Si dice che la comunicazione sia alla base del successo. È il collante che tiene insieme i team di successo.
Quando tutto il team è sulla stessa pagina, tutto funziona alla perfezione. Le scadenze vengono rispettate, i risultati sono all'altezza degli standard, tutti sono aggiornati sullo stato del progetto e nessuno si sente esausto.
E se vi dicessimo che potete ottenere tutto questo e anche di più? Beh, questo è il potere della sovraccomunicazione al lavoro!
In questo post del blog, esploriamo come sfruttare la sovraccomunicazione per creare un ambiente di lavoro altamente produttivo, collaborativo e senza complicazioni.
Che cos'è l'eccesso di comunicazione sul lavoro?
In un contesto lavorativo, l'eccesso di comunicazione è la pratica di fornire istruzioni o informazioni chiare, frequenti e dettagliate per chiarire un punto. L'obiettivo è quello di portare tutti i membri del team sulla stessa pagina. Questo elimina inutili scambi di comunicazioni o lacune nella comunicazione e facilita una collaborazione senza intoppi sul posto di lavoro.
Certo, comunicare più del necessario può sembrare eccessivo ad alcuni, lo capiamo. Per questo motivo, ecco una panoramica di cosa è e cosa non è l'eccesso di comunicazione sul lavoro:
Che cos'è la comunicazione eccessiva
- Condivisione di aggiornamenti frequenti per tenere tutti informati sullo stato di avanzamento del progetto o sui cambiamenti
- Trasmettere e rafforzare i messaggi chiave in modo chiaro, conciso e coerente
- Fornire contesto e spiegare il "perché" delle decisioni critiche in modo che i membri del team abbiano una visione d'insieme
- Sfruttare diversi canali di comunicazione, come email, messaggi di chat, riunioni individuali, ecc. , per raggiungere tutti
- Creare e seguire un piano di comunicazione per garantire che la comunicazione sia ricca di valore, intenzionale e contestualizzata
Vediamo un esempio di buona comunicazione eccessiva. Supponiamo che tu sia a capo del team di marketing che sta lavorando a una nuova campagna sui social media per lanciare un fitness tracker. In questo caso, una buona strategia di comunicazione sarebbe la seguente:
- Organizzare una riunione iniziale per comunicare gli obiettivi della campagna, il pubblico di destinazione e il messaggio del marchio
- Preparare un calendario dei contenuti per documentare i programmi di pubblicazione, i tipi di contenuti, i responsabili delle attività, ecc.
- Effettuare controlli settimanali per discutere lo stato di avanzamento dei contenuti, raccogliere idee creative e discutere le sfide
- Eseguire analisi post-lancio, scambiare approfondimenti e documentare i punti chiave
Si tratta di un sistema strutturato che consente di tenere tutti informati, impostare aspettative chiare e promuovere un ecosistema di comunicazione aperta. In questo modo, il team di marketing garantisce che tutti i contenuti siano in linea con l'obiettivo generale e le linee guida del marchio, identifica e affronta in modo proattivo i problemi e crea un ambiente collaborativo che coinvolge tutti.
Cosa non è la comunicazione eccessiva
- Microgestione della forza lavoro o monitoraggio costante dell'esecuzione delle attività
- Bombardare tutti con dettagli irrilevanti o altamente specifici che ostacolano le prestazioni e la produttività
- Ripetere lo stesso messaggio più e più volte senza aggiungere alcun valore
Continuando con l'esempio sopra riportato di un team di social media marketing che sta pianificando il lancio di un fitness tracker, una comunicazione scadente sarebbe la seguente:
- Assegnare attività e scadenze senza spiegare gli obiettivi di marketing o preparare un calendario dei contenuti
- Mancata assegnazione dei responsabili delle attività
- Seguire con il silenzio radio: nessun check-in e nessun aggiornamento
- Affrontare i problemi in modo retroattivo, ovvero dopo il lancio e quando le prestazioni della campagna calano
D'altro canto, la comunicazione eccessiva negativa può anche assumere la forma di una comunicazione eccessiva che si presenta così:
- Pianificare riunioni quotidiane che durano ore e incidono sulla produttività
- Spam ai membri del team con email o messaggi troppo dettagliati e privi di valore significativo
- L'ossessione per i minimi dettagli
- Preoccuparsi per i minimi cambiamenti nelle metriche della campagna
In entrambi i casi, non riuscite a raggiungere i vostri obiettivi di comunicazione, mentre il vostro team fornisce contenuti non allineati, non rispetta le scadenze e vive confusione o frustrazione.
