Dietro ogni dirigente di alto livello c'è una squadra solida, che gli permette di concentrarsi sul 20% delle attività che producono l'80% dell'impatto.
Gli assistenti esecutivi (EA) e i capi del personale (CdS) sono in prima linea in questo gruppo. Sono due ruoli potenti che fanno funzionare gli ambienti di lavoro come macchine ben oliate.
Ma quali sono le differenze chiave tra questi ruoli e di quale dei due ha bisogno la vostra organizzazione?
A ClickUp esploreremo queste domande e forniremo informazioni privilegiate su questi ruoli, in modo che possiate prendere una decisione equilibrata quando valutate le posizioni di assistente esecutivo e capo del personale per il vostro team.
Che cos'è un capo del personale?
Il capo del personale è un partner strategico di fiducia della leadership senior, spesso considerato il "braccio destro" di dirigenti di alto livello come il CEO, il CFO e il COO. Questo ruolo va oltre il tradizionale supporto, concentrandosi sul processo decisionale di alto livello, sul project management e sull'allineamento tra dipartimenti.
L'importanza del ruolo
Da fare: il ruolo di Capo di Stato Maggiore ha radici che risalgono alla strategia militare e alle operazioni di governo? Questo perché un generale di alto rango sul campo di battaglia, circondato dal caos, di solito aveva bisogno di qualcuno che gestisse il flusso di informazioni, desse un senso alle priorità e assicurasse che ogni pezzo in movimento fosse al suo posto.
In tempi moderni, il ruolo si è evoluto dall'arena politica, soprattutto in luoghi come la Casa Bianca, dove il Capo di Stato Maggiore è diventato la persona di riferimento del Presidente.
Oggi il capo dello staff è altrettanto essenziale per la sua visione strategica nel mondo delle aziende.
👀 Fatto divertente
La maggior parte dei capi di gabinetto (25,7%) lavora nel settore tecnologico, molto più di qualsiasi altro campo. Seguono, con il 17,6%, i settori bancario e degli investimenti, che riflettono la necessità di persone in grado di mantenere la sincronizzazione delle grandi organizzazioni.
via Rete dei capi di stato maggiore Questo ci dice qualcosa di chiave sul ruolo: I capi dello staff prosperano in ambienti in rapida evoluzione, dove gli amministratori delegati hanno bisogno di qualcuno che li aiuti a trasformare la visione in azione, agendo al contempo come rappresentante di fiducia dell'esecutivo.
Che cos'è un assistente esecutivo?
Un assistente esecutivo è un maestro della logistica e della gestione del tempo, che fornisce supporto amministrativo ai dirigenti. Le sue responsabilità comprendono la gestione degli orari, la gestione delle comunicazioni e il riempimento delle lacune nel project management per i dirigenti operazioni quotidiane senza intoppi .
L'importanza del ruolo
👀 Fatto divertente
Il ruolo di Executive Assistant (EA) ha avuto origine all'inizio del XX secolo, dopo la rivoluzione industriale, quando le aziende si sono ingrandite. Si è evoluto da semplici lavori d'ufficio e attività amministrative a posizioni altamente specializzate che comprendevano la supervisione della logistica e la funzione di gatekeeper per la comunicazione.
Oggi gli EA sono essenziali per la funzione quotidiana, la gestione di programmi complessi e la gestione di informazioni sensibili. Sebbene non siano tipicamente responsabili di piani strategici più ampi, creano un'ampiezza di banda che consente ai dirigenti di concentrarsi su responsabilità di livello superiore, rendendoli indispensabili per l'efficienza aziendale complessiva.
Ruoli e responsabilità
Sebbene sia il Capo dello staff che l'Assistente esecutivo forniscano un supporto vitale ai dirigenti, le loro responsabilità differiscono in modo significativo in termini di portata e di obiettivi.
Capo dello staff
Piano strategico
Un capo dello staff è fortemente coinvolto in nella formazione del futuro dell'azienda . I Teams contribuiscono allo sviluppo e all'esecuzione di strategie di alto livello insieme al team di leadership. Ciò può includere:
- Sviluppare e supervisionare l'attuazione di iniziative a livello aziendale
- Condurre sessioni di piano annuali e revisioni strategiche trimestrali
- Tradurre la visione dei dirigenti in tabelle di marcia attuabili
Ad esempio, un capo dello staff potrebbe lavorare al fianco di un amministratore delegato durante una fusione aziendale, gestendo una logistica complessa e allineando diversi team per ottenere una transizione senza soluzione di continuità.
