Sebbene quasi tutti si trovino a ricoprire un ruolo di leadership prima o poi, essere un project manager comporta responsabilità uniche e talvolta imprevedibili.
In qualità di project manager e team leader, devi rispettare le procedure e le operazioni accettate dalla tua azienda, ma devi anche essere ricettivo ai feedback e adattare il tuo flusso di lavoro secondo necessità.
È qui che i modelli di project management tornano utili!
In questo post discuteremo alcune metodologie di project management e daremo consigli per aiutarti ad affrontare qualsiasi sfida ti si presenti. E ti forniremo un fantastico modello di project management in ClickUp per farlo.
1. Definisci le tue responsabilità
È lunedì mattina e hai tre colloqui con potenziali nuovi assunti.
Hai anche 13 riunioni con i dipendenti attuali e il numero di email nella finestra In arrivo sta superando il punto di non ritorno.
Come fai a non perdere il filo?
In primo luogo, visualizza i tuoi punti focali come manager. Suddividi sistematicamente il tuo ruolo generale in parti più piccole e più gestibili.
La gerarchia di ClickUp semplifica questo processo. Puoi creare progetti per ogni gruppo che gestisci all'interno di uno spazio centrale. Quindi, utilizza gli elenchi all'interno di ogni progetto per suddividere i diversi componenti del progetto. Ecco un esempio:
Spazio: Gestione > Progetto: Personale > Elenchi: Dipendente 1, Dipendente 2, ecc.
La piattaforma dispone anche di modelli di progetto già pronti che puoi inserire direttamente nel tuo Team per iniziare:
2. Monitorare lo stato di avanzamento in tempo reale
A volte, impostare una data di scadenza per un progetto o un'attività non è sufficiente. Quando devi gestire più incarichi delegati a grandi gruppi di persone, può essere davvero difficile sapere a che punto sono tutte le attività.
La soluzione? Trova un modo per ricevere aggiornamenti istantanei da tutto il tuo team non appena si verificano dei cambiamenti.
In ClickUp, puoi impostare tutto questo facilmente con i campi personalizzati.
Genera colonne di attività uniche per gestire le informazioni di contatto, lo stato di avanzamento, i collegamenti a documenti importanti e altro ancora.
Man mano che gli assegnatari delle attività aggiornano le voci di questi campi, potrai ottenere una panoramica di alto livello dei flussi di lavoro di tutti in un unico posto:
Puoi anche creare flussi di lavoro personalizzati per ciascuno dei tuoi progetti. I membri del team possono spostare le attività da una fase all'altra, così saprai sempre se tutto procede secondo i piani:
Un'altra importante funzionalità/funzione di ClickUp da tenere d'occhio è la reportistica.
I report facilitano il monitoraggio dello stato di avanzamento dei tuoi colleghi da diversi punti di vista, entro un periodo di tempo specificato. Scopri su quali attività si è lavorato, chi ha elementi in sospeso e molto altro ancora:
Infine, assicurati di dare un'occhiata alla funzionalità Portfolios di ClickUp. Portfolios ti consente di inserire tutti questi fantastici piani in una panoramica definitiva e di alto livello, in modo da poter monitorare facilmente lo stato di avanzamento e l'integrità di tutto ciò che riguarda il tuo team.
3. Pianifica sempre in anticipo
Parte dell'essere un manager significa gestire molte richieste disparate. Che tu sia responsabile del reclutamento e della formazione dei nuovi assunti, della supervisione di un team commerciale o della pianificazione di un grande evento, è probabile che ti trovi in una posizione in cui molti dei tuoi colleghi si rivolgono a te per agire.
Come puoi quindi soddisfare tutte queste richieste in modo tempestivo, fornendo al contempo la chiarezza e la determinazione di cui i tuoi colleghi hanno bisogno?
È necessario pensare in anticipo e ritagliarsi il tempo necessario per portare a termine il lavoro. Determinare quando un progetto deve iniziare, terminare e tutto ciò che sta in mezzo.
Con la visualizzazione temporale di ClickUp, puoi trascinare e rilasciare attività non pianificate per aggiungere date di inizio e di scadenza direttamente sul tuo calendario.
Puoi anche codificarli con colori diversi in base allo stato o filtrare il calendario per assegnatario per vedere chi sta lavorando a cosa.
Non sai quando programmare una determinata attività?
Prova ad aggiungere una durata stimata per indicare quanto tempo prevedi che ci vorrà per completarla. Questo ti aiuterà a inserire meglio l'attività nel tuo calendario quando sarai pronto.
Conclusione
Indipendentemente dall'ambito delle tue responsabilità manageriali, esistono sempre strumenti che puoi implementare per aiutarti a fare di più e più velocemente. Invece di cercare di tenere traccia di ogni attività e riunione su post-it (o peggio, nella tua testa), perché non sincronizzare i tuoi flussi di lavoro in un'unica piattaforma coesa?