La maggior parte dei team non ha problemi di comunicazione.
Hanno un problema di comunicazione disorganizzata.
Gli aggiornamenti sono su Slack. Le decisioni sono nei messaggi diretti. I file sono nelle email. Lo stato è nella testa di qualcuno. E in qualche modo, l'unica cosa che non riesci mai a trovare è il messaggio di cui hai effettivamente bisogno.
I teams dedicano il 60% del loro tempo a "lavorare sul lavoro": controlli dello stato, ricerca di contesti, cambio di strumenti e follow-up ripetuti. La dispersione della comunicazione è ciò che rende questo numero normale.
Chi sono: ClickUp Verified Consultant ed esperto di architettura delle soluzioni
Sono Christopher Day, fondatore e capo architetto di Upicent , un'agenzia di architettura di soluzioni specializzata nella creazione di aree di lavoro di ClickUp per aziende di tutte le dimensioni.
In un recente webinar della community ClickUp, ho condiviso come il mio team utilizza ClickUp Chat per risolvere il problema della dispersione delle comunicazioni.
Questa prospettiva deriva da anni di esperienza nella creazione di aree di lavoro e modelli ClickUp per team reali, non solo dalla teoria, quindi il nostro approccio alla chat si basa sulla progettazione del flusso di lavoro.
Il problema: comunicazione frammentata tra strumenti e canali
Come molti team, anche la nostra agenzia ha iniziato a utilizzare Slack. Messaggi, aggiornamenti e decisioni venivano scambiati nelle chat, mentre il lavoro vero e proprio veniva svolto altrove.
Ciò significava:
- Le informazioni critiche erano sparse su più strumenti (e stavamo affrontando una proliferazione del lavoro ).
- Le conversazioni non avevano una connessione affidabile con le attività e i modelli su cui avevano un impatto.
- I membri del team remoto, dislocati in fusi orari diversi, avevano difficoltà a sapere chi fosse disponibile e quando.
L'approccio: migrazione a una piattaforma unificata di comunicazione e collaborazione per il team
Quando ClickUp Chat è stato lanciato, l'ho esaminato attentamente e ho subito intuito il potenziale di riunire la comunicazione nella stessa piattaforma delle attività, dei documenti e dei modelli. Abbiamo migrato preventivamente da Slack a ClickUp Chat e non siamo mai tornati indietro.
Se sei curioso, ecco una breve panoramica su come funziona ClickUp Chat:
Ora, il vero vantaggio per noi non è derivato semplicemente dall'avere la nostra "chat all'interno di ClickUp". No, è stato molto più di questo.
ClickUp ci ha offerto un spazio di lavoro AI convergente , in cui conversazioni, lavoro e contesto sono tutti collegati per impostazione predefinita.
In un sistema come quello, un messaggio non è solo un messaggio. Può rimandare direttamente a un'attività, richiamare un documento, triggerare un'automazione o diventare l'inizio di un lavoro reale. Nessuno deve perdere tempo a copiare link tra strumenti diversi o a ripetere lo stesso contesto cinque volte.
E con l'aggiunta dell'intelligenza artificiale contestuale di ClickUp, ClickUp Brain, il tuo spazio di lavoro non è più solo un luogo in cui archiviare le comunicazioni. È un luogo in cui l'intelligenza artificiale le comprende, le riepiloga/riassume e aiuta il tuo team ad agire più rapidamente.
Questa è la differenza tra una semplice app di chat e una app progettata per eliminare alla radice la frammentazione delle comunicazioni.
Fare la cosa giusta: iniziare dall'architettura dell'area di lavoro, non dai canali di chat
L'architettura dell'area di lavoro è sia l'inizio che la fine della tua esperienza con ClickUp.
L'architettura dell'area di lavoro è sia l'inizio che la fine della tua esperienza con ClickUp.
Il mio mantra fondamentale è semplice: l'architettura delle tue aree di lavoro dovrebbe guidare la tua strategia di chat.
Se non sei ancora un ClickUp Power User, ecco il modo più semplice per comprendere l'architettura di ClickUp (o la gerarchia dei progetti ):
- Uno Spazio è simile a un reparto o a una funzione principale (Marketing, Consegna, Prodotto, Lavoro con i clienti)
- Una cartella è come un programma o un flusso di lavoro all'interno di quello spazio (campagne, sprint, onboarding).
