月曜日の朝、カレンダーを開くと、同じイベントブロックが壁一面に表示されます。何が緊急で、何が個人的な用事で、何に集中すべきか、まったく見当もつきません。
おなじような状況ではありませんか？すべてが同じように見えると、すべてが同じように感じられ、それはバーンアウトへの近道です。
色分けされたカレンダーがそれを変えます。スケジュールを、優先度が明確で、状況が一目でわかり、時間の管理が容易な視覚的なマップに変えます。
このブログ記事では、ClickUp を使用して色分けされたカレンダーを設定および管理する方法をご紹介します。さっそく始めましょう！
色分けされたカレンダーとは？
色分けされたカレンダーは、さまざまな色で特定のカテゴリ、タスク、優先度を表す視覚的なスケジュール管理システムです。
スケジュールを単一のイベントリストとして表示する代わりに、色分けされたメモとカレンダーを使用して、直感的で一目でわかるセグメントに分割します。
たとえば、青はミーティング、緑は個人的な時間、赤は締め切り、黄色はクリエイティブな仕事を表すことができます。デジタルでも物理的なものでも、この方法では一目でわかりやすく、仕事を効果的に優先順位付けすることができます。
色分けされたカレンダーのメリット
- 明瞭性を高め、精神的疲労を軽減：脳はテキストよりも特定の色をより早く処理するため、スケジュールを一目で把握しやすくなります。これにより、プランニングの誤りを減らし、カレンダーのすべてのエントリーをスキャンする認知的負荷を軽減します 💙
- 集中力とスムーズな移行を強化：ToDo を色でグループ化すると、集中力を維持し、勢いを失うことなく、さまざまな作業にスムーズに移行しやすくなります。色は感情や認知に影響を与えるため、適切な色を使用することで、緊急性や優先度を伝えたり、落ち着きのある雰囲気を作り出したりすることができます 💚
- バランス（またはその欠如）を明らかに：1 週間の予定を一目で確認することで、過負荷になっていないか、休息が足りていないかを把握できます。優先度の高い（多くの場合赤色の）ブロックが多すぎる場合は、バーンアウトの兆候である可能性があります。一方、回復のための時間（緑色または青色）が不足している場合は、自己ケアを怠っていることを示しているかもしれません 💛
- より正確な時間見積もりをサポート：定期的なパターンを確認することで、タスクに「実際に」かかる時間を追跡でき、予想時間だけでなく、実際の所要時間も把握できます。これにより、より現実的な将来計画を立てることができます ❤️
- よりスマートな時間管理を実現：タイムブロッキングを使用して、ミーティング、集中作業、管理業務、休憩などのカテゴリを視覚的にマップすることで、不均衡を発見し、戦略的な調整を行って生産性とウェルビーイングの両方を向上させます 💜
🧠 面白い事実：色分けシステムを使用して時間を整理するというアイデアは、古代文明にまでさかのぼります。たとえば、マヤ人は、特定の日や宗教的な意味をさまざまな色で表現する複雑なカレンダーシステムを使用していました。
ClickUp で色分けされたカレンダーを作成する方法
多くのオンラインカレンダーは、カレンダーの整理に色分けをサポートしていますが、その多くは基本的なスケジュール機能に限定されています。
それがClickUpの優れた点です。
ClickUp カレンダーはAI を使用して、タスク、イベント、目標に基づいて最適なスケジュールをプランします。
毎朝、その日の作業負荷や好みに合わせて調整された、パーソナライズされたプランを受け取ることができます。ミーティング？問題ありません。Zoom、Google Meet、Microsoft Teams と連携しているため、AI カレンダーから直接参加することができます。
また、さまざまなパラメーターに基づいてタスクを自動的に色分けします。しかし、色を自由に変更したい方には、ClickUp カレンダービューをお勧めします。
ClickUp は、プロジェクト管理、ナレッジマネジメント、チャットを統合した「仕事のためのすべて」のアプリです。AI を活用して、より迅速かつスマートに仕事を進めることができます。
