Microsoft TeamsでCopilotを効果的に活用する方法

Microsoft Copilotがリリースされてから十分な時間が経過し、「AIがあなたの仕事を奪う」といった懸念も落ち着き、人々はそれがどのような場面で役立つのかを理解し始めています。

一言で言えば、どこを見ればよいかさえ分かっていれば、その活用方法は実に多岐にわたります。

多くのユーザーは、ミーティングの要約を依頼する程度にとどまっています。それも悪くはありませんが、ツールバーにすぐそこにある機能のほんの一部に過ぎません。

ここでは、Microsoft TeamsでのCopilotの使い方と、ClickUpが優れた代替手段となる理由について詳しく解説します。

Microsoft TeamsのCopilotとは？

Microsoft TeamsのCopilotは、コミュニケーションhub内に組み込まれた、大規模言語モデルを活用したAIアシスタントです。議事録、チャット履歴、共有ファイルを読み取り、要約の作成、質問への回答、フォローアップ文書の作成を行います。

Teams では、主に 4 つの場所で Copilot を利用できます：

TeamsでCopilotを使用する前に必要なもの

Copilot を利用するには、Copilot が含まれる Microsoft 365 サブスクリプションが必要です。ご自身のプランが対象かどうか不明な場合は、IT 管理者にお問い合わせください。

その他、準備しておくべき事項：

ミーティングでCopilotを使用する方法

Copilotは、誰が何を話したかといった重要な議論の要点を要約し、アクションアイテムを提案し、ミーティング中またはミーティング後にリアルタイムで質問に答えます。各フェーズでの活用方法をご紹介します。👇

ステップ1：ミーティングの前にCopilotを設定する

ミーティングの主催者は、ミーティングスケジューラーに移動し、「オンラインミーティングのオプション」>「Copilot およびその他の AI」を開きます。以下の 3 つの設定から選択できます：

ミーティングのスタイルに合わせて最適なものを選んでください。ほとんどの仕事ミーティングでは、「ミーティング中および終了後」が最も役立ちます。

ステップ 2: ミーティング中に Copilot を開く

ミーティングに参加したら、ミーティングコントロールから「Copilot」を選択して、プライベートサイドパネルを開きます。ミーティングに参加している他のメンバーには、Copilotとの会話内容は表示されません。

「プロンプトを表示」を選択して提案を閲覧するか、作成ボックスに直接入力してください。試してみる価値のあるプロンプトの例：

Microsoft Copilotのプロンプト作成方法の詳細はこちらのビデオをご覧ください：

ミーティング開始から5分以上経過して参加し、Copilotが有効になっている場合、これまでの内容を把握できるよう通知が表示されます。 「Copilotを開く」をクリックすると、画面の右側に要約が表示されます。

デスクトップアプリでは、パネルを別のウィンドウに表示することも可能です。これにより、スレッドを途切れさせることなく、マルチタスクを行うことができます。

ステップ 3: Copilotの応答をエクスポートする

保存しておきたい返信があれば、わざわざコピー＆貼り付けする必要はありません。

1,300文字を超える返信はWordで直接開くことができ、表フォーマットの返信はExcelで開いて、さらに編集したりチームで共同作業を行ったりすることができます。

ステップ4：ミーティング終了後にCopilotを活用する

ミーティング終了後は、ミーティングチャットや「要約」タブからCopilotにアクセスできます。

ミーティング終了後に発言内容について質問するには、議事録が必要です。議事録がない場合、Copilotはチャットの内容のみを参照でき、発言内容は参照できません。

チャットとチャンネルでのCopilotの使用方法

TeamsのチャットやチャンネルでCopilotを使用すると、長いスレッドをスクロールして確認する必要なく、要点をすばやく確認し、アクションアイテムや決定事項を把握できるため、会話の流れをすぐに把握できます。それぞれの場面での使用方法をご紹介します。

1対1のチャットやグループチャットでCopilotを使用する方法

Copilotは、起動されたメッセージスレッドを参照します。特に指定しない限り、デフォルトで設定されている期間は過去30日間です。 プロンプトに「先週」や「2024年12月」などの具体的な期間を追加すると、検索結果がさらに絞り込まれます。

応答が表示されたら、ソースを選択して、Copilotがどのメッセージを参照したかを確認できます。チャット画面はそのメッセージの位置までスクロールします。

TeamsのチャンネルでCopilotを使用する方法

チャンネルのスレッドを要約する方法

Copilotのパネルを完全に開かずにスレッドの要約をすばやく確認したい場合は、2つの方法があります。

チャンネルのディスカッションで、任意の投稿の [その他の操作] を選択し、[スレッドを要約する] を選びます。または、スレッド全体を開き、下部にある [スレッドを要約する] を選択します。

スレッドの要約を生成するには、テキストが1,000文字以上必要です。

メッセージの書き換えと調整方法

Teamsのメッセージ入力ボックスにはCopilotが組み込まれており、チャットやチャンネルのメッセージを書き直したり編集したりする際に役立ち、あらゆるコミュニケーションにおいてトーンや長さを調整できます。 送信する前でも後でも利用可能です。

