"なぜビーガン料理がないんだ？" "バンドがマイクと照明に 文句を言っている" "間違いなく参加表明したという ゲストがいますが" "リストに見当たりません！
イベント全体を管理しながら、すべての問題に対処しなければならないことを想像してみてください！
イベントプロジェクトマネージャーがやることはまさにそれなのだから、その管理にちょっとした助けが必要なのは当然だ。
この記事では、イベント・プロジェクト管理について知っておくべきことをすべて取り上げ、イベント・プランナーがプロジェクト・マネージャーから学べる8つのヒントを紹介します。 やることすべてをサポートする最高のイベントアプリ .
パーティーを始めよう！ 🥳 .
イベントプロジェクト管理とは？
イベントのプロジェクト管理とは、プランニング、オーガナイズ、そして イベントを成功に導くことである。 .
これらのイベントは、レッドカーペット・イベント、パーティー、コンベンション、トレードショー、その他お祝いできるものであれば何でも構いません。
イベントはいつも楽しく、気楽なものに見えるが、そこまで持っていくには大変な仕事が必要だ。
イベントのプランニングには、予算、スケジュール、予約、移動のコーディネート、そして何よりもおいしい料理が必要だ！
結局のところ、ゲストにこんな思いをさせたくないのだ：
プロジェクト管理イベントプランの主な構成要素は何ですか？
イベントの日程とゲストの数が、イベントプランニングの2大要素です。小規模なイベントを計画している場合でも、ゲストの概数を把握しておけば、ケータリングや避難計画などのプランニングに役立ちます。
その他、イベントプランに含めるべき重要な要素をいくつかご紹介します：
- イベント:イベントの種類とテーマを決めます。
- 会場：イベント、ゲスト、テーマに合った場所を選択します。
- 予算：すべてのイベント費用を見積もり、作成します。プロジェクトの予算 *スポンサー:特別なイベントは高価になることがあり、誘致する。スポンサー を集めることができる。
- ボランティア:熟練したクルーを選択し、契約や役割を整理する、旅程 *マーケティング：ここでは、イベントに人を集める必要がある。電子メール・マーケティング、ソーシャルメディア・キャンペーン、印刷広告などでやることができる。
- エンターテイメント：ゲストを楽しませるために、バンド、基調講演者、ダンサー、または任意のタイプのパフォーマンスを選択します。
- プロダクション： イベントがライブストリーミングされる場合は、オーディオビジュアルの録音と放送を整理する必要があります。
- 設備：無線LAN、マイク、照明、プロジェクター、スクリーン、ケーブルが正常に動作していることを確認してください。
- 出席者：支払い手続き、連絡先、道順などのイベント情報をすべての出席者に提供する。また、パーティーの不審者が忍び込むのを防ぐために、アクセスパスを配布する必要があります。
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/07/image5-3.gif 窓をよじ登る猫 /%img/
プロジェクト管理とイベント管理の共通点は？
イベント管理とプロジェクト管理の共通点を3つ挙げます：
1.どちらもマイルストーンを使って進捗を追跡する。
イベント管理者とプロジェクト管理者はどちらも プロジェクトのマイルストーン すべて予定通りに納品されるようにする。
マイルストーンとは何ですか？
マイルストーンとは基本的に、重要なイベントやタスクが完了したことを示すチェックポイントのことです。プロジェクト管理では、これは最終的に プロジェクトプラン .
