La procedura per i piani di comunicazione è semplice, vero? Stabilisci l’obiettivo, perfeziona il messaggio, poi identifica il pubblico, il canale e la frequenza, e voilà! Il piano è terminato.
Allora perché ogni piano di comunicazione sembra già inutile già dalla seconda settimana? Il progetto cambia, il documento non rispecchia più la realtà e ricevi continuamente notifiche su Slack, email inoltrate e aggiornamenti dell’ultimo minuto “per tua informazione”.
I lavoratori della conoscenza dedicano l’88% della loro settimana alla comunicazione. Tuttavia, un elevato volume di messaggi non risolve problemi quali la mancanza di chiarezza sulla titolarità, i passaggi di consegne mancati, gli aggiornamenti duplicati e l’assenza di regole di condivisione su chi deve essere informato, cosa, quando e dove.
Un modello di piano di comunicazione mappa chiaramente il pubblico, il messaggio, il canale, la frequenza e il titolare per ogni aggiornamento. I 10 modelli riportati di seguito coprono gli aggiornamenti per le parti interessate, i lanci interni, le comunicazioni ai dipendenti, i cambiamenti organizzativi, i flussi di lavoro delle pubbliche relazioni e i lanci di prodotti.
10 modelli di piano di comunicazione in sintesi
Scegli in base a ciò che viene pubblicato per primo. Utilizza ClickUp per i piani di comunicazione collegati ad attività, titolari e approvazioni. Utilizza HubSpot per la pianificazione dell'esecuzione, Template.net per la comunicazione relativa alle risorse umane o ai cambiamenti e Smartsheet per la comunicazione relativa al lancio.
| **Modello** | **Link per scaricare** | **Ideale per** | **Funzionalità principali** | **Formato visivo** |
|---|---|---|---|---|
| Modello di piano di comunicazione ClickUp | Scarica il modello gratis | Teams che necessitano di un piano di comunicazione flessibile e versatile | Campi personalizzati per pubblico e canale, flusso di lavoro di approvazione, visualizzazione a matrice della comunicazione, pianificazione con più viste | Elenco, bacheca, Calendario |
| Modello di report della matrice di comunicazione di ClickUp | Scarica il modello gratis | PMO e team che gestiscono più gruppi di stakeholder | Mappatura delle parti interessate rispetto ai canali, matrice filtrabile, viste esportabili, griglia di comunicazione strutturata | Visualizzazione a matrice |
| Modello ClickUp per la matrice di comunicazione e riunioni del team | Scarica il modello gratis | I manager che verificano le riunioni e individuano le lacune nella comunicazione | Inventario delle riunioni, analisi delle lacune, automazione delle attività ricorrenti, visualizzazione della cadenza | Calendario + sistema di gestione delle attività |
| Modello ClickUp per la strategia di comunicazione interna e il piano d'azione | Scarica il modello gratis | Team di comunicazione interna che gestisce lanci a livello aziendale | Livelli di strategia e attuazione, segmentazione del pubblico, mappatura dei canali, monitoraggio delle attività | Documenti + attività |
| Modello ClickUp per la comunicazione interna | Scarica il modello gratis | Team delle risorse umane che gestiscono aggiornamenti interni ricorrenti | Cicli di comunicazione ricorrenti, monitoraggio dello stato, visualizzazione dell'archivio ai fini della conformità | Flusso di lavoro delle attività ricorrenti |
| Modello di piano d'azione HubSpot | Scarica il modello gratis | Teams trasformano i piani di comunicazione in attività concrete | Suddivisione delle attività, monitoraggio della titolarità, sequenze, monitoraggio dello stato, formati flessibili | Foglio di calcolo / documento |
| Modello di piano di coinvolgimento delle parti interessate di ProjectManager | Scarica il modello gratis | Progetti che richiedono un coordinamento complesso tra le parti interessate | Elenco delle parti interessate, mappatura dei rapporti di potere e degli interessi, obiettivi di coinvolgimento, requisiti di comunicazione | Documento Word |
| Modello di piano di comunicazione per la gestione del cambiamento organizzativo su Template.net | Scarica il modello gratis | Teams che gestiscono cambiamenti organizzativi, ristrutturazioni o trasformazioni | Segmentazione degli stakeholder, struttura dei messaggi, piano dei canali, cicli di feedback | Documento modificabile |
| Modello. Modello di comunicazione HR di Template.net | Scarica il modello gratis | Teams delle risorse umane che inviano aggiornamenti ai dipendenti e comunicazioni relative alle politiche aziendali | Struttura chiara per gli annunci, definizione precisa del pubblico, messaggi orientati all’azione, formato flessibile | Documento modificabile |
| Modello Smartsheet per il piano di comunicazione relativo al lancio di un prodotto | Scarica il modello gratis | I team di prodotto e marketing coordinano la comunicazione relativa al lancio | Obiettivi + monitoraggio del pubblico, pianificazione della frequenza, mappatura delle parti interessate, formato flessibile del foglio di lavoro | Excel / Word |
10 modelli gratuiti per una migliore comunicazione tra progetti e team
Ciascuno dei modelli riportati di seguito risolve un diverso punto critico: mappatura delle parti interessate, frequenza delle riunioni, aggiornamenti ai dipendenti, confusione legata ai cambiamenti o coordinamento del lancio.