Comunicazione eccessiva vs. comunicazione insufficiente vs. sovraccarico di informazioni: differenze chiave
La comunicazione eccessiva è una linea sottile tra la comunicazione insufficiente e il sovraccarico di informazioni. Ecco una tabella che evidenzia le differenze tra questi due estremi per evitare di cadere in uno dei due:
| Comunicazione eccessiva | Comunicazione insufficiente | Sovraccarico di informazioni | |
| Modulo di comunicazione | Frequente, chiara e concisa | Limitato e ambiguo | Eccessivo e troppo dettagliato |
| Focus | Mantenere la trasparenza e allineare tutti | Offrire autonomia e autogoverno | Consumare informazioni nei minimi dettagli |
| Processo decisionale | Spiega la logica o la giustificazione alla base delle decisioni chiave | Delega tutte le decisioni agli stakeholder | Il disordine informativo ostacola un processo decisionale efficace |
| Vantaggi | Riduce i malintesi, favorisce la collaborazione, migliora l'efficienza del team | Consente di iniziare immediatamente e semplifica i flussi di lavoro (almeno inizialmente) | Condivisione di informazioni dettagliate con tutte le parti interessate |
| Limiti | Se non gestita correttamente, può trasformarsi in una comunicazione insufficiente o in un sovraccarico di informazioni | Mancanza di chiarezza sui ruoli e sulle responsabilità e conseguente insorgere di lacune informative o comunicative | Distrae dagli obiettivi primari e comporta il mancato rispetto delle scadenze o la perdita di informazioni |
| Canali di comunicazione | Uso strategico di più canali | Canale di comunicazione unico | Diffondere indiscriminatamente su più canali |
Quando è opportuno comunicare in modo eccessivo?
Poiché la comunicazione eccessiva è un delicato equilibrio, è necessario avere assoluta chiarezza su quando e dove comunicare in modo eccessivo. Ecco alcune situazioni in cui la comunicazione eccessiva potrebbe rivelarsi fondamentale per il successo:
- Avvio di un nuovo progetto o iniziativa: un'eccessiva comunicazione sul lavoro può essere utile quando si avviano nuovi progetti o iniziative a livello aziendale. Ciò garantisce che tutti comprendano l'obiettivo generale, la forza trainante, le sequenze, i ruoli e le aspettative fin dall'inizio. Riduce inoltre qualsiasi confusione e getta le basi per un'implementazione efficace
- Connessione di luoghi di lavoro ibridi o remoti: una forza lavoro dispersa presenta sfide di comunicazione uniche sul posto di lavoro. Che si tratti di accessibilità alle informazioni, gestione dei fusi orari o gestione di team multilingue o multiculturali, le videoconferenze e gli strumenti di project management colmano il divario attraverso una comunicazione eccessiva, mantenendo tutti connessi, coinvolti e informati
- Gestire il cambiamento in ambienti altamente dinamici: in ambienti in rapida evoluzione, una comunicazione eccessiva aiuta a spingere i team ad andare avanti insieme. Ciò comporta situazioni senza precedenti come l'introduzione di nuove normative, il lancio di prodotti, il cambiamento delle tendenze del settore o la gestione delle crisi
- Gestione di attività o processi complessi: l'eccesso di comunicazione aiuta i membri del team ad affrontare le complessità e le sfide di processi e attività complessi. I senior leader possono fornire istruzioni dettagliate, scomporre le complessità, preparare roadmap dettagliate, coinvolgere le parti interessate, ecc. , per garantire che tutti lavorino insieme per ottenere i risultati desiderati
- Promuovere la fiducia e la trasparenza: l'eccesso di comunicazione rende la comunicazione bidirezionale, sviluppando un senso di fiducia e trasparenza all'interno dei team. Queste qualità sono particolarmente utili quando si crea un nuovo team o si inserisce un nuovo assunto. Dimostra inoltre il vostro impegno verso l'apertura e il coinvolgimento del team, consentendo di prendere decisioni informate
Perché la comunicazione eccessiva è fondamentale nel lavoro da remoto?
