当社のミーティング効果アンケートによると、回答者の12%がミーティングが過密だと感じ、17%が長すぎると指摘し、10%がほとんど不要だと考えています。
ミーティングの約50%が1時間以上も続く状況では、彼らを責められるでしょうか？
でも、そんなに長くする必要があるのでしょうか？長くて非生産的なミーティングを、短く集中した「シンクアップ」に置き換えることはできないのでしょうか？
簡潔な答え：はい、可能です。
詳しい説明や具体的な手順？このブログ記事がその答えです！
以下に、Zoomでの全員参加型チェックインをClickUp SyncUpで置き換える方法をご紹介します。
従来の全員参加型ミーティングの問題点
全員参加型ミーティングの代替について議論する前に、Zoomミーティングがチームの一致した認識を継続的に提供できなくなった理由を理解しましょう。
スケジュールの煩わしさやタイムゾーンの衝突
Microsoftのワークトレンドアンケートによると、世界中のタイムゾーンで働く従業員の間で、午後8時以降に予定されるミーティングは前年比16％増加しています。
職場での共同作業はかつてないほど容易になった一方で、タイムゾーンを跨いだZoomミーティングの管理は指数関数的に困難になっています。チームメンバーの誰かが、全員参加のミーティングに出席するために常に仕事時間を犠牲にしています。
受動的な参加
従業員の約67%がオンラインミーティング中に気が散っています。電子メールチェック、テキスト送信、ぼんやり、ネット閲覧、家事などを行っているのです。
双方向とは程遠く、ほとんどの全員参加型ミーティングは声の大きい者たちが支配する結果に終わります。少数のグループが発言し、数名が反応し、残りはミュート状態のままです。
ミーティング後の可視性が限定的
最も生産性の低いミーティングに共通する特徴は何ですか？
- ミーティング後のフォローアップメモ、要約、アクションアイテムの共有は不要です
- ミーティングに重要な参加者が欠席し、結果として意思決定が遅延する
- 事前にはアジェンダや事前資料は提供されません
Calendlyによれば、社内・社外を問わず全てのミーティングで一貫して運用されています。
つまり、Zoomミーティングの後、誰かが手動でアクションアイテムを入力し、責任を割り当て、期限を設定し、プロジェクト管理ツールにコンテキストを追加しなければならないのです。
このコピー＆貼り付けとコンテキスト切り替えの結果、我々が「ワークスプロール」と呼ぶ状態が生じます。アイデア、ToDo、フォローアップが様々なツールに散らばり、チームは従業員1人あたり週4時間以上の時間を無駄にしているのです！
📮 ClickUpインサイト：ミーティング効果性アンケートの結果によると、チームの42%が非同期仕事に録画クリップ（21%）またはプロジェクト管理ツール（21%）を利用しています。
しかし、こうしたツールには追加ツールや別々のサブスクリプション、ログイン、学習曲線が必要になることがよくあります。
仕事のための万能アプリ、ClickUpは非同期コミュニケーションを容易にします。ビデオクリップ、音声メッセージ、プロジェクトワークフロー、共同編集ドキュメント、組み込みAIノートテイカー——これら全てを単一のワークスペース内で利用可能です。
複数のサブスクリプションや散在する情報を管理する必要はありません。単一のソリューションでワークフロー全体を効率化できるのですから。
💫 実証済み効果：ClickUpの会議管理機能を導入したチームでは、不要な会話やミーティングが驚異の50%削減されました！
連携の機会を逃す
全員がライブで参加できるとは限りません。参加できたとしても、発言しやすいとは限りません。
重要な更新情報は一度だけ、時間制限のある特定のタイミングで共有されます。ミーティングを欠席した者は、二次的な要約や不完全な記録に頼らざるを得ません。疑問点は後日、プライベートチャットや副次的なスレッド、フォローアップ通話で浮上します。
一方向の更新
ほとんどの全社リモートミーティングは一方的な情報発信の場となっています。経営陣が四半期結果、製品発表、方針変更を共有する一方、他の全員がそれを聞くだけです。
