例を用いた是正措置プランの策定方法

品質管理プロセスで繰り返し発生する問題が発見され、それを解決するための体系的なアプローチが必要になりました。しかし、どこから手をつければよいのでしょうか？

是正措置計画 (CAP) は、問題を特定、対処、再発防止するためのロードマップです。

製造上の欠陥、安全に関するインシデント、コンプライアンスの問題など、よく構造化された CAP は、ビジネス運営を正常な状態に戻すのに役立ちます。

このブログ記事では、組織で実施するための実例とテンプレートを用いて、効果的な是正措置プランの策定方法をご紹介します。

是正措置プラン（CAP）とは？

是正措置と予防措置

品質マネジメントシステムでは、プロセスを維持および改善するために、是正措置と予防措置が不可欠です。

これらはしばしば一緒に言及されますが（CAPA という頭字語、つまり是正措置と予防措置という用語をよく耳にするでしょう）、それぞれ異なる目的を持ち、品質管理ライフサイクルの異なるフェーズで実施されます。

これらの違いを理解することは、適切なタイミングで適切なアプローチを取るために不可欠です。

主な違いをまとめた簡潔な比較テーブルをご覧ください。

このように考えてみてください。是正措置は、症状が現れてから病気を治療するようなものであり、予防措置は、そもそも病気にならないように健康的なライフスタイルを維持するようなものです。どちらも、堅固な品質マネジメントシステムには欠かせないものです。

是正措置プランの主な目的

是正措置プランは、単なるトラブルシューティング文書ではなく、組織の改善のための包括的な戦略です。

CAP は、適切に実施することで、当面の問題を解決し、品質管理システム全体を強化します。これらの鍵となる目的を理解することで、より効果的な CAP を文書化し、持続的な改善を実現することができます。

是正措置プランを使用すべき場合

組織は、業務、品質、コンプライアンスに影響を与えるさまざまな課題に直面しています。

是正措置プランを開始すべきタイミングを理解することは、業務上の卓越性を維持し、ステークホルダーの期待に応えるために非常に重要です。すべての問題に対して正式な CAP が必要というわけではありませんが、状況によっては、構造化されたアプローチが必要になる場合もあります。

是正措置プランの作成方法

効果的な是正措置プランを作成するには、問題の特定から実施、モニタリングに至るまで、体系的なアプローチが必要です。ビジネスがデジタルファーストの環境へと移行する中、こうした複雑なプロセスを管理するには、従来の紙ベースのシステムでは不十分です。

仕事のためのすべてを備えたアプリ」であり、包括的な作業管理プラットフォームであるClickUp は、是正措置の計画を簡素化された共同作業プロセスに変えます。その統合機能により、品質チームやその他の関係者が、調査の追跡、解決策の実施、結果の検証に直接関与することができます。

ClickUp を使用して是正措置プランを作成する方法は、次のとおりです。

ステップ 1：問題点の定義

まず、問題が発生した日時、影響を受けた人物、業務への影響など、問題を明確に文書化します。一般的な表現ではなく、具体的なデータや観察結果を使用してください。

ClickUp の是正措置プランテンプレートは、問題文書化のための構造化されたフレームワークを提供します。このすぐに使えるホワイトボードテンプレートは、影響評価と証拠収集のための専用セクションを備え、初期の問題把握プロセスを簡素化するように設計されています。

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是正措置プランテンプレート* を使用すると、チームは次のことが可能になります。

このテンプレートを使用すると、重要な情報をすべて確実に、一貫して記録することができます。

ステップ 2：根本原因の分析を行う

調査段階では、根本原因を特定するために徹底的な分析が必要です。

目標：表面的な症状だけにとどまらず、不適合、欠陥、または故障の原因となっている根本的な要因を明らかにすること。明確な根本原因を特定しなければ、是正措置は一時的な対処に留まり、持続的な解決には至らないおそれがあります。

医療機器メーカーが繰り返される校正の不具合を調査する場合、可視性を高めるために、調査の各ステップを系統的に文書化する必要があります。

品質チームは、ClickUp の「根本原因分析テンプレート」の調査フレームワークを使用して、潜在的な原因を追跡し、証拠を収集し、調査結果を文書化することもできます。

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ステップ 3：アクションアイテムの開発

根本原因を特定したら、次は洞察を行動に移す段階です。このステップでは、根本原因に直接対処し、根本的な問題の再発を防ぐ、具体的かつ測定可能で期限付きのタスクを定義します。