- Un Elenco è il luogo in cui viene organizzato il lavoro effettivo (Backlog, Richieste, Attività, Bug).
La maggior parte dei team fa il contrario. Iniziano prima con la chat. Creano un lungo elenco di canali come #annunci, #bug, #casuali, #richieste-clienti... e solo in un secondo momento cercano di ricollegare quelle conversazioni al lavoro.
È così che inizia la dispersione della comunicazione.
Abbina la gerarchia dei progetti integrata in ClickUp alla chat
In ClickUp, la gerarchia e ClickUp Chat convivono in un'unica barra laterale.
Ogni spazio, cartella ed elenco può avere un proprio canale di chat dedicato.
È "inattivo" per impostazione predefinita: è lì quando ne hai bisogno. Ma nel momento in cui clicchi su Aggiungi canale, quella posizione precisa diventa sede di una conversazione mirata legata al lavoro reale.
Ecco perché è importante:
- I canali ereditano automaticamente la condivisione e le autorizzazioni Se qualcuno non ha accesso al lavoro, non vede il canale. Nessun invito separato. Nessun controllo manuale.
- Le persone giuste ricevono gli aggiornamenti giusti in modo miratoSegui lo spazio/la cartella/l'elenco in cui lavori effettivamente e l'appartenenza al canale corrisponde naturalmente alle persone che possono agire.
- La chat rispecchia finalmente la struttura del lavoroLa comunicazione diventa parte integrante dell'area di lavoro, non un universo parallelo in cui vengono prese decisioni che poi vengono dimenticate.
Quando si crea una chat basata sulla forma del lavoro, i team dedicano meno tempo a smistare i messaggi e più tempo a portare avanti i progetti.
Trasforma le posizioni importanti in canali mirati
Nel webinar abbiamo mostrato come farlo usando l'area Prodotti digitali nel nostro spazio di lavoro, che è dove il team crea e gestisce i nostri modelli ClickUp.
Normalmente, i team gestiscono questo problema creando un canale generico #product-announcements su Slack (o qualsiasi altro strumento di chat utilizzino). Il problema è che il canale è lontano dal lavoro effettivo. Diventa un altro flusso di aggiornamenti che le persone sfogliano, perdono o dimenticano di collegare alle attività.
Abbiamo quindi optato per una soluzione più semplice all'interno di ClickUp:
- Abbiamo creato un elenco dedicato agli Annunci all'interno della nostra area Prodotti digitali.
- Ha cliccato su Aggiungi canale in quell'elenco per creare istantaneamente un canale di chat collegato ad esso.
- Ha aggiunto le persone giuste come follower, in modo che solo il team responsabile di quel lavoro possa vederlo.
Ora, ogni annuncio relativo ai nostri prodotti digitali viene pubblicato nello stesso luogo in cui è strutturato il lavoro effettivo sul prodotto.
Fai in modo che i membri del canale siano quelli che possono agire sui messaggi
Poiché i canali sono legati alle posizioni, le persone che possono vedere e seguire un canale sono già definite dalle impostazioni di condivisione dell'area di lavoro. Utilizziamo questa funzione per mantenere le comunicazioni mirate e individuabili:
- Chiunque abbia accesso allo spazio, alla cartella o all'elenco può seguire il canale.
- Una volta aggiunti come follower, possono vedere tutti gli aggiornamenti senza bisogno di un canale Slack separato accessibile solo su invito.
- I nuovi membri del team acquisiscono immediatamente il contesto storico navigando nel canale con la connessione alla posizione a cui hanno appena ottenuto l'accesso.
💡 Suggerimento professionale: quando nuove persone si uniscono a un canale, non costringerle a scorrere settimane di messaggi cercando di ricostruire il contesto. Utilizza AI CatchUp in ClickUp Chat per riepilogare istantaneamente ciò che si sono persi (decisioni chiave, priorità attuali e threads aperte), in modo che possano comprendere rapidamente il contesto e iniziare a contribuire senza dover chiedere un riassunto al team.
Come mantenere le conversazioni collegate al lavoro con le relazioni tra attività in ClickUp
Ci affidiamo alle relazioni tra le attività per garantire che la chat rimanga in connessione con il lavoro a cui si riferisce.
