複数のプロジェクトを同時に管理するプロジェクト管理部門やマネージャーにとって、日々の業務に忙殺されて見失ってしまうことはよくあります。進捗の追跡と測定、全員の連携の確保、チームの作業負荷の最適化は、困難な作業です。プロジェクトダッシュボードで全体像を把握することほど、物事を客観的に見ることができるものはありません。
プロジェクトポートフォリオダッシュボードでは、プロジェクトの健全性、各プロジェクトの作業進捗状況、および全体的なタイムライン、予算、ステータスに関する包括的なリアルタイムレポートを包括的に把握できます。これにより、あなたや関係者が必要なときにいつでも重要なプロジェクト情報にアクセスできるようになります。
プロジェクトポートフォリオダッシュボードを初めて作成する場合、その計画や設計作業に圧倒され、ポートフォリオダッシュボードが複雑になってしまうこともあります。
高度なプロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェアによって、このプロセスが簡略化されるとしたらどうでしょうか？
ClickUp を使用して、プロジェクト計画と実行を最適化するためのダイナミックなプロジェクトポートフォリオ管理ダッシュボードを構築する方法、およびすぐに使い始めるのに役立つ最良の例とテンプレートについて、以下をご覧ください。
プロジェクトポートフォリオ管理とは？
プロジェクトポートフォリオ管理は、組織のビジネス目標を達成するために、そのプロジェクトを戦略的に管理する方法です。これには、ビジネスの目標に沿った一連のプロジェクトを絞り込み、優先順位付けを行うことが含まれます。
プロジェクトポートフォリオ管理は、リスク、予算、利用可能なリソースなどの側面を評価および管理することで、プロジェクトの価値を最大化することを目的としています。
プロジェクトポートフォリオ管理ダッシュボードとは？
経営陣、ポートフォリオマネージャー、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトポートフォリオ管理ダッシュボードを使用して、すべてのプロジェクトとその進捗状況を一元的に視覚化します。ダッシュボードには、健全性指標のパフォーマンスを監視し、重要なマイルストーン、予算情報、リソースの可用性を確認できるチャートやメトリクスが表示されます。
現代の組織では、プロジェクトはリソース、タイムライン、成果物に関して相互に関連しており、成果と成功は相互に依存しています。中央のポートフォリオダッシュボードでは、この情報を 1 つのビューにまとめて表示します。
プロジェクトポートフォリオ管理ダッシュボードを構築するか、ClickUp などのプロジェクトポートフォリオ管理ソリューションを使用して、作業を簡単にすることができます。
ClickUp ダッシュボードを使用すると、単一のコントロールセンターからプロジェクトを視覚化して分析することができます。作業中のプロジェクトの概要を把握できるだけでなく、その情報を主要な関係者と共有することもできます。これにより、全員がさまざまなプロジェクトの進捗状況を把握することができます。
ClickUp ダッシュボードは、データを意味のある形で表現するのに役立ち、時間の節約にもなります。また、問題や改善点について作業できる別のスペースを作成することもできます。さらに、日々の仕事を監視することもでき、特定のタスクに費やした時間を追跡することで、仕事の効率も向上します。
– マナスウィ・ドヴィーディ、セドコス・テクノロジーズ・プライベート・リミテッド
プロジェクト管理プラットフォームである ClickUp を使用すると、目標の設定、個々のタスクやプロジェクトに費やした時間の追跡、ボトルネックの特定、およびそれらの迅速な解決により、プロジェクトを確実に完了することができます。
プロジェクトポートフォリオダッシュボードを使用するメリット
可視性の向上
プロジェクト全体のステータスをリアルタイムで可視化し、ボトルネックを特定し、重要なプロジェクトのタスクのパフォーマンスを監視し、顧客満足度を測定します。
コミュニケーションの強化
プロジェクトダッシュボードは、単一のプロジェクトまたは複数のプロジェクトに関連するすべての情報を一元的に管理するハブであるため、期限、タスク、割り当てられた予算、進捗状況について、全員が同じページで情報を共有することができます。
より良い意思決定
