例えば、製品ローンチの仕事で、顧客情報、注文詳細、サプライヤー連絡先、タスク所有者、タイムラインを異なるタブやスプレッドシートに分散して管理しているとします。
VLOOKUP式の式は、1つのシートから顧客情報を取得し、別のシートの製品注文と照合して、予定納期を自動計算します。しかし問題点は、追加の列を作成する必要があり、集計データが崩れるのではないかと心配になることです。
これを回避するには、より柔軟なVLOOKUP代替手段を採用するか、従来のスプレッドシートを廃止し、オールインワンのワークフロー管理ソフトウェアであるClickUpを利用する方法があります。
さあ、一緒に見ていきましょう。
VLOOKUPとは何か？なぜ代替手段を探す必要があるのか？
VLOOKUP（垂直検索の略）は、テーブルの最初の列で特定の価値を検索し、同じ行の別の列から対応する価値を返すように設計されたExcel機能です。
製品IDと価格の照合や、従業員名からコードを取得するといったタスクで一般的に使用されます。
⭐️ 機能テンプレート
ClickUpスプレッドシートテンプレートは、データの整理・フィルタリング・分析を柔軟に行えるため、従来のVLOOKUP機能に代わる強力な選択肢です。組み込みの共同作業機能と自動化機能により、高度な式を必要とせずに複雑なデータ管理を効率化します。
VLOOKUPの一般的な使用例
VLOOKUPの使用タイミングがわからない？テーブルテンプレート間で情報を素早く接続できる、最も一般的な使用例をご紹介します：
- ルックアップテーブルから関連データを取得します。インスタンスとして、従業員IDを検索して氏名や部署を調べることが可能です
- 2つの列を比較して共通のエントリーや差異を特定します。例えば、あるリストの顧客が別のリストにも存在するかどうかを判断する場合などです。
- 複数のシートに分散した情報を統合し、あるワークシートから別のワークシートへデータを抽出します
- VLOOKUPを使用してマスターリストとの照合エントリーを行い、データの検証とデータセット全体の一貫性・正確性を確保します
VLOOKUPの制限事項
VLOOKUP式は基本的なテーブルベースの検索機能として仕事しますが、その簡便さには重大な欠点があります。主な欠点を以下に挙げます：
- 固定された列構造: VLOOKUPは検索列がテーブル配列の左端にあることを要求します。左方向への検索ができないため、データ構成の柔軟性がリミットされます
- 構造変更に脆弱: *固定列に依存するため、テーブル内の列の挿入や削除で機能が破損する可能性があります
- パフォーマンスの問題：*大規模なデータセットでは、特に多数の行にわたって多用した場合、処理速度が低下する可能性があります
- 単一一致にリミット：VLOOKUPは最初に見つかった一致のみを返すため、複数のエントリーが同じ検索価値を共有している場合に問題となる可能性があります
- エラーが発生しやすい点：* 検索値が見つからない場合、VLOOKUPは#N/Aエラーを返します。適切に対処しないとデータ分析が妨げられる可能性があります
🧠 豆知識：10人に1人がExcel初心者ユーザーと自認しています。
📖 こちらもご覧ください：Excelで複数シートのデータを統合する方法
ExcelとGoogle スプレッドシートにおけるトップVLOOKUP代替関数
Excelには、データ管理プロセスを簡素化したい方に向けたVLOOKUPの代替機能が多数用意されています。その一部をご紹介します！
1. INDEX機能とMATCH機能
INDEX MATCH機能は、その柔軟性と精度からVLOOKUPの確かな代替手段です。左から右への検索しかできないVLOOKUPとは異なり、INDEX MATCH機能では左方向、右方向、上方向、下方向などあらゆる方向からの検索が可能です。
MATCH機能は範囲内で検索値の場所または行番号を特定し、INDEX機能は別の範囲内でその位置にある値を返します。
検索列と返却列を分離することで、式が柔軟になります。列を追加・削除しても式が壊れることはありません。
「フルネーム列」（列I）を使用して「Kathleen Hanner」のIDを検索しましょう。
記載されている式は次の通りです：=INDEX(return_range, MATCH(lookup_value, lookup_range, 0))
ここでIndexとMatch機能の意味するものは以下の通りです：
- return_range: 返したい価値が含まれる範囲（例: H2:H10）
