ベンダー、予算、出欠の返事など、37ものことを同時にこなしていると、ちょっとした締め切りのミスがすべてを狂わせてしまう瞬間があることをご存知でしょうか。それがタイムラインのないイベントプランニングです。
複数のプロジェクトを管理している場合でも、1つの重要な企業イベントを管理している場合でも、すぐに混乱が生じます。
🧠 豆知識： 2024年のフォレスターレポートでは、イベントプランニングを行う組織の約73%が、イベントの管理とプランニングに1つから5つのテクノロジーツールを使用していると報告しています。
シンプルなガントチャートテンプレートは、進捗状況の追跡に役立つだけでなく、プロジェクトタスク、開始日、終了日、依存関係のあるタスクを、あなたの脳が理解できる方法でレイアウトします。
当て推量は不要です。「誰がケータリング業者に電話する予定だったっけ？」と迷うこともなくなります。すっきりとしたビジュアル、クリアされたタイムライン、そしてすべて（ついに）が管理下に置かれます。
それでは、イベントプランニングに付箋メモでは決してできないことをやることのできる無料ガントチャートテンプレートを探索してみましょう。 それらの重要なタスクをすべてタイムラインにまとめる時が来たのです！ 😎
イベントプランニングガントチャートテンプレートとは何ですか？
イベントプランニング用ガントチャートテンプレートは、イベントのプランニングに関わるタスクを視覚的に整理し、スケジュールするために使用する、あらかじめデザインされたチャートです。イベント関連のアクティビティやタスクをタイムラインに分解し、プロジェクトタスク、開始日、終了日、タスク期間、依存関係を追跡します。
プランナーは、責任の割り当て、重要なタスクの優先順位付けを行い、複数のイベントや複雑なプロジェクトを管理します。
通常、Excel、Google スプレッドシート、またはその他のプロジェクト管理ツールで作成されたこれらのテンプレートは、タスクを行、日付を列に配置する構造になっていることが多く、イベント管理プラン全体の進捗状況を簡単に追跡できます。 これらのテンプレートは、主にすぐに使えるフレームワークとして機能し、セットアップ時間を短縮し、すべてのタスクをスケジュール通りに進めることができます。
🔎 ご存知でしたか？プロフェッショナルの89%が、イベントはビジネス目標の達成に鍵となるものだと述べています。 しかし、19%はまだ成功を適切に追跡できていません。
優れたイベントプランニングガントチャートテンプレートとは？
優れたイベントプランニングガントチャートテンプレートは、タイムラインの整理、タスクの割り当て、およびすべてのイベントフェーズにわたるプロジェクトの進捗状況のモニタリングを容易にします。 タスクの詳細を明確かつ体系的に保ちながら、複数のプロジェクトを管理することができます。
選択方法について理解を深めるための機能がいくつかあります。
- 編集可能なタスク行とカテゴリー：イベントの種類やサイズに基づいて、すべてのタスクをすばやく更新または調整できるガントチャートテンプレートを選択します。
- 日付の自動計算：開始日、終了日、または期間の見積もりの変更に基づいてタイムラインを更新するガントチャートテンプレートを選択します。
- タスクの依存関係のセットアップ： 依存関係にあるタスクがリンクされているイベントプランニング用ガントチャートテンプレートを選択すると、1つのタスクが遅延した場合でも、残りのタスクは自動的に調整されます。
- 視覚的な進捗バー： 視覚的な進捗バーが付いたガントチャートテンプレートを探し、各タスクがどれくらい完了しているか、リアルタイムで追跡しましょう。
- *リソースと予算の列：Excelガントチャートテンプレートまたは、チームメンバーの割り当てと支出のモニタリングを同じシートで行えるスプレッドシートベースのテンプレートを検索
- 色分けされたタスクのステータス：タスクをステータス（例：保留中、進行中、完了）でマークできるガントチャートテンプレートで、視認性を高めましょう。
- 複数のイベントセクション： 1枚のシートで複数のイベントやプロジェクトを管理できるガントチャートテンプレートを決定します。
