最新のドキュメントを誤って削除したり、台無しにしてしまったことはありませんか？誰にでも起こりうる出来事です。
ドキュメントバージョン管理ソフトウェア は、このような場合にあなたのセーフティネットとなります。何か問題が発生した場合でも、いつでも以前のバージョンに戻して復元することができ、「おっと」という瞬間を回避することができます。
バージョン管理機能のない文書管理ソフトウェアでは、誰もが自分のコピーを所有しており、誰が最新バージョンを所有しているかが不明になります。文書管理ソフトウェアは、ビジネスプロセスのさまざまなバージョンを管理することで、すべてを整理し、全員が（文字通り！）同じページを共有できるようにします。
2024年のドキュメント管理ソフトウェアのトップ10をレビューし、それぞれの長所と短所を分析し、ビジネス成長にどのように役立つかを検討しましょう。
ドキュメントバージョン管理ソフトウェアで注目すべき点
ビジネスに最適なドキュメントバージョン管理システムを選ぶ際には、ニーズに合った機能を優先してください。以下は、注目すべき主な機能です。
- バージョン履歴の追跡： 堅牢なバージョン管理ソフトウェアは、ドキュメントの変更履歴を詳細に記録し、各所有者と編集内容を表示します。この機能により、透明性と説明責任が確保され、バージョンの比較も可能になるため、ユーザーは必要に応じて以前のバージョンに戻すことができます。
- リアルタイムのコラボレーション：リアルタイムのコラボレーションを可能にする機能は不可欠です。コメントや注釈を追加できる機能により、チームワークが円滑になり、複数のユーザーが同時に同じ文書で作業することが容易になります。
- 柔軟なアクセス制御：特に機密情報については、誰が何がアクセスできるかを管理することが重要です。ソフトウェアは、柔軟なアクセス制御機能を備え、権限のある担当者だけが特定のドキュメントをビューまたは編集できるようにする必要があります。
- 直感的なインターフェース： 直感的なデザインにより、技術的な専門知識の有無に関わらず、ユーザーはソフトウェアを簡単に操作できます。
- 統合機能： 統合機能により、ドキュメント管理プラットフォームを既存のツールと調和して動作させることができ、効率が向上します。
- バックアップ機能： ソフトウェアは、データ損失を防止し、不測の事態が発生した場合でも機密文書を常に安全に保つための、堅牢なバックアップ機能を備えている必要があります。
- スケーラビリティ： 組織の成長に合わせて、ドキュメント管理ソリューションも拡張できる必要があります。スケーラビリティにより、ドキュメントバージョン管理ソフトウェアは、パフォーマンスを損なうことなく、増加するデータやユーザー負荷に対応することができます。
- トレーニング： 複数の人が同じ文書で共同作業を行う場合、特にツールやその機能の使用方法がわからない場合、混乱が生じる可能性があります。そのため、ツールには、ソフトウェアの導入を成功させるための包括的なトレーニング資料が備わっている必要があります。
10 種類の最高の文書バージョン管理ソフトウェア
市場にはさまざまなドキュメント管理ソフトウェアソリューションがありますが、その中には重要な機能が欠けているものもあります。さまざまな選択肢を調査し、その長所と短所を確認して、10 種類の最高のドキュメントバージョン管理ソフトウェアをご紹介します。リストに選ばれたソフトウェアはどれか、ぜひご確認ください。
1. ClickUp
ClickUp は、あらゆる規模のチームが中断することなく共同作業を行うために設計された、オールインワンの生産性およびコラボレーションプラットフォームです。
このアプリは、会社の wiki や技術ドキュメントの作成、製品の機能、部門のプロセス、個々のタスクや責任の文書化に最適なアプリです。
ClickUp Docs のバージョン管理機能を使用すると、プライバシーと編集制御でドキュメントを保護し、所有者と貢献者を追加して所有権を割り当てることができます。特定のチーム、ゲスト、または公開メンバーを招待して、そのメンバーだけに共有できるリンクを作成できます。
また、ドキュメントの変更履歴を確認したり、必要に応じて以前のバージョンに復元したりすることもできます。