既存および潜在的なプロジェクトを包括的にポートフォリオレベルでビューすることで、プロジェクトおよびポートフォリオのマネージャーは、プロジェクト計画、実行、財務予測、リスク管理について、データに基づいた意思決定を行うことができます。
パフォーマンスの追跡
ダッシュボードソフトウェアを使用すると、チームの生産性、予算配分、会社の目標、プロジェクトの健全性など、重要なメトリクスを一目で視覚化できます。
効率の向上
プロジェクトのアクティビティ、予算、作業負荷の割り当て、さまざまなプロジェクトのリソース使用状況、依存関係を包括的に把握することで、タスクの割り当てを簡素化し、従業員のバーンアウトを防ぎ、チームの効率を高めます。
プロジェクトを成功裏に完了するには、要件に最適なプロジェクトポートフォリオ管理ソフトウェアを見つけるまで、さまざまなソフトウェアを試してみることをお勧めします。
プロジェクトポートフォリオダッシュボードの実例
プロジェクトポートフォリオダッシュボードが複数のプロジェクトをどのように管理できるかを理解するのに役立つ、実際の例をいくつかご紹介します。
1. スクラムチームのためのアジャイルダッシュボード
アジャイルチームダッシュボードは、プロジェクトの健全性を透明化し、チームのパフォーマンスやスプリントの進捗状況を可視化します。
ソフトウェア開発ワークフローで使用すると、アジャイルプロジェクトポートフォリオ管理 （PPM） ダッシュボードは、進行中のプロジェクトに関する潜在的なボトルネック、重要なメトリクス、進捗、優先度の高い問題などを、非常に視覚的なフォーマットで詳細に表示します。
アジャイルダッシュボードの要素には、以下のものがあります。
スプリントバックログ
リストまたはカンバンボードとして表示され、残りの作業項目、そのステータス （To Do、進行中、完了）、および推定作業量が表示されます。スプリントの作業量がより明確になるため、スプリントの目標に対する進捗状況を確認することができます。
バーンダウンチャート
この折れ線グラフは、スプリントの残り時間に対してストーリーポイント（残りの作業）をプロットしたもので、スプリントの進捗を視覚的に追跡し、スプリントの完了を確実にするために積極的な調整を行うことができます。
リードタイム
リードタイムは、仕事アイテムの開始から完了、リリースまでの合計時間を表示します。これは、納期の遅延を特定し、リリースプロセスを最適化し、市場投入までの時間を短縮するために使用されます。
プロのヒント💡： バーンダウンチャートをチームにとって効果的なツールとするためには、合理的な目標を設定し、過去のスプリントから学び、チームに過大な負担をかけないようにしてください。
2. リソース配分ダッシュボード
異なるプロジェクトで共有リソースを使用している場合や、潜在的なプロジェクトのリソース割り当てを計画している場合、このプロジェクトポートフォリオダッシュボードには、さまざまなプロジェクトにリソースがどのように配布されているかが表示されます。
ClickUp のワークロードビューを使用すると、チーム（およびチームメンバー）が担当している作業、優先度の重複部分、優先順位、延期できるタスクなどを、1 つのダッシュボードで確認できます。
プロのヒント💡： 個々のチームメンバーに 1 日または 1 週間の作業負荷キャパシティを設定します。キャパシティは、時間、タスク、スクラムストーリーポイントで設定できます。
3. ビジネス管理ダッシュボード
このプロジェクトポートフォリオ管理ダッシュボードでは、ビジネス目標の健全性と進捗状況を確認できます。
ClickUp ダッシュボードをカスタマイズして、四半期ごとのビジネス目標を簡単に計画、追跡しましょう。複数の部門が製品ポートフォリオの管理に関与している場合、ClickUp のリストビューを使用すると、各タスクのステータス、予算見積もり、進捗状況を追跡できます。
チームメンバー、プロジェクトマネージャー、ステークホルダー、経営陣など、全員がプロジェクトポートフォリオの戦略的取り組みや優先度に関する洞察を得ることができます。
4. 運用管理ダッシュボード
プロジェクト管理では、運用ダッシュボードにより、組織内のさまざまな運用プロセスがどのように進行しているかをリアルタイムで把握することができます。これにより、関係者は日々の活動を監視し、戦略的および運用上の優先度を追跡し、さまざまなレベルのデータを分析して、運用の弱点を特定することができます。
プロのヒント💡：役割ベースのアクセス権により、ClickUp では、ダッシュボードに変更を加えることができるチームメンバーと、進捗状況を追跡するためにダッシュボードを表示できるメンバーをカスタマイズすることができます。