Coordinamento interdipartimentale
Facendo da ponte tra i reparti, il CoS risolve le sfide e i colli di bottiglia interfunzionali, aiuta a prevenire i silos e garantisce che ogni reparto lavori per obiettivi comuni.
Supporto decisionale di alto livello
I capi di stato maggiore fungono spesso da consulenti di fiducia, offrendo approfondimenti e analisi per aiutare i dirigenti a prendere decisioni informate. Partecipano a riunioni di alto livello, sintetizzano le informazioni e presentano alla leadership raccomandazioni basate sui dati e attuabili.
Sebbene ogni ruolo sia diverso dall'altro, i compiti principali di un capo dello staff rientrano generalmente in tre categorie, ognuna delle quali consente al capo dello staff di aumentare in modo unico l'efficacia dell'organizzazione: 1. processo: Valutare, riprogettare e gestire i processi aziendali chiave 2. persone: Tener vivo il polso dei team interni e affrontare o consigliare i problemi 3. portafoglio: Possedere un portfolio di progetti che fanno progredire l'azienda.{\i}
Paul Cohen, capo dello staff di One Medical
Assistente esecutivo
Supporto amministrativo
L'assistente esecutivo si occupa della preparazione dei documenti, dell'archiviazione e dell'organizzazione dei viaggi. Il suo ruolo è essenziale per mantenere l'agenda del dirigente organizzata e libera da distrazioni.
Leggi anche: I migliori strumenti di IA per assistenti esecutivi
Pianificazione e gestione del tempo
Una responsabilità chiave degli EA è quella di garantire che il tempo dei dirigenti sia utilizzato al meglio. Per istanza, possono riorganizzare le riunioni per creare un tempo di concentrazione ininterrotto o dare priorità alle questioni urgenti che richiedono un'attenzione immediata.
Un'assistente esecutiva fa la differenza massimizzando il tempo del dirigente, migliorando la comunicazione e organizzando le attività, il che aumenta l'efficienza e aiuta l'intero team a rimanere concentrato. Anticipiamo le esigenze, risolviamo i problemi in modo proattivo e costruiamo relazioni solide, rendendo il lavoro più fluido per tutti. Inoltre, supportiamo un sano equilibrio tra lavoro e vita privata, (cerchiamo di) ridurre lo stress del dirigente e contribuiamo a creare una cultura del team positiva e collaborativa._
Faye Encarnacion Bautista, assistente esecutivo di ClickUp
Comunicazione e corrispondenza
Gli EA spesso gestiscono gli stakeholder interni ed esterni per conto del dirigente. Che si tratti di redigere email, fare campo alle chiamate o organizzare briefing, assicurano che i messaggi importanti vengano trasmessi in modo chiaro e puntuale.
pensatela in questo modo: Mentre il capo dello staff si concentra sul "futuro" dell'organizzazione, l'assistente esecutivo lavora per garantire che il "presente" si svolga senza intoppi. Insieme, creano un potente sistema di supporto che consente ai leader esecutivi di operare al massimo delle loro potenzialità.
Competenze e qualifiche
Competenze essenziali per un capo dello staff
Il Capo dello staff deve essere un pensatore strategico con forti capacità di leadership.
Deve vedere il quadro d'insieme, anticipare le sfide e sviluppare piani per affrontarle:
- Capacità di problem solving di alto livello
- Abilità politica e gestione eccezionale degli stakeholder
- Competenze di project management a livello aziendale
- Forti capacità analitiche e di interpretazione dei dati
- Capacità di leadership per influenzare senza autore diretto
- Eccellente comunicazione interfunzionale
In genere, un Capo dello staff possiede un MBA o un master pertinente, con 8-10 anni di esperienza aziendale progressiva. Lo stipendio è compreso tra 160.000 dollari a 390.000 dollari annualmente negli Stati Uniti, con bonus aggiuntivi per i livelli più alti.
Competenze essenziali per un assistente esecutivo
Essendo la porta d'ingresso del dirigente, l'assistente esecutiva deve possedere eccellenti capacità organizzative e interpersonali per gestire le interazioni interne ed esterne. Si assicurano che le persone giuste abbiano accesso al dirigente al momento giusto.
Gli EA di esito positivo possiedono anche:
- Eccezionali capacità di gestione del tempo, compresa la capacità di lavorare in multitasking e di stabilire le priorità
- Competenza avanzata nella comunicazione aziendale
- Discrezione e giudizio nella gestione di informazioni riservate
- Attenzione ai dettagli
- Competenza in linguaggio modernostrumenti e tecnologie di produttività per gli EA Gli assistenti esecutivi hanno in genere una laurea in economia aziendale o in un campo affine, con 3-5 anni di esperienza a supporto di dirigenti di alto livello. Gli stipendi degli assistenti esecutivi senior sono in genere compresi tra i seguenti intervalli da 60.000 a 110.000 dollari negli Stati Uniti, a seconda della posizione e del livello di esperienza.