Come visto sopra, la sovraccomunicazione si rivela utile in varie impostazioni. Tuttavia, dà il meglio di sé in un ambiente di lavoro remoto o ibrido.
Ecco perché la comunicazione eccessiva può essere ottima per un team ibrido o remoto:
- Unire i team: i dipendenti che lavorano nella stessa sede comunicano in modo informale o partecipano a interazioni spontanee che li uniscono. Tuttavia, la distanza fisica costituisce una barriera naturale alla comunicazione quando si lavora da remoto. La comunicazione eccessiva colma questo divario mantenendo il coinvolgimento e la condivisione delle informazioni attraverso più canali
- Prevenire le incomprensioni: le riunioni faccia a faccia implicano segnali non verbali come il linguaggio del corpo e le espressioni facciali. Tuttavia, questi sono assenti durante lo scambio di email o messaggi. Certo, ci sono le videochiamate, ma uno schermo sgranato ha i suoi limiti. Con una comunicazione eccessiva, è possibile ridurre al minimo le incomprensioni e le interpretazioni errate
- Creare una cultura del lavoro positiva: sviluppare un senso di appartenenza e uno spirito di squadra può essere difficile in un ambiente di lavoro da remoto. Tuttavia, quando i vertici aziendali comunicano in modo eccessivo, si crea una cultura di apertura, fiducia e trasparenza, anche nei minimi dettagli, come le motivazioni alla base di determinate decisioni. Questo fa sentire i membri del team apprezzati e coinvolti
- Migliorare la collaborazione: la comunicazione eccessiva è sinonimo di comunicazione collaborativa, soprattutto quando si tratta di lavoro da remoto. Dà priorità alla condivisione delle informazioni, alla risoluzione collettiva dei problemi e ai feedback per promuovere la collaborazione e la responsabilità. Questo, a sua volta, crea un ciclo di feedback positivo che favorisce la comunicazione eccessiva e, di conseguenza, la collaborazione
- Migliorare la soddisfazione dei dipendenti: il lavoro da remoto può rapidamente trasformarsi in disimpegno o risultare in burnout. Tuttavia, una comunicazione eccessiva fa sentire i dipendenti remoti apprezzati, coinvolti e riconosciuti, migliorando la soddisfazione sul lavoro. Allo stesso tempo, limita il micro-management e promuove la responsabilità e l'autogestione, consentendo alla creatività di fiorire senza una supervisione costante
- Standardizzazione della comunicazione: impegnarsi a comunicare in modo eccessivo richiede la standardizzazione delle linee guida di comunicazione. Come risultato, il tuo team seguirà un piano di comunicazione standard, sfrutterà un software di comunicazione interna o strumenti di collaborazione prestabiliti, condividerà risorse utili, identificherà diversi canali di comunicazione e definirà una cadenza per la comunicazione regolare. Queste best practice per una buona comunicazione rendono il lavoro da remoto più adattabile, coinvolgente e scalabile
Come comunicare in modo efficace: consigli, trucchi e tecniche
La comunicazione eccessiva non deve essere necessariamente opprimente. Infatti, il tuo team può padroneggiare una comunicazione efficace utilizzando le giuste strategie.
Cosa sono, vi chiederete? Ecco il nostro mega elenco di consigli, trucchi e tecniche per una comunicazione eccessiva di successo:
Semplificate (e rendete tutto attuabile)
Concentrati sulla trasmissione di un messaggio chiaro e conciso, comprensibile a tutti. Dopotutto, l'ultima cosa che vuoi è nascondere messaggi importanti dietro un gergo o termini tecnici. Struttura le informazioni in modo che siano facili da capire. Chiediti: queste informazioni sono chiare e attuabili? Il destinatario capirà cosa stai cercando di dire? Clicca su "Invia" solo quando la risposta è un sì convinto!
