I grandi progetti sono complessi. Con molteplici parti in movimento, tenere traccia delle attività, delle responsabilità e delle scadenze può rapidamente trasformarsi in un caos.
È qui che entra in gioco il sistema di collaborazione aziendale, non solo come ennesima parola d'ordine nel gergo aziendale, ma come elemento che fa la differenza tra il caos più totale e un esito positivo coordinato. Se implementato correttamente, trasforma il lavoro richiesto in flussi di lavoro semplificati, trasformando "Dov'è quel file?" in "Ecco quello che ti serve. "
Scopri la collaborazione aziendale, perché è più importante che mai e come implementarla in modo efficace.
⏰Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- La collaborazione aziendale semplifica il lavoro di squadra con strumenti di comunicazione, gestione delle attività e condivisione dei documenti
- La collaborazione interna migliora la comunicazione all'interno dell'organizzazione; la collaborazione esterna connette fornitori, client e partner
- La collaborazione porta a un processo decisionale più rapido, flussi di lavoro più fluidi e una riduzione del sovraccarico di comunicazioni
- Le sfide più comuni includono la mancanza di strategia, la resistenza al cambiamento e una governance inadeguata
- Un esito positivo richiede obiettivi chiari, strumenti adeguati, formazione del team e monitoraggio dello stato di avanzamento
- Scegli piattaforme come ClickUp che si integrano con i sistemi esistenti e offrono funzionalità/funzioni essenziali
- Forma i team sulle competenze tecniche e sull'uso pratico per garantire la massima sicurezza
- Misura lo stato di avanzamento monitorando il completamento delle attività e raccogliendo feedback
- La creazione di una cultura collaborativa implica affrontare problemi di fiducia, definire obiettivi chiari e guidare i team attraverso le varie fasi
Comprendere la collaborazione aziendale
La collaborazione aziendale semplifica il lavoro di squadra. Crea una solida struttura per la condivisione delle conoscenze tra team locali e remoti, consentendo di completare le attività e raggiungere le attività cardine in modo rapido ed efficiente.
Che cos'è la collaborazione aziendale?
La collaborazione aziendale mira ad allineare team, fornitori e clienti per lavorare senza soluzione di continuità, migliorando la comunicazione interna ed esterna. Non si tratta solo di strumenti, ma di creare una cultura in cui la comunicazione fluisce, le idee prosperano e tutti lavorano per gli stessi obiettivi.
Con gli strumenti giusti e processi aziendali ottimizzati, la collaborazione tra i team diventa fluida, facilitando la condivisione delle informazioni e aumentando la produttività.
Sei curioso di scoprire i migliori strumenti da utilizzare per la collaborazione in team? Guarda il nostro video riassuntivo:
Tipi di collaborazione aziendale
1. Collaborazione interna all'azienda
Si concentra sul miglioramento della comunicazione organizzativa, della gestione delle attività e della condivisione delle informazioni per promuovere il lavoro di squadra e un project management efficiente. La collaborazione interna all'azienda sfrutta strumenti quali software di comunicazione aziendale, bacheche delle attività e portali documentali centralizzati.
2. Collaborazione aziendale esterna
Garantisce spazi sicuri e dedicati per la condivisione di sequenze temporali, il monitoraggio dei rapporti sullo stato e la gestione delle risorse con entità esterne quali client, fornitori e partner. L'obiettivo della collaborazione aziendale esterna è evitare ritardi o malintesi.
| Aspetto | Collaborazione interna all'azienda | Collaborazione aziendale esterna |
| Obiettivo principale | Migliora il lavoro di squadra e la condivisione delle conoscenze all'interno dell'organizzazione | Coordinamento con entità esterne per raggiungere obiettivi condivisi |
| Partecipazioni | Dipendenti e team interni | Client, fornitori, partner e altri stakeholder esterni |
| Strumenti utilizzati | Software per la comunicazione aziendale, bacheche, portali per documenti | Piattaforme di condivisione sicure, portali client, suite di collaborazione |
| Titolarità dei dati | Controllato interamente all'interno dell'organizzazione | Condivisi o negoziati tra stakeholder interni ed esterni |
| Vantaggi | Riduce i silos, promuove la trasparenza nei flussi di lavoro | Evita malintesi e garantisci aggiornamenti tempestivi |
Vantaggi della collaborazione aziendale
Una collaborazione efficace non solo migliora le dinamiche del team, ma aumenta anche la produttività e migliora il processo decisionale.