ステップ 1: 送信前にメッセージを書き直す

メッセージ全体ではなく、選択した部分だけを書き換えることも可能です。「Copilotで書き換え」をクリックする前に、変更したいテキストをハイライト表示しておくと、その部分のみが書き換えられます。

各オプションの機能は以下の通りです：

ステップ 2: 送信済みのメッセージを編集する

🚀 ClickUpの特長：ミーティングがうまくいかない原因は、主に3つあります。準備不足、議論の文脈が失われること、そしてフォローアップが行われないことです。ClickUp AIスーパーエージェントは、これら3つの課題を直接解決します。

Copilotはワークスペース内に常駐し、タスク、ドキュメント、チャットで起きていることをすべて把握し、ミーティングの開始から終了まで積極的にサポートします。

実際の使用例は以下の通りです：

🪄 ミーティングの前に、部屋を準備しておきます

• 関連するタスクやプロジェクトから最新情報を取得する
• 実際の仕事に基づいた、明確で体系的なアジェンダを作成しましょう
• 障害要因、リスク、および保留中の決定事項を洗い出す
• 過去の議論やドキュメントから文脈を取り込む

🪄 ミーティング中、Copilotは議論を鋭く保ち、進行をスムーズに進めます

• ワークスペースのコンテキストを活用して、質問に即座に回答しましょう
• 議論の内容を要約して、重要な情報を漏らさないようにしましょう
• 会話が進行中のうちに、次のステップを提案する

🪄 ミーティングの後、彼らは話し合いを実行に移します

• 議論を、所有者や期限が明確なタスクに変換しましょう
• 関係者に要約を自動的に共有する
• トリガーに応じてフォローアップを自動で実行し、すぐに仕事を開始しましょう
• すべてのやり取りを元の会話に紐づけておく

TeamsでのCopilot チャットの使用方法

これまでご紹介したすべての機能（ミーティングの要約、チャットの要約、メッセージの書き換えなど）は、特定のコンテキスト（1つのミーティング、1つのチャット、1つのスレッド）内で機能します。

Copilot Chatは一味違います。ドキュメント、プレゼンテーション、電子メール、カレンダー、メモ、連絡先などのデータを統合し、Microsoft 365環境全体を横断してクエリできるようにサポートします。

Copilot チャットの開き方

TeamsでMS Copilotを最大限に活用するためのヒント

Copilotは、その使い方を意識して活用することで最大の効果を発揮します。ここでは、Microsoftが推奨する方法に加え、その制限事項について知っておくべき点をいくつかご紹介します。

概要のようなプロンプトを作成する

Copilotの有用性を左右する最大の要因は、どのようにプロンプトを入力するかです。「このミーティングを要約してください」と入力すると、すべてを網羅しているようでいて、実は何も伝えていないような、ありきたりな文章が返ってきます。

「製品ローンチに関する主な決定事項を要約し、各次のステップの担当者をリストアップし、未解決の事項があればその旨を明記してください」と指示すれば、チームに転送できる資料が得られます。必要な内容やその理由についてより多くの背景情報を提供すればするほど、出力結果はより的確なものになります。

最初からやり直すのではなく、改善しましょう

最初の回答が適切でなくても、最初からやり直す必要はありません。同じセッション内で、内容を調整するようリクエストしてください。「もっと短くして」「アクションアイテムだけに絞って、残りは省いて」あるいは「タイムラインについて誰が何を言ったかを含めて」といったリクエストが効果的です。

Copilotはセッション内の文脈を保持するため、現在の進行状況を失うことなく、また最初から説明し直す必要もなく、出力を継続的に調整し、形作ることができます。

🚀 ClickUpの利点：ミーティングで何が話し合われたかを確認するために、メモやチャット、カレンダーをくまなく探す必要はありません。ましてや、その内容を次のステップに手作業で変換する時間を費やす必要などないはずです。

ClickUp Brain MAXは、ミーティングが終わった瞬間にその思考を代行します。ミーティングの文脈、過去の会話、進行中の仕事を接続し、次に進むために必要な情報を的確に提供します。

このAIデスクトップコンパニオンの詳細はこちらをご覧ください：AIの無秩序な拡散をどのように解消するかについても、こちらをご覧ください：

気になるチャットのクエリには、必ず時間枠を指定しましょう

チャットやチャンネルでは、Copilotはデフォルトで過去30日間のメッセージ履歴を参照します。これは範囲が広すぎるため、活発なチームでは焦点の定まらない結果になる可能性があります。

「先週」、「1月の最初の2週間」、あるいは「昨日」といった条件を指定することで、検索範囲を大幅に絞り込み、不要な情報を排除した、より的確で関連性の高い回答を得ることができます。