1. Modello di piano di comunicazione di ClickUp
Utilizza il modello di piano di comunicazione di ClickUp quando hai bisogno di un unico piano che comprenda destinatari, canali, titolari, approvazioni e attività. La vista a matrice mostra chi riceve ogni aggiornamento, quale canale utilizzare e con quale frequenza inviarlo.
ClickUp Brain è in grado di elaborare bozze di messaggi basate sul contesto del progetto esistente, che potrai modificare in base al pubblico, al tono e alle esigenze di approvazione.
Caso d'uso: stai lanciando una nuova struttura dei prezzi. I rappresentanti dell'azienda hanno bisogno di argomenti di discussione specifici per ogni account. Il reparto Marketing ha bisogno di email e messaggi in-app. Il reparto Customer Success ha bisogno di aggiornamenti al Centro assistenza. Utilizza la vista a matrice per mappare ogni pubblico, quindi sposta ogni messaggio attraverso le fasi "Bozza", "In revisione", "Approvato" e "Inviato".
Questo modello ti aiuta a:
- Campi personalizzati: monitora il pubblico, il canale, il tipo di messaggio e la frequenza
- Diverse visualizzazioni: passa dalla vista Elenco, Bacheca e Calendario per diverse prospettive di pianificazione
- Flusso di lavoro dello stato: Tieni traccia di ogni messaggio attraverso le fasi "Bozza", "In revisione", "Approvato" e "Inviato"
- Matrice di comunicazione: scopri a colpo d’occhio quali stakeholder utilizzano quali canali
Ideale per: i team che necessitano di un piano flessibile e versatile, adattabile a qualsiasi iniziativa
Salta questo passaggio se: hai bisogno di un piano per un evento specifico, come una riorganizzazione, un lancio di pubbliche relazioni o l'introduzione di un prodotto sul mercato
2. Modello di report della matrice di comunicazione di ClickUp
Utilizza il modello di report "Matrice di comunicazione" di ClickUp quando gli aggiornamenti destinati alle parti interessate richiedono una griglia chiara. Mantiene la struttura di Excel ma crea la connessione tra il piano e le attività e i titolari.
La matrice mappa le parti interessate con i tipi di comunicazione, i canali, la frequenza e i titolari. Filtra per gruppo di parti interessate, quindi esporta la matrice per chi non utilizza ClickUp.
Caso d'uso: sei un responsabile del PMO in un'azienda con 200 dipendenti che sta gestendo una migrazione a Salesforce. Dodici gruppi di stakeholder necessitano di aggiornamenti diversi. Il reparto Sales Ops richiede aggiornamenti settimanali sullo stato di avanzamento. I responsabili AE necessitano di rapporti bisettimanali sulla preparazione. I rappresentanti commerciali hanno bisogno di un riepilogo mensile e di un briefing sul go-live. Il reparto IT richiede riunioni quotidiane durante il cutover. La matrice filtra per gruppo, in modo che il responsabile IT veda solo le righe rilevanti per il proprio reparto.
Questo modello ti aiuta a:
- Visualizzazione a matrice: associa gli stakeholder ai canali, alla frequenza e ai tipi di messaggio in un'unica griglia
- Campi relativi a ogni singolo messaggio: indica i facilitatori, i partecipanti, lo scopo e i risultati attesi per ogni comunicazione
- Campi personalizzati: indica il ruolo degli stakeholder, la priorità di comunicazione e il canale preferito
- Visualizzazioni filtrabili: isola un gruppo di stakeholder alla volta
- Formato esportabile: effettua la condivisione con persone esterne a ClickUp
Ideale per: PMO e team operativi che gestiscono le relazioni con le parti interessate in diversi flussi di lavoro
Salta questo passaggio se: non hai più gruppi di stakeholder. Un progetto rivolto a un unico pubblico non necessita di una matrice
3. Modello di matrice per la comunicazione e le riunioni del team di ClickUp
Utilizza il modello "Matrice di comunicazione e riunioni del team" di ClickUp per verificare le riunioni ricorrenti. Il modello mostra quali riunioni esistono, perché esistono, chi vi partecipa e quali risultati ciascuna di esse dovrebbe produrre.
L'analisi delle lacune evidenzia chi non partecipa alle riunioni periodiche. È spesso proprio lì che gli aggiornamenti tra i vari reparti vanno persi.
Caso d'uso: sei un nuovo manager che ha ereditato un team con 11 riunioni fisse a settimana, di cui la metà con titolarità poco chiara. Elenca ogni riunione, il suo scopo, i partecipanti e il risultato atteso. L'analisi delle lacune mostra che nessuno ha effettivamente la titolarità del QBR interfunzionale. Tre delle riunioni quotidiane possono essere unite in una sola. Due incontri individuali ricorrenti non sono più necessari.
Questo modello ti aiuta a:
- Elenco delle riunioni: registra lo scopo, i partecipanti, la frequenza e i risultati attesi
- Analisi delle lacune: individua gli stakeholder che non sono stati coinvolti in nessuna riunione attuale
- Integrazione con le attività ricorrenti: crea automaticamente attività di preparazione e follow-up per ogni riunione
- Visualizzazione Calendario: Visualizza la cadenza delle attività all'interno del team
Ideale per: responsabili di team e manager che desiderano ottimizzare il carico di riunioni e garantire che ogni riunione ricorrente abbia uno scopo chiaro
Da ignorare se: stai gestendo un progetto una tantum. Questo strumento è pensato per la comunicazione continua all’interno del team, non per piani specifici relativi a un singolo progetto.
