/AIを活用したプロセス自動化で、より迅速かつスマートなワークフローを実現する方法

10年前、ソフトウェアが手書きの請求書を読み取り、仕入先情報を抽出し、注文と照合し、人間の介入なしに支払いを承認できると誰が想像したでしょうか？

それでも私たちはここにいる。

財務チームは、かつて部署全体を費やしていたワークフローを自動化することで数千時間を削減しています。CFO誌のアンケートによると、米国の企業の約36％が自動化により週あたり約10時間、年間500時間以上の削減効果を報告しています。

何が変わったのか？ AIの容易な利用可能性と、従来のルールベース自動化システムとの統合です。この統合により、あらゆるビジネス機能にまたがる可能性が開かれました。

「ビジネスプロセスを自動化すべきか？」という問いから、「AIを活用してプロセスを自動化し、ビジネスの卓越性を達成するにはどうすべきか？」へと焦点が移っています。

AIでビジネスプロセスを自動化したいとお考えなら、このガイドが役立ちます。

なぜAIでプロセスを自動化するのか？

最新のデータによると、66％以上の企業が少なくとも1つのビジネスプロセスを自動化しています。

例えば、タスク自動化のためにRPAを導入した組織では、導入初年度のROI改善の範囲は30%から200%です。

AIを活用した自動化から得られる主なメリットには以下のようなものがあります：

AIで自動化できるプロセスとは？

AIによる自動化は、データ入力や電子メール返信といった単純で反復的なタスクから、サプライチェーン最適化や予測分析といった複雑で多層的なプロセスのインテリジェントな自動化までを網羅します。

人工知能を活用して部門横断的に自動化できる、最も一般的なビジネスプロセスの概要は以下の通りです：

カスタマーサービスおよびサポート業務

カスタマーサービスチームは、予測可能なパターンに従う大量の反復的な顧客問い合わせに対応しています。AIによるタスク自動化は、最も一般的な問題を人間の介入なしに解決すると同時に、複雑な問題を関係者にエスカレーションします。

主な自動化の機会：

ClickUpのAIアサインやAI優先順位付けといった機能は、以下のようなユースケースに役立ちます：

財務と業務

財務プロセスには大量の構造化データとルールベースの意思決定が伴います。AIによる自動化は、請求書検証、経費照合、支払い処理などのトランザクション処理を加速させながらエラーを削減し、決算の迅速化とコンプライアンスの向上を実現します。

主な自動化の機会：

営業およびマーケティングタスク

営業・マーケティングチームは、データ収集、リードの選別、キャンペーン管理といった業務に時間を取られがちです。自動化（リードスコアリングやフォローアップなど）はこうした煩雑な作業を削減し、ワークフローを加速させるとともに、よりパーソナライズされた高コンバージョン率のキャンペーンを実現します。

主な自動化の機会：

人事・総務

人事チームは、採用、入社手続き、研修、従業員管理に関する反復的なワークフローを管理しています。

主な自動化の機会：

AIでプロセスを自動化する方法

AIでワークフローを自動化する方法をご紹介します。

世界初の統合型AIワークスペース「ClickUp」が、プロセスのあらゆるステップでどのように役立つかをご紹介します。

1. 自動化に適したプロセスの特定

すべてのタスクにAIが必要とは限りません。自動化に適した候補は、反復的でルールベース、かつ時間のかかる作業です。

まずは自問することから始めましょう：

自動化が可能なワークフローの例としては以下のようなものがあります：

もう一つの一般的なカテゴリーは、反復的な受付タスクです。これには、クライアントのリクエストやフィードバックの収集、サービス上の問題、サポートチケットなどが含まれます。

ClickUp Formsを使えば、これらのタスクや情報を収集できます。ClickUpの カスタム フィールドやAIフィールドと組み合わせることで、受信データを自動的にタグ付け・分類し、適切な担当者やリストへ自動振り分けが可能です。

例：

2. 現在のワークフローを可視化する

このフェーズでは、AIで自動化を計画しているビジネスプロセスを詳細に可視化することが望ましいです。フローチャートやワークフロー図といったプロセスマッピングツール、あるいは付箋紙のようなシンプルな方法でも実現可能です。

ただし、構造化やコラボレーション機能については、プロセスモデリングソフトウェアの使用をお勧めします。

現在のワークフローの全ステップ（開始から終了まで）を記録してください。具体的には：

プロセスをマッピングする際には、実際にそのプロセスを実行するチームメンバーの参加が不可欠です。彼らの知見は、標準業務手順書（SOP）では見落とされがちな点——手作業による回避策、省略されたステップ、文書化されていないが自動化の成功に不可欠な依存関係——を明らかにすることが多いのです。

