要とせずに追跡を続けることができます。タスク間の依存関係を設定し、タスクAが完了するまでタスクBを開始できないようにする自動化も作成できます。
7.レビューをスケジュールする：定期的なタスクを使って、定期的なチェックインと調整を行う。
GTDメソッドでは、整理整頓と勢いを維持するために、定期的なレビューを提唱しています。定期的なレビュー
/参照 https://clickup.com/features/recurring-tasks。 ClickUpの定期的なタスク /参照
を使用して定期的なチェックインをスケジュールし、必要に応じてシステムを調整します。
"週次レビュー "または "月次プランニング "というラベルの定期的なタスクを設定します。そうすることで、進捗状況を確認し、タスクの優先順位をつけ直し、すべてが最新であることを確認するプロンプトが表示される。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/11/image17-1.gif ClickUpの繰り返し仕事を効率化する定期的なタスク /クリックアップ
ClickUpの定期的なタスク自動化を使ってレビューリマインダーを設定する
これらのレビューでは、タスクが目標に沿ったものであることを確認し、必要に応じてタスクの割り当てを変更したり、期限をずらしたり、優先度を更新したりするなどの調整を行います。
8.GTDのテンプレートで力仕事をオフロード
/参照 https://clickup.com/templates/getting-things-done-t-102451791 ClickUpのやること完了（シンプルリスト）テンプレート /%href/
を使えば、大きなプロジェクトを小さな関連タスクに分割して管理することができます。
リスト、カレンダー、ボードなどのビューがあらかじめ用意されており、完了するまでのさまざまなフェーズでタスクを視覚化することで、進捗を追跡できます。
ClickUpのやること完了テンプレート
タスクカテゴリのカスタマイズ、優先度の設定、期日の追加など、GTDワークフローに合わせやすいテンプレートです。
David Allenの指示通り、各タスクを適切なカテゴリーに整理し、コンテキストを与える。各タスクフィールドを、実行可能なアイテム、実行不可能なアイテム、リストなどに分類する：
- 予定：を含む /を含む。 https://clickup.com/features/calendar-view ClickUpのカレンダー・ビュー /を含みます。 ブロックタスク用
- プロジェクトリスト：タスクの細分化と優先順位付けに役立ちます。
- 参考資料：将来のタスクのために
GTDを使ったよくある課題と解決策
GTDワークフローマップを使って、プロフェッショナルが解決できる一般的な課題をいくつか紹介します：
課題ケース1：マルチタスクをこなす起業家
ある新興企業の創業者は、製品開発、マーケティング、資金調達、チームマネージャーなど、複数の仕事を兼任している。彼女はタスクに圧倒され、集中力を維持し、すべての前線で進捗を上げるのに苦労している。
GTDフローチャートを使って課題を克服する。
- ClickUpのDocsのようなデジタル受信トレイを導入し、すべてのアイデアやタスクを記録する。
- コンテキスト別に次の行動リストを作成する：コンピューター、電話、ミーティング
- プロジェクトリストを使って、様々なイニシアチブ（製品機能、マーケティングキャンペーン、投資家への売り込み）を管理する。
- チームメンバーにタスクをデリゲート済み、リマインダーや締め切りの自動化設定
- GTDフローチャートで現在のビジネスの優先度とタスクを一致させるためにレビューをスケジュールする。
- 使用方法 /参照 https://clickup.com/templates/getting-things-done-t-102451791 を使う。 ClickUpのやること完了テンプレート /%href/ タスクの優先順位付け、追跡、実行をタスクの位置で一元管理できる
チャレンジケース2：クリエイティブなフリーランサー
あるグラフィックデザイナーは、クライアントのプロジェクトの仕上げ、請求書の発行、スキルアップ、新規クライアントの開拓など、複数のタスクをこなしている。彼は先延ばしや納期のミーティングに苦労している。
**GTDフローチャートを使って課題を克服する。
- まず、すべてのアイデアをClickUpドキュメントに記録し、参考資料をリストアップする。
- 次に、これらのアイデアを関連タスクに分割し、あらかじめ用意されているカスタムフィールドを使って整理します。
- カスタムフィールド /参照 https://clickup.com/templates/getting-things-done-framework-t-90020024981 を使う。 クリックアップのやること完了フレームワークテンプレート /%href/ コンテキスト、期日、努力レベルによってタスクに優先順位をつける。
- ステータスを使用して、「オープン」、「進捗状況中」、「レビュー」、「閉じた」などのタスクカテゴリを作成する。
GTDフローチャートをClickUpで実装する
今こそ、適切な人と、適切なタイミングで、できることをコントロールする時です。
デビッド・アレン
GTDフローチャートは、複雑なプロジェクトを、チームメンバーが個々に取り組めるような、関連性のある小さなタスクに分割するための素晴らしいソリューションだ。
生産性の高い人たちは、GTDワークフローマップを使うことで、不要なタスクや重複するタスクを排除し、思考や創造性のための時間を取り戻すことができます。
ClickUpは、GTDフローチャートをより簡単に、より身近なものにします。あなたの時間をコントロールしましょう
/参照 https://clickup.com/signup ClickUpに無料登録する。 /%href/
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