Tipi di comunicazione elettronica in azienda

Vi siete mai chiesti come una rapida email dia il via a un accordo da un milione di dollari o come i team sparsi nei vari continenti collaborino senza problemi? Benvenuti nella comunicazione elettronica in azienda, dove gli scambi digitali alimentano il commercio globale.

La comunicazione elettronica in ambito aziendale si riferisce a qualsiasi scambio digitale di informazioni all'interno di un'organizzazione o tra organizzazioni diverse. Dai punti e trattini del telegrafo agli odierni chatbot alimentati dall'IA, ha rivoluzionato il modo in cui conduciamo gli affari.

Mentre i metodi tradizionali, come le riunioni individuali, offrono un tocco personale, i moduli digitali moderni garantiscono una connettività istantanea e scambi ricchi di dati. Tuttavia, comportano anche sfide come il sovraccarico di informazioni e i rischi di cybersecurity.

In questa guida esploreremo i tipi di comunicazioni elettroniche, affronteremo i problemi di conformità e forniremo un piano di implementazione passo dopo passo.

Tipi di comunicazione elettronica

Poiché esistono molte opzioni per la comunicazione elettronica, è necessario comprendere i punti di forza di ogni mezzo e assegnargli le funzioni principali. Esploriamo i principali tipi di comunicazione aziendale che si affidano ai mezzi elettronici.

Email: Per comunicazioni formali e documentazione ufficiale

La posta elettronica o email è il modulo più antico di comunicazione elettronica che è ancora rilevante nei luoghi di lavoro di oggi.

Secondo un report di Radicati, 361.6 miliardi di email saranno condivise a livello globale solo quest'anno!

L'email ha superato la prova del tempo perché è ampiamente utilizzata come ricevuta ufficiale di comunicazione. È ottima per la conservazione dei documenti ed è abbastanza flessibile da poter essere utilizzata sia in modalità sincrona che asincrona.

Tuttavia, la mole di email che riceviamo ogni giorno può portare a un sovraccarico della finestra In arrivo, rendendo cruciale l'implementazione di strategie efficaci di gestione delle email. È qui che gli strumenti integrati di comunicazione e gestione del lavoro possono fare la differenza.

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Messaggi istantanei: Per domande rapide e risposte immediate, formali e informali

Le piattaforme di messaggistica istantanea sono cresciute di popolarità perché c'era una richiesta di comunicazioni non ufficiali e sincrone. Le persone avevano bisogno di alternative alle email per le chat in tempo reale e per gli scambi sensibili al tempo.

La messaggistica istantanea ha rivoluzionato la comunicazione sul posto di lavoro, offrendo modalità rapide e spesso informali di connessione tra i membri del team. Le piattaforme più diffuse sono:

• Slack: nota per l'organizzazione e le integrazioni basate sui canali
• Teams: Integrato con Office 365 per un flusso di lavoro senza soluzione di continuità
• WhatsApp: Spesso usato per comunicazioni internazionali (e di promozione)

**Leggi anche 25 trucchi di Slack per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro Sebbene queste piattaforme offrano ottime funzioni, spesso sono isolate dal vostro lavoro. In ultima analisi, si finisce per mantenere diversi app per la comunicazione sul posto di lavoro .

Questo tipo di cambio di contesto è controproducente.. ricerca dell'Associazione Psicologica Americana (APA) suggerisce che il frequente cambio di attività può ridurre la produttività fino al 40%, poiché il cervello ha bisogno di tempo per riorientarsi tra un'attività e l'altra. ClickUp , una piattaforma completa per il project management e la produttività, offre una soluzione a questa sfida con ClickUp Chattare . Questo strumento consente di evitare l'attivazione/disattivare della messaggistica istantanea, integrandola direttamente con le attività.

Collaborate in tempo reale con le parti interessate per assegnare, monitorare e completare più velocemente le attività di ClickUp

Questo software di comunicazione interna permette ai team di:

• Discutere di attività e progetti nel contesto: ogni conversazione viene collegata automaticamente all'attività pertinente
• Condividere file e aggiornamenti senza dover cambiare piattaforma
• Organizzare le conversazioni per argomenti o progetti per una facile consultazione
• Trasformare i messaggi in attività all'istante, con un solo clic
• Ottenere riepiloghi/riassunti istantanei dell'IA dai thread di chat per recuperare rapidamente senza leggere centinaia di messaggi

Mantenendo le conversazioni legate al vostro lavoro, ClickUp Chat aiuta a ridurre gli errori di comunicazione e ad aumentare la produttività, rendendolo uno strumento prezioso nel vostro arsenale di comunicazione elettronica.

Ecco come Rosana Hungria , Project Manager, ha sperimentato questi vantaggi in prima persona:

ClickUp ha spostato tutte le comunicazioni da canali diversi come email, chat, whatsapp in un unico posto. Così, si sa dove andare per trovare le informazioni necessarie.