その他の不足しているインサイトについては、ClickUp Brainが役立ちます。ミーティング議事録、顧客チャット、タスクコメント、ClickUpドキュメントからインサイトを容易に抽出し、非構造化データを段階的なワークフローに変換します。さらに一歩進んで、Brainにワークフロー図用の画像生成を依頼することも可能です。

🛠️ ツールキット：トリガーからアクションまでの各ステップを整理するには、ClickUpのプロセスマッピングテンプレートの利用をご検討ください。これにより、引き継ぎ、依存関係、意思決定を明確化できます。AIが適応する部分と、依然として人間の入力が重要な部分を可視化できるようになります。

無料テンプレートを入手

このテンプレートを使用すると、次のことが可能です：

• ワークフロー構造を視覚的に定義する：部門横断的な役割・責任・タスクフローを表現するために使用するプロセスマップの種類（例：スイムレーン図）をリストアップする
• 目標を明確化する：プロセスアジェンダフィールド（例：生産プロセス）を活用し、最適化や自動化を開始する前に、ワークフローが達成しようとする目標について全員の認識を統一します。
• 自動化の機会を見極めるための基盤を整える：例えば、特定のステップは人間のレビューを必要としません。AIがそれを実行できます
• 詳細なサブタスクを設定してチームを導く：タイムラインの確立、責任範囲の定義、関与するチームメンバーの割り当てが可能です

3. 適切なAI自動化ツールを選択する

ツールを選択する前に、異なるプロセスにはそれぞれ異なるアプローチが必要であることを理解することが不可欠です。

使用するAIの種類は、解決すべき課題と関連するデータによって決めるべきです。

ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）でワークフロー全体を自動化する際に実行する、最も一般的なAI技術は以下の通りです：

次に、プロセスの要件（例：ワークフローの強化、販売の簡素化、マーケティングの効率化）に基づき、以下の主要な選択基準を満たすツールを選択してください：

とはいえ、AI導入が失敗する主な理由の一つは、ツール同士が連携しないことです。

プロジェクト管理にClickUpを利用している場合、ClickUpの連携機能はそのギャップを埋めます。ClickUpのAIは各ツールのコンテキストを理解しています。Slack、Google Drive、HubSpot、GitHub、Zoomなど、1,000以上のツールと接続可能です。

4. 自動化されたワークフローの設計とマッピング

現在のプロセスマップをAI駆動の自動化ワークフローへと変革します。このステップは、現状の業務理解とAIシステムが担う業務設計の間のギャップを埋めるものです。

まず、AIが人間の判断に取って代わることができる意思決定ポイント、すなわち非複雑なタスクを特定することから始められます。

例えば、現在のプロセスでは500ドル未満の経費報告書を手動で審査しています。AIがこれらの自動承認を行い、高額分は人間による審査に回すルールを作成できます。

この時点で、ClickUp自動化、AIエージェント、ClickUp Brainが連携し、手動のワークフローをワークスペース内でロジック駆動のシーケンスに変換するお手伝いをします。

ClickUp AIエージェントは、インテリジェントな自動化パートナーとして機能し、通常は複雑なマルチステップワークフロー構築を不要にします。トリガー、条件、アクションを手動で積み重ねる代わりに、エージェントを有効化し、望む結果を定義するだけで、ClickUp Brainがバックグラウンドでロジックを処理します。エージェントは以下のことが可能です：

要するに、AIエージェントは複雑な自動化を自ら構築する手間なしに高度な自動化の力を提供し、ワークスペースをよりスマートに、より迅速に、そして維持管理しやすくします。

5. AIシステムのトレーニングまたは設定

最新の自動化ツールの多くは、一からトレーニングする必要がなく、設定可能な事前学習済みAIモデルを備えています。このような場合、既存システム（例：CRM）をAIツールに接続し、ビジネスロジックを設定して、自動化のテストを開始します。

ただし、トレーニングが必要なカスタムAIモデルについては、特定のデータを用いてモデルをトレーニングする必要があります。そのプロセスには以下が含まれます：

ClickUpでは、ClickUpタスクがAI自動化の実行層として機能します。ClickUp BrainとClickUpタスクの組み合わせ：

6. ワークフローの展開、監視、最適化

AI自動化を段階的に導入し、混乱を最小限に抑えつつリアルタイム調整を可能にしましょう。

理想的には、少人数のユーザーグループや限定的なプロセス範囲を対象としたパイロット導入から始めましょう。そのパフォーマンスを注意深く監視し、AI自動化が期待通りに機能しているかを確認します。問題が発生した場合（必ず何らかの混乱は生じます）、観察結果に基づいて迅速に調整を加えてください。

AIシステムがより多くのデータを処理するにつれ、更新された行動パターンやビジネス上の変化を反映させるため、ルールを再学習または微調整してください。こうした微調整を継続することで、精度が向上し、手動介入への依存度が低下します。