4. Modello di strategia di comunicazione interna e piano d'azione di ClickUp
Utilizza il modello ClickUp "Strategia di comunicazione interna e piano d'azione " per aggiornamenti a livello aziendale, modifiche alle politiche, iniziative culturali e implementazione di cambiamenti organizzativi.
In questo modo si separa la motivazione del cambiamento dal lavoro necessario per comunicarlo. Ciò aiuta i dipendenti a comprendere cosa sta cambiando, perché è importante e quali saranno i prossimi passi.
Caso d'uso: stai sperimentando la settimana lavorativa di 4 giorni. La sezione dedicata alla strategia illustra i motivi alla base di questa scelta: obiettivi di produttività, fidelizzazione dei talenti e feedback dei dipendenti. Il piano d'azione indica chi è responsabile dell'email della dirigenza, delle FAQ, della riunione generale e del canale di feedback per le domande dei dipendenti.
Questo modello ti aiuta a:
- Livelli di strategia e azione: mantieni separata la motivazione alla base del lancio dall'elenco delle attività
- Segmentazione del pubblico: raggruppa i dipendenti per reparto, ruolo o posizione
- Mappatura dei canali: pianifica le attività su intranet, email, chat e riunioni
- Elementi da intraprendere: Assegnare i titolari, le date di scadenza e lo stato di approvazione
Ideale per: team di comunicazione interna che gestiscono aggiornamenti relativi a politiche aziendali, cultura aziendale o cambiamenti organizzativi a livello aziendale
Da ignorare se: stai gestendo un piano di comunicazione a livello di progetto, non a livello aziendale. In questo caso, i modelli 1 e 2 sono più adatti.
5. Modello per la comunicazione interna di ClickUp
Utilizza il modello di comunicazione per i dipendenti di ClickUp per gli aggiornamenti periodici delle Risorse Umane. Imposta la frequenza una volta sola, poi riutilizza lo stesso flusso di lavoro ad ogni ciclo.
Ogni ciclo monitora il tipo di messaggio, il gruppo di dipendenti, il canale di diffusione e lo stato. La vista "Archivio" consente di reperire facilmente gli aggiornamenti passati a fini di conformità o di riferimento.
Caso d'uso: sei responsabile delle risorse umane in un'azienda con 500 dipendenti. Ogni newsletter, aggiornamento sui benefit e modifica delle politiche deve ancora passare attraverso di te. Imposta attività ricorrenti in modo che ogni ciclo venga creato automaticamente con le fasi giuste già predisposte. La vista dell'archivio diventa la traccia di audit quando l'ufficio legale chiede cosa è stato inviato e quando.
Questo modello ti aiuta a:
- Attività ricorrenti: Genera automaticamente cicli di comunicazione settimanali, mensili o trimestrali
- Campi predefiniti: Tipo di messaggio, gruppo di dipendenti destinatario e canale di distribuzione
- Monitoraggio dello stato: segui l'iter di ogni messaggio attraverso le fasi di bozza, revisione e distribuzione
- Visualizzazione archivio: Mantieni accessibili le comunicazioni storiche ai fini della conformità
Ideale per: team delle risorse umane e della comunicazione interna che gestiscono aggiornamenti continui per i dipendenti secondo una cadenza regolare
Non utilizzarli se: le comunicazioni interne del tuo team sono gestite in modo sporadico. Una struttura ricorrente comporta un carico di lavoro aggiuntivo se invii comunicazioni una tantum.
6. Modello di piano d'azione HubSpot
Utilizza il modello di piano d'azione di HubSpot quando il tuo piano di comunicazione deve tradursi in una serie chiara di attività, titolari, scadenze e passaggi successivi.
Questo modello non è un piano di comunicazione in senso stretto, ed è proprio per questo che merita un posto in questa lista. Molti piani di comunicazione falliscono perché definiscono il pubblico e il messaggio, ma non assegnano mai il lavoro. Il formato del piano d’azione di HubSpot aiuta i team a tradurre gli obiettivi di comunicazione in azioni concrete.
Caso d'uso: stai implementando un nuovo processo di onboarding dei clienti. L'obiettivo di comunicazione è chiaro: informare i reparti vendite, customer success, assistenza e la dirigenza prima del lancio. Utilizza il modello di piano d'azione per suddividere tale obiettivo in attività: redigere l'annuncio interno, preparare le note di formazione, aggiornare le FAQ, programmare il briefing del team, assegnare i titolari e fissare le date di scadenza.
Questo modello ti aiuta a:
- Azioni da intraprendere: suddividere gli obiettivi di comunicazione in attività concrete di lavoro
- Titolarità delle attività: assegna ogni attività di comunicazione a un titolare ben definito
- Sequenze: stabilisci le scadenze per la stesura, la revisione, l’approvazione e l’invio degli aggiornamenti
- Monitoraggio dei progressi: controlla quali parti del piano sono state completate
- Flessibilità di formato: utilizza il modello in Excel, Word, Documenti Google o Fogli Google
Ideale per: team che sanno già cosa devono comunicare, ma hanno bisogno di un piano di esecuzione semplice per terminare il lavoro
Da evitare se: hai bisogno di mappare gli stakeholder, pianificare i canali o segmentare i messaggi. Abbinalo a un modello di piano di comunicazione se la strategia non è ancora chiara.
