すべてのプロジェクトには、利害関係者（仕事に利息や影響力を持つ人々）が存在する。誰がプロジェクトの影響を受けるかを知ることは、プロジェクトの成功のために賛同とサポートを得るための鍵である。プロジェクトマネジャーがこの重要な管理ステップを達成する一つの方法は、ステークホルダー分析をやることである。
より大きなステークホルダー・エンゲージメント・プランの一部であるこの分析によって、これらの人々が誰であるかを知ることができる。また、プロジェクトが彼らにどのような影響を与えるのか、目標達成のために彼らがどのような役割を果たすのかを知ることができます。
この記事では、ステークホルダー分析とは何か、なぜ重要なのかをご紹介します。また、ステークホルダー分析のやることを学び、実際の例を見つけることで、自分で作成する際に参考にしてください。🛠️
ステークホルダー分析とは何か？
ステークホルダー分析とは、プロジェクトの影響を受ける個人とそのニーズを特定するプロセスです。この分析には、さまざまなタイプのステークホルダーグループを整理し、優先順位をつけるステップが含まれる。
プロセスは類似した プロジェクト利害関係者 を、彼らがどの程度参加するか、彼らの利息のレベル、彼らの影響力のレベルに基づいて決定する。また、異なるステークホルダーのタイプごとに、どのようにコミュニケーションをとるかにも焦点が当てられている。
利害関係者分析の目標は、権力や利息の観点からプロジェクトの取り組みに影響を及ぼす可能性のある内部および外部のグループを特定することである。それはの第一歩である ステークホルダー管理 であり、プロジェクトのサポートを得る際に重要な要素である。✨
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なぜステークホルダー分析が重要なのか？
プロジェクトを成功に導くためには、ステークホルダー分析が不可欠です。早期に調整を行い、潜在的な障害を回避し、目標を達成するためのコミュニケーション・ロードマップを作成します。ここでは、ステークホルダー分析が重要である理由を詳しく見ていきましょう。👀
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明確な目的と戦略が生まれる
プロジェクトの初期段階は混沌としていることが多い。ステークホルダー分析を行うことで、明確な目的が生まれ、鍵となる人物を早い段階でボードに参加させるための戦略が立てられる。その結果、キックオフミーティングや初期段階のミーティングを簡単に開催でき、効果的なものにすることができる。
さらに プロジェクト・モニタリング は、明確なビジョンを持っているため、シームレスである。
すべてのステークホルダーは、自分たちに何が期待されているのか、プロジェクトからどのような利益を得られるのかを知ることができる。 プロジェクトのオブジェクト .また プロセスロードマップ を参照し、潜在的な利害関係者のさまざまなグループに最新情報を提供する必要がある場合の道しるべにしましょう。
サポートを得るのに役立ちます。
プロジェクトプランニングモードにあるとき、あなたの仕事が誰に影響を与えるかを知り、サポートを得ることは、初期フェーズにおいて非常に重要です。ステークホルダー分析によって、誰が手を貸してくれるのか、誰があなたのビジョンや目標に賛同してくれるのかがわかる。
プロジェクトに影響を与える人たちと仕事をすることで、彼らの知識や専門知識を活用して成果物を作ることができる。これらの人々は、あなたのプロジェクトをバックアップし、他のステークホルダーに影響を与えるフォームを提供します。
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競合を避けることができます。
