多くの現代企業は、フラットな階層構造を提唱しています。しかし、それはまるで階層構造が存在しないかのように聞こえますが、組織やプロジェクトには必ず何らかの階層構造が存在します。
プロジェクトを構築するさまざまなスタイルや方法を明らかにすることで、プロジェクトが混乱に陥るのを防ぐことができます。適切なプロジェクト管理構造があれば、チーム内の全員、そして周囲のチームも、誰が誰の役割を担っているかを正確に把握することができます。
これにより、仕事を管理し、プロジェクト、そして最終的にはビジネスにとって最善の決定を下すのがはるかに容易になります。
この記事では、プロジェクト管理構造とは何なのか、そしてどの構造を選ぶべきかを学びます。さらに重要なことは、ClickUp でこれらの構造を簡単に作成する方法をご説明することです。
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プロジェクト管理構造は何のために使用されるのか？
プロジェクト管理構造は、プロジェクト内の階層、ひいては報告系統を明確にするために使用されます。この構造は、各プロジェクト関係者の機能と、監督および意思決定に関する権限の概要を示しています。
これらの組織構造は、チャートの形をとっています。その価値は、プロジェクトの実行中にチームメンバーが参照できる資料となることにあります。
結局のところ、 従業員の離職や離職率により、プロジェクト管理構造は変化します。休暇中や、多くの新しい従業員を採用した場合も、同じことが起こる可能性があります。
しかし、プロジェクトは始まったばかりで、組織構造を定義する必要があるかもしれません。あるいは、プロジェクトが古く、組織構造が時間の経過とともに変化しているかもしれません。
アクセスしやすいリポジトリでチャートを確認するほうが、緊急の課題解決のために（時には複数の）同僚に誰に問い合わせればよいかを尋ねるよりも、迅速かつ快適です。
プロジェクト管理か、プロジェクト組織構造か？これらの構造を「プロジェクト管理構造」ではなく「プロジェクト組織構造」と呼ぶ人もいます。これは、プロジェクトに関わる人々の組織を表すためです。また、構造によって、プロジェクトチームの作業やコミュニケーションの調整および管理の方法も異なります。
とはいえ、どのようなプロジェクト管理構造も、以下の基盤としての役割を果たします。
- 明確なコミュニケーション： プロジェクト開始前およびプロジェクト実施中に、各メンバーに期待される貢献について全員の認識を統一し、衝突を最小限に抑えます。
- 効果的なチームコラボレーション： 役割、責任、およびそれらの相互の接続を明確に定義
- ワークフローの最適化：プロジェクト内およびプロジェクト間のスタッフ、技術システム、資料を定義します。
- 障害の除去：過大な、あるいは不十分なリソースの割り当てや作業負荷によって、障害が発生する可能性があります。
そして、上記のすべての特徴は、何らかの形でプロジェクト管理の原則となっています。
さまざまなタイプのプロジェクト組織構造
プロジェクト管理の 3 つの主な構造を見てみましょう。それぞれ、プロジェクトおよび会社内のチームメンバーの役割の構成が異なります。
そして、それにより、プロジェクトや企業内の各個人の責任と権限が決まります。テンプレートは、お客様の現実に合わせてカスタマイズする必要がある場合がありますのでご注意ください。
ただし、その間、以下のレベルにおける構造タイプの違いを確認してください：
- プロジェクトマネージャーの役割
- 仕事と人材の調整は、垂直的または水平的のいずれかです。
- ラインポジションとスタッフポジションの違いについて、ラインポジションは製品に直接関わるチームメンバーを表します。スタッフポジションは、製品に直接関わることはなく、ラインポジションのメンバーの仕事をサポートするメンバーを表します。
- ラインポジションは、製品に直接関わるチームメンバーを表します。
- スタッフポジションは、製品に直接関与することなく、ラインポジションの仕事をサポートする役割を担います。
- 意思決定は、少数のチームメンバーに集中するか、社内に分散されます。
- ラインポジションは、製品に直接関わるチームメンバーを表します。
- スタッフポジションは、製品に直接関与することなく、ラインポジションの仕事をサポートする役割を担います。
機能的な組織構造
機能的なプロジェクト管理の組織構造では、スタッフメンバーは部門ごとに編成されます。そして、各部門は、人事、財務、マーケティングなど、社内の機能分野を表しています。
機能マネージャーは、各部門を担当します。そして、エグゼクティブが彼らの仕事を監督します。
機能マネージャーは意思決定権限を持ち、プロジェクトを横方向に調整します。そして、各プロジェクトについて、各部門のスタッフからチームメンバーを選択します。チームメンバーは、部門内の責任（たとえば、給与処理）とプロジェクト業務の両方を担当します。