スプレッドシートに溺れたりツールを切り替えたりせずにこれら全てを監視するには、ClickUpダッシュボードをご利用ください。

ClickUpダッシュボードでは、以下の情報をリアルタイムで一元的に確認できます：

ワークフローが安定したら、同じダッシュボードで自動化のROIを追跡し、プロセスを改善しましょう。

プロセス自動化のためのAIツール概要

これで、何を自動化し、どのように自動化すべきかがわかりました。

次のステップは、業務に適したAIツールを選択することです。日常業務の自動化、複雑なデータフローの処理、システム全体へのAIアシスタント導入など、用途に応じて最適なソリューションは異なります。

以下に、プロセス自動化のニーズに最適なツールを見つけるお手伝いをするため、カテゴリー別に分類した厳選されたAIツールのリストをまとめました。

AI駆動型自動化のベストプラクティス

AI自動化の成功は、企業の導入戦略に大きく依存します。成功した自動化プロジェクトと失敗した試みを分ける重要な実践例には以下が含まれます：

避けるべきよくある間違い

マッキンゼーによると、デジタル変革プロジェクトの約70%が期待される成果を上げられていません。その理由は？ビジネスが犯しがちな以下のよくある過ちの一つです：

各落とし穴について、鮮明で実用的な例を追加した明確なテーブルを以下に示します：

AIによるプロセス自動化の未来

自動化の潮流は、単純なタスク実行から、継続的に適応・学習するインテリジェントなプロセス管理へと移行しています。世界のAIエージェント市場は、54億ドルから約503億1000万ドルへと急成長し、驚異的な年間成長率44.8%を記録すると予測されています。

今後、この10年間でプロセス自動化のフィールドでは、予測される以下の変化が見られるでしょう：

複雑なビジネスプロセスをClickUpで自動化

競争力を維持し、時代に対応するためには、プロセス自動化は必須条件です。

高まる顧客の期待と加速する市場ニーズの中で、手作業によるプロセスは成長を阻害しコストを増大させる業務上の負担となりつつあります。

統合型AIワークスペースを備えたClickUpは、プロセス自動化に必要なすべてを提供します。Brainのインテリジェントなデータ処理から包括的なタスク管理、ルールベースの自動化まで、ClickUpはより良く、より速く働くために必要な唯一のツールです。

今すぐ無料で登録し、ビジネスと共に成長するAI駆動の自動化を体験してください。

よくある質問

はい、AIを活用すれば様々な業務機能にわたる多様なタスクを自動化できます。ClickUpのようなAI搭載プラットフォームでは、データ入力、タスク割り当て、コンテンツ生成、レポート作成といった反復的なプロセスに自動化を設定可能です。自動化テンプレートやAIアシスタントを活用することで、アクションを自動的にトリガーするルールを作成でき、手作業の負担を軽減し、より戦略的な業務に時間を割くことが可能になります。

AIは機械学習、自然言語処理、コンピュータビジョンなどの技術を用いてプロセスを自動化します。これらの技術により、AIシステムは大規模なデータセットを分析し、人間の言語を理解・生成し、視覚情報を解釈することが可能になります。例えば、AIはサポートチケットの自動ルーティング、要約文の生成、データ内の傾向分析などを実行できます。ClickUpのようなプラットフォームでは、AIが自動化と連携してワークフローを効率化し、状況に応じたタスク割り当てを行い、リアルタイムの洞察を提供することで、ビジネスオペレーションをより効率的かつ正確にします。

AIを活用したワークフローの自動化には、まずプロセス内の反復的または時間のかかるタスクを特定することから始めます。ClickUpのようなAI搭載プラットフォームを選択しましょう。自動化テンプレートやAI機能を豊富に提供しています。特定の条件が満たされた際のタスク割り当てや、迫る期限のリマインダー生成など、ワークフローのニーズに合った自動化ルールを設定します。コンテンツ作成、要約、即時回答を支援するClickUp BrainのようなAIアシスタントの統合も可能です。 自動化機能を定期的に監視・改善し、変化するビジネス要件に継続的に対応できるようにします。

自動化にAIを導入するには、いくつかの重要なステップがあります。まず、自動化に最適なプロセスを評価し優先順位を付け、反復的でエラーが発生しやすいプロセスに焦点を当てます。 目標に合致するAIツールを選択しましょう。例えばClickUpは、統合が容易な組み込みのAIおよび自動化機能を提供しています。必要に応じて高品質なデータでAIモデルをトレーニングし、既存ワークフローとのシームレスな連携を確保します。AI駆動型自動化のパフォーマンスを監視し、必要に応じて調整を加えましょう。ベストプラクティスとしては、パイロットプロジェクトから開始すること、関係者を巻き込むこと、トレーニングを提供してスムーズな導入を確保し、AIを活用した自動化のメリットを最大化することが挙げられます。