Concentrati sulla frequenza, non sul volume
Considera l'idea di inviare brevi messaggi frequenti piuttosto che lunghi testi. I check-in brevi e mirati mantengono la regolarità nella comunicazione, promuovono la partecipazione attiva e il coinvolgimento e informano tutti senza occupare tutto il loro tempo. Troverai diversi strumenti di comunicazione sul posto di lavoro che offrono una combinazione di messaggistica sincrona e asincrona per trasmissioni o riunioni individuali.
Sperimentare diverse modalità di comunicazione
Identifica e assegna priorità ai canali appropriati per comunicare in modo efficace. Scopri cosa funziona meglio per il tuo team (email, messaggistica istantanea, videoconferenze, collaborazione su documenti, ecc.) e utilizzali per stabilire delle linee guida per la comunicazione. Ad esempio, la messaggistica istantanea potrebbe essere utile per la condivisione di aggiornamenti tempestivi, mentre le videochiamate potrebbero essere riservate alle riunioni online più complesse. Opta per uno strumento di project management per centralizzare le comunicazioni del tuo team.
Comunicare i problemi in modo proattivo
Invece di aspettare l'ultimo momento per dare la notizia, prendete l'abitudine di comunicarla in anticipo. Informare il vostro team di eventuali contrattempi o difficoltà, anche minimi, può prepararlo anche al peggio. La condivisione degli aggiornamenti favorisce inoltre la fiducia e la trasparenza, consentendo al contempo di correggere proattivamente la rotta, se necessario.
Rimanete aperti ai feedback
Non tutti saranno esperti di comunicazione fin dall'inizio. Incoraggia quindi i membri del team a condividere le loro esperienze, i loro pensieri e i loro feedback sugli stili, le modalità e l'efficacia della comunicazione esistente. Ascolta attivamente i loro contributi e le loro preoccupazioni e utilizza le loro intuizioni per ottimizzare il tuo piano di comunicazione di conseguenza.
Documentare i momenti chiave
Documenta tutto, dal ragionamento alla base di una decisione importante ai punti chiave di un progetto completato. Questa abitudine alimenta lo spirito di apertura e trasparenza. Allo stesso tempo, costituisce la base di risorse inestimabili a cui è possibile fare riferimento durante le riunioni per raggiungere obiettivi specifici del progetto o dell'azienda. I futuri project manager ti ringrazieranno!
Affrontare le sfide della comunicazione eccessiva
Non lo ripeteremo mai abbastanza: la comunicazione eccessiva è come camminare su una corda tesa. Un passo falso può portare a una comunicazione insufficiente o eccessiva. Quindi, siate consapevoli delle potenziali sfide per rimanere in equilibrio. Ecco alcune delle insidie (insieme alle possibili soluzioni):
- Sovraccarico di informazioni: il flusso continuo di informazioni può rapidamente trasformarsi in un sovraccarico. Per evitare che ciò accada, i project manager devono dare priorità alle informazioni in modo rigoroso e concentrarsi sulla trasmissione di informazioni chiare, concise e utilizzabili
- Calo di tempo e produttività: comunicare costantemente può interrompere i flussi di lavoro e ostacolare la produttività. Dedicate del tempo alla comunicazione e incoraggiate la comunicazione asincrona per i problemi non urgenti
- Microgestione mascherata: l'eccesso di comunicazione può rapidamente trasformarsi in microgestione. Evita di cadere in questa trappola concentrandoti sui risultati anziché sui processi e incoraggiando la titolarità delle attività per supportare l'autonomia e la creatività
- Stanchezza da riunioni: tutti noi ci siamo lamentati di quella riunione che avrebbe potuto essere facilmente sostituita da un'email. L'eccesso di comunicazione non è immune da questo effetto. Stabilisci un programma per le riunioni e definisci dei limiti di tempo per massimizzare l'efficienza delle riunioni
- Interruzione del lavoro approfondito: il flusso costante di comunicazioni durante la giornata ostacola il lavoro approfondito. Riservate una piccola parte dell'orario di lavoro dei vostri dipendenti per i check-in e i follow-up, dedicando il resto del tempo alla concentrazione per ridurre al minimo le distrazioni
ClickUp: il campione della comunicazione coerente
Con ClickUp, non sentirai più lo stress di dover destreggiarti tra le comunicazioni per evitare la mancanza di comunicazione e il sovraccarico di informazioni.
