フィリップ・ドーマー・スタンホープ、イギリスの政治家は言った、「分刻みを大切にすれば、時間は自然と整う。」
時間追跡は、働くプロフェッショナルにとって単なる日常業務ではありません。時間の使い方を正確に把握できるため、タスクの管理や生産性の向上に欠かせないものです。この情報を活用することで、タスクやチームの仕事をより適切にプランニングし、優先順位付けを行うことができます。
正確な時間追跡を行わないと、タスクの管理ミス、非効率、ストレスの増加、バーンアウト、プロジェクトのスケジュール遅延などのリスクが生じます。
幸い、Google スプレッドシートのタイムトラッカー機能を使えば、複数のプロジェクトを同時に進行する多忙なビジネスパーソン、大規模なチームを管理するマネージャー、毎日時間追跡データに頼る人など、あらゆるユーザーに最適なソリューションを提供できます。
このガイドでは、Google スプレッドシートの時間追跡を設定する手順を順を追って説明します。これにより、生産性を高め、整理整頓を維持することができます。
⏰ 60 秒の要約
時間追跡は、生産性、説明責任、およびコスト管理を向上させます。Google スプレッドシートは、カスタマイズ可能な基本的なタイムシートを提供していますが、自動化と拡張性に欠けています。
📊 Google スプレッドシートの時間追跡
- タスクの詳細と時間記録を含む週次タイムシートを作成します。
- 式を使用して勤務時間を計算します。
- テンプレートとして保存して再利用できます。
⚠️ 制限事項
- 手作業によるデータ入力は、時間がかかり、エラーも発生しやすい作業です。
- 自動化やリアルタイムの追跡機能はありません。
- 大規模なチームには不向きです。
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Google スプレッドシートのタイムシートで時間を追跡すべき理由
まず、Google スプレッドシートで時間を追跡することは必要であり、有益であるかという疑問に答えましょう。
答えは「はい」です。Google スプレッドシートのタイムシートを使用して、時間の管理やプランニングを行うことは、リソースを効果的に管理するための便利でアクセスしやすい方法です。
時間の使い方を記録しておくことで、タスクが計画通りに完了していることを確認できます。また、チームメンバーに自分の仕事に対する責任を持たせ、納期を確実に守らせるのにも役立ちます。さらに、Google スプレッドシートの時間追跡機能を使用すると、非効率な部分や生産性を向上できる分野を特定することができます。
Google スプレッドシートの時間追跡を使用するメリットをいくつかご紹介します。
コスト管理
フリーランサーや、労働時間に応じてクライアントに請求するビジネスでは、Google スプレッドシートを使用して、請求可能な時間と請求できない時間を追跡し、分類することができます。この方法により、正確な請求書発行とコスト管理が可能になります。
リソース配分
Google スプレッドシートの時間追跡は、リソースがどのように活用されているかを把握するのに役立ちます。この情報を使用して、優先度の高いプロジェクトに十分な注意が払われるよう、タスクを効果的に割り当てることができます。
柔軟性とカスタマイズ
Google スプレッドシートでは、特定のニーズに合わせてタイムシートをカスタマイズすることができます。列、式、フォーマットを追加、削除、変更して、追跡の要件や好みに合わせることができます。
アクセスと共有の容易さ
Google スプレッドシートはクラウドベースなので、どこからでも、どのデバイスからでもタイムシートにアクセスできます。また、タイムシートをチームメンバーや関係者と簡単に共有して、透明性とコラボレーションを向上させることができます。
Google スプレッドシートを時間追跡に使用する方法
Google スプレッドシートは、その使い方を理解していれば、強力な時間追跡ツールとして活用できます。Google スプレッドシートで時間を追跡するための簡単なタイムシートを作成する手順は、次のとおりです。
ステップ 1：週単位のタイムシートテンプレートの基本構造を作成する
Google スプレッドシートを開き、新しいスプレッドシートを作成します。ここで、基本的なタイムシートテンプレートを作成します。ドキュメントに「週間タイムトラッカー」などの適切なタイトルを付けます。次に、各タスクとそれに費やした時間を追跡するのに役立つ、重要な詳細情報を記載する列ヘッダーを作成します。
以下の列を作成してください。
- 日付 各曜日の日付を記入する
- Day：曜日（Monday、Tuesday、Wednesday など）を指定します。
- タスク 作業したタスクをリストアップする
- 開始時間 各タスクの開始時間を記録します。
- 終了時間 各タスクの終了時間を記録します。