Operazioni quotidiane
Vi siete mai chiesti cosa succede davvero dietro le quinte quando i dirigenti sembrano essere ovunque contemporaneamente, prendendo decisioni e portando avanti le iniziative?
Tiriamo indietro il sipario su una giornata tipica per entrambi i ruoli in ClickUp- potreste rimanere sorpresi da quanto siano diversi!
Un giorno nella vita di un Capo dello staff
La giornata tipo di un capo dello staff può variare notevolmente.
Prendiamo ad esempio Arjun Nasker, capo dello staff del COO di ClickUp.
Preferisce iniziare la giornata lavorativa controllando i messaggi e rivedendo lo stato dei progetti in corso. A metà mattina riserva i lavori più profondi che richiedono riflessioni strategiche o analisi. Le riunioni e le verifiche del team avvengono intorno a mezzogiorno, mentre il pomeriggio è solitamente dedicato ai colloqui individuali. La sua giornata si conclude con la revisione e la cancellazione delle notifiche.
Per Mandy Mekhail, capo dello staff della funzione People di ClickUp, la situazione è un po' diversa.
- Mattina (08:00-10:00): Esamina email e messaggi per dare priorità alle attività. Controllare ClickUp per eventuali aggiornamenti su progetti e attività in corso. Impostazione del programma della giornata e preparazione di eventuali riunioni
- Metà mattina (10:00-12:00): Riunioni con il team esecutivo e i capi reparto. Discutere le iniziative strategiche, affrontare eventuali ostacoli e allinearsi sulle priorità
- Pomeriggio (13:00-15:00): Gestione ed esecuzione dei progetti, coordinandosi con i vari team, assicurandosi che i progetti siano in regola e utilizzando le funzionalità di ClickUp per il project management per aggiornare lo stato e le scadenze
- Tardo pomeriggio (15:00-17:00): Pianificazione e analisi strategica, revisione di reportistica, analisi dei dati e utilizzo delle dashboard di ClickUp per visualizzare le metriche chiave e gli indicatori di performance
- Sera (17:00-18:00): Rivedere i risultati della giornata e pianificare il giorno successivo. Assicurarsi che tutte le attività e i progetti di ClickUp siano aggiornati e che gli elementi in sospeso siano notati per il follower.
Poi chiarisce:
Non esiste una vera e propria giornata tipo per un capo dello staff: si è sempre all'erta per rispondere alle esigenze più critiche che emergono. Se non si sta attenti, questo può spesso renderci solo reattivi piuttosto che proattivi. Il segreto dell'esito positivo di un CoS è strutturare la settimana in anticipo per capire quali sono le attività o i progetti proattivi critici da monitorare o da attivare indipendentemente dagli incendi che emergono in quella settimana. Anche se la tempistica degli elementi proattivi può cambiare, i risultati non dovrebbero cambiare
Mandy Mekhail, Capo dello staff People di ClickUp
La mattina dell'EA inizia spesso presto per prepararsi alla giornata. Esaminano le email urgenti e organizzano l'agenda del dirigente, facendo spazio per gestire le richieste di riunioni improvvisate e riorganizzare i commit per adattarsi ai cambiamenti dell'ultimo minuto.
Può coordinare l'organizzazione di eventi, gli itinerari di viaggio, i bilanci e le spese, gestendo al contempo le comunicazioni in arrivo durante la giornata.
Faye condivide un riepilogo delle sue numerose responsabilità come EA di ClickUp.
