🧠 Lo sapevate? Il 63% dei clienti valuta il processo di onboarding prima di commit al vostro servizio. Questo rende l'onboarding una delle parti più potenti (e sottoutilizzate) del processo commerciale.
Se ti è mai capitato di avviare un progetto e renderti conto, dopo settimane, di essere ancora alla ricerca di informazioni di base, come l'indirizzo aziendale, l'attuale strategia di marketing o persino il referente principale, hai bisogno di un questionario di onboarding dei client.
Il modello di questionario di onboarding del cliente giusto consente di risparmiare tempo. Inoltre, imposta le basi per un processo di onboarding fluido, ti aiuta a rimanere in linea con gli obiettivi aziendali del cliente e costruisce una relazione con il cliente più efficace sin dal primo giorno.
Che tu sia un libero professionista, parte di un'agenzia di marketing o un'azienda di servizi, porre le giuste domande di onboarding in anticipo ti aiuta a semplificare la comunicazione, mantenere tutti sulla stessa pagina e muoverti più velocemente con meno attriti.
In questa guida tratteremo:
- Che cos'è un questionario di onboarding dei clienti?
- Perché è importante per l'esperienza di onboarding dei tuoi clienti?
- Cosa devo includere (con domande di esempio basate su flussi di lavoro reali)?
- Un modulo online gratuito che puoi personalizzare in ClickUp
- Come automatizzare e scalare facilmente l'onboarding dei nuovi client
Ti mostreremo anche come utilizzare ClickUp per creare il modulo di onboarding dei clienti, gestire i follow-up, creare modelli riutilizzabili e assegnare attività al team, in modo che tu possa concentrarti sul lavoro e non sulle scartoffie. 🛠️
Che cos'è un questionario di onboarding dei clienti?
Un questionario di onboarding dei clienti è il tuo strumento di allineamento pre-progetto, un modo strutturato per raccogliere informazioni dai clienti prima di iniziare il lavoro. Consideralo come un questionario pre-commerciale intelligente e strategico che porta a risultati migliori e meno sorprese.
Invece di scambiarsi email avanti e indietro, un modulo di onboarding dei client ben strutturato ti aiuta a raccogliere dettagli quali:
- Il pubblico di riferimento e gli obiettivi aziendali del cliente
- La loro strategia di marketing digitale e le piattaforme social preferite
- Progetta risorse, accedi alle credenziali e alle campagne precedenti
- Il loro stile di comunicazione, i punti deboli e le aspettative dei clienti
Aiuta te e il tuo team a lavorare in modo più efficiente, a definire aspettative chiare e a ridurre le interazioni inutili con i clienti. Inoltre, offre al cliente un senso di chiarezza e struttura, che è fondamentale per costruire una solida relazione con il cliente.
💡Suggerimento: tratta l'onboarding come un prodotto. Testalo, riprovalo e miglioralo continuamente, proprio come faresti con qualsiasi altra offerta principale. Il tuo modulo non è "terminato": è il tuo MVP.
Che tu gestisca i social media, sviluppi un sito web, progetti risorse di marca o fornisca servizi finanziari, un questionario di onboarding dei client ti aiuta a:
- Imposta il tono per una relazione professionale
- Comprendi la visione del cliente sin dal primo giorno
- Individua tempestivamente i segnali di allarme (👀 guarda te, scadenze impossibili)
- Proteggiti da eventuali modifiche successive dell'ambito di lavoro
🧠 Lo sapevi? La fase iniziale di onboarding non è solo una questione di scartoffie: secondo gli psicologi, influisce notevolmente sulla percezione complessiva che il client ha della tua competenza e affidabilità per l'intero progetto! Parliamo di prime impressioni!
Perché è necessario un questionario di onboarding dei clienti
Hai mai avviato un progetto con un thread di email vaghe e tanta speranza? 😅 È comprensibile, ma anche rischioso.
Un questionario solido per l'onboarding dei nuovi clienti elimina le congetture. Ti aiuta a raccogliere informazioni importanti, allineare le aspettative e costruire una relazione con il cliente più efficace sin dal primo giorno.
Ecco perché è indispensabile per qualsiasi agenzia di marketing, libero professionista o team di servizi:
Fa parte di un buon processo di onboarding dei client che dimostra che sei organizzato e proattivo
I clienti che ricevono un questionario chiaro e professionale sanno di essere in buone mani. Questo dimostra che avete già fatto questo tipo di lavoro in passato e che siete qui per rendere il processo fluido e strategico. Pensate: "Inviateci le risorse del vostro marchio e la sequenza ideale per il lancio" invece di "Fammi sapere quando hai tempo..."
Riduce il rischio di modifiche impreviste e spiacevoli sorprese
Saprai in anticipo se il client si aspetta tre opzioni di design o dodici. Potrai anche individuare eventuali discrepanze nelle sequenze o nelle aspettative prima che diventino emergenze dell'ultimo minuto. Niente più "Aspetta... pensavi che questo non fosse un componente aggiuntivo a pagamento?"