イベントには多くの動く部分があるため、マイルストーンはイベントマネージャーがすべてがプラン通りに進んでいることを確認するのに役立ちます。
以下は、イベントプランニングの一例です。 プロジェクト管理のマイルストーン :
- 会場選択
- 招待状の発送
- イベント開場
- 事後評価
2.どちらもタスクリストを使って整理整頓している。
タスクリストはシンプルなやることリストで、通常は短期目標が含まれている。これらの目標を完了すると、マイルストーンに一歩近づくことができる。
プロジェクト管理者やイベントプランナーは、やり残しのないようにタスクリストを使います。音楽を整理し忘れて、ゲストにこんな思いをさせることを想像してみてください：
イベントプランニングのタスクリストの例です：
- クライアントとのミーティング
- いくつかの会場をチェックする
- 予算設定
- イベントの日程を決める
- イベントのウェブサイトを作る
- 出演者の手配
- スポンサーの手配
- 会場チェックリストの作成
- イベント後のアンケート調査
3.いずれもチーム間の協力が必要。
プロジェクト管理は、プロジェクトチーム、財務チーム、マーケティングチーム、生産チーム、その他多くの人たちの努力を結集して、プロジェクトを予定通りに遂行することにかかっている。
同様に、イベントを成功させるためには
- 正確な予算を作成する財務チーム
- ゲストが何を求めているかを見極めるクライアント関係マネージャーチーム
- 支払いとチケットを管理する営業チーム
- そしてマーケティングチーム イベントのプロモーションのため
イベントを史上最悪のイベントとして歴史（あるいは海）に残したくないのであれば、総力を挙げる必要がある！
イベントプロジェクトマネージャーは何をやることなのか？
イベントプロジェクトマネージャーは、最初の構想からイベントの成功完了までを管理しなければなりません。
急な悪天候や飛行機の遅延、停電など、自分ではどうしようもない事態にも対処しなければならないので、イベント・プランナーは基本的にスーパーヒーローです。
スーパーヒーローとしての職務の他に、イベント・マネージャーの責任をいくつか挙げてみよう：
- プロジェクトのマイルストーン、スケジュール、期限を決める。
- 会社のミッションを満たすイベントを企画する。目標とオブジェクトを満たすイベントを企画する。* 会場、装飾、ケータリング、エンターテイメントを選択する 🎸。
- 業者やクライアントとの契約交渉
- イベント予算のメンテナー
- イベント中に発生したクライアントの問題を解決する。例：コメディアンのコンテンツに対するゲストからのクレーム
イベントマネージャーが私たちを雇ってくれていれば_ 😉。
イベントプランナーがプロジェクト管理者から学べる8つのヒント
イベントプランナーは、プロジェクトマネージャーと似たような仕事をする。唯一の違いは、イベントマネージャーは人々を食べさせ、温め、楽しませ、幸せにしなければならないので、より忍耐強くなければならないということだ！
忍耐力が衰えないように、プロジェクト管理者から学べる8つのコツを紹介しよう：
ヒント1：プロジェクトプランを立てる。
まず、イベントのコンセプトを考えましょう。
これには、どのようなイベントを開催するのか、イベントの目標は何か、具体的な時間的制約、関係するタスクやチームメンバーの詳細な内訳などを決定することが含まれます。
A.目標.
イベントに500人のゲストを集めるといった具体的な目標を設定することもできるし、環境の持続可能性に対する意識を高めるといった無形の目標を設定することもできる。#セーブ・ザ・プラネット 🌳 ←クリック
どのような目標を設定するにしても、ClickUpのようなツールを使って目標への進捗を測定する必要があります。
**ClickUpって何？
ClickUpは、世界でも有数の
/の一つである。 https://clickup.com/reviews 最高評価 /を獲得している。
生産性とイベント管理ソフトウェア 生産性の高いチームで使われている で使われている。
以下のような機能があります。 ドキュメント に役立つ美しいイベントプログラムを作成できる。 リマインダー の目標は、より小さな目標に分解することができる高レベルの目標です。
/に分割することができます。
https://docs.clickup.com/en/articles/2789973-use-cases-for-goals。
ターゲット。
/%href/
ターゲットを完了するたびに、目標達成に近づく。
また、ClickUpはあなたの目標進捗状況をパーセントで表示します。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/07/image4-3-1400x645.png クリックアップの目標 /クリックアップ
チームの目標設定に興味がありますか？詳しくはこちら
/参照
https://clickup.com/blog/how-to-use-clickup-to-set-goals-for-your-team//。
ClickUpを使ってチームの目標を設定する方法については、こちらをご覧ください。
/%href/
**B.制約条件
イベントをプランニングしていると、いくつかの制約にぶつかることがあります。
予算の制約、狭い会場、厳しいリミット、限られたチームメンバーなどです。
このような制約を見極め、その制約を念頭に置いてイベントを企画することが重要です。
優れたイベント主催者は、制約をクリエイティブになる機会として利用します！例えば、会場のスペースが限られているのであれば、横のドアを開けてテントエリアを作ることができます。🎪
ClickUpは、以下のような制約の管理をお手伝いします。 プロジェクト管理チャート , イベントプランテンプレート そしてビュー：ガントチャートビュー ?