- lookup_value: 検索対象の値（例: 「Kathleen Hanner」）
- lookup_range: 検索対象の値（lookup_value）を検索する範囲（例: I2:I10）
- 0: MATCH機能で完全一致を指定します
したがって、INDEXとMATCHを組み合わせた最終的な式は以下の通りです：=INDEX(H2:H10, MATCH("Kathleen Hanner", I2:I10, 0))
✅ 最終出力: 3549
2. XLOOKUP（Excel専用）
INDEX MATCH式は2つの機能でタスクを分割しますが、ExcelのXLOOKUP式は検索と返却ロジックをより直感的な1つの式に統合します。これはVLOOKUPのリミットに対するExcelの現代的な解決策であり、適切に構造化されたソースデータではシームレスに機能します。
検索対象の値、検索対象の配列（検索範囲）、および返却する配列（見つかった場合に返す値）という3つの主要な入力が必要です。これにより、あらゆる方向からの検索が可能になります。
XLOOKUPはデフォルトで完全一致も処理し、検索モード（例：逆検索）をサポート。一致が見つからない場合はカスタム値を返すため、IFERROR関数が不要になります。
列Iの「Earlean Melgar」のIDに焦点を当てましょう：
記載されている式は次の通りです：=XLOOKUP(検索値, 検索範囲, 返却範囲)
ExcelのXLOOKUP機能の詳細解説をご覧ください：
- lookup_value: 検索対象の価値（例: 「Earlean Melgar」）
- lookup_range: 検索対象の列または行（例: I2:I10）
- return_range: 価値を返す範囲（例: H2:H10）
したがって、式は次の通りです：=XLOOKUP("Earlean Melgar", I2:I10, H2:H10)
✅ 最終出力: 2456
📌MATCHとは異なり、XLOOKUPはデフォルトで完全一致を検索するため、0を指定する必要がありません。
🧠 リマインダー：XLOOKUPはシンプルな式で別のテーブルから一致するデータを素早く抽出します。範囲を固定するにはF4キーを押し、その後フィルハンドルをダブルクリックして列全体に適用してください。
📮 ClickUpインサイト： 従業員の92%がアクションアイテムの追跡に 一貫性のない方法を使用しており、その結果、意思決定の遅れや実行の遅延が発生しています。フォローアップのメモを送る場合でも、スプレッドシートを使用する場合でも、プロセスは散漫で非効率的になりがちです。
ClickUpのタスク管理ソリューションは、会話からタスクへのシームレスな変換を実現します。これによりチームは迅速に行動し、連携を維持できます。
3. FILTER機能（Google スプレッドシート）
FILTER機能はGoogle スプレッドシート専用の代替手段であり、最初の一件だけでなく全ての一致する値を返します。指定した条件に基づいて行や列を自動抽出するため、特定の基準を満たすデータセット全体を抽出するのに最適です。これは配列式や補助列なしではVLOOKUP機能では実現できない機能です。
FILTER関数も配列ネイティブです。つまりCtrl+Shift+Enterキーを押さなくても結果が自動的に拡張されます。ダッシュボードやレポート、柔軟な複数行検索に最適です。
Google スプレッドシートで列 H をスキャンし、ID 2587 の従業員の名前を見つけましょう！
記載されている式は次の通りです：=FILTER(return_range, condition_range, lookup_value)
詳細はこちら：
- return_range: 抽出したい価値（例: I2:I10）
- 条件範囲: 条件が適用される範囲（例: H2:H10）
- 検索値: 照合対象の価値（例: 2587）
したがって、Google スプレッドシートの式は次のようになります：=FILTER(I2:I10, H2:H10 = 2587)
✅ 最終出力: Philip Gent
4. クエリ機能（Google スプレッドシート）
クエリ関数は、SQL風のコマンド（例：SELECT、WHERE、ORDER BY）をデータに直接適用可能にし、スプレッドシートをデータベースに変換します。複数の条件を満たす行を返すなど、複雑な検索やデータ操作において可読性が向上します。