Rosana Hungria, project manager

Social media: Per colmare il divario tra le aziende e i loro personalizzati

Man mano che la rete di comunicazione elettronica si espande per riflettere le tendenze attuali, le piattaforme dei social media sono diventate componenti integrali, con il duplice ruolo di potenti strumenti di networking e di marketing per le aziende.

• LinkedIn, con i suoi oltre 800 milioni di membri, è un'ottima piattaforma per i professionisti per comunicare tra loro, seguire le notizie del settore e gli influencer, sfogliare e candidarsi per le offerte di lavoro, sviluppare relazioni di networking, fare headhunt e molto altro ancora
• Altre app come X (ex Twitter), Instagram, e Facebook sono utilizzate dai marchi per rimanere in contatto con i clienti, fare marketing ai potenziali clienti e mantenere un'immagine positiva del marchio

Le finestre In arrivo di queste app offrono le stesse soluzioni istantanee e poco impegnative che le persone preferiscono. Se volete migliorare il supporto clienti e l'immagine del marchio, dovete utilizzare i social media.

Infatti, l'87% degli operatori di mercato sondaggio in Il rapporto sui social media di HubSpot ritiene che i consumatori troveranno i marchi più spesso sui social media che sui motori di ricerca!

Tuttavia, la gestione di più account sui social media può essere impegnativa. L'integrazione della strategia per i social media con il project management generale può contribuire a migliorare questo processo e a garantire un messaggio coerente su tutte le piattaforme.

Piattaforme di comunicazione video: Per la sincronizzazione in tempo reale

Le piattaforme video sono diventate indispensabili, soprattutto con l'aumento del lavoro da remoto.

Alcune di quelle più diffuse sono:

• Zoom: Un software per videoconferenze noto per la sua affidabilità e facilità d'uso
• Skype: Un pioniere della videochiamata, ancora ampiamente utilizzato per la comunicazione internazionale
• Google Meet: È uno strumento di videoconferenza semplice e ampiamente utilizzato che fa parte dell'area di lavoro di Google

Sebbene questi strumenti siano ottimi per le riunioni in tempo reale, non sempre risolvono il problema della comunicazione asincrona nei team distribuiti.

Sul fronte dell'asincronia, Loom ha reso popolare la condivisione delle registrazioni dello schermo, che è stata perfezionata da ClickUp Clip .

ClickUp Clip è stato progettato per le situazioni in cui le parole non sono sufficienti a spiegare le cose. Per usare ClickUp Clip, aprite qualsiasi conversazione in ClickUp e usate l'icona del video per registrare rapidamente la vostra schermata (con una voce fuori campo, naturalmente!) e inviarla direttamente ai destinatari. È il modo più semplice per condividere feedback, evidenziare bug, creare tutorial e inviare demo.

Creare e condividere istantaneamente registrazioni dello schermo con audio con le parti interessate senza dover cambiare scheda con ClickUp Clip

Questa funzionalità/funzione consente ai membri del team di:

• Registrare brevi messaggi video per spiegare idee complesse
• Fornire un feedback visivo sui progetti
• Creare rapide esercitazioni o spiegazioni
• Ridurre la necessità di lunghe riunioni, migliorando la produttività generale

L'aspetto migliore di ClickUp Clip è che potete chiedere a ClickUp Brain , l'assistente IA multifunzionale di ClickUp, per trascrivere il video e analizzarlo per la base di conoscenza.

A differenza di Loom, non è necessario gestire un'app separata per le Clip. Tutte le registrazioni dello schermo e le attività ad esse associate si trovano all'interno di ClickUp, che diventa così una soluzione nativa.

Se da un lato l'utilizzo di più modalità di comunicazione elettronica ci ha reso più produttivi ed efficienti, dall'altro può presentare diverse insidie. L'eccessiva dipendenza da questi strumenti può distrarre e indebolire la comunicazione e le relazioni personali, i costi del cambio di contesto sono elevati e dobbiamo prestare attenzione ai rischi per la sicurezza e la conformità.

Rischi della comunicazione elettronica e conformità

Nonostante i numerosi vantaggi, i canali di comunicazione elettronica comportano rischi potenziali che le aziende devono affrontare:

• Minacce alla sicurezza informatica: Phishing via email, malware e violazioni dei dati
• Problemi di privacy: Garantire la sicurezza delle informazioni riservate
• Conformità legale e normativa: Adesione alle leggi sulla protezione dei dati, come il GDPR

Proofpoint, fondata dall'ex CTO di Netscape Eric Hahn, svolge un ruolo cruciale nel mitigare questi rischi. In qualità di azienda leader nel settore della cybersecurity, Proofpoint offre soluzioni che:

• Proteggere dalle minacce basate sulle email
• Garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati
• Fornire formazione ai dipendenti sulle best practice di cybersicurezza

Proofpoint monitora anche le app per la comunicazione aziendale , assiste i team legali con una potente visualizzazione dei dati e semplifica la conformità offrendo visibilità sui flussi di acquisizione dei dati.