ClickUp centralizza le conversazioni e le informazioni del tuo team su una piattaforma unificata, favorendo una collaborazione senza intoppi. Ecco alcuni modi in cui ClickUp aiuta i team a raggiungere il perfetto equilibrio:
- Messaggistica istantanea: conduci conversazioni in tempo reale parallelamente alle attività e ai documenti. Usa la chat di ClickUp per condividere aggiornamenti istantanei, porre domande chiarificatrici e interagire contestualmente per una comunicazione mirata
- Finestra In arrivo unificata: consolida tutti i canali di comunicazione in un'unica finestra In arrivo ClickUp semplificata per un accesso facile e veloce alle informazioni. Una finestra In arrivo unificata mantiene tutti i tuoi messaggi organizzati e ti evita di cercare tra le email o di monitorare le chat
- Registrazione dello schermo: condividi registrazioni dello schermo e screenshot direttamente all'interno delle attività e delle discussioni per avere conversazioni specifiche e contestualizzate. I Clip di ClickUp seguono un approccio visivo alla condivisione delle informazioni e rendono la comunicazione efficiente
- Lavagne collaborative: illustra le idee, pianifica i flussi di lavoro, disegna i piani di progetto e fai brainstorming in modo creativo in tempo reale con le lavagne online di ClickUp. Queste lavagne interattive sono intuitive, con funzionalità/funzioni drag-and-drop e layout visivamente accattivanti
- Documentazione: crea, modifica e condividi documenti su ClickUp Docs. Docs è un editor di documenti collaborativo online che include il controllo degli accessi e delle versioni. Crea wiki o hub di conoscenza con facilità utilizzando ClickUp Docs e condividili in modo sicuro con autorizzazioni personalizzabili e controllo delle versioni
- Commenti e menzioni: condividi feedback mirati con i commenti assegnati e le @menzioni in ClickUp. Mantieni i membri del team aggiornati utilizzando commenti in thread e notifiche tempestive, in modo da non perdere mai nulla
Oltre a queste funzionalità/funzioni integrate, le integrazioni di ClickUp ti consentono di connetterti con i tuoi strumenti e piattaforme di comunicazione preferiti: canali Slack, Gmail, Google Drive, Loom... e chi più ne ha più ne metta.
Inoltre, ClickUp vanta una ricca libreria di modelli pronti all'uso che puoi personalizzare per soddisfare gli obiettivi di comunicazione della tua azienda. Eccone alcuni per iniziare:
- Modello di piano di comunicazione su ClickUp: utilizza questo modello di elenco per semplificare la comunicazione all'interno del tuo team. Definisci il pubblico di destinazione, i canali di comunicazione e le strategie di messaggistica in una posizione centralizzata per mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Fai brainstorming di idee, crea attività per ciascuna di esse e monitora i loro progressi fino al completamento
- Modello di comunicazione interna di ClickUp: sviluppa una cultura della trasparenza con questo modello. Dagli annunci interni agli aggiornamenti e alle notizie sul team, questo modello mette tutto il team sulla stessa lunghezza d'onda per un ambiente di lavoro più coeso. Il modello personalizzabile garantisce che tutte le comunicazioni interne siano coerenti con il marchio e puoi monitorare lo stato di avanzamento di ogni comunicazione con una vista Bacheca
Equilibrare l'eccesso di comunicazione sul lavoro con ClickUp
Una comunicazione chiara, concisa e coerente è un requisito imprescindibile per qualsiasi progetto o organizzazione. Quando si comunica in modo efficace, si forniscono le informazioni chiave al momento giusto, al pubblico giusto e utilizzando gli strumenti giusti. Ciò consente ai dipendenti di prosperare in una cultura di trasparenza, autonomia e collaborazione, che catalizza il successo.
Abbiamo condiviso alcuni modi pratici per abbracciare la sovraccomunicazione sul lavoro. Integrali con ClickUp per potenziare il tuo team e semplificare le comunicazioni. Offre una serie di funzionalità/funzioni su un'unica piattaforma per aiutarti a usufruire del vero potenziale della comunicazione intenzionale.
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