La routine mattutina:
- *Controllare le email e il calendario
Esaminare la finestra In arrivo per i messaggi urgenti
- Aggiornare il calendario del dirigente con eventuali nuovi appuntamenti o riunioni
- Inviare promemoria per le riunioni del giorno a tutti i partecipanti
- *Preparare il briefing giornaliero Compilare un elenco di punti chiave da sottoporre all'attenzione del dirigente, compresi i punti salienti del programma, le email importanti e le scadenze in sospeso
- *Preparazione delle riunioni
Confermare che le sale riunioni sono prenotate e impostate per le riunioni della giornata
- Assicurarsi che tutti i materiali e le attrezzature necessarie siano preparati
Durante la giornata:
- *Gestione della comunicazione
Vagliare le telefonate e prendere i messaggi
- Gestire la corrispondenza, redigere email e lettere per conto del dirigente
- *Gestione degli appuntamenti
Coordinare gli appuntamenti, riprogrammarli in base alle necessità, e
aggiornare il calendario dell'esecutivo prompt
- Organizzare gli itinerari di viaggio e gli alloggi, se necessario
- *Gestione dei documenti
Preparare e modificare documenti, relazioni e presentazioni
- Organizzare e mantenere file e registri in conformità con la politica aziendale
- *Assistenza ai progetti
Assistere nelle attività di project management, come assegnato
- Seguire le sequenze dei progetti e comunicare gli aggiornamenti all'esecutivo
Routine pomeridiana
- Organizzazione del pranzo
- Coordinare le riunioni per il pranzo o ordinare il pranzo per il dirigente, se necessario
- Rapporti sulle spese
- Monitoraggio e riconciliazione delle spese, presentazione di reportistica per l'approvazione
- Pianificazione di eventi (se necessario o in un periodo specifico)
- Assistere nel piano di eventi, impegni o conferenze aziendali
- Collegamento con l'interno
- Fungere da punto di contatto tra il dirigente e gli altri membri del personale
- Trasmettere le direttive, le istruzioni e gli incarichi dell'esecutivo
Fine giornata
- Fine della giornata
- Rivedere i risultati della giornata e le attività non concluse
- Preparare un brief per il programma del giorno successivo
- Controllo finale delle email
- Assicurarsi che tutte le email critiche siano state affrontate
- Segnalare gli elementi importanti per il giorno successivo
- *Preparare l'esecutivo per il giorno successivo
Discutere il programma del giorno successivo e qualsiasi preparazione necessaria
- Fornire eventuali materiali o documenti da rivedere
Leggi anche: Strategie di project management per gli assistenti esecutivi
L'uso della tecnologia in entrambi i ruoli
Sia il CdS che l'EA si affidano molto alla tecnologia per semplificare le loro operazioni quotidiane, ed è qui che strumenti di produttività e project management come ClickUp entrano in gioco.
ClickUp offre una piattaforma centralizzata per gestire i calendari dei dirigenti, monitorare le consegne chiave tra progetti e funzioni e automatizzare le attività amministrative ripetitive.
Gestione delle attività con ClickUp
I Capi di Stato Maggiore gestiscono spesso progetti complessi e a più team.
Utilizzando Le attività di ClickUp per la gestione delle attività possono assegnare attività, fissare date di scadenza e monitorare lo stato di avanzamento tra i vari reparti.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-950.png Attività di ClickUp /$$$img/
Create, assegnate, gestite e seguite lo stato di progetti grandi o piccoli con le funzionalità di ClickUp Task Management
Per esempio, quando si coordina un'iniziativa a livello aziendale come una revisione strategica, il CdS può usare ClickUp per suddividere il progetto in attività e sottoattività secondarie e garantire che ogni team raggiunga gli obiettivi prefissati.
Pianificazione con le visualizzazioni Calendario e Gantt Chart di ClickUp
Poiché una delle mie responsabilità principali in ClickUp è quella di garantire la sincronizzazione dei calendari del team, sono solito fare la mia routine di controllo dei calendari assegnati per assicurarmi che nessuna riunione si sovrapponga o che qualsiasi imprevisto derivante da sviluppi recenti possa essere affrontato e risolto al più presto
Emmanuel James Celis, Assistente esecutivo, Tecnologia, di ClickUp
La programmazione è una parte cruciale del ruolo di un EA, e La visualizzazione del calendario di ClickUp e la vista Gantt Chart consentono di visualizzare a volo d'uccello le riunioni, le scadenze dei progetti e i commit dei dirigenti.
Con l'ulteriore vantaggio di modelli personalizzabili come Modello di blocco degli orari di ClickUp gli EA possono pianificare le giornate dei loro dirigenti in modo più efficiente.
Modello di blocco degli orari di ClickUp
Questo modello li aiuta ad assegnare periodi specifici per riunioni, lavori approfonditi e pause, assicurando che le priorità siano soddisfatte e che i tempi di inattività siano previsti. Mappando visivamente ogni blocco e monitorando il completamento dei lavori con l'aiuto di Stati personalizzati delle attività di ClickUp , gli assistenti possono:
- Bilanciare meglio il carico di lavoro del dirigente
- Ridurre al minimo le interruzioni
- Creare una giornata più strutturata e produttiva in base ai loro obiettivi e ai loro livelli di energia
Comunicazione con ClickUp Documenti e Chattare
Entrambi i ruoli si basano su una comunicazione fluida.
