Non si può migliorare ciò che non si misura
Peter Drucker, consulente ed educatore austro-americano
Questa affermazione è particolarmente vera per la produttività, dove anche un solo passo falso non tracciato può interrompere l'intero processo di produzione. Secondo uno studio, l'82% delle aziende ha subito fermi macchina non programmati nei propri processi produttivi, che possono costare fino a 260.000 dollari all'ora!
Anche i migliori sistemi di esecuzione della produzione (MES) possono faticare a tenere il passo, causando stockout, tempi morti, ritardi nei programmi di produttività e sprechi di risorse che interrompono le operazioni.
La soluzione è semplice: basta utilizzare le giuste tecniche di pianificazione della produttività. Efficaci modelli di pianificazione della produzione possono aiutare il team a monitorare i livelli di inventario, i tassi di errore e la latenza senza alcuno sforzo.
In questo post esploreremo i modelli Excel gratuiti per il monitoraggio della produzione, che consentono di snellire il processo produttivo e di pianificare il futuro.
Cosa rende un buon modello Excel di monitoraggio della produzione?
Un buon modello Excel di monitoraggio della produzione è un foglio di calcolo strutturato che monitora e analizza efficacemente i processi di produzione, comprese le attività, le sequenze, l'allocazione delle risorse e le metriche di output.
Ecco cosa bisogna cercare:
- Carità e semplicità: Contiene un linguaggio semplice, titoli chiari, celle di facile lettura e un layout pulito, in modo che anche i membri del team più impegnati possano capirlo
- Aggiornamenti in tempo reale: Mostra le modifiche in tempo reale, facilitando l'individuazione immediata di ritardi o discrepanze
- Metriche personalizzabili: Permette di personalizzare e monitorare i dettagli delle operazioni, come i livelli di inventario, le percentuali di errore o le durate ciclo
- Automazioni: Capacità di gestire tutta la matematica, calcolando totali, medie e variazioni
- Ausili visivi: Include colori, grafici, dashboard e diagrammi che aiutano a vedere rapidamente le tendenze e i problemi e a evidenziare i valori anomali in pochi secondi
Ora cerchiamo il modello che meglio si adatta alle esigenze del vostro team e che rende i vostri flussi di lavoro inarrestabili!
Modelli Excel per il monitoraggio della produttività
Un team di produzione è come il dietro le quinte che gestisce tutte le operazioni necessarie per la realizzazione di uno spettacolo di successo. Parliamo dei migliori modelli di monitoraggio della produzione in Excel per tenerli sotto controllo.
1. Modello di piano di produzione di Anvyl
via Anvyl Il modello di rampa di capacità presente nel modello di pianificazione della produttività di Anvyl aiuta a pianificare le spedizioni e la produzione organizzando i dettagli chiave del progetto, la capacità di rampa e i piani di spedizione per diverse settimane.
Si parte da parametri di input come il volume annuale stimato, la capacità massima mensile e le date chiave, che definiscono i limiti di produzione e i tempi. La sezione capacità di rampa mostra il margine di produzione e la capacità per diverse settimane, consentendo di scalare in modo efficiente senza sovraccaricare le risorse.
Anche la sezione piano di spedizione allinea le spedizioni con la produttività, mostrando le date di spedizione e i volumi cumulativi per organizzare il programma di produzione.
ideale per team di produzione di piccole e medie dimensioni in settori come l'elettronica o i beni di consumo
2. Modello di reportistica sull'efficienza della linea di produzione e formula per lo studio dell'abbigliamento online
via OCS (Studio online sull'abbigliamento) Volete sapere qual è il segreto di un processo produttivo stellare? Sta tutto nel monitoraggio. Questo modello di rapporto sull'efficienza della linea di produzione (Production Line Efficiency Report Format and Formula) di Online Clothing Study consente alle unità di produzione di abbigliamento di monitorare l'efficienza della linea di produzione quotidianamente e mensilmente.
Questo modello gratuito di piano di produzione calcola l'efficienza della linea utilizzando una formula e alcuni input chiave: manodopera giornaliera, ore di lavoro, produzione della linea e SAM (Standard Allowed Minutes).
