Mantenere elevati standard di prestazione e di condotta è fondamentale per mantenere un ambiente di lavoro produttivo e rispettoso.
Le note informative sul posto di lavoro rivestono un ruolo fondamentale in questo processo. Questi documenti disciplinari vengono utilizzati quando il comportamento o le prestazioni di un dipendente non rispettano le aspettative e le politiche aziendali.
La differenza tra un avviso e una nota è che un avviso è una segnalazione informale di un problema. Al contrario, un verbale è una registrazione formale dell'azione disciplinare intrapresa quando il problema persiste.
Gestire questa esperienza in modo professionale e responsabile è fondamentale per chi ha ricevuto un richiamo. Continuate a leggere per capire come rispondere in modo efficace e trasformare la situazione in un'occasione di crescita e miglioramento.
Comprendere le critiche sul lavoro
Le note sul lavoro si riferiscono essenzialmente a documenti disciplinari emessi da un datore di lavoro quando il comportamento o le prestazioni di un dipendente non soddisfano gli standard aziendali. Una lettera di richiamo per i dipendenti affronta formalmente i problemi, delinea le aspettative di miglioramento e guida i dipendenti a correggere i loro problemi di prestazione o di condotta. Può trattarsi di un processo di disciplina progressiva.
I datori di lavoro generalmente utilizzano modelli di valutazione delle prestazioni e strumenti software per creare piani dettagliati di miglioramento delle prestazioni (PIP), che aiutano i dipendenti a capire di cosa hanno bisogno per migliorare le loro scarse prestazioni.
Il datore di lavoro può emettere diversi tipi di note per creare una traccia cartacea. Ciascuna nota è un'escalation della precedente, nel caso in cui i primi avvisi non siano stati presi in considerazione, e mira ad attuare una disciplina progressiva:
- Avviso verbale: Si tratta di una conversazione privata in cui il manager affronta problemi di scarso rendimento o di condotta con il dipendente. Questo avviso verbale funge da primo avviso informale
- Avviso scritto: Un documento formale che illustra i problemi specifici e le aspettative di miglioramento dell'azienda può seguire gli avvisi verbali e farà parte del fascicolo del dipendente
- Piano di miglioramento delle prestazioni (PIP): Un documento completo che include un piano dettagliato per aiutare il dipendente a migliorare le sue prestazioni e la sua condotta
**Per saperne di più 10 consigli per la valutazione delle prestazioni dei dipendenti
Impatto e ruolo delle valutazioni
Ecco un'istantanea dell'impatto e del ruolo delle valutazioni dei dipendenti sul posto di lavoro:
- Terminazione: Le note servono come prova documentata di un comportamento non professionale. Se i problemi non vengono affrontati, possono contribuire a giustificare il licenziamento
- Tutela legale: Forniscono protezione legale ai provider dimostrando che sono stati presi i giusti passaggi per affrontare il comportamento del dipendente, il che può giustificare il licenziamento, se necessario
- Disciplina sul posto di lavoro: I verbali fanno parte di un processo disciplinare coerente, che garantisce a tutti i dipendenti un trattamento equo e uniforme
- Avviso: Per i dipendenti, le note di richiamo sono un'occasione per correggere il proprio comportamento o le proprie prestazioni quando c'è ancora la possibilità di migliorare e mantenere il posto di lavoro
Se un dipendente non affronta i problemi sollevati nel processo di write-up, ciò può portare al licenziamento e avere un impatto sulle prospettive di lavoro future, in quanto tali problemi potrebbero emergere in colloqui futuri. In questi casi, è fondamentale mantenere la calma, capire come reagire a un write-up e concentrarsi sul miglioramento delle prestazioni e della condotta.
Tuttavia, è necessario evitare la microgestione che può aumentare le tensioni e portare all'insoddisfazione dei dipendenti. Il micromanagement può far sì che i dipendenti si sentano sottovalutati ed eccessivamente controllati, incidendo negativamente sulle loro prestazioni e sul morale generale.