プロジェクトポートフォリオダッシュボードの鍵となる要素
1. プロジェクトの概要
プロジェクトの範囲と目標の要約を共有して、全員が自分の仕事内容を把握できるようにします。これには、プロジェクト名、参加チームメンバー、説明、総予算、達成すべき戦略的目標などの概要情報が含まれます。
2. ステータスインジケーター
PPM ダッシュボードに視覚的なインジケーターを設定して、プロジェクトのステータスを簡単に識別します。たとえば、赤色は未完了のタスク、緑色は完了したアクティビティ、オレンジ色は作業中のタスクを表します。
3. チャートとグラフィカルなレポート
プロジェクト管理チャートは、プロジェクトに関連するデータ、傾向、メトリクスを視覚化する優れた方法です。ガント、プロジェクトのタイムライン、ベロシティ、バーンアップ、ライン、作業分解構造、ラインチャートなど、さまざまな種類のチャートがあります。
たとえば、ClickUp のガントチャートビューでは、プロジェクトをタイムライン上で確認できます。タスクや依存関係などの情報を確認できるため、単一の信頼できる情報源から納期を管理することができます。
4. プロジェクトトラッカー
プロジェクトトラッカーは、プロジェクトのライフサイクルを通じてタスクや活動の進捗状況を測定し、チームメンバーが整理整頓を維持し、それぞれのタスクを追跡し、期限切れのタスクを確認し、タイムラインを監視するのに役立ちます。
しかし、詳細なプロジェクトトラッカーの設定は、多大な努力を要するプロセスになる場合があります。ClickUp は、あらゆるプロジェクトに合わせてカスタマイズできるプロジェクトトラッカーテンプレートを提供しています。
その好例が、プロジェクトの予算や納期を管理するために広く使用されているClickUp のプロジェクトトラッカーテンプレートです。このテンプレートを使用すると、チームリーダーはリアルタイムの更新情報で全体像を把握でき、すべてのプロジェクトを 1 か所にまとめて部門間の連携を容易に行うことができます。
プロのヒント💡：このテンプレートを使用して、繰り返し行うプロジェクト用の複数のトラッカーを作成してください。これにより、キックオフ会議後の時間を節約し、すぐに作業を開始することができます。
5. リソース管理
リソース管理では、さまざまなタスクにさまざまなリソース（従業員、予算、設備）がどの程度効果的に配布されているか、またそれらが効果的に活用されているかを確認することができます。
ClickUp には、リソースの管理に役立つさまざまな機能があります。
- ClickUp 時間追跡：デバイス間でタスクにリンクされている時間を追跡し、各タスクに費やした時間を表示するレポートを作成し、見積もり時間を共有してプロジェクトの納期をプランニングします。
- ClickUp ビュー:15 以上のビューにより、すべてのプロジェクトとその進捗状況を全体像として把握できます。これらのビューを使用して、タイムラインや優先度を調整したり、依存関係を追加したり、次の作業を確認したりすることができます。
- ClickUp の目標：プロジェクトからタスクを目標に追加して、プロジェクトの納期を確実に守ることができます。複数のプロジェクトに目標を作成し、1 か所で表示することができます。
6. リスク管理
プロジェクトポートフォリオに影響を与える可能性のある潜在的なリスクを明らかにします。リスク管理により、関係者は障害、その発生の可能性と影響、およびそれらを軽減する方法をより深く理解することができます。さらに、リスク軽減の努力が成果を上げているかどうかを、またプロジェクトの結果に対するリスクの影響を最小限に抑える方法を追跡および評価するのに役立ちます。
7. 獲得価値
獲得価値は、特定の期間内に完了したすべての仕事の総価値を表します。これは通貨で表され、プロジェクトのタイムラインのある時点までに完了したタスクと成果物の割合を調査することで測定できます。
8. 財務および予算のメトリクス
財務および予算のメトリクスには、予算総額と実際の支出、コストの差異、ROI、財務実績の測定が含まれます。これにより、関係者はダッシュボードの 1 ページで予算を監視し、リソースの割り当てに関する意思決定を行うことができます。
9. Web ブラウザからのアクセス
プロジェクトマネージャーは、ウェブブラウザでプロジェクトポートフォリオダッシュボードを表示、管理して、デバイス間で進捗をリモートで監視できる必要があります。これは、チームが分散している場合に特に重要です。
