Da fare: vi sentite mai bloccati in un loop, ricreando sempre lo stesso foglio di calcolo? O forse state cercando di terminare le cose in fretta ma vi sentite frustrati, ricominciando ogni volta da zero?
Se questa situazione vi suona familiare, è arrivato il momento di conoscere i modelli. Essi forniscono una struttura pronta per l'uso che vi fa risparmiare tempo e vi aiuta a a completare le vostre attività senza problemi.
Che si tratti di budget, monitoraggio del tempo o organizzazione del lavoro, i modelli eliminano la necessità di ricreare ogni volta lo stesso layout, rendendo la vita molto più semplice.
In questo blog vi mostreremo come creare modelli in Excel per lavorare in modo più intelligente, non più difficile.
pronti a semplificare le vostre attività?
Come creare un modello in Excel?
Creare un modello personalizzato in Excel è semplice. È possibile selezionare modelli esistenti e convertirli in modelli personalizzati o partire da zero. Vediamo come creare un modello in Excel.
Passaggio 1: aprire una nuova cartella di lavoro
Per iniziare, lanciate Excel per aprire una nuova cartella di lavoro o utilizzate uno dei vostri fogli di lavoro Excel che volete trasformare in un modello personalizzato. Questa cartella di lavoro servirà come base per il vostro file modello di Excel.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image4-14-1400x373.png Aprire una nuova cartella di lavoro per imparare a creare un modello in Excel /$$$img/
via Microsoft Excel Suggerimento: Considerate l'uso che farete del modello Excel. Che si tratti di un tracciatore di progetti, di una fattura o di un foglio di bilancio, il layout del modello Excel deve corrispondere al lavoro.
Passaggio 2: personalizzare il modello Excel
La personalizzazione dei modelli Excel è il punto in cui avviene la magia. Iniziate a inserire i dettagli con tutti gli elementi necessari al vostro modello Excel. Aggiungete intestazioni, tabelle e calcoli e non dimenticate di applicare formattazioni condizionali, filtri e formule per rendere dinamici i vostri modelli Excel.
Ad esempio, se si tratta di un modello di bilancio mensile, impostate categorie come 'Entrate' e 'Spese' e aggiungete formule per calcolare i totali.
**Un modello Excel standard deve avere una scheda "Informazioni sul modello" per aiutare gli altri utenti ad accedere al modello senza problemi.
Passaggio 3: bloccare e proteggere il modello
Se siete preoccupati che qualcuno possa rovinare le vostre formule, bloccate celle specifiche del vostro file Excel in modo che altri possano inserire dati in aree designate senza alterare la struttura del modello Excel.
Da fare, evidenziate le celle che volete bloccare, quindi andate alla scheda "Revisione" e fate clic su "Proteggi foglio" Se necessario, è possibile aggiungere una password.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image2-16-1400x753.png Come creare un modello in Excel: Cliccate su Proteggi foglio per bloccare e proteggere il vostro modello /$$$img/
via Microsoft Excel Ricordate di lasciare le celle di input (come nomi o numeri) usufruite nei vostri modelli di Excel, proteggendo i campi di calcolo o i dati fissi.
Passaggio 4: salvare come modello
Una volta completata la cartella di lavoro, salvarla come modello. A titolo della scheda 'File', fate clic sul pulsante 'Salva con nome'. Scegliete una posizione e, dall'elenco a discesa dei file, selezionate "Modello di Excel" ($$$a.xltx)" In questo modo, ogni volta che si apre il modello si parte da una versione pulita.