プロンプトを一から作成する前に、プロンプトギャラリーを確認してください

Microsoftでは、タスクやアプリごとに分類された、テスト済みの既成のプロンプトをまとめた専用の「Copilot プロンプト ギャラリー」を提供しています。

表現の最適な方法を模索して時間を費やす前に、Microsoftがそのユースケースにぴったりのプロンプトをすでに用意していないか確認してみる価値があります。特に新規ユーザーにとっては、Teamsのさまざまな機能においてCopilotが実際に何ができるかを素早く把握するための最良の方法の一つです。

ClickUp Brainがチームのミーティングの生産性を向上させる方法

CopilotのようなAIツールはミーティングの内容を要約できます。ただし、その要約を解釈し、タスクを作成し、仕事を割り当てる作業は依然として手動で行う必要があります。

ClickUp Brainは、世界初の統合型AIワークスペース内でその一連のフローをすべて処理します。そのコンテキストAIにより、ミーティングで議論された内容はすべて、実際の仕事に結びついた構造化された成果物へと変換されます。

以下に、ミーティングのワークフローの各段階をどのように改善するか、そして具体的な活用方法をご紹介します。🔁

本当に重要なポイントを要約します

充実した内容のコンテンツプラン会議を終えたところです。アイデアは明確で、方向性についても全員が合意しましたが、その直後に本当の疑問が浮かびます。「誰が何を、いつまでにやることなのか？」

ClickUp Brainは、ClickUpのAIミーティングノートテイカーが記録したミーティングの文脈を読み取り、重要な情報を抽出します。

その同じ通話から、ClickUp Brainが注目するポイント：

要約を開けば、何が変更されたか、何に注意が必要かがすぐにわかります。

G2上のClickUpレビューのハイライト：

ClickUpは、プロジェクト管理およびプロダクト管理において、私たちの頼れるツールとなりました。チームコラボレーションの効率化から、複雑な成果物の進捗管理に至るまで、私たちの働き方に顕著な変化をもたらしてくれました。特に、ミーティングの要約やフォローアップにかかる時間を節約できる、組み込みのAIノートテイカーは驚くほど便利です。 また、プラットフォーム内で直接、明確で構造化されたリリースノートを公開できる機能も気に入っています。これにより、社内外のステークホルダー間の認識を統一することができました。使いやすく、柔軟で、直感的であり、単なる機能の羅列ではなく、実際に成果をもたらす機能が満載です。

意思決定を割り当てられた仕事に変換します

多くのミーティングがここで停滞してしまいます。

ClickUp Brainなら、その手間を省き、ディスカッションの内容から直接ClickUpタスクを作成できます：

各タスクはすでに適切なプロジェクトに配置されており、ミーティングの背景情報も添付ファイルとして添付されています。誰が担当すべきか、誰かに確認する必要はありません。

実際の文脈に基づいた下書きの更新

チームや関係者と最終的な確認を行う必要があります。ClickUp Brainは、そのミーティングの文脈と下書きを活用して：

ClickUpで会話を具体的な実行に移す

CopilotのようなAIツールは、チームによるミーティングや会話の進め方を一変させました。長いスレッドや議事録をいちいち確認する必要がなく、即座に要約や回答を得られ、よりスムーズなコミュニケーションが可能になります。

しかし、要約だけでは業務は前進しません。Teamsのチームメンバーは、何が重要かを決定し、所有権を割り当て、通話終了後もフォローアップを行う必要があります。「話し合った」という段階と「実際に完了した」という段階の間のギャップこそが、多くのワークフローが機能しなくなる原因なのです。

ClickUp Brainは、より包括的なアプローチを提供します。ミーティングでの議論を構造化されたタスクに変換し、所有者を割り当て、進捗報告を作成し、すべてを進行中の仕事と接続させます。ドキュメント、タスク、会話が常に接続しているため、ミーティング終了後も何も見落とされることはありません。

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よくある質問 (FAQ)

1. TeamsのCopilotはどうなったのでしょうか？

CopilotはTeamsで引き続き利用可能であり、削除されたことはありません。混乱の原因は、通常、UIの変更、ライセンス要件の更新、またはMicrosoft 365 Chatなどの機能名の変更にあります。Copilotのアイコンが表示されなくなった場合、その原因は通常、ライセンスまたは管理者ポリシーに関する問題です。

2. Copilotは、ミーティングを録音せずにメモを作成できますか？

はい、Copilotはビデオ録画がなくても完全に機能します。ミーティングのメモを作成するには、ライブ文字起こしデータさえあれば十分です。文字起こしと録画は完全に別々の機能です。

3. Teams CopilotとIntelligent Recapの違いは何ですか？

Copilotは対話型でプロンプトベースの機能であり、Microsoft 365 Copilotライセンスが必要です。Intelligent Recapは自動要約を生成する機能で、Teams Premiumライセンスが必要です。これらは異なるユースケースに対応しており、同じテナント内で共存可能です。

4. ミーティングでCopilotを使用するには、チームメンバー全員がCopilotのライセンスを必要としますか？

いいえ、Copilotを使用したい個々のユーザーのみがライセンスを必要とします。Copilotは共有された議事録を使用してライセンス保有ユーザーの視点から動作するため、他のミーティング参加者はライセンスを必要としません。