Scopriamo insieme come fa la differenza.
- Rimani aggiornato: mantieni tutti sulla stessa pagina con la collaborazione in tempo reale, così saprai sempre cosa sta succedendo, chi sta lavorando a cosa e a che punto sono le cose
- Migliore collaborazione in team: Dite addio alle riunioni infinite per mantenere connesso e fiducioso il vostro team altamente efficiente
- Meno sovraccarico di comunicazioni: Evita la fatica da Zoom e il sovraccarico della finestra In arrivo: gli strumenti di collaborazione eliminano il disordine, assicurandoti di non dover cercare continuamente le informazioni
- Porta a termine il lavoro più rapidamente: individua tempestivamente i problemi in modo da poter riallocare le risorse e garantire il corretto svolgimento delle attività
Per saperne di più: I 10 migliori strumenti di collaborazione aziendale
Principali sfide nell'implementazione della collaborazione aziendale
Anche con le migliori intenzioni, le strategie di collaborazione aziendale incontrano ostacoli. Ecco come affrontarli.
1. Nessuna strategia a livello aziendale
I team spesso adottano strumenti tecnologici al volo, iniziando con un'app per le cose da fare, poi aggiungendo una piattaforma per prendere appunti e così via. Nel tempo, questo crea un mix di strumenti di collaborazione IA che possono sovrapporsi ma non integrarsi bene, portando a inefficienze e dati isolati.
Soluzione: Verifica il tuo stack tecnologico esistente, elimina le ridondanze e standardizza i processi di collaborazione.
2. Resistenza al cambiamento
Hai mai sentito dire: "Non ho tempo per provare qualcosa di nuovo"? I dipendenti che non vedono il valore dell'adozione di un nuovo strumento o metodo tenderanno a opporre resistenza.
Soluzione: Identifica i punti critici e introduci strumenti che si integrano facilmente nei flussi di lavoro esistenti.
3. Mancanza di governance
Una delle sfide più difficili nell'implementazione di una collaborazione efficace è bilanciare la flessibilità con la governance, la sicurezza e la conformità. Ad esempio, consentire la condivisione illimitata dei file senza controlli adeguati può portare a violazioni dei dati.
Soluzione: crea un team composto da responsabili IT, conformità e team leader per pre-verificare gli strumenti. Fornisci un elenco di software approvati con linee guida di personalizzazione e pianifica audit regolari per garantire la conformità.
Come implementare con esito positivo una strategia di collaborazione aziendale
Il successo della collaborazione non dipende solo dalla scelta degli strumenti, ma richiede anche l'allineamento degli obiettivi, processi strutturati e il coinvolgimento del team.
Analizziamo i passaggi necessari per raggiungere questo obiettivo.
1. Stabilisci obiettivi organizzativi chiari
Prima di lanciarti nell'uso di strumenti o processi, chiediti:
- Quali problemi stai cercando di risolvere?
- Vuoi ridurre i tempi di risposta del supporto clienti o velocizzare le consegne dei prodotti?
- Migliorare l'efficienza tra i team durante i periodi di picco è una priorità?
Basa la tua strategia su obiettivi chiari e realizzabili. Ad esempio, se l'obiettivo è migliorare l'inserimento dei dipendenti, punta a qualcosa come "Ridurre il tempo di inserimento dei nuovi assunti da 3 settimane a 2 settimane entro il prossimo trimestre"
Usa gli Obiettivi di ClickUp per completare questa attività.
Con funzionalità/funzioni quali "Obiettivi attività", è possibile collegare attività o elenchi a un obiettivo, consentendo l'aggiornamento automatico dei progressi man mano che i membri del team completano le attività.
Allo stesso modo, "Obiettivi numerici" e "Obiettivi monetari" consentono di monitorare obiettivi come "Creare 5 email di promozione dei prodotti in una settimana" o "Raggiungere 50.000 $ di vendite questo mese"
Per attività più semplici, come verificare se le azioni chiave sono state completate, gli "Obiettivi vero/falso" assicurano che nulla venga dimenticato. Puoi condurre brevi sondaggi o interviste con i tuoi team o i tuoi clienti per individuare i punti critici comuni e definire gli obiettivi di conseguenza.