プロジェクトが始まって数週間経ったころ、鍵となるステークホルダーがあなたのアプローチをサポートせず、リソースを他に割り振りたがっていることに気づくほど最悪なことはありません。社内外のステークホルダーを早い段階で特定することで、このような不都合を避けることができます。
ステークホルダー分析が成功すれば、潜在的な反対勢力とその懸念事項を洗い出すことができる。次に、彼らのオブジェクトに対処し、このプロジェクトが彼らにどのような利益をもたらすかを示すプランを策定する。それでも彼らがボードに乗らないと決めた場合、プロジェクトチームの時間を無駄にしたことにはならないので、新しいアプローチを探すことができる。
ステークホルダー分析をやること？
ステークホルダー分析は、あなたがどの業界にいるか、あるいはどのようなプロジェクトに取り組んでいるかによって、大きく異なってきます。一般的に、全体的なプロセスは違っても、基本的なステップは変わりません。ここでは、ほとんどの組織がどのようにステークホルダー分析を行うかを見てみましょう。✍️
1.利害関係者の特定
最初のステップは、プロジェクトに金銭的または感情的な利息を持っている利害関係者をピンポイントで特定することである。このリストは、できるだけ包括的なものにするのがよい。必要であれば、後でいつでも絞り込めるが、重要な人物は絶対に外したくない。
ステークホルダーを特定するには ブレーンストーミング・セッション をチームメンバーと行う。を素早くレイアウトしたい。 プロジェクトスコープ と協力し、鍵となる利害関係者を特定する。
これには、以下のようなプロジェクト利害関係者が含まれる：
- 経営幹部
- 開発チーム
- コンサルタント
- 財務チーム
- マーケティング社員
- 規制当局者
- プロジェクト・スポンサー
ステークホルダーの特定を徹底し、プロジェクト管理プロセスを以下のように文書化しましょう。 プロジェクト管理ソフトウェア .などのステークホルダー分析ツールを使用する。 マインドマップ・ソフトウェア を使えば、ブレーンストーミングのプロセスを効率化し、チームの議論を追跡することができる。
ClickUpでプロジェクトの鍵となるステークホルダーを特定します。
社内のステークホルダーや社外のステークホルダーなど、さまざまなタイプのステークホルダーをアカウントに含めるようにしましょう。ここでは、3つの主なステークホルダーのタイプを簡単に説明します：
- 主要な利害関係者*：プロジェクトに直接的な影響を与える人たち。
- 一次ステークホルダー：* プロジェクトから何らかの影響を受ける個人で、肯定的か否定的かを問わない。
- 二次的ステークホルダー：* プロジェクトから間接的に影響を受ける人々
2.ステークホルダーを分類する
鍵になる人物を決定し、ステークホルダーのリストを作成したら、次はそれらを分類する番だ。目標は、利害関係者を共通の利息や誘因に基づいてグループに分けることである。
これをやるための方法論はいくつかあるが、ここでは最も一般的な2つの方法論、すなわちパワー／利息グリッドとサリエンス・モデルに焦点を当てる。また、以下のようなツールを使うこともできる。 ステークホルダーマップテンプレート を使うと、プロセスが簡単になる。🙌
電力/利息グリッド
利害マトリックスとしても知られるこの手法は、利害関係者を利息と権力のレベルに基づいて分解する。この分析では、ステークホルダーを4つの象限に分け、各人の影響力のレベルと関与の度合いを明確に視覚化します。
特定された利害関係者のリストを仕事として進める際に、以下のように4つのカテゴリーに分けます：
- 高権力者*,高利息者*:これらは最も強力な利害関係者であり、従って最も重要な利害関係者である。彼らがプロジェクトの進捗に満足しているかどうかを確認するために、多くの時間を割くべきです。
- 高権力、低利息：* これらの人物は、社内では高い影響力を持ちますが、プロジェクトにおける日々のコミュニケーショ ンに加えられたくないかもしれません。