Consente al tuo team di avviare i progetti più rapidamente e semplificare la comunicazione
Quando il tuo team ha accesso a tutte le informazioni sui clienti in un unico posto (obiettivi, accessi, risultati finali), è più facile avviare le attività senza dover cercare aggiornamenti. Ciò significa anche passaggi di consegne più fluidi e meno colli di bottiglia.
Evidenzia tempestivamente i segnali di allarme grazie a un questionario per i clienti intelligente e strategico
Se le loro risposte sono vaghe, irrealistiche o confuse, è il momento di chiarire o riconsiderare. Le domande giuste fanno emergere tempestivamente i segnali di allarme, evitando di ritrovarsi in una relazione difficile con il cliente in un secondo momento.
Consente di scalare senza sforzo grazie alla creazione di modelli e all'automazione dei passaggi chiave
Invece di scrivere email di presentazione personalizzate o organizzare lunghe chiamate iniziali ogni volta, puoi inviare il tuo questionario, raccogliere le risposte e metterti al lavoro. Ancora meglio? Strumenti come ClickUp ti consentono di automatizzare l'intero flusso, così non dovrai ricominciare da zero ogni volta. 🧠
💡 Suggerimento: molti professionisti dei servizi offrono un'anteprima della loro strategia di marketing digitale o del loro flusso di lavoro utilizzando la fase di onboarding. Il modulo può fungere da presentazione informale della tua suite completa di servizi: assicurati solo che sia strutturato e chiaro.
📮ClickUp Insight: Le riunioni stimolano l'innovazione e spingono all'azione, quando funzionano. Ma la realtà? Quasi la metà dei dipendenti spreca tempo prezioso cercando risposte che dovrebbero già avere a portata di mano, creando continue interruzioni del lavoro. La ricerca connessa e ClickUp Brain di ClickUp eliminano questo costoso scambio di informazioni fornendo risposte immediate e basate sull'IA provenienti dall'intero ecosistema digitale. Ogni file, nota di riunione, clip registrata e integrazione di terze parti diventa una conoscenza ricercabile, così nessuno deve perdere tempo a cercare informazioni dai colleghi. 💫 Risultati reali: Team come QubicaAMF hanno recuperato più di 5 ore alla settimana utilizzando ClickUp, ovvero oltre 250 ore all'anno a persona, eliminando processi di gestione delle conoscenze obsoleti. Immagina cosa potrebbe creare il tuo team con una settimana in più di produttività ogni trimestre!
Quali domande dovrebbero essere incluse in un questionario di onboarding dei clienti?
Ogni azienda funziona in modo diverso. Ma una cosa è universale: se non fai le domande giuste all'inizio, passerai tutto il progetto a cercare chiarezza. 😵💫
💡Suggerimento per gli esperti: puoi creare e gestire il tuo questionario direttamente in ClickUp utilizzando i moduli. Non hai bisogno di software aggiuntivi per la creazione di moduli o di Google Forms. Inoltre, ClickUp ti consente di trasformare le risposte in attività, assegnare titolari e monitorare il completamento, tutto in un unico posto.
Non sei "troppo piccolo" per semplificare. Che tu sia un imprenditore individuale o un team in crescita, un buon onboarding fa sembrare tutti più professionali.
È qui che entra in gioco un ottimo questionario di onboarding. Di seguito abbiamo organizzato le domande più importanti da porre ai clienti per categoria, con brevi spiegazioni che ti aiutano a capire perché sono importanti e come adattarle al tuo flusso di lavoro.
Ecco le categorie indispensabili e le domande campione per il tuo modulo di onboarding dei client:
🎯 Obiettivi e finalità del progetto
Queste domande ti aiutano a scoprire il quadro generale, il perché alla base del progetto, in modo da poter fornire un lavoro che abbia un impatto reale.
1. Quali sono gli obiettivi principali di questo progetto? Comprendi ciò che il client desidera ottenere in ultima analisi, che si tratti di più lead, consapevolezza del marchio, coinvolgimento degli utenti o altro. 📌 Ti aiuta a personalizzare la tua strategia per supportare risultati aziendali reali.
2. Come verrà misurato l'esito positivo? Questo rivela quali metriche sono importanti per il client, come conversioni, crescita del traffico, riduzione del tasso di abbandono o rifinitura visiva. 📌 Mantiene chiare le aspettative e getta le basi per la reportistica sulle prestazioni.
3. Hai già lavorato con qualcuno su questo progetto? Impara dalle loro esperienze precedenti: cosa hanno apprezzato, cosa li ha frustrati e cosa sperano che sia diverso. 📌 Ti aiuta a evitare di ripetere gli stessi errori e a instaurare più rapidamente un rapporto di fiducia.