- 内蔵のタイムラインビュー：他のツールを使用せずに、イベントとプロジェクトの全体像を数週間または数か月にわたって示すガントチャートテンプレートに優先順位を付けることができます。
ガントチャートとタイムラインの使い分けについては、こちらをご覧ください。
➡️ 続きを読む：ExcelとClickUpの無料イベントプランニングテンプレート＆チェックリスト
実際に仕事ができる無料イベントプランニングテンプレート13種類
複数のイベントを扱う場合でも、1つのイベントを無事にやり遂げようとする場合でも、詳細なガントチャートテンプレートがあれば、物事をうまく進めることができます。以下に挙げるのは、構造やスケジュール管理など、あらゆるイベントのニーズをカバーする高機能なテンプレートです。
1. ClickUpガントタイムラインテンプレート
ClickUpガントチャートタイムラインテンプレートは、散らからずに構造化を必要とするチームのために構築されています。視覚的なタイムライン、ドラッグ＆ドロップによる再スケジュール、レイヤービューなど、すべてが1つのインターフェースに組み込まれています。多数のアプリを切り替えることなく、明確な概要を必要とするプロジェクトマネージャーに最適です。
シンプルなガントチャートから複雑なガントチャートまで作成でき、プランの期間に応じて、週、月、年単位のビューを切り替えることができます。 さらに、依存関係をマップし、進捗をリアルタイムで追跡し、クリティカルパスを特定し、色分けされた明確なビューで詳細を整理することができます。
🌟 このテンプレートが気に入る理由
- プロジェクトタスクに「レビュー中」や「ブロック済み」などのカスタムステータスを割り当てることができます。
- 依存関係のあるタスクを整理し、内蔵のガントチャートビューでタイムラインを視覚化
- 色分けして進捗を追跡し、完了率フィールドを使用する
- スケジュールをズームインまたはズームアウトするための複数のビューにアクセス
理想的なユーザー： 複雑なプロジェクトを厳しい納期で管理し、複数のコラボレーターと作業するイベントチーム。
🎁 ボーナス：ClickUpのガントチャートビュー機能は、複雑なプロジェクトのタイムラインをクリアでインタラクティブなビジュアルに変換し、チームが仕事を楽にプラン、コーディネート、追跡できるようにします。
直感的なドラッグ＆ドロップ機能により、スケジュール調整、タスクの依存関係管理、リアルタイムでの進捗状況のモニタリングが可能になり、プロジェクトが予定通りに進むよう確実に管理できます。
2. ClickUp シンプルなガントチャートテンプレート
ClickUp Simple Gantt Templateは、余計なものを排除し、機能性に重点を置いています。
素早いセットアップとシンプルなタスク管理のために設計されたこのテンプレートは、50のビューや高度なカスタマイズを必要としない場合に最適です。タスクのステータス、期間、依存関係という3つの主要ビューと必須列が含まれています。
🌟 このテンプレートが気に入る理由
- ワンクリックでプロジェクトのタイムラインをビューし、タスクを即座に並び替えることができます。
- リンクされたタスクを避けることで、締め切りが重複するのを防ぎます。
- 色分けされたカスタムフィールドを使用して重要なタスクに優先順位を付けます。
理想的なユーザー： 単独のプランナー、小規模チーム、または、複雑なガントチャートテンプレートに投資する前に、シンプルなガントチャートテンプレートで様子を見たい方。
📚 こちらもどうぞ：簡単なステップでプロジェクトのタイムラインを作成する方法（例、ツール、テンプレート）
3. ClickUpマーケティングタイムラインテンプレート
ClickUpマーケティングタイムラインテンプレートは、単なるタスクトラッカーではありません。イベント管理プラン全体を視覚的な戦略マップに変えることができます。このテンプレートは、コンテンツ作成、広告、キャンペーン、締め切りなど、複数の可動部分を管理するイベントマーケティングチーム向けに構築されています。