VLOOKUPとは異なり、QUERY関数では検索列を最初の列に配置する必要がありません。列ラベルやポジションを指定して、任意の順序で参照できます。特に、複数のネストされた式を書かずにデータのレポート作成、フィルタリング、グループ化、要約する場合に便利です。
Google スプレッドシートでは、この式は「範囲 A1 から I10 までを対象に、列 B の値が 'Earlean' である場合の列 I の値を返す」と解釈されます。
記載されている式は次の通りです：=クエリ(データ範囲, "SELECT 返却列 WHERE 条件列 = '検索値'", ヘッダー)
詳細はこちら：
- data_range: クエリ対象のテーブル全体またはデータセット（例: A1:I10）
- return_column: データを返す列（例：I列）
- 条件列: 条件を適用する列（例: 列B）
- lookup_value: データのヘッダー行番号（例: 1）
したがって、式は次の通りです：=QUERY(A1:I10, "SELECT I WHERE B = 'Earlean'", 1)
✅ 最終出力: Earlean Melgar
📌 このクエリ式はSQLスタイルで、列Bが「Earlean」と等しい場合に列Iから値を返します。
👀 クイックハック：価値のコピーや番号列の延長が必要ですか？簡単なExcelのコツをご紹介します：選択したセルの隅にある小さな四角（塗りつぶしハンドル）をクリックして、行や列全体にドラッグします。塗りつぶしハンドルをダブルクリックすると、隣接するデータの長さに合わせて列が自動的に下方向に埋められます。
5. LOOKUP式
LOOKUP関数は縦方向と横方向の両方で検索できますが、検索範囲が昇順で並べ替えられている場合に限ります。異なるデータの形を仕事で行う際には、左から右への検索に限定されないため、VLOOKUP関数よりも柔軟性があります。
ただし、ソート済みデータへの依存やエラー処理の欠如により、現代のワークフローでは実用性に欠けます。それでも、迅速な近似一致が必要な場合や、他の機能が利用できないレガシーファイルを扱う際には有用です。
ExcelはH列を下方向にスキャンし、2587以下の最も近い一致値を見つけ、I列から対応する名前を返します。
記載されている式は次の通りです：=LOOKUP(検索値, 検索範囲, 返り値範囲)
詳細はこちら：
- lookup_value: 検索対象の価値（例：2587）
- lookup_range: 価値を検索する範囲（例: H2:H10）
- return_range: 対応する価値を返す範囲（例: I2:I10）
したがって、式は次の通りです：=LOOKUP(2587, H2:H10, I2:I10)
✅ 最終出力: Gaston Brumm
📖 こちらもご覧ください：Excelを使ったプロジェクト管理の方法
6. OFFSET + MATCH機能
OFFSET + MATCHの組み合わせは、開始点・行/列オフセット・一致条件に基づいてセル参照を返すことで検索を実現します。検索値が固定構造に当てはまらない場合や、データ範囲が時間とともに変動する場合に有用です。
MATCH関数は相対的な場所を特定し、OFFSET関数はその場所情報を利用して返却セルを決定します。この式は動的範囲の処理、データテーブルの移動、可変ポジションに基づく値抽出など、高い柔軟性を発揮します。
以下のデータからフィリップ・ジェントの年齢を調べてみましょう！
記載されている式は：=OFFSET(参照セル, MATCH(検索値, 検索範囲, 0), 列オフセット)
以下に構成例を示します：
- 参照セル: OFFSET関数の開始セル（例: G1）
- lookup_value: 一致させたい価値（例: 「Philip Gent」）
- lookup_range: 検索を行う範囲（例: I2:I10）
- column_offset: 開始セルからの列オフセット番号（例：0は同じ列に留まることを意味する）
したがって、式は次の通りです：=OFFSET(G1, MATCH("Philip Gent", I2:I10, 0), 0)
✅ 最終出力: 36
📖 こちらもご覧ください： Excelレポートの作成方法（ステップとテンプレート付き）
7. 間接参照による一致
この3つの関数は、セル参照を構築するためにINDIRECTとADDRESSを活用し、MATCHがターゲットの行または列を見つけます。入力値に基づいてワークシートやセル参照を変更する必要がある場合に特に有用で、これはVLOOKUPでは処理できない点です。
