Ti capita mai di sentirti bloccato in un circolo vizioso, ricreando lo stesso foglio di calcolo più e più volte? O forse stai cercando di portare a termine il lavoro rapidamente, ma ti ritrovi frustrato, dovendo ricominciare da zero ogni volta?
Se ti suona familiare, è ora di familiarizzare con i modelli. Forniscono una struttura già pronta che ti fa risparmiare tempo e ti aiuta a completare le tue attività senza problemi.
Che si tratti di definire il budget, monitorare le attività o organizzare il lavoro, i modelli di foglio di calcolo eliminano la necessità di ricreare ogni volta lo stesso layout , semplificando notevolmente la vita.
In questo blog ti mostreremo come creare modelli in Excel per lavorare in modo più intelligente, senza affaticarti.
Sei pronto a semplificare le tue attività?
Come creare un modello in Excel?
Creare un modello Excel personalizzato è semplice. Puoi selezionare modelli esistenti e convertirli in modelli personalizzati oppure partire da zero. Vediamo come creare un modello in Excel.
Passaggio 1: apri una nuova cartella di lavoro
Per iniziare, avvia Excel per aprire una nuova cartella di lavoro o utilizza uno dei tuoi fogli di calcolo Excel che desideri trasformare in un modello personalizzato. Questa cartella di lavoro fungerà da base per il tuo file modello Excel.
tramite Microsoft Excel
💡Suggerimento professionale: considera l'uso che farai del modello Excel. Che si tratti di un tracker di progetto, di una fattura o di un foglio di bilancio, è importante che il layout del modello Excel sia adeguato al lavoro da svolgere.
Passaggio 2: personalizza il tuo modello Excel
La personalizzazione dei tuoi modelli Excel è dove avviene la magia. Inizia a inserire i dettagli con tutti gli elementi necessari nel tuo modello Excel. Aggiungi intestazioni, tabelle e calcoli e non dimenticare di applicare la formattazione condizionale, i filtri e le formule per rendere dinamici i tuoi modelli Excel.
Ad esempio, se si tratta di un modello di budget mensile, imposta categorie come "Entrate" e "Spese" e aggiungi formule per calcolare i totali.
💡Suggerimento professionale: un modello Excel standard deve avere una scheda "Informazioni sul modello" per aiutare gli altri utenti ad accedere al modello senza problemi.
Passaggio 3: blocca e proteggi il tuo modello
Se temi che qualcuno possa alterare le tue formule, blocca celle specifiche del tuo file Excel in modo che gli altri possano inserire dati nelle aree designate senza modificare la struttura del tuo modello Excel.
Da fare: evidenzia le celle che desideri bloccare, quindi vai alla scheda "Revisione" e fai clic su "Proteggi foglio". Se necessario, puoi anche aggiungere una password.
Ricordati di usufruire delle celle di input (come nomi o numeri) nei tuoi modelli Excel, proteggendo al contempo i campi di calcolo o i dati fissi.
Passaggio 4: Salva come modello
Una volta completata la cartella di lavoro, salvala come modello. Vai alla scheda "File" e fai clic sul pulsante "Salva con nome". Scegli una posizione e, dall'elenco a discesa del formato file, seleziona "Modello Excel" (*. xltx). In questo modo, ogni volta che aprirai il modello, potrai partire da una versione pulita.
💡Suggerimento rapido: se stai salvando una cartella di lavoro come modello Excel per la prima volta, imposta una posizione predefinita per i modelli personali.
Puoi anche scegliere di salvarlo come modello abilitato per le macro per automatizzare le attività ripetitive e semplificare i processi per le nuove cartelle di lavoro. Consente di risparmiare tempo e migliorare l'efficienza riducendo il lavoro manuale.
Passaggio 5: utilizza e effettua la condivisione del tuo modello Excel
Per riutilizzare i modelli Excel creati, vai al menu "File", fai clic su "Nuovo", quindi effettua la selezione dei modelli Excel salvati dalla sezione "Modelli personali".
Se hai bisogno di effettuare la condivisione del tuo modello Excel con altri, basta scaricarlo e inviarlo via email o salvarlo su un servizio cloud dove tutti possono accedere allo stesso modello.
💡Suggerimento: la condivisione di modelli Excel tramite un servizio cloud consente la collaborazione in tempo reale, garantendo che tutti lavorino sulla stessa versione.
Come selezionare un modello standard in Excel
Invece di creare un nuovo modello Excel da zero, puoi utilizzare i modelli predefiniti disponibili nella libreria dei modelli Excel di Microsoft Office Online. Ecco come fare:
Passaggio 1: apri una nuova cartella di lavoro
Per selezionare un modello Excel standard, apri prima una cartella di lavoro Excel e fai clic su "Nuovo". Qui troverai alcuni modelli Excel standard.