このテンプレートには、9つのカスタムフィールドと6つのステータスが含まれており、プランニングから実行までを完全に可視化しながら進めることができます。このテンプレートは、部門をまたいで活動するチームや、共有タイムラインを管理するチーム、または複数のプロジェクトタスクを同時に調整するチームに特に役立ちます。
🌟 このテンプレートが気に入る理由
- ソーシャルメディア、電子メール、PRを横断したプロモーション活動を単一のタイムラインで管理
- キャンペーンのマイルストーンを設定し、必要に応じてスケジュールを動的に調整
- 組み込みの締め切り機能を使って、チームメンバーにマーケティングタスクを割り当てましょう。
- 統合されたパフォーマンス追跡機能で、取り組みと結果をモニタリング
マーケティングチームやイベントチームが、新製品発表、季節ごとのキャンペーン、または複数のプロジェクトにわたる機能横断的なタイムラインを管理するのに最適です。
➡️ 続きを読む：最高の無料ガントチャート作成ソフト
4. ClickUp 記入可能なタイムラインテンプレート
イベントには数えきれないほどの可動部分があり、それらを追跡するのは大変な作業です。ClickUpの記入可能なタイムラインテンプレートは、カスタマイズ可能なインタラクティブなタイムラインを提供し、チームがタスク、締め切り、依存関係を簡単にプロットできるようにします。
最小限のセットアップで、タスク期間の監視、予算の追跡、締め切りの変更が可能です。従来のスプレッドシートとは異なり、このテンプレートではリアルタイムでの共同作業、ドラッグ・アンド・ドロップによるスケジュール作成、自動更新機能が提供され、プランニングから実行まで、全員が足並みを揃えることができます。
🌟 このテンプレートが気に入る理由
- 企業会議から結婚式まで、あらゆるイベントの種類に合わせてタイムラインをカスタムできます。
- ステータスの更新を自動化し、全員が最新情報を入手できるようにしましょう。
- タスクごとの割り当て日数や見積もりコストなどのカスタム属性を追跡
理想的な用途： 複数のプロジェクトを管理するチームで、正確なタイムラインと部門間の頻繁な更新が必要な場合。
📮 ClickUp Insight: やることリストが仕事に役立っていると思いますか？ もう一度考えてみてください。 当社のアンケートによると、76%のプロフェッショナルがタスク管理に優先順位付けシステムを使用しています。 しかし、最近の調査では、65%の労働者が効果的な優先順位付けを行わずに、価値の高いタスクよりも簡単に達成できるタスクを優先していることが確認されています。 ClickUpのタスク優先度 複雑なプロジェクトの可視化と取り組み方を変える。重要なタスクを簡単にハイライトできます。ClickUpのAI搭載のワークフローとカスタム優先度フラグにより、常に優先的に取り組むべきタスクが分かります。
5. ClickUpプロジェクトロードマップテンプレート
大規模なイベントをプランニングするには、会場の予約からイベント後のフォローアップまで、すべてのフェーズをナビゲートする明確なロードマップが必要です。ClickUpプロジェクトロードマップテンプレートは、チームが鍵となるマイルストーンの戦略的概要を作成し、最初から最後までスムーズに実行できるようにサポートします。
ClickUpのインタラクティブなビューを使用すると、イベントの進行に合わせて依存関係を追跡し、リソースを割り当て、プランを動的に適応させることができます。また、四半期ごとのプランニングリストも含まれており、複数のプロジェクトや製品フェーズにわたるタイムラインを調整するのに役立ちます。
🌟 このテンプレートが気に入る理由
- 主要なイベントの段階を構造化された長期的なロードマップでレイアウトする
- ワークロードビューを使用してリソース負荷を表示し、リソースをより適切に割り当てましょう。
- 複数の視覚フォーマットでイベント準備のステータスをリアルタイムで追跡
- 新しい優先度が明らかになった場合は、ロードマップを即座に適応させる
理想的な用途： 四半期ごとのプランニング、複数段階にわたる実行、リアルタイムでのコラボレーションを必要とする複雑なプロジェクトやイベントを担当するチーム。