例、複数のシートにまたがるデータの検索や、テーブル構造の変更を行う式を作成できます。ただし、INDIRECT関数は揮発性があるため、頻繁に再計算され、大きなファイルの処理速度を低下させる可能性があります。
ヴィンチェンツァ・ワイランドの年齢を調べてみましょう！
記載されている式は次の通りです：=INDIRECT(ADDRESS(MATCH(検索値, 検索範囲, 0) + 行オフセット, 列番号))
- lookup_value: 検索対象の価値（例: 「Vincenza Weiland」）
- lookup_range: 検索を行う範囲（例: I2:I10）
- row_offset: MATCH結果に加算して最終行を調整する番号（例: +1）
- column_number: 返す数値列のインデックス（例：7 = 列G）
- ADDRESS: 行番号と列番号に基づいてセル参照を構築します
- INDIRECT: 参照を実際のセルを指す価値に変換します
したがって、式は次の通りです：=INDIRECT(ADDRESS(MATCH("Vincenza Weiland", I2:I10, 0) + 1, 7))
✅ 最終出力: 40
どのVLOOKUP代替機能が最適か？
すべての検索機能が同じように作られているわけではありません。
複数の価値の抽出、逆順検索の実行、複数列にわたる大規模データセットの管理など、ワークフローに最適なVLOOKUP代替関数を選ぶための比較ガイドです。
| VLOOKUPの代替手段* | 最適な用途 | VLOOKUPよりも優れている理由 | リミット |
| INDEX + MATCH | 複数の列にわたる柔軟な検索を望むユーザー | あらゆる方向の検索をサポート、未ソートデータでも仕事、旧Excelバージョンとの下位互換性を保持 | 2つの機能をネストする必要があるため、初心者には不向きです |
| XLOOKUP(Excel専用) | Excel 365ユーザー向け：オールインワンで下位互換性のある機能が必要な方へ | デフォルトで完全一致を処理、左右方向に対応、降順をサポート | Excelの新バージョンでのみ利用可能です |
| FILTER(Google スプレッドシート) | 条件に一致する複数の価値を抽出する必要があるユーザー | 複数行を返す、配列ネイティブロジックで動的に仕事、補助列不要 | 近似一致をサポートしていません |
| クエリ(Google スプレッドシート) | 複数の列にわたるSQLスタイルのフィルタリングに慣れた上級ユーザー | レポート作成、グループ化、フィルタリングに適しています。可読性と柔軟性を兼ね備えています | SQL構文の知識が必要です |
| LOOKUP | ソート済みデータでの迅速・簡便・近似一致検索 | 最小限の構文で縦方向・横方向の両方に対応する仕事 | 昇順ソート順が必要、エラー処理なし |
| OFFSET + MATCH | 範囲が変動するシナリオや動的な行/列のシナリオ | 開始点に対する数値の参照に最適です | 構築や監査が複雑で、特に新規のユーザーには困難です |
| INDIRECT + ADDRESS + MATCH* | 複数のシートをまたがって仕事をする上級ユーザー向け（構造が変動する場合） | シート名や列ポジションをまたいで動的に参照を構築します | 不安定、大容量ファイルでは動作が遅い、シート名変更時に脆弱 |
| ClickUp | 複数の列やユースケースにわたる、リアルタイムの関係性データを管理する個人、チーム、または専門家 | 式不要、複数価値・数値フィールド・フィルター・近似一致・リアルタイムダッシュボードをサポート | 少し学習曲線がありますが、日常的な使用とClickUp Universityのモジュールで簡単に克服できます |
スプレッドシート機能だけでは足りない時：ClickUpのミーティング
ClickUpは、仕事のためのすべてアプリとして、データとビジネス向けの自動化されたワークフローを構築します。情報の集約、リアルタイムデータ更新のための自動化設定、視覚的なレポート作成が可能です。
この優れたExcel代替機能を詳しく見ていきましょう！
複数の地域で製品ローンチを管理する場合、Excelではタスク用、期限用、チーム責任用の3つのタブが必要になるでしょう。そして、すべてがVLOOKUPで処理されることになります。
しかし参照を一つ間違えるだけで、#N/Aエラーがすべてに溢れかえることになる。
ClickUp テーブルビュー