Mandy è convinta di Funzionalità/funzione di ClickUp per i documenti per prendere note e monitorare gli elementi d'azione durante le riunioni con i team esecutivi.
Collegate ClickUp Docs ai vostri flussi di lavoro, registrate le note delle riunioni e convertitele in attività tracciabili, e molto altro ancora
Arjun si affida in modo significativo a ClickUp Chattare . ClickUp Chat riunisce il lavoro e le conversazioni in un'unica piattaforma, eliminando l'obbligo di attivare/disattivare più strumenti per fare le cose.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/ClickUp-chat-2-1400x985.png ClickUp chattare /$$$img/
Utilizzate ClickUp Chat per conversazioni contestuali in tempo reale: menzionate i membri del team in tempo reale, assegnate commenti per rapidi follower e trasmettete feedback istantanei Commenti assegnati da ClickUp e @menzioni consentono inoltre al CoS e all'EA di fornire aggiornamenti in tempo reale ai loro team e ai dirigenti all'interno di discussioni threadate all'interno di un'attività di ClickUp, mantenendo tutto il contesto centralizzato.
Che si tratti di taggare il responsabile del marketing per un aggiornamento su un progetto o di segnalare un reclamo urgente di un cliente all'amministratore delegato, queste funzionalità assicurano che nulla vada perso.
Gestione della conoscenza con ClickUp Brain e Connected Search ClickUp Brain è la versione nativa di ClickUp
Assistente IA che comprende le domande in linguaggio naturale sui contenuti di ClickUp, genera reportistica e aiuta a riepilogare/riassumere i dati dell'area di lavoro. I CdS e gli EA possono usarlo per fare domande in conversazione e ottenere immediatamente risposte pertinenti.
Con ClickUp Brain è possibile ottenere risposte istantanee alle query, aggiornamenti sullo stato delle attività, promemoria delle scadenze, riepilogare/riassumere le note e molto altro ancora La ricerca in connessione di ClickUp offre una ricerca unificata, consentendo ai team di trovare informazioni tra le attività di ClickUp, i documenti, i commenti e gli allegati all'interno di ClickUp e nelle app esterne connesse, come Google Drive, Slack e altro ancora.
Insieme, questi strumenti aiutano gli EA e i CdS a trovare rapidamente le informazioni rilevanti e a mantenere una migliore conoscenza dell'organizzazione.
_Io vivo sicuramente in ClickUp e sfrutto la nostra finestra In arrivo, gli elenchi e le promemoria per assicurarmi di rimanere in cima alle cose "da sapere" e "da fare". A volte, nella grande scala delle cose, alcuni dettagli possono sfuggire e gli strumenti a cui di solito mi affido per "fare" sono ClickUp Brain e la nostra funzionalità/funzione di ricerca. In questo modo risparmio il tempo di scorrere tutte le risorse disponibili o di leggere ogni singolo commento di un'attività. Utilizzando la nostra IA nativa, è in grado di generare utili riepiloghi/riassunti, risparmiando tempo e aumentando la produttività"
Emmanuel James Celis, Assistente esecutivo, Tecnologia, ClickUp
Percorso di carriera e avanzamento
Le traiettorie di carriera dei capi di stato maggiore e degli assistenti esecutivi offrono percorsi affascinanti di leadership e specializzazione. Sarete sorpresi di come questi ruoli possano evolversi e intersecarsi.
Stato di avanzamento della carriera del Capo di Gabinetto
L'analisi di McKinsey dei dati disponibili pubblicamente su 250 Capi di Stato Maggiore hanno rivelato che due terzi sono stati promossi, mentre il 18% ha usato la propria esperienza per spostarsi lateralmente.
via Rete dei capi di gabinetto
La maggior parte dei capi dello staff rimane nel ruolo di CoS per una durata media di 2,3 anni, utilizzandolo come trampolino di lancio verso posizioni esecutive come COO, CFO e CEO.
Molti CoS possono anche avviare una propria azienda, forti di un'esperienza preziosa nella leadership esecutiva.