💡 プロのヒント：進行中のタスクを管理する一般的なプロジェクト管理とは異なり、イベントプロジェクト管理は、特定の体験を提供することに焦点を当てた短期かつ動的なフィールドです。
6. ClickUpイベントタイムラインタスクテンプレート
イベントを特定のタスクに分解することは、イベントをうまく運営できるか、それとも後方支援の悪夢となるかの違いを生み出すことになります。ClickUpイベントタイムラインタスクテンプレートは、イベントプランニングにタスク中心のアプローチを提供し、チームが全体像を見失うことなく、個々の責任を割り当て、スケジュールし、追跡することを支援します。
カスタムビュー、タスクの依存関係、自動化機能により、このテンプレートは、ベンダー、スピーカー、スタッフ、ロジスティクスチーム間のシームレスな連携を保証します。イベントプランニングのチェックリストのすべての項目をチェックするのに役立ちます。 また、締め切りを設定し、所有者を割り当て、サブタスクを作成して、何も見落とさないようにできます。
🌟 このテンプレートが気に入る理由
- イベントをタスクベースのマイルストーンに分割して、より明確に実行する
- リマインダー、タスク更新、利害関係者へのアラートなどの自動化を設定
- ダッシュボードとステータスフィルターを使用して、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで監視
- ベンダーのスケジュールと同期して、円滑な調整を保証
理想的な用途： 多くの関係者やチームが関わる会議、祝賀会、複数日にわたるイベントなど、タイトなタイムラインの管理が必要なイベントマネージャー
➡️ 続きを読む：ExcelとClickUpの無料テンプレート
7. ClickUpイベントプランニングテンプレート
ClickUpのイベントプランニングテンプレートは、イベントマネージャーが招待状から現場でのロジスティクスに至るまで、あらゆる詳細を管理できる中心的なハブとして機能します。
複数のスプレッドシートを管理する代わりに、このテンプレートはすべてを整理し、各イベント要素が予定通りに予算内で実行されるようにします。さらに、単一のイベントを管理する場合でも、複数のプロジェクトを管理する場合でも、このテンプレートは、アクティビティ、施設、請求書発行など、個別のリストを使用してすべてを管理します。
🌟 このテンプレートが気に入る理由
- 内蔵の財務追跡機能で、ベンダー契約、予算、スケジュールを管理
- ゲストリストの管理、出欠の追跡、電子メールによるリマインダーを自動化
- 予算状況、支払い状況、進行中などのフィールドを追加して、鍵となるメトリクスの可視性を維持しましょう。
- ベンダーの詳細、スポンサー情報、タスクメモにはClickUpドキュメントを使用してリアルタイムで共同作業を行いましょう。
理想的な用途：* ロジスティクスや予算管理からゲストのコーディネート、最終的な納品まで、イベントのプランニングを一貫して管理するフルサービスのイベントチーム。
ClickUpのテンプレートで一貫性を保つ方法についてのビデオ概要は次のとおりです。
8. ClickUpイベント管理テンプレート
ウェビナー、社内会議、新製品発表会など、どのようなイベントの管理にもClickUpイベント管理テンプレートは役立ちます。タスクの割り当て、イベントのタイムライン管理、予算管理をサポートします。
タイムライン、予算、リスト、さらには現地でのロジスティクス用のマップビューなどのビルトインビューが用意されています。 予算残高や支払いステータスなどのフィールドをカスタマイズすることで、ツールを切り替えることなく、財務状況を簡単に追跡できます。
🌟 このテンプレートが気に入る理由
- イベントに関連するすべてのタスクを作成、割り当て、追跡できる一元化されたダッシュボード
- ガントチャートとタイムラインビューを使用して、開始日、終了日、依存関係を管理します。
- 予算とリストビューでコストとプロジェクトの進捗状況を監視
- 定期的なタスクを設定し、マーケティングのワークフローを作成し、チーム全体と共同作業を行う
