La gestione delle costruzioni risale in realtà all'antichità, quando civiltà come quella egizia e quella cinese costruirono le piramidi e la Grande Muraglia. Successivamente, la rivoluzione industriale introdusse metodi più strutturati per gestire grandi progetti.
Con il passare del tempo, i computer e altre innovazioni tecnologiche hanno cambiato le regole del gioco nel settore edile. Ma siamo realistici: che si tratti di materiali o fornitori, mantenere un progetto edilizio in linea con gli obiettivi e nel rispetto del budget rimane comunque un’attività complessa.
Oggi, il project management dei progetti di costruzione è caratterizzato da un approccio basato su software per aumentare l'efficienza. Questo importante cambiamento ha migliorato significativamente la pianificazione dei progetti, la programmazione e la gestione delle risorse, rendendo il project management delle costruzioni più preciso ed efficiente.
Siete curiosi di ottenere ulteriori informazioni su questo recente cambiamento? Continuate a leggere perché parleremo di strumenti e processi efficaci per il project management dei vostri progetti di costruzione.
Che cos'è il project management dei progetti di costruzione?
Il project management dei progetti di costruzione è il processo che prevede l'utilizzo di strumenti e software specifici per gestire le diverse fasi di un progetto, tra cui la pianificazione, l'organizzazione, l'esecuzione e il controllo di un progetto di costruzione dall'ideazione al completamento.
Ciò consente alle imprese edili di organizzare le proprie attività in modo più efficiente e le aiuta a semplificare diversi aspetti di un progetto di costruzione, tra cui la gestione delle risorse, del budget, delle parti interessate, ecc.
Esistono molti tipi di progetti di costruzione, tra cui:
- Edilizia residenziale: dalle case unifamiliari ai complessi residenziali di grandi dimensioni, i progetti di edilizia residenziale richiedono una gestione efficace per garantire la consegna puntuale ed economica degli spazi abitativi.
- Edilizia commerciale: pensate a centri commerciali, edifici per uffici, spazi commerciali, progetti ricettivi e altro ancora. Il settore dell'edilizia commerciale richiede coordinatori di progetto in grado di gestire la complessità di queste strutture, garantendo che soddisfino i requisiti funzionali ed estetici nonostante un budget limitato.
- Edilizia industriale: i progetti industriali riguardano centrali elettriche, fabbriche e magazzini. In questo caso, i responsabili del project management devono dare priorità alla sicurezza, all'efficienza e al rispetto di normative rigorose.
- Costruzione di infrastrutture: strade, ponti e sistemi di trasporto pubblico sono la linfa vitale delle nostre comunità. Pertanto, il settore della costruzione di infrastrutture necessita di manager qualificati che supervisionino lo sviluppo e la manutenzione di queste strutture fondamentali.
- Edilizia specializzata: il settore edile comprende anche progetti unici come l'edilizia marina (si pensi alle piattaforme offshore) e il restauro storico. I project manager specializzati nell'edilizia devono avere competenze non solo nel project management dei progetti di costruzione, ma anche in questi settori specializzati.
Ma più che un responsabile di progetto edile o un titolare, l'esito positivo di un progetto edile dipende dal lavoro di squadra. Pertanto, un tipico team di project management edile comprende spesso una varietà di professionisti qualificati, ciascuno dei quali svolge un ruolo cruciale nella realizzazione del progetto, tra cui:
- Project Manager: supervisiona tutti gli aspetti del progetto, dal piano e dalla programmazione alla gestione del budget e alla comunicazione.
- Architetti: progettano il layout, la funzionalità e l'estetica del progetto.
- Ingegneri: garantiscono l'integrità strutturale, la sicurezza e la funzione dell'edificio.
- Geometri: mappano il terreno e forniscono misurazioni precise, fondamentali per una costruzione accurata.
- Appaltatori: sono responsabili dei lavori di costruzione fisici e spesso guidano un team di subappaltatori specializzati in vari settori (elettricità, idraulica, HVAC, ecc. )
- Parti interessate: questo gruppo comprende tutti coloro che hanno un interesse nell’esito positivo del progetto, inclusi il titolare, gli investitori e gli utenti finali.