このフォーマットは、非同期で確認できた情報を消費するために、人々を深い仕事から引き離します。スライド資料、録画された更新情報、あるいは短い書面によるブリーフでも、同じメッセージを伝えることができます——1日の流れを妨げることなく。
この無駄な時間には、コンテキストスイッチングのコストは含まれていません。研究によれば、深い仕事状態から引き離された後、タスクへの集中力を回復するには最大23分かかる可能性があります。
👀 ご存知ですか？一見無害なZoomミーティングは、5つの異なるタイプのミーティング疲労を引き起こしています：一般的な疲労、視覚的疲労、社会的疲労、動機付けの低下、感情的疲労です。スタンフォード大学の研究者らが開発した「Zoom疲労尺度（ZEF尺度）」は、この現象を科学的に測定します。
では、Zoom疲れの解決策とは何でしょうか？
以下に、全員参加の進捗確認を非同期で実施する方法をご紹介します。
ClickUp SyncUpとは何か？そして全社ミーティングに最適な理由
ClickUp SyncUpはAI搭載のミーティング・コラボレーションツールで、ClickUpワークスペース内でチームとの音声・ビデオ通話を即座に開始できます。
チームとの1対1やグループ通話を開始し、クエリや障害を迅速に解決しましょう。
SyncUpはClickUp Chatの一部であり、Freeプランを含む全プランで利用可能です。ClickUp ChatのDMやチャンネルからSyncUpを開始できます。また、議論を録音し、ClickUp AIノートテイカーで文字起こしすることも可能です。
すべての録画は関連するチャット、ClickUpタスク、またはプロジェクトに紐づけられます。議論を追跡可能な成果に変換し、見落とされたり忘れられたりしないようにします。
全社ミーティングのコミュニケーションを明確にする仕組みは以下の通りです：
統合されたコンテキスト
SyncUpの最大の利点は、実際の仕事との連携です。特定のチャットチャンネルやダイレクトメッセージ内でSyncUpを開始でき、会話の流れを途切れさせずに進められます。
SyncUpコールではファイルや参照ドキュメントの共有も可能です。議論に関連する特定のタスクを添付ファイルとして添付することもできます。
📌 例： ITチームが新しい二要素認証要件を導入中。全員参加のSyncUpコールで、画面共有と従業員が直面する可能性のある一般的な問題の解説を通じてセットアッププロセスを実演します。
通話後、SyncUpの録画リンクはITセキュリティタスクに追加され、公式導入ガイドとして機能するClickUpドキュメント内に直接埋め込まれます。このドキュメントには、ステップバイステップの手順、スクリーンショット、FAQがすべて一箇所にまとめられています。
更新情報が入ると、新たな会話を始める代わりにドキュメントが更新されます。従業員は最新の指針をどこで確認すべきか正確に把握できます。ITチームは繰り返しの質問やフォローアップミーティングを回避できます。その結果、展開作業と常に接続した、単一のセルフサービス型情報源が実現します。
チームに参加できなかったメンバーも録画を視聴し、リーダーが参照した正確な文書をすぐに確認できます。
📮 ClickUpインサイト：ナレッジワーカーは情報と文脈を探すため、1日平均25通のメッセージを送信しています。これは電子メールやチャットに断片化された会話が散在し、スクロールや検索、解読にかなりの時間が浪費されていることを示しています。😱
タスク管理、プロジェクト、チャット、電子メール（さらにAI！）を1か所で接続するスマートなプラットフォームがあれば…そんな願いが叶います。ClickUpを試してみてください！
AIによる要約と文字起こし
SyncUpの最大の利点は、全員が同時にオンラインである必要なく、同じSyncUpを確認できることです。
参加者は録画、文字起こし、または要約を確認して背景情報を把握できます。
更新情報、進捗状況、障害要因を含むすべてが、ClickUpタスク、ドキュメント、チャット内でアクセス可能です。