15 以上のカスタマイズ可能なビューが用意されていますが、視覚的なプランニングに関しては、ClickUp のカレンダービューが最高です。複数のスペースにまたがるタスクのスケジュール設定、担当者や優先度によるフィルタリング、ドラッグ＆ドロップによる数秒でのスケジュール変更が可能です。
以下は、ClickUp で機能性の高い色分けカレンダーを作成するためのステップバイステップガイドです。
ステップ 1：カレンダービューを設定する
ClickUp 内で、カレンダーを設定したいスペース、フォルダ、またはリストに移動します。
+ ビュー ボタンをクリックし、カレンダーを選択して、カレンダーの名前を追加し、可視性（公開またはプライベート）を設定します。
💡 ヒント： 色の心理効果を利用して、各タスクに必要なエネルギーに合わせて色を割り当てましょう。集中力が必要な仕事には赤やオレンジなどの鮮やかな色を、落ち着きや創造力が必要なタスクには青や緑などの落ち着いた色を割り当てます。これは、タスクを始める前に、自分がどのような「モード」に入るべきかを認識するためのトレーニングだと考えてください。
カレンダービューを作成したら、右上隅にある [カスタマイズ] ボタンをクリックします。タスクのカレンダーへの表示方法を設定できるパネルが開きます。
タスクに開始日および/または期日を設定して、カレンダービューに表示されるようにします。また、次のようなオプションを切り替えることもできます。
- サブタスクを表示
- すべてのリストのタスクを表示
- 将来の定期的なタスクを表示する（有料プランで利用可能）
ステップ 2：色分けの方法を選択する
カレンダービューでは、タスクを色分けする主な方法が 3 つあります。これらのオプションにアクセスするには、レイアウトオプション をタップしてください。
以下のオプションが表示されます：
ステータスによる色分け
- [カスタマイズ] パネルで、[色分け → ステータス] を選択します。
- 各タスクは、「やること」、「進行中」、「完了」など、現在のステータスに応じて色分けされます。
- ステータスの色は、ClickApps > タスクステータス でカスタマイズできます。
親リストによる色分け
- 色で選択 → リスト を選択してください。
- これは、カレンダーが複数のプロジェクトや部門にまたがっている場合に便利です。
- リストの色を変更するには、リスト名の横にある 3 つのドットのメニューを開き、新しい色を選択します。
ドロップダウンカスタムフィールドによる色分け
- これは最も柔軟な方法です。色で選択 → [カスタムドロップダウンフィールド] を選択してください。
- これにより、タスクの種類、優先度、部門などのカテゴリに基づいてカレンダーに色分けすることができます。
- まず、ドロップダウンカスタムフィールドを作成して設定する必要があります（これについては次に説明します）。
ステップ 3：色の鍵を開発する
色の使用方法を詳しく説明する前に、標準的な参照用として色の鍵を作成することが重要です。各色に明確な意味を割り当ててください。
例：
🔴 赤：優先度が高い、または緊急
🟡 黄色： 進行中
🟢 緑： 完了
🔵 青：ミーティングや管理業務
🟣 紫：レビューが必要なアイテム
ピン留めしたClickUp ドキュメントに鍵を追加したり、定期的な参照タスクに含めたり、カレンダービューの説明に貼り付けたりして、誰もが簡単にアクセスできるようにします。
すべてのビュー、リスト、ユーザーで同じ色のロジックを使用できます。これにより、タスクをスキャンする際の混乱が減り、効率が向上します。
🔍 ご存じでしたか？病院では、患者ケアの効率化を目的として、医師や看護師のスケジュールに色分けを使用することがよくあります。たとえば、赤は手術のシフト、緑は外来の予約を表します。
ステップ 4：詳細なセグメンテーションのためにカスタムフィールドを追加して設定する
ドロップダウンClickUp カスタムフィールドを使用すると、カレンダービューにタスクを表示する方法をさらに細かく制御できます。ステータスやリストよりもさらに具体的な色分けが必要な場合に特に便利です。
- ドロップダウンフィールドを作成
任意のリストを開き、+ フィールドを追加 をクリックして、ドロップダウン を選択します。ユースケースに応じてフィールドに名前を付けます。例としては、「タスクの種類」、「プロジェクトのフェーズ」、「優先度」などがあります。