Il processo di project management dei progetti di costruzione
Che si tratti della costruzione di un ponte su larga scala o di una biblioteca di quartiere, il settore edile segue un processo simile per la pianificazione e l'esecuzione dei progetti. Questo processo inizia con la fase di pianificazione e termina con la chiusura o la consegna del progetto. I quattro processi chiave del project management dei progetti di costruzione sono:
1. Ideazione
In questa fase, gli stakeholder valutano meticolosamente ogni dettaglio del progetto proposto per garantire che sia in linea con il portfolio attuale e futuro dell'azienda. Le considerazioni chiave includono
- Ritorno sull'investimento (ROI): viene condotta un'analisi finanziaria approfondita per valutare il potenziale di redditività del progetto.
- Conformità normativa: l'aderenza del progetto a tutti i codici edilizi, ai regolamenti urbanistici e agli standard ambientali applicabili è fondamentale, poiché la non conformità può avere come risultato costosi ritardi e rielaborazioni.
- Integrazione con i progetti esistenti: garantire un'integrazione fluida riduce al minimo le interruzioni e ottimizza l'allocazione delle risorse.
- Valutazione dei rischi: l'identificazione proattiva dei rischi consente lo sviluppo di piani di emergenza per mitigare potenziali perdite.
L'obiettivo principale dell'ideazione è quello di generare vari progetti di alto valore controllando al contempo i rischi. Un progetto che potrebbe portare grandi profitti potrebbe non essere la scelta migliore se comporta rischi elevati. Anche se incluso nella LineUp dei progetti, richiederà un attento monitoraggio e adeguamenti durante tutto il suo ciclo di vita.
2. Pianificazione
Una volta che un progetto riceve il via libera, è il momento di definire e pianificare ogni aspetto per evitare lo scope creep e garantire un'esecuzione senza intoppi. Questa fase comporta il consolidamento di diversi elementi cruciali:
- Ambito del progetto: è essenziale definire chiaramente i confini del progetto, ovvero cosa verrà costruito e cosa no. Un ambito ben definito consente di stabilire aspettative realistiche e riduce al minimo il rischio di un'espansione incontrollata del progetto.
- Sequenza realistica: è fondamentale sviluppare un programma di progetto realistico e realizzabile. Tecniche come il metodo del percorso critico (CPM) possono essere utilizzate per identificare le attività più critiche e le loro dipendenze, garantendo che il progetto proceda secondo i piani.
- Assegnazione delle risorse: determinare correttamente le risorse umane, le attrezzature e i materiali necessari per completare il progetto è fondamentale per una gestione efficiente delle risorse. Un piano completo delle risorse garantisce che tutto sia pronto per evitare ritardi causati da carenze impreviste.
- Preparare un budget accurato: creare un budget realistico e ben definito è essenziale per evitare sforamenti in seguito. Questo budget dovrebbe tenere conto di tutti i costi previsti, inclusi materiali, manodopera, attrezzature, permessi e potenziali imprevisti.
- Indicatori chiave di prestazione (KPI): stabilire KPI chiari e misurabili consente un monitoraggio efficace del progetto. Queste metriche consentono di monitorare lo stato di avanzamento rispetto alla pianificazione, il rispetto del budget e l'efficacia del controllo qualità.
3. Assegnazione
I progetti di costruzione coinvolgono molte persone diverse, ognuna con compiti specifici da fare. È fondamentale definire chiaramente questi compiti fin dall'inizio per una serie di motivi chiave, tra cui:
- Responsabilità: quando tutti comprendono le proprie responsabilità specifiche, è più facile ritenere le persone responsabili delle loro azioni e dei loro contributi al progetto.
- Chiarezza e semplificazione: ruoli chiaramente definiti eliminano confusione e ridondanze. Quindi, se i membri del team sanno esattamente cosa ci si aspetta da loro, le attività non andranno perse a causa di comunicazioni errate.
- Efficienza e collaborazione: quando tutti comprendono il proprio ruolo e come questo contribuisce al quadro generale, la collaborazione e l'efficienza complessiva del progetto risultano migliorate.