ClickUp のライブコラボレーション検出機能により、ワークスペースの全員が同時にドキュメントを編集し、情報をリストアップし、タグ、タスク、目標の説明を追加し、変更を管理することができます。さらに、このプラットフォームは、すべてをリアルタイムで瞬時に更新します。
ClickUp の主な機能
- ヘッダー、テーブル、バナー、タグ、コメント、ブックマーク、画像、ビデオ、リンクを追加して、効率的な知識の共有を実現
- リアルタイムで共同編集
- テンプレートを利用して、ドキュメントの外観の一貫性を保ちましょう。
- フォーカスモード、ページ詳細、アーカイブ機能で時間を節約し、より多くの仕事を完了しましょう。
- 公開共有ドキュメントの複製
- Business Plus プランを選択して、ドキュメントを不要な変更から保護しましょう。
- ドキュメントを簡単に見つけられるように、ドキュメントタグを作成しましょう。
- ClickUp AIを使用して、コンテンツの執筆、フォーマット、要約、編集をすばやく行えます。
ClickUp の制限事項
- 初めて使用するユーザーには、多少学習が必要かもしれません。
- 一部の機能はモバイルアプリではご利用いただけません。
ClickUp の価格
- Free Forever
- 無制限：ユーザー 1 人あたり月額 7 ドル
- Business： ユーザーあたり月額 12 ドル
- 企業： 価格についてはお問い合わせください。
- ClickUp Brain：すべての有料プランで、1 ワークスペースメンバーあたり月額 5 ドルで利用可能
ClickUp の評価とレビュー
- G2： 4.7/5 （9,000件以上のレビュー）
- Capterra： 4.7/5 （3,900件以上のレビュー）
2. Adobe Acrobat
Adobe Acrobat は、PDF ファイルの作成、編集、管理に役立つソフトウェアです。さまざまなフォーマットのドキュメントを PDF に変換したり、パスワードや署名許可などのセキュリティ機能を追加してファイルを保護したりすることができます。
そのバージョン管理機能は、ドキュメントが変更されるたびにバージョン番号を更新します。また、変更点を比較し、異なるバージョンを保存することもできます。
さらに、Adobe Acrobat の編集ツールを使用して、テキスト、画像、フォーマットなど、PDF 文書を包括的に変更することができます。
Adobe Acrobat の最高の機能
- ドキュメントのバージョンを作成し、編集内容を比較することで、簡単に共同作業を行うことができます。
- コメントを入力したり、フリーハンドで描画したり、テキストを強調表示してフィードバックを提供したりすることができます。
- テキストやページの追加、ページの切り抜きや回転、画像の修正、タイプミス修正など、幅広い編集作業が可能です。
- シンプルなドラッグ&ドロップ機能で、ページの追加、削除、順番の変更が可能です。
- フォーマットを維持したまま、ファイルを PDF に、または PDF から他のファイル形式に変換
- 品質を損なうことなくファイルを圧縮して、簡単に共有できます。
Adobe Acrobat の制限事項
- 初心者には学習曲線が急峻な場合があります。
- ユーザーは、時折互換性の問題が発生すると報告しています。
Adobe Acrobat の価格
- Acrobat Reader： 無料
- Acrobat Standard： $12.99/月
- Acrobat Pro： $19.99/月
- Acrobat for Teams： 1 ユーザーあたり月額 22.19 ドルから
Adobe Acrobat の評価とレビュー
- G2： 4.5/5 （3,200件以上のレビュー）
- Capterra： 4.7/5 （10,200件以上のレビュー）
3. QT9 QMS
QT9 QMS は、文書管理および制御機能を備えた品質管理ソフトウェアです。このソフトウェアを使用すると、管理対象文書をチームや、サプライヤーや顧客などの他のユーザーと共有することができます。
マスターコピーと表示コピー機能により、変更を簡単に管理できます。ユーザーは自動アーカイブ機能を高く評価しており、関連のあるものだけを使って仕事を進めることができます。
QT9 QMS は、ドキュメントの整理、問題の修正、監査の実施、サプライヤーの管理を支援します。また、ビジネスがプロセスを確実に遵守し、仕事を改善し、品質情報を追跡して、継続的な改善のためのより賢明な意思決定を行うことを保証します。