7. Modello di piano di coinvolgimento delle parti interessate di ProjectManager
Utilizza il modello di piano di coinvolgimento degli stakeholder di ProjectManager quando l'allineamento degli stakeholder rappresenta la parte più complessa. Il modello raggruppa gli stakeholder in base alla loro influenza e al loro interesse, in modo da sapere chi necessita di una gestione attenta e chi invece richiede solo aggiornamenti periodici.
Caso d'uso: stai gestendo un'implementazione ERP da 2 milioni di dollari. Il direttore finanziario è uno degli sponsor, con grande influenza e forte interesse, quindi necessita di briefing settimanali per i dirigenti. Tre capi reparto sono utenti esperti, quindi hanno bisogno di sessioni di lavoro bisettimanali. Il reparto IT è il team di sviluppo, quindi necessita di riunioni quotidiane durante la fase di transizione. Quattrocento dipendenti sono utenti finali. Hanno bisogno di aggiornamenti mensili sullo stato di avanzamento prima del go-live e di promemoria mirati sulla formazione nell’ultimo mese. Il modello ti costringe a seguire questo ragionamento prima ancora di iniziare a pianificare qualsiasi cosa.
Questo modello ti aiuta a:
- Elenco delle parti interessate: Elenca tutte le persone, i gruppi o le organizzazioni coinvolti nel progetto
- Mappatura del potere e dell’influenza: classifica chi necessita di una gestione attenta e chi invece richiede solo un monitoraggio
- Obiettivi di coinvolgimento: definisci il livello di coinvolgimento desiderato per ciascun stakeholder
- Requisiti di comunicazione: stabilisci cosa deve sapere ogni parte interessata e con quale frequenza
- Aggiornamenti del piano: riesamina le esigenze di coinvolgimento man mano che il progetto evolve
Ideale per: Project manager e PMO che gestiscono progetti di grande visibilità con numerosi gruppi di stakeholder
Non farlo se: il tuo progetto coinvolge uno o due gruppi di stakeholder con esigenze informative simili. La configurazione non vale la pena dedicarci tempo.
8. Modello.net: Piano di comunicazione per la gestione del cambiamento organizzativo
Utilizza il modello di piano di comunicazione per la gestione del cambiamento organizzativo di Template.net quando è proprio il cambiamento in sé a rappresentare la parte più difficile. Aiuta i team a spiegare cosa sta cambiando, perché sta accadendo, chi ne è interessato e quali saranno i prossimi passi.
Caso d'uso: stai annunciando una riorganizzazione che trasferisce 60 ingegneri sotto la guida di un nuovo vicepresidente e scioglie due strutture di team. Il piano ti aiuta a sequenziare i messaggi nell'ordine corretto: prima il briefing della dirigenza, poi i colloqui individuali con i dipendenti interessati, quindi la riunione generale, le FAQ e il ciclo di feedback. La maggior parte dei team tralascia la sezione dedicata al feedback. È proprio quella la parte che dimostra se il messaggio è stato recepito.
Questo modello ti aiuta a:
- Obiettivi di comunicazione: definisci in che modo il piano informerà, fornirà supporto e coinvolgerà le parti interessate
- Messaggi chiave: Spiega il motivo del cambiamento, i vantaggi, la Sequenza e i passaggi successivi
- Analisi delle parti interessate: distinguere tra dipendenti, manager, dirigenti, team di progetto, clienti, fornitori e partner
- Pianificazione dei canali: scegli il canale più adatto per ogni aggiornamento, dall’email e dall’intranet alle assemblee generali e alle riunioni di team
- Ruoli e responsabilità: chiarire chi guida la comunicazione, fornisce supporto ai dipendenti e gestisce gli aggiornamenti
- Feedback e valutazione: ricorri a sondaggi, focus group, feedback diretti e riunioni di revisione per migliorare nel tempo
Ideale per: risorse umane, gestione del cambiamento, comunicazione interna e team dirigenziali che gestiscono ristrutturazioni o trasformazioni
Da evitare se: stai gestendo comunicazioni standard relative al progetto. L’approccio specifico al cambiamento comporta un carico di lavoro aggiuntivo di cui non hai bisogno
9. Modello di comunicazione HR su Template.net
Utilizza il modello di comunicazione HR di Template.net quando il reparto Risorse Umane ha bisogno di un documento semplice e modificabile per aggiornamenti destinati ai dipendenti, annunci relativi alle politiche aziendali, comunicazioni interne e comunicazioni tra il personale e i team.
Questo modello ha un ambito più ampio rispetto a quello dedicato alle acquisizioni della SHRM, il che lo rende più adatto a un articolo sui modelli generali di piani di comunicazione. Offre ai team delle risorse umane un punto di partenza flessibile per comunicare con i dipendenti senza dover costruire da zero un sistema completo di comunicazione interna.
Caso d'uso: il tuo team delle risorse umane deve annunciare un periodo di iscrizione ai benefici aziendali, un aggiornamento delle politiche o un nuovo programma per i dipendenti. Utilizza il modello per strutturare il messaggio, chiarire il pubblico di destinazione, definire lo scopo e assicurarti che i dipendenti sappiano quale azione intraprendere successivamente.