⭐ 特典：ClickUp Enterprise AI Searchを使えば、ClickUpワークスペース内のメモから情報を数秒で取得可能。しかも自然言語プロンプトで操作できます。
例えば、1週間不在だった場合、AIアシスタントに先週のSyncUpからミーティングの詳細とアクションアイテムを取得するよう依頼するだけで済みます。
タスクにリンクされているネイティブアクションアイテム
Zoomアプリでの通話が終了すると、責任の所在は曖昧になります。しかしClickUp SyncUpなら、すべての議論が同一ワークスペース内で管理されるため、追跡可能なタスクへ即座にリンクできます。
例えば、ミーティングの要約にアクションアイテムが含まれている場合、ClickUpのネイティブAIアシスタントであるClickUp Brainに、ワークスペースのコンテキストを使用して関連するタスクを作成するよう依頼できます。
👀 ご存知ですか？ 連続したビデオミーティングは脳に累積的なストレスを与えます。Microsoftの神経科学研究所がEEG技術を用いて実施した研究によると、ミーティング間のわずか10分間の休憩でストレスレベルは基準値まで回復します。従来の全員参加型ミーティングは、チームからこうした重要な精神的回復期間を奪っているのです。
ClickUp SyncUpで非同期のビデオ更新を作成する
すべての更新情報を共有するために、全社員がミーティングに参加する必要はありません。
📌 例: 定期的なデザインレビューミーティングをスケジュールする代わりに、デザインリーダーがデザインチームチャットチャンネル内で直接短いSyncUpビデオを録画します。
何が起こるのか：
- デザイナーが更新されたFigma画面を解説する4分間のSyncUp動画を作成
- 変更点の内容、変更理由、フィードバックが必要な箇所を明確に説明します。
- SyncUpは関連するデザインタスクにリンクされている全員参加型チャットチャンネルに投稿されます
チームの対応方法：
- PMとエンジニアはビデオを非同期で視聴
- フィードバックはビデオに紐づけられたスレッド形式のコメントとして表示されます
- 具体的なフィードバックは「空の状態を更新する」や「代替CTA色の検討」といったフォローアップタスクに変換されます
- ビデオ、コメント、タスクが一体となるため、文脈が失われることはありません
デザインチームに効果的な理由：
- デザイナーが同じ説明を何度も繰り返す必要はありません
- タイムゾーンが協働のブロックになることはありません
- 意思決定と設計の根拠が自動的に文書化されます
組織内の誰でも録画を開いて文字起こしを確認したり、要約を生成したりできます。チャットスレッドに直接質問を投稿することも可能です。
常時接続型エンゲージメント
録画されたSyncUpを視聴中に懸念事項が生じた場合、従業員はどのように対応すればよいですか？
タイムスタンプ付きのコメントをビデオに残し、そのクエリを具体的に解決できる担当者に割り当てられます。これらのコメントはClips Activity上に可視性を持って表示され続け、全員が参照可能です。
ただし、録画されたSyncUpはすべてクリップハブにClickUp Clipsとして保存されます。
Clipが非同期コミュニケーションを前進させる仕組み：
👀 ご存知ですか？ 社員がアイデアを共有しなくなった瞬間、66%のミーティングは非生産的になります。たった一度のことが大きな影響を及ぼすのです——全員参加のミーティングで誰かの提案を一度却下すれば、その人は次の5回のミーティングで黙り込んでしまいます。このたった一度の萎縮が波及効果を生み、すべてのミーティングを非生産的に変えてしまうのです。
📚 詳細はこちら：士気を高める従業員エンゲージメント活動
ClickUp SyncUpを使用した非同期全員参加型チェックインのホスト方法
全社ミーティングへの全員出席を義務付けずに、ClickUp SyncUpを活用して全社的な更新情報を共有する方法をご紹介します。
ステップ1：全員参加のコミュニケーションに関する明確なガイドラインを設定する