4. Ci sono elementi indispensabili o fattori determinanti? I clienti potrebbero avere preferenze relative alla piattaforma, regole relative al marchio o scadenze non negoziabili. È meglio chiarire questi aspetti fin dall'inizio. 📌 Previene problemi relativi all'ambito e sorprese a metà progetto.
Queste domande allineano il lavoro agli obiettivi aziendali del tuo client e ti assicurano di non limitarti a fornire risorse, ma di garantire un impatto reale.
✨ Curiosità: Puoi incorporare meme o GIF personalizzate nei documenti ClickUp. Aggiungi una GIF di un corgi che balla al tuo documento di onboarding quando i client completano la loro lista di controllo, perché finire qualcosa dovrebbe essere motivo di festa. 🎉🐶
🧾 Dettagli aziendali e di contatto
Questa sezione getta le basi per la comunicazione e la conservazione dei dati. Può sembrare elementare, ma previene future confusioni.
1. Qual è l'indirizzo completo e il nome della tua azienda? Raccogli la ragione sociale ufficiale per i contratti e la fatturazione, oltre al sito web per esaminare il marchio, i messaggi e la presenza online attuali. 📌 Ti fornisce il contesto e mantiene la coerenza dei dati.
2. Chi è il referente principale per questo progetto? Chiarisce chi è responsabile delle approvazioni, dei feedback e della comunicazione. 📌 Previene i colli di bottiglia assicurandoti di sapere chi contattare.
3. Qual è il miglior indirizzo email e numero di telefono per comunicare? Anche se avete già inviato email, questo vi assicura di avere i recapiti preferiti per il progetto. 📌 Semplifica gli aggiornamenti ed evita che i messaggi vadano persi.
4. Ci sono altre parti interessate che dovremmo includere? Alcuni clienti hanno bisogno che più persone siano coinvolte per approvazioni o aggiornamenti. Chiarisci subito questo aspetto per evitare sorprese dell'ultimo minuto. 📌 Ti aiuta a gestire le aspettative di comunicazione e le sequenze temporali.
Questi ti aiutano a stabilire i limiti della comunicazione e a prevenire inutili ritardi nelle interazioni con i client.
💌 Suggerimento per conquistare i clienti: crea una sezione "Il team" nel documento di onboarding con biografie e foto amichevoli, particolarmente utile se il tuo cliente lavorerà con più persone.
📦 Ambito e risultati finali
Questa sezione aiuta a definire cosa è incluso, cosa non lo è e dove sono i confini. È essenziale per evitare malintesi, ritardi e modifiche dell'ambito di lavoro.
5. Quali servizi vi aspettate che vi forniamo? Chiarite la natura esatta del lavoro: progettazione, creazione di contenuti, sviluppo, consulenza, ecc. 📌 Assicurate l'allineamento tra la vostra proposta e le aspettative del client.
6. Quali risultati ti aspetti alla fine del progetto? Chiedi loro di elencare tutto ciò che si aspettano di ricevere: file, report, campagne, formazione, documentazione. 📌 Ti aiuta a creare sequenze temporali accurate, elenchi di attività e processi di consegna.
7. Ci sono servizi o prodotti che non ti servono al momento, ma che potrebbero servirti in futuro? Questo mette in luce potenziali lavori futuri (e opportunità di upsell) rafforzando al contempo i confini dell'ambito attuale. 📌 Ti aiuta a pianificare i follow-up evitando richieste del tipo "ancora una cosa".
8. Quale livello di coinvolgimento o collaborazione vi aspettate da noi? Alcuni clienti desiderano un contatto frequente e sincronizzazioni settimanali. Altri preferiscono un approccio più distaccato, basato sulla consegna e la consegna. 📌 Consente di pianificare il flusso di lavoro, la cadenza delle riunioni e l'approccio comunicativo.
Queste domande ti aiutano a identificare potenziali upsell, assicurando al contempo che tutti siano sulla stessa pagina riguardo a ciò che è incluso.
✨ Curiosità: includere una sequenza temporale degli esiti positivi dei clienti nel documento di onboarding (ad esempio, "Ecco quali sono gli esiti positivi in 30/60/90 giorni") può migliorare il valore percepito prima dell'invio di qualsiasi risultato.
⏳ Sequenza e budget
Queste domande ti aiutano a determinare se la sequenza e le aspettative finanziarie del cliente sono realistiche e se sono in linea con la tua disponibilità e i tuoi prezzi.
9. Quando desiderate che inizi il progetto? Questo ti aiuta a programmare l'avvio e a determinare se il tuo carico di lavoro attuale può adattarsi alla sequenza temporale preferita dal cliente. 📌 Evita conflitti di programmazione e aspettative non allineate.
10. Avete una scadenza fissa o la sequenza è flessibile? Alcuni client hanno date di lancio rigide legate a eventi o campagne. Altri potrebbero avere un margine di manovra. 📌 Informa su come strutturare le attività cardine e dare priorità alle attività.