Passaggio 2: seleziona un modello predefinito
Ora, scegli un modello adatto alle tue esigenze e fai doppio clic su di esso per utilizzarlo. Ad esempio, se desideri creare un budget aziendale, seleziona il modello "Budget aziendale mensile".
Passaggio 3: personalizza il modello esistente
Una volta aperto il modello Excel selezionato, troverai il riepilogo del budget e fogli separati per inserire le tue entrate e le tue spese. Se necessario, puoi aggiungere altri elementi al riepilogo/riassunto e collegarlo con una formula da altri fogli.
Nella scheda "Entrate", puoi inserire i valori effettivi e stimati e aggiungere o sottrarre elementi in base ai tuoi flussi di entrate.
Allo stesso modo, puoi effettuare la modifica sul foglio Spese.
Passaggio 4: Salva come modello
Per salvare il tuo modello Excel, vai alla scheda File e fai clic sul pulsante "Salva con nome". Scegli una posizione e, dall'elenco a discesa del formato file, seleziona Modello Excel (*. xltx).
Puoi anche scegliere di salvarlo come modello abilitato per le macro per automatizzare le attività ripetitive. Consente di risparmiare tempo e migliorare l'efficienza riducendo il lavoro manuale.
tramite Microsoft Excel
Limiti della creazione di un modello in Excel
Sebbene MS Excel sia uno strumento versatile, presenta diverse limitazioni relative alla creazione e all'utilizzo dei modelli.
La ricerca suggerisce che gli errori nei fogli di calcolo Excel possono potenzialmente avere ripercussioni finanziarie, causando spese impreviste e influenzando negativamente i risultati dei progetti aziendali.
Ecco alcuni degli svantaggi più comuni della creazione di modelli Excel:
1. Collaborazione limitata
Per collaborare su un modello Excel, è necessario scaricarlo e effettuare la condivisione, il che può portare alla creazione di più versioni dei file Excel e creare confusione su quale sia il foglio di calcolo più aggiornato.
Per la collaborazione multiutente in tempo reale in un file Excel, è necessario utilizzare servizi cloud come OneDrive o SharePoint, che comportano un costo aggiuntivo.
2. Formattazione rigida
Una volta creati i modelli di Microsoft Excel, modificarne la struttura, ad esempio aggiungendo nuove funzionalità/funzioni o colonne, può risultare complesso. Le modifiche richiedono spesso un lavoro richiesto e possono compromettere la formattazione esistente.
🔍Esempio
L'aggiunta di nuove colonne o righe richiede la modifica delle formule e dei layout: se stai creando un modello di budget per il monitoraggio delle spese e desideri aggiungere una nuova categoria di spesa, ciò potrebbe modificare l'allineamento dell'intero modello.
3. Mancanza di automazione
I modelli di Microsoft Excel sono di natura statica e non offrono automazione integrata per le attività ripetitive. Gli utenti devono inserire manualmente i dati, eseguire formule o aggiornare tabelle, il che può richiedere molto tempo.
Se gestisci un modello di report finanziario mensile, l'aggiornamento dei dati e il ricalcolo dei numeri ogni mese è un processo manuale. L'automazione di tali attività in Excel richiederebbe macro complesse, che molti utenti trovano difficili da configurare.
4. Problemi di integrità dei dati
Poiché gli utenti spesso modificano i file modello di MS Excel senza restrizioni, possono verificarsi frequenti errori di immissione dei dati. Bloccare le celle è utile, ma pone un limite alla flessibilità per gli altri utenti.
🔍Esempio
In un modello di project management Excel, una persona potrebbe inserire le date in un formato errato, causando conflitti di pianificazione o ritardi nel monitoraggio delle attività.
5. Dimensione dei file e prestazioni
I modelli Excel di grandi dimensioni con dati estesi, fogli multipli o formule complesse possono rallentare le prestazioni, specialmente con i sistemi meno recenti. Un modello con migliaia di righe e più schede può causare un lungo tempo di caricamento di Excel o, peggio ancora, frequenti arresti anomali.
6. Nessuna gestione delle attività
I modelli di Microsoft Excel non dispongono di strumenti di project management integrati. Se utilizzi un modello Excel per tenere traccia delle attività o delle tempistiche, monitorare lo stato dei progetti o impostare promemoria per le date di scadenza risulta difficile.
Se utilizzi modelli Office personalizzati per il monitoraggio della sequenza di un progetto, dovrai aggiornare manualmente lo stato delle attività e non potrai ricevere promemoria automatici per le scadenze.
7. Funzionalità di reportistica limitate
Sebbene Excel sia in grado di creare tabelle e grafici, non è in grado di generare reportistica dinamica e personalizzabile o dashboard Excel basati su dati in tempo reale. Qualsiasi reportistica deve essere aggiornata manualmente.
🔍Esempio
In un modello di monitoraggio delle vendite, l'aggiornamento dei grafici per riflettere gli ultimi dati di vendita richiede l'inserimento manuale dei dati e la riformattazione.