Evoluzione della carriera di assistente esecutivo
I moderni EA stanno rompendo gli schemi tradizionali, creando percorsi di carriera diversificati basati sulla loro completa comprensione aziendale. Le possibili traiettorie includono:
- EA junior → EA senior → Executive Business Partner → Direttore aziendale
- Monitoraggi di specializzazione: Capo dello staff, Project Management o Operations Leadership
- Molti diventano consulenti o formatori EA molto richiesti
Sfruttare e monitorare la crescita di carriera con ClickUp
Il moderno sviluppo della carriera richiede strumenti moderni. Ecco come i professionisti di entrambi i ruoli utilizzano ClickUp per progredire:
- Creare dashboard di sviluppo personale per monitorare progetti e vittorie chiave
- Utilizzare i documenti di ClickUp per mantenere un portfolio dinamico dei risultati ottenuti
- Impostazione e monitoraggio delle attività cardine della carriera con l'applicazioneFunzionalità ClickUp Obiettivi oppure utilizzare modelli personalizzabili come ilModello di impostazione degli obiettivi di sviluppo della carriera di ClickUpideale per tracciare una tabella di marcia per le promozioni, lo sviluppo delle competenze o i traguardi specifici del ruolo
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/ClickUp-Obiettivi-1.png Obiettivi di ClickUp: Tipi di obiettivi per l'assistente esecutivo e per il capo del personale /$$$img/
Impostate obiettivi di carriera ambiziosi, suddivideteli in un piano d'azione gestibile e monitorate il vostro stato con ClickUp Obiettivi
La chiave per avanzare in entrambi i ruoli è l'apprendimento continuo, il pensiero strategico e la documentazione cancellata del vostro impatto. Con la mentalità e gli strumenti giusti, entrambi i percorsi offrono notevoli opportunità di crescita.
Caso di studio: Colmare il divario: da assistente al capo dello staff
Il passaggio da EA a Chief of Staff sta diventando sempre più comune, soprattutto nelle aziende tecnologiche.
Perché? Gli EA possiedono conoscenze e relazioni istituzionali inestimabili che li rendono unici e qualificati per ruoli strategici.
Il viaggio di Ann Hiatt da assistente esecutivo di Amazon a capo dello staff di Google ✈️
Laureatasi all'Università di Washington nel 2002 con una doppia laurea in Studi Internazionali e Studi Scandinavi, Hiatt si è assicurata una posizione come Executive Business Partner dell'amministratore delegato Jeff Bezos ad Amazon dopo un estenuante processo di colloqui durato nove mesi nell'era successiva al crollo della società.
In Amazon si è distinta nella gestione della logistica, nel coordinamento di team interfunzionali e nella preparazione di comunicazioni pubbliche, acquisendo al contempo preziose conoscenze sullo stile di leadership e sulle strategie operative di Bezos. Queste intuizioni si sarebbero rivelate preziose nei suoi ruoli futuri.
Dopo tre anni in Amazon, Hiatt è passata a Google, dove ha lavorato inizialmente sotto la guida di Marissa Mayer. Il suo ruolo prevedeva la gestione del ciclo di lancio dei prodotti e l'assistenza a un team distribuito a livello internazionale. Le sue prestazioni hanno attirato l'attenzione di Eric Schmidt, l'allora CEO di Google, che l'ha assunta come capo dello staff.
In qualità di primo capo del personale di Google, ha inventato la struttura del ruolo, che da allora è diventata uno standard di riferimento in vari settori. Ha gestito le comunicazioni interne ed esterne, il piano strategico e le iniziative di politica pubblica di Schmidt. Il suo approccio innovativo ha reso operativo il "moonshot thinking" e ha stabilito nuovi standard per i ruoli di supporto ai dirigenti delle aziende tecnologiche.
Dopo aver lasciato Google nel 2018, Hiatt continua a influenzare il panorama tecnologico attraverso il suo libro bestseller Bet On Yourself, condividendo le sue esperienze con Bezos e Schmidt. Oggi è consulente degli amministratori delegati di tutto il mondo in materia di sfide di leadership e strategie di innovazione, sostenendo traiettorie di carriera ambiziose.
L'impatto di CdS e EA sull'esito positivo dell'organizzazione
Quando i dirigenti raggiungono risultati notevoli, spesso è il supporto continuo del loro Capo dello staff e dell'Assistente esecutivo, che lavorano di concerto, a renderli possibili. Analizziamo come questi ruoli guidano l'eccellenza organizzativa.
L'impatto strategico del Capo dello staff
Il capo dello staff opera come l'Amministratore delegato (o di altri dirigenti della C-suite) come moltiplicatore di forza strategico. In qualità di delegati di fiducia, essi:
- Organizzano l'implementazione di politiche complesse tra le unità aziendali
- Creano anelli di feedback per misurare l'efficacia delle politiche e guidare le iterazioni
- Agiscono come sistema di avviso per i punti di attrito
- Decodificare le sfumature culturali e le dinamiche di potere non scritte
- Cercare di risolvere le delicate sfide interfunzionali prima che si aggravino
- Proteggere l'esecutivo da inutili turbolenze politiche, facendo emergere i problemi critici
I capi di stato maggiore più efficaci sanno che il loro potere fluisce dall'amplificazione dell'impatto della loro entità.