非同期コミュニケーションを成功させるには、明確なコミュニケーションガイドラインを設定しましょう。
明確なコミュニケーションガイドラインを設定した構造化されたClickUpドキュメントを作成しましょう。以下を明確にします：
- どのタイプのミーティングが必須でライブ参加が必要か、どのミーティングが任意参加（後で録画を視聴可）か
- グローバルチーム向けの全員参加型SyncUpは、どの程度前もってスケジュールすべきですか？
- 従業員は仕事時間外にライブ通話に参加すべきか、それとも録画を視聴するだけで許容されるのか
- チームメンバーがメッセージや更新内容を確認したことをどのように承認すべきか
- 全社向けSyncUp録画へのコメントはどのくらいの速さで対応すべきですか
- 全社向けアーカイブコンテンツの保管場所と、過去の更新情報を検索する方法
- メッセージへの応答時間枠（高優先度：4時間以内、標準更新：24時間以内）
文書化が完了したら、どのコミュニケーション戦略（Clip、SyncUp、チャットメッセージ）が異なるシナリオに適しているかを整理しましょう。以下にフレームワークを示します：
| 更新タイプ | フォーマット | 効果的な理由 |
| 四半期ごとの結果、戦略的転換点 | Clipとドキュメント | 質問する前に、番号を分析し、影響を熟考する時間を与えます |
| 製品デモ、機能解説 | 画面共有付きClip | Teamsは作業を一時停止し、複雑なステップを再生し、実装時に正確なワークフローを参照できます |
| 組織再編、リーダーシップ変更 | ライブSyncUp（短縮版）＋フォローアップClip | リアルタイムQ&Aで懸念事項を即時解決。Clip機能で欠席者も後から参照可能 |
| 週間の成果とマイルストーン | チャットメッセージまたはライブSyncUp | チームの構成やメンバーの好みに応じて——分散型チームには迅速な非同期更新が、結束の強いグループにはリアルタイムの成果共有が適しています |
| 緊急のポリシー変更 | 録画付き全員参加型SyncUp（オプション） | 時間的制約のある意思決定には、組織全体での即時的な明確化と調整が必要です |
⚡ テンプレートアーカイブ:無料プロジェクトコミュニケーションプランテンプレート：Excel、Word、ClickUp対応
ステップ2：ミーティング前にアジェンダを共有する
明確なミーティングアジェンダを、少なくとも48～72時間前に電子メールとチャットチャネルでチームメンバーと共有してください。
アジェンダには以下を含めるべきです：
- 全員参加のミーティングで議論される内容と、今開催する理由
- ミーティング前にチームメンバーが確認すべきClickUpドキュメントやレポートを添付ファイルとして添付する
- 各セグメントの時間割を明示し、参加者が自身の入力が必要なタイミングを把握できるようにします
- 従業員が回答を求めている事前提出質問——特にリアルタイム参加が難しいが、録画で懸念事項を解決したい人々に有用です
- 決定が必要な重要事項と、その決定責任者
- ミーティングの期待される成果
⭐特典：素晴らしいアイデアを付箋や音声記録に埋もれさせないで。ClickUpTalk to Textでミーティングアジェンダを音声入力し、即座にClickUpドキュメントへ文字起こし・フォーマット化。
ステップ3: SyncUpを開始して記録する
以下の場所から直接SyncUpを開始できます：
- A Channel
- DM
- チャットチャンネルが関連付けられている場所のビュー
セッションを記録するには、録画アイコンをクリックしてください。
SyncUpリンクを共有するか招待することで参加者を追加できます。
✏️ メモ： 200名を超える全員参加型ミーティングを主催する場合は、代わりにClickUpのZoom連携機能を使用してZoomミーティングをスケジュールすることをお勧めします。
ClickUpチャットチャンネルで「/Zoom」と入力するだけで、ClickUpワークスペースと連携するミーティングリンクが生成されます。