Implementare solide misure di sicurezza e rimanere informati sulle potenziali vulnerabilità è fondamentale per maintainer l'integrità della comunicazione elettronica aziendale. Per questo è importante scegliere strumenti di comunicazione che diano priorità alla sicurezza e alla conformità.

Migliorare la comunicazione elettronica in azienda

Secondo il progetto Communication Statistics 2024 di Project.co, il 70% dei dipendenti ritiene di perdere tempo sul lavoro a causa di problemi di comunicazione. Ma non è tutto rose e fiori.

È possibile adottare misure proattive per migliorare il sistema elettronico di comunicazione sul lavoro. Mentre strumenti come Proofpoint affrontano i problemi di sicurezza, l'implementazione delle best practice può migliorare significativamente l'efficienza della comunicazione del team.

Ecco alcune strategie per ottimizzare la comunicazione elettronica in azienda:

Implementare politiche di comunicazione cancellate

• Impostare le aspettative per i tempi di risposta
• Definire l'uso appropriato dei diversi canali di comunicazione
• Stabilire linee guida per la condivisione di informazioni sensibili

Essere gentili e brevi nella comunicazione aziendale

• Rispettare il tempo dei destinatari andando rapidamente al punto
• Mantenere un tono professionale, anche nei canali informali

Scegliere il canale di comunicazione più adatto al messaggio

• Usate l'email per le comunicazioni formali o quando è necessaria una documentazione
• Optate per la messaggistica istantanea per domande rapide o aggiornamenti
• Utilizzate le videochiamate per discussioni complesse o riunioni di team

Mantenere le righe dell'oggetto concise e descrittive

• Consentire ai destinatari di comprendere rapidamente il contenuto del messaggio
• Migliorare la ricercabilità e l'organizzazione delle email

Ripulire e organizzare regolarmente le comunicazioni digitali

• Archiviare i vecchi messaggi e le email
• Utilizzare cartelle o tag per classificare le informazioni importanti
• Disiscriversi da elenchi di posta elettronica non necessari

Migliorare le misure di sicurezza

• Obbligate password uniche e alfanumeriche di 14 caratteri per le app di comunicazione e cambiatele di periodo
• Utilizzare una crittografia forte ogni volta che è disponibile per prevenire gli attacchi di forza bruta
• Rafforzare il controllo degli accessi con l'autenticazione a più fattori e le VPN per migliorare la sicurezzacomunicazioni ibride* Eseguire piani di risposta agli incidenti per ridurre i tempi di inattività e proteggere i dati sensibili

Seguendo queste pratiche, le aziende possono migliorare l'efficacia e la sicurezza delle loro comunicazioni elettroniche, favorendo un ambiente di lavoro più produttivo e protetto.

Come creare un piano di comunicazione elettronica per il team

Vediamo ora come incorporare i suggerimenti di cui sopra e implementare un solido piano di comunicazione, passaggio dopo passaggio.

1. Rivedere il piano di comunicazione esistente

Prima di creare un nuovo metodo di comunicazione elettronica, verificate se l'azienda dispone già di un piano di comunicazione. In caso affermativo, evidenziate ciò che ha funzionato in precedenza e ciò che potrebbe essere migliorato.

Eseguite analisi SWOT e PEST per avere un quadro più chiaro. Una volta che si conosce la situazione dell'azienda, è più facile migliorare o implementare una nuova strategia.

Il Modello di piano di comunicazione di ClickUp è un modello completo che memorizza la vostra strategia di comunicazione.

Può essere usato come riferimento e aiutare le persone a sviluppare un'idea coerente di come dovrebbe essere la comunicazione ideale, dai dettagli e gli oggetti del progetto agli stakeholder, agli strumenti e alla valutazione.

Questo modello può aiutarvi:

• Organizzare la vostra strategia di comunicazione
• Monitorare gli obiettivi specifici per la comunicazione e il loro stato
• Assicurarsi che tutti i membri del team siano sulla stessa pagina

Questo modello fornisce un quadro strutturato per lo sviluppo e l'implementazione del piano di comunicazione, rendendo più facile l'allineamento di tutti i membri del team sulla strategia di comunicazione.

2. Definire gli obiettivi e le norme

Ora viene la parte più interessante. Avete due elementi chiave della vostra strategia di comunicazione: gli obiettivi da raggiungere e le regole del gioco.

Come già detto, dovete scegliere canali che siano significativi per i vostri obiettivi aziendali. Poi, dovete codificare le norme in modo che gli interlocutori esterni sappiano cosa aspettarsi da voi.