11. Qual è il budget stimato per questo progetto? Comprendere il budget in anticipo ti consente di adattare di conseguenza l'ambito, le risorse e l'approccio di consegna. 📌 Ti aiuta a evitare di fornire più del necessario (o meno del necessario) e apre la porta alla negoziazione dell'ambito.
12. Il budget coprirà tutti i risultati finali o dovremmo discutere di un prezzo suddiviso in fasi? Questa domanda è particolarmente utile per progetti grandi o complessi che potrebbero richiedere budget per più fasi. 📌 Offre flessibilità nella strutturazione dell'impegno e nella gestione delle aspettative.
Risposte chiare ti consentono di gestire il processo commerciale con maggiore sicurezza e ridurre i malintesi in seguito.
✨ Curiosità: le liste di controllo riducono lo stress. Secondo gli psicologi, spuntare gli elementi dalla lista provoca un aumento della dopamina nel cervello. Ecco perché i clienti amano essere guidati attraverso il processo di onboarding con una chiara lista di cose da fare.
🎨 Linee guida e risorse del marchio
Se stai creando qualcosa di visivo, scritto o destinato al pubblico, dovrai adattarti all'identità di marca esistente del client. Questa sezione ti aiuta a raccogliere i materiali che rendono possibile tutto ciò.
13. Avete delle linee guida esistenti per il marchio? Queste includono voce e tono, palette di colori, font, stili delle immagini e principi di messaggistica. 📌 Assicura che il vostro lavoro sia coerente con il loro marchio su tutti i canali.
14. Puoi condividere il tuo logo, i modelli o i materiali di branding? Richiedi risorse come file del logo (in diversi formati), modelli per i social media, campagne passate o riferimenti di stile. 📌 Evita il continuo scambio di comunicazioni e velocizza il processo di progettazione/contenuto.
15. Ci sono marchi o stili che ami (o che detesti)? Questa domanda ti fornisce una direzione creativa, anche quando i clienti hanno difficoltà a descrivere le loro preferenze. 📌 Riduce le congetture e le revisioni fornendoti una bussola visiva o stilistica.
16. Hai un tono di voce preferito per i contenuti o i messaggi? Che sia giocoso, professionale, minimale o audace, il tono aiuta a mantenere un'esperienza cliente coerente. 📌 Ti consente di personalizzare il tuo approccio alla scrittura o alla comunicazione di conseguenza.
Questa sezione supporta una collaborazione più fluida sui risultati visivi o scritti e garantisce l'allineamento con la tua attuale strategia di marketing.
🔐 Accesso e login
Se il tuo lavoro prevede la gestione di piattaforme, l'analisi dei dati o la collaborazione all'interno dei sistemi del cliente, avrai bisogno di un accesso adeguato fin dal primo giorno. Questa sezione garantisce che nulla ostacoli il flusso di lavoro.
17. A quali piattaforme o strumenti dovremo accedere? Questi potrebbero includere CRM, account pubblicitari, strumenti di analisi, siti web, social media o piattaforme interne di project management. 📌 Ti aiuta a pianificare i tempi di configurazione ed evita ostacoli a metà progetto.
18. Come preferisci condividere le credenziali di accesso in modo sicuro? Incoraggia l'uso di strumenti come LastPass, 1Password o generatori di link monouso invece di email con testo normale. 📌 Mantiene lo scambio sicuro, professionale e organizzato.
19. Fornirete un accesso amministratore o limitato? Conoscere il livello di accesso ti aiuta a determinare quali attività potrai completare in modo indipendente. 📌 Evita ritardi o dipendenze in una fase successiva del progetto.
20. Dobbiamo creare account separati per i membri del nostro team? A seconda dello strumento, potrebbe essere più sicuro (e scalabile) avere accessi individuali. 📌 Garantisce la conformità e aiuta con il controllo delle autorizzazioni e la responsabilità.
21. Hai bisogno che firmiamo accordi di riservatezza o documentazione relativa all'onboarding dei clienti? Molti clienti, specialmente quelli che operano in settori regolamentati, richiedono accordi formali prima di condividere informazioni sensibili. 📌 Stabilisce la fiducia e protegge entrambe le parti sin dalle prime fasi del processo di onboarding dei nuovi clienti.
🚀 La realtà: l'86% dei clienti afferma che rimarrà fedele se vengono forniti onboarding e formazione continua.
⚖️ Informazioni legali o di conformità
Questa sezione tratta le pratiche burocratiche, le normative o le considerazioni speciali che devono essere chiarite prima di iniziare ufficialmente il lavoro. Si tratta di proteggere sia te che il client.
21. È necessario firmare un accordo di non divulgazione o un accordo di riservatezza? Alcuni clienti, specialmente nei settori tecnologico, finanziario o legale, richiedono accordi di non divulgazione prima della condivisione di dettagli sensibili. 📌 Aiuta a instaurare un rapporto di fiducia e garantisce il rispetto dei protocolli di protezione dei dati.