/を参照してください。 https://docs.clickup.com/en/articles/2957090-docs-in-clickup ドキュメント /%href/
ClickUpのDocsは、チームメンバーと共有できるデジタル文書を作成するのに最適な場所です。
/を作成するのに最適な場所です。 https://clickup.com/ja/blog/16186/undefined/ 社内関係者 /を作成することができます。
.
対面ミーティングが必要ない場合もあります。だからClickUpは
/があります。 https://clickup.com/integrations/zoom Zoomインテグレーション /%href/
ClickUpを離れることなく、Zoom通話に素早く飛び乗ることができます！
しかし、昔ながらのミーティングがお好みであれば、次のように設定するだけです。
/を設定するだけです。 https://clickup.com/features/recurring-tasks。 定期的なタスク /%href/
を使うことで、毎週のミーティングを忘れることがなくなります：
ヒント4：常に進捗を追跡すること。
イベントのプロは、プロジェクトのタスクや締め切りに対する進捗追跡の重要性を理解しています。
進捗を追跡することで、イベントチームは仕事がどれくらい残っているのか、期限は守られるのかを判断することができます。さらに、クライアントに遅れを知らせるのにも役立ちます。
ClickUpは進捗追跡を簡単にします。
機能
/参照 https://clickup.com/features/custom-task-statuses カスタムステータス /%href/
イベントプロジェクトに「ロジスティクス」「招待状」「イベント当日」など、さまざまなフェーズを追加できます。こうすることで、あなたに合ったイベントワークフローを作ることができます。
ハイエンドな企業イベントの進捗状況を注視する必要がありますか？
/_参照 https://clickup.com/features/dashboards ダッシュボード /ダッシュボード
はイベントの概要を表示します。こちらをご覧ください、
/ここでは https://clickup.com/ja/blog/65946/undefined/ プロジェクトの進捗状況を監視することができます。 /を見ることができます。
従業員のパフォーマンス、ワークフローのボトルネックを監視できます。
また
/を追加することもできる。 https://docs.clickup.com/en/articles/3625877-sprint-widgets を追加することもできます。 スプリントウィジェット /%href/
のような バーンアップチャート ,
/参照 https://clickup.com/blog/agile/burndown-charts/ バーンダウンチャート /%href/
,
/参照 https://clickup.com/blog/agile/cumulative-flow-diagram/ 累積フロー図 /%href/
と 速度チャート をダッシュボードに追加することで、最高のブラックタイイベントを開くことができます：
ヒント5：リーダーシップと自信を発揮する
優れたリーダーシップと自信を示すことで、チームのモチベーションを維持することができます。
これはリスクマネジメントにおいて特に重要です。
やることとは？
イベントには常にいろいろなことが起こり、時にはうまくいかないこともある。例 えば、火事が起こるかもしれないし、喧嘩が起こるかもしれない。
どんな災難が起ころうとも、ゲストやチームが頭のない鶏のように走り回るわけにはいかない。
冷静沈着でいることが、チームが後に続くコツだ。
プロジェクト管理の慌ただしさにどう対処したらいいかわからない？ 以下はその例です。 忙しいマネージャーのためのプロジェクト管理3つのヒント .