Ad esempio, se uno dei vostri KPI è migliorare la comunicazione con i client, dovete lavorare sulla deliverability delle email, sul monitoraggio delle email, sui briefing pre e post riunione e sui protocolli dei messaggi.

Decidete quanto volete condividere di un progetto, quando i client devono aspettarsi gli aggiornamenti e come devono essere le consegne. Entrate nello specifico e create dei modelli per semplificare il tutto. In alternativa, potete utilizzare uno dei seguenti strumenti Dei modelli di piano di comunicazione di ClickUp per avere un titolo di partenza.

3. Spiegare le aspettative

All'interno, le cose filano più lisce quando i team sanno cosa si aspettano i loro gestori. E spetta a voi spiegarlo in dettaglio.

Condividete un documento che spieghi il vostro stile di gestione, le vostre preferenze e antipatie sul lavoro, le preferenze di comunicazione e le aspettative del team. Questo aiuterà i dipendenti a capirvi meglio.

Il Il mio lavoro [Manager] Modello di ClickUp è un ottimo punto di partenza. È possibile modificare la pagina per aggiungere altre informazioni, personalizzarla ulteriormente e includere relazioni e riferimenti per chiarire le cose.

Con questo modello è possibile:

• Definire il vostro stile di leadership, il processo decisionale e i metodi preferiti per dare/ricevere feedback
• Migliorare la trasparenza nelle relazioni tra manager e dipendenti
• Cancellare le aspettative per la comunicazione e le prestazioni del team
• Articolare il vostro approccio per l'assistenza alla crescita e allo sviluppo dei membri del team

In questo modo si riducono i conflitti tra le parti interessate e si evitano gli errori di comunicazione, il che ci porta al passaggio successivo.

4. Descrivere ruoli e responsabilità

Poiché la comunicazione è il fondamento della collaborazione, si può chiedere ai dipendenti di condividere un one-pager simile con i compagni di squadra e i manager. Il documento dovrebbe includere il loro stile di lavoro, i canali di comunicazione preferiti e gli orari, oltre ad altre informazioni rilevanti.

Sulla base di questi dati, i manager possono assegnare le attività alle persone più abili a gestirle e pianificare di conseguenza. In questo modo, le competenze vengono sfruttate appieno e si crea fiducia.

I dipendenti possono migliorare la loro produttività utilizzando il sistema di Modello "Lavorare con me"[Individual] di ClickUp . Questi sono completamente personalizzabili Documenti di ClickUp che possono essere modificati e ampliati per includere i dati rilevanti.

È possibile utilizzare questo modello per:

• Personalizzare le sezioni relative alle preferenze di lavoro, agli stili di comunicazione e ai metodi di feedback
• Promuovere l'autoconsapevolezza e aiutare i membri del team a riflettere sulle proprie abitudini di lavoro
• Facilitare una migliore comprensione tra i membri del team, riducendo gli errori di comunicazione
• Condividere facilmente le strategie di lavoro personali all'interno del team

Questi documenti possono essere collegati a Attività di ClickUp per una migliore visibilità all'interno dell'area di lavoro.

5. Stabilire le opzioni di backup

Cosa succede quando c'è un vuoto di conoscenze? O quando un membro del team non è disponibile a causa di un'emergenza? I project manager devono prepararsi alle interruzioni.

Create una matrice di escalation per le attività che richiedono un'attenzione speciale e spiegatela a tutti gli stakeholder. Dovreste anche specificare i canali di comunicazione di backup, in modo che il lavoro possa continuare senza intoppi. Quando avrete sistemato tutto questo, i dipendenti saranno meno inclini a farsi prendere dal panico se il lavoro subisce un intoppo.

Congratulazioni! Siete sulla buona strada per prevenire gli intoppi di comunicazione e sfruttare al meglio tutte le modalità di comunicazione elettronica sul lavoro!

Potenziare la comunicazione elettronica

La comunicazione elettronica ha rivoluzionato il mondo aziendale, offrendo velocità e flessibilità senza precedenti. Tuttavia, comporta delle sfide: rischi di cybersicurezza, sovraccarico di informazioni e necessità di politiche cancellate.

Per prosperare, le aziende devono scegliere i canali elettronici appropriati, implementare una solida sicurezza e stabilire le best practice. La gestione di più strumenti può risultare opprimente, ma le soluzioni esistono.

ClickUp integra diversi canali di comunicazione in un'unica piattaforma, con funzionalità/funzione come ClickUp Chattare per la messaggistica di testo contestuale e ClickUp Clip per la comunicazione video asincrona.

Questo sistema semplifica i flussi di lavoro, migliora la collaborazione e mantiene la sicurezza, rispondendo a molte delle sfide di cui abbiamo parlato.

Siete pronti a potenziare la comunicazione e la produttività del vostro team?

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