22. Dobbiamo seguire requisiti legali, di sicurezza o di conformità? Pensa al GDPR, all'HIPAA, alle certificazioni di settore o alle politiche interne dell'azienda. 📌 Assicurati di essere in linea con le normative che regolano l'archiviazione, la condivisione o il trattamento dei dati.
23. Avete un formato di contratto preferito o dobbiamo inviarvi il nostro? Alcuni clienti utilizzano i propri contratti quadro di servizio. Altri si aspettano che siate voi a fornire il contratto. 📌 Chiarisce chi è responsabile del quadro giuridico e accelera il processo di avvio.
24. Chi deve firmare il contratto o approvare i documenti legali? Assicurati di sapere chi ha l'autorità di firmare, in modo da non dover cercare le approvazioni in un secondo momento. 📌 Ti aiuta a evitare ritardi legali o di fatturazione.
🧠 Lo sapevi? Il 97% delle persone ritiene che i video siano uno strumento efficace per accogliere e istruire i nuovi clienti e il 74% ha guardato un video per imparare a utilizzare una nuova app o un nuovo sito web. Il 69% ritiene che un maggior numero di video migliorerebbe l'onboarding.
Come fornire e automatizzare il questionario
Hai creato il tuo questionario di onboarding dei clienti: ottimo inizio. Ma la sfida successiva è come consegnarlo e gestire le risposte senza perdersi tra le email, i moduli disordinati o gli allegati mancanti.
Mettere insieme manualmente le informazioni dei client non è l'ideale se vuoi offrire un'esperienza professionale e rimanere organizzato. Ciò di cui hai bisogno è un sistema affidabile che:
- Acquisisci le informazioni giuste fin dall'inizio
- Conserva tutti i dati, le risorse e le note relative ai clienti in un unico posto centrale
- Automatizza le attività di routine e fa avanzare il processo senza intoppi
- Offre a te e al tuo team una chiara visibilità sullo stato di onboarding di ciascun client
Puoi sicuramente creare questo tipo di sistema di onboarding efficiente utilizzando ClickUp . Vediamo come configurarlo, passaggio dopo passaggio.
🧠 Passaggio 1: brainstorming sul questionario di onboarding dei clienti
Il primo passaggio di qualsiasi processo di onboarding è raccogliere le informazioni giuste. Un questionario di onboarding dei clienti efficace dovrebbe rivelare gli obiettivi, le sfide, le sequenze temporali e le preferenze di comunicazione del tuo cliente. Ma scrivere domande pertinenti, chiare e complete non è sempre facile, soprattutto quando si lavora in settori diversi.
È qui che ClickUp Brain diventa un utile co-autore.
Utilizzalo per:
- Redigi domande di onboarding su misura per i tuoi servizi o il tipo di client
- Migliora la chiarezza, il tono o la struttura dei moduli esistenti
- Genera opzioni a scelta multipla o domande di follow-up
- Analizza le risposte dei client precedenti per identificare ostacoli comuni o approfondimenti
Ecco un esempio di utilizzo di ClickUp Brain per generare domande di onboarding dei clienti in base al tuo settore.
Prompt:
"Vorrei creare un elenco di domande per l'onboarding dei clienti su misura per uno strumento di project management SaaS come ClickUp. Queste domande dovrebbero aiutarmi a comprendere gli obiettivi, le sfide e le aspettative dei clienti, ad esempio come intendono utilizzare lo strumento, le dimensioni del loro team e le loro preferenze in termini di flusso di lavoro. Potete generare un elenco completo di domande per l'onboarding che mi guidi nel processo?"
Ecco un esempio di utilizzo di ClickUp Brain per generare approfondimenti dai dati raccolti dai clienti.
Prompt:
"Ecco una serie di domande e risposte raccolte da diversi clienti durante il processo di onboarding per uno strumento di project management SaaS come ClickUp. Analizza questi dati per identificare un'informazione chiave che può migliorare significativamente l'esperienza di onboarding. Nella tua analisi, prendi in considerazione gli obiettivi dei clienti, le sfide, le dinamiche del team e le preferenze in termini di funzionalità/funzioni. "
🎯 Vantaggio chiave: ClickUp AI ti aiuta a superare il blocco dello scrittore, a risparmiare tempo nella stesura, a garantire una copertura completa delle tue domande e a mantenere un tono coerente in tutte le comunicazioni di onboarding. Consideralo come un utile assistente per la creazione di contenuti.
📝 Passaggio 2: bozza dei documenti di onboarding e dei materiali di supporto
Una volta impostato il modulo, il passaggio successivo consiste nel preparare materiali di supporto che facilitino il processo di onboarding per entrambe le parti. Questi possono includere un messaggio di benvenuto, un documento di onboarding strutturato, una lista di controllo per il cliente e istruzioni dettagliate su cosa succederà in seguito.
ClickUp Docs rende questa parte più semplice e organizzata.