Se non conosci ClickUp, ecco una versione semplificata: una relazione tra attività è semplicemente un modo per collegare due lavori tra loro in modo che il contesto rimanga connesso. Invece di una conversazione isolata all'interno di uno strumento di chat, ClickUp ti consente di ricollegare quella conversazione all'attività su cui ha un impatto, in modo che il messaggio non vada perso nel momento in cui il thread si interrompe.
Nel webinar mi vedrete entrare in un spazio di lavoro alpha build dove il mio team sta assemblando modelli avanzati per il nostro prossimo marketplace: tutto, dagli ambienti Scrum agili con roadmap e cerimonie ai sistemi di ticketing interni e agli hub di supporto.
Quando un membro del team registra un video aggiornamento su un modello (ad esempio, una guida dettagliata per iniziare a utilizzare un modello di progetto Scrum agile), noi:
- Condividi l'aggiornamento video nel canale di chat pertinente.
- Utilizza Relazioni per collegare direttamente quel messaggio all'attività specifica (ad esempio, l'attività Guida introduttiva).
- Lascia che ClickUp consolidi quei messaggi nel flusso di attività dell'attività.
Ciò significa che chiunque apra l'attività in un secondo momento vedrà:
- I dettagli delle attività e i campi
- Messaggi correlati e aggiornamenti video nello stesso posto
- Una chiara registrazione di ciò che è stato discusso, cosa è cambiato e perché.
Questo è uno dei modi più semplici per ridurre la dispersione delle comunicazioni a lungo termine. Trasforma la chat da una conversazione usa e getta in un contesto duraturo che accompagna il lavoro.
📮ClickUp Insight: il 75% delle persone afferma che aprire la chat ogni mattina è come iniziare con calma la giornata lavorativa. Il resto lo descrive come un secondo lavoro!
Il paradosso? La chat sembra avere una buona produttività finché non ti rendi conto che metà della tua giornata è dedicata a scorrere, cercare o rileggere lunghi thread sconclusionati.
Abbiamo reso la chat troppo veloce per il contesto e troppo frammentata per un follow-up chiaro. ClickUp Chat riporta l'attenzione al centro. Ancorando le conversazioni al lavoro reale, dove un messaggio può diventare istantaneamente un'attività, un follow-up o un punto decisionale. ClickUp Brain riassume anche questi, perché il tuo lavoro e la chat sono finalmente collegati!
Come utilizzare le automazioni e l'IA per evitare di ripetere le stesse cose su ClickUp Chat
⚡️ Ecco uno dei miei migliori (anche se subdoli!) consigli da professionista: lascia che siano le automazioni e l'IA di ClickUp a occuparsi di riepilogare, notificare e rispondere, ove possibile, nei tuoi canali di chat. In questo modo, il tuo team potrà concentrarsi sulle decisioni, invece che sulla ricerca di informazioni.
Due modelli spiccano in particolare:
Documenti basati sull'IA dalle menzioni
Possiamo creare piccoli "team IA" o regole che controllano se un documento IA specifico viene menzionato in un'attività. Quando ciò accade, ClickUp genera un documento di riepilogo per quell'attività, raccogliendo i dettagli chiave e le attività svolte fino a quel momento.
Ciò è particolarmente utile quando un'attività richiede molti scambi di comunicazioni. Invece di scorrere aggiornamenti e commenti, si ottiene un documento chiaro che riassume ciò che è importante.
Agenti Autopilot nei canali
In alcuni canali (ad esempio, un canale webdev), possiamo abilitare gli agenti Autopilot in modo che, quando viene pubblicato un messaggio, l'agente risponda automaticamente.
La risposta potrebbe essere:
- Scopri cosa sta succedendo nelle attività correlate
- Rispondi alle domande più frequenti
- Indirizza qualcuno al documento giusto o al passaggio successivo
In questo modo le persone ricevono aiuto nel momento stesso in cui ne hanno bisogno, senza che qualcuno del team debba interrompere il proprio lavoro per rispondere.