💡Consiglio rapido: Se si salva per la prima volta una cartella di lavoro come modello di Excel, impostare una posizione predefinita per i modelli personali.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image9-12-1400x740.png Come creare un modello in Excel: Fare clic sul pulsante Salva con nome per salvare il modello /$$$img/
via Microsoft Excel Si può anche scegliere di salvarlo come modello abilitato alle macro per automatizzare le attività ripetitive e snellire i processi per le nuove cartelle di lavoro. In questo modo si risparmia tempo e si migliora l'efficienza riducendo il lavoro manuale.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image8-15.png Come creare un modello in Excel: Salvare il modello come modello abilitato alle macro /$$$img/
via Microsoft Excel
Passaggio 5: utilizzo e condivisione del modello Excel
Per riutilizzare i modelli Excel creati, accedere al menu "File", fare clic su "Nuovo" e selezionare i modelli Excel salvati dalla sezione "Modelli personali".
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image11-10-1400x740.png Come creare un modello in Excel: Utilizzare e condividere il modello di Excel dalla sezione Modelli personali /%img/
via Microsoft Excel Se avete bisogno di condividere il vostro modello di Excel con altri, è sufficiente scaricarlo e inviarlo via email o salvarlo su un servizio cloud dove tutti possono accedere allo stesso modello.
💡Pro Tip: La condivisione dei modelli di Excel tramite un servizio cloud consente la collaborazione in tempo reale, assicurando che tutti lavorino sulla stessa versione.
Come selezionare un modello standard in Excel
Invece di creare un nuovo modello di Excel da zero, è possibile utilizzare modelli predefiniti disponibili nella libreria di modelli di Excel di Microsoft Office Online. Ecco come fare:
Passaggio 1: aprire una nuova cartella di lavoro
Per selezionare un modello Excel standard, aprire una cartella di lavoro Excel e fare clic su "Nuovo" Qui troverete alcuni modelli standard di Excel.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image7-15-1400x743.png Aprire una nuova cartella di lavoro e imparare a creare un modello in Excel /$$$img/
Passaggio 2: selezione di un modello predefinito
A questo punto, scegliere un modello adatto alle proprie esigenze e fare doppio clic su di esso per utilizzarlo. Ad istanza, se si vuole creare un bilancio aziendale, selezionare il modello 'Bilancio aziendale mensile'.
Passaggio 3: personalizzare il modello esistente
Una volta aperto il modello Excel selezionato, troverete il riepilogo/riassunto del bilancio e fogli separati per inserire le entrate e le uscite. Se necessario, è possibile aggiungere altri elementi al riepilogo/riassunto e collegarlo con una formula da altri fogli.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image12-6.png Come creare un modello in Excel: Personalizzare il modello esistente /$$$img/
via Microsoft Excel Nella scheda "Reddito" è possibile inserire i valori effettivi e stimati e aggiungere o sottrarre elementi in base ai flussi di reddito.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image5-18-1400x576.png Come creare un modello in Excel: Personalizzare il modello esistente /$$$img/
Via: Microsoft Excel Allo stesso modo, è possibile modificare il foglio Spese.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image3-12-1400x561.png Personalizzare le diverse schede del modello esistente /$$$img/
via Microsoft Excel
Passaggio 4: Salvare come modello
Per salvare il modello di Excel, accedere alla scheda File e fare clic sul pulsante "Salva con nome". Scegliere una posizione e, dall'elenco a discesa dei file, selezionare Modello di Excel (*.xltx).
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image6-10.png Fare clic sul pulsante Salva con nome nella scheda File /$$$img/
via Microsoft Excel Si può anche scegliere di salvarlo come modello abilitato alle macro per automatizzare le attività ripetitive. In questo modo si risparmia tempo e si migliora l'efficienza riducendo il lavoro manuale.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image8-16.png Salvarlo come modello abilitato alle macro in una cartella di lavoro excel /$$$img/
via Microsoft Excel
Limiti della creazione di un modello in Excel
Sebbene MS Excel sia uno strumento versatile, presenta diversi limiti relativi alla creazione e all'uso dei modelli. Ricerca suggerisce che gli errori nei fogli di calcolo Excel possono avere ripercussioni finanziarie, causando spese impreviste e incidendo negativamente sui risultati dei progetti aziendali.