- 期間 各タスクの期間を自動的に計算します。
ステップ 2：シートのフォーマット
毎週のタイムトラッカーが機能的で視覚的にも魅力的なものになるよう、各列のフォーマットを設定する方法をご紹介します。
- 日付のフォーマット：「日付」列を強調表示し、［フォーマット］ メニューから ［番号］ を選択し、［日付］ を選択します。
- 日およびタスクのフォーマット：「日」列を強調表示し、［フォーマット］ メニューに移動して ［番号］ を選択し、［プレーンテキスト］ を選択して、曜日を手動で入力します。次に、「タスク」列についても同じ操作を行い、フォーマットの問題なくタスクを手動でリストします。
- 時間のフォーマット：「開始時間」列を強調表示し、［フォーマット］ メニューから ［番号］ を選択し、［時間］ を選択します。「終了時間」列についても同様に操作します。
- 期間フォーマット：「期間」列を強調表示し、［フォーマット］ メニューから ［番号］ を選択し、［期間］ を選択します。
ステップ 3：毎日の活動を入力する
シートの構造とフォーマットが決まったら、列への入力に移りましょう。
- 日付と曜日列： まず、1 週間分のこれらの列をすべて入力して、明確なタイムラインを作成し、タスクを 1 日ごとに追跡します。
- タスク列： この列に毎日実行したタスクをリストアップして、時間の使い方を簡単に確認、分析することができます。
- 開始時間と終了時間の列： 各タスクの開始時間と終了時間をそれぞれの列に記録して、各活動の正確な期間を計算し、時間の使い方を把握します。
ステップ 4：期間を計算する
残りの詳細の入力が完了したら、その週に行った各活動の終了時間と開始時間の時間差を計算します。
「期間」列の最初のセルに、次の式を入力しますが、「終了時間」と「開始時間」の実際のセル参照を指定してください。
=（終了時間セル – 開始時間セル）
例： =E2-D2
最後に、その式を 1 週間の「期間」列にコピーします。
ステップ 5：週間タイムトラッカーシートをテンプレートとして保存
これは週ごとの時間追跡シートなので、1 か月間に約 4 回使用することになります。フォーマットを何度も作成し直す必要がないよう、このシートをテンプレートとして保存しておくことをお勧めします。
テンプレートとして保存する方法は次のとおりです。
- まず、時間追跡スプレッドシートのタイトルを「テンプレート」という単語で置き換えます。例：「週次タイムトラッカーテンプレート」
- 次に、タイトルの横にあるフォルダアイコンをクリックします（上の画像を参照）。
- Google ドライブ内の既存のフォルダを選択してテンプレートを保存するか、テンプレート専用の新しいフォルダを作成してください。
このシンプルなタイムシートは、お客様の用途に合わせて変更したり、従業員の業務時間追跡に使用したりすることも可能です。
Google スプレッドシートの時間追跡テンプレート
毎週のタイムシートと同じように、毎日、隔週、あるいは毎月の Google スプレッドシートのタイムシートテンプレートを作成することができます。
ここでは、ご利用いただける無料のタイムシートテンプレートをいくつかご紹介します。そのままご利用いただくことも、必要に応じて調整してご利用いただくこともできます。
1. 毎日のタイムシートテンプレート
このテンプレートは、タスク管理を改善するために 1 日の時間を 1 時間ごとに追跡したいプロフェッショナルに適しています。プロジェクトマネージャー、コンサルタント、フリーランサーなどが対象です。 また、より多くの時間をかけるべきタスクや、より少ない時間で済むタスクを特定するためにも使用できます。このテンプレートを使用すると、時間とタスクの可視性を明確にし、必要に応じて調整を行うことができます。これは、タイムシートを使用してクライアントに請求する場合に特に重要です。
関連記事： プロジェクト管理：プロジェクト管理の適用方法（テンプレート付き）
2. 週次タイムシートテンプレート
ここでは、プロフェッショナルが時間を効果的に管理するのに最適な、もう 1 つの週次時間追跡テンプレートをご紹介します。このテンプレートを使用すると、毎日、さまざまなプロジェクトに費やした時間を追跡し、時間のかかるタスクを特定し、ワークフローを最適化することができます。
このテンプレートは、総労働時間と総収入を自動的に計算し、請求プロセス全体を効率化し、公正な報酬を確保します。
3. 月次タイムシートテンプレート
この月次タイムシートは、1 か月間の勤務時間を追跡するためのテンプレートです。このテンプレートを使用すると、開始時間と終了時間を簡単に記録できます。さらに、勤務時間を通常、残業、病気、休暇、休日、その他の休暇の種類ごとに分類することができます。