QT9 QMS の主な機能
- 複数の場所にあるドキュメント記録を一元的に接続
- 複数のツールを活用し、多様なコンプライアンス要件に対応できます。
- あらゆるドキュメントの変更点を電子タイムラインで確認
- リアルタイム分析を使用して変更を追跡
- 電子メールアラートを送信して、ドキュメントのレビューを依頼
- 承認者を指定し、電子署名のコンプライアンスを有効にする
QT9 QMS の制限事項
- 他のシステムやソフトウェアとの統合に課題が生じる可能性があります。
- カスタマイズは困難かもしれません
QT9 QMS 料金プラン
- お見積もりはお問い合わせください。
QT9 QMS の評価とレビュー
- G2： 4.8/5 （40件以上のレビュー）
- Capterra： 4.7 （70件以上のレビュー）
4. MasterControl
MasterControl は、オールインワンの品質管理ソフトウェアです。特に規制の厳しい業界において、品質関連のタスクをよりスムーズかつ効率的に行えます。
この文書改訂管理ソフトウェアを使用すると、企業は文書改訂を管理し、ウェブベースのシステムで最新バージョンを維持することができます。これらの文書は、事実上どこからでもユーザーに提供することができます。
このツールは、トレーニング管理、変更管理、監査、コンプライアンスを容易にし、業界標準や規制要件の順守を確実にします。さらに、ユーザーは、遅延を削減する承認ワークフローを高く評価しています。
MasterControl の主な機能
- 自動化されたワークフローで仕事を簡素化
- すべての文書を 1 か所にまとめて、タイムスタンプ付きの監査証跡を取得
- 一元化されたプラットフォームで、品質の追跡、管理、改善を行うツールを活用してください。
- タイムリーな更新で検査やチェックの進捗状況を把握
- ドキュメント管理により、バージョンを最新の状態に維持
- 強力なツールを活用して、コンプライアンスの遵守を確実にご確保ください。
MasterControl の制限事項
- 実装は、その複雑さのため、困難で時間がかかる可能性があります。
- カスタマイズには特別なスキルが必要であり、一部のユーザーにとっては柔軟性に欠ける
MasterControlの料金プラン
- お見積もりはお問い合わせください。
MasterControl の評価とレビュー
- G2： 4.3/5 （280件以上のレビュー）
- Capterra： 4.6/5 （130件以上のレビュー）
5. Sierra QMS
Sierra QMS は、組織の品質タスクを管理する、ユーザーフレンドリーな品質管理ソフトウェアです。業界標準に準拠するために、文書管理、是正措置、監査管理に重点を置いています。
そのドキュメント管理機能により、割り当てられたユーザーの可視性や権限を管理することができます。さらに、トピックのカバー範囲を拡大するためにコンテンツを追加すべき場所を通知する自然言語処理（NLP）機能も備わっています。
Sierra QMS の主な機能
- SOP やポリシーに簡単にアクセスできる、ユーザーへのトレーニングタスクの自動割り当て
- カスタム通知とレポートでドキュメントのステータスを監視
- 堅牢な記録管理システムで文書を整理し、管理しましょう。
- テンプレートをアップロードして、ドキュメントの一貫性を維持
Sierra QMS の制限事項
- システム外の他のソフトウェアやツールとの接続や連携に課題が生じる場合があります。
- 高度なデータ分析機能は提供されない可能性があります。
Sierra QMSの料金プラン
- お見積もりはお問い合わせください。
Sierra QMS の評価とレビュー
- Capterra： レビューが不足しています
- G2： ご利用不可
6. HotDocs
HotDocs は、文書を迅速かつ簡単に作成できる文書自動化ソフトウェアです。
HotDocs Author プラグインを使用すると、作成したさまざまなテンプレートのバージョンを追跡できます。また、テンプレートの開発役割を他のチームメンバーと共有したり、すべてのテンプレートファイルを整理してリポジトリに保存したりすることもできます。
HotDocs は、ファイルリポジトリの場所に応じて、集中型と分散型の 2 種類のバージョン管理を使用しています。