Questo modello ti aiuta a:
- Comunicazione con i dipendenti: effettua la condivisione in modo chiaro degli aggiornamenti relativi alle risorse umane con i dipendenti
- Comunicati sulle politiche: Organizza la comunicazione incentrata su benefici, politiche, programmi o cambiamenti sul posto di lavoro
- Chiarezza sul pubblico: definisci a chi è rivolto l'aggiornamento e cosa deve sapere
- Messaggi orientati all’azione: chiarisci ai dipendenti quale sia il passaggio successivo da compiere
- Formattazione modificabile: personalizza il modello in base alle diverse esigenze di comunicazione delle risorse umane
Ideale per: team delle risorse umane e del personale che gestiscono aggiornamenti per i dipendenti, comunicazioni sulle politiche aziendali, informazioni sui benefici e annunci interni
Da evitare se: hai bisogno di un piano di comunicazione completo che includa la mappatura delle parti interessate, la cadenza, le approvazioni e la titolarità delle attività. Questo documento è più adatto come strumento flessibile per la comunicazione delle risorse umane piuttosto che come sistema di pianificazione completo.
10. Modello Smartsheet per il piano di comunicazione relativo al lancio di un prodotto
Utilizza il modello di piano di comunicazione per il lancio di un prodotto di Smartsheet per pianificare le comunicazioni interne relative al lancio tra i team di progetto, i partner commerciali, i dirigenti e gli altri soggetti coinvolti nel lancio. Il modello mette a disposizione un unico foglio di lavoro in cui inserire lo scopo dell’aggiornamento, il pubblico, il metodo, la frequenza e i risultati attesi.
Caso d'uso: Mancano 60 giorni al lancio e il team è già sommerso dalle conversazioni su Slack. Utilizza il foglio di lavoro per creare un elenco di ogni aggiornamento interno: riunioni settimanali di aggiornamento sul progetto, aggiornamenti bisettimanali sul supporto commerciale, briefing per i dirigenti basati sulle attività cardine raggiunte e la riunione generale prima del lancio. Per ogni aggiornamento, registra lo scopo, il pubblico, il metodo, la frequenza e il risultato atteso.
Il compromesso: si tratta di un foglio di lavoro, non di un flusso di lavoro. Puoi pianificarvi la comunicazione relativa al lancio, ma avrai bisogno di un altro sistema per assegnare le attività, effettuare il monitoraggio dei follow-up e inviare promemoria.
Questo modello ti aiuta a:
- Dettagli per ogni comunicazione: indica lo scopo, il metodo, la frequenza, il pubblico e i risultati attesi per ogni aggiornamento
- Mappatura degli stakeholder interni: indica quali aggiornamenti sul lancio devono essere inviati ai team di progetto, ai partner commerciali, ai dirigenti e agli altri stakeholder
- Monitoraggio della cadenza: monitora le comunicazioni giornaliere, settimanali e mensili in un unico documento
- Flessibilità di formato: usa Excel per effettuare il monitoraggio degli aggiornamenti relativi al lancio nelle righe, oppure Word per presentare il piano in un formato documentale più chiaro
Ideale per: team di marketing di prodotto che coordinano gli aggiornamenti interni relativi al lancio e la comunicazione di lancio sul mercato
Da ignorare se: il tuo lancio è di portata limitata o interno. Questo modello presuppone una campagna di marketing completa
Quale modello di piano di comunicazione dovresti utilizzare per primo?
| **Se hai bisogno di…** | **Inizia con questo modello** |
|---|---|
| Crea un piano di comunicazione generale per il progetto | Modello di piano di comunicazione ClickUp |
| Mappa le parti interessate, i canali e la frequenza in un'unica tabella | Modello di report della matrice di comunicazione di ClickUp |
| Verifica il carico di lavoro delle riunioni e la comunicazione all'interno del team | Modello ClickUp per la matrice di comunicazione e riunioni del team |
| Lancia un'iniziativa a livello aziendale | Modello ClickUp per la strategia di comunicazione interna e il piano d'azione |
| Gestisci gli aggiornamenti periodici per i dipendenti | Modello ClickUp per la comunicazione interna |
| Trasforma gli obiettivi di comunicazione in attività concrete | Modello di piano d'azione HubSpot |
| Classifica gli stakeholder in base alla loro influenza e al loro coinvolgimento | Modello di piano di coinvolgimento delle parti interessate di ProjectManager |
| Comunicare un cambiamento organizzativo o una riorganizzazione | Modello.net: Piano di comunicazione per la gestione del cambiamento organizzativo |
| Crea aggiornamenti sulle risorse umane o comunicazioni per i dipendenti | Template.net - Modello di comunicazione per le risorse umane |
| Piano della comunicazione interna per il lancio di un prodotto | Modello Smartsheet per il piano di comunicazione relativo al lancio di un prodotto |
Questa guida illustra come i team possano utilizzare ClickUp per redigere aggiornamenti interni, assegnare attività di follow-up e mantenere il lavoro di comunicazione collegato alle attività.
Modelli ClickUp vs. modelli esterni: quando ciascuno di essi è la scelta migliore
I modelli esterni sono utili quando hai bisogno di un documento semplice, utilizzi già lo strumento o hai un caso d’uso specifico. HubSpot è ideale per trasformare gli obiettivi di comunicazione in attività concrete. ProjectManager aiuta a coinvolgere le parti interessate. Template.net è adatto alle risorse umane e alla comunicazione del cambiamento. Smartsheet è perfetto per la comunicazione relativa al lancio di un prodotto.
I modelli di ClickUp sono la soluzione ideale quando il piano deve andare oltre la semplice esistenza in un documento. Essi collegano ogni messaggio all'attività, al titolare, alla fase di approvazione e agli aggiornamenti ricorrenti che ne stanno alla base. È questo che garantisce l'utilità del piano anche dopo l'avvio del progetto.