ただし、ClickUpのテーブルビューでは、各テーブルベースの行がタスクまたはレコードとして扱われ、Excelと同様に情報を並べ替え、グループ化、フィルタリングできます。しかもExcelよりも優れた方法で。
最大の利点は？すべてがシームレスに接続します。複雑な式を詰め込むことなく、顧客行を関連する請求書、納期タイムライン、サポートチケットにリンクできます。
ClickUpのテーブルビューがスプレッドシートソフトより10倍優れている理由：
- 仕事プロセスに合わせて列をドラッグ＆ドロップし、データを視覚的に整理しましょう
- 式をコピーしたりセルをドラッグしたりせずに、複数のエントリーを一括編集
- 重要な列をピン止めし、不要な列を非表示にして、情報過多によるストレスを回避しましょう
- エクスポート可能で共有可能なテーブルを通じて、社内チームや外部パートナーとビューを共有しましょう
- ドロップダウン、タグ、カスタムフィールドでテーブルをフィルタリングし、重要な情報を数秒で抽出
さらに、テーブルビューは他のビューと同期しているため、特定の仕事方法に縛られることはありません。
ClickUp リストビュー
リストビューでは、グリッド表示からチェックリスト表示へ瞬時に切り替えられます。プロジェクト管理でも調査追跡でも、各タスクがカードのように表示されるすっきりした縦型レイアウトを提供。担当者、期日、依存関係、コメント、添付ファイルまで一元管理できます。
目的に応じて、テーブルビューとリストビューを切り替えられます：構造化されたデータか、アクション項目か。
でも待ってください、ここからClickUpがさらに驚くべき進化を遂げるのです！
ClickUpの関係
人やプロジェクト、資産間の関係を追跡するために複数の複雑なスプレッドシートを作成する代わりに、ClickUp Relationshipsで簡単にリンクされています。
これにより、以下のことが可能になります：
- タスク同士やカスタムフィールドをリンクして、リレーショナルデータをシミュレート
- ワンクリックでユーザーをフィードバックに、バグを機能に、成果物をクライアントに接続します
- ロールアップフィールドを使用して、リンクされたタスクから合計所要時間やステータス更新などの要約データを抽出します
- タスク画面を離れることなくリンクされているレコードをプレビュー
- VLOOKUPを悩ませるリンク切れや参照の不一致を回避しましょう
💡 プロの秘訣：ClickUpの自動化機能を活用して日常業務を処理し、手仕事を減らしましょう。例えば、役割に基づいてチームメンバーにタスクを割り当てる自動化や、特定の条件を満たした際にタスクを別のステータスに移動する自動化を設定できます。
ClickUpカスタムフィールド
より大規模なデータセットやデータフィルタリングが必要な場合は、ClickUpカスタムフィールドも試してみてください。
カスタムフィールド（新規列）は自由に作成できます。ドロップダウン、日付、チェックボックス、評価、通貨、式など、あらゆる形式に対応。新規フィールドを作成するだけです。フィールド設定後は、データをフィルタリング、グループ化、ソートして、理想の結果を得られます。
カスタムフィールドが強力なサポートとなる理由：
- タスクに無制限のカスタムフィールドを追加し、必要なあらゆるデータを確実に収集しましょう
- カスタムフィールドの価値でリストやテーブルをフィルタリング（スプレッドシートをピボットテーブルのように）
- フィールド価値でタスクをグループ化し明確に分類（例：営業担当者別、地域別にリードをグループ化）
- 数値を含むカスタムフィールド間の計算を式フィールドで自動化
- ClickUpビュー全体で同じフィールドを適用し、データの整合性・整理・拡張性を維持しましょう
ClickUpダッシュボード
データ処理後、ClickUpは視覚的なClickUpダッシュボードを使用してデータを統合します。
つまり、VLOOKUPで取得したデータの行を別表にエクスポートしてチャートを作成する代わりに、50種類以上のウィジェットでリアルタイムダッシュボードを構築できます。
ClickUpダッシュボードでは、次のことが可能です：
- 複数のプロジェクトや部門のデータを一箇所で可視化
- タスクの進捗、見積もり時間、収益などを表すチャート、棒グラフ、テーブル、円グラフウィジェットを作成しましょう
- ダッシュボードフィルターを使用して、特定のカスタムフィールドやステータスにドリルダウンします