Queste limitazioni evidenziano i vincoli di Excel, in particolare per i flussi di lavoro complessi che richiedono flessibilità, collaborazione e automazioni.
Crea un modello con ClickUp
I modelli Excel sono un ottimo punto di partenza per la gestione di progetti o budget, ma man mano che cresci, diventa difficile gestirli. Se anche tu trovi Excel limitante, devi provare ClickUp, uno degli strumenti di produttività più apprezzati, che offre una potente alternativa per aiutare il tuo team a lavorare in modo più intelligente. I modelli dinamici di ClickUp possono eliminare i processi manuali e fornire funzionalità/funzioni che Excel non ha.
ClickUp fornisce modelli gratuiti già pronti per qualsiasi esigenza, dalla project management alla gestione delle attività e dell'inventario, risparmiandoti la fatica di partire da zero. Puoi anche creare i tuoi modelli personalizzati sulla piattaforma.
Ecco alcuni dei vantaggi significativi dell'utilizzo dei modelli ClickUp:
- Collaborazione in tempo reale: collabora con più utenti per lavorare contemporaneamente allo stesso progetto, con un chiaro monitoraggio delle modifiche e controllo delle versioni.
- Funzionalità di gestione delle attività: assegna attività, imposta date di scadenza e effettua il monitoraggio dello stato dei progetti.
- Automazioni: automatizza le attività ripetitive con le funzionalità di automazione di ClickUp, rendendo i flussi di lavoro più efficienti.
- Integrazione: integra numerosi strumenti in modo che tutti i tuoi dati rimangano sincronizzati
- Scalabilità: gestisci con facilità flussi di lavoro complessi e team di grandi dimensioni, utilizzando le funzionalità avanzate di ClickUp come i diagrammi di Gantt e le dipendenze delle attività.
Ora impariamo come creare e utilizzare i modelli ClickUp.
Passaggio 1: accedi al centro modelli di ClickUp
Il centro modelli di ClickUp è una libreria di modelli predefiniti e modelli salvati da te! Puoi anche trovare modelli gratis creati da persone nella tua area di lavoro o nella comunità ClickUp.
Per creare un modello:
- Apri l'area di lavoro
- Clicca sui puntini di sospensione ... per aprire il menu delle impostazioni.
- Seleziona Modelli
- Clicca su "Salva come modello".
- Nella sezione "Salva come nuovo modello", digita il nome del modello per crearne uno nuovo Facoltativo: aggiungi una descrizione, dei tag e seleziona le opzioni di condivisione
- Opzionale: aggiungi una descrizione, tag e seleziona le opzioni di condivisione.
- Fai clic su Salva
- Opzionale: aggiungi una descrizione, tag e effettua la selezione delle opzioni di condivisione.
Passaggio 2: personalizza il tuo modello
Una volta selezionato o creato un nuovo modello, puoi trasformarlo in modelli personalizzati in base alle tue esigenze aziendali. Per personalizzare un modello esistente:
- Clicca sui puntini di sospensione accanto all'elemento o da un'attività aperta È possibile accedere ai modelli di documento in modi diversi
- È possibile accedere ai modelli di documento in modi diversi
- Seleziona Centro modelli, quindi aggiorna il modello esistente.
- Aggiorna le impostazioni in base alle tue esigenze Utilizza la vista Tabella di ClickUp per un'esperienza simile a quella di un foglio di calcolo con funzionalità aggiuntive come dipendenze delle attività, commenti e monitoraggio del tempo
- Utilizza la vista Tabella di ClickUp per un'esperienza simile a quella di un foglio di calcolo con funzionalità aggiuntive come dipendenze delle attività, commenti e monitoraggio del tempo.
- È possibile accedere ai modelli di documento in modi diversi
- Utilizza la vista Tabella di ClickUp per un'esperienza simile a quella di un foglio di calcolo con funzionalità aggiuntive come dipendenze delle attività, commenti e monitoraggio del tempo.
Passaggio 3: salva e riutilizza il tuo modello
Dopo aver completato il tuo modello:
- Vai su Azioni modello e clicca su "Salva come modello".
- Assegna il modello a un'area di lavoro, rendendolo accessibile a tutti i membri del team.
💡Suggerimento: per maggiori dettagli su questo processo, consulta la guida ufficiale di ClickUp su come creare modelli.
Crea modelli facilmente con ClickUp
Con ClickUp, la collaborazione è perfetta: ogni membro del team lavora su un unico modello aggiornato. Inoltre, gli strumenti di automazione di ClickUp eliminano gli aggiornamenti manuali e la flessibilità della piattaforma consente una maggiore personalizzazione per soddisfare le esigenze del tuo progetto.
Con ClickUp, ottieni una soluzione più robusta e scalabile che elimina la necessità di processi manuali e riunisce il tuo team in una piattaforma unificata.
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