Ecco alcuni degli inconvenienti più comuni della creazione di modelli Excel:
Limitata collaborazione
Per collaborare su un modello Excel, è necessario scaricarlo e condividerlo, il che può portare a più versioni di file Excel e creare confusione sul foglio di calcolo più aggiornato.
Per la collaborazione in tempo reale tra più utenti su un file Excel, è necessario utilizzare servizi cloud come OneDrive o SharePoint, che hanno un costo aggiuntivo.
Formattazione rigida
Una volta creati i modelli di Microsoft Excel, la modifica della loro struttura, come l'aggiunta di nuove funzionalità/funzioni o colonne, può risultare facile. Le modifiche richiedono spesso un lavoro manuale e possono alterare la formattazione esistente.
🔍Esempio
L'aggiunta di nuove colonne o righe richiede la modifica di formule e layout. Se si sta creando un modello di bilancio per il monitoraggio delle spese e si vuole aggiungere una nuova categoria di spesa, questo potrebbe modificare l'allineamento dell'intero modello.
Mancanza di automazione
I modelli di Microsoft Excel sono statici per natura e non offrono automazione integrata per le attività ripetitive. Gli utenti devono inserire manualmente i dati, eseguire le formule o aggiornare le tabelle, il che può richiedere molto tempo
Se si gestisce un modello di reportistica finanziaria mensile, aggiornare i dati e ricalcolare i numeri ogni mese è un processo manuale. L'automazione di queste attività in Excel richiederebbe macro complesse, che molti utenti trovano difficili da impostare.
Problemi di integrità dei dati
Poiché gli utenti spesso modificano i file modello di MS Excel senza restrizioni, gli errori di voce possono verificarsi frequentemente. Bloccare le celle aiuta, ma limita la flessibilità per gli altri utenti.
🔍Esempio
In un modello Excel di project management, una persona potrebbe inserire date nel formato sbagliato, causando conflitti di programmazione o ritardi nel monitoraggio delle attività.
Dimensioni e prestazioni dei file
Modelli Excel di grandi dimensioni con dati in estensione, più fogli o formule complesse possono rallentare le prestazioni, soprattutto con i sistemi più vecchi. Un modello con migliaia di righe e schede multiple può far sì che Excel impieghi molto tempo a caricarsi o, peggio, che si blocchi frequentemente.
Nessuna gestione delle attività
I modelli di Microsoft Excel sono privi di strumenti integrati di project management. Se si utilizza un modello Excel per tenere traccia delle attività o della Sequenza, è difficile monitorare lo stato di avanzamento o impostare promemoria per le date di scadenza.
Se si utilizzano modelli personalizzati di Office per tenere traccia delle scadenze di un progetto, è necessario aggiornare manualmente gli stati delle attività e non c'è modo di ottenere promemoria automatici per le scadenze.
Capacità di reportistica limitata
Sebbene Excel sia in grado di creare grafici e diagrammi, non ha la capacità di generare reportistica dinamica e personalizzabile o Dashboard di Excel basati su dati in tempo reale. Qualsiasi reportistica deve essere aggiornata manualmente.
🔍Esempio
In un modello di monitoraggio delle vendite, l'aggiornamento dei grafici per riflettere gli ultimi dati commerciali richiede l'inserimento e la riformattazione manuale.
Questi limiti evidenziano i limiti di Excel, soprattutto per i flussi di lavoro complessi che richiedono flessibilità, collaborazione e automazione.
Creare un modello con ClickUp
I modelli di Excel sono un ottimo punto di partenza per la gestione di progetti o budget, ma con il passare del tempo diventa difficile gestirli. Se anche voi trovate che Excel sia un limite, dovete esplorare ClickUp , uno degli elementi strumenti di produttività con la più alta valutazione che offre una potente alternativa a aiutare il team a lavorare in modo più intelligente . I modelli dinamici di ClickUp possono eliminare i processi manuali e fornire funzionalità/funzione che Excel non ha.