推奨対象： 部門の責任と併せて蓄積できる、部門横断的なプロジェクト
プロジェクト型の組織構造
プロジェクト型（またはプロジェクトベース）のプロジェクト管理組織構造では、社内の最大の部門はプロジェクト（部門ではない）です。同様に、仕事の調整もプロジェクト指向、つまり垂直方向に行われます。
また、仕事を監督する権限は、プロジェクトごとに 1 人のプロジェクトマネージャーに属します。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトにスタッフメンバーを割り当てます。つまり、メンバーは部門ではなくプロジェクトに専属となります。
推奨対象： 小規模な代理店と新興のスタートアップ企業
マトリックス組織構造
マトリックス構造は、プロジェクトチームのメンバーが 2 つの報告ラインを持つグリッドです。この構造には、次のようなバリエーションがあります。
弱い構造
一見、このマトリックス型のプロジェクト管理構造は、機能型組織構造とよく似ています。しかし、このマトリックス構造では、機能マネージャーではなく、スタッフメンバーが部門間でプロジェクトの仕事を調整します。
バランスの取れた構造
バランスのとれたマトリックス構造には、専任のプロジェクトマネージャーは存在しません。その代わりに、プロジェクトマネージャーはスタッフの一員であり、部門内の業務とパートタイムのプロジェクト調整の責任を兼務しています。さらに、プロジェクトの予算、リソースの割り当て、その他の側面に関する決定は、依然として機能マネージャーが行います。
堅固な構造
強力なマトリックス構造には、プロジェクト管理専用の特別部門があります。その部門のメンバーは、すべてフルタイムの部門横断的なプロジェクトマネージャー（機能マネージャーの監督下）です。
すべてのプロジェクトマネージャーのマネージャーが、プロジェクト管理部門を統括します。また、各プロジェクトマネージャーは、自分のプロジェクトについて権限を有しています。
チームに最適な組織構造を選択する方法
どのプロジェクト管理組織構造が最適か分からない？問題ありません！それを判断するのに役立つ考えやガイドラインをいくつかご紹介します。
リソース配分の制約要因を分析する
リソースの制約を検討する際には、スタッフや労働力だけでなく、ソフトウェア、ツール、その他のチーム経費などのリソースも評価する必要があります。
採用予算は、人材の配分に影響します。また、各従業員が担う機能も決定します。さらに、予算は、各チームメンバーがプロジェクト作業に割ける時間にも影響します。
- 機能的な組織構造は、部門での責任とプロジェクト業務の両方をこなさなければならないスタッフに適しています。
- 弱いマトリックス構造では、チームメンバーは部門の仕事と並行してプロジェクトを調整します。
- バランスマトリックス構造 では、一部のスタッフメンバーが部門業務とプロジェクトの調整業務の両方を担当します。
- プロジェクト型構造 では、プロジェクト作業の監督のみを担当するプロジェクトマネージャーを配置するプランを立てる必要があります。
- 強力なマトリックス構造 には、専任のプロジェクトマネージャーとプロジェクト管理部門を運営するための十分な予算が必要です。
プロジェクトマネージャーに必要な権限を把握する
それは、主に選択したプロジェクト管理構造に依存する、彼らの意思決定の自主性です。しかし、意思決定力は、プロジェクトマネージャーに加えて機能マネージャーの存在にも依存します。
さらに、プロジェクトの組織構造は、スタッフとプロジェクトマネージャー間のコミュニケーションにも影響を与えます。つまり、プロジェクト内の報告系統を定義するものです。
- バランスのとれたマトリックス構造では、プロジェクトマネージャーは予算や人材の採用に関する決定は行いません。
- プロジェクト型構造 のプロジェクトマネージャーは、プロジェクトにおける権限を共有しません。
- マトリックス型の構造 では、プロジェクトチームのメンバーは、プロジェクトマネージャーと機能マネージャーの両方に報告を行います。
プロジェクトのサイズと複雑さを評価する
プロジェクトがそれほど複雑ではない場合や小規模な場合、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの調整以外の機能も担うことができます。プロジェクトの調整業務と、プロジェクトや部門内の業務とを両立させることができます。
小規模なプロジェクトには、機能的、弱マトリックス、およびバランスマトリックスの構造が最適です。
一方、大規模または複雑なプロジェクトには、部門やプロジェクトの仕事を行わないプロジェクトマネージャーを配置した組織構造が適しています。この場合に最適な組織構造としては、プロジェクト型および強力なマトリックス型構造が挙げられます。
会社の成熟度を評価する
組織がまだ成熟していない場合、部門が設定されていないかもしれません。これは、部門間の業務が未分業であるため、従業員はほぼ全時間をプロジェクト業務に専念していることを意味します。この方法は、設立間もないスタートアップ企業に最適です。