プロジェクトポートフォリオダッシュボードの作成方法
1. ダッシュボードの目的を明確に定義する
プロジェクトポートフォリオダッシュボードを設定する前に、その目的と、ダッシュボードを使用するユーザーを特定する必要があります。次に、ステークホルダーが追跡する必要のあるニーズ、メトリクス、要件に合わせて PPM ダッシュボードを設定します。
たとえば、ダッシュボードは、経営幹部にプロジェクトポートフォリオの概要と関連プロジェクトの進捗状況を把握させることを目的としています。つまり、ダッシュボードの目標には、進行中のプロジェクトの番号、全体的な進捗状況、主要業績評価指標、潜在的なリスクなどの情報が含まれます。
2. データの統合
プロジェクトの管理に使用するツールから重要なプロジェクト管理データを収集し、何が機能しているかを追跡、分析します。プロジェクト管理ツール、データベース、スプレッドシート、および関連チームが使用するその他のサードパーティのビジネスソースからのデータを含めることを検討してください。
3. 重要なメトリクスと KPI を特定する
次に、追跡すべきメトリクスと KPI を決定する必要があります。これらは、ビジネス、部門、またはプロジェクトの目標と整合し、プロジェクト、ビジネス運用、およびプロセスに関する戦略的な意思決定を可能にするものでなければなりません。
プロのヒント💡： 重要なメトリクスとパフォーマンス指標の選択は、チームで共同作業で行う必要があります。まず、ClickUp ホワイトボードでブレインストーミングを行い、ClickUp フォームでチームの回答を収集し、ClickUp チャットビュー *を使用してチームとコミュニケーションを取りましょう。
4. プロジェクトポートフォリオ管理ツールを選択する
プロジェクトポートフォリオ管理ツールは、プロジェクトポートフォリオに関連するすべての情報を一元的に保存できるシステムです。このツールを使用して、プロジェクトプランの作成、必要な情報の文書化、スケジュールの管理、チームメンバーへのタスクの割り当て、進捗の追跡を行うことができます。
たとえば、ClickUp のプロジェクト管理ソフトウェアは、タスクの割り当て、進捗の表示、重要なメトリクスの追跡、プロジェクト情報の視覚化、自動化されたリアルタイムレポートによる複数のプロジェクトへの完全な可視化、リソースの最適な管理など、さまざまな包括的な機能を 1 つのプラットフォームで提供しています。
5. ダッシュボードのレイアウトをデザインする
収集したすべての情報を、ダッシュボードをさまざまなセクションに整理し、チャートや視覚化を使用して、さまざまなポートフォリオダッシュボードを作成します。
時間や経験が不足している場合、包括的なダッシュボードの作成は簡単なタスクではありません。
プロジェクトポートフォリオダッシュボードのテンプレートを起点として使用することができます。例えば、ClickUp のプロジェクト管理ポートフォリオテンプレートは、プロジェクトの健全性や進捗状況を監視しながら、異なる部門間のプロジェクトを確実に連携させるためのプラグアンドプレイツールです。
ClickUp のプロジェクトポートフォリオダッシュボードの興味深い機能の一部を以下にご紹介します。
- タグ： タグを使用して、すべてのプロジェクトのステータスを表示します。たとえば、準備完了、ブロック、却下などです。
- 色分け：ClickUp のカスタマイズ可能なテンプレートでは、さまざまな色から選択できるため、各ステータスに特定の色を追加して、プロジェクトの進捗状況を簡単に監視することができます。
- ビュー： 15 種類以上のビューを使用して、仕事を好きなように視覚化できます。ClickUpのプロジェクト管理ソフトウェアでプロジェクトを表示する 3 つの方法を見てみましょう。リストビュー：プロジェクトをさまざまなカテゴリに整理してグループ化できます。タスクやアクティビティは、リストのようなフォーマットで一目で確認できます。進行中、レビュー中、完了したプロジェクトを確認できます。ボックスビュー：ボックスビューを使用して、チームの優先事項に常に合わせることができます。1 つのダッシュボードから、チームの作業量、完了したプロジェクトなどを追跡できます。アクティビティ：チームメンバーのアクティビティを詳細に確認し、各メンバーがプロジェクトで何に取り組んでいるかを確認できます。アクティビティの種類を選択して、対応するプロジェクトの詳細を確認できます。
