プロフェッショナルのための究極の電子メールマナーハンドブック

私たちは、コミュニケーションの大部分がデジタルチャネル、特に電子メールを通じて行われている時代に生きています。電子メールに代わる多くの手段が登場しているにもかかわらず、電子メールは依然としてビジネスコミュニケーションの要です。電子メールには、私たちの意図を伝えるだけでなく、プロ意識や細部への気配りを示す力があります。

就職の応募、プロジェクトの調整、同僚への連絡など、電子メールの書き方は、受け取る返信に大きく影響します。電子メールのエチケットを磨くことで、礼儀正しくプロフェッショナルな電子メールを作成し、良い印象を与えることができます。

このガイドでは、プロフェッショナルな電子メールを素早く作成するための 20 の重要なガイドラインについて説明します。

電子メールのエチケットを理解する

電子メールのエチケットとは、電子メールを作成したり返信したりする際に使用すべき一連の社会的ガイドラインです。明確で簡潔、かつ敬意のあるコミュニケーションを確保するために、電子メールでのやり取りのルールを定めたものです。

電子メールは、結局のところコミュニケーションのツールに過ぎないのに、なぜこれが重要なのか疑問に思うかもしれません。その理由のひとつは、文字には非言語的な情報が伴わないからです。表情や声の調子が伝わらないため、メッセージのトーンを誤解されやすいのです。したがって、これらのガイドラインに従うことで、礼儀正しく、明確なコミュニケーションを確保することができます。

電子メールのエチケットが重要なその他の理由としては、次のようなものが挙げられます。

電子メールのエチケットに従うことで、永続的な関係を構築し、意図を明確に伝え、全員が同じ認識を持つことができます。

20 の電子メールマナーのヒントとベストプラクティス

電子メールのエチケットの重要性を理解したところで、電子メールを書く際に留意すべき 20 のヒントとベストプラクティスを見ていきましょう。

1. プロのように挨拶する

電子メールは、丁寧な挨拶で始めることで、プロフェッショナルな印象を与え、相手への敬意を表します。挨拶の表現は、相手との関係のフォーマル度やコミュニケーションの文脈に応じて、適切なものを選択してください。

したがって、クライアントや上司に対して「hey there」を使うのは不適切です。同様に、友人への電子メールに「Dear」と書くのは、過度にフォーマルな印象を与えます。

非公式の電子メールで使用できるカジュアルな挨拶をいくつかご紹介します。

正式なコミュニケーションや、初めて相手に連絡を取る際には、以下の挨拶文を使用できます：