4. Esecuzione
Prima dell'inizio dei lavori, i project manager dovrebbero tenere una riunione con le principali parti interessate per una revisione finale, al fine di garantire che tutti siano d'accordo sui piani di costruzione, sul budget e sulla Sequenza. Anche se durante la costruzione possono sorgere delle difficoltà, ottenere l'approvazione di tutti all'inizio aiuta a prevenire grossi problemi in seguito.
Durante la costruzione, il team di progetto e il responsabile svolgono un ruolo cruciale. Monitorano e seguono da vicino ogni attività per garantire che il progetto rispetti i tempi previsti e segua le procedure corrette. Utilizzano dati in tempo reale e indicatori chiave di prestazione (KPI) per garantire che tutto proceda senza intoppi. Queste metriche possono includere:
- Variazione di programma: tiene traccia del grado di aderenza del progetto alla Sequenza stabilita.
- Variazione di budget: monitora gli scostamenti dal budget assegnato
- Controllo qualità: misura la conformità del progetto agli standard di qualità.
- Prestazioni di sicurezza: effettua il monitoraggio dei dati relativi alla sicurezza del progetto e identifica eventuali pericoli potenziali.
Il ciclo di vita del project management per i progetti di costruzione
Una volta che un progetto edilizio entra nella fase di esecuzione, di solito segue il processo in cinque passaggi del ciclo di vita del progetto edilizio, che include:
Avvio del progetto
Ciò comporta la definizione dello scopo del progetto, la conduzione di studi di fattibilità e la definizione di obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Tempestivi). Inoltre, vengono identificati gli stakeholder e viene stabilito un budget iniziale.
Questa fase iniziale è in linea con la fase di pianificazione iniziale del ciclo di vita dello sviluppo dei sistemi (SDLC), in cui vengono raccolti i requisiti del progetto, viene valutata la fattibilità e viene creato un piano di alto livello.
Pianificazione del progetto
Questa fase prevede la creazione di un programma dettagliato del progetto, spesso utilizzando termini di gestione delle costruzioni come il Metodo del Percorso Critico (CPM) per identificare le attività più critiche che non possono essere ritardate senza influire sull'intera Sequenza del progetto.
Viene inoltre creato un ripartizione dettagliata del budget, che delinea i costi per i materiali, la manodopera, le attrezzature e le potenziali contingenze che avranno un impatto sui costi del progetto. Successivamente, vengono ottenuti i permessi e vengono stabiliti i canali di comunicazione iniziali con le principali parti interessate.
La fase di pianificazione del progetto nella gestione delle costruzioni è molto simile alla fase di progettazione nel ciclo di vita dello sviluppo dei sistemi (SDLC). Entrambe le fasi prevedono una pianificazione dettagliata, l'allocazione delle risorse e la creazione di una roadmap chiara per l'esecuzione del progetto.
Leggi anche: Guida alla gestione dei costi dei progetti
Avvio del progetto
Il team di costruzione si riunisce, avvia l'approvvigionamento dei materiali e inizia la preparazione del sito. Questa fase riguarda l'attuazione del piano del progetto e la garanzia di una comunicazione chiara tra tutte le parti coinvolte.
Ciò comporta anche l'implementazione di misure di qualità per garantire che la costruzione soddisfi gli standard specificati. A tal fine, la maggior parte dei progetti utilizza software di gestione degli appalti o uno strumento completo di project management per garantire l'efficienza.
La fase di avvio del progetto coincide con la fase di sviluppo nell'SDLC. In entrambi i casi, il progetto passa dalla pianificazione all'esecuzione, concentrandosi sull'assegnazione delle risorse, il completamento delle attività e il controllo della qualità.
Monitoraggio delle prestazioni
I team devono monitorare i progressi durante l'intero ciclo di vita del progetto. Questa fase prevede il monitoraggio regolare delle prestazioni del progetto rispetto al programma e al budget stabiliti, al fine di garantire il rispetto degli standard di qualità. Se necessario, vengono apportate le modifiche necessarie per correggere eventuali scostamenti dal piano. Queste vengono comunicate anche alle parti interessate, in modo che tutti siano informati sui progressi e sui potenziali ostacoli.