理想的なユーザー： チーム、タイムライン、予算の調整を必要とする複数のイベントを管理するイベントプランナー。
イベントマーケティング担当のアライナ・マラコッタ（Vida Health）がClickUpをイベントプランニングに使用した感想は次の通りです。
ClickUpに移行して以来、ミーティングでどれだけ時間を節約できたか、驚くほどです。イベントのプランニングと更新に週3時間かかっていたのが、今では1時間強で済んでいます。関わるチームは、より重要なマーケティングの優先度に集中する時間が増えました。
ClickUpに移行して以来、ミーティングでどれだけ時間を節約できたか、驚くほどです。イベントのプランニングや更新に週に3時間かかっていたのが、今では1時間ちょっとで済んでいます。関わっているチームは、より重要なマーケティングの優先度に集中する時間が増えました。
9. MicrosoftによるExcelイベントプロジェクトプランナーガントテンプレート
このExcelガントチャートテンプレートは、シンプルで視覚的、かつスプレッドシートベースのものを求めるプランナーにとって最適な選択肢です。Excelに直接組み込まれているため、セットアップは一切不要で、開始日、タスク期間、進捗状況を入力することができます。
🌟 このテンプレートが気に入る理由
- プランニングの各段階の開始日と終了日を手動で設定
- 入力に基づいて自動的に調整し、プロジェクトタスク用のクリーンな水平タイムラインを提供します。
- Excelのコラボレーションツールを使用して、チームとタイムラインを簡単に共有できます。
- シンプルなプロジェクトにも長期プランニングにも対応するフィールドを編集
理想的なユーザー：Microsoft Excel でのプロジェクト管理を好み、イベントプランニングや一般的なタイムラインに柔軟で即使用可能なフォーマットを必要とする個人またはチーム。
➡️ 続きを読む：プロジェクト管理のためのガントチャート例
10. ProjectManagerによるExcelガントチャートイベントプランニングテンプレート
*ProjectManagerのExcelガントチャートイベントプランニングテンプレートには、Excelとオンラインの2つのオプションがあります。Excelを使用すると、プロジェクトタスクのリスト、開始日と終了日の割り当て、期間の見積もり設定、ステータスの追跡を行うための構造化フォーマットが得られます。
このテンプレートは、ベンダー、会場、タイムラインを1つの視覚的なレイアウトで調整するのに特に便利です。
🌟 このテンプレートが気に入る理由
- プロジェクトのフェーズをカスタムし、必要に応じてスケジュールを調整
- クライアントやチームのディスカッション用にガントチャートをエクスポート
- 期限、期間、完了率を入力して、Excelベースのイベントタイムラインを人口します。
- 納入業者の都合やスケジュールの変更など、遅延が発生した場合でも、タイムラインを簡単に調整できます。
理想的なユーザー：*フリーランスのイベントプランナー、コンサルタント、静的ドキュメントを扱うチーム。
📚 こちらもどうぞ：次回のイベント用無料イベント提案テンプレート
11. Canvaのウィークリーガントチャートホワイトボードテンプレート
視覚的に魅力的なイベントプランニングには、Canvaの週間ガントチャートテンプレートが便利です。色分けされたイベントタイムラインを直感的にデザインでき、プレゼンテーション用や社内用に簡単にカスタムできます。
このテンプレートを使用すると、イベントプランナーはタスクを整理し、期限を追跡し、視覚的に魅力的なロードマップを作成することができます。 毎週のイベント進捗状況の概要を把握する必要があるチームに最適です。 また、イベントのタイムラインを視覚化するのにも最適です。特に、クリエイティブチームと仕事をしている場合や、クライアントや利害関係者にタイムラインを提示する場合に最適です。
🌟 このテンプレートが気に入る理由
- Canvaのドラッグ＆ドロップ編集ツールを使ってイベントスケジュールを調整
- プレゼンテーションやレポート作成用に、高解像度のグラフィックとしてタイムラインをエクスポート