Ecco come utilizzarlo in modo efficace:
- Crea un documento di onboarding rivolto ai client che delinei le sequenze, le fasi del progetto e le aspettative di comunicazione
- Incorpora link al modulo di onboarding, alle domande frequenti, ai processi di approvazione o alle cartelle condivise
- Aggiungi una lista di controllo (ad es. "Cosa ci serve da te prima di iniziare") per mantenere il tuo client sulla strada giusta
- Utilizza i commenti interni per collaborare con il tuo team in tempo reale
🎯 Vantaggio chiave: Questa "unica fonte di verità" fa risparmiare tempo sia a te che al tuo cliente e aiuta a prevenire errori causati dall'utilizzo di informazioni obsolete.
💡Suggerimento: crea un'automazione che assegni un'attività secondaria basata su un modello, come "Invia email di benvenuto", subito dopo l'invio del modulo. Onboarding personalizzato = ottima prima impressione.
🎥 Passaggio 3: spiegare i passaggi chiave con un video
A volte il testo non è sufficiente, soprattutto quando si spiega come compilare un modulo o navigare in uno spazio condiviso. L'88% dei professionisti del marketing video afferma che i video hanno contribuito ad aumentare la comprensione degli utenti del proprio prodotto o servizio.
Anche un documento di onboarding ben scritto può lasciare alcune domande senza risposta, soprattutto quando i clienti devono interagire con strumenti o compilare il modulo di onboarding. Brevi video contestualizzati possono aiutare a spiegare i processi, ridurre la confusione e limitare le domande ripetitive.
Con ClickUp Clips , puoi registrare:
- Un messaggio di benvenuto personalizzato che aggiunge un tocco umano
- Un tutorial su schermo che guida i clienti attraverso il modulo di onboarding
- Un tour guidato dell'hub client, che mostra dove si trovano i documenti, le scadenze e i risultati finali
- Una spiegazione visiva del tuo processo o della tua sequenza
🎬 I clip vengono trascritti automaticamente e facilmente collegati all'interno di attività, commenti o documenti di onboarding.
Includere un breve video tutorial può migliorare la prima impressione del tuo cliente e ridurre gli attriti prima dell'inizio del progetto.
Registra approfondimenti, crea annunci video, condividi tutorial e genera trascrizioni basate sull'IA con ClickUp Clips
🎯 Vantaggio chiave: I Clip aggiungono un tocco personale, rendono le istruzioni cristalline, riducono le domande di chiarimento e possono rendere il processo di onboarding più interattivo e di supporto per il tuo cliente. Inoltre, puoi condividere facilmente i link dei Clip direttamente all'interno delle attività, dei commenti o dei documenti di ClickUp.
🧠 Lo sapevi? L'86% dei clienti afferma di essere più propenso a rimanere fedele a un'azienda che investe in contenuti di onboarding per informare e dare il benvenuto ai clienti dopo la chiusura di un accordo.
📋 Passaggio 4: crea un modulo di onboarding strutturato e scalabile
Dopo aver completato il questionario di onboarding dei clienti, il passaggio successivo consiste nel convertirlo in un modulo di onboarding professionale e facile da compilare. Dovrebbe essere strutturato in modo logico, personalizzato con il tuo marchio e sufficientemente flessibile da adattarsi a diversi servizi o tipi di progetti.
I moduli ClickUp ti aiutano a creare potenti flussi di lavoro di acquisizione che non si limitano alla semplice raccolta di dati.
Utilizzalo per:
- Aggiungi elenchi a discesa, caselle di controllo, campi di testo aperti e campi per il caricamento di file
- Usa la logica condizionale per mostrare domande di follow-up basate sulle risposte precedenti (ad es. tipo di servizio o ambito del progetto)
- Converti automaticamente gli invii dei moduli in attività, complete di campi personalizzati mappati ai dati chiave dei clienti
- Indirizza i diversi invii a cartelle, team o automazioni diverse in base alle risposte fornite nel modulo
🤖 Bonus: una volta che un client ha inviato il modulo, ClickUp AI può riepilogare/riassumere le sue risposte, evidenziare gli elementi su cui intervenire o redigere un messaggio di follow-up, facendoti risparmiare tempo prezioso.
Con questa configurazione, il modulo di onboarding diventa il primo passaggio concreto nel flusso di lavoro, non solo un semplice invio statico.
🎯 Vantaggio chiave: Questo metodo garantisce di ricevere dati organizzati e coerenti ogni volta, stabilendo una solida base per il progetto e presentando un'immagine raffinata al tuo cliente.
🧠 Lo sapevi? Puoi utilizzare l'IA all'interno di ClickUp per riepilogare/riassumere le risposte ai moduli, suggerire elementi di azione o redigere email di follow-up, il tutto senza cambiare scheda.
📁 Passaggio 5: crea un hub centralizzato per i client
Il tuo client non dovrebbe dover cercare tra le email per trovare le linee guida del brand, le sequenze o i passaggi successivi. Dopo aver completato il modulo di onboarding, fornisci loro un unico posto dove accedere a tutto.