各カテゴリでの総労働時間を計算できるだけでなく、さまざまな時給に基づいて給与を計算するセクションも備わっています。これらの機能により、このテンプレートは従業員の総労働時間を推定するのに非常に役立ち、雇用主は人件費を効果的に管理することができます。
ボーナス：これら以外にも、試すことができる素晴らしい時間追跡テンプレートが数多くあります。
Google スプレッドシートの時間追跡の制限
Google スプレッドシート（あるいは Google カレンダー）は、特に要件の規模や複雑さが増すにつれて、あらゆる時間追跡のニーズに最適なソリューションとはならない場合があります。Google スプレッドシートは無料で使いやすく、しかし、次のような制限があります。
面倒な手作業が必要
Google スプレッドシートユーザーの方は、手作業による入力がかなりの量になることをご存じでしょう。シートの設定、毎日のデータ入力、フォーマットの修正など、時間のかかる作業です。
すでに多大な作業負荷を管理しているプロフェッショナルにとって、このタスクは負担となり、重要な業務から注意をそらす要因となる可能性があります。そのため、専用の時間追跡ソフトウェアの使用を検討してください。
エラーが発生しやすい
Google スプレッドシートを時間追跡に使用する場合の主な欠点の 1 つは、エラーが発生しやすいことです。手動でデータを入力すると、時間や日付の入力ミスなど、追跡システム全体が狂ってしまうようなミスが発生する可能性があります。単純なタイプミスや式の誤りでも、時間の計算が不正確になる可能性があります。
透明性の欠如
複数のユーザーがタイムシートにアクセスして編集する必要がある場合、透明性の問題が発生する可能性があります。あるユーザーが変更を加えた場合、他のユーザーにはその変更がすぐには反映されないため（リアルタイムで共同作業を行っていない場合）、誤解やデータの不一致が生じるおそれがあります。
さらに、入力したデータが正しいかどうかを検証する方法もありません。1 日には、個人的な電話や昼休みなど、仕事の中断が何度もあるため、働いた時間を 1 分単位で正確に追跡することは困難です。
従業員が多い企業には不適
Google スプレッドシートは、個人や小規模なチームには有効ですが、大企業には実用的ではありません。エントリーや式を入力すればするほど、シートは雑然として複雑になります。そのため、何百人もの従業員のタスクの時間を追跡するには、単純なスプレッドシートフォーマットでは混乱が生じ、制限も多くなります。
式機能により複雑さが増す
ユーザーは、正確な計算を行うために、Google スプレッドシートでの式の作成とトラブルシューティングに精通している必要があります。スプレッドシートの機能に精通していないユーザーにとっては、これはフラストレーションやエラーの原因となり、時間追跡プロセスの全体的な効率を低下させる可能性があります。
Google スプレッドシートに代わる最高の時間追跡ツール
これまで説明したように、Google スプレッドシートで時間を追跡することには多くのデメリットがあります。しかし、それは唯一の選択肢ではありません。ClickUp のようなGoogle スプレッドシートの代替ツールは、時間追跡のプロセスを自動化し、毎日のスケジュール管理アプリとして、プロジェクトの実行を支援し、その他多くの機能を提供します。
ClickUp の機能
ClickUp は、以下の機能を備えたオールインワンのプロジェクト管理ソリューションです。
- ClickUp タスクでタスクを整理、優先順位付け、追跡して、プロジェクトを遅滞なく遂行
- ClickUp Docsで同僚と共同でコンテンツを作成、編集
- ClickUp チャットや ClickUp コメントなどのコミュニケーションツールで、より迅速なコラボレーションを実現
- ClickUp 自動化で反復的なタスクを自動化
- ClickUp ホワイトボードを使用して、共同でアイデアをブレインストーミングし、視覚的なプランを作成しましょう。
- ClickUp Goalsで目標を作成、管理、追跡
- ClickUp ダッシュボードでプロジェクトのワークフローを 1 か所で視覚化
- ClickUp Brainを使用して、プロジェクトの概要を作成し、タスクやドキュメントから答えを引き出しましょう。
時間の追跡に関しては、ClickUp は、タスクに集中して、より迅速かつ手間なく仕事を進めることができる、頼れるタイムトラッカーです。
💡 プロのヒント： 仕事プロセスをさらに効率化したい場合は、あらかじめ作成された ClickUpプロジェクト管理テンプレートをお試しください。
ClickUp の時間追跡ツール
ClickUp の時間追跡ツールを使用すると、わずか数回のクリックでワークフローを整理、分析、最適化することができます。単一のダッシュボードで、勤務時間の監視と管理が簡素化されます。タスクの時間を追跡し、成果物の見積もり時間を設定し、費やした時間の包括的なレポートを表示することができます。