- 色分けされたタスクブロックを使って、数週間または数か月にわたるプロジェクトのタイムラインを作成します。
- Canvaのホワイトボード機能を使って、チーム全体とリアルタイムで共同作業ができます。
理想的なユーザー： ビジュアルシンカー、クリエイティブチーム、またはプロジェクトのタイムラインをより魅力的なフォーマットでクライアントや関係者に提示するイベントプランナー。
12. Excel/ Google スプレッドシート用イベントプランニングテンプレート（GanttProによる）
イベントプランニングには柔軟性が求められることが多く、GanttProのExcel/Googleスプレッドシートイベントプランニングテンプレートは、クラウドに適したスプレッドシートフォーマットを使用して、タスクのスケジュールと追跡を行うための基本的な構造化された方法を提供します。
このテンプレートは、タスク、サブタスク、マイルストーン、依存関係が事前に設定されているため、Excel、Google スプレッドシート、または GanttPRO のオンラインプラットフォームですぐに作業を開始できます。 複数のプロジェクトを管理し、タイムラインを調整し、PDF または PNG 形式でエクスポートできます。
🌟 このテンプレートが気に入る理由
- タスクの期間をカスタムし、必要に応じてイベントのタイムラインを調整
- イベント全体の開始日、終了日、タスク階層を定義
- マイルストーンとリンクされたタスクをドラッグ＆ドロップ機能で追加
- プロジェクトの進捗をリアルタイムで追跡し、即座に調整を行う
特に、チームやクライアント間で定期的に発生するプロジェクトを処理する際に、柔軟性と構造を必要とするイベントプロフェッショナルに最適です。
13. ガントチャートテンプレート「会議スケジュール」by Tom's Planner
「Conference Schedule Gantt Chart Template by Tom’s Planner」は、時間ブロックで区切られたイベントスケジュールをわかりやすく表示し、プランナーが複数日にわたる会議や企業サミットを効率的に計画することを可能にします。
このガントチャートテンプレートは、単純なスプレッドシート追跡ツールとは異なり、会議用にカスタマイズされており、同時進行のセッションのスケジュール管理、スピーカーの空き状況の追跡、セッション期間の動的な調整が可能です。
🌟 このテンプレートが気に入る理由
- 会議スケジュールをクリアで視覚的なガントチャートに整理して、ナビゲーションを簡単に
- 基調講演セッション、パネルディスカッション、分科会を異なる時間枠で構成する
- スケジュール全体を中断することなく、セッション期間とスピーカーの時間ブロックを調整
- イベント主催者、講演者、ボランティアのためのリアルタイムの参考資料を作成
理想的なユーザー： 複数日にわたる会議のような複雑なプロジェクトのためのシンプルかつ強力な視覚的タイムラインをお探しのプログラムディレクター、会議コーディネーター、イベントチーム。
➡️ 続きを読む：最高の無料イベントプランニングソフトウェア（イベント管理ツール）
ClickUpでカオスをコントロール
イベントプランニングは常に予測不可能ですが、タイムラインはそうあるべきではありません。ガントチャートは、直前の変更が発生した場合でも、すべてに適応し、拡大縮小し、すべてをまとめる構造を提供します。適切なテンプレートを使用することで、対応するのではなく、主導権を握ることができるようになります。
イベントプランニングにおいては、明確性、コラボレーション、適応性が鍵となります。ClickUpのイベントプランニングガントチャートテンプレートは、まさにそれを実現します。日常的な仕事用アプリとして、ClickUpはあらゆる段階を視覚化し、依存関係を追跡し、タイムラインをリアルタイムで調整することができます。これは、静的なスプレッドシートでは実現できないことです。手動での更新はもうやめて、ClickUpでシームレスでダイナミックなイベントプランニングを体験しましょう！今すぐ無料登録！✨