Ragioni comuni per i richiami
Ecco alcuni motivi che possono portare a ricevere un documento formale come una nota sul lavoro:
- Tardività: I ritardi regolari possono richiedere un'ammonizione disciplinare, poiché la puntualità è fondamentale per l'efficienza del posto di lavoro. Può anche disturbare le operazioni del team e avere un impatto sulla produttività generale
- Discriminazione: Tutti i dipendenti di un luogo di lavoro meritano un trattamento equo e il rispetto reciproco, che fa parte delle politiche aziendali. Se avete partecipato ad atti discriminatori per qualsiasi motivo, potreste essere sottoposti a un'azione disciplinare
- Scarso rendimento: Le aziende si aspettano che i loro dipendenti forniscano uno standard minimo di lavoro, in modo da non interrompere le attività aziendali. Se non siete stati in grado di soddisfare questo requisito, potreste ricevere un richiamo
- Condotta scorretta: La professionalità è fondamentale sul posto di lavoro e fa parte delle prestazioni lavorative. Se il vostro comportamento viola le politiche aziendali o comporta azioni dannose, come il furto di beni aziendali, potreste ricevere un richiamo
- Molestie: Molestare i colleghi o altri sul posto di lavoro compromette un ambiente di lavoro positivo, è in contraddizione con il contratto di lavoro e invita a prendere provvedimenti disciplinari
- Insubordinazione: Una gerarchia chiara in un'organizzazione aiuta a delegare il lavoro e a stabilire la responsabilità, il che fa parte della politica aziendale. Se non si seguono istruzioni ragionevoli e razionali, si può ricevere un avviso di disciplina
La maggior parte delle azioni disciplinari sul posto di lavoro può essere evitata se i dipendenti seguono la politica aziendale e mantengono la professionalità, come ad esempio l'impostazione di messaggi "fuori ufficio" durante le assenze, rispondendo correttamente alle query, mantenendo gli standard di lavoro, ecc.
**Come reagire a un richiamo sul lavoro?
Ricevere una nota formale sul lavoro può essere un'esperienza stressante, soprattutto per il rischio potenziale di licenziamento e l'incertezza sul prossimo lavoro. Tuttavia, nonostante ciò che le note rappresentano, è fondamentale mantenere la calma in queste situazioni e rispondere in modo appropriato.
Prendersi un momento per calmarsi può essere utile in diversi modi:
- Pensiero cancellato: La riduzione dei livelli di stress può aiutare a pensare in modo più logico e chiaro
- Migliore comprensione: Con una mente più calma, è possibile leggere e comprendere meglio il testo scritto, cogliendone le ragioni
Questa chiarezza è fondamentale, poiché è necessario essere lucidi per affrontare il documento in modo professionale e preparare una risposta efficace.
Una guida in passaggi per rispondere a un documento scritto
1. Valutare la situazione
In queste situazioni è fondamentale mantenere la calma. Una volta che vi siete calmati, esaminate attentamente il documento scritto. Identificate e annotate ogni problema menzionato, considerandolo un'opportunità di miglioramento piuttosto che un attacco personale. Questo vi aiuterà a concentrarvi sulle aree da affrontare e a capire se avete bisogno di ulteriore formazione.
2. Chiedere chiarimenti
Se alcune parti del documento sono poco chiare o irragionevoli, chiedete professionalmente chiarimenti all'emittente o al vostro manager. Programmate una riunione per discutere il documento e preparate delle domande chiarificatrici, come ad esempio:
- Può chiarire dove la mia prestazione non è stata all'altezza delle aspettative?
- Come posso allineare meglio il mio lavoro agli obiettivi del team?
- Ci sono aree specifiche in cui devo migliorare? Ad esempio, se la relazione cita problemi comportamentali, chiedete maggiori dettagli sugli stessi
In questo modo, potrete evitare malintesi, affrontare tutte le preoccupazioni in modo accurato e dimostrare il vostro commit a risolvere i problemi in modo efficace.