ClickUp provider modelli preconfezionati e gratuiti per tutto, da project management a gestione delle attività e gestione dell'inventario risparmiandovi la fatica di partire da zero. Inoltre, è possibile creare i propri modelli sulla piattaforma.
Ecco alcuni dei vantaggi significativi dell'utilizzo dei modelli di ClickUp:
- Collaborazione in tempo reale: Collaborazione con più utenti per lavorare simultaneamente allo stesso progetto, con monitoraggio delle modifiche e controllo delle versioni
- Funzionalità/funzione di project management: Assegnazione di attività, definizione di date di scadenza e monitoraggio dello stato del progetto
- Automazioni: Automazione delle attività ripetitive con le funzionalità/funzione di ClickUp, per rendere i flussi di lavoro più efficienti
- Integrazione: Integrazione di numerosi strumenti per mantenere sincronizzati tutti i dati
- Scalabilità: Gestisce con facilità flussi di lavoro complessi e team numerosi, utilizzando le funzionalità avanzate di ClickUp, come i grafici Gantt e le dipendenze delle attività
Ora impariamo a creare e utilizzare i modelli di ClickUp.
Passaggio 1: Accesso al Centro modelli di ClickUp
ClickUp ha un'interfaccia Centro modelli è una libreria di modelli già pronti e di modelli che avete salvato! È inoltre possibile trovare modelli gratuiti creati da persone dell'area di lavoro o della comunità di ClickUp.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image13-6.png Accedete al Centro modelli di ClickUp per sfogliare una selezione di modelli per Spazi, Cartelle, Elenchi, attività, Documenti, viste Documento e liste di controllo /$$$img/
sfogliare una selezione di modelli per Spazi, Cartelle, Elenchi, attività, Documenti, viste e liste di controllo nel Centro modelli_
Per creare un modello:
- Aprire l'area di lavoro
- Fare clic sull'ellisse ... per aprire il menu delle impostazioni
- Selezionare Modelli
- Fare clic su 'Salva come modello'
- Nella sezione "Salva come nuovo modello", digitare un nome per creare un nuovo modello
- Facoltativo: Aggiungere descrizione, tag e selezionare le opzioni di condivisione
- Fare clic su Salva
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image1-13-1400x1078.png Fare clic su salva per salvare come nuovo modello e imparare a creare un modello in excel /$$$img/
trasformate il progetto in un modello con sequenze, assegnatari e informazioni importanti_
Passaggio 2: personalizzare il modello
Una volta selezionato o creato un nuovo modello, è possibile trasformarlo in modelli personalizzati in base alle proprie esigenze aziendali. Per personalizzare un modello esistente:
- Fare clic sull'ellissi accanto all'elemento o da un'attività aperta
- I modelli di documento sono accessibili in modo diverso
- Selezionare Centro modelli, quindi aggiornare il modello esistente
- Aggiornare le impostazioni in base alle proprie esigenze
- Usare ClickUp Vista Tabella per un'esperienza simile a un foglio di calcolo con funzioni aggiuntive come le dipendenze dalle attività, i commenti e il monitoraggio del tempo
Passaggio 3: salvare e riutilizzare il modello
Dopo aver finalizzato il modello:
- Andate su Azioni modello e fate clic su 'Salva come modello'
- Assegnare il modello a un'area di lavoro, rendendolo accessibile a tutti i membri del team
Per ulteriori dettagli su questo processo, consultate la guida ufficiale di ClickUp su come creare modelli .
Creare facilmente modelli con ClickUp
Con ClickUp, la collaborazione è perfetta: ogni membro del team lavora da un unico modello aggiornato. Inoltre, gli strumenti di automazione di ClickUp eliminano gli aggiornamenti manuali e la flessibilità della piattaforma consente una maggiore personalizzazione per soddisfare le esigenze del progetto.
Con ClickUp si ottiene una soluzione più robusta e scalabile che elimina la necessità di processi manuali e riunisce il team in una piattaforma unificata.
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