È sufficiente inserire questi quattro dati e il modello calcola automaticamente i minuti totali di lavoro prodotti dalla SAM e l'efficienza giornaliera della linea. Le colonne protette garantiscono che le formule rimangano intatte, riducendo gli errori.
ideale per i team di piccole dimensioni che cercano uno strumento facile da personalizzare per semplificare la pianificazione della produzione, ottimizzare i flussi di lavoro e ridurre al minimo i colli di bottiglia
3. Modello di ordine di lavoro di Vertex42
via Vertice42 Il modello di ordine di lavoro di Vertex42 è un file Excel curato per la gestione di attività di assistenza, riparazione e manutenzione. Include due moduli di ordine di lavoro personalizzabili su schede separate, consentendo un facile accesso a più ordini di lavoro in un unico file.
Questo modello gratis è ideale per i progetti di piccole dimensioni, creazione di piani di lavoro o generare preventivi. Ogni ordine di lavoro può essere personalizzato per adattarsi ai dettagli di un lavoro specifico, il che lo rende versatile e facile da usare.
Per coloro che invece desiderano creare ordini commerciali, Vertex42 offre anche un modulo separato per gli ordini di acquisto. Ispirato al modello di preventivo gratuito, questo modello di ordine di lavoro è adatto per organizzare le attività, monitorare i requisiti del lavoro e migliorare il flusso di lavoro per le piccole attività di servizio.
ideale per la gestione del team di ordini di lavoro interni relativi a riparazioni hardware, aggiornamenti software e manutenzione del sistema
Leggi anche: i 10 migliori software di produzione per le piccole aziende
4. Elenco dell'inventario con evidenziazione del riordino modello di Microsoft
via Microsoft 365 L'Elenco inventariale con evidenziazione dei riordini di Microsoft è uno strumento semplice e accessibile per il monitoraggio e la gestione delle scorte. Progettato in Excel, consente di catalogare gli elementi per ID dell'inventario, nome, descrizione, prezzo unitario, quantità in magazzino e valore totale dell'inventario.
Il modello include una formattazione condizionale per evidenziare gli elementi che necessitano di un riordino, rendendo più facile l'identificazione degli elementi a basso scorte a colpo d'occhio. Questo strumento di monitoraggio del tempo è ideale per organizzare e monitorare i livelli delle scorte, garantire un rifornimento tempestivo e fornire una panoramica chiara del valore dell'inventario.
ideale per i rivenditori o i negozi di e-commerce che cercano un tracker di inventario facile da usare e personalizzabile
5. Modello di Inventario di vendita al dettaglio da Indzara
via Indzara Il Retail Inventory Tracker di Indzara è un modello gratuito di Google Sheet che consente ai titolari di aziende di commercio al dettaglio di gestire l'inventario. Tiene traccia della disponibilità dei prodotti, calcola i punti di riordino e fornisce informazioni sulle prestazioni di provider e clienti.
Le funzionalità/funzione chiave sono:
- Gestione degli ordini commerciali, degli acquisti e delle rettifiche
- Monitoraggio dell'inventario con avvisi sui punti di riordino
- Calcoli finanziari, compresi COGS (costo del venduto) e profitto
- Reportistica interattiva con tendenze su 12 mesi
- Configurazione facile da usare con istruzioni cancellate
ideale per i titolari di piccole aziende di vendita al dettaglio che hanno bisogno di un modo semplice ed efficiente per gestire l'inventario, monitorare gli ordini e ottimizzare le operazioni della catena di approvvigionamento utilizzando Fogli Google
6. Modello di rapporto giornaliero di produttività di Studio Binder
via Raccoglitore di studio Prendete il controllo della vostra produzione cinematografica o video con questo modello di reportistica giornaliera tutto in uno di Studio Binder. Dai report di produzione giornalieri ai fogli di presenza della troupe e dei talenti, questo modello consente di mantenere le riprese organizzate e in regola.
Monitora gli orari di chiamata della troupe, i tempi di ripresa e le pause per i pasti, gestisce le posizioni e monitora il team di produzione principale. Il modello dispone anche di spazi designati per i dettagli sulla posizione, i nomi dei membri della troupe e le informazioni sull'utilizzo dei media.