やるべきこと、責任者、完了時期を明確にした、明確な行動プランを作成しましょう。

ClickUp タスクを使用すると、是正プランを管理しやすく、追跡可能なアクションステップに変換することができます。

ClickUp Brain は、親タスクの名前または説明に基づいてサブタスクを自動的に生成することで、このステップを簡略化します。

👉🏼 例：「前回の監査で指摘された冷蔵ストレージのコンプライアンス問題を解決する」というタイトルのタスクを作成すると、ClickUp Brain は次のようなサブタスクを即座に提案します。

• 「コンプライアンス問題に関する監査レポートを確認する」
• 「コンプライアンスチームに相談する」
• 「コンプライアンス問題に対処するためのプランを策定する」

その後、これらの提案を承認、編集、または拡張することができ、時間を節約し、重要な事項を見逃すことを防ぎます。

ステップ 4：実施状況を監視する

計画は戦いの半分にすぎません。次は、そのアクションが実際に実行されていることを確認する必要があります。このステップでは、進捗の追跡、障害の解決、割り当てられたすべてのタスクが予定通りに、基準に従って完了していることを確認します。

毎週または隔週で CAP レビューミーティングを開催し、進捗を確認して障害を迅速に特定し、排除しましょう。

ClickUp ダッシュボードは、実装ステータスのカスタマイズ可能なビュー、タスクの完了率、タイムラインの順守状況、および主要なパフォーマンスメトリクスを表示することで、この作業を支援します。

たとえば、新しい品質管理手順を導入する場合、チームは、トレーニングの完了率、監査結果、品質メトリクスを 1 つの集中管理された場所で追跡することができます。

期限が近づいたり、タスクが予定通り進まない場合に、関連する関係者に通知するカスタムClickUp 自動化機能を追加することを検討してください。

ClickUp でプロジェクトの自動化を構築するためのヒントをご紹介します。

最後に、コメントやチェックリストを使用して、タスク内の部分的な進捗や依存関係を追跡することができます。質問がある場合や、同僚とアイデアやプランを話し合いたい場合は、ClickUp チャットが最適です。タスク管理プラットフォーム内で、迅速な最新情報の共有や問題解決のためのディスカッションを行うことができます。

ステップ 5：有効性を確認する

是正措置プロセスの最終段階では、実施された措置によって当初の問題が解決され、再発が防止されていることを確認することに重点が置かれます。

このドキュメントは、将来の改善や監査のための貴重な参考資料となるほか、チームが同様の問題の発生を防ぐためのパターンを特定するのにも役立ちます。

成功する是正措置プランのベストプラクティス

是正措置プランの成功は、その基本をどれだけうまく実行できるかに大きく依存します。長年にわたるさまざまな業界での品質管理の経験から、一貫して成功につながるいくつかの重要な実践方法が明らかになっています。

リーダーが是正措置を優先すると、チームは勢いを維持し、持続的な結果を達成しやすくなります。

是正措置プランの例

さまざまな組織が、重要な課題に対処し、業務を改善するために是正措置プランを成功裏に実施した例をいくつかご紹介しましょう。

例 1：製造の品質管理

✅ 是正措置: 組織は包括的な品質改善プログラムを実施します:

🎯 実施のヒント: 組織では構造化されたCAPA（是正・予防措置）システムを採用しています:

例 2：サプライチェーンの最適化

✅ 改善措置: 当社はサプライチェーンの全面的な見直しを実施します:

🎯 実施のヒント： 組織は、以下のリスク管理アプローチを採用しています。

例 3：IT システムのセキュリティ侵害

✅ 改善措置： 組織は、包括的なセキュリティ強化プログラムを開始します。

🎯 実施のヒント： 同社は、構造化されたサイバーセキュリティフレームワークに従っています。

例 4：人事コンプライアンス

✅ 是正措置: 当社は包括的な人事コンプライアンスプログラムを実施しています:

🎯 実施のヒント: 組織では体系的な人事管理アプローチを採用しています：

これらの例は、さまざまな組織が、コンプライアンスを維持し、業務効率を向上させながら、それぞれの課題に対処するために、是正措置プランのフレームワークをどのように適応させているかを紹介しています。

ClickUp で問題を進捗に変える

最も成功している組織は、問題の解決はほんの始まりに過ぎず、真の目標は問題の再発を防ぐシステムを構築することであることを理解しています。

あらゆる課題は改善の機会であることを忘れないでください。適切なツールとアプローチにより、今日の問題を明日の強みに変え、組織全体に永続的な前向きな変化をもたらすことができます。

よく実行された是正措置のステップは、課題を改善の機会に変えます。このガイドで概説した構造化されたアプローチに従い、ClickUp の是正措置プランテンプレートなどのツールを活用することで、問題を効果的に解決し、組織のプロセスを強化することができます。

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