ClickUp 時間追跡ツールの主な機能は次のとおりです。
- 複数のデバイスをサポート： ClickUp の無料 Chrome 拡張機能を使用して、モバイル、デスクトップ、またはウェブブラウザから時間を追跡できます。
- 統合： Toggl、Harvest、Everhour などの他の人気アプリから追跡した時間を ClickUp に直接同期し、すべてのデータを 1 か所に保管
- メモとラベル： タイムエントリーに詳細なメモを追加し、ラベルで分類して整理や参照を容易にします。
- グローバル時間追跡： どのデバイスでも時間追跡を開始または停止でき、グローバルタイマーでタスクを切り替えることもできます。
- 請求可能時間： 特定の時間エントリーを請求可能としてマークし、請求書発行と経費追跡を効率化
- 並べ替えとフィルタリング： 費やした時間によってタスクを簡単に並べ替え、日付、ステータス、優先度、タグなどで時間エントリーをフィルタリングできます。
複数のチームメンバーとタスクでプロジェクトを管理していると想像してみてください。ClickUp の時間追跡ツールを設定すると、各チームメンバーのデバイスにあるグローバルタイマーを使用して、各メンバーが割り当てられたタスクに費やした時間を監視することができます。
週の終わりに、各タスクに費やした時間の内訳を確認し、ボトルネックを特定し、請求書作成のために請求可能な時間が正確に記録されていることを確認するためのレポートを作成することができます。
💡プロのヒント： 時間追跡を行う前に、必ず従業員から事前の同意を得てください。この活動は、タスクに費やした時間を測定するためのものであることを従業員に伝えてください。これにより、従業員間の信頼関係を構築し、この活動を侵襲的な行為と受け取られることを防ぐことができます。透明性とオープンなコミュニケーションは、効果的な時間追跡の鍵となる要素です。
さらに、ClickUp の時間追跡ツールを使用すると、詳細なタイムシートで、追跡した時間を日、週、月、または任意のカスタム範囲で表示することができます。これらのシートは、個々のタスクと時間エントリーを詳細に表示し、日付ごとにグループ化された時間の合計を表示します。
また、追跡した時間を見積もりと比較することで、時間の推定やプランニングを行うことができるため、時間管理ツールとしても機能します。さらに、各人のタスクの残り時間を確認できるため、目標達成のスケジュールが予定通り進んでいるかどうかを判断するのに役立ちます。
ClickUp サービス タイムシートテンプレート
時間追跡の効率を高めるには、ClickUp Services タイムシートテンプレートもご利用ください。このテンプレートは、毎週の勤務時間を追跡する多くのサービスベースのチームをサポートしています。ClickUp は機能豊富で適応性が高く、提供する各サービスの時間、コスト、リソースを監視する必要があるチームに最適です。
ClickUp サービスのタイムシートテンプレートには、次のような機能があります。
- カスタムステータス：承認済み、注意が必要、レビュー中、レビュー待ちなどのラベルでタイムシートのステータスを追跡
- カスタムビュー：スタートガイド、週次内訳、月次内訳、従業員要約、日次タイムシートログなど、さまざまなビューにアクセスできます。
- カスタムフィールドを使用して、総給与、有給休暇時間、有給病気休暇時間、時給、従業員の署名などの属性を使用できます。
- 依存関係の警告、タグによるチームサービスの追跡、電子メールによる通知を改善するプロジェクト管理機能
この時間管理テンプレートを使用すると、サービス時間と請求可能時間を 1 か所で追跡し、プロジェクト全体でのリソースの使用状況を確認し、リソースの割り当てを簡単に管理することができます。また、進捗状況を視覚化するチャートやグラフ機能も備わっており、Stripe や PayPal などのアプリと統合して、請求や支払いの追跡もスムーズに行えます。
ボーナス： 従業員のすべての活動を追跡し、作業負荷をより適切に管理したい場合は、ワークフローの最適化のための従業員モニタリングソフトウェアの使用をご検討ください。
ClickUp を使い始めて、時間の無駄を一切なくしましょう！
ClickUp は、個人的なタスク、フリーランスのプロジェクト、従業員の請求サービスなど、あらゆるニーズの時間を追跡するのに最適です。Google スプレッドシートは無料でシンプルですが、ClickUp が提供する豊富な機能はありません。
ClickUp は、作業プロセスを効率化し、ビジネスを拡大し、成功を推進する包括的な時間追跡機能を備えています。
個人的なタスクの管理から、複雑なフリーランスや従業員の業務の処理まで、ClickUp は時間追跡をシームレスかつ効率的に行います。
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