契約書やフォームなど、さまざまなドキュメントのテンプレートを作成し、詳細を自動的に入力することができます。これにより、反復的なドキュメントの作成における手作業が削減され、時間と正確性が確保されます。
HotDocs の主な機能
- さまざまな種類のフォームや契約書に再利用可能なテンプレートを使用して、時間を節約しましょう。
- バージョン管理リポジトリをワークスペースにリンクし、ワークスペースから直接テンプレートファイルに変更を加えることができます。
- 社内のブランドガイドラインや業界のコンプライアンス要件を満たしながら、テンプレートの作成を自動化
- 自動化機能により、法的文書のエラーを削減
HotDocs の制限事項
- 特定の複雑なテンプレートを作成するには、プログラミングのスキルが必要になる場合があります。
- 特定のオペレーティングシステムや古いソフトウェアバージョンとの互換性に制限があります。
HotDocsの料金プラン
- お見積もりはお問い合わせください。
HotDocs の評価とレビュー
- G2： 4.4/5 （80件以上のレビュー）
- Capterra： 4. 1/5 （60件以上のレビュー）
7. Seismic
Seismic は、企業が販売およびマーケティングコンテンツを管理、最適化するためのプラットフォームです。プレゼンテーション、ドキュメント、ビデオなど、コンテンツに関連するすべての資産を一元化し、これらの資料の作成、整理、共有を行うためのツールを提供します。
Seismic は、コントロールと許可を管理できるドキュメントバージョン管理機能を提供しています。ファイルがいつアップロードされたか、特定の部分が機密情報であるかどうかを確認することができます。また、以前のファイルバージョンをアーカイブして保存し、監査証跡も維持します。
Seismic の主な機能
- マーケティングと営業に役立つ強力なデータ分析ツールをご利用ください。
- 販売関連資料を効率的に整理・管理しましょう。
- さまざまなシステムやソフトウェアと接続して、スムーズなワークフローとデータ共有を実現
- LiveDocs を使用して、コンテンツの自動化とパーソナライズを実現
地震による制限
- 中小企業にとっては、他の代替製品に比べて高価に感じるかもしれません。
- 設定には時間がかかります
地震対応価格設定
- お見積もりはお問い合わせください。
Seismic の評価とレビュー
- G2： 4.7/5 （1,400件以上のレビュー）
- Capterra： 4.6/5 （200件以上のレビュー）
8. Google ドキュメント
Google ドキュメントは、Google が提供するオンラインのワードプロセッシングツールで、ユーザーはドキュメントの作成、編集、共同作業をリアルタイムで行うことができます。ユーザーフレンドリーなインターフェースを備え、従来のワードプロセッサと同様のさまざまな編集オプションも備わっています。
クラウドベースのこのツールは、自動保存機能やインターネットに接続されたあらゆるデバイスからの簡単なアクセスなど、複数のユーザー間のスムーズなコラボレーションを可能にします。ドキュメント管理機能により、タイムスタンプのフォーマットで以前のバージョンにアクセスすることができます。
Google Workspace アプリケーションとの統合、およびさまざまなフォーマットでドキュメントをエクスポートできる機能により、その有用性がさらに高まっています。
Google ドキュメントの主な機能
- 複数のユーザーとリアルタイムでドキュメントを共同編集
- 最後にビューしてから誰かがドキュメントを更新したかどうかを識別
- テンプレートライブラリを使用して、さまざまな種類の文書を作成
- どの文書でも最大 40 バージョンまで名前を付け、簡単に識別できます。
Google ドキュメントの制限事項
- オフラインバージョンでは機能が制限されるため、アクセスや編集機能に影響があります。
- 一部の従来のワードプロセッサに比べ、高度なフォーマット機能が少ない
Google ドキュメントの価格
- Free
- Business Starter： ユーザー 1 人あたり月額 7.20 ドル
- Business Standard： 14.40 ドル/ユーザー/月
- Business Plus： ユーザー 1 人あたり月額 21.60 ドル