Gli utenti reali descrivono lo stesso cambiamento. In una recensione di ClickUp su G2, Suman R., cofondatore e titolare di una piccola impresa, ha scritto:
Apprezzo davvero il modo in cui ClickUp ha semplificato la mia gestione dei progetti, consentendomi di assegnare le attività senza sforzo e di pianificare il mio programma in modo fluido. La possibilità di riorganizzare facilmente le mie giornate e mantenere il mio calendario in ordine mi aiuta a distinguere le attività e ad assegnarle ai miei colleghi in modo efficace. Trovo che ClickUp sia uno strumento prezioso per riunire in un unico posto tutti gli aspetti del project management, dalle attività ai documenti fino alle scadenze, il che mi fa risparmiare molto tempo e mantiene il mio flusso di lavoro organizzato senza dover passare da un'app all'altra. ClickUp migliora notevolmente la comunicazione all'interno del mio team centralizzando le discussioni, taggando le persone nelle attività, allegando file e assicurando che tutti siano allineati, il che aiuta a ridurre la confusione ed evita di perdere gli aggiornamenti come accade con i messaggi di WhatsApp o le email.
Apprezzo davvero il modo in cui ClickUp ha semplificato la mia gestione dei progetti, consentendomi di assegnare le attività senza sforzo e di pianificare il mio programma in modo fluido. La possibilità di riorganizzare facilmente le mie giornate e mantenere il mio Calendario in ordine mi aiuta a distinguere le attività e ad assegnarle ai miei colleghi in modo efficace. Trovo che ClickUp sia uno strumento prezioso per riunire in un unico posto tutti gli aspetti della gestione dei progetti, dalle attività ai documenti fino alle scadenze, il che mi fa risparmiare molto tempo e mantiene il mio flusso di lavoro organizzato senza dover passare da un'app all'altra. ClickUp migliora notevolmente la comunicazione all'interno del mio team centralizzando le discussioni, taggando le persone nelle attività, allegando file e assicurando che tutti siano allineati, il che aiuta a ridurre la confusione e impedisce di perdere gli aggiornamenti, come invece può succedere con i messaggi di WhatsApp o le email.
Nessuna delle due categorie è la soluzione ideale per tutti. Scegli in base al fatto che il piano debba rimanere attivo dopo il lancio o debba semplicemente essere oggetto di condivisione al momento del lancio.
Come Digitalli ha definito il proprio piano di comunicazione
Digitalli, un'agenzia con sede a Parigi specializzata in marchi di lusso internazionali, gestiva circa 700 ordini di contenuti al mese tramite Trello, email e telefonate. I project manager effettuavano il monitoraggio del lavoro in modi diversi e gli aggiornamenti erano sparsi in vari luoghi.
La soluzione non è stata un documento migliore. Digitalli ha centralizzato la raccolta dei dati in un unico modulo ClickUp, ha fornito ai project manager la stessa vista a matrice e ha utilizzato le Automazioni per individuare tempestivamente i colli di bottiglia. La capacità di evasione degli ordini è passata da 700 a 1.000 ordini al mese a parità di organico.
Disporre di un'unica fonte di informazioni attendibili ha rappresentato una vera e propria svolta. Tutto è in ClickUp, il che si traduce in un processo decisionale più rapido e in una maggiore responsabilità.
Disporre di un'unica fonte di informazioni attendibili ha rappresentato una svolta decisiva. Tutto è in ClickUp, il che si traduce in un processo decisionale più rapido e in una maggiore responsabilità.
Il punto fondamentale non è che ClickUp sia una soluzione magica, ma che il piano funzioni solo se è integrato proprio dove si svolge il lavoro.
Perché la maggior parte dei piani di comunicazione fallisce già nella seconda settimana
Un modello non è la soluzione definitiva. La professoressa Tsedal Neeley della Harvard Business School ha sostenuto che le norme di comunicazione devono tenere conto delle differenze tra posizioni, culture e funzioni. La maggior parte dei piani fallisce dopo il lancio perché il progetto cambia, ma le regole di comunicazione rimangono invariate.
Spesso si verificano tre tipi di insuccesso:
- Il piano è un documento, non un sistema. Si trova in un'unità condivisa e diventa obsoleto quando il progetto subisce modifiche
- La titolarità è poco chiara. La nota di Yahoo del 2013 sul lavoro da remoto ha dimostrato come un messaggero sbagliato possa indebolire un messaggio. I grandi cambiamenti sul posto di lavoro richiedono una chiara assunzione di titolarità da parte della leadership
- Manca un ciclo di feedback. La nota interna di PayPal dal titolo “usalo o vattene” ha suscitato reazioni negative perché la dirigenza ha diffuso il messaggio prima di capire perché i dipendenti non utilizzassero il prodotto
Un modello utile risolve almeno uno di questi problemi. Un flusso di lavoro più solido garantisce la connessione tra il piano e le attività, i titolari, le approvazioni e il feedback.
Cosa mantiene vivo un piano di comunicazione dopo la seconda settimana?
Un piano di comunicazione obsoleto genera una falsa sicurezza. Il team pensa che la comunicazione sia sotto controllo, ma il piano non è più in linea con il progetto.