⚡ テンプレートアーカイブ:あらゆるプロジェクトタイプに対応した無料プロジェクト管理テンプレート
ステップ4: ClickUp Brainで成果を要約する
SyncUpの録画後、クリップハブで開き「要約する」をクリックすると、ClickUp BrainまたはBrainGPTが議論の簡潔な要約を生成します。
ClickUp Brainを活用して：
- SyncUpからの重要なお知らせ、決定事項、更新情報を要約します
- アクションアイテムを抽出し、所有者や期日付きのタスクに変換します
- 通話中にメンションされたリスク、依存関係、フォローアップ事項を強調表示
- 参加できなかった人のために、必要な情報をまとめた短い要約を作成しましょう
💡 プロの秘訣： ClickUpのAI搭載チームメイト「スーパーエージェント」を活用すれば、時間を節約し、生産性を向上させ、ワークスペースに適応しながら知性と人間らしい対話で業務を推進できます。
スーパーエージェントは、次のようなミーティング管理ワークフローに特に優れています：
- クリエイティブブリーフ：タスクやチャットの文脈を活用してクリエイティブブリーフを作成。標準化による情報収集の効率化と承認プロセスの迅速化に向けた実践的な改善案を含める
- 機能概要：機能リクエストを構造化された概要に変換し、アジャイルチームが範囲を調整し、見積もり時間を効率的に見積もり、手戻りを削減できるようにします
- フォローアップ電子メール： AIノートテイカーのミーティング記録を、決定事項・所有者・期日を明確にまとめた簡潔なクライアント向けフォローアップ電子メールに変換。次なるステップを明確に提示します。
チーム向けのその他のミーティング支援ツールもご覧ください：
全員参加型ミーティングをClickUp SyncUpに移行するメリット
ClickUp SyncUpがZoomの最適な代替手段である理由は以下の通りです：
- アプリ切り替えゼロ：仕事とコミュニケーションを単一ツールに統合。アプリを切り替えることなく、完全な文脈を保ったミーティングを開始可能。チームがAIスプロールに溺れる現代において、これは大幅な時間節約を実現します。
- 組み込みの責任体制：SyncUpでの議論に基づき、Brainにタスクの作成と割り当てを依頼。あらゆる会話から実行可能な成果を生み出します。全員参加型ミーティングを生産的で非反復的な議論の場に変革します
- 統合型AIワークスペース：ClickUpでツール、ファイル、ワークフローを単一プラットフォームに接続。企業の全知識が一箇所に集約され、インデックス化され検索しやすくなります
- コスト効率性: SyncUpはモバイル端末からアクセス可能で、Freeプランでも利用できます。最小規模のチームでも追加費用なしでバーチャルミーティングを開催できます。
- ワークフロー自動化：手動でのやり取りを削減し、不一致なミーティングメモを解消
- 非同期優先アプローチ: 音声/ビデオClip、自動文字起こし、AI生成要約、質問やフィードバック用のタイムスタンプ付きコメントで非同期コミュニケーションを加速
⚡ テンプレートアーカイブ:PPT、Word、ClickUp用組織図テンプレート
👀 ご存知でしたか？ カメラの前でうなずく行為は同意のサインではなく、多くの場合同調の表れです。研究によれば、カメラをオンにした状態でのオンラインミーティングでは、参加者は多数派の意見に同調する傾向があります。従業員がカメラをオンに保つことを強いられると、Zoom疲労が著しく増幅されるようです。
非同期全員参加の実際の活用事例
非同期コミュニケーションは実用的であり、世界中の主要企業は全社的な更新情報を伝達するために非同期アプローチを導入しています：
GitLab
GitLabは、ハンドブック優先・非同期をデフォルトでとするコミュニケーションモデルで知られ、全社的な情報の共有と消費方法について明確な指針を示しています。主な原則は以下の通りです：
- 議論の前に文書化会社の最新情報、決定事項、プロセスはGitLabハンドブックに文書化され、全員が非同期で同じ情報源にアクセスできます
