Sebbene quasi tutti si trovino a ricoprire un ruolo di leadership prima o poi, essere un project manager comporta responsabilità uniche e talvolta imprevedibili.
In qualità di project manager e team leader, devi rispettare le procedure e le operazioni accettate dalla tua azienda, ma devi anche essere ricettivo ai feedback e adattare il tuo flusso di lavoro secondo necessità.
È qui che i modelli di project management tornano utili!
In questo post discuteremo alcune metodologie di project management e forniremo consigli per aiutarti ad affrontare qualsiasi sfida ti si presenti. Ti forniremo anche un fantastico modello di project management in ClickUp da fare.
1. Definisci le tue responsabilità
È Monday mattina e hai tre colloqui con potenziali nuovi assunti.
Hai anche 13 riunioni con i dipendenti attuali e il numero di e-mail nella tua finestra In arrivo sta aumentando a dismisura.
Come fai a mantenere la lucidità?
In primo luogo, visualizza i tuoi punti focali come manager. Suddividi sistematicamente il tuo ruolo generale in parti più piccole e più gestibili.
La gerarchia di ClickUp rende questo processo semplice. Puoi creare progetti per ogni gruppo che gestisci all'interno di uno spazio centrale. Quindi, utilizza i tuoi elenchi all'interno di ogni progetto per suddividere le diverse componenti del progetto. Ecco un esempio:
Spazio: Gestione > Progetto: Personale > Elenchi: Dipendente 1, Dipendente 2, ecc.
La piattaforma dispone anche di modelli di progetto già pronti che puoi inserire direttamente nel tuo team per iniziare:
2. Monitora lo stato dei tuoi progressi in tempo reale
A volte, impostare una data di scadenza per un progetto o un'attività non è sufficiente. Quando devi gestire più incarichi delegati a grandi gruppi di persone, può essere davvero difficile sapere a che punto sono le cose.
La soluzione? Trovare un modo per ottenere aggiornamenti istantanei da tutto il tuo team non appena si verificano dei cambiamenti.
In ClickUp, puoi configurarlo facilmente con i campi personalizzati.
Crea colonne di attività uniche per gestire le informazioni di contatto, lo stato di avanzamento, i collegamenti a documenti importanti e altro ancora.
Man mano che gli assegnatari delle attività aggiornano queste voci, potrai ottenere una panoramica di alto livello dei flussi di lavoro di tutti in un unico posto:
Puoi anche creare flussi di lavoro personalizzati su misura per ciascuno dei tuoi progetti. I membri del team possono spostare le attività da una fase all'altra, così saprai sempre se tutto procede secondo i piani:
Un'altra importante funzionalità/funzione di ClickUp da provare è la reportistica.
I report consentono di monitorare facilmente i progressi dei tuoi colleghi da diversi punti di vista, entro un determinato periodo di tempo. Scopri su quali attività è stato lavorato, chi ha azioni in sospeso e molto altro ancora:
Infine, assicurati di dare un'occhiata alla funzionalità Portfolios di ClickUp. I portafogli ti consentono di inserire tutti questi fantastici piani in una panoramica generale di alto livello, in modo da poter monitorare facilmente i progressi e lo stato di salute di tutto ciò che riguarda il tuo team.
3. Pianifica sempre in anticipo
Parte del lavoro di un manager consiste nel gestire molte richieste disparate. Che tu sia responsabile dell'assunzione e della formazione dei nuovi assunti, della supervisione di un team commerciale o della pianificazione di un grande evento, è probabile che ti trovi in una posizione in cui molti dei tuoi colleghi si rivolgono a te per avere indicazioni.
Come puoi quindi rispondere a tutte queste richieste in modo tempestivo, fornendo al contempo la chiarezza e la determinazione di cui i tuoi colleghi hanno bisogno?
Devi pensare in anticipo e ritagliarti il tempo necessario per portare a termine il lavoro. Determina quando un progetto deve iniziare, finire e tutto ciò che sta in mezzo.
Con la visualizzazione temporale di ClickUp, puoi trascinare e rilasciare le attività non pianificate per aggiungere date di inizio e di scadenza direttamente sul tuo Calendario.
Puoi anche assegnare un codice colore in base allo stato o filtrare il Calendario per assegnatario per vedere chi sta lavorando a cosa.
Non sai quando programmare una determinata attività?
Prova ad aggiungere una durata stimata per completare l'attività. Questo ti aiuterà a inserire meglio l'attività nel tuo Calendario quando sarai pronto.
Conclusione
Indipendentemente dall'ambito delle tue responsabilità manageriali, esistono sempre strumenti che puoi implementare per aiutarti a fare di più e più velocemente. Invece di cercare di tenere traccia di ogni attività e riunione su post-it (o, peggio ancora, nella tua testa), perché non sincronizzare i tuoi flussi di lavoro in un'unica piattaforma coesa?