Queste sezioni migliorano l'organizzazione, facilitano il processo decisionale, aiutano la conformità legale e finanziaria e forniscono informazioni preziose per la post-produzione. Inoltre, il modello prevede sezioni per le note sulle attrezzature/tecniche e per le note audio.
ideale per i responsabili e i coordinatori della produttività che hanno bisogno di uno strumento semplice per monitorare le ore di lavoro della troupe, le spese, l'utilizzo dei media e altri dettagli quotidiani della produzione in un unico luogo
7. Modello di piano di capacità produttiva di WPS
via Modello WPS Il modello per il piano di capacità produttiva di WPS è uno strumento completo per la pianificazione e il monitoraggio dell'efficienza produttiva di più prodotti e dispositivi.
Tiene traccia di ogni aspetto della gestione della produttività, dalla produzione giornaliera pianificata alle prestazioni in tempo reale e ai potenziali blocchi come i guasti alle apparecchiature o la carenza di manodopera.
Le ripartizioni dettagliate per prodotto e dispositivo rendono facile individuare le inefficienze, ottimizzare il programma di produttività, e chiudere il divario tra obiettivi ed effettivi. Il monitoraggio del tempo reale e i rapporti di differenza basati sulla percentuale consentono di prendere decisioni più intelligenti e di migliorare la produttività della forza lavoro .
ideale per i team di produzione che hanno bisogno di un modo dettagliato e organizzato per monitorare le tabelle orarie, le posizioni, l'utilizzo dei media, le ore di lavoro della troupe e dei talenti, i comunicati e le informazioni sul catering durante il processo di produzione
Leggi anche: 10 modelli di piani di produzione per la pianificazione della produzione
Limiti dell'uso di Excel per il monitoraggio della produzione
Excel è comodo, ma i suoi modelli faticano a tenere il passo quando la produttività aumenta.
Ecco perché:
Vincoli di scalabilità
Excel fatica a gestire insiemi di dati di grandi dimensioni, causando colli di bottiglia nelle prestazioni. Incidenti critici, come il COVID-19 ha rivelato i limiti delle sue righe, con conseguenti voci mancanti e potenziali crash. I suoi limiti tecnici, come un massimo di 1.048.576 righe, possono limitare i progetti che richiedono una gestione estesa dei dati.
Mancanza di dati in tempo reale e di integrazione automatizzata dei dati
Excel non si integra facilmente con altri sistemi automatizzati, il che limita la sua capacità di tenere il passo con i dati in tempo reale.
Inoltre, la natura statica di Excel gli impedisce di sincronizzarsi con i database o di aggiornare i dati in tempo reale, lasciando spesso gli utenti a lavorare con informazioni non aggiornate.
Sebbene Excel supporti l'automazione di base attraverso le macro, la loro personalizzazione richiede la conoscenza delle macro VBA (Visual Basic Application), che non è alla portata della maggior parte degli utenti. Per le attività ricorrenti, questa mancanza di automazione di facile utilizzo può aumentare il carico di lavoro manuale, i ritardi nelle risposte e i problemi di prestazioni.
Sfide della collaborazione
La collaborazione in Excel è limitata. Il controllo delle versioni diventa un incubo quando gli utenti condividono i file aggiornati via email o unità condivise. Anche con le opzioni cloud, la modifica simultanea può portare a conflitti, riferimenti interrotti ed errori.
A rischio di errori
Excel è altamente suscettibile agli errori umani, come formule errate o sovrascritture accidentali. Questi errori sono spesso difficili da rintracciare e possono trasformarsi in imprecisioni significative.
Funzionalità avanzate e opzioni di reportistica limitate
Le funzionalità/funzione per l'analisi sofisticata dei dati, la visualizzazione e la reportistica sono limitate. I modelli Excel non dispongono di dashboard, analisi e dipendenze dalle attività di cui i team di produttività potrebbero aver bisogno.
Sicurezza
La mancanza di una solida crittografia rende Excel vulnerabile alle violazioni dei dati, soprattutto quando si gestiscono informazioni sensibili come le PII. La protezione con password può scoraggiare l'accesso casuale, ma non è sufficiente a contrastare gli hacker determinati.