Avevamo bisogno di garantire che i nostri processi interni fossero adeguati per avere successo. Ci è stato consigliato ClickUp: il prezzo era ottimo, la raccolta delle informazioni era esattamente ciò di cui avevamo bisogno e sembrava una piattaforma in grado di crescere insieme all'azienda.
Avevamo bisogno di garantire che i nostri processi interni fossero adeguati per avere successo. Ci è stato consigliato ClickUp: il prezzo era ottimo, la raccolta delle informazioni era esattamente ciò di cui avevamo bisogno e sembrava una piattaforma in grado di crescere insieme all'azienda.
2. Scegli il software di collaborazione aziendale più adatto alle tue esigenze
La tecnologia che scegli può determinare il successo o il fallimento della tua strategia di collaborazione aziendale.
Segui questi consigli per ottenere esiti positivi: 🎯
✅ Scegli una piattaforma di collaborazione aziendale che si adatti agli obiettivi, ai flussi di lavoro e alla scalabilità della tua organizzazione per prepararti al successo.
✅ Cerca strumenti che si integrino perfettamente con i sistemi esistenti, offrano accesso mobile e includano funzionalità/funzioni chiave come il monitoraggio del tempo, la sincronizzazione del calendario e l'archiviazione cloud.
✅ Passa ad alternative avanzate all'email per la comunicazione aziendale, come le videoconferenze e gli strumenti di condivisione dello schermo, per rendere la comunicazione più chiara ed efficace
✅ Usa le lavagne online di ClickUp per creare, organizzare ed eseguire idee in un unico spazio. Si collegano direttamente alle tue attività, ai tuoi documenti e alle tue chat. Puoi incorporare documenti nella lavagna online per aggiornamenti in tempo reale, collegare attività per monitorarne lo stato o discutere le idee sulle prestazioni del team tramite chat integrate.
Bonus: una volta completato il lavoro, puoi condividere la lavagna online, incorporarla in ClickUp, esportarla in formato PDF o convertirla in un progetto completamente attuabile con un solo clic.
✅ Ottimizza il processo di revisione di immagini, video e PDF con ClickUp Correzione di bozze. Puoi aggiungere annotazioni direttamente su questi file, fornendo un feedback chiaro e concreto. Ciò è particolarmente utile per gli aggiornamenti dei contratti legali o l'approvazione dei contenuti di marketing, dove una collaborazione aziendale precisa è fondamentale.
✅ Utilizza il modello di lavagna online "Piano di comunicazione" di ClickUp per specificare i messaggi da diffondere, i destinatari e il canale da utilizzare. Puoi definire la frequenza delle comunicazioni e se sono necessari follow-up per tenere tutti informati.
Questo modello di piano di comunicazione migliora la visibilità tra team e reparti, garantendo che tutti lavorino insieme per raggiungere gli obiettivi del progetto e quelli organizzativi.
✅ Definisci ruoli e responsabilità per ogni progetto, stabilisci linee guida per standup regolari e crea una sequenza per i prossimi progetti con il modello Matrice per riunioni e comunicazione del team di ClickUp.
💡 Suggerimento: Evita di scegliere gli strumenti basandoti esclusivamente sulla popolarità. Valuta invece le sfide del team in loco o virtuale e seleziona alcuni strumenti che potrebbero funzionare meglio. Crea una matrice di confronto per funzionalità/funzioni, costi, integrazioni e facilità d'uso per prendere decisioni rapide.
3. Formare e addestrare il team
Secondo un rapporto PwC, il 90% dei dirigenti di alto livello ritiene che la propria organizzazione presti attenzione alle esigenze delle persone quando introduce nuove tecnologie.
Tuttavia, solo il 53% dei dipendenti è d'accordo. Pertanto, per aiutare il tuo team a sentirsi sicuro, concentrati sulla formazione oltre i semplici aspetti tecnici.
Hai mai provato la difficoltà di implementare un nuovo strumento, solo per vedere il tuo team alle prese con esso?
Hai investito tempo e denaro, ma senza una formazione adeguata, lo strumento sembra più un ostacolo che una soluzione. È qui che ClickUp Brain può aiutarti creando workshop di formazione strutturati. Puoi impostare attività per ogni modulo di formazione, monitorare lo stato di avanzamento e assegnare obiettivi di apprendimento specifici ai membri del team.