Questa fase è simile alla fase di test e implementazione nell'SDLC. Entrambe prevedono test approfonditi, individuazione e correzione degli errori e verifica che il prodotto finale soddisfi le specifiche desiderate.
Chiusura del progetto
Questa fase comprende le ispezioni finali, la consegna al client e le attività post-costruzione, come l'adempimento della garanzia. Inoltre, le lezioni apprese vengono documentate per i progetti futuri e il team festeggia l'esito positivo del progetto!
La chiusura di un progetto nella gestione delle costruzioni è simile alla fase di manutenzione nell'SDLC, poiché comporta la finalizzazione, il trasferimento e la documentazione delle conoscenze acquisite per informare le iniziative future.
Poiché ogni ciclo di vita della project management segue un processo simile al ciclo di vita del software, la maggior parte dei software ERP per l'edilizia segue questi standard per definire ogni fase del progetto di costruzione.
Strumenti per la gestione dei progetti di costruzione
In passato, i progetti di costruzione utilizzavano metodi manuali e strumenti diversi per la pianificazione, la comunicazione e la gestione dei documenti. Ciò causava spesso problemi quali silos di informazioni, difficoltà di comunicazione e difficoltà nel monitoraggio dello stato dei progetti.
Tuttavia, i software di pianificazione delle costruzioni hanno semplificato l'intero processo di costruzione, consentendo alle parti interessate e ai project manager di effettuare il monitoraggio delle attività cardine del progetto in modo semplice.
L'adozione di un software completo per il project management dei progetti di costruzione consente alle imprese e alle organizzazioni edili di ottenere numerosi vantaggi, tra cui:
- Comunicazione centralizzata: utilizzate un software di project management per semplificare la comunicazione tra le parti coinvolte nel progetto, inclusi architetti, ingegneri, appaltatori e clienti. Aggiornamenti in tempo reale, discussioni sulle attività e condivisione dei file assicurano che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
- Gestione avanzata delle attività: suddividete i progetti complessi in attività gestibili, assegnatele ai membri del team e monitorate visivamente lo stato delle attività. Ciò favorisce la responsabilità e garantisce l'avanzamento efficiente dei progetti.
- Miglioramento della pianificazione e dell'allocazione delle risorse: crea pianificazioni dettagliate dei progetti, identifica le dipendenze delle attività e alloca le risorse in modo efficace. Gli strumenti di project management per la costruzione aiutano a visualizzare i percorsi critici e i potenziali colli di bottiglia, consentendo adeguamenti proattivi.
- Gestione dei documenti: archivia i documenti di progetto, dai progetti e contratti ai protocolli di sicurezza e alle foto del cantiere, in una posizione centrale e facilmente accessibile.
ClickUp, una soluzione end-to-end per la gestione della produttività, funge anche da efficace software di project management per la costruzione. Con ClickUp for Construction teams, puoi semplificare l'intero processo di project management per la costruzione, dalla pianificazione alla gestione e al monitoraggio dei KPI. Utilizzando questo strumento, puoi:
Crea il tuo flusso di lavoro ideale
ClickUp offre una serie di funzionalità avanzate pensate appositamente per il settore edile:
- Liste di controllo delle attività: crea liste di controllo dettagliate per ogni fase di costruzione utilizzando le liste di controllo delle attività di ClickUp, in modo da non perdere nessun passaggio fondamentale.
- Campi personalizzati: adatta ClickUp alle tue esigenze specifiche creando campi personalizzati ClickUp per il monitoraggio di materiali, permessi, risorse, attività o costi di manodopera.
- Diagrammi di Gantt: visualizza facilmente le tempistiche dei progetti con la vista Diagramma di Gantt di ClickUp. Tieni traccia dei progressi, identifica le dipendenze e apporta le modifiche necessarie.
- Mappe mentali: fai brainstorming sulle idee di progetto, suddividi le attività complesse e rappresenta visivamente i flussi di lavoro del progetto utilizzando la funzionalità Mappe mentali di ClickUp.