Dopo il kickoff, esegui questa verifica in cinque punti:
| **Controlla** | **Cosa chiedere** | **Cosa correggere** |
|---|---|---|
| Feedback | Le persone comprendono gli aggiornamenti? | Aggiungi un controllo di stato, una domanda retrospettiva o un modulo ClickUp per integrare eventuali informazioni mancanti |
| Coerenza del messaggio | I diversi team stanno dicendo la stessa cosa? | Mantieni un'unica fonte di informazioni condivisa, come ad esempio un documento ClickUp Doc |
| Titolarità | Ogni aggiornamento ha un titolare ben definito? | Assegna a una persona il compito di redigere la bozza, a un’altra quello di approvarla e a un’altra ancora quello di inviarla |
| Misurazione | Sai se il piano sta funzionando? | Tieni traccia dei messaggi di verifica dello stato, dei tempi di risposta, della partecipazione, del grado di soddisfazione e degli aggiornamenti in ritardo |
| Automazioni | Gli aggiornamenti periodici vengono ancora effettuati manualmente? | Utilizza le automazioni di ClickUp per le attività ricorrenti, i promemoria relativi alle attività cardine e gli avvisi di cambio di fase |
Il rapporto “Stato delle comunicazioni interne 2025” di Axios HQ ha rilevato che l’80% dei dirigenti ritiene che le comunicazioni interne siano utili e pertinenti, ma solo il 53% dei dipendenti è d’accordo. Questo divario è il motivo per cui questa verifica è importante. Un piano funziona solo se le persone comprendono il messaggio, si fidano della fonte e sanno cosa fare dopo.
Come redigere un piano di comunicazione partendo da zero
Segui questi cinque passaggi se desideri creare un piano di comunicazione da zero o personalizzare uno dei modelli sopra riportati.
Fase 1: Definisci gli obiettivi e gli obiettivi della comunicazione
Chiediti: «Cosa dovrebbe chiarire o portare avanti questo aggiornamento?»
Alcuni messaggi hanno scopo informativo. Altri invitano le persone ad approvare, decidere, esaminare o agire.
"Tenere tutti informati" non è un obiettivo misurabile. "Ridurre i messaggi di verifica dello stato da parte dei clienti indirizzando gli aggiornamenti verso una dashboard condivisa" lo è.
Ecco come si presentano degli obiettivi efficaci:
- Informa i responsabili di reparto delle modifiche al budget prima della revisione
- Fai in modo che il 90% del personale commerciale completi la formazione sul lancio
- Riduci i messaggi di verifica dello stato inviati ai clienti
- Assicurati di ottenere l'approvazione dei dirigenti prima di qualsiasi annuncio esterno
Passaggio 2: Mappa i destinatari e le parti interessate
Non considerare “il team” come un unico pubblico. Dirigenti, manager, collaboratori interni, clienti e fornitori necessitano di aggiornamenti diversi.
Elenca tutti i gruppi che necessitano di comunicazione. Indica il loro ruolo, le esigenze informative, il canale preferito e il potere decisionale.
Utilizza un diagramma RACI, la lavagna online di ClickUp o ClickUp Doc per mappare il pubblico di riferimento prima di trasformare il piano in attività.
Passaggio 3: Sviluppa i messaggi chiave per ciascun pubblico
Ogni pubblico richiede un approccio diverso, non una storia diversa.
Per la migrazione di un prodotto:
- L'ingegneria richiede sequenze e dipendenze
- I dirigenti hanno bisogno di informazioni sull'impatto aziendale e sui rischi
- I clienti hanno bisogno di sapere cosa cambia e dove trovare assistenza
Per gli aggiornamenti destinati ai dirigenti, utilizza il BLUF:
- In sintesi: cosa è successo o di cosa hai bisogno
- Impatto: Cosa significa
- Azioni richieste: Cosa devono approvare, decidere o fare
- Contesto: Informazioni di contesto, solo se necessario
Utilizza ClickUp Brain per redigere diverse varianti di messaggi basate sul contesto del progetto, quindi perfezionalle in un documento ClickUp Doc condiviso prima dell'invio.
Passaggio 4: Scegli i canali di comunicazione più adatti
Scegli il canale in base all’urgenza e alle esigenze del pubblico, non alla convenienza di chi invia il messaggio.
| **Tipo di messaggio** | **Tipo di canale più adatto** | **Esempi** |
|---|---|---|
| Urgente e con scadenze ravvicinate | Sincrono | Riunioni, chat, telefono |
| Informativi o di riferimento | Asincrono | Email, documenti, dashboard |
| Progetti ad alto rischio o delicati | Di persona | Videochiamata, riunione di persona |
Non inviare tutto tramite email o Slack. Gli aggiornamenti importanti finiscono presto per passare in secondo piano.
Utilizza ClickUp Chat per le discussioni di gruppo, i commenti assegnati per i follow-up relativi a attività specifiche e i dashboard per aggiornare le parti interessate.
Secondo un sondaggio condotto da ClickUp, l’83% dei lavoratori della conoscenza si affida principalmente alle e-mail e alla chat per la comunicazione all’interno del team, eppure quasi il 60% della giornata lavorativa viene sprecato passando da uno strumento all’altro e cercando informazioni. Mantenere il lavoro sui progetti, i messaggi, i documenti e i titolari in un unico spazio di lavoro riduce la necessità di cercare informazioni da una piattaforma all’altra.