さまざまなチーム向けの 5 つのプロジェクト管理構造の例とテンプレート
プロジェクト管理の組織構造を選択したら、チームに合わせてカスタマイズする必要があるかもしれません。しかし、当社は一歩先を行っており、お客様の時間を節約するための例をご用意しています。5 つの異なるプロジェクト管理構造の例をご覧ください。
1. マーケティングチームのプロジェクト管理構造
この組織構造の簡単な例は、コンテンツマーケティングチームに適用できます。この例では、ブログマネージャーはプロジェクトマネージャーです。ブログはプロジェクト内のタスクであり、チームメンバーはコンテンツストラテジスト、ブログライター、イラストレーターなど、投稿の作成に携わるメンバーです。
イラストレーターは、ブログマネージャーだけでなく、クリエイティブマネージャーにも報告を行います。クリエイティブマネージャーは、ブログプロジェクトやソーシャルメディアキャンペーンなどの他のプロジェクトに対する予算や、イラストレーターやその他のクリエイティブポジションの割り当てを決定します。
通常、ブログマネージャー、場合によってはクリエイティブマネージャーは、コンテンツディレクター（またはクリエイティブ責任者）に報告します。そして、このディレクターは、マーケティング担当副社長または最高マーケティング責任者に報告します。
2. デザインチームのプロジェクト管理構造
ある組織構造は、あるチームには適していても、別のチームには適さない場合があります。そのため、デザインチームには機能的な組織構造が重要になります。しかし、ここでは、プロジェクトチームメンバーにデザインリードを含む、可能性の 1 つをご紹介したにすぎません。
この構造の例では、各プロジェクトマネージャーがプロジェクトチームを監督しています。また、プロジェクトマネージャーのコーディネーターは、製品に関連するすべてのプロジェクトを統括するロードマップを定義するプロダクトマネージャーです。
プロジェクトチーム 1 はウェブサイトを開発します。チーム 2 は、ウェブサイトに表示されるデザインコンポーネントを作成します。そして、チーム 3 は、チーム 1 のコンピュータプログラマーが使用するソフトウェアコンポーネントを構築します。
つまり、チームは多分野にまたがるものの、それぞれ独自のビジュアルデザイナーを擁している場合があります。しかし、デザインリードがデザイナーの成果物を調整することで、同じデザインガイドラインに準拠した成果物になります。
3. 営業チームのプロジェクト管理構造
営業部長は複数の地域営業マネージャーを監督し、各地域営業マネージャーは地区営業マネージャーを監督することが多いため、営業チームやプロジェクトを地理的に編成することはよくあります。
地区のサイズに応じて、各地区のセールスマネージャーは 1 つ以上の営業チームの仕事の調整を行います。各チームの目標は、担当地区内の顧客基盤を拡大し、収益を増やすことです。
4. 人事チームのプロジェクト管理構造
人事チームの場合、プロジェクトは、プロジェクトマネージャーが監督する必要のある大規模または複雑な人事業務で構成されます。このようなプロジェクトの例としては、新入社員研修プログラムの作成、ハンドブックの作成、退職金制度の開発などが挙げられます。
人事部長が人事マネージャーを監督する人事部門の構成は、ビジネスに最適な機能的な組織構造と言えます。人事マネージャーは、採用、報酬、福利厚生、学習および開発 （L&D） など、仕事の性質に応じて編成された各自のチームを統括する場合もあります。
たとえば、オンボーディングトレーニングコースを設計する場合、教育設計者はコース自体の開発に加えて、プロジェクトマネージャーの役割も果たすことができます。そして、他の 2 つのチームのスタッフメンバーの意見も参考にしつつ、コースを作成します。ただし、他の 2 つのチームのスタッフメンバーは、面接や給与処理などの部門内の日常業務は引き続き担当します。
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5. 建設チームのプロジェクト管理構造
建設チームは、非常に精巧なプロジェクト構造を構築する場合があります。構造を構築するには、建設プロジェクトにおける各役割の意味を理解する必要があります。
- シニアプロジェクトマネージャーは、プロジェクトマネージャーや監督者の仕事を監督します。
- プロジェクトマネージャーはオフィスに留まり、上級マネージャーとプロジェクト目標をプランし、チームが目標を確実に達成するよう監督します。プロジェクトマネージャーは、監督者（プロジェクトごとに少なくとも 1 人）とプロジェクト管理者（プロジェクトが十分な規模の場合は通常、プロジェクトごとに 1 人）の両方を監督します。
- 現場監督は、現場でスケジュールを策定し、現場作業の全体を監督する責任者である。