- オプションの追加と色分け
個別のドロップダウン値を追加し、それぞれに色を割り当てます。色による設定でこのフィールドを選択すると、カレンダーに直接反映されます。
- タスクにドロップダウン選択を適用
タスクを作成または編集する際に、ドロップダウンフィールドを使用して適切なラベルを割り当てます。選択した色はカレンダービューに表示され、レイアウトの視覚的な一貫性と情報量を維持します。
🔍 ご存知でしたか？「カレンダー上の視覚化に関するフィールド調査」では、色などさまざまな視覚的要素がカレンダーの使いやすさにどのように影響するかを調査しました。一部の参加者は、色が多すぎて混乱すると回答しましたが、多くの参加者は、イベントの種類をすばやく区別するのに役立つと評価しました。
ステップ 5：カスタマイズしたカレンダーを保存して使用する
適切な「色分け」方法を選択し、タスクの可視性を設定したら、「ビューを保存」をクリックして設定を確定します。これにより、レイアウト、フィルター、色の設定が固定され、いつでもまったく同じビューに戻ることができます。
そこからサイドバーにアクセスして、集中して色分けされた在宅勤務のスケジュールとして、必要なときにいつでも再利用できます。
📮 ClickUp Insight: 知識労働者の 35% 近くが、月曜日を 1 週間で最も生産性の低い日だと考えています。月曜日のスタンドアップで蓄積される電子メール、メッセージ、新たな優先度などがその要因となっています。
しかし、月曜日の更新情報、タスク、ミーティング、電子メールをすべて 1 つのプラットフォームに集約し、一度にすべて対処できるとしたらどうでしょうか？仕事のためのすべてを備えたアプリ、ClickUp は、これらすべてを 1 つにまとめ、ツールを切り替えることなく、プランニング、コミュニケーション、実行を行うことができます。
色分けカレンダーを管理するためのベストプラクティス
色分けされたカレンダーは、その背後にあるシステムと同じくらい効果的です。色分けされたカレンダーを管理するためのベストプラクティスをいくつかご紹介します。
一貫した配色を定義する
ミーティング、締め切り、個人的な時間、プロジェクト作業など、特定のカテゴリに特定の色を割り当てて、視覚的な略語を作成します。混乱を避けるため、すべてのカレンダーで配色が統一されていることを確認してください。
色の番号を制限する
カレンダーが雑然とならないよう、使用する色は 4～6 色程度に制限しましょう。一目で区別しやすい色を選び、似たような色合いは避けてください。
優先度の高いアイテムには、コントラストの高い色を使用
優先度の高いタスクには、より明るく鮮やかな色を割り当てて、一目で目立つようにします。優先度の低いタスクや柔軟に対応できるタスクには、彩度の低い色を使用します。
カレンダーを定期的に更新する
毎週、カレンダーを確認・更新する時間を確保し、すべての色コードが最新で関連性があることを確認してください。優先度やカテゴリーの重点の変更を反映するために、必要に応じて色を調整・再割り当てしてください。
💡 プロのヒント： 連続したミーティングで、合意した内容も書き留める時間がない？ClickUp の AI ノートテイカーがZoom、Google Meet、または Microsoft Teams の通話に飛び込み、会話を記録し、タスク、期限、決定事項を箇条書きでまとめます。
あとは、色を割り当ててカレンダーにドロップするだけで、準備は完了です。
個人用の時間と休憩を組み込む
仕事とプライベートの境界を明確に保つため、個人用の時間や休憩にはそれぞれ異なる色を使用します。
デバイスと同期
色分けされたカレンダーがすべてのデバイスで同期され、一貫したアクセスと更新が可能であることを確認してください。色分けの統一性を維持するために、使用しているアプリとの互換性を確認してください。
チームに教育を行う（該当する場合）
カレンダーをチームと共有している場合は、全員に配色とその意味を確実に理解させてください。チームメンバーがカレンダーをすばやく理解できるように、クイックリファレンスガイドを用意してください。
カレンダー機能を活用する
リマインダーや繰り返しイベントなどのカレンダー機能を活用して、色分け戦略を補完しましょう。色分けと通知を併用して、重要な締め切りやイベントを強調表示することができます。