ヒント6：柔軟に対応する
柔軟なイベントマネージャーであることは、遅延やボトルネック、その他の課題に対処できることを意味します。
また、柔軟なチームメイトであるということは、最善の結果を得るために他の人の意見に耳を傾けるということです。直前になって何かが変わる可能性があり、それに適応するしかないのですから。
しかし、ClickUpのような柔軟なプロジェクト管理ツールがあれば、どんな事態にも対応できます。
ClickUpにはたくさんの機能があります。
/があります。 https://clickup.com/features/views。 柔軟なビュー /を見ることができます。
を組織内の各部門のために使うことができます：
- リストビュー： 洗練されたリストビューでタスクをビューし、列のフィルタリング、並べ替え、グループ化が簡単にできる。
- リスト表示: /%href/
https://docs.clickup.com/en/articles/909959-board-view
ボードビュー：
/%href/ アジャイルなイベントマネージャーチームをお持ちですか？このビューを使って、タスクを /このビューを使って https://clickup.com/blog/agile/agile-workflow/ アジャイルワークフロー /%href/ - /アジャイルワークフロー https://docs.clickup.com/en/articles/914665-box-view ボックスビュー /%href/ : 全員がどんな仕事をしているか、何をやり終えたか、そして誰のスペースに余裕があるかを確認する
- 作業負荷ビュー： チームの仕事キャパシティを管理し、誰も燃え尽きないようにする。
- /作業負荷ビュー
https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6310399909143-Add-a-Timeline-view
タイムラインビュー：
/タイムラインビュー 今後のイベントのスケジュールを視覚的に把握する
ヒント8：報告
報告会はイベントが終了してから行います。
出演者全員が地元に戻り、イベントの写真がSNSを駆け巡り、注文が処理される。
プロジェクトチームやクライアントとミーティングを開き、何がうまくいき、何が改善されたかを話し合う必要がある。
このプロセスを簡単にするために、イベントプランニングのプロセスを通じて遭遇した問題をメモしておくよう、従業員に頼んでおくとよい。
メモといえば、
ClickUpのメモ帳
は、イベントチームがリアルタイムでアイデアや問題を書き留めるための無料オンラインスペースです。さらに
/を利用することもできる。 https://docs.clickup.com/en/articles/2635965-convert-notes-to-tasks メモをタスクに変換することもできます。 /に変換することもできます。
に変換する。
"このイベントはこれで終わりだと思ったか？ まだやることが完了してないから、二次会の準備をしなさい。
クリックアップがイベント管理に役立つ方法は他にもあります。
- テンプレート： は /を使います。 https://clickup.com/templates/event-management-t-4389477 イベント管理テンプレート /%href/ ,パーティープランテンプレート私の仕事：イベントの広告を共同で作成し、クライアントと協力して契約承認のスピードアップを図る。
- マインドマップ : 美しいイベントテーマをブレインストーミングし、イベントのワークフローをマップする。
- /マインドマップ
https://clickup.com/features/task-priorities
タスクの優先度：
/タスクの優先順位 タスクに緊急、優先度高、通常、優先度低のラベルを貼り、イベントチームが正しい順序でタスクを完了するようにする。 - メールClickApp： ClickUpタスクから直接電子メールを送受信することで、電子メールを好むステークホルダーと連絡を取り合うことができます。
ファイナルイベント 🎭.
イベントはとても楽しいものですが、すべてをスムーズに進行させるのはまったく別のイベントです！
幸運なことに、イベント
/イベント https://clickup.com/ja/blog/6165/undefined/ プロジェクト管理ツール /を使うことができる。
を使えば、イベントをサーカスにすることなく、すべてを管理することができる。
しかし、イベントを成功させたいのであれば、以下のツールを使う必要がある。 総合イベントプランニングソフトウェア ClickUpのような。
ClickUpには以下のような機能があります。 タスク依存関係 正確な 見積もり時間 と強力な モバイルアプリ を使えば、組織化された成功イベントを立ち上げることができる。 ClickUpを今すぐ無料でお試しください。 をお試しください。一生に一度のイベントを企画するのに役立つツールを体験できます！
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/07/image3-6.gif 素晴らしいイベントでした /%img/