💡Prompt da provare:
✅ Imposta attività per ogni modulo di formazione e assegna scadenze per mantenere tutto sotto controllo
✅ Assegna a ciascun membro del team obiettivi di apprendimento chiari e monitora il loro stato di avanzamento
✅ Crea quiz o attività rapide per verificare la comprensione dopo ogni fase
✅ Crea uno spazio per le discussioni del team in modo che tutti possano condividere domande e idee
Che tu stia creando workshop o informando il tuo team su test di funzionalità innovative, ti aiuta a creare facilmente contenuti. Puoi anche utilizzare modelli per creare rapidamente sessioni di formazione ripetibili e organizzarle in un'area di lavoro dedicata.
Bonus: se il tuo team è distribuito in tutto il mondo, ClickUp Brain traduce anche i materiali di formazione in più lingue per renderli facilmente accessibili a team eterogenei.
4. Monitoraggio e misurazione della collaborazione
L'implementazione degli strumenti è solo la punta dell'iceberg nella collaborazione aziendale. È necessario sapere se stanno facendo la differenza. Le persone li stanno adottando? Le attività vengono completate più rapidamente? Utilizza le funzionalità di analisi integrate nei tuoi strumenti per misurare lo stato di avanzamento. Quindi, combina i numeri con il feedback dei dipendenti.
Utilizza la vista Modulo di ClickUp per raccogliere rapidamente i feedback dal tuo team. Utilizzando la stessa piattaforma, puoi creare moduli personalizzati per monitorare lo stato di avanzamento o raccogliere informazioni sulla tua formazione.
Creare una cultura collaborativa: modelli per guidare la tua azienda
Per creare una cultura collaborativa non bastano le buone intenzioni, occorre un approccio strutturato.
Esploriamo alcuni modelli che possono aiutarti.
1. Le 5 disfunzioni di un team
Secondo il libro "Le cinque disfunzioni di un team" di Patrick Lencioni, la mancanza di fiducia, la paura del conflitto, lo scarso impegno, l'evitamento delle responsabilità e la disattenzione sono ostacoli comuni che costringono i team a operare in silos, frammentando i processi aziendali.
Come è possibile abilitare la gestione collaborativa del lavoro?
➡️ Valutando le dinamiche attuali del tuo team e sfruttando le tecnologie giuste per colmare le lacune. Ad esempio, se nel tuo team manca la fiducia, introduci strumenti di comunicazione come il feedback anonimo che consentono un flusso libero di idee.
⚠️ Cosa evitare: Evita di ignorare le cause alla radice del disallineamento. Migliorare l'allineamento dei team remoti diventa quasi impossibile se non si affrontano questioni quali fiducia, comunicazione e responsabilità.
2. Obiettivi, ruoli, processi, modello di interazione
La collaborazione inizia con la chiarezza: definire gli obiettivi, assegnare le attività, semplificare i flussi di lavoro e garantire una comunicazione senza soluzione di continuità. Questa è l'essenza del modello GRPI.
Quindi, quando avvii un progetto, crea un piano d'azione basato su questi quattro pilastri.
➡️ Inizia con una sessione di allineamento del team per definire chiaramente i tuoi obiettivi.
Ad esempio, se il tuo obiettivo è "Aumentare la fidelizzazione dei clienti del 15% in sei mesi", suddividilo in attività concrete:
- Esito positivo dei clienti: Lanciare premi fedeltà per i client di lunga data
- Responsabile del prodotto: Consegna di un importante aggiornamento entro tre mesi
- Marketing: Crea e realizza campagne email personalizzate
➡️ Definisci ruoli e responsabilità in base alle competenze e all'esperienza individuali.
Crea repository strutturati e facilmente navigabili per la condivisione delle conoscenze, come wiki o documentazione nidificata con ClickUp Docs. Utilizza opzioni di formattazione avanzate come segnalibri, tabelle e widget per una comprensione visiva.
➡️ Raccogli informazioni sui processi per garantire coerenza e accessibilità al processo decisionale, ai flussi di lavoro e all'escalation dei problemi.
Utilizza la collaborazione istantanea e live su ClickUp per ricevere una notifica quando un membro del team sta visualizzando contemporaneamente un'attività o aggiungendo un commento al documento. Condividi feedback, assegna attività e monitora le idee senza interruzioni.