Alternativa ai modelli di Excel per il monitoraggio della produttività
Poiché il monitoraggio della produttività diventa sempre più complesso, affidarsi a Excel può essere dannoso. Fortunatamente, strumenti come ClickUp offre una soluzione più intelligente.
ClickUp è una soluzione moderna e all-in-one project management per la produzione che migliora i processi con un'efficiente gestione delle attività, impostazione degli obiettivi, collaborazione e monitoraggio personalizzabile. Dispone di diversi modelli precostituiti per tenere sotto controllo il programma di produzione.
Vediamoli uno per uno!
1. Il modello di monitoraggio della produttività di ClickUp
Il Modello per il monitoraggio della produttività di ClickUp è un modello facile da usare per i principianti che aiuta a passare dalla pre-produzione alla consegna in modo produttivo.
Questo modello rende facile l'organizzazione con stati personalizzati come In corso, Da fare e Completato per tenere traccia di ogni passaggio. Cattura i dettagli essenziali utilizzando 11 campi personalizzati, dall'approvazione del cliente ai collegamenti allo storyboard.
Avete bisogno di maggiore chiarezza? Provate le sue sei intuitive visualizzazioni personalizzate, tra cui Calendario e Necessità di attenzione, per accedere rapidamente agli aggiornamenti. Grazie a funzionalità come il monitoraggio del tempo, i tag, le email e gli avvisi di dipendenza, potrete individuare gli ostacoli prima che si verifichino.
ideale per team di produzione video, agenzie creative e project manager che desiderano sincronizzare i flussi di lavoro, monitorare lo stato di avanzamento e consegnare in tempo contenuti di alta qualità
2. Il modello di analisi dei costi di produzione di ClickUp
Il Modello di analisi dei costi di produzione di ClickUp agisce come una bussola finanziaria. Offre una visualizzazione completa dei costi del progetto, dalle spese dirette alle spese generali nascoste.
Questo potente modello va oltre la tradizionale analisi dei costi, considerando tutti i costi nascosti, come la manodopera, i costi di opportunità e le misure di controllo della qualità. Consente di creare proposte di budget di progetto complete e offre altri vantaggi chiave:
- Ripartire i costi in dettagli granulari, compresi i materiali, la manodopera e le spese generali
- Monitoraggio del budget rispetto ai costi previsti per garantire la salute finanziaria del progetto
- Identificare ed eliminare i colli di bottiglia della produttività utilizzando metriche e KPI chiave per massimizzare la produzione
- Prevedere le fluttuazioni dei costi e il loro impatto utilizzando strumenti di visualizzazione in tempo reale e adeguare la strategia di conseguenza
ideale per project management e analisti finanziari che necessitano di uno strumento completo per monitorare e analizzare le spese
3. Modello di rapporto di produzione giornaliero ClickUp
Siete stanchi del vostro programma di produttività disorganizzato? Il Modello di rapporto di produzione giornaliero ClickUp è qui per semplificare le vostre operazioni quotidiane! Questo modello fornisce una panoramica chiara e aggiornata dello stato di produzione, aiutandovi a monitorare le prestazioni del turno, i tempi di fermo macchina, l'utilizzo delle materie prime, ecc.
Con Stati personalizzati per il monitoraggio delle attività e Campi personalizzati per una categorizzazione dettagliata, la gestione delle attività quotidiane non è mai stata così facile. Costruite flussi di lavoro utilizzando Viste personalizzate come Elenco, Gantt e Calendario per rimanere organizzati.
Funzionalità avanzate come le dipendenze delle attività, i tag e le notifiche garantiscono una gestione fluida dei processi. Consente inoltre un preciso monitoraggio del tempo di lavoro individuale, registrando sia gli orari di entrata che di uscita. Queste informazioni sono fondamentali per un calcolo accurato delle retribuzioni e per una programmazione efficiente.
ideale per i team di produzione in varie impostazioni, come la produzione cinematografica, l'edilizia e il piano eventi, che hanno bisogno di un modo avanzato e pratico per gestire il tempo e la manodopera
Quasi metà dei leader del settore manifatturiero cita le scadenze e la gestione dei costi dei progetti come le sfide principali. Un piano efficiente non è solo un vantaggio, è una necessità.