- リストビュー：プロジェクトをさまざまなカテゴリに整理してグループ化します。タスクとアクティビティは、リスト形式で一目で確認できます。進行中、レビュー中、完了したプロジェクトを一覧で確認できます。
- Box ビュー： Box ビューを使用して、チームの優先度に合わせて作業を進めましょう。1 つのダッシュボードから、チームの作業負荷、完了したプロジェクトなどを追跡できます。
- アクティビティ：チームメンバーのアクティビティを詳細に確認し、各メンバーがプロジェクトで何に取り組んでいるかを把握できます。アクティビティの種類を選択して、対応するプロジェクトの詳細を表示することができます。
- リストビュー：プロジェクトをさまざまなカテゴリに整理してグループ化します。タスクとアクティビティは、リスト形式で一目で確認できます。進行中、レビュー中、完了したプロジェクトを一覧で確認できます。
- Box ビュー： Box ビューを使用して、チームの優先度に合わせて作業を進めましょう。1 つのダッシュボードから、チームの作業負荷、完了したプロジェクトなどを追跡できます。
- アクティビティ：チームメンバーのアクティビティを詳細に確認し、各メンバーがプロジェクトでどのような仕事に取り組んでいるかを確認できます。アクティビティの種類を選択して、対応するプロジェクトの詳細を確認できます。
6. テストと検証
ダッシュボードが意図したとおりに機能することを確認するために、いくつかの予備テストを実行し、チームや関係者のフィードバックや承認を収集して必要な調整を行う必要があります。
7. 展開
これで、ダッシュボードの展開準備が完了しました。
プロジェクトに関与する全員に、ダッシュボードとその内容について説明します。チームメンバーがダッシュボードの使用方法を理解できるように、適切なトレーニングを実施してください。ダッシュボードは定期的に更新し、関連性を維持してください。ビジネス要件の変化に合わせて、定期的に変更を加えることもできます。
ClickUp でプロジェクトポートフォリオのダッシュボードを統合する
正確で構造化されたダッシュボードは、進行中のすべてのプロジェクトをシームレスに管理するのに役立ちます。
ClickUp はさらに一歩進んで、タスクおよびリソース管理、時間追跡、KPI 追跡、カスタマイズ可能なテンプレートなどの機能を活用して、プロジェクト管理を効率化することができます。
プロジェクトポートフォリオおよびプロジェクト管理ソフトウェアとしての最大のメリットは、タスクや作業量の管理、進捗の追跡とレポート作成、遅延時のアラート設定、リモートチームによるデバイス間のアクセスなど、繰り返し行うタスクを自動化できることです。
プロジェクトの複雑さに関わらず、成功を収めたい場合は、ClickUp に無料で登録して、インタラクティブなプロジェクトポートフォリオダッシュボードの構築を始めましょう。
よくある質問（FAQ）
1. プロジェクトポートフォリオダッシュボードとは？
プロジェクトポートフォリオダッシュボードは、管理するすべてのプロジェクトの進捗状況を追跡するための視覚的なツールです。プロジェクトの全体的な健全性を評価し、ビジネス目標との整合性を確保するために重要な、主要なメトリクス、パフォーマンス指標、プロジェクトステータスに関する洞察を提供します。
2. ポートフォリオとダッシュボードの違いは何ですか？
| ポートフォリオ | ダッシュボード | |
| 定義 | ポートフォリオとは、管理しているさまざまなプロジェクトをまとめたものです。ビジネスでは、さまざまなプロジェクトを個別に管理するのではなく、関連するプロジェクトをグループ化することが一般的です。 | 一方、ダッシュボードは、ポートフォリオ内のさまざまなプロジェクトの進捗状況を視覚的に表現したものです。ダッシュボードには、重要なメトリクス、マイルストーン、成果物、リソースの割り当て、タスクの依存関係などが表示されます。 |
| 使用目的 | リソースの配分を最適化し、イニシアチブを優先順位付けする。 | プロジェクト間の接続を評価し、リソースの不足を引き起こさずにリソースを管理する方法を特定します。 |
3. プロジェクトポートフォリオには何を含むのか？
ポートフォリオには、組織の包括的な目標の達成に不可欠な関連プロジェクトが含まれます。ポートフォリオ内の各プロジェクトには、範囲、成果物、マイルストーン、タイムライン、およびプラン、スケジュール、ガイドライン、ステータスレポートなどのドキュメントがあります。