- 企業：価格についてはお問い合わせください。
Google ドキュメントの評価とレビュー
- G2： 4.6/5 （42,200件以上のレビュー）
- Capterra： 4.7/5 （28,000件以上のレビュー）
9. Microsoft Word
Microsoft Word は、手紙、レポート、履歴書などのテキストベースのドキュメントの作成および編集に使用される人気のソフトウェアです。通常、ドキュメントの作成やレポート作成のためのビジネスに欠かせないツールです。
Microsoft Word では、以前のバージョンをすべて読み取り専用フォーマットで表示できるため、ドキュメントのバージョン管理を行うことができます。
Microsoft Word の最高の機能
- さまざまなフォーマットツールを使用して、テキストの外観を変更したり、画像を挿入したり、プロフェッショナルな外観の文書を作成したりすることができます。
- ドキュメント共有機能により、リアルタイムで共同作業が可能
- 要件に応じて、メジャーバージョンやマイナーバージョンにアクセスできます。
Microsoft Word の制限事項
- 定期的な更新が必要です。
- Word を含む Microsoft Office アプリケーションのすべての機能を利用するには、Office スイートをすべて購入する必要がある場合があります。ただし、一部のユーザーにとっては、この購入は高額になる可能性があります。
Microsoft Word の価格
- 期間限定の無料バージョン
- 個人および企業向けのカスタムライセンス
Microsoft Word の評価とレビュー
- G2： 4.7/5 （1,790件以上のレビュー）
- Capterra： 4.7/5 （2,000件以上のレビュー）
10. monday.com
monday.com は、チームがワークフロー、タスク、プロジェクトを共同で管理できるプロジェクト管理システムです。カスタマイズ可能なボード、タイムライン、ダッシュボードを備えた視覚的なインターフェースにより、チームはタスクを整理し、進捗状況を追跡し、効果的にコミュニケーションをとることができます。
monday.com は、ドキュメントのバージョンを管理・維持し、すべてのファイルを 1 か所に保管します。これにより、電子メールで複数のドキュメントを追跡するよりも、コンテンツのレビューと承認が簡単になります。
monday.com の主な機能
- 各バージョンをプレビュー、ダウンロード、注釈を追加
- 古いバージョンを削除して、混乱を回避
- 視覚的に直感的なインターフェースにより、プロジェクト管理を容易にします。
- ワークフローの作成とカスタマイズ
- プロジェクトをリアルタイムで追跡、管理
monday.com の制限事項
- 一部のユーザーにとっては複雑かもしれない
- ユーザーは、高度な機能を利用するために、より高額なプランが必要になる場合があります。
monday.com の価格
- 個人使用： 無料
- 基本： 1 席あたり月額 12 ドル
- 標準： 1 席あたり月額 14 ドル
- プロ： 1 席あたり月額 24 ドル
- 企業： 価格についてはお問い合わせください。
monday.com の評価とレビュー
- G2： 4.7/5 （9,900件以上のレビュー）
- Capterra： 4.6/5 （4,580件以上のレビュー）
詳細：Monday の代替製品
バージョンを管理して品質を管理
ドキュメントバージョン管理ソフトウェアは、チームコラボレーションにおける正確性を確保するためのツールです。チームが最新のドキュメントで作業できるハブを作成するため、編集の競合やデータの損失による混乱がなくなります。すべてを整理し、混乱のない状態を維持するツールをお選びください。
まだお選びになっていない方は、ぜひ ClickUp を試してみてください。
ClickUp の高度なソフトウェアは、変更の追跡、詳細なバージョン履歴の管理、簡単なバージョンへの復元など、さまざまな機能を備えたユーザーフレンドリーなインターフェースを提供しています。
ドキュメントバージョン管理システムに加え、ClickUpにはタスク管理およびプロジェクト管理機能も備わっており、ワークフローをスムーズにします。
今すぐClickUp に登録して、チームの作業とコラボレーションの改善を図ってください。