- ライブミーティングに代わる非同期コミュニケーション更新情報はタイムゾーンを超えて消費されるよう設計されており、可能な限りリアルタイムミーティングへの依存を減らします
- 記録と文書化された更新で広範な可視性を確保重要なミーティングや発表は、チームメンバーが各自のスケジュールで追いつけるよう、録画および／または文書で要約されることが多い
- ミーティングの明確な目的設定全てのミーティングには事前共有のアジェンダが必須（「アジェンダなしなら出席もなし」）。ライブドキュメントを活用すれば、参加者は非同期で貢献可能。不要な場合はミーティングを完全にスキップできる
- ツールは透明性を支え、サイロ化を防ぎます仕事進捗、計画立案、キャパシティ検討は、プライベートな会話や未記録のスプレッドシートではなく、文書化された課題、ページ、プロジェクトで追跡されるのが一般的です
Zapier
Zapierは完全リモート型の分散型企業であり、タイムゾーンを越えたチームをサポートするために設計された非同期コミュニケーションの文化を長年培っています。彼らのコミュニケーション手法には以下が含まれます：
- ライブミーティングのスケジュール設定前に非同期コラボレーションを重視し、議論と準備作業を事前に完了させる
- Async（社内向けブログスタイルプラットフォーム）やSlackといったツールを活用し、更新情報・背景・企業情報を共有。チームメンバーは各自の都合の良いタイミングで閲覧・返信が可能
- 非同期準備（画面録画や手順解説動画を含む）を推奨し、不要なライブミーティングを削減。リアルタイム対話が非同期では得られない価値をもたらす場合にのみライブセッションを活用します。
- 100%分散型のリモートワーク体制で運営されており、これがコミュニケーションや全社的な情報共有の形で本質的に影響を与えています。
📚 詳細はこちら:チーム向けベストOKRソフトウェア
非同期の全社チェックインにおけるベストプラクティス
非同期コミュニケーションにより、チームは常にオンラインである必要から解放されます。
とはいえ、ベストプラクティスをチェックリストにまとめました。全社的な更新情報を非同期で共有する際は、こちらを参照してください：
🤝 明確な期待値を設定する
- 全員参加の会議のうち、ライブ参加が必要なものと後で視聴可能なものを定義する
- 応答時間枠を設定（例：緊急更新は4時間以内、標準更新は24時間以内）
- 従業員が更新情報を確認する方法を明確化（コメント、リアクション、タスク完了）
🧠 全社的な更新情報を一元管理
- 全社共通の専用ClickUpチャットチャンネルを活用する
- 議題、録画、Clip、要約、フォローアップを一箇所に保存
- 電子メール、Slack、DMに更新情報が散らばるのを防ぎましょう
📆 定期的な更新を標準化
- 四半期および月次全体会議用のClickUpドキュメントテンプレートを作成する
- 固定セクションを活用し、メトリクス・優先度・リスク・Q&Aを管理
- 準備時間を削減し、従業員が毎回何を期待すべきか理解できるように支援します
💬 メッセージに合わせてフォーマットを調整
- 製品デモや操作説明用のClip
- チャットスレッドで迅速な成果と告知を実現
- 戦略的な更新や機密性の高い議論にはSyncUpを活用
✅ フォローアップを自動化
- 録画視聴やスレッドへの返信リマインダーを作成
- 解決済みタスクを自動アーカイブ
ClickUp SyncUpで全員参加型ミーティングを真に包括的に
従来の全員参加型ミーティングは、設計上、参加できない人を排除します。時間枠に合わせられない者は、情報を逃すことになります。
リモートワークや地理的に分散したチームにおいて、非同期コミュニケーションは同様に重要となっています。
企業は、状況に応じて同期型会話と非同期型ワークフローをバランスよく活用することで成長します。
ClickUp SyncUpなら、両方の良いところを両立できます。全員参加のZoomミーティングをSyncUpに置き換える準備はできていますか？今すぐClickUpに無料で登録して始めましょう。