Con ClickUp, puoi creare un hub client riutilizzabile in pochi minuti:
- Archivia i documenti di onboarding, i file condivisi, le note delle riunioni e le risposte ai questionari dei clienti
- Collega le attività relative al processo di onboarding dei clienti
- Organizza tutto in una cartella ClickUp, con visualizzazioni per "Informazioni sul client", "Risorse", "Preparazione del kickoff", ecc.
- Tagga le parti interessate, assegna le voci della lista di controllo e lascia commenti in linea, tutto in un unico posto
La creazione di un hub rafforza la trasparenza, aumenta la fiducia dei clienti e mantiene il tuo team interno allineato in ogni passaggio.
⚙️ Passaggio 6: automatizza le attività interne e i passaggi di consegne
Una volta inviate le informazioni sul cliente, inizia il lavoro dietro le quinte. Tuttavia, assegnare manualmente le attività, aggiornare gli stati e informare i membri del team può rallentare il lavoro, soprattutto con l'aumentare dell'elenco dei clienti.
Le automazioni ClickUp ti consentono di creare flussi di lavoro intelligenti che rispondono all'invio di moduli e alle azioni dei client.
Puoi:
- Assegna i titolari dei progetti in base al tipo di servizio
- Imposta date di scadenza o liste di controllo in base alle risposte fornite nel modulo (ad es. intervallo di budget o sequenza)
- Informa automaticamente il tuo designer, scrittore o sviluppatore quando viene inviato un modulo
- Sposta le attività da "Nuovo cliente" a "In corso" non appena la lista di controllo dell'onboarding è completa
✅ Questo trasforma il flusso di onboarding in un sistema che funziona da solo, dando al tuo team più tempo per concentrarsi sul lavoro creativo e sulla consegna al cliente.
💡Suggerimento: utilizza le automazioni per avvisare un membro del team se un modulo non è stato inviato dopo X giorni. È un modo gentile per sollecitare senza essere insistenti.
📊 Passaggio 7: monitorare lo stato di avanzamento dell'onboarding e rispettare le scadenze
Man mano che la tua pipeline di onboarding cresce, non è sufficiente sapere in quale fase si trova ogni cliente: devi anche tenere d'occhio i tempi, il carico di lavoro del team e le attività cardine imminenti. Senza un sistema chiaro, è facile perdere il filo.
È qui che entrano in gioco le viste visive e le dashboard di ClickUp. Ti offrono piena visibilità sul processo di onboarding dei clienti, sia che tu voglia un rapido controllo dello stato, un report dettagliato o un programma basato sulle date.
Inizia con una vista Bacheca o Elenco per organizzare i client in base alla fase di onboarding. Utilizza stati personalizzati come Modulo inviato, Richiesta ricevuta, Risorse in sospeso o Onboarding completato per monitorare i progressi a colpo d'occhio. Vedrai immediatamente chi è bloccato, chi è in attesa e chi è pronto per iniziare.
Passa quindi alla vista Calendario per visualizzare le attività di onboarding nel tempo.
Questo è particolarmente utile per:
- Pianificazione delle scadenze per l'invio dei moduli o la revisione dei contenuti
- Blocco del tempo per la preparazione interna e le chiamate di avvio
- Coordinamento della disponibilità delle risorse tra i clienti
- Identificare le settimane più impegnative e adeguare tempestivamente i carichi di lavoro
Hai bisogno di una visione d'insieme? Crea una dashboard ClickUp per monitorare lo stato di onboarding a tutti i livelli.
Puoi includere:
- Elenchi delle domande raggruppati per assegnatario o stato per gestire la capacità del team
- Widget di calcolo per contare i clienti in ogni fase
- Grafici per visualizzare le sequenze di onboarding e la velocità media di completamento per capire a che punto è ogni client
- Widget Modulo per vedere gli ultimi invii dal tuo modulo di onboarding
Puoi anche condividere dashboard (con autorizzazione) per tenere aggiornati i clienti senza inviare aggiornamenti costanti.
💡 Suggerimento per esperti: utilizza Relazioni di ClickUp per collegare le attività di onboarding con progetti correlati, documenti condivisi o risultati finali. In questo modo si crea un flusso di lavoro completamente connesso, dall'acquisizione iniziale del client alla consegna del progetto, senza lacune né congetture.
🎯 Vantaggio chiave: il monitoraggio centralizzato previene le sviste, aiuta a gestire la capacità del team e consente di identificare tempestivamente potenziali ritardi.
Passaggio 8: Migliora la collaborazione e la comunicazione con i client
Una volta avviato l'onboarding, la chiarezza e la comunicazione diventano gli strumenti più preziosi. Senza un sistema condiviso per gli aggiornamenti, le attività e le sequenze, è facile che qualcosa sfugga.
ClickUp ti aiuta a centralizzare la collaborazione in modo che i tuoi clienti si sentano supportati e il tuo team rimanga in carreggiata.