📚 Per saperne di più: Questi modelli sono in linea con la visione più ampia di ClickUp per la gestione del lavoro basata sull'intelligenza artificiale, in cui funzionalità/funzioni come ClickUp Super Agents e ClickUp Brain aiutano i team a lavorare in modo più produttivo e a stare al passo con conversazioni in rapida evoluzione.
Se stai valutando questa direzione, questi approfondimenti ti saranno utili:
Come utilizzare ClickUp per risolvere il problema della comunicazione frammentata nei team remoti: il rituale dei registri giornalieri
La nostra agenzia opera interamente da remoto, con membri del team distribuiti su più fusi orari. In una configurazione così distribuita, la dispersione delle comunicazioni è inevitabile. Per ridurre i messaggi di ping e i "ci sei?" continui, abbiamo creato un sistema di registri giornalieri in ClickUp.
Ecco come funziona:
- Nel nostro spazio Risorse umane, abbiamo creato un elenco Registri giornalieri all'interno della cartella Team.
- Ogni membro del team ha un'attività specifica di cui è responsabile e che deve aggiornare.
- Tale attività include stati personalizzati come Online, Lavoro intenso, In viaggio, Assenza e Pausa.
- Le automazioni monitorano i cambiamenti di stato e inviano un messaggio a un canale di chat dedicato ai registri giornalieri.
Quindi, se imposto il mio stato su "Pausa" per trenta minuti, l'automazione pubblica un aggiornamento amichevole nel canale Daily Logs con il nome dell'attività, lo stato e la durata, dicendo essenzialmente: "Sono in pausa in questo momento, per favore non interrompetemi".
📌 Il risultato: tutti i membri del team possono vedere immediatamente chi è disponibile per chiamate rapide, chi è concentrato sul lavoro e chi è offline, senza inondare canali casuali con aggiornamenti di stato.
Perché funziona così bene per i team remoti
Questo modello offre ai team remoti come il nostro un modo semplice per:
- Rispettare il tempo dedicato al lavoro e i confini personali di ciascuno
- Evita di chiederti se qualcuno è libero per una chiamata
- Mantieni gli aggiornamenti dello stato in un unico posto prevedibile invece che in messaggi diretti sparsi ovunque.
Utilizziamo questi stati anche quando pianifichiamo i follow-up in altri canali. Se qualcuno è in pausa o fuori sede, possiamo programmare un messaggio per quando tornerà. In questo modo la comunicazione rimane essenziale anziché costante.
Da messaggi sparsi a un sistema di comunicazione interna intenzionale: copia questa configurazione di ClickUp Chat
Il nostro approccio a ClickUp Chat non è tanto quello di considerare questo strumento come "l'ennesimo strumento di messaggistica", quanto piuttosto quello di costruire un sistema di comunicazione intenzionale che rispecchi la struttura del nostro lavoro. E anche tu puoi copiarlo!
- Progettare innanzitutto un'architettura chiara dell'area di lavoro
- Trasforma le posizioni chiave in canali mirati
- Utilizza un elenco dei registri giornalieri per la presenza remota
- Collega i messaggi chiave alle attività utilizzando Relazioni
- Trasforma le domande ripetitive in un flusso di lavoro wiki supportato dall'IA.
Questo sistema ci ha aiutato a passare dalla confusione tipica di Slack alla chiarezza offerta da ClickUp.
Ma non preoccuparti, non è necessario adottare tutti i modelli contemporaneamente. Inizia chiedendoti:
- Dove abbiamo già una solida gerarchia (spazi, cartelle, elenchi) che merita un proprio canale?
- In che modo un elenco di registri giornalieri potrebbe aiutare il nostro team remoto a rispettare i tempi di concentrazione e la disponibilità?
- Quali canali ad alto traffico trarrebbero vantaggio dalle relazioni tra le attività o dagli agenti automatici, in modo da non doverci ripetere continuamente?
Quindi, ripeti da lì.
Inizia con un account ClickUp gratis e mettiti al lavoro!
Christopher è il fondatore di Upficient, un provider indipendente di soluzioni ClickUp che offre potenti soluzioni ClickUp ad aziende grandi e piccole in tutto il mondo. L'azienda dispone anche di un marketplace di modelli ClickUp, dai sistemi operativi OKR ed EOS agli ambienti di progetto agili e agli hub di supporto interno, pensati per gli utenti Business Plus ed Enterprise.