4. Il modello di piano di progetto per la produzione di ClickUp
Questo è il punto in cui il Modello di piano di progetto per la produzione ClickUp arriva! Vi aiuta a stabilire oggetti chiari, a creare elenchi di attività gestibili e a monitorare facilmente lo stato. Dalla definizione degli obiettivi, della Sequenza e del fabbisogno di risorse all'organizzazione di fornitori, lavoratori e materie prime, tutto può essere controllato da un'unica postazione.
Il modello è suddiviso in diverse sezioni dedicate al project planning e al project management. Queste includono un riepilogo/riassunto, la gestione dell'ambito, la gestione del rischio, il piano di implementazione, il piano di produttività del progetto e i piani dei costi e del budget.
Inoltre, il modello include funzionalità come l'assegnazione di attività, il monitoraggio dello stato di avanzamento e la visualizzazione di un pannello Kanban per il project management visivo. Questo riduce il tempo dedicato al piano e garantisce una migliore stima dei costi e un'esecuzione più rapida.
è ideale per i project management che vogliono semplificare il flusso di lavoro e garantire la consegna tempestiva dei progetti. Inoltre, è utile per i team che desiderano migliorare la collaborazione e la responsabilità con assegnazioni di attività e scadenze chiare
5. Il modello di piano di comunicazione per la produzione di ClickUp
Il Modello di piano di comunicazione per la produzione ClickUp aiuta i team del settore manifatturiero a perfezionare la comunicazione, offrendo strumenti per organizzare i dettagli del progetto, gli oggetti, gli elenchi delle parti interessate e le valutazioni.
Garantisce la collaborazione grazie a funzionalità/funzioni come l'analisi dei concorrenti, l'analisi SWOT e l'analisi PEST. Grazie a una miscela di matrici chiare e punti d'azione, questo modello mantiene allineati gli stakeholder, supporta la gestione delle risorse e assicura che i progetti vengano rispettati.
gli stati personalizzati come In corso di revisione e Completato facilitano ai team il monitoraggio efficace degli stati della comunicazione. Campi personalizzati catturano dettagli chiave come destinatari, tipi di messaggi e scadenze, assicurando che le attività siano ben organizzate e accessibili.
ideale per i team del settore manifatturiero che desiderano migliorare la comunicazione, ridurre al minimo gli errori di comunicazione e accelerare la collaborazione tra reparti, fornitori e parti interessate per un'esecuzione efficiente dei progetti
6. Il modello di Programma di sviluppo ClickUp
Le scadenze per lo sviluppo vi stanno prendendo la mano? Semplifichiamo le cose con il modello
Modello di piano di sviluppo ClickUp!
Questo modello assicura che il vostro progetto rimanga in linea con i tempi, sia che stiate lanciando un nuovo prodotto sia che stiate migliorando le vostre offerte attuali.
Ecco come vi aiuta:
- Gestione visiva delle attività: Sequenze interattive consentono di monitorare lo stato di avanzamento con un semplice sguardo
- Collaborazione senza soluzione di continuità: Mantenete il team e le parti interessate allineate con aggiornamenti in tempo reale e funzionalità/funzione condivise
- Automazioni promemoria: Non perdete mai una scadenza, grazie agli avvisi che assicurano l'esecuzione tempestiva di ogni attività
- Stati personalizzati: Utilizzate sezioni come In corso, Terminato o Da fare per monitorare le fasi del progetto
- Strumenti focalizzati sul progetto: Sfruttate liste di controllo, tag e avvisi di dipendenza per essere sempre al passo con i tempi
ideale per i titolari di prodotti che mirano a consegnare i prodotti in tempo e nel rispetto del budget e per i responsabili dell'ingegneria che supervisionano progetti su larga scala e il project management dei team
7. Il modello di gestione dell'inventario ClickUp
Alleggerite il carico di lavoro della gestione delle scorte con il modello di gestione dell'inventario di ClickUp Modello di gestione dell'inventario ClickUp .
Le sue funzionalità altamente personalizzabili semplificano il monitoraggio dell'inventario ed eliminano la seccatura di creare un sistema di gestione dell'inventario da zero.