💡 プロのヒント： 週次または月次の色分けカレンダーを設定する際に、ClickUp Brainを使用して説明、タイトル、タスクの内訳を自動生成しましょう。また、現在の作業負荷を分析し、タスクの緊急度、チームのキャパシティ、定期的な傾向に基づいて、より効率的な時間配分も提案します。
色分けされたカレンダーを最大限に活用
ClickUp の色分けカレンダーを最大限に活用するためのベストプラクティスをいくつかご紹介します。
- システムを四半期ごとに監査する： 3 か月ごとに色分けのルールを見直し、現在のワークフロー、優先度、チーム構造にまだ適合しているかどうかを確認します。不要になったカテゴリを削除し、必要に応じて調整します。
- フィルタと組み合わせて精度を高める： 担当者、期日、タグ、優先度などの色分けとフィルタを組み合わせて、非常に焦点を絞ったビューを作成できます。これにより、カレンダーの構造全体を変更することなく、関連するタスクを分離することができます。
- テンプレートの活用：月間カレンダーテンプレートを適用して、定期的なプランニングワークフローを事前に構造化します。日々のタスクのスケジュール設定には、スケジュールテンプレートを使用して、毎回レイアウトを再作成することなく、日常的なタスクをすばやく整理し、色分けすることができます。
たとえば、月曜日の予定がすべて埋まっている場合を考えてみましょう。ClickUp カレンダーは、タスクリストと在宅勤務のスケジュールを確認し、最も緊急性の高い作業に集中できる時間をブロックしたプランを作成します。緊急性の低いタスクは週の後半に移動され、全員が参加できる時間にチームの同期が迅速にスケジュールされます。
ClickUp カレンダープランナーテンプレート
仕事が忙しくなると、シンプルなカレンダーだけでは不十分です。締め切りを追跡し、チームの連携を維持し、優先順位を効果的に決定し、状況の変化に対応できる、信頼性の高いシステムが必要です。ClickUp カレンダープランナーテンプレートは、まさにその目的のために作成されています。
このテンプレートを使用するメリットは次のとおりです。
- プロジェクトを管理しやすいステップに分割：複雑な取り組みを小さなタスクに分割し、カレンダーに分散します。
- 重要な日付を追跡：マイルストーンと期限を設定して、進捗状況を監視し、プランを立てることができる、わかりやすいタイムラインを取得
- 優先度の変化に応じてプランを簡単に調整：*カレンダー上でタスクをドラッグ＆ドロップすることで、プランをリアルタイムで簡単に更新できます。
- 明確なコラボレーション：責任の割り当て、リマインダーの設定、チーム全体の目標の共有
🔍 ご存じでしたか？クロノタイプ理論によると、人間には生まれつきのエネルギーパターンがあり、朝に頭脳が冴える人もいれば、午後がピークの人もいます。そのため、全員に 9 時 5 時という同じ勤務時間を強要しても、決してうまくいくことはありません。
デジタルカレンダーは、自分のエネルギーに合わせて柔軟に仕事を進めることができます。また、タスクの種類を色分けすることで、エネルギーの高い時間帯に合わせてプランを立てやすくなります。
💡 プロのヒント：Microsoft Outlook カレンダーをClickUp に接続して、タスクとミーティングを同期しましょう。まず、ClickUp カレンダーのフィード (ICS URL) を取得して Outlook に追加し、一方向同期を開始します。Outlook 内に、スケジュールされているすべてのタスクが表示されます。
ClickUp で時間管理を簡単に
色分けされたスケジュール設定により、カレンダーの混乱を明確にする第一歩を踏み出しました。しかし、ClickUp を使用すると、時間管理がさらにレベルアップします。
ClickUp カレンダーは、時間のブロックを自動的に設定し、優先度に応じて重要なタスクをスケジュールします。インタラクティブなカレンダービューと組み合わせることで、毎日、毎週、毎月のレイアウトでタスクを視覚化して管理することができます。
担当者、タグ、優先度でフィルタリングし、シンプルなドラッグ＆ドロップ機能でスケジュールをすばやく変更できます。
まずは始めたい方は、セットアップを簡単にするテンプレートもご用意しています。