- ワークロードビューで各従業員の作業負荷とキャパシティを監視し、チームのリソースバランスを調整しましょう
- クライアントや関係者と、プロジェクトの健全性をリアルタイムで把握できるダッシュボードを共有しましょう
🎥 動画で学ぶ：ClickUpダッシュボード活用のベストプラクティスを簡単に解説します：
ClickUp ドキュメント
この進捗をクライアントや関係者に説明するには、ClickUp Docsをご利用ください。
各ドキュメントは関連するタスク、担当者、資産に直接リンクできます。また、あなたとチームはこれらのドキュメント上でリアルタイムに共同作業を行い、エラー修正、情報伝達、文脈の改善が可能です。
ClickUpドキュメントでは以下のことが可能です：
- ドキュメント、標準作業手順書（SOP）、レポート作成をワークスペース内で直接作成
- ドキュメント内にライブタスクリストやテーブルを埋め込み、リアルタイム共同作業を実現
- ドキュメントを任意のClickUpタスクにリンクして、コンテキストをワンクリックで確認できるようにしましょう
- ドキュメントを自動リンク機能付きの情報ハブ、クライアントポータル、ミーティングアジェンダとして活用しましょう
💡 プロの秘訣： ClickUpエコシステム内で仕事することで、チームは魅力的なハウツーガイドにアクセスし、必須ツールを習得できます。ClickUp Universityを活用して時間を節約し、従業員をトレーニングしましょう。
ClickUp スプレッドシートテンプレート
ただし、より高速な解決策やVLOOKUPよりも優れた方法をお探しなら、ClickUpスプレッドシートテンプレートをお試しください。
数式を使わずにデータを整理・アクセス・関連付けしたいユーザーに最適です。静的な行や列に依存する代わりに、カスタムフィールド、リンクされたタスク、テーブルビューを活用し、従来のスプレッドシート検索機能を再現し、それを超える性能を実現します。
カスタムデータベースや社内追跡システム、あるいは式メンテナンス不要で柔軟なフィルタリング可能なデータアクセスを必要とするあらゆるワークフローを作成できます。
このテンプレートでできること：
- 事前フォーマットされた列とフィールドを使用して重要な顧客データを収集する
- 複数のフォーマット（テーブル、ボード、カレンダーなど）で情報をビューし、スプレッドシートの複雑さを軽減しましょう
- VLOOKUPをリンクされたタスクとカスタムフィールドで置き換え、ノーコードでエントリー間の関係性を構築しましょう
- 組み込みのステータスとフィルターを使用して、顧客のステータスやエンゲージメントフェーズを追跡する
- チーム間で連携し、所有者を割り当て、期日を設定し、リアルタイムでライブデータビューを共有しましょう
📣 お客様の声： Pontica Solutionsのアカウントディレクター、Dayana MilevaがClickUpをレビュー：
当社組織内の革新的な思考を持つメンバーは常に改善を追求し、1分、1時間、時には丸1日もの時間を節約する方法を模索し続けています。ClickUpは、振り返ってみればExcelテーブルやWord文書といった拡張性のないツールで対応しようとしていた多くの問題を解決してくれました。
当社組織内の革新的な思考を持つメンバーは常に改善を追求し、1分、1時間、時には丸1日もの時間を節約する方法を模索し続けています。ClickUpは、振り返ってみればExcelテーブルやWord文書といった拡張性のないツールで対応しようとしていた多くの問題を解決してくれました。
Excelの式は捨てて、ClickUpを使おう
VLOOKUPは有用ですが、その方向性、柔軟性、エラー処理のリミットにより、現代のデータワークフローにはあまり適していません。
INDEX MATCH、XLOOKUP、FILTER、クエリといったスマートな代替手段は、データに対するより高い処理能力、精度、制御性を提供します。
しかし、壊れた式の修正や複数チームにまたがる複雑なスプレッドシートの管理に時間をかけすぎているなら、より拡張性の高いソリューションを検討する時期かもしれません。
ClickUpなら、式に頼らずデータを整理し、アクションを起こせます。カスタムフィールドからテーブルビュー、ダッシュボードまで、ClickUpはデータ量の多いスプレッドシートを、接続された視覚的で共同作業可能なワークスペースに変えます。
今すぐFreeでClickUpに登録し、データ管理がどれほど簡単になるか体験してください！