3. Scrivere una risposta professionale
Dopo aver compreso appieno il documento, seguite questi passaggi per creare una risposta professionale:
- Raccolta della documentazione: Raccogliete tutti i documenti e le prove rilevanti relativi ai problemi citati, comprese le email, le registrazioni delle prestazioni, le relazioni e i documenti del progetto
- Testimoni a bordo: Se applicabile, elencare tutti i testimoni che possono supportare il vostro caso o fornire prove a sostegno
- Redigere la confutazione: Redigere una risposta professionale e concisa. Rispondere a eventuali malintesi o interpretazioni errate con fatti e prove chiare
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Dovete anche riconoscere i vostri errori e accettare le misure disciplinari indicate. Questo approccio presenta due vantaggi chiave:
- Dimostra commit: Dimostra all'azienda che siete disposti ad affrontare i problemi, a migliorare le vostre prestazioni e ad allinearvi agli obiettivi aziendali
- Costruisce la vostra narrazione: Vi aiuta a inquadrare la vostra risposta in modo costruttivo, rafforzando la vostra disponibilità a correggere la situazione e a difendere la vostra posizione
4. Follower: aiuta a inquadrare la risposta in modo costruttivo, rafforzando la disponibilità a correggere la situazione e a difendere la propria posizione
Dopo la riunione di revisione, create un piano strutturato per i passaggi successivi. Programmate una riunione di follow-up per mantenere aperta la comunicazione con le persone interessate.
Prima della riunione di follow-up, preparatevi:
- Delineare un piano di miglioramento delle prestazioni: Sviluppare una strategia chiara per migliorare le prestazioni
- Monitorare lo stato di avanzamento: Impostare un sistema per monitorare l'aderenza all'azione disciplinare e i miglioramenti ottenuti
- Stabilire un circuito di feedback: Chiedete ai vostri supervisori un feedback regolare per assicurarvi che siate sulla buona strada
Esaminare le politiche aziendali e la documentazione relativa all'assunzione per avere la certezza di essere pienamente informati. Questa preparazione vi aiuta ad affrontare ulteriori preoccupazioni e supporta la vostra posizione se l'azione disciplinare vi sembra sproporzionata o ingiustificata. Inoltre, vi aiuta a gestire le potenziali conseguenze.
Casi eccezionali: Rispondere a valutazioni infondate
Se ricevete una comunicazione che vi sembra ingiusta o vaga, è essenziale che la affrontiate con prompt e professionalità.
Seguite questi passaggi per redigere una confutazione forte, mantenendo il rispetto e la chiarezza:
1. Conoscere i propri diritti
Conoscete le leggi e i regolamenti in materia di occupazione che si applicano al vostro posto di lavoro. Ad esempio, la Legge sui diritti civili del 1964 , compreso il titolo VII, impedisce la discriminazione sul posto di lavoro.
La comprensione di queste leggi aiuterà a determinare se la vostra scrittura è legalmente giustificata. Quindi, rivedete i vostri diritti di dipendenti. Ponete domande chiarificatrici e chiedete consiglio a un rappresentante sindacale o a un avvocato del lavoro per affrontare le vostre preoccupazioni in modo appropriato.
2. Comprendere l'impiego a tempo indeterminato
Negli Stati Uniti, l'impiego a tempo indeterminato significa che il datore di lavoro può interrompere il rapporto di lavoro in qualsiasi momento e per qualsiasi motivo, purché non sia illegale. Se il vostro scritto rientra in questa categoria, affrontate la vostra confutazione con una strategia professionale e basata su prove. Consultare i professionisti del settore e discutere la situazione con il vostro manager può aiutarvi a chiarire la vostra posizione.
3. Raccogliete le prove e esprimete il vostro oggetto
Raccogliete le prove che supportano la vostra tesi contro la comunicazione. Tra queste potrebbero esserci fogli di presenza, email, documenti o comunicazioni che contraddicono le accuse. Richiedete le dichiarazioni dei colleghi che possono attestare la vostra condotta e le vostre prestazioni. Costruite un caso ben documentato per confutare efficacemente la comunicazione.