- 一般的な現場監督（1 つの建設現場に 1 人）は、各職種の職長、および大工、塗装工、乾式壁工、電気工事士、配管工など、その他のすべてのフィールドワーカーの作業を監督します。
- プロジェクト管理者は、プロジェクトを円滑に進めるために必要なすべての事務処理を担当します。たとえば、ベンダーや下請け業者への支払いの依頼や追跡などです。
ClickUp で組織構造を作成する方法
ClickUp でプロジェクト管理構造を作成する最も簡単な 2 つの方法は、ClickUp マインドマップ機能と ClickUp ホワイトボード機能を使用することです。
ClickUp マインドマップを使用してプロジェクト構造を定義する
まず最初に、マインドマップとは何でしょうか？この記事では、マインドマップとは、組織の内部構造を視覚的に表現したものです。
これは、プロジェクトスタッフ、マネージャー、その他の経営陣間の報告関係や権限関係を表現した図です。この図を使用して、プロジェクトをプランニングおよび設定し、プロジェクト管理構造を関係者に伝えることができます。
ClickUp では、マインドマップビューまたはホワイトボードで、自由形式のマインドマップを作成できるようになりました。前者の場合、ClickUp ワークスペースにマインドマップビューを追加します。後者の場合、ホワイトボードにマインドマップを追加します。
メモ： マインドマップの要素は ClickUp タスクに変換することができます。ただし、マインドマップビューで初めて作業する場合は、タスクモードではなく空白モードを選択することをお勧めします。
マインドマップビューまたはホワイトボードでマインドマップを作成するために必要なステップを見ていきましょう。
ステップ 1： 最高権限者を決定する
マインドマップは階層構造であるため、プロジェクトの中で最も権限の高いポジションから表現し始めます。そのポジションは、図のルートノードになります。
ステップ 2： 最初のレベルの子ノードを表す
選択したプロジェクト組織構造の種類に応じて、ルートノードの子ノードを描きます。これらは、機能マネージャー、プロジェクトマネージャー、またはプロジェクトマネージャーのマネージャーなどです。必要に応じて、各ポジションに担当者の名前を付けます。
ステップ 3： 子供ノードをブランチする
この時点で、プロジェクト管理の構造に応じて、次のいずれかを実行してください。
- 機能部門から機能マネージャーをブランチして、スタッフメンバーやプロジェクトマネージャーを追加します。
- プロジェクトマネージャーからブランチを作成して、プロジェクトチームにスタッフメンバーを追加します。
また、プロジェクト管理部門がある場合は、プロジェクトマネージャーのマネージャーからブランチして、その部門にプロジェクトマネージャーを追加してください。
ステップ 4： プロジェクトチームを強調表示する
各プロジェクトチームを区切ります。たとえば、プロジェクトチームごとに異なる色を使用することで、これを実現できます。ホワイトボードでは、形や色を使って区切る他の方法もあります。
ステップ 5： プロジェクトマネージャーを指定する
フルタイムおよびパートタイムのプロジェクトマネージャーを指定します。たとえば、ノードに記号をタグ付けして、その区別を明確にします。
より早く始めたい方は、ClickUp のシンプルなマインドマップテンプレートを使用して、プロジェクト管理の構造を構築してください。
ClickUp がマインドマップの設計に最適なツールであるかどうかご不明な場合は、市場で入手可能な最高のマインドマッピングソフトウェアの選択肢をすべて紹介した記事をご覧ください。
ClickUp ホワイトボードを使用してプロジェクト構造を定義する
ホワイトボードは、プロジェクト管理構造を決定する際に、マネージャーや他の幹部とリモートでリアルタイムにコラボレーションを行う場合に特に適しています。
マインドマップの作成ステップは、ホワイトボードでの組織構造の設計にも適用できます。ただし、ホワイトボードにマインドマップを作成する代わりに、他の視覚的要素や図式化制限を使用して、構造にアクセントを加えることもできます。
ClickUp のホワイトボードでは、形を描き、コネクターでリンクすることができます。また、プロジェクト管理構造に付箋やテキストを追加したり、顔写真や記号などの画像ファイルをアップロードしてポジションを区別したりすることもできます。
プロのヒント：ClickUp の「ホワイトボード入門」テンプレートを使用して、始めましょう。
常に意識しておくべきポイント
プロジェクトに最適な組織構造を選択することで、人材とリソースを最適化できます。また、効率的なワークフロー管理と高性能チームのための基盤を築くことができます。
なぜなら、明確なプロジェクト目標とビジョンという 2 つの要素が欠けていると、望ましい成果と品質を得ることは不可能だからです。
ぜひお問い合わせください。お客様のプロジェクトに最適なプロジェクト管理構造の設定をお手伝いいたします。