- 低い権力*, 高い利息* :これらの人々は、多くの権限を持っていませんが、あなたのプロジェクトに投資しています。関心の高いステークホルダーが途中で問題を起こさないように、常に情報を共有する仕事をしよう。
- Low power, low interest: あなたの仕事に対して高い利息や権力を持たないチームメンバーです。あなたは彼らを輪の中に入れておきたいが、彼らはあなたの優先度としては最も低いだろう。
ClickUpホワイトボード上で、外部および内部の利害関係者の重要度をランク付けする。
サリエンスモデル
つ目の方法論は サリエンス・モデル 3つのパラメーターと8つのステークホルダー分類を使用する。会社の規模が大きい場合や、より複雑なステークホルダー・グループと仕事をする場合に最適です。
サリエンス・モデルは、3つの属性を用いてステークホルダーを分類する：
- パワー：プロジェクト自体や会社全体に対して著者や影響力を持つ人々
- 正当性(Legitimacy): プロジェクトの一員であることを要求される人（道徳的または法的な義務を負う人と考える
- 緊急性：時間に敏感な役割を担うチームメンバー
これら3つの属性は、3つの大きな円を持つベン図の基礎となる。次に、ステークホルダーを属性に基づいて分類する8つの領域があります。
3.ステークホルダーの優先順位付け
ステークホルダー分析プロセスの最後のステップは、優先順位付けである。プロジェクトによって誰が影響を受けるかを把握し、彼らをカテゴリーに分類し、今度は最も影響力と利息のあるステークホルダーに高い優先度を割り当てる番です。✅
この優先順位付けは、プロジェクトが進むにつれて変化する可能性があります。最初のうちは、まず財務関係者のニーズを満たす必要があるかもしれません。
その後、開発部門のステークホルダーに優先順位をつける必要があるかもしれません。ステークホルダーが誰で、彼らが何を必要としているかを知ることが、優先順位決定プロセスの基礎となります。
ステークホルダーの優先順位が決まったら、他のチームメンバーと協力して、さまざまなステークホルダーに対するコミュニケーション戦略を立てましょう。定期的かつハイレベルなアップデートが必要な人もいれば、短時間のブリーフィングで済む人もいるでしょう。
ClickUpで優先度を設定することで、今すぐやることと後回しにできることを区別しやすくなります。
ステークホルダー分析例
ステークホルダー分析の例をお探しですか？お任せください。ここでは、ステークホルダー分析を作成するプロセスについて説明します。 ClickUp ステークホルダー分析マトリックステンプレート .
あなたがマーケティング会社に勤めていて、大手プラットフォームで広告を展開するプロジェクトのステークホルダー分析を行っているとします。これは全く新しいプロジェクトになる。プロジェクトを成功させるためには、会社の幹部やマーケティング部門の他のチームメンバーの賛同が必要です。
まずはステークホルダーを把握することから始めましょう。チームを集めてブレーンストーミングを行い、プロジェクトに利息や影響力を持つ可能性のある人物を明らかにします。マインドマップを使ってプロセスを文書化するか、リストに名前と役割を書き留めておく。
考慮すべきステークホルダーには、以下のようなものがあります：
- CFOまたはコントローラー
- マーケティングマネージャー
- 広告を作成・掲載するチームのマーケティング担当者
- 日々の仕事を監督するプロジェクト管理者
リストができたら、すべてを1つの簡単な場所に記録する。マトリックスを使って、各個人の情報を追加します。テンプレートは、さまざまな利息とパワーレベルを強調する色とりどりのグリッドをレイアウトします。右側には、ステークホルダーのリストを記入し、そのリストを直接マトリクスにプロットする。 マトリックステンプレート .