4. Rivolgetevi a un legale, se necessario
Se le discussioni in privato con il vostro manager o con l'autore non risolvono il problema, prendete in considerazione l'idea di rivolgervi a un legale. Un avvocato può chiarire la vostra posizione legale e guidarvi nei passaggi successivi per affrontare la situazione in modo appropriato.
Usare gli strumenti per superare i problemi sul posto di lavoro
Affrontare i problemi sul lavoro è fondamentale e l'uso di strumenti tecnologici può aiutare in modo significativo a costruire un caso solido, a raccogliere prove e a elaborare una risposta professionale.
Ecco come possono aiutare:
- Centralizzare la comunicazione: Utilizzare gli strumenti di email e di messaggistica per consolidare tutte le conversazioni e le notifiche relative in un unico luogo, assicurandovi di avere un registro completo delle comunicazioni rilevanti per la segnalazione
- Organizzare e pianificare: Utilizzare strumenti di project management e di pianificazione per delineare la strategia di risposta, organizzare le prove e creare un piano strutturato per affrontare i problemi sollevati
- Documentate e monitorate le prove: Utilizzate sistemi di gestione dei documenti per raccogliere e archiviare tutte le prove pertinenti, come email, reportistica e altri documenti rilevanti, per un facile accesso e riferimento
- Redigere risposte professionali: Sfruttare gli strumenti di modifica e formattazione dei documenti per creare una risposta chiara, concisa e professionale. Gli strumenti con modelli e opzioni di formattazione possono migliorare la qualità della comunicazione scritta
- **Monitorare e rivedere i progressi: implementare strumenti di monitoraggio per monitorare lo stato di avanzamento dei problemi, impostare promemoria per le azioni di follow-up e assicurarsi di rimanere allineati con gli impegni o i piani di miglioramento
In questa nota, ClickUp è una soluzione completa per migliorare la qualità del la comunicazione sul posto di lavoro e collaborazione.
Ecco come può essere d'aiuto:
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Con Gestione delle email di ClickUp clickUp consente di inviare e ricevere email direttamente dalle attività, mantenendo tutte le conversazioni correlate organizzate in un unico luogo. Questa funzionalità/funzione facilita il monitoraggio e la gestione di tutti i thread email associati alla redazione.
Inoltre, consente di aggiungere allegati, moduli, risposte, firme e altri documenti necessari ai thread email, fornendo un approccio semplificato e ufficiale alla gestione della redazione.
2. Organizzare e collaborare con le lavagne online
vedere le attività di tutti e lavorare in team utilizzando le lavagne ClickUp Lavagne online di ClickUp migliora la collaborazione permettendo a tutti di vedere e contribuire alla stessa area di lavoro visiva in tempo reale. È possibile condividere facilmente un collegato pubblico per il feedback dei client o degli stakeholder. Per le riunioni di progetto è sufficiente condividere l'URL della lavagna online per lavorare insieme in modo efficace.
Inoltre, aiuta a organizzare le strategie e le idee di brainstorming per la stesura di un documento, consentendo di disegnare, aggiungere note e connettere visivamente i pensieri.
3. Facilita la collaborazione in tempo reale
condividere aggiornamenti, collegare varie risorse e collaborare alla stesura di una risposta a un articolo utilizzando ClickUp Chat View_ ClickUp Chat Visualizza consente di collaborare in tempo reale con i membri del team, mantenendo tutto in un unico posto. Questa funzionalità/funzione integra le conversazioni e le risorse, riducendo al minimo la necessità di passare da uno strumento all'altro.
Ecco come può aiutarvi a scrivere una risposta a un articolo sul lavoro:
- Mantenere tutte le discussioni e gli aggiornamenti relativi all'articolo in un unico luogo, riducendo la necessità di destreggiarsi tra più strumenti e minimizzando le distrazioni
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- Utilizzare i canali di chat per strutturare la risposta collegando le risorse pertinenti e assegnando le attività collegate, assicurando che tutti i punti siano affrontati sistematicamente
- Condividere e monitorare lo stato della risposta direttamente all'interno della chat, mantenendo tutte le informazioni correlate e le revisioni in un'unica posizione accessibile
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