Eccellenza operativa attraverso gli assistenti esecutivi
Gli assistenti esecutivi contribuiscono direttamente al risultato finale facendo risparmiare ai dirigenti almeno otto ore settimanale, che si traduce in 46 giorni di tempo esecutivo recuperato all'anno.
Funzionano come centro nevralgico operativo mission-critical, amplificando l'efficacia della leadership. Essi:
- Trasformano le richieste caotiche in priorità strutturate
- Architettano e difendono il focus della leadership per ottenere il massimo impatto organizzativo
- Filtrare le informazioni in modo intelligente per aiutare i dirigenti a prendere decisioni migliori
- Garantire che le consegne ad alto rischio si muovano con precisione e scopo
- Fungere da sofisticato hub di comunicazione, smistando e instradando le informazioni critiche
- Mantenere la memoria organizzativa e il contesto dei progetti e delle iniziative
- Gestire delicate dinamiche interpersonali con diplomazia e discrezione
Sfruttare ClickUp per ottenere il massimo impatto
I moderni capi di stato maggiore e gli assistenti esecutivi si affidano a Dashboard di ClickUp e le funzionalità/funzione Obiettivi di ClickUp per migliorare la collaborazione del team e l'allineamento strategico.
I dashboard personalizzabili fungono da centri di comando per monitorare in tempo reale i flussi di lavoro multipli, le priorità dei team e le iniziative dei dirigenti. Consolidando le metriche strategiche e operative, lo stato dei progetti e le attività del team in un'unica interfaccia visiva, mantengono una panoramica completa dello stato dell'organizzazione.
Ottenete una panoramica delle metriche strategiche e operative, dello stato dei progetti e delle attività del team in un'unica interfaccia visiva con ClickUp Dashboards
Analogamente, ClickUp Obiettivi consente di scomporre gli obiettivi di alto livello in traguardi misurabili e attività cardine tracciabili. In questo modo è possibile distribuire efficacemente le priorità dei dirigenti in tutta l'organizzazione, mantenendo al contempo una chiara visibilità dello stato di avanzamento. Possono identificare rapidamente i colli di bottiglia, riallocare le risorse e garantire che i team si concentrino sulle priorità strategiche.
La parte migliore? Con i dashboard condivisi, i team ottengono trasparenza sulle interdipendenze e sulle scadenze, mentre il monitoraggio automatizzato dello stato riduce la necessità di riunioni di aggiornamento, consentendo una collaborazione più efficiente tra i vari reparti. In questo modo la collaborazione diventa più naturale e meno faticosa.
Sfide e soluzioni
Anche i professionisti più esperti in questi ruoli devono affrontare ostacoli unici.
Vediamo quali sono e come superarli, grazie ai consigli degli EA e dei CdS di ClickUp.
Sfide e soluzioni per i capi di stato maggiore
Gestire l'autorità senza avere una reportistica diretta
Uno dei maggiori grattacapi per un capo dello staff? Spesso deve fare in modo che le cose vengano terminate in diversi dipartimenti senza avere un'autorità diretta.
Come dice Arjun sulla base della sua esperienza:
_Mantenere gli OKR e le priorità a livello di team è una sfida. Oltre al mio team, anche altri team hanno priorità che dobbiamo assicurarci di monitorare nella giusta direzione"
Arjun Nasker, capo dello staff del COO di ClickUp
È qui che uno strumento di collaborazione visiva fa la differenza. L'utilizzo di Lavagne online di ClickUp e documenti per le sessioni strategiche aiutano a ottenere il consenso di tutti e a garantire che siano sulla stessa pagina.
Gestire priorità contrastanti
In qualità di CoS, i progetti strategici a lungo termine sono in competizione con le richieste dei dirigenti "che hanno bisogno di ieri".
La soluzione? Implementare un sistema di priorità cancellato. Non tutto ciò che è importante deve essere preso in considerazione subito. E non tutto ciò che ha bisogno di attenzione subito può essere abbastanza importante.
Utilizzare Le attività di ClickUp in base alle priorità per contrassegnare gli elementi urgenti, alti, normali e a bassa priorità, in modo che tutti sappiano esattamente cosa affrontare per primo.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-373.png Priorità delle attività di ClickUp /$$$img/
Imposta livelli di priorità precisi per il tuo lavoro con le Priorità delle attività di ClickUp
Gestire le persone e implementare il cambiamento
L'aspetto delle persone è un'altra sfida interessante.