ClickUpのステークホルダー分析マトリックスでは、権力と利息のレベルに基づいて、投資された個人を簡単にプロットすることができます。
さまざまな利害関係者を、その利息と権力のレベルに基づいてチャートにプロットします。各グリッドボックスは、以下のように色分けされています。 どのチームメンバ どのメンバーを優先させ、どのメンバーを途中で監視したり、ブリーフィングしたりすべきかを簡単に把握できる。
このマーケティング会社の例では、マーケティングマネージャーとコントローラーを高いレベルのパワーで配置することになる。しかし、コントローラーの利息レベルは、マーケティングマネージャーよりも低いだろう。
リストの他のプレーヤーも同様だ。プロジェクト管理者の利息は高いだろうが、パワーは低いだろう。広告を作成するライターもステークホルダーであることに変わりはないが、彼らはパワーも利息も低いだろう。
また ClickUpのステークホルダー分析テンプレート を使用して、ステークホルダーのリストを作成してください。まず、テンプレートをダウンロードし、"タスクを追加 "をクリックします。ステークホルダーの名前、役割、電子メール、サポートのレベル、影響力、行動を記入します。
ClickUpのステークホルダー分析テンプレートでは、プロジェクトに関わるすべての人のリストを色分けして作成することができます。
アクション別利害関係者ビューに移動して、どの個人がプロジェクトのどの側面に貢献しているかを確認します。フィルタを使用して、コントローラのような財務アクションに影響する人物や、プロジェクトの処理に役割を果たす人物のみを表示できます。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/47745/undefined/。 プロジェクトコントロール /プロジェクト管理
プロジェクトマネージャーと同じように、プロジェクトのコントロールやプランニングを行う。
サポート別利害関係者ビューでは、誰がプロジェクトをサポートしているか、誰が仕事に対して否定的なビューを持っているかを確認することができます。この情報を使って、より指導が必要な人物と優先的にコミュニケーションを取る。彼らがプロジェクトをサポートできるよう、懸念事項には必ず対処しよう。
行動別ステークホルダー」ビューでは、行動、投資、レバレッジの観点から、どのステークホルダーが役割を果たしているかを簡単に確認できます。
さらに、鍵となるステークホルダーからのサポートを活用することで、バックアップを提供し、他の個人をボードに参加させることができます。これらの人物は同僚に対してより大きな影響力を持ち、最も必要なときに貴重なサポートを提供する。
例えば、マーケティング・マネジャーが、広告プロジェクトは収益を上げ、ブランドを構築する素晴らしい方法だと考えているとしよう。しかし、経理担当者は、あなたがお金を無駄遣いしていると考えている。マーケティングマネージャーに、プロジェクトの財務的な意味をコントローラーに説明するのを手伝ってもらうことで、サポートを得ることができる。
影響力別の利害関係者ビューを使用して、プロジェクトの成功に最大の影響力を持つ利害関係者を確認します。
影響力別ステークホルダー」ビューでは、最も影響力のあるステークホルダーを確認できます。こうすることで、その人たちにコミュニケーションの努力を集中させることができます。これには、初期段階のキックオフやプロジェクト期間中の定期的なアップデートが含まれます。
サポート別利害関係者ビューを使って、あなたの最大の支持者を確認し、あなたが勝ち取る必要のある不支持者を特定する。
これで全員の立ち位置がわかったので、それぞれのコミュニケーションプランを作成しましょう。ClickUpにタスクを追加して、特に重要なステークホルダーに対する定期的なモニタリングとコミュニケーションを行いましょう。
特にコントローラーはプロジェクトに懐疑的なので、時間をかけて確実に最新情報を入手したい。利息が低い人には、更新頻度を低くプランニングすることができる。利息が高く、大きな力を持つ人々には、最も頻繁にアップデートを行うべきである。
ミーティングや進捗レポート作成を自動化し、プロジェクトの成功と成果物を常に把握できるようにする。ステークホルダーに常に情報を提供するために、週または隔月のミーティングをあらかじめプランニングしておくとよい。ステークホルダーのグループによって、レポート作成に必要な頻度が異なることに留意する。
効果的なステークホルダー分析の実施
効果的なプロジェクトマネージャーになるためには、プロジェクトがチームや会社の個人にどのような影響を与えるかを知る必要があります。効果的なステークホルダー分析を行うことで、明確な戦略を立て、対立を避け、組織内の鍵になる人物からサポートを得ることができる。 今すぐClickUpを試す 今すぐClickUpをお試しください /%ref.今すぐClickUpをお試しください /%ref.今すぐClickUpをお試しください /%ref.今すぐClickUpをお試しください。ClickUpツールを使えば、以下のことが可能になります。 時間を節約 利害関係者のリストを作成し、それぞれに最適なアプローチを開発する！