Secondo un sondaggio condotto da ClickUp, l’83% dei knowledge worker si affida principalmente alle email e alla chat per comunicare con il proprio team, eppure quasi il 60% della giornata lavorativa viene sprecato passando da uno strumento all’altro e cercando informazioni. Raccogliere il lavoro sui progetti, i messaggi, i documenti e i titolari in un unico spazio di lavoro riduce la necessità di cercare informazioni da una piattaforma all’altra.
Passaggio 5: Crea una sequenza della comunicazione con le attività cardine
Mappa ogni aggiornamento nella Sequenza del progetto.
Parti dalle attività cardine e procedi a ritroso. Se il lancio è previsto per il 15 marzo, chiediti:
- Quando dovrebbe essere pronto il supporto commerciale?
- Quando dovrebbe essere diffuso l'annuncio personalizzato destinato ai clienti?
- Quando dovrebbe avvenire il briefing interno?
Utilizza la vista Gantt o la vista Calendario di ClickUp per individuare eventuali ritardi prima che si traducano in aggiornamenti mancati.
Utilizza le automazioni di ClickUp per creare attività di comunicazione al raggiungimento di determinate attività cardine. Ad esempio, quando una fase del progetto passa allo stato "Completata", crea un'attività per inviare un aggiornamento alle parti interessate.
Condividi il piano con le parti interessate prima che venga diffuso il primo messaggio.
Crea un piano di comunicazione che superi la fase iniziale
Un buon piano di comunicazione risponde chiaramente a una domanda: chi riceve quale messaggio, attraverso quale canale e chi è responsabile della sua diffusione?
Un buon modello rende quella decisione riutilizzabile. Una buona area di lavoro la mantiene viva anche dopo l’avvio del progetto.
ClickUp è la soluzione ideale quando il piano richiede attività, titolari, approvazioni, aggiornamenti e dashboard. I modelli esterni sono utili quando hai solo bisogno di un documento da condividere.
Scegli il modello che meglio si adatta al tuo principale rischio di comunicazione: stakeholder poco chiari, approvazioni lente, aggiornamenti mancanti ai dipendenti, confusione sui cambiamenti, lavoro di PR frammentato o disallineamento nel lancio.
Crea il tuo piano di comunicazione su ClickUp. Inizia subito gratis!
Domande frequenti
1. Quando è opportuno utilizzare un modello di piano di comunicazione?
Utilizza un modello di piano di comunicazione quando gruppi diversi necessitano di aggiornamenti diversi. Se una sola persona invia un unico messaggio, non è necessario un modello. In genere, invece, è necessario in caso di lancio, riorganizzazione, incidente o progetto che coinvolge numerosi stakeholder.
Un modello di piano di comunicazione è utile per:
- Lanci di prodotti e campagne GTM: segmenti di pubblico multipli, sequenze serrate, monitoraggio della copertura
- Aggiornamenti per i dirigenti e le parti interessate: un approccio diverso a seconda dei ruoli decisionali
- Cambiamenti nelle politiche interne o nella cultura aziendale: Ridurre l’incertezza in tutta l’organizzazione
- Incidenti IT, interruzioni di servizio e problemi di sicurezza: percorsi di escalation predefiniti e segmenti di destinatari
- Comunicazione relativa ai progetti rivolti ai clienti: cadenza prevedibile e regole di escalation
- Newsletter per i dipendenti e comunicazioni delle Risorse Umane: cicli ricorrenti che traggono vantaggio dalle automazioni
- Verifica della frequenza delle riunioni: individuare le lacune comunicative nei ritmi operativi attuali
2. Cosa dovrebbe includere un piano di comunicazione?
Un piano di comunicazione dovrebbe rispondere a otto domande: qual è l’obiettivo, chi deve ricevere l’aggiornamento, cosa devono sapere, dove verrà diffuso l’aggiornamento, con quale frequenza verranno diffusi gli aggiornamenti, chi è il responsabile di ciascun messaggio, quando verrà diffuso ciascun messaggio e come verrà misurato l’esito positivo?
Queste otto domande mappano direttamente sulle otto parti di qualsiasi piano: obiettivi di comunicazione, destinatari, messaggi chiave, canali di comunicazione, frequenza e cadenza, titolari e approvatori, tempistiche e attività cardine, nonché metriche di esito positivo. Tralasciarne una significa creare una lacuna che compromette il piano durante l’esecuzione.
3. Qual è la differenza tra un piano di comunicazione e una strategia di comunicazione?
Una strategia di comunicazione spiega il motivo per cui si comunica. Un piano di comunicazione spiega chi riceve ogni aggiornamento, quale canale utilizzare, chi ne è responsabile e quando viene diffuso.
La maggior parte dei team ha bisogno di entrambi. La strategia definisce la direzione. Il piano traduce tale direzione in messaggi, titolari, canali e date.
4. Con quale frequenza dovrei aggiornare il mio piano di comunicazione?
Rivedi il piano in occasione di ogni attività cardine del progetto. Per i progetti in corso, rivedilo almeno ogni due settimane.
Le parti interessate, l'ambito di applicazione e i canali cambiano rapidamente. Integra la revisione nel progetto tramite un'attività ricorrente, un elemento all'ordine del giorno settimanale o un'automazione che fornisca un promemoria al titolare del piano.
5. Qual è la differenza tra un piano di comunicazione e un piano di gestione delle parti interessate?
Per i progetti semplici, è sufficiente un piano di comunicazione. Per i progetti di grande visibilità che coinvolgono sponsor, dirigenti, autorità di regolamentazione o partner esterni, utilizza entrambi.