L'implementazione di nuove strategie e la guida del cambiamento possono incontrare resistenza. Io affronto questo problema promuovendo una cultura della collaborazione e utilizzando i dati delle dashboard di ClickUp, di Workday e di altre risorse per dimostrare i vantaggi dei cambiamenti proposti._
Mandy Mekhail, Capo dello staff People di ClickUp
Arjun aggiunge:
Il mio team sta diventando sempre più numeroso e mi affido a loro per gestire in modo autonomo. Mi affido ai riepiloghi/riassunti dell'IA dei documenti, delle attività e delle chat di ClickUp per recuperare i ritardi della giornata.
Arjun Nasker, Capo dello staff del COO di ClickUp
Sfide e soluzioni per gli assistenti esecutivi
Sovraccarico di informazioni
Per gli assistenti esecutivi, il sovraccarico di informazioni è reale! Immaginate di dover gestire ogni giorno un flusso infinito di email, richieste e inviti al calendario.
Emmanuel condivide un punto di vista pratico sull'uso di Automazioni di ClickUp per gestire i lavori più impegnativi. È possibile utilizzare condizioni if-then per triggerare azioni specifiche (ad esempio, se lo stato delle attività termina con "fatto", cambiare l'assegnatario dell'attività in "Klara") o costruire sequenze di automazione personalizzate utilizzando comandi in linguaggio naturale tramite ClickUp Brain!
Mantenere la produttività e l'efficienza nella mia routine è una sfida quotidiana ed è per questo che le automazioni e i promemoria di $$$a sono molto utili! Costruendo le nostre automazioni, il lavoro manuale appartiene al passato e ci si può concentrare sui 'perché' piuttosto che passare il tempo a capire i 'cosa'.{\i}
Emmanuel James Celis, Assistente esecutivo, Tecnologia, di ClickUp
Mantenere i confini tra lavoro e vita privata
La natura "always-on" dei ruoli EA può essere particolarmente impegnativa. Per ottenere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, è bene impostare in ClickUp Docs sistemi chiari e protocolli di delega che consentano di mantenere tutto documentato e organizzato.
Pensate:
- Modelli di risposta o risposte IA per le richieste più comuni
- Processi standardizzati per le questioni urgenti
- Procedure di escalation cancellate
Comunicazione efficace tra i team
Faye ammette che garantire che messaggi, aggiornamenti e istruzioni siano comunicati in modo accurato tra i vari reparti può essere impegnativo, soprattutto in presenza di un'agenda fitta di impegni.
Il suo suggerimento?
Stabilire canali di comunicazione chiari e utilizzare strumenti centralizzati (come documenti o attività condivise) per mantenere le informazioni accessibili e organizzate. Regolari follower e chiari riepiloghi/riassunti nei messaggi aiutano a garantire che tutti comprendano gli aggiornamenti e le responsabilità
Faye Encarnacion Bautista, assistente esecutivo di ClickUp
Emmanuel aggiunge:
_Con la moltitudine di strumenti che usiamo per fare le cose, una comunicazione efficace può essere una sfida. L'aspetto positivo di ClickUp è che quando abbiamo costruito e lanciato ClickUp Chat, il mio lavoro può ora vivere in un'unica area di lavoro e la condivisione delle informazioni sta diventando più fluida!
Emmanuel James Celis, Assistente esecutivo, Tecnologia, di ClickUp
Scegliere la giusta misura
La distinzione tra ruoli di capo del personale e di assistente esecutivo non è solo una questione di titoli, ma anche di come ogni posizione contribuisce in modo unico all'eccellenza organizzativa.
La scelta tra questi ruoli dipende dalle esigenze specifiche della vostra organizzazione:
- Per le organizzazioni più grandi (come la nostra), entrambi i ruoli, lavorando in tandem, spesso forniscono la struttura di supporto ottimale
- Avete bisogno di supporto strategico e di coordinamento interdipartimentale? Un capo dello staff potrebbe essere la risposta
- Cercate l'eccellenza operativa e un'esecuzione quotidiana senza intoppi? Un assistente esecutivo potrebbe essere l'ideale
La tecnologia giusta può amplificare l'impatto di questi ruoli cruciali, dall'automazione delle attività di routine al monitoraggio delle iniziative strategiche. La suite completa di funzionalità/funzione di ClickUp supporta il piano strategico e le operazioni quotidiane, rendendola la piattaforma ideale per i capi di gabinetto e gli assistenti esecutivi.
Perché aspettare di assumere la persona più adatta?
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e pianifica il tuo esito positivo!