➡️ Incoraggia il legame tra i membri del team al di là del lavoro. Addestra i membri del team alla risoluzione costruttiva dei conflitti attraverso discussioni aperte e check-in regolari non legati al lavoro.
3. Formazione, conflitto, normalizzazione e rendimento
Per promuovere la collaborazione aziendale, guida il tuo team attraverso le fasi di sviluppo del gruppo di Tuckman: formazione, conflitto, normalizzazione e prestazione.
Formazione: integra i membri del team provenienti da diversi reparti e chiarisci il loro scopo. Ad esempio, allinea IT, operazioni e marketing su un progetto di trasformazione digitale incentrato sul cliente. Utilizza una piattaforma di area di lavoro condivisa per centralizzare la comunicazione.
Storming: incoraggia discussioni strutturate tramite strumenti di riunione collaborativi come ClickUp Chat. Notifiche e follow-up personalizzabili ti consentono di rimanere aggiornato solo sulle conversazioni che contano. Fissa le chat chiave, organizza le conversazioni in sezioni e utilizza i messaggi diretti per discussioni individuali.
ClickUp Chat sincronizza anche tutte le informazioni tra i dispositivi e funziona perfettamente, anche offline. Inoltre, riduci il "toggl tax", ovvero la perdita di produttività causata dal passaggio da una piattaforma all'altra, ospitando audiochiamate e videochiamate (con un massimo di 200 partecipanti) direttamente all'interno di ClickUp Chat.
Norming: concentrati sulla standardizzazione dei flussi di lavoro e sull'elenco delle best practice per la collaborazione interfunzionale.
Prestazioni: riconosci e celebra le attività cardine del team per rafforzare il senso di realizzazione condivisa.
📮ClickUp Insight: Quasi il 60% dei lavoratori risponde ai messaggi istantanei entro 10 minuti.
Sebbene queste risposte rapide siano spesso sinonimo di efficienza, distraggono l'attenzione e ostacolano il lavoro approfondito. Centralizza progetti, attività e thread di chat in ClickUp per semplificare le interazioni e ridurre i cambi di contesto. Ottieni le informazioni di cui hai bisogno senza sacrificare la concentrazione!
4. Gli 8 passaggi per guidare il cambiamento
Il cambiamento inizia con i leader che danno il tono. Per abbattere i silos e promuovere la collaborazione, segui il modello di cambiamento in 8 passaggi di Kotter.
In primo luogo, crea un senso di urgenza. Mostra i costi reali di uno scarso coordinamento, come il ritardo nel lancio dei prodotti, per evidenziare perché il cambiamento è fondamentale.
Quindi, crea una coalizione di leader tra i vari reparti in grado di promuovere la collaborazione. Fornisci loro strumenti come dashboard condivise o social network interni per aumentare la trasparenza.
Infine, incoraggia workshop congiunti in cui team diversi, come quelli di ricerca e sviluppo e marketing, collaborano mantenendo sempre in primo piano le sequenze e le esigenze. Fai da apripista e il tuo team ti seguirà.
Prima dedicavamo ore extra a svolgere manualmente attività di routine, come consegnare progetti al nostro team, creare attività e incollare link. Ora utilizziamo quel tempo per pianificare e trasferire più flussi di lavoro del team su ClickUp.
Prima dedicavamo ore extra a svolgere manualmente attività di routine, come consegnare progetti al nostro team, creare attività e incollare link. Ora utilizziamo quel tempo per pianificare e trasferire più flussi di lavoro del team su ClickUp.
Migliora la collaborazione aziendale con ClickUp
La collaborazione aziendale è come gestire una squadra sportiva di alto livello. Il talento può aiutarti per un po', ma senza un allenamento regolare e un allineamento costante le prestazioni caleranno.
Lo stesso vale per le aziende. Senza una collaborazione ottimizzata, i progetti si bloccano e la qualità cala. È qui che entra in gioco ClickUp, che semplifica senza sforzo la collaborazione aziendale. Che tu voglia raccogliere idee, assegnare responsabilità o facilitare i feedback, hai tutte le funzionalità/funzioni necessarie per continuare a progredire.
Sei pronto per iniziare? Registrati gratuitamente a ClickUp e scopri la collaborazione in azione.