Con questo modello, è possibile:
- Monitorare l'inventario: Monitorare i livelli delle scorte con stati personalizzati come In Stock, No Longer Used e Out of Stock per avere visibilità in tempo reale sulla disponibilità degli elementi, sui movimenti e sulle fluttuazioni dei costi
- Gestire i dettagli dei prodotti: Organizzate prezzi, immagini e informazioni chiave in un database di facile utilizzo. Utilizzate i Campi personalizzati per categorizzare e aggiungere attributi come Prossimo ordine, Gestore operativo, Ordinato, Inventario corrente e Quantità ordine per organizzare il monitoraggio dell'inventario
- Analizzare le tendenze: Valutare i modelli di inventario per prendere decisioni di rifornimento più intelligenti
ideale per aziende, magazzini e rivenditori che desiderano migliorare il piano delle scorte e monitoraggio, maintainer i dati sui prodotti e prendere decisioni di rifornimento più intelligenti con un sistema di facile utilizzo
Leggi anche: 10 Migliori software per la gestione degli ordini
8. Il modello per l'evasione degli ordini di ClickUp
Il Modello di evasione dell'ordine ClickUp consente di organizzare il processo di spedizione, garantendo consegne puntuali e una gestione efficiente degli ordini.
Aiuta a tracciare, gestire ed evadere gli ordini in base alle date di scadenza, monitorando la disponibilità dei prodotti e i requisiti delle scorte. Il modello consente inoltre di aggiornare i clienti sullo stato dei loro ordini una volta che gli elementi sono imballati e pronti.
Perché vi piacerà:
- Standardizza il processo di evasione dell'ordine
- Ottimizza la gestione della disponibilità dei prodotti
- Assicura la propria documentazione di tutti gli ordini
- Migliora l'esperienza dei clienti con una comunicazione chiara
ideale per le aziende di e-commerce che desiderano incrementare l'evasione degli ordini e migliorare l'efficienza delle consegne
9. Il modello di ordine di acquisto e inventario di ClickUp
Da fare: l'ordine d'acquisto e l'inventario di ClickUp il 34% delle aziende riferisce di aver perso clienti a causa di prodotti esauriti?
Evitate il caos con il Modello di ordine d'acquisto e inventario di ClickUp .
Semplifica il processo di ordine dei prodotti, monitora i livelli delle scorte per evitare costosi esaurimenti e tiene sotto controllo i costi di acquisto per massimizzare i profitti.
Ecco perché dovete provarlo:
- Avvisi automatizzati che notificano l'esaurimento delle scorte
- I registri degli acquisti accurati tengono sotto controllo le vostre finanze
- Gestione efficiente della catena di fornitura che assicura operazioni senza intoppi
- Interruzione delle operazioni aziendali e controllo dell'inventario
ideale per le aziende che desiderano ottimizzare la gestione dell'inventario, snellire gli ordini di acquisto, prevenire costose rotture di stock e mantenere le operazioni della catena di approvvigionamento.
Ecco cosa Donka Stoycheva , Consulente legale generale di BioPharma Laboratories Ltd., afferma di utilizzare ClickUp.
È ottimo per automatizzare i processi ripetuti, per aumentare la visibilità e la responsabilità e, francamente, per evitare di dover fare il giro dello stabilimento tre volte per raccogliere informazioni da tre diversi membri del team. Credo che le persone lo usino soprattutto per supportare la loro amministrazione o i loro progetti, ma noi lo abbiamo implementato abbastanza bene per digitalizzare il nostro processo di produzione"
Donka Stoycheva, Consulente legale generale, BioPharma Laboratories Ltd
Leggi anche: Come fare project management per il settore manifatturiero
Rivolgetevi a ClickUp per l'eccellenza della produttività!
Monitorare la produttività con Excel è come guidare un'auto manuale nell'ora di punta: funzionale ma faticoso. Excel può organizzare i dati per un po', ma manca di collaborazione in tempo reale, automazione e scalabilità.
È qui che ClickUp ci aiuta.
Automatizza i flussi di lavoro, assegna attività e lavori, categorizza le priorità e visualizza le tempistiche di produzione. Ma non è tutto. È possibile analizzare le prestazioni della produttività, misurare l'esito positivo e offrire risparmi a lungo termine con pochi clic. Provate ClickUp oggi stesso. È gratis!