Collaborate dall'ufficio al cantiere
Promuovi una comunicazione fluida tra tutte le parti interessate al progetto, assicurandoti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e lavorino per raggiungere obiettivi condivisi. Con le funzionalità di collaborazione di ClickUp, puoi:
- Brainstorming di idee: utilizza ClickUp Whiteboards, l'unica lavagna online al mondo in grado di trasformare le tue idee in azioni coordinate per il tuo progetto di costruzione. Aggiungi link, file, documenti e altro alle tue idee sulla lavagna. Assegna attività e crea piani attuabili e progetti end-to-end da una tela creativa.
- Collaborate con team eterogenei sui documenti: taggate i membri del team, aggiungete commenti e aggiornate i documenti in tempo reale utilizzando ClickUp Docs. Potete anche assegnare azioni da intraprendere per le vostre attività, assicurandovi di poter sempre monitorare e tenere traccia di ogni attività in sospeso.
- Comunicate in modo efficace: semplificate l'intera comunicazione organizzativa con la vista Chat di ClickUp. Ciò consente a tutti i vostri stakeholder e team di comunicare e condividere idee su una dashboard condivisa o nelle attività. Chiunque può aggiungere commenti, assegnare attività all'interno dei commenti e persino taggare utilizzando @mentions. Grazie alla ricca funzione di modifica del formato e alla chat affiancata a progetti o documenti specifici, potrete ottenere chiarezza sulle aspettative e inculcare una comunicazione efficace all'interno dei vostri progetti di costruzione.
Mitigare i rischi in modo efficace
I progetti di costruzione sono intrinsecamente soggetti a sfide impreviste e richiedono una vigilanza e una ristrutturazione costanti. Con ClickUp, puoi monitorare tutte le tue attività e comprendere lo stato del progetto per un efficace project management:
- Identificazione proattiva dei rischi: durante la fase di esecuzione del progetto, puoi tenere sotto controllo tutte le attività e generare report utilizzando ClickUp Views. Con oltre 15 visualizzazioni completamente personalizzabili, puoi monitorare l'intero ciclo di sviluppo del progetto, intraprendendo azioni proattive per mitigare eventuali rischi o sfide che possono influire sul progetto nel suo complesso.
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- Automatizzazione delle attività amministrative: smettete di perdere tempo con lavori manuali e ripetitivi, poiché potete utilizzare AI Project Manager per creare automaticamente rapporti sullo stato di avanzamento dei lavori. Generate standup, fornite riassunti delle azioni recenti e scrivete persino rapporti dettagliati sui progetti.
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- Risposte immediate alle tue domande: hai domande su un progetto o un'attività? Con AI Knowledge Manager, puoi ottenere tutte le risposte dalle tue attività, dai tuoi documenti e dalle persone. In questo modo potrai consultare l'app per qualsiasi domanda e ottenere rapidamente le risposte, che si tratti di wiki, prodotti, report o altre informazioni.
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- Pianifica e visualizza ogni aspetto, dalle strategie commerciali al ciclo di vita dei progetti.
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Oggi la gestione dei progetti di costruzione è in gran parte semplificata e automatizzata. I numerosi strumenti di project management disponibili aiutano a pianificare ed eseguire in modo efficace i processi di costruzione. Tuttavia, il settore edile richiede ancora di superare numerosi ostacoli e affrontare le sue complessità con la giusta competenza.
Con un software efficace per la gestione dei progetti di costruzione, puoi pianificare i tuoi progetti in modo meticoloso, includendo una comunicazione chiara e l'assegnazione delle attività. Ciò ti consente di prevedere le sfide o i rischi e di prendere le decisioni giuste in modo proattivo per aiutarti ad affrontare queste sfide a testa alta.
Con strumenti come ClickUp, puoi completare i progetti nei tempi previsti, nel rispetto del budget e secondo i più elevati standard di qualità.
Quindi, la prossima volta che intraprenderete un progetto di costruzione, ricordate: non siete soli. Grazie alle conoscenze acquisite sul project management dei progetti di costruzione e alla potenza di ClickUp a portata di mano, potrete trasformare la vostra visione in una struttura straordinaria e duratura.
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