💬 Collabora in tempo reale con ClickUp Chat
Invece di affidarti a email sparse o strumenti di messaggistica esterni, crea un thread di chat dedicato all'interno della cartella o dell'attività di onboarding del client.
Utilizzalo per:
- Rispondi a domande rapide
- Condividi aggiornamenti e feedback
- Tagga le parti interessate per le approvazioni
- Inserisci link a documenti, moduli o file
Puoi creare canali di chat personalizzati, come #Client-ABC-Onboarding o #Quick-Approvals, in modo che tutte le comunicazioni rimangano contestualmente legate al progetto.
💡 Suggerimento per i professionisti: fissa i messaggi chiave (come sequenze o collegamenti a file) nel thread della chat, così il tuo cliente non dovrà cercare tra le email precedenti.
📅 Pianifica e gestisci chiamate iniziali più fluide
Utilizza la vista Calendario di ClickUp per pianificare le riunioni iniziali con i clienti. Puoi anche integrare Google Calendar per sincronizzare la disponibilità tra i team. Allega programmi delle riunioni, note e passaggi successivi direttamente all'attività di onboarding del cliente o al documento collegato per tenere tutto in un unico posto.
📋 Guida i tuoi clienti con liste di controllo condivise
Definisci aspettative chiare fin dal primo giorno con una lista di controllo del client. Utilizzala all'interno di un'attività o di un documento per delineare gli elementi essenziali da intraprendere, come ad esempio:
- Carica i file del logo
- Completa il modulo di onboarding
- Rivedi la sequenza condivisa
- Approva l'ambito del progetto
- Assegna ogni elemento al client con una data di scadenza, in modo che tutti sappiano cosa ci si aspetta e quando
🔐 Condividi l'accesso in modo sicuro con l'accesso ospite
Garantite ai clienti la visibilità dove conta utilizzando l'accesso ospite di ClickUp. Invitateli a partecipare ad attività, elenchi o documenti specifici con impostazioni di autorizzazione personalizzate. In questo modo i dettagli interni rimangono privati, mentre ai clienti viene garantita la trasparenza di cui hanno bisogno.
🔗 Integra gli strumenti che i tuoi client già utilizzano
ClickUp si connette con piattaforme popolari come Slack, Google Drive e Zoom, così puoi condividere file, pianificare riunioni e semplificare la comunicazione senza cambiare scheda o creare attriti nel flusso di lavoro dei tuoi clienti. 💡 Il risultato: un processo di onboarding dei clienti chiaro e collaborativo che potenzia i tuoi clienti, mantiene organizzata la comunicazione e aiuta il tuo team a lavorare con sicurezza.
Utilizza il modello ClickUp per l'onboarding dei clienti per partire con il piede giusto
Se non vuoi partire da zero, inizia con il modello ClickUp per l'onboarding dei clienti.
Include:
- Moduli predefiniti per raccogliere i dettagli iniziali
- Elenchi strutturati delle attività e stati per monitorare ogni passaggio dell'onboarding, dall'accettazione al kickoff
- Documenti condivisi per organizzare le linee guida del marchio, le risorse, i contatti chiave e le note di comunicazione in un unico posto
- Automazioni per triggerare follow-up, assegnare attività di preparazione interna e garantire passaggi di consegne puntuali
Basta adattare il modello ai tuoi servizi, duplicarlo per ogni nuovo cliente e recuperare ore di lavoro manuale ogni settimana.
💡Suggerimento: dopo l'onboarding, dai seguito con domande di feedback ponderate come:
- Il modulo era chiaro e facile da completare?
- L'onboarding ti ha aiutato a sentirti sicuro del nostro processo?
- C'è qualcosa che avresti voluto che ti avessimo chiesto prima?
🎯 Suggerimento per il successo del client: Reinserisci i client esistenti quando entrano nuove persone o gli obiettivi evolvono. Ciò mantiene tutti allineati e motivati.
Conclusione: inizia alla grande, mantieni l'organizzazione e scala con facilità
Un questionario di onboarding dei clienti non è solo un modulo: è il primo passaggio per instaurare un rapporto di fiducia, impostare le aspettative e offrire un'esperienza di alto livello. Quando poni le domande giuste fin dall'inizio, non ti limiti a raccogliere informazioni, ma getti le basi per una comunicazione migliore, meno ostacoli e risultati più positivi.
E con ClickUp? Non ti limiti a inviare un modulo e incrociare le dita. Stai centralizzando il tuo processo, automatizzando le attività più impegnative e scalando con sicurezza i tuoi servizi.
Dai moduli di registrazione e dai modelli di attività alle dashboard, ai documenti e alle automazioni, ClickUp ti aiuta a creare un flusso di lavoro di onboarding dei clienti che risulta fluido, strategico e davvero divertente da usare.
💡 Pronto a creare il tuo flusso